La organización del entorno: los beneficios de organizarse

Vivir en el desorden tiene efectos adversos en la salud mental: los beneficios de organizarse

https://www.infobae.com/
Pilar Alvarez

La organización del entorno tiene un impacto directo en la salud mental, y no es simplemente una cuestión estética. Vivir en un ambiente desordenado puede aumentar el estrés, la ansiedad y afectar la productividad diaria. Según Daniel Levitin, neurocientífico de la Universidad McGill de Montreal, “el desorden y la desorganización pueden provocar trastornos crónicos de ansiedad en algunas personas”. Además, el cortisol, la “hormona del estrés”, está asociada con ambientes desordenados, que aumentan la sensación de descontrol y agobio.

Un estudio publicado en el Journal of Environmental Psychology realizado por Catherine Roster demostró que el desorden puede disminuir la sensación de bienestar, felicidad y la seguridad que una persona obtiene de estar en sus espacios personales. Roster, profesora de la Anderson School of Management de la Universidad de Nuevo México, explicó que un entorno desorganizado puede afectar la forma en que nos sentimos con nosotros mismos y el espacio que habitamos, contribuyendo a problemas como el agotamiento y la toma de malas decisiones.

Un escritorio desordenado. La relación entre desorden y salud mental es real (Winnie Au/The New York Times)

Los beneficios de un espacio ordenado son tanto para la salud mental como para la salud física. Joseph Ferrari, profesor de psicología de la Universidad DePaul y experto en la investigación sobre el desorden, destaca que organizarse puede mejorar problemas emocionales y físicos como la ansiedad, el agotamiento, la productividad y, en general, la calidad de vida. “Sentirás menos agotamiento y aumentarás tu productividad en la oficina si aprendes a ordenar y organizarte”, afirma Ferrari.

Neha Khorana, psicóloga clínica especializada en los beneficios de la organización, menciona que organizarse ayuda a regular la ansiedad, ya que “estar desorganizado se asocia con mayores niveles de ansiedad”.

Además, Libby Sander, profesora adjunta de Comportamiento Organizacional en la Universidad Bond de Australia, señala que un hogar ordenado es un factor predictivo de mejor salud física y actividad. El orden facilita la gestión del tiempo y se lo ha relacionado con una mejor dieta y menor riesgo de sobrepeso.

La relación entre el desorden y los hábitos alimenticios fue investigada en un artículo de Environment & Behavior. Sus autores, Lenny R. Vartanian, Kristin M. Kernan y Brian Wansink, de las universidades de Nueva Gales del Sur y Cornell, revelaron que los entornos desorganizados pueden llevar a un aumento en el consumo de alimentos poco saludables.

En el estudio, 98 estudiantes universitarias fueron expuestas a una cocina organizada y a una cocina caótica, con ruido y elementos fuera de lugar. Los resultados mostraron que las participantes de la “cocina caótica” y con una mentalidad de “falta de control” consumieron más galletas que aquellas ubicadas en un entorno organizado y con mentalidad enfocada.

Este experimento se basa en la teoría del “ego depletion” o agotamiento del ego, que sugiere que el autocontrol depende de un recurso limitado, y un ambiente caótico puede agotar esos recursos, dificultando la capacidad para resistir tentaciones alimenticias.

Cómo empezar a organizarse

Para implementar cambios, la psicóloga Natalie Christine Dattilo, de la Facultad de Medicina de Harvard, aconseja empezar con objetivos manejables. Organizar una casa entera puede resultar abrumador, por lo que sugiere empezar con algo pequeño, como un solo cajón o estantería. Para hacer el proceso más agradable, recomienda escuchar música o audiolibros durante la organización y disfrutar del espacio ordenado después.

Khorana recomienda reservar un tiempo específico para ordenar, mientras que Roster aconseja usar la visualización como herramienta de motivación. Imaginarse el resultado final puede ser una poderosa forma de inspiración para comenzar a organizar. Además, Roster sugiere pedir ayuda: familiares, amigos o incluso organizadores profesionales pueden brindar apoyo.

Julie Morgenstern, autora de Organizing from the Inside Out, recomienda clasificar objetos en tres categorías: conservar, tirar y reubicar. Es crucial asignar un lugar a cada objeto que se decida conservar, purgar aquellos que no se usen y guardar aparte los objetos sentimentales o estacionales. Para aquellos que no quieren deshacerse de ciertos artículos, como recuerdos o documentos, Morgenstern sugiere almacenarlos en un lugar fuera del hogar para liberar espacio sin el “trauma” de desecharlos.

Ferrari advierte sobre un consejo popular: tocar los objetos para ver si “producen alegría”. Según él, los estudios demuestran que tocar un objeto genera mayor apego emocional, lo que puede dificultar la organización. “Es mejor valorar lógicamente si quedarse con algo o no, sin la emoción añadida de sostenerlo”, recomienda.

Finalmente, Sander recuerda que la organización también debe abarcar el desorden digital. Los correos electrónicos acumulados, las suscripciones no leídas y los archivos dispersos pueden afectar tanto como el desorden físico. Su recomendación es tomar cinco minutos al día para organizar la bandeja de entrada y las carpetas digitales. “Con solo unos minutos diarios, lograrás crear hábitos para mantenerte organizado”, aseguró a National Geographic.

Dattilo concluye que organizarse requiere toma de decisiones, regulación emocional y paciencia, pero es una habilidad que se puede aprender. “Cuando cuidamos de nuestro hogar de forma intencionada y con cariño”, dice, “nos enviamos a nosotros mismos un mensaje importante de que merecemos el tiempo y el esfuerzo que requiere”.

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Organiza tus carpetas y archivos en Windows

Formas de organizar tus archivos y carpetas en Windows

https://www.adslzone.net/
Claudio Valero

Cada día contamos en nuestros ordenadores con discos de mayor capacidad, lo que hace que cada vez almacenemos más y más archivos en el ordenador. Por lo tanto, cada vez resulta más difícil tener todos nuestros archivos organizados. Por eso hoy vamos a ver varias formas de tenerlos organizados, desde las más simples que nos ofrece Windows hasta las que podemos utilizar gracias a programas de terceros.

Índice

• Organizar ficheros y carpetas en el PC
• Organizar utilizando programas de tercerosOrganize My Files
• Easy File Organizer
• Tagging

Tener toda la información de nuestro ordenador organizada es fundamental, y más en los tiempos que corren donde mucha de nuestra vida diaria se refleja en las carpetas y archivos que hay en el PC. Lo más aconsejable es que revises de vez en cuando los contenidos que hay por cada carpeta y por cada ubicación del ordenador.

Para crear carpetas nuevas solo tenemos que hacer clic derecho con el ratón, y tocar en «Nuevo > Carpeta». Una vez que las tenemos creadas solo nos queda ir moviendo, copiando o cortando los archivos que queremos que estén en una u otra. Es sencillo. Pero también hay otros trucos y consejos que podemos tener en cuenta, y que nos van a ayudar a que todo esté en su sitio y sea fácil encontrar.

Organizar ficheros y carpetas en el PC

Podremos organizarnos de varias maneras, pero desgraciadamente la menos potente es la que nos ofrece Windows, ya que está algo limitada, sobre todo si lo comparamos con ciertos programas de terceros que existen ahora mismo.

La organización en Windows 10, que también se encuentra en Windows 11, se limita a poder gestionar los archivos de cada carpeta a nivel individual, es decir, si cambiamos la organización de una carpeta, eso no afecta a las demás. Por lo que los usuarios tenemos que ir modificando una a una cada carpeta si queremos organizarla como queremos.

Al entrar en cualquier carpeta y pulsar el botón derecho en una zona donde no toquemos ningún archivo u otra carpeta tendremos varias posibilidades para organizarla. Por lo que es el momento de ver cuáles son estas opciones:

Ordenador por

Al entrar en esta opción vemos que podemos ordenador todo lo que hay en la carpeta por Nombre, Fecha de modificación, tipo o tamaño. Y además tendremos la posibilidad de que sea Ascendente o Descendente. Pero también vemos que pone Más y si pulsamos nos llevará a una pestaña donde tendremos todas las posibilidades que nos ofrece Windows para ordenar los archivos de una carpeta. Ahora bien, en Windows 11 desaparece esa opción de Más, pero sí que se mantienen el resto de alternativas que hay disponibles dentro de ‘Ordenar por’.

