Por: Lic. Carmen Marín
Para crear una firma electrónica en Venezuela, debes seguir un proceso regulado principalmente por la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas y supervisado por la Superintendencia de Servicios de Certificación Electrónica (SUSCERTE).
A continuación, los pasos clave para obtener una firma electrónica certificada, que tiene validez legal equiparable a una firma manuscrita:
1) Identifica el tipo de firma electrónica que necesitas
En Venezuela, se distingue entre:
- Firma electrónica simple: Un conjunto de datos electrónicos que identifica al firmante (como contraseñas o firmas digitalizadas). No tiene el mismo peso legal que una firma digital, pero puede ser válida en ciertos contextos si se acuerda entre las partes. Ejemplo: una firma creada con herramientas como Canva. (https://www.canva.com/es_mx/generador-de-firmas/), (https://www.canva.com/es_es/generador-de-firmas/)
- Firma digital (firma electrónica avanzada): Utiliza criptografía con claves pública y privada, emitida por un Proveedor de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por SUSCERTE. Esta tiene mayor seguridad y validez legal, garantizando autenticidad, integridad y no repudio. Ref.: (https://rerabogados.com.ve/el-valor-probatorio-de-la-firma-digital-en-venezuela-y-su-diferencia-con-la-firma-electronica/)
Para fines legales formales (contratos, trámites gubernamentales, facturación electrónica, etc.), se recomienda una firma digital certificada.
2) Contacta a un Proveedor de Servicios de Certificación (PSC)
En Venezuela, los PSC autorizados por SUSCERTE son:
- Fundación Instituto de Ingeniería para Investigación y Desarrollo Tecnológico (FII) (público).
- PROCERT (privado). (https://www.asilodigital.com/firma-electronica-digital-venezuela/), (https://www.procert.net.ve/compra.html)
Estos proveedores emiten certificados digitales que se asocian a un token o dispositivo criptográfico protegido por un PIN.
Pasos para solicitar el certificado con PROCERT:
1. Envía una solicitud:
- Contacta a PROCERT a través de su sitio web (www.procert.net.ve) o por correo electrónico (firmaelectronica@usb.ve si es a través de la Universidad Simón Bolívar). Indica si es una nueva asignación o una renovación. (https://www.dst.usb.ve/inicio/servicios/firma-electr%25C3%25B3nica)
- También puedes acudir a la Dirección de Servicios Telemáticos (DST) de la Universidad Simón Bolívar, que actúa como autoridad de registro para PROCERT. (https://www.dst.usb.ve/inicio/servicios/firma-electr%25C3%25B3nica)
2. Reúne los requisitos:
- Copia de la cédula de identidad o pasaporte (si eres extranjero).
- Registro de Información Fiscal (RIF) actualizado, si aplica.
- Otros documentos que puedan ser requeridos según el tipo de certificado (persona natural, profesional titulado, representante legal, etc.). (https://www.procert.net.ve/compra.html), (https://xn--eltequeo-j3a.com/que-es-y-como-se-registra-una-firma-personal-en-venezuela-todos-los-detalles-aqui/)
3. Recibe el manual de configuración:
- Una vez aprobada tu solicitud, recibirás un correo con el Manual General de Solicitud, Descarga, Instalación y Configuración de Certificados Procert. Este documento te guiará para autogestionar el proceso. (https://www.dst.usb.ve/inicio/servicios/firma-electr%25C3%25B3nica)
4. Obtén el token criptográfico:
- El certificado digital se almacena en un token no transferible protegido por un PIN que tú configuras. Este token garantiza la seguridad y unicidad de la firma. (https://www.dst.usb.ve/inicio/servicios/firma-electr%25C3%25B3nica)
5. Paga las tarifas:
- El costo varía según el proveedor. Por ejemplo, PROCERT cobra aproximadamente Bs. 0,15 por transacción firmada para certificados de transacción electrónica o facturación electrónica. La integración de módulos puede tener costos adicionales, según cotización. (https://www.municipio.co.ve/firma-electronica.html)
3) Configura y usa tu firma electrónica
- Instalación: Sigue las instrucciones del manual para instalar el certificado en tu computadora o dispositivo.
