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París I 16 de abril de 2025
En esta edición del recurso en línea del mes, queremos destacar un manual creado por Margaret Crockett y Emilie Gagnet Leumas, titulado “Gestión de emergencias y preparación ante catástrofes: Manual de protección de archivos”, publicado en octubre de 2024.
¿Por qué lo hemos seleccionado?
La gestión de emergencias y la preparación ante desastres son fundamentales para la preservación de archivos y documentos históricos. Este manual fue desarrollado con el objetivo de ayudar a las instituciones archivísticas a planificar e implementar estrategias eficaces de mitigación, respuesta y recuperación ante desastres.
Fenómenos como incendios, inundaciones, actos vandálicos, plagas o ciberataques causan daños materiales considerables, afectando directamente la conservación del patrimonio documental. La destrucción puede tomar múltiples formas: desde la quema total hasta daños por humo o agua, pérdida de objetos debido al robo o vandalismo, y deterioro causado por moho o plagas. A su vez, los documentos digitales pueden corromperse o eliminarse por fallos tecnológicos, amenazas cibernéticas o errores humanos, volviéndolos inaccesibles. Incluso si los documentos se recuperan, su integridad y fiabilidad pueden verse comprometidas, afectando la memoria colectiva y la transparencia histórica.
La importancia de este manual radica en su enfoque práctico y completo, que ofrece directrices claras para la gestión de riesgos, la conformación de equipos de respuesta y la planificación de contingencias. En un mundo donde los riesgos derivados de desastres naturales y humanos son cada vez mayores, contar con una guía estructurada es esencial para garantizar la protección y recuperación de las colecciones archivísticas.
Portada del Manual para la protección de archivos
Como enfatizan las autoras,
El plan de desastres es, en sí mismo, un seguro. Protege activos irremplazables de formas que las pólizas de seguro monetarias no pueden.
Este principio subraya la necesidad de que toda institución archivística cuente con un sólido plan de gestión de emergencias.
¿Qué encontrará en este recurso?
El manual proporciona directrices detalladas para la creación e implementación de planes de gestión ante desastres, abordando todas las fases del ciclo de gestión de emergencias:
Mitigación: Estrategias para minimizar riesgos y prevenir desastres.
Preparación: Desarrollo de planes de respuesta y formación de equipos.
Respuesta: Acciones inmediatas para contener daños y proteger materiales archivísticos.
Recuperación: Procedimientos para restablecer operaciones y recuperar documentos afectados.
La gestión de riesgos implica identificar, evaluar y priorizar amenazas, seguida de la aplicación coordinada de recursos para minimizar o eliminar sus efectos negativos. Si bien no todos los desastres pueden prevenirse, el análisis de riesgos permite implementar medidas eficaces para reducir su probabilidad y mitigar sus consecuencias. La prevención busca eliminar completamente las amenazas cuando sea posible, como almacenar documentos en condiciones adecuadas para evitar daños ambientales. La mitigación, por su parte, pretende reducir el impacto de los desastres inevitables, por ejemplo, mediante el uso de cajas protectoras que retrasen el daño en caso de incendio. Estos esfuerzos son esenciales para garantizar la seguridad de las colecciones, proteger identidades y preservar la memoria institucional.
Además de ofrecer pautas prácticas para la mitigación, respuesta y recuperación, el manual destaca la importancia de la documentación y el aprendizaje continuo a partir de experiencias previas. Tras cualquier incidente, es crucial registrar los detalles de los daños, las acciones tomadas y los desafíos enfrentados, asegurando así la mejora continua y la no repetición de errores. Se recomienda llevar un diario de desastres, donde cada evento quede documentado, facilitando así la revisión y actualización de los planes de emergencia. Este enfoque no solo refuerza la resiliencia institucional, sino que también mejora la capacidad de los equipos para actuar de manera eficiente y coordinada en futuras emergencias.
Cronología de un desastre – Manual para la protección de archivos (p.5)
El mensaje central del manual es claro: incluso incidentes pequeños, como una tubería con fugas, pueden derivar en la pérdida de documentos valiosos. Una respuesta rápida y eficaz es esencial para minimizar daños y costes.
Descubra el recurso aquí
Para acceder al manual completo y profundizar en los conocimientos sobre gestión de emergencias y preparación ante desastres aplicados a los archivos, consulte Gestión de emergencias y preparación ante catástrofes: Manual de protección de archivos.
https://www.ica.org/es/resource/gestion-de-emergencias-y-preparacion-ante-catastrofes-manual-de-proteccion-de-archivos-de-margaret-crockett-y-emilie-gagnet-leumas/
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