Agrupar por

En este caso se agruparán por lo que elijamos, con la posibilidad de que sea de forma Ascendente o descendente también. A esto unimos la sección Más donde podremos elegir otro tipo de opción para agrupar que no esté en el menú general, además de que este botón sí que está disponible tanto en Windows 10 como en Windows 11.

Botón ‘Más’

Si pulsas sobre este botón en particular, el cual puedes encontrar en ambas formas de organizar los archivos de las carpetas o solo en una de estas alternativas, podrás ver como te da la opción de elegir entre diferentes opciones. Concretamente, dentro de este menú que se desplegará con una pequeña ventana emergente, se da la oportunidad al usuario de seleccionar los detalles que se quieren mostrar para los elementos dentro solo de la carpeta en cuestión en la que has abierto este menú: nombre, fecha de modificación, tipo, tamaño, alto, año, ancho de fotograma, etc.

Lo que está claro es que ‘Ordenar por’ y ‘Agrupar por’ son las dos opciones que nos proporciona Windows para organizar todo lo que esté dentro de otra carpeta, que como podéis ver es algo limitado. Aun así, suele ser suficiente si lo combinamos creando todo tipo de carpetas. Podemos crear carpetas dentro de carpetas que nos ayudarán a gestionar nuestros archivos de forma sencilla. Por ejemplo, puedes tener una carpeta con imágenes de un viaje y dentro de la misma puedes crear nuevas sub carpetas donde almacenar las fotos por ciudades o según si son retratos o paisajes…

Con respecto a Agrupar, lo que conseguimos es que dentro de cada carpeta los archivos aparezcan separados por columnas. Cada una de estas columnas funciona como una especie de “sub carpeta” dentro de la carpeta en la que estamos organizando los archivos, y los veremos ordenados por el campo que hayamos elegido: Fecha, tipo, etc. Lo bueno de este método es que dentro de cada agrupación podemos establecer un orden. Por ejemplo: Podemos tener la carpeta descargas de Windows 10 agrupada por día de descarga (de hecho viene así por defecto cuando instalamos Windows), y dentro de cada agrupación, ordenar los archivos por tipo, o por tamaño.

Organizar utilizando programas de terceros

Si queremos ser más exhaustivos y que nuestras formas de ordenador se apliquen a todo el ordenador, no nos queda más remedio que recurrir a programas de terceros que tendremos que instalar en nuestro sistema operativo. Solemos usarlo en el teléfono móvil, pero también podemos utilizar programas especializados en el ordenador, aunque son menos frecuentes.

Lo bueno de este tipo de herramientas es que son gratuitas y nos permiten gestionar todos los archivos en un mismo software donde organizar por tipos, por tamaño… Además, veremos qué ocupa espacio y podemos ver qué podemos eliminar o cuáles son los tipos de archivos que más nos están llenando la memoria del ordenador. Por lo que este tipo de programas de terceros suelen dar más opciones de organización a los usuarios. Y todo porque tienen un sistema más completo.

Organize My Files

Este es un software que no solo es compatible con Windows, sino que también vale para Linux y macOS, con el que podremos organizar automáticamente nuestros ficheros por diferentes características como el tipo o extensión, el tamaño, la fecha, etc.

Lo primero que tenemos que hacer es descargarlo de su web oficial y nada más este en nuestro sistema ejecutarlo para comenzar a usarlo. La primera vez nos solicita la unidad o la carpeta que queramos organizar, dependiendo de si lo queremos hacer en un nivel u otro, pero podemos añadir otras carpetas desde la parte superior izquierda de la interfaz (+ ADD FOLDER) y que veremos cómo están activas justo debajo, en ese mismo lado izquierdo. En la parte central derecha vemos un gráfico circular en el que podremos observar los tipos de archivos o carpetas que conforman dicha unidad, repartidos por colores y con la especificación de que es cada uno de ellos en la parte de abajo, además de poner cuantos ha detectado de cada tipo.

El funcionamiento es tan simple. Basta con pulsar en el botón Organize y automáticamente la herramienta se encargará de mover inmediatamente todos los archivos de ese tipo, tamaño o fecha, según hayamos elegido, a una carpeta dentro de la ubicación original de los archivos.

Easy File Organizer

Esta es otra de las diferentes herramientas que puedes descargar para Windows. Incluso, hay que tener en cuenta que está disponible directamente en la tienda de aplicaciones de Microsoft. Por lo que no hace falta ir a ningún tipo de página web ni mucho menos.

La función clave de este programa es el de organizar de una forma rápida y sencilla las carpetas y los archivos que tienes en el PC Windows. Aunque también está disponible para ordenadores con Linux y macOS. En cualquier caso, tiene filtros inteligentes, reglas personalizadas, organización para subcarpetas, organización de fotos y contenidos, etc. Por lo que hay varias alternativas entre las que los usuarios pueden elegir.

Tagging

Como es evidente para poder utilizar Tagging debemos descargarlo y ejecutarlo en nuestro ordenador, pero lo que veremos es que no es un programa en sí, sino un nuevo panel para el Explorador de Windows llamado Tag. Una vez instalado este programa nos pedirá una clave de licencia, la cual debemos solicitar de forma totalmente gratuita en el siguiente enlace. Solamente tendremos que poner nuestro nombre y nuestro correo electrónico, para recibir un primer email para confirmar la cuenta de correo y un segundo mensaje en el que nos van a incluir la clave para la activación del programa.

La forma de funcionar la primera vez es más sencilla de lo que a priori pudiera parecer:Gracias a este programa, cuando entremos en una carpeta que queramos ordenarla, debemos marcar primero aquellos archivos que queremos etiquetar.

Después, pulsando en el botón derecho del ratón, tal y como hicimos en la forma nativa de Windows 10, veremos cómo aparece una nueva opción llamada Tag with.

Pulsando en esta opción tendremos que hacer clic en More Tags y después se nos abrirá una ventana emergente que se llama Select tag.

Más tarde debemos pulsar con el botón derecho en la palabra Tags y nos aparecerá la opción New tag group, donde crearemos nuestro grupo de etiquetas.

Con el botón derecho pulsamos en el grupo y creamos una nueva etiqueta y seguidamente pulsamos en Aplicar o podemos seleccionar una nueva etiqueta para los archivos que hemos marcado.

Una vez hecho esto, comprobaremos que en el panel de etiquetas que antes no tenía nada, ahora aparecerá el nombre con el que hemos etiquetado esos archivos, por lo que cada vez que necesitamos usar esta etiqueta, solamente debemos seleccionarla desde el menú contextual sin que tengamos que crearla.

Lo mejor de todo es que cada archivo o carpeta puede tener más de una etiqueta, por lo que de esa manera será más sencillo poder organizar todos los que tenemos en nuestro ordenador, que hoy en día es muchísima información dados los enormes soportes de almacenamiento que existen.

Seguro que con todo lo que te hemos contado hoy seréis capaces de ordenar todas las carpetas y archivos que tienen vuestro ordenador para poder tenerlo todo más a mano y conseguir que nada se pierda en los grandes sistemas de almacenamiento que tenemos hoy en día, donde la información es muchísima.

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Clasificación de documentos basada en las Normas AENOR

Clasificación AENOR para sistemas de clasificación de documentos

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Miguel Aparisi

¿Utilizas algún sistema para clasificar los documentos en tu compañía? En la actualidad, la mayoría de las empresas manejan un gran volumen de datos que almacenan en sus computadoras y dispositivos. Las más avanzadas cuentan con sistemas de gestión documental que les permite aumentar la productividad, ahorrar tiempo, costes y cumplir con las normativas de seguridad. No obstante, deben mantener operativa esta herramienta de acuerdo con los procedimientos establecidos, así como supervisar y actualizar los elementos. El objetivo final es garantizar la vigencia y la trazabilidad de los documentos y la información contenida en ellos.

Presta atención. Porque hoy vamos a compartir contigo cuáles son esos sistemas de clasificación de documentos ideales para cuidar de tu información. Es importante saber reconocer cuáles son los soportes más utilizados, así como sus características.

