Sistema de Gestión Documental Archivístico

Sistema de Gestión Documental Archivístico

Por: Lic. Carmen Marin de Gonzalez (con asistencia de IA de Google)

Un sistema de gestión documental archivístico es un conjunto de herramientas, procesos y normas que facilitan la organización, almacenamiento, acceso y conservación de documentos, tanto físicos como electrónicos, dentro de una organización o institución. Su objetivo principal es asegurar la eficiencia en el manejo de la información, garantizar la seguridad y facilitar la recuperación de documentos relevantes para la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones legales.

Componentes clave de un sistema de gestión documental archivístico:

Software de gestión documental:

Permite la captura, almacenamiento, organización y búsqueda de documentos digitales.

Instrumentos archivísticos:

Incluyen tablas de retención documental, cuadros de clasificación, programas de gestión documental, etc., que establecen las reglas para la gestión de los documentos.

Archivos de gestión:

Son los espacios donde se custodian los documentos generados por las diferentes áreas de la organización.

Archivo central:

Es el centro de gestión de toda la documentación de la institución, responsable de la conservación y acceso a los documentos.

Normativa:

Conjunto de leyes y reglamentos que rigen la gestión documental y la conservación de los archivos, tanto en el ámbito público como privado.

Beneficios de implementar un sistema de gestión documental archivístico:

Mejora la eficiencia:

Facilita la búsqueda y acceso rápido a la información, ahorrando tiempo y recursos.

Mayor seguridad:

Protege la información sensible y evita pérdidas o accesos no autorizados.

Cumplimiento normativo:

Ayuda a cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental.

Optimización de procesos:

Agiliza los flujos de trabajo y facilita la colaboración entre diferentes áreas de la organización.

Conservación a largo plazo:

Asegura la preservación de documentos históricos y relevantes para la organización.

En resumen, un Sistema de Gestión Documental Archivístico es una herramienta esencial para cualquier organización que busca optimizar la gestión de su información, mejorar su eficiencia y cumplir con sus obligaciones legales.

Profesional que debe dirigir el  el Sistema de Gestión Documental Archivistico

El profesional que debe dirigir un Sistema de gestión Documental Archivístico es un Licenciado en Archivología con formación y experiencia en el área. Esta persona debe poseer conocimientos sólidos en la organización, conservación y gestión de documentos y archivos, así como habilidades de liderazgo y gestión de equipos

Propósito General

Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del Sistema de Gestión Documental Archivístico de los archivos físico y digital, y sus Componentes, para custodiar y organizar el material documental, con la finalidad de facilitar la búsqueda y consulta de los documentos a los directivos y colaboradores de la empresa o institución, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la documentación.

Funciones Principales 

Planificar, dirigir, organizar, ejecutar, controlar y coordinar las actividades relacionadas con los procesos archivísticos, y la metodología de organización documental utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación, calendario de conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación.

Descrpción de las funciones

Análisis

• Estudio y análisis de los documentos que forman el Sistema de Gestión Documental Archivístico, tanto físicos como electrónicos para su ubicación exacta dentro del sistema de archivos, estos pueden ser: correspondencias, documentos administrativos, libros contables, facturas, legales, anuarios, informes, planos, y todo aquello que sea producto de la gestión administrativa documental de las empresas. Este análisis se realiza tanto al material documental vigente como aquel que ya ha perdido vigencia administrativa para su conservación o eliminación.
• Estudiar y analizar las estructuras físicas y de carácter ambiental en el que se realizan las operaciones archivísticas en los diversos sitios en los que se encuentran los archivos y documentos para su debida adecuación, así como el mobiliario, equipos, y herramientas y materiales necesarias

Diseño y Elaboración: 

• Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento de los archivos que forman el Sistema de Archivos Físico y Digital de la empresa o institución: Archivo General o Central, Archivos Anexos, Archivos Juridicos, Archivos Descentralizados con Control Central (sucursales), Archivos Contables, Archivos de Recursos Humanos, etc. 
• Elaborar los Cuadros de Clasificación (CDC) y la Nomenclatura de cada Unidad Administrativa para organizar debidamente la documentación que estas generan
• Diseño y creación del Archivo Digital de la  Empresa o Institución
• Diseñar los Sistemas Organizacionales de Archivos Normas y Procedimientos
• Elaborar y proponer las normas de acceso a la documentación
• Preparar informes de gestión del área
• Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del Sistema de Gestión Documental de Archivos Físico y Digital, y al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación interdepartamental con el objeto de facilitar la organización documental.

Planificación, Control y Coordinación 

• Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación.
• Dar constancia ("hacer constar") de la documentación que custodia el archivo.
• Comunicar efectivamente en el último trimestre del año a todas las unidades administrativas la necesidad de organización de sus documentos para que los entreguen al Archivo Central el primer trimestre del año lectivo
• Garantizar el cumplimiento de la productividad y las metas, asegurando el alto desempeño por parte del personal a su cargo.
• Observar el fiel cumplimiento del horario del personal a su cargo y de las políticas y directrices de la empresa o institución, verificando asistencias, ausencias, uso del uniforme y equipo de seguridad industrial, entre otros.
• Cualquier otra actividad referida al área de conocimiento archivístico que requiera de su colaboración inmediata por ausencia o falta de personal
• Observar que se mantenga actualizado el Sistema de Gestión Documental de Archivos Físico y Electrónico por el ingreso de nueva información.
• Estudiar, diseñar y planificar metas y objetivos para la mejora de los procesos y procedimientos en aras de un mejor rendimiento.