- Uso: La firma digital se aplica a documentos electrónicos (PDF, Word, etc.) a través de software compatible, como Adobe Acrobat o soluciones de gestión documental como GMO Sign. (https://www.neothek.com/es-ve/firmas-digitales/), (https://www.neothek.com/es-ve/firmar-digitalmente-documentos/)
- Validación: La firma garantiza que el documento no ha sido alterado (integridad), que eres el autor (autenticidad) y que no puedes negar haberlo firmado (no repudio). (https://www.asilodigital.com/firma-electronica-digital-venezuela/)
4) Alternativas no certificadas por SUSCERTE
Si no necesitas una firma con validez legal plena, puedes usar herramientas como:
- Canva: Permite dibujar o escribir tu firma electrónicamente y descargarla en formatos como JPG, PNG o PDF. Sin embargo, estas firmas no cumplen con los requisitos de seguridad de una firma digital certificada y solo son válidas si las partes lo acuerdan. Es tu responsabilidad asegurarte de que cumpla con los requisitos legales del documento. (https://www.canva.com/es_mx/generador-de-firmas/), (https://www.canva.com/es_es/generador-de-firmas/)
- Otras plataformas: Herramientas como GlobalSign o Viafirma ofrecen soluciones de firma electrónica, pero en Venezuela no están certificadas por SUSCERTE, por lo que no tienen presunción de legitimidad automática (https://victum.legal/utilidad-de-las-firmas-electronicas-en-venezuela/), (https://victum.legal/en/utilidad-de-las-firmas-electronicas-en-venezuela/)
5). Consideraciones legales
- Las firmas electrónicas certificadas por SUSCERTE tienen la misma validez que una firma manuscrita según el Artículo 16 de la Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas. (https://victum.legal/utilidad-de-las-firmas-electronicas-en-venezuela/)
- Las firmas electrónicas no certificadas son válidas entre partes que las acepten, pero en caso de controversia, requieren pruebas adicionales para demostrar su autenticidad. (https://www.asilodigital.com/firma-electronica-digital-venezuela/), (https://rerabogados.com.ve/el-valor-probatorio-de-la-firma-digital-en-venezuela-y-su-diferencia-con-la-firma-electronica/)
- Asegúrate de que el documento firmado cumpla con los requisitos de inteligibilidad, conservación y disponibilidad para ser considerado prueba válida. (https://rerabogados.com.ve/el-valor-probatorio-de-la-firma-digital-en-venezuela-y-su-diferencia-con-la-firma-electronica/)
6. Recomendaciones adicionales
- Verifica el propósito: Si es para trámites gubernamentales, bancarios o facturación electrónica, opta por una firma digital certificada por SUSCERTE.
- Consulta costos: Los precios pueden variar; contacta directamente a PROCERT o FII para cotizaciones actualizadas, sobre tarifas de suscripción. (https://www.procert.net.ve/compra.html)
- Capacitación: Familiarízate con el uso de la criptografía y el software asociado para evitar errores en la firma o gestión de certificados.
Si necesita más información sobre los costos de los servicios de PROCERT, visite https://www.procert.net.ve. Para detalles sobre regulaciones, consulta el sitio de SUSCERTE (https://www.suscerte.gob.ve), (https://www.procert.net.ve/compra.html), (https://www.suscerte.gob.ve/wp-content/uploads/2022/10/libro-SUSCERTE-v3.6.pdf)
USO DE UNA HERRAMIENTA ESPECÍFICA O LOS REQUISITOS LEGALES
A continuación, se profundiza en el uso de herramientas específicas para crear y gestionar una firma electrónica en Venezuela, abarcando tanto soluciones certificadas por SUSCERTE (para firmas digitales con validez legal plena) como herramientas no certificadas (firmas electrónicas simples).
Se divide esta explicación en dos categorías principales:
· herramientas certificadas (como las ofrecidas por PROCERT* y FII) y
· herramientas no certificadas (como Canva, Adobe Acrobat y otras plataformas). También incluiré detalles técnicos sobre cómo usarlas, configuraciones necesarias y ejemplos prácticos.