7 sistemas habituales de ordenación y clasificación de documentos

Todos hemos ordenado alguna vez nuestros documentos en base a criterios básicos, como: la cronología, el orden alfabético, el tamaño o el sistema decimal. Según la norma AENOR, podremos clasificar los archivos de forma estandarizada de tal manera que se adapten a las características del archivo. Mira los siguientes sistemas de ordenación:Según el alfabeto. Consiste en organizar la información utilizando la letra del alfabeto y el orden que esta ocupa. En este caso, es importante determinar una palabra principal para definir el orden. Por ejemplo: el tema.

Sin embargo, existen algunas excepciones en la clasificación que han sido recogidas por la normativa. Cuando vamos a clasificar personas en función de su primer apellido y es el mismo en los dos, se usará el segundo apellido para la clasificación, pero existen muchas otras excepciones que podéis consultar en la norma AENOR.Según la cronología. Sirve para clasificar los documentos según la fecha de emisión o expedición. De esta manera, serán almacenados en función del orden cronológico, algo muy utilizado en archivos y carpetas físicas.

Sistema decimal. Consiste en hacer 10 grupos y asignarles un número del 0 al 9. Cada uno estará subdividido en otros 10 más y se representarán a través de dos cifras.

A pesar de que estos sistemas siguen siendo muy utilizados por muchas empresas, la digitalización y la gestión de documentos electrónicos ha traído consigo nuevos métodos de clasificación:

Sistemas de gestión documental basados en OCR. Permite reconocer los datos escritos y clasificarlos conforme a ellos. De esta forma, con un gestor documental inteligente es posible hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras correspondientes con ese documento y localizarlo rápidamente.

Clasificación funcional. Consiste en agrupar toda la documentación en series que son reunidas bajo clases más amplias. Recogen todas aquellas actividades relacionadas y que son fruto de una misma acción.

Clasificación por materias. Después de analizar el contenido de los documentos.

Clasificación orgánica. De acuerdo con la actividad, la estructura de la empresa, etc., desde las unidades básicas hasta las más amplias.

El tipo de sistema de clasificación elegido dependerá de los objetivos, las características y las exigencias de la empresa. En definitiva, debe ser estable, perdurable en el tiempo, objetivo, y estar sujeto en base a un criterio que nace de la naturaleza de los documentos.

Gestor documental en el archivo

Con el paso de los años, el uso de software de gestión documental ha ido creciendo en todo el mundo. En 2016, el 10% de todo el software utilizado estaba directamente relacionado con el archivo digital. Hoy en día, esas cifras siguen creciendo a medida que las empresas son más grandes, debido a la cantidad de documentos y flujos con los que operan.

No existe una fórmula perfecta para la los sistemas de clasificación de documentos en las grandes y medianas compañías, pero es importante utilizar la gestión documental y tener en cuenta los siguientes factores:

El cumplimiento de la legislación y la normativa. Un sistema de gestión documental ayuda a las empresas a cumplir con todas las regulaciones (RGPD, ISO).

Seguridad de la información de la empresa. Gracias a la gestión documental, aumenta la ciberseguridad, mejora el control de acceso y se evitan brechas de seguridad o fugas de información.

¿Y tú? ¿Cómo estás clasificando los documentos de tu negocio? Cuéntanoslo.

Resumen final acerca de la clasificación de documentos

La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos. Elijas el sistema que elijas para clasificar tu documentación, quedará concebido bajo conceptos que reflejan actividad y funciones propias de la empresa.

En definitiva, clasificar los documentos permite:

• Poner en práctica la gestión documental.
• Abordar los documentos electrónicos con solvencia.
• Aumentar la productividad.
• Reducir los tiempos de búsqueda.
• Tener localizados los datos desde el momento en que se crean.
• Recuperar la información de manera fácil y rápida.
• Vincular los documentos electrónicos y en papel que pertenezcan a un mismo expediente.
• Aplicar las reglas necesarias para destruir los documentos cuando proceda.
• Seguir criterios homogéneos para archivar los documentos electrónicos.
• Mantener toda la información centralizada en un único programa.
• Favorecer el trabajo colaborativo.

Hay que tener en cuenta, que la ordenación de documentos es un proceso posterior a la clasificación, lo cual nos permite: tener acceso a los datos, localizarlos rápidamente y facilitar su comprensión. Tanto la ordenación como la clasificación pueden realizarse con un gestor documental, centralizando las tareas y todo el proceso.

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Administración de Archivos Digitales

Sugerencias de administración de archivos digitales para emprendedores independientes
https://www.dropbox.com/

Table of contents

1. ¿Por qué es importante la organización de archivos digitales?
2. ¿Cuánto me llevará organizar los archivos digitales?
3. Cómo organizar los archivos digitales
4. Encuentra un sitio para alojar todos tus archivos

Contratos, impuestos, extractos bancarios, archivos, carpetas, videos y mucho más. La administración de tus documentos y activos, ya sean físicos o digitales, es esencial para llevar adelante tu negocio.

Las soluciones de almacenamiento en la nube han hecho que sea mucho más fácil almacenar todo en un lugar seguro y protegido, sin que se abarrote tu oficina. Si almacenas todo en la nube, también puedes tener acceso a ello desde varios dispositivos, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sin embargo, no es lo mismo almacenar que organizar tus archivos.

Si eres autónomo o emprendedor independiente, un buen sistema de gestión de archivos digitales puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo, tiempo que podrías dedicar a trabajar en tu oficio o a hacer crecer tu negocio.

En esta guía, explicaremos cómo organizar archivos digitales de la manera más eficiente y efectiva. Pero primero, veamos por qué deberíamos gestionar nuestros archivos digitales en primer lugar.

¿Por qué es importante la organización de archivos digitales?

Para que tu pequeña empresa funcione sin problemas, debes ser ágil y estar listo para responder. Si has planificado la boda de ensueño de un cliente, pero en el último momento éste pierde el plano de la mesa, necesitas encontrarlo rápidamente. ¿Has trabajado en grabaciones de video consecutivas en un día, con diferentes participantes, y ahora necesitas editarlas? Saber qué clip pertenece a qué proyecto hará que el proceso de edición de video sea mucho más fluido.

Si te tomas el tiempo para administrar y organizar tus archivos, notarás una gran diferencia para ti y tus clientes.

¿Cuánto me llevará organizar los archivos digitales?

La cantidad de tiempo que te llevará ordenar tus archivos digitales dependerá de cuánto necesites organizar. Si se trata de solo algunos proyectos (o si recién estás comenzando), te llevará una tarde. Si se trata de meses o años de archivos, carpetas y activos, necesitarás algunos días para ordenarlos. También puedes distribuirlo a lo largo de una semana.

Sí, organizar los archivos digitales puede parecer un gran esfuerzo. Pero vale la pena crear esa única fuente de verdad en la que puedas confiar. Imagina cuánto más fácil será consultar antiguos proyectos creativos si tienen nombres claros y todos los activos están almacenados en una sola carpeta. Mejor aún, imagina sentir la alegría, que pocos comprenden, de compartir con tu contador la carpeta totalmente organizada "Declaraciones de impuestos 2024/25". Luego relájate y deja que él haga el resto.

Considéralo como administrar tu bandeja de entrada de correo electrónico: al principio es dificultoso, pero, si lo haces, logras encontrar lo que buscas de manera más rápida y eficiente.

Cómo organizar los archivos digitales

Existen muchas maneras de organizar los archivos digitales, pero debes asegurarte de encontrar un sistema que funcione para ti. No tiene sentido implementar un sistema organizativo realmente claro si te enlentece o te dificulta encontrar los archivos cuando los necesitas.

