Por: Lic. Carmen Marín (Archivóloga)
La Tipología Documental Electrónica es un campo de estudio esencial en la gestión de la información en la era digital. Se centra en el análisis y la clasificación de los documentos electrónicos, considerando sus características internas y externas para asegurar su correcta identificación, organización, valoración, preservación y recuperación a lo largo del tiempo.1]
Un documento electrónico se define como cualquier tipo de información en formato digital, que se encuentra archivada en un soporte electrónico con un formato determinado, y que es susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.2][3]
Estos documentos son el equivalente digital de sus contrapartes físicas y cumplen propósitos similares, pero en un entorno digital, facilitando su acceso, organización y colaboración.[4]
La importancia de la tipología documental radica en la necesidad de identificar y normalizar la denominación de los tipos específicos de documentos utilizados por una organización o administración, lo cual es fundamental para la gestión y preservación de la documentación, especialmente en el contexto de la interoperabilidad entre diferentes sistemas.5][6][7]
Documento electrónico
A continuación, se presentan los tipos de documentos electrónicos :
1. Atendiendo a la unidad administrativa que la genera (Origen / Órgano Productor)
2. Atendiendo a lo que fue generado (Propósito / Función)
3. Atendiendo a su título
4. Atendiendo a su contenido
Tipos de Documentos Electrónicos
1. Atendiendo a la unidad administrativa que la genera (Origen / Órgano Productor):
Esta clasificación se basa en el análisis de la estructura administrativa y las funciones o actividades de la unidad que produce el documento.1] En el ámbito de las administraciones públicas, los documentos son válidamente emitidos por sus órganos.[8] Algunos ejemplos incluyen:
La clasificación por contenido se refiere a la naturaleza de la información que el documento almacena y cómo se presenta.1][11] Los documentos electrónicos pueden adoptar diversas formas multimedia:
2.- Definición y tipos del documento electrónico | | UPV https://www.youtube.com/watch?v=1Iehd0AWeTs
3.- Documento Electrónico Administrativo https://iberdok.com/2017/07/17/documento-electronico-administrativo/
4.- ¿Qué son los documentos electrónicos y cuál es su valor probatorio? https://www.docusign.com/es-mx/blog/documentos-electronicos
5.- Modelo de gestión del documento electrónico - capítulo 4.2. Catálogo de Tipologías documentales https://www.dipalme.org/Servicios/Anexos/legislacion.nsf/entidadrolsub/E6439311CA68F733C1258611002C72FC (6, 7)
6.- Catálogo de Tipos documentales, nuevo instrumento para la gestión del eDoc y la Interoperabilidad https://www.archiverosdeandalucia.org/catalogo-de-tipos-documentales-nuevo-instrumento-para-la-gestion-del-edoc-y-la-interoperabilidad/
7.- Propuesta de un catálogo de tipos documentales útil para la gestión del documento electrónico y para la interoperabilidad https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=8965360
8.- La administración electrónica y los archivos: legislación y ejemplos prácticos
https://archivogeneral.carm.es/adjuntos/DOC24578912323_296_Admon_Electronica.pdf (1)
9.- Recopilación de todos los tipos de documentos que emite una Administración https://www.anabad.org/recopilacion-de-todos-los-tipos-de-documentos-que-emite-una-administracion/
10. ¿Qué son los documentos electrónicos y para qué sirven?
https://aliaddo.com/blog/que-son-los-documentos-electronicos-y-para-que-sirven/
11.- Tipos de documentos: legales, electrónicos y otros ejemplos. ¡Revisa la lista completa! https://www.docusign.com/es-mx/blog/tipos-de-documentos (4, 11)
12.- ¿Qué son los documentos electrónicos? 7 ventajas claves https://contifico.com/documentos-electronicos-que-son/ (10)
13.- ¿Qué es un documento electrónico? https://www.pagero.com/es/blog/que-es-documento-electronico
14.- Tipos de Documentos Administrativos Digitales https://es.scribd.com/document/693073437/27-Tipos-de-documentos-adminstrativos-digitales
15.- Documentos Electrónicos y Archivos Digitales
https://www.youtube.com/watch?v=XtdgLrReD1E
16.- Distintos Tipos de Archivos y cuando utilizarlos https://www.youtube.com/watch?v=XtdgLrReD1E
3. Atendiendo a su título
4. Atendiendo a su contenido
Tipos de Documentos Electrónicos
1. Atendiendo a la unidad administrativa que la genera (Origen / Órgano Productor):
Esta clasificación se basa en el análisis de la estructura administrativa y las funciones o actividades de la unidad que produce el documento.1] En el ámbito de las administraciones públicas, los documentos son válidamente emitidos por sus órganos.[8] Algunos ejemplos incluyen:
- Documentos
generados por órganos unipersonales:Como Decretos o Resoluciones
firmadas por un alcalde o un director de departamento.[9]
- Documentos
generados por órganos colegiados:Como Acuerdos de un Pleno o
Comisiones Informativas, y Actas de sesiones.[9]
- Documentos
de departamentos específicos:Como registros de personal gestionados por recursos
humanos, que incluyen solicitudes de empleados, descripciones de puestos y
datos salariales.4]
2. Atendiendo a
lo que fue generado (Propósito / Función):
Los documentos electrónicos se crean con un propósito específico, que puede ser
soportar transacciones, certificar hechos, informar o establecer acuerdos.4][10][11]
