Software de gestión documental solución para las oficinas de contabilidad

>>  lunes, 4 de agosto de 2014

Consejos de administración de documentos para las oficinas contables
http://www.accountingweb.com/ 04/08/2014

Cuando se está ejecutando una oficina de contabilidad, es fácil llegar a ser inundado de papel, formularios y adjuntos de correo electrónico, especialmente cuando llega la temporada de impuestos alrededor. Para evitar que su oficina se convierta completamente abrumado, usted tiene que organizar no sólo las pilas de formularios y papeleo, sino también los archivos electrónicos que acompañan a las comunicaciones de cliente en línea.

Software de gestión documental puede ser una gran solución para las oficinas de contabilidad. Con la solución de oficina sin papel adecuado, puede organizar todos sus documentos electrónicos y en papel, y mantenerlos a la mano para que pueda tirar fácilmente archivos del cliente durante el apogeo de la temporada de impuestos, o en cualquier otra época del año, lo que puede aumentar la oficina la productividad.

Si bien no utilizar papel puede mejorar significativamente las operaciones de oficina, es importante elegir la solución adecuada, ya que hay una serie de opciones de software de gestión de documentos disponibles. Estos tres consejos pueden ayudarle a seleccionar la solución más adecuada para la oficina de contabilidad.

Encontrar una solución que puede hacer el escaneado simple. Negocios sin papeles da oficinas de contabilidad de una manera de consolidar todos sus archivos en papel y electrónicos en una ubicación central para las operaciones más eficientes y eficaces. Pero hasta hace poco, el proceso de digitalización planteaba un reto importante: Directores de las oficinas se mostraron reacios a comprometerse con el escaneado en archivos de papel viejo y el almacenamiento de archivos electrónicos en un nuevo sistema debido a los tiempos y los costes laborales involucrados.

Los avances tecnológicos han eliminado esta barrera. Con la solución correcta, el escaneo es ahora totalmente automatizado, y personal de la oficina de contabilidad puede crear archivos organizados, en palabras clave de búsqueda en cuestión de segundos. Con la solución correcta, incluso las grandes pilas de papel y depósitos de archivos electrónicos pueden ser procesados ​​automáticamente y se envían a un depósito central, donde son organizados de acuerdo a las preferencias del usuario (por el nombre del cliente, la fecha, o cualquier otro campo) y se almacenan para su fácil la recuperación por parte del personal autorizado.

Elija un sistema que cuenta con intuitiva, organización de archivos personalizable. Además de las preocupaciones sobre la digitalización, algunos directores de las oficinas de contabilidad también se han mostrado reacios a ir sin papel porque se preocupan por cómo se organizarán sus archivos. Y es cierto que algunos sistemas de software sin papeles tienen interfaces de usuario complejas, que pueden ser difíciles de aprender y navegar, sobre todo en las oficinas más pequeñas que no cuentan con recursos de apoyo técnico a tiempo completo.

No tiene por qué ser así. Hoy en día, existen sistemas en el mercado que permiten a las oficinas de contabilidad para organizar archivos en la nube de la misma manera que almacenan archivos de papel en el armario de la oficina, un archivo central con cajones y carpetas virtuales personalizables. Asegúrese de seleccionar una solución que proporciona un sistema de organización intuitiva, así como robustas capacidades de búsqueda de palabras clave que ponen los recibos, expedientes, declaraciones de impuestos, y otros datos de los clientes a su alcance.

Asegúrese de que su nuevo sistema permite la edición de documentos fácil. En una oficina de contabilidad, es importante ser capaz de editar documentos para dar cabida a cambios de última hora. Busque una solución sin papel que transforma las formas, ya sea electrónico e imprimir documentos en formatos fácilmente editables.

También asegúrese de que su solución de oficina sin papel hace que sea fácil de combinar y archivos separados. Busque características de arrastrar y soltar que le permiten mover páginas de un archivo a otro, y los sistemas que le permiten explorar nuevas páginas para la adición a los archivos existentes. Debería ser más fácil que la combinación de archivos físicos para permitir, manipulación de archivos lisa sin papel.

Cuando sea el momento para mejorar sus operaciones de la oficina de contabilidad, una solución de oficina sin papel se puede hacer una diferencia significativa, lo que le permite almacenar, recuperar y editar archivos de forma más eficiente que nunca. Pero antes de tomar una decisión sobre una solución de oficina sin papel, asegúrese de evaluar cuidadosamente sus opciones.

Autor: Jeff Pickard

0 comentarios :

Google+ Followers

ARCHIVÍSTICA EN VÍDEO

Loading...

Snap Shots

Get Free Shots from Snap.com

  © Free Blogger Templates Autumn Leaves by Ourblogtemplates.com 2008

Back to TOP