Para comenzar, hemos reunido nuestras 10 mejores sugerencias para la gestión de archivos:

1. Elige un lugar para almacenar los archivos y las carpetas
2. Elimina o archiva los archivos duplicados
3. Crea carpetas y subcarpetas con una jerarquía clara
4. Sé claro y específico
5. No te despegues de las convenciones que elijas para nombrar los archivos
6. Siempre archiva a medida que avanzas
7. Almacena tus documentos más importantes de manera segura
8. Realiza copias digitales de los documentos físicos
9. No temas deshacerte de los archivos que no utilizas
10. Realiza periódicamente copias de seguridad de tus archivos y de tu computadora

1. Elije un lugar para almacenar los archivos y las carpetas

Como emprendedor independiente, tu computadora probablemente ya sea el centro de todo lo relacionado con tu empresa. Esto la convierte en el lugar natural para almacenar tus archivos, carpetas y activos. El único problema sería qué hacer si tu computadora se rompiera, te la robaran o se perdiera. De un momento a otro, desaparecerían todos tus carpetas y archivos cuidadosamente organizados. Sí que dolería.

El almacenamiento en la nube es una opción segura y confiable para almacenar todos tus activos. Dado que implica que tus archivos y carpetas se almacenen en línea en la nube, no tendrías que preocuparte si tus equipos dejaran de funcionar. También puedes acceder a todos tus archivos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar en el que los necesites. Si sucediera lo peor y tu fiel computadora portátil finalmente decidiera abandonarte, podrías iniciar sesión en otro dispositivo y volver a ponerte al día rápidamente.

2. Elimina o archiva los archivos duplicados

Esta parte es bastante sencilla. Si administras archivos duplicados, duplicas tu trabajo. Antes de comenzar a archivar, elimina los duplicados. También puedes apartarlos en una carpeta denominada Archivos si no estás seguro de que los necesitarás nuevamente.

Si decides que quieres conservarlos, Dropbox te permite almacenar archivos en línea y configurarlos como solo en línea. Esto significa que siguen estando seguros en la nube para cuando los necesites, pero no ocupan espacio valioso en tu dispositivo. No es necesario que guardes todo tu portafolio en tu confiable Mac o PC con Windows. ¡Simplemente almacénalo en la nube y accede a tu trabajo cuando necesites compartirlo con tus clientes!

3. Crea carpetas y subcarpetas con una jerarquía clara

No tienes tiempo para buscar entre las carpetas para encontrar el archivo “Campaign_Asset_016.jpg” correcto. Crea una estructura de carpetas que sea fácil de entender y navegar, y luego almacena los archivos, documentos y activos relacionados juntos, sea cual sea el tipo de archivo. Para ello, deberás establecer una jerarquía clara de carpetas y subcarpetas.

Como práctica recomendada, es una buena idea estructurar la jerarquía de carpetas de la siguiente forma:

Por nombre

Clientes > Nombre del cliente > Creativo > Otoño 2024 > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ FB_1080x1080.jpg

Por proyecto

Todos los proyectos > Campañas creativas > Anuncios de Facebook > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ 1080x1080.jpg

o Por fecha

2024 > Septiembre > Creativo > Nombre del cliente > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ FB_1080x1080.jpg

Sea cual sea tu elección, recuerda no sobrecargar las carpetas con archivos. En cambio, divídelas en subcarpetas. De esta manera, será mucho más fácil para ti o tus colaboradores encontrar los archivos que necesitan.

4. Sé claro y específico

Los nombres de los archivos y de las carpetas deben ser claros y fáciles de entender. Si eres fotógrafo y estás trabajando en plena temporada de bodas, tendrás semanas en las que asistas a tres o cuatro bodas. Seamos honestos: no vas a tener tiempo de cambiar el nombre de cada foto al cargarlas. Pero puedes ordenarlas en carpetas con detalles como la fecha, el nombre del lugar de celebración y, tal vez, los nombres de la feliz pareja. Luego te lo agradecerás.

Es aún más importante ser claro y específico en la gestión de los archivos cuando compartes archivos y carpetas. En la cuarta ronda, el cliente no tiene tiempo para la vista previa de cada uno de los 30 activos de la campaña. Solo quiere verificar que hayas hecho comentarios sobre JB_24_de_Marzo_Banner_de_la_Campaña.png.

5. Mantén las convenciones de nomenclatura que elijas

Una vez que hayas elegido un conjunto de convenciones de nomenclatura para tus archivos y carpetas, no te despegues de ellas. Tanto si trabajas solo como si colaboras con otros, mantén una coherencia para evitar todo tipo de problemas.

Además, si nombras tus archivos y carpetas con claridad, será mucho más fácil buscarlos por nombre.

6. Siempre archiva a medida que avanzas

Es fácil acabar con una acumulación de archivos pendientes. No seas esa persona. En cambio, archiva a medida que avanzas o crea los activos en la carpeta a la que pertenecen. Si por error guardas un archivo en la carpeta equivocada, las convenciones claras de nomenclatura también facilitarán la clasificación. Saldrás ileso.

7. Almacena tus documentos más importantes de manera segura

La protección con contraseña de los archivos es una forma habitual de mantener protegidos los documentos importantes. Algunas soluciones de almacenamiento en la nube incluso te permiten otorgar y quitar el acceso a los documentos con tan solo unos clics. Ambas son estrategias de ciberseguridad inteligentes que debes poner en marcha para proteger tu trabajo.

A veces, los archivos necesitan una capa de seguridad adicional, además de las contraseñas. Esto podría deberse a que contienen información confidencial, como los datos personales de tus clientes. Puede ser porque estás trabajando en un nuevo prototipo y no deseas que caiga en manos de tus competidores. O tal vez no esté relacionado con el trabajo. Tal vez solo necesitas un sitio seguro para ayudar a almacenar la documentación importante de tus padres.

Dropbox Vault te ayuda a almacenar, organizar y proteger tu información más confidencial en la nube. Dropbox protege los archivos, carpetas y datos almacenados en tu cuenta gracias a una gran cantidad de funciones de seguridad, que incluyen:Autenticación de dos factores

uso compartido avanzado de archivos y permisos

tecnología de cifrado seguro AES y SSL/TLS de 256 bits

Recuperación de archivos y carpetas

…y mucho más.

8. Realiza copias digitales de los documentos físicos

Incluso si tu empresa está basada en Internet casi completamente, seguirá teniendo documentos y activos físicos. Pero no es necesario mantenerlos por separado al administrar tus archivos. En cambio, simplemente digitalízalos y envíalos como lo harías con cualquier otro archivo digital.

Una manera de hacerlo es usar un escáner de documentos para escanear recibos, documentos de identidad, fotos y más, directamente en tu teléfono. En unos instantes, también estarán listos para archivar. Y, si tu almacenamiento en la nube tiene Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) incorporado, puedes convertir esas imágenes escaneadas en archivos PDF con capacidad de búsqueda de texto.

¿Estás buscando ese contrato específico que olvidaste archivar, pero del que solo recuerdas el nombre del firmante? No hay problema: simplemente busca en tu almacenamiento el nombre del firmante y el OCR identificará rápidamente el contrato en PDF en el que se menciona.

9. No temas deshacerte de los archivos que no utilizas

Eliminar y archivar tus archivos antiguos no es una simple acción individual. Si quieres administrar tus archivos digitales de forma eficaz, debes realizar una revisión rápida de tanto en tanto. Puede que te sorprenda todo lo que puedes eliminar entre lo que encuentras.

La mejor manera de hacerlo es fijarse un recordatorio. Una vez que tus archivos estén organizados, es importante reservar este tiempo para mantener y administrar tus archivos para ahorrar espacio, tanto en tu disco duro, como en cualquier almacenamiento en la nube que estés utilizando.

10. Realiza copias de seguridad periódicas de tus archivos y de tu computadora

Por último, pero no menos importante: guarda siempre copias de seguridad de todos tus archivos y carpetas. Toda esta administración y organización de archivos es inútil si no les haces una copia de seguridad, por si acaso. Si no tienes una copia de seguridad y se pierde o daña tu computadora en la que se basa toda tu empresa, de repente tendrás un gran problema.

Ya hemos mencionado que los discos duros externos son una buena opción para hacer copias de seguridad de tus archivos. Sin embargo, pueden perderse, robarse o corromperse con la misma facilidad. Y entonces volverás al punto de partida. Las copias de seguridad en la nube son una gran solución a este problema, ya que te permiten acceder a tus copias de seguridad en cualquier momento y lugar.

Realizar copias de seguridad de tus archivos y carpetas en Dropbox significa que tu contenido está seguro y es fácil de recuperar cuando lo necesites. Si tu computadora o disco duro se rompe o se lo roban, puedes acceder fácilmente a tus archivos y carpetas desde tu almacenamiento en la nube y restaurarlos en un nuevo dispositivo.