Algunos ejemplos son:
- Documentos transaccionales y fiscales:
- Facturas
electrónicas:Soportan transacciones de bienes y/o servicios,
siendo una evolución digital de la factura en papel y un comprobante
legal y tributario.10][12]
- Órdenes de
compra, notas de crédito/débito, albaranes:Documentos que respaldan
operaciones comerciales y financieras.[13]
- Nombres
electrónicos:Utilizadas para soportar costos, deducciones e
ingresos a nivel fiscal.[10]
- Documentos legales y contractuales:
- Contratos
electrónicos:Poseen la misma validez que los contratos físicos
ya menudo utilizan firmas digitales para validar la identidad de las partes.4][12]
- Certificados
digitales:Su objetivo es verificar la identidad o
autenticidad de algo o alguien.12]
- Documentos informativos:
- Correos
electrónicos:Aunque pueden servir para diversas funciones, son
principalmente un medio de comunicación e intercambio de información.[12]
- Informes:Documentos
que presentan datos, análisis y conclusiones sobre un tema específico.[9]
- Documentos
administrativos internos y de gestión:
3. Atendiendo a
su título:
El título es un elemento clave de identificación de un documento electrónico,
generalmente incluido en los metadatos del archivo.15] Aunque los documentos no se
"clasifican" por su título en un sentido tipológico estricto, el
título es fundamental para su individualización y recuperación.[8][15]
Ejemplos pueden ser:
- "Acta
de la Sesión [Fecha]"
- "Informe
Anual de Gestión [Año]"
- "Contrato
de Servicio [Empresa A - Empresa B]"
- "Resolución N.º [Número]"
El título,
junto con otros metadatos como la fecha de emisión y los datos de
identificación, permite diferenciar un documento de otro y facilitar su gestión
dentro de un sistema de archivos electrónicos.8]
La clasificación por contenido se refiere a la naturaleza de la información que el documento almacena y cómo se presenta.1][11] Los documentos electrónicos pueden adoptar diversas formas multimedia:
- Documentos
de texto:Aquellos cuyo contenido principal es lenguaje
escrito, utilizando letras, símbolos, números u otros caracteres. Los
ejemplos incluyen documentos de Word (.doc, .docx), PDF o archivos HTML.[3][11][16]
- Documentos
fotográficos o de imagen:Registre información mediante mapas, fotos, dibujos
o gráficos. Ejemplos son archivos JPEG,
PNG, GIF.[9][11][16]
- Documentos
sonoros o de audio:Configuran el contenido en formas auditivas o
lenguaje oral. Los ejemplos incluyen archivos
MP3, WAV.[9][11][16]
- Documentos
audiovisuales o de vídeo:Combina sonido e imagen para registrar información. Ejemplos son archivos MP4, AVI, MOV.[9][16]
Además de estos
formatos generales, el contenido sustantivo del documento (la actividad o la
materia que trata) es un factor determinante en su clasificación tipológica,
vinculado intrínsecamente a su contexto de producción y función.
Fuentes help
- wordpress.com
- youtube.com
- iberdok.com
- docusign.com
- dipalme.org
- archiverosdeandalucia.org
- unirioja.es
- carm.es
- anabad.org
- aliaddo.com
- docusign.com
- contifico.com
- pagero.com
- scribd.com
- youtube.com
- mailchimp.com
REFERENCIAS BIBLIOGRÄFICAS por Título y Link
2.- Definición y tipos del documento electrónico | | UPV https://www.youtube.com/watch?v=1Iehd0AWeTs
3.- Documento Electrónico Administrativo https://iberdok.com/2017/07/17/documento-electronico-administrativo/
4.- ¿Qué son los documentos electrónicos y cuál es su valor probatorio? https://www.docusign.com/es-mx/blog/documentos-electronicos
5.- Modelo de gestión del documento electrónico - capítulo 4.2. Catálogo de Tipologías documentales https://www.dipalme.org/Servicios/Anexos/legislacion.nsf/entidadrolsub/E6439311CA68F733C1258611002C72FC (6, 7)
6.- Catálogo de Tipos documentales, nuevo instrumento para la gestión del eDoc y la Interoperabilidad https://www.archiverosdeandalucia.org/catalogo-de-tipos-documentales-nuevo-instrumento-para-la-gestion-del-edoc-y-la-interoperabilidad/
7.- Propuesta de un catálogo de tipos documentales útil para la gestión del documento electrónico y para la interoperabilidad https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=8965360
8.- La administración electrónica y los archivos: legislación y ejemplos prácticos
https://archivogeneral.carm.es/adjuntos/DOC24578912323_296_Admon_Electronica.pdf (1)
9.- Recopilación de todos los tipos de documentos que emite una Administración https://www.anabad.org/recopilacion-de-todos-los-tipos-de-documentos-que-emite-una-administracion/
10. ¿Qué son los documentos electrónicos y para qué sirven?
https://aliaddo.com/blog/que-son-los-documentos-electronicos-y-para-que-sirven/
11.- Tipos de documentos: legales, electrónicos y otros ejemplos. ¡Revisa la lista completa! https://www.docusign.com/es-mx/blog/tipos-de-documentos (4, 11)
12.- ¿Qué son los documentos electrónicos? 7 ventajas claves https://contifico.com/documentos-electronicos-que-son/ (10)
13.- ¿Qué es un documento electrónico? https://www.pagero.com/es/blog/que-es-documento-electronico
14.- Tipos de Documentos Administrativos Digitales https://es.scribd.com/document/693073437/27-Tipos-de-documentos-adminstrativos-digitales
15.- Documentos Electrónicos y Archivos Digitales
https://www.youtube.com/watch?v=XtdgLrReD1E
16.- Distintos Tipos de Archivos y cuando utilizarlos https://www.youtube.com/watch?v=XtdgLrReD1E
No hay comentarios:
Publicar un comentario