1. Herramientas certificadas por SUSCERTE (Firmas Digitales)
Las firmas digitales certificadas en Venezuela requieren el uso de un certificado digital emitido por un Proveedor de Servicios de Certificación (PSC) autorizado, como PROCERT o la Fundación Instituto de Ingeniería (FII). Estas firmas se almacenan en un token criptográfico (dispositivo USB o software) y se integran con aplicaciones específicas para firmar documentos electrónicamente.
A continuación, se detalla el uso de las herramientas más comunes:
a) PROCERT – Firma Digital
Descripción: PROCERT, gestionado en parte por la Universidad Simón Bolívar, emite certificados digitales que cumplen con los estándares de SUSCERTE. La firma se aplica a documentos electrónicos mediante software compatible con criptografía de clave pública/privada.
Herramientas necesarias:
- Token criptográfico: Dispositivo físico (USB) o software que contiene el certificado digital.
- Software de firma: Programas como Adobe Acrobat Pro, Java Runtime Environment (para ciertas aplicaciones de PROCERT), o soluciones específicas como GMO Sign (si estás usando módulos de facturación electrónica).
- Driver del token: Software proporcionado por el fabricante del token (por ejemplo, SafeNet o Aladdin) para que el sistema operativo reconozca el dispositivo.
- Certificado digital: Archivo emitido por PROCERT que incluye tu clave pública y datos de identificación.
Pasos para usar la firma digital de PROCERT:
1. Obtención del certificado:
- Una vez solicitado el certificado (ver pasos en mi respuesta anterior), PROCERT te envía un Manual General de Solicitud, Descarga, Instalación y Configuración. Este documento detalla cómo descargar el certificado y configurarlo en tu equipo.
- Descarga el certificado desde el enlace proporcionado por PROCERT y guárdalo en el token criptográfico. Configura un PIN personal para proteger el acceso.
2. Instalación del software:
- Instala el driver del token criptográfico (disponible en el sitio de PROCERT o del fabricante del token).
- Asegúrate de tener Java Runtime Environment actualizado, ya que algunas herramientas de firma lo requieren.
- Si usas Adobe Acrobat, verifica que sea una versión compatible con firmas digitales (como Acrobat Pro DC).
3. Configuración del token:
- Conecta el token USB a tu computadora.
- Instala el software de gestión del token (por ejemplo, SafeNet Authentication Client).
- Importa el certificado digital al token siguiendo las instrucciones del manual. Esto implica cargar el archivo del certificado (generalmente en formato. p12 o.pfx ) y asociarlo a tu clave privada.
4. Firma de documentos:
- Con Adobe Acrobat Pro:
- Abre el documento PDF que deseas firmar.
- Ve a Herramientas > Certificados > Firmar digitalmente.
- Selecciona el área donde deseas que aparezca la firma (puedes incluir una representación gráfica, como tu nombre o una imagen de tu firma manuscrita).
- Escoge el certificado digital desde el token (te pedirá el PIN).
- Confirma y guarda el documento firmado. El archivo ahora incluirá un sello digital que verifica su autenticidad e integridad.
- Con GMO Sign (para facturación electrónica):
- GMO Sign es una solución de software que integra firmas digitales para facturación electrónica, común en empresas venezolanas.
- Carga el documento en la plataforma, selecciona el certificado digital desde el token e introduce el PIN para firmar.
- La plataforma genera un archivo firmado con un sello criptográfico compatible con los requisitos del SENIAT para facturación electrónica.
5. Verificación:
- Los documentos firmados pueden verificarse con software como Adobe Acrobat o herramientas de PROCERT. La verificación confirma que el documento no ha sido alterado y que la firma es válida.
- Comparte el documento firmado con la otra parte, quien puede validar la firma usando la clave pública incluida en el certificado.
Ejemplo práctico:
Imagina que eres un abogado que necesita firmar un contrato. Abres el contrato en PDF con Adobe Acrobat, seleccionas tu certificado de PROCERT desde el token USB, introduces el PIN y colocas la firma en el área designada. El contrato ahora tiene un sello digital que garantiza que eres el autor y que no ha sido modificado. El destinatario puede verificar la firma con Adobe Acrobat o cualquier software compatible.
Consideraciones:
- El costo por transacción firmada con PROCERT es de aproximadamente Bs. 0,15 (según información disponible en la web), pero para módulos de facturación electrónica, consulta con PROCERT para cotizaciones específicas.
- Asegúrate de que tu computadora tenga los drivers actualizados y que el token esté protegido contra pérdida o robo, ya que contiene tu clave privada.
b) FII – Firma Digital
Descripción: La Fundación Instituto de Ingeniería (FII) es otro PSC autorizado por SUSCERTE. Sus certificados son similares a los de PROCERT y se usan principalmente para trámites gubernamentales o institucionales.
Herramientas necesarias:
- Similar a PROCERT: token criptográfico, software como Adobe Acrobat o herramientas específicas de FII, y un certificado digital.
Pasos para usar:
- El proceso es casi idéntico al de PROCERT, pero FII puede tener su propio software o plataforma para gestionar certificados. Consulta el sitio oficial de FII o contacta a SUSCERTE para obtener el manual de configuración.
- La firma se aplica de manera similar, usando Adobe Acrobat u otras aplicaciones compatibles con estándares PKCS#12 (formato del certificado digital).
Diferencias con PROCERT:
- FII es una entidad pública, por lo que puede ser más común en trámites con el Estado.
- Los costos y procedimientos pueden variar; contacta directamente a FII para detalles específicos.
2. Herramientas no certificadas (Firmas Electrónicas Simples)
Si no necesitas una firma con validez legal plena (por ejemplo, para acuerdos informales o documentos internos donde las partes acepten la firma), puedes usar herramientas como Canva, Adobe Acrobat Sign, o DocuSign. Estas no cumplen con los requisitos de SUSCERTE, pero son prácticas y fáciles de usar. A continuación, detallo cómo usarlas:
a) Canva
Descripción: Canva permite crear una firma electrónica simple dibujándola, escribiéndola o subiendo una imagen de tu firma manuscrita. Es ideal para documentos que no requieren validez legal estricta.
Pasos para crear y usar una firma en Canva:
1. Accede a Canva:
- Ve a www.canva.com y crea una cuenta gratuita si no tienes una.
- Selecciona Crear un diseño > Documento en blanco o carga un documento existente.
2. Dibuja o sube tu firma:
- Usa la herramienta Dibujar (disponible en la barra lateral) para dibujar tu firma con un mouse, tableta gráfica o pantalla táctil.
- Alternativamente, escribe tu nombre con una fuente estilizada (Canva ofrece fuentes como “Great Vibes” que simulan una firma manuscrita).
- Si tienes una firma manuscrita escaneada, súbela como imagen (JPG o PNG) y ajústala al documento.
3. Coloca la firma en el documento:
- Arrastra la firma al lugar deseado en el PDF o documento.
- Ajusta el tamaño y la posición para que se vea natural.
4. Descarga el documento:
- Exporta el archivo como PDF, PNG o JPG, según lo necesites.
- Comparte el documento con la otra parte, asegurándote de que acepten esta firma electrónica.
Ejemplo práctico:
Supongamos que necesitas firmar un acuerdo de confidencialidad para un cliente que acepta firmas electrónicas simples. Creas una firma en Canva usando una fuente estilizada, la colocas en el PDF del acuerdo y lo descargas. Envías el archivo al cliente, quien lo acepta como válido bajo un acuerdo previo.
Limitaciones:
- No tiene validez legal automática en Venezuela, ya que no está certificada por SUSCERTE.
- Su validez depende del acuerdo entre las partes y puede requerir pruebas adicionales en caso de disputa.
b) Adobe Acrobat Sign
*Descripción*: Adobe Acrobat Sign es una solución de firma electrónica basada en la nube, ampliamente usada para documentos empresariales. Aunque no está certificada por SUSCERTE, puede integrarse con certificados digitales si los tienes.
Pasos para usar:
1. Crea una cuenta:
- Accede a https://acrobat.adobe.com y regístrate en Acrobat Sign (puede tener costos asociados, aunque ofrece pruebas gratuitas).
2. Carga el documento:
- Sube el PDF o documento que deseas firmar.
3. Añade la firma:
- Usa la herramienta de firma para dibujar tu firma, escribir tu nombre o subir una imagen.
- Si tienes un certificado digital (como el de PROCERT), puedes integrarlo seleccionando la opción de firma digital y cargando el certificado.
4. Envía y verifica:
- Envía el documento firmado a los destinatarios.
- Acrobat Sign genera un registro de auditoría que documenta quién firmó y cuándo, lo que puede ser útil para respaldar la validez.
Ejemplo práctico:
Una empresa venezolana usa Acrobat Sign para firmar contratos con proveedores internacionales. El representante dibuja su firma en la plataforma y envía el documento. Aunque no es una firma digital certificada por SUSCERTE, el proveedor acepta la firma bajo un acuerdo contractual.
Limitaciones:
- Sin un certificado digital de SUSCERTE, no tiene presunción de legitimidad en Venezuela.
- Requiere suscripción para funciones avanzadas.
c) DocuSign
Descripción: Similar a Acrobat Sign, DocuSign es una plataforma de firma electrónica que permite firmar documentos de manera rápida y segura. No está certificada por SUSCERTE, pero es popular para acuerdos internacionales.
Pasos para usar:
1. Regístrate en DocuSign:
- Ve a www.docusign.com y crea una cuenta.
2. Carga el documento:
- Sube el archivo (PDF, Word, etc.) a la plataforma.
3. Añade la firma:
- Dibuja tu firma, escribe tu nombre o sube una imagen.
- Coloca la firma en el lugar deseado.
4. Envía el documento:
- Comparte el documento con los destinatarios, quienes pueden verificar la firma a través de la plataforma.
Ejemplo práctico:
Un freelancer venezolano usa DocuSign para firmar un contrato con un cliente en el extranjero. Dibuja su firma en la plataforma y envía el documento, que incluye un registro de auditoría para mayor transparencia.
Limitaciones:
- Igual que Acrobat Sign, no tiene validez legal automática en Venezuela sin un certificado de SUSCERTE.
- Puede tener costos elevados para uso frecuente.
3. Comparación y recomendaciones
Recomendaciones:
- Para trámites legales o gubernamentales: Usa PROCERT o *FII con un certificado digital. Son las únicas opciones con validez legal plena en Venezuela.
- Para documentos informales: Canva es ideal por su simplicidad y costo cero, pero asegúrate de que las partes acepten la firma.
- Para negocios internacionales: Adobe Acrobat Sign o DocuSign son buenas opciones si los destinatarios no exigen una firma certificada por SUSCERTE.
- Configuración técnica: Si usas PROCERT o FII, asegúrate de tener conocimientos básicos de instalación de certificados y tokens, o busca asistencia técnica (puede estar disponible a través de los PSC).
4. Consideraciones técnicas adicionales
- Compatibilidad: Los certificados de PROCERT y FII usan estándares como PKCS#12, compatibles con la mayoría de los programas de firma (Adobe Acrobat, LibreOffice, etc.).
- Seguridad: Nunca compartas el PIN de tu token criptográfico. Si pierdes el token, notifica inmediatamente al PSC para revocar el certificado.
- Soporte: Contacta a PROCERT (firmaelectronica@usb.ve) o SUSCERTE para soporte técnico en caso de problemas con la configuración.
- Actualizaciones: Mantén el software del token y el sistema operativo actualizados para evitar errores de compatibilidad.
5. Ejemplo práctico combinado
Imagina que eres una empresa que emite facturas electrónicas y también firma contratos informales:
- Para las facturas electrónicas, usas el certificado de PROCERT con GMO Sign. Configuras el token, firmas las facturas con el PIN y las envías al SENIAT y al cliente.
- Para un acuerdo informal con un proveedor local, creas una firma en Canva, la colocas en un PDF y lo envías, asegurándote de que el proveedor acepte esta firma por contrato.
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