¿No hay conexión a Internet? No hay problema. Con Dropbox, puedes trabajar en archivos mientras estás sin conexión y tus archivos y carpetas se sincronizarán automáticamente con cualquier edición que hayas realizado una vez que estés en línea.

Encuentra un sitio para alojar todos tus archivos

Cuando se trata de gestionar archivos digitales, encontrar la solución de almacenamiento adecuada es el mejor lugar para comenzar. Dropbox ofrece almacenamiento en la nube seguro y fácil de usar que permite mantener tus archivos y carpetas organizados de manera sencilla. Pero no solo ofrecemos almacenamiento.

Puedes considerar a Dropbox como tu centro de colaboración. Tus archivos y carpetas están seguros y protegidos, y puedes acceder a estos desde tu computadora, teléfono o tableta cuando los necesites. Enviar tu trabajo a clientes o colaboradores es tan fácil como crear un vínculo compartido a un archivo o carpeta. Además, si alguna vez pierdes el acceso a tus archivos, Dropbox lo mantendrá seguro y organizado, incluso si pierdes tu computadora o esta finalmente se daña.

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Puntos Claves para gestionar un Archivo Digital

La gestión del archivo digital

https://elderecho.com/
Lefebvre

Un archivo electrónico es una representación digital de cualquier tipo de información, la cual puede ser creada, leída y procesada por un dispositivo electrónico.

Aunque existen sistemas específicos enfocados a la gestión de archivos o a la gestión de documentos electrónicos, en la mayoría de los casos, es una parte integrada en el sistema de gestión documental. El gestor documental ayuda a archivar los documentos digitales clasificándolos y haciéndolos accesibles al usuario.

Archivo digital o electrónico. Cuestiones generales

Un documento digital es todo aquel que tiene un formato electrónico, no físico.

En un archivo digital o electrónico, los documentos se almacenan de forma segura conforme a las garantías técnicas y de trazabilidad, quedando a disposición del usuario de manera permanente e inalterable.

El archivo digital se compone de aquellos documentos que quedan guardados de forma permanente en la red, en la nube o en carpeta del ordenador, de forma que se pueda acceder a ellos de manera rápida, permitiendo una mejor organización de los procesos a realizar.

Las ventajas de utilizar un archivo digital pueden resumirse en el ahorro de espacio físico, el acceso rápido a la información, la mayor seguridad y respaldo de datos, así como la facilidad de colaboración y posibilidad de compartir archivos.

Medidas de seguridad del archivo digital

Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deben contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, han de asegurar la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Optimización de la gestión de documentos digitales

Existen diferentes modelos de gestores documentales y herramientas que permiten la optimización en la gestión de archivos.

Los principales son:

1. Firma electrónica.

Con esta herramienta, se puede digitalizar, firmar, escanear y archivar los documentos de manera virtual, con validación y protección legal, ya que los datos cuentan con encriptación y otras herramientas de protección.

a) Sello electrónico

Un sello electrónico, también llamado eSeal, es básicamente información en formato digital que se añade o conecta de forma inteligente con otro conjunto de datos. Su propósito es confirmar de dónde vienen esos datos y asegurar que no han sido alterados.

2. Sistemas de gestión digital.

Existen sistemas diseñados para gestionar documentos digitales, que almacenan, actualizan y comparten archivos, según los niveles de acceso y privacidad establecidos por la empresa.

La plataforma se puede personalizar según las necesidades de cada institución y facilita las tareas diarias, haciendo que todo sea más sencillo y automatizado.

3. Nube.

Facilita el acceso, reduce la necesidad de hardware robusto y garantiza la seguridad de los archivos.

Así, los gestores y los equipos pueden consultar los documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar en que se encuentren. Los archivos, por su parte, están protegidos, ya que no dependen de un ordenador específico para guardarse.

4. Código Seguro de Verificación (CSV).

El Código Seguro de Verificación (CSV) es un código alfanumérico único que sirve para identificar un documento electrónico específico. Su principal objetivo es asegurar la integridad y autenticidad del documento, lo cual se puede lograr cotejándolo en la sede electrónica del organismo que lo emitió o en la carpeta ciudadana correspondiente. Este método de verificación permite, de manera fiable, comprobar que el documento no ha sido alterado y que es legítimo, accediendo a la sede electrónica correspondiente para realizar dicha validación.

Archivo digital de documentación administrativa

Pueden almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

Conservación de archivos digitales en el ámbito del Estado

La Administración General del Estado y sus organismos públicos o dependientes deben atender a los siguientes requisitos:

Forma

Todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente electrónico, así como aquellos otros que tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración, deben conservarse en soporte electrónico.

La conservación de los documentos electrónicos debe realizarse de forma que permita su acceso y comprenda, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.

También es posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la identificación o firma electrónica de dichos datos.

Tiempo.

Los periodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinan por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate. Los plazos de conservación de esta información están sujetos a los mismos plazos establecidos para los correspondientes documentos electrónicos.

Migración de datos.

Bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y custodia del archivo digital, han de habilitarse medios tecnológicos para la migración de los datos a otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso al documento, cuando el formato de los mismos, deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente.

Archivo digital de documentación judicial

Todos los documentos utilizados en las actuaciones judiciales pueden almacenarse por medios electrónicos.

Se entiende por archivo judicial, tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales, como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales.

Los documentos electrónicos que contengan actos procesales que afecten a derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

Gestión electrónica del archivo judicial

Los archivos judiciales se deben gestionar mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno.

Los programas y aplicaciones informáticas han de ser aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas con competencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia, y deben cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente.

Conversión de soporte

Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, pueden convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación.

Reutilización de sentencias

Sin perjuicio de lo dispuesto en la LO 3/2018, el Consejo General del Poder Judicial regula reglamentariamente la reutilización de sentencias y otras resoluciones judiciales por medios digitales de referencia o reenvío de información, sea o no con fines comerciales, por parte de personas físicas o jurídicas, para facilitar el acceso a las mismas de terceras personas.

El contenido de este artículo puede ampliarse con la exposición que, sobre la documentación electrónica, se expone de forma detallada en el Memento Administrativo 2024.

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Guerra Civil Española: Mapas de Memoria en Archivos Historicos y cajas de la memoria con documentos y recuerdos hallados en los pueblos

Los archivos del terror: una exposición recupera la memoria de los silenciados tras la Guerra Civil
https://cadenaser.com/
Paco Auñón

‘El cuerpo ausente’ es el título de la muestra creada desde el proyecto de investigación Mapas de Memoria de la UNED que puede verse ahora en el Museo de Cuenca

La exposición El cuerpo ausente, tantas maneras de despedirse, tantas formas de pervivir rescata la memoria de aquellos que, tras perder la Guerra Civil Española, fueron silenciados y reprimidos durante la dictadura franquista.

A través de cartas, fotografías y objetos personales, la muestra permite al visitante comprender la vida cotidiana de las víctimas y sus familias, la severidad de la justicia franquista y las estrategias de resistencia que ayudaron a sobrellevar cuatro décadas de dictadura.

Organizada por el proyecto de investigación Mapas de Memoria, del Centro Internacional de Estudios de Memoria y Derechos Humanos de la UNED, la exposición puede visitarse en la sala Princesa Zaida del Museo de Cuenca (C/ princesa Zaida, 6). Se complementa con la exposición A Rapa das Bellas de Fernando Sánchez Castillo en el propio museo (C/ Obispo Valero, 12).

Quince años de investigación

Uno de los investigadores principales de Mapas de Memoria, el profesor de la UNED Julián López García, explica que esta exposición surge de más de 15 años de trabajo en archivos históricos y de campo.

"Hemos investigado en el Archivo General Histórico de Defensa, en archivos carcelarios, archivos del terror que contienen los juicios sumarísimos contra los vencidos de la Guerra Civil", detalla López. "Estos documentos incluyen fotografías, cartas y hasta carnés de identidad de las víctimas, que nos han ayudado a reconstruir sus historias". Pero la labor no ha sido solo documental. "Nuestros pasos por los pueblos nos llevaron a las mesas camillas de muchas familias, donde sacaban sus cajas de la memoria con documentos y recuerdos. Nos confiaban testimonios emotivos y duros, que ahora damos a conocer en esta exposición", comenta el investigador.

La falsa promesa

El impacto de la represión franquista, que perduró durante décadas, fue mucho más allá del exilio y los fusilamientos. "La violencia se manifestó también en encarcelamientos y en la imposición de un régimen de miedo", explica López. "Franco prometió que quienes no tuvieran las manos manchadas de sangre podrían quedarse, pero no cumplió su palabra. Muchos fueron sometidos a juicios sumarísimos y a castigos crueles".

Foto de Benita Lillo, recosida por su marido Anastasio Godoy antes de ser fusilado. / Mapas de Memoria

El hambre de los vencidos

Para ilustrarlo, la exposición presenta documentos sobre el cambio radical que sufrieron las escuelas tras la guerra, con documentos aportados desde el Museo Etnológico de Huete. "Se retiraron los símbolos republicanos y se impusieron cruces y retratos de Franco y José Antonio Primo de Rivera. A los niños se les daba un catecismo, un crucifijo y un paquete de caramelos envuelto en la bandera de la Falange. Era una forma de adoctrinamiento, aprovechándose del hambre de los vencidos", detalla López.

Huérfanos de Cesáreo Polo (Tribalbos, Cuenca). Fotografía en la caja de la memoria de 'El cuerpo ausente'. / ARMH Cuenca

La recuperación de la memoria

La recuperación de la memoria ha generado reacciones diversas entre los descendientes de las víctimas. "Nos hemos encontrado con familias que nos decían que nos estaban esperando desde hacía décadas", relata López. "Querían que alguien se interesara por sus historias y que su memoria no se perdiera".

“Sin embargo”, añade, “también hubo quienes, por miedo o resignación, destruyeron cualquier prueba de lo ocurrido. Algunas familias prefirieron olvidar, mientras que otras han mantenido vivo el recuerdo en el ámbito privado, sin poder expresarlo públicamente".

Los jóvenes ante la historia

"Se dice que los jóvenes están desinteresados en la historia, pero nos hemos encontrado con todo lo contrario”, dice López. “Preguntan, se implican y muestran una gran sensibilidad ante lo que ocurrió. Por otro lado, los mayores que visitan la muestra se emocionan al ver objetos y documentos que les resultan familiares. Incluso quienes no compartían la ideología de los vencidos han sentido empatía y han comprendido el dolor de las víctimas", señala el investigador.

A través de esta exposición, Mapas de Memoria busca no solo recuperar las historias silenciadas, sino también generar una reflexión sobre la memoria colectiva y la necesidad de preservar el legado de quienes sufrieron la represión.

La exposición ha recorrido varias ciudades, como Ciudad Real y Albacete, con una gran afluencia de visitantes. "Más de 8.000 personas la han visitado, la mitad de ellas estudiantes de instituto", indica López, y seguirá después de Cuenca por Guadalajara y Toledo.

Como concluye este investigador: "Queremos que esta muestra sirva para detenernos, leer, imaginar y pensar en lo que ocurrió, para que nunca más vuelva a repetirse".

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Archivos sitios valiosos a proteger antes, durante y despues de una guerra: Guerra Civil Siria: hallados documentos secretos

Irán tenía ambiciones imperialistas en Siria: documentos secretos muestran por qué fracasó

https://www.infobae.com/
John Davison, Allison Martell y Reade Levinson

El régimen persa ideó un Plan Marshall al estilo estadounidense para reconstruir Siria tras la guerra civil. Invirtió miles de millones para consolidar su influencia allí

Documentos triturados esparcidos en el suelo de la embajada de Irán en Damasco, Siria, el 16 de diciembre de 2024 (REUTERS/Amr Alfiky)

Irán tenía un gran plan para Siria, sacado directamente del manual de un país al que considera su archienemigo.

Así como Estados Unidos consolidó su dominio global al invertir miles de millones de dólares en la reconstrucción de Europa después de la Segunda Guerra Mundial, Irán haría lo mismo en Medio Oriente al reconstruir una Siria devastada por la guerra.

El ambicioso programa, descrito en un estudio oficial iraní de 33 páginas, hace varias referencias al “Plan Marshall”, el plan estadounidense para revitalizar la Europa de la posguerra. La estrategia estadounidense tuvo éxito: hizo que Europa dependiera de Estados Unidos, según una presentación que acompaña al estudio, al crear dependencia económica, política y sociocultural.

El documento, fechado en mayo de 2022 y redactado por una unidad iraní de política económica estacionada en Siria, fue hallado por periodistas de la agencia de noticias Reuters en la embajada iraní en Damasco, saqueada, durante su visita al edificio en diciembre. Se encontraba entre cientos de documentos que descubrieron allí y en otros lugares de la capital (cartas, contratos y planes de infraestructura) que revelan cómo Irán planeaba recuperar los miles de millones que gastó para salvar al presidente Bashar Al Assad durante la prolongada guerra civil del país. El documento sobre la estrategia para Siria prevé construir un imperio económico, a la vez que profundiza su influencia sobre el aliado de Irán.

“Una oportunidad de 400 mil millones de dólares”, se lee en un punto del estudio.

Estas esperanzas imperialistas se vieron frustradas cuando rebeldes hostiles a Irán derrocaron a Al Assad en diciembre. El dictador depuesto huyó a Rusia. Los paramilitares, diplomáticos y empresas iraníes se marcharon apresuradamente. Su embajada en Damasco fue saqueada por sirios que celebraban la caída de Al Assad.

El edificio estaba repleto de documentos que destacaban los desafíos que enfrentaban los inversores iraníes. Los documentos y meses de informes revelan una nueva perspectiva sobre el fallido intento de convertir a Siria en un lucrativo estado satélite.

Reuters entrevistó a una docena de empresarios iraníes y sirios, investigó la red de empresas iraníes que navegan en las zonas grises de las sanciones y visitó algunas de las inversiones abandonadas de Irán, que incluían lugares religiosos, fábricas, instalaciones militares y más. Dichas inversiones se vieron obstaculizadas por ataques militantes, corrupción local, sanciones y bombardeos occidentales.

Entre las inversiones se encontraba una central eléctrica de 411 millones de euros en la costa de Latakia, construida por una empresa de ingeniería iraní. Está inactiva. Un proyecto de extracción de petróleo está abandonado en el desierto oriental de Siria. Un puente ferroviario sobre el río Éufrates, valorado en 26 millones de dólares y construido por una organización benéfica iraní vinculada al líder supremo, el ayatolá Ali Khamenei, se derrumbó hace años durante un ataque aéreo de la coalición estadounidense y no fue reparado ni pagado en su totalidad.

Los aproximadamente 40 proyectos incluidos en los archivos abandonados de la embajada representan una fracción de la inversión total de Irán. Sin embargo, solo en este conjunto, Reuters descubrió que las deudas pendientes de Siria con empresas iraníes hacia el final de la guerra ascendían a al menos 178 millones de dólares. Ex legisladores iraníes han estimado públicamente que la deuda total del gobierno de Al Assad con Irán supera los 30.000 millones de dólares.

Hassan Shakhesi, comerciante privado iraní, perdió 16 millones de euros en piezas de vehículos que envió al puerto sirio de Latakia justo antes de la huida de Al Assad. “Había instalado una oficina y una casa en Siria. Ya no están”, dijo Shakhesi. Añadió que nunca le pagaron por la mercancía, que desapareció. “Espero que la larga historia de Irán con Siria no se borre. Ahora tengo que buscar negocios en otros lugares”.

En última instancia, las esperanzas de Irán de emular el Plan Marshall y construir un imperio económico que abarcara a Siria terminaron más bien como las debacles de Estados Unidos en Irak y Afganistán.

La temprana intervención en la guerra civil siria del lado de Al Assad profundizó la influencia de Irán sobre esta puerta de entrada al mar Mediterráneo. La historia de las inversiones malgastadas revela el riesgo financiero que conllevaron y cómo la dependencia mutua de los gobiernos parias de Siria e Irán perjudicó a ambos.

Documentos triturados en el suelo de la embajada de Irán en Damasco, Siria (REUTERS/Amr Alfiky)

Para los gobernantes iraníes, la caída de Al Assad y el colapso de sus planes en Siria llegan en un momento precario. Se han visto debilitados por la destrucción por parte de Israel de los principales aliados de la República Islámica: Hezbollah en el Líbano y Hamas en Gaza. Están bajo presión del presidente estadounidense Donald Trump para negociar un acuerdo que pueda neutralizar el programa nuclear iraní o enfrentar una posible acción militar si se resisten. Los rivales regionales de Irán, incluidos Turquía e Israel, se apresuran a llenar el vacío dejado por su salida. El naciente gobierno sirio, por su parte, tiene que lidiar con múltiples proyectos de infraestructura congelados mientras intenta reconstruir el país devastado por la guerra.

Los periodistas de Reuters descubrieron una serie de documentos durante sus visitas a los centros de poder blando de Irán en Siria tras la caída de Al Assad: oficinas diplomáticas, económicas y culturales. Fotografiaron casi 2.000 de los registros, incluyendo contratos comerciales, planes económicos y cables oficiales, y los dejaron donde los encontraron. Posteriormente, los periodistas utilizaron inteligencia artificial, incluyendo el asistente legal CoCounsel, propiedad de Thomson Reuters, para resumir y analizar los textos.

El portavoz del Ministerio de Asuntos Exteriores de Irán, Esmail Baghaei, declaró en diciembre que esperaba que el nuevo liderazgo sirio cumpliera con las obligaciones del país. Sin embargo, esto no es una prioridad para el nuevo gobierno, liderado por un antiguo grupo rebelde, Hayat Tahrir al-Sham, que luchó contra Al Assad y sus aliados iraníes.

Los funcionarios del gobierno iraní no respondieron a las solicitudes de comentarios sobre los hallazgos de Reuters.

“El pueblo sirio tiene una herida causada por Irán, y necesitamos mucho tiempo para sanar”, declaró el nuevo presidente, Ahmed al-Sharaa, en una entrevista en diciembre. Ni al-Sharaa ni otros funcionarios del nuevo gobierno sirio respondieron a las solicitudes de comentarios de Reuters sobre el papel de Irán en la caída del régimen. El HTS de Sharaa, inicialmente una rama de Al Qaeda, rompió esos vínculos hace años y afirma querer construir una Siria inclusiva y democrática. Algunos sirios, especialmente las minorías no sunitas, temen que mantenga el objetivo yihadista de establecer un gobierno islámico.

Para la mayoría de los sirios, la salida de Al Assad y las milicias apoyadas por Irán fue motivo de celebración. Sin embargo, quienes trabajaron con iraníes tienen sentimientos encontrados sobre el éxodo de las empresas iraníes, que ha dejado a muchos de ellos sin ingresos.

“Irán estaba aquí, esa era la realidad, y me gané la vida con ello durante un tiempo”, dijo un ingeniero sirio que trabajó en la planta eléctrica inactiva de Latakia.

El ingeniero pidió no ser identificado por temor a represalias por trabajar para una empresa iraní, tras una oleada de asesinatos por venganza el mes pasado contra sirios vinculados al antiguo régimen. Explicó que el proyecto de Latakia se vio obstaculizado por problemas financieros, la corrupción siria y la falta de cualificación de los trabajadores iraníes, pero que, una vez completado, habría impulsado la deficiente red eléctrica de Siria.

“La central eléctrica era algo para el futuro de Siria”, dijo.

El hombre de Irán en Siria

El hombre encargado de ejecutar los planes económicos de Irán en Siria era un barbudo gerente de construcción del Cuerpo de la Guardia Revolucionaria Islámica llamado Abbas Akbari. Fue ascendido con bombos y platillos en marzo de 2022 para dirigir una unidad denominada Cuartel General para el Desarrollo de las Relaciones Económicas entre Irán y Siria. Su tarea era impulsar el comercio y recuperar la inversión iraní. Su equipo elaboró ​​el estudio que presentó el Plan Marshall como modelo.

Akbari reclutó a camaradas de la Guardia Revolucionaria, una rama de élite del ejército iraní, para ayudar con la logística en proyectos civiles.

Reuters encontró cartas firmadas por Akbari en la embajada iraní saqueada. Los documentos incluyen detalles de los proyectos que apoyó y el dinero gastado. Cerca de los papeles dispersos se encontró una bóveda y un paquete de explosivos C4 descubiertos por combatientes que custodiaban el edificio. Akbari no respondió a una solicitud de comentarios de Reuters.

La incursión de Irán en Siria comenzó mucho antes de la llegada de Akbari. El Grupo Mapna, un conglomerado iraní de infraestructuras que contrató al ingeniero sirio que trabajó en el proyecto de Latakia, obtuvo su primer contrato importante en 2008 para la ampliación de una central eléctrica cerca de Damasco. A este le siguió poco después un segundo contrato para construir otra planta cerca de la ciudad de Homs.

Los acuerdos formaron parte de una creciente inversión iraní en Siria en los años previos al levantamiento de 2011 contra Al Assad, cuando las sanciones estadounidenses impidieron el acceso de ambos países a Occidente. Fueron fruto de una relación que se remonta a la revolución iraní de 1979, que condujo al derrocamiento del Sha y al establecimiento de la República Islámica.

El padre de Al Assad, el presidente Hafez al-Assad, fue el primer líder árabe en reconocer la república y contribuyó a armar a la incipiente teocracia chiita del ayatolá Ruhollah Jomeini en su guerra contra Irak en la década de 1980. Lucharon contra Israel durante la guerra civil libanesa (Irán a través de su aliado Hezbollah) y posteriormente enviaron combatientes y armas para resistir la ocupación estadounidense de Irak después de 2003.

Las inversiones políticas de Irán en Irak, Siria y Líbano dieron sus frutos durante años. Al igual que Irán, Irak y Líbano albergan importantes poblaciones de musulmanes chiítas, y los paramilitares chiítas, impulsados ​​por la Guardia Revolucionaria, dominaron los sucesivos gobiernos de Bagdad y Beirut. Siria se convirtió en una ruta clave de tránsito de armas y personal a través del “Eje de la Resistencia”, nombre que Irán da a los grupos y estados armados que apoya contra Israel y Occidente.

Siria también tenía importancia religiosa para Irán, que enviaba cientos de miles de peregrinos cada año a visitar el santuario de Sayyeda Zeinab, el mausoleo de la nieta del profeta Mahoma, situado justo al sur de Damasco.

Los vínculos económicos despegaron a mediados de la década de 2000, aproximadamente al mismo tiempo que Mapna obtuvo sus primeros contratos.

Pero entonces llegó el levantamiento sirio contra Al Assad en 2011, parte de la ola de levantamientos de la Primavera Árabe. La rebelión amenazó diversos intereses militares, políticos, religiosos y, cada vez más, económicos iraníes.

Cientos de miles de sirios se levantaron contra el gobierno de Al Assad, gobernado por una élite de la minoría alauita, una rama del Islam chiita.

Su represión convirtió la rebelión en una insurgencia armada dominada por grupos islamistas suníes. La guerra civil provocó divisiones etnoreligiosas, sembrando el caos en un país habitado por suníes, musulmanes, cristianos, alauitas, kurdos y otros grupos, con minorías cada vez más temerosas de una rebelión sectaria.

El Irán chiita, junto con Rusia, el otro principal aliado de Al Assad, acudió en su ayuda, enviando armas y personal. Irán también envió ingenieros y empresarios.

“Nunca dejó a sus hermanos solos”

A finales de diciembre de 2011, la realidad de operar en Siria en tiempos de guerra golpeó a Mapna. Rebeldes sirios secuestraron a siete iraníes que trabajaban en la central eléctrica de Jandar, cerca de Homs, según informó la prensa estatal iraní. Dos de ellos murieron, según una carta de 2018 de la compañía al ministro de electricidad sirio, vista por Reuters.

Pero el conflicto intensificó la inversión de Mapna, lo que le permitió obtener nuevos contratos para reparar la red eléctrica siria, dañada por la guerra, que para 2015 producía menos de la mitad de la producción anterior a la guerra. El acuerdo más ambicioso fue la construcción de la planta de Latakia.

Los proyectos fueron problemáticos y costosos desde el principio, según cartas de la compañía vistas por Reuters y del ingeniero sirio que trabajaba en Latakia.

“Se suponía que Latakia tomaría 20 meses, a partir de 2018 aproximadamente”, dijo. “Ahora está congelado”.

Mapna anunció en noviembre de 2024, un mes antes del derrocamiento de Al Assad, que estaba aproximadamente a mitad de camino de la construcción.

El ingeniero afirmó que Siria insistió en usar un subcontratista vinculado a la familia Assad, que contrató a constructores e ingenieros en su mayoría no cualificados. Añadió que el propio personal de Mapna incluía trabajadores cualificados, y algunos que parecían haber conseguido sus empleos a través de conexiones iraníes.

“Siempre hubo problemas financieros: retrasos en los pagos entre los gobiernos, además de fluctuaciones monetarias”, dijo.

El relato del ingeniero sobre los problemas de pago y la burocracia siria fue corroborado por cartas en la embajada, que también muestran cómo el propio capital de Mapna estaba en riesgo.

Una carta de 2017 de la empresa al embajador iraní indicaba que Siria estaba modificando los términos de los acuerdos finalizados, dejando a Mapna la financiación completa de la central eléctrica de Latakia, así como de otro proyecto inicialmente acordado con un 60% de financiación de Mapna. Un año después, el presidente de la empresa se quejó en una carta al ministro de electricidad sirio de que el gobierno había ignorado una oferta para el envío de piezas para una central de Alepo y había demorado la aprobación de otros contratos con Mapna, que habían generado decenas de millones de euros en costes.

“El Grupo Mapna nunca ha dejado solos a sus colegas del Ministerio de Electricidad de Siria… durante siete años de guerras civiles mientras todas las empresas extranjeras se marchaban”, así concluyó el presidente de Mapna, Abbas Aliabadi, actual ministro de Energía de Irán, su frustrada carta de 2018. El Ministerio de Energía, Aliabadi y los empleados y directivos de Mapna contactados por Reuters no respondieron a las solicitudes de comentarios.

La compañía no ha anunciado públicamente cuánto gastó en Siria ni si se liquidaron los pagos.

Según cartas internas, la empresa recibía ocasionalmente ayuda logística de Akbari, el gerente de construcción de la Guardia Revolucionaria. Esto incluía solicitar a las unidades del CGRI que asignaran combustible para Mapna.

Mapna había reparado parcialmente la central térmica de Alepo para el verano de 2022. Assad visitó la planta triunfalmente en una sesión fotográfica. Otros proyectos seguían en marcha. La central de Jandar, dañada durante los combates, opera a capacidad reducida.

El ingeniero sirio abandonó el proyecto Latakia en 2021 porque se negó a trabajar para el subcontratista sirio vinculado a Assad debido a la corrupción, y consideró que el proyecto estaba condenado al fracaso. “Desde entonces, me ha costado encontrar un trabajo fijo”, declaró. Miembro de la minoría alauita, se refugió en su casa mientras el país se sumía en una nueva ola de violencia sectaria el mes pasado.

Sanciones y deuda

Los problemas de seguridad y financieros de Mapna se replicaron en una serie de otras empresas iraníes en Siria.

Copper World, una empresa privada de cableado eléctrico con sede en Teherán, ganó una licitación para suministrar a una compañía de cable siria justo antes de la guerra. Al comenzar los combates, la inversión parecía inestable.

Los rebeldes robaron un cargamento valorado en millones de dólares en Siria en 2012, según informó a Reuters una persona con conocimiento de los contratos. Copper World siguió adelante en Siria porque las sanciones cerraron otros mercados, según la fuente. Copper World reclamó daños y perjuicios ante los tribunales sirios y recuperó parte de las exportaciones perdidas. El resto, adeudado por la compañía nacional de seguros siria, nunca se pagó.

La fuente afirmó que la compañía de cable siria exigió 50.000 dólares como condición para adjudicarle a Copper World un nuevo contrato, al tiempo que hacía el mismo trato con una empresa egipcia rival. Ambas compañías compararon sus informes y descubrieron lo que estaba sucediendo. Reuters no pudo determinar cómo se cerró el acuerdo.

En otra ocasión, una empresa siria de transferencia de dinero encargada de enviar fondos a Copper World utilizó viejas tasas para los pagos mientras la libra siria se desplomaba, dejando a Copper World sin fondos.

“Las transferencias bancarias y las fluctuaciones monetarias acabaron con ese negocio”, afirmó la fuente.

Una carta de Copper World a la embajada iraní solicitaba la ayuda de Akbari para afrontar sus dificultades financieras en Siria. La carta le solicitaba que presionara al Banco Central Sirio y a la empresa de transferencias de dinero para que pagaran los 2,4 millones de dólares adeudados a Copper World.

Una tabla separada de proyectos, pagos pendientes y costos adicionales, anotada por funcionarios iraníes, enumera docenas de retrasos y problemas de pago para otras empresas.

Sin embargo, a lo largo de las duras experiencias de Mapna, Copper World y otras, Irán redobló sus inversiones en Siria.

Irán firmó un acuerdo de libre comercio con Siria en 2011, días antes de los secuestros de Mapna, centrado en la industria, la minería y la agricultura. El gobierno de Teherán otorgó a Damasco una línea de crédito por valor de 3.600 millones de dólares en 2013, y una segunda por 1.000 millones de dólares en 2015, la primera de una serie de importantes préstamos para ayudar al Estado sirio a financiar sus importaciones, incluido el petróleo.

Naciones Unidas estimó recientemente que Irán gastaría 6.000 millones de dólares al año en Siria en 2015. Irán ha calificado de exageradas las estimaciones de su gasto en Siria, pero no ha proporcionado una cifra oficial.

Irán y Siria firmaron una serie de acuerdos entre 2015 y 2020 para que Teherán recuperara sus deudas. Estos incluían la concesión a Irán de tierras agrícolas, una licencia para convertirse en operador de telefonía móvil, proyectos de vivienda, derechos de extracción de fosfato y contratos de exploración petrolera.

Un informe de Reuters reveló que varios de esos proyectos experimentaron dificultades similares en relación con las sanciones, la mano de obra y la seguridad, con escasos ingresos que compensaran sus dificultades. Ninguna de las empresas involucradas respondió a las solicitudes de comentarios.

Mientras tanto, Irán perdía contratos con otros países. La Sede para el Desarrollo Económico de Akbari informó en su estudio que Rusia, el otro gran aliado de Siria, se había centrado en sectores rentables del país, como el petróleo y el gas. Y siete meses después de acordar que Irán pudiera gestionar el puerto de Latakia, Siria renovó el contrato de arrendamiento a una empresa francesa.

“Identificar a las mafias sirias”

Akbari y sus jefes en Teherán eran plenamente conscientes de lo poco que había rendido su inversión en Siria cuando el gobierno iraní anunció su nuevo puesto al frente de la agencia de desarrollo en 2022.

El estudio que hace referencia al Plan Marshall se elaboró ​​durante la gestión de Akbari. Enumera una letanía de problemas que Irán sufrió en Siria: problemas bancarios y de transporte, falta de seguridad y burocracia.

También menciona a USAID, la agencia de ayuda estadounidense a la que Trump ha estado retirando fondos. Al igual que el Plan Marshall, los iraníes consideraban a USAID un vehículo muy eficaz para establecer el poder económico y blando estadounidense: un modelo de “construcción nacional” que querían adoptar en Siria. Ayudaría a Irán a “alcanzar objetivos como el aumento de la seguridad regional”, así como a “neutralizar” las sanciones estadounidenses, según el estudio.

Sin mencionar otros países en detalle, afirmó que Siria estaba en primera línea de la batalla de Irán contra Israel y era un vínculo clave con Hezbollah en el Líbano. Los proyectos regionales de poder blando de Irán incluyen obras de caridad y construcción en Irak, así como la financiación de seminarios en el Líbano. Este gasto es motivo de crecientes críticas en el país por parte de los iraníes, afectados por su economía en crisis.

Cuando Akbari asumió el cargo, Assad ya había reprimido en gran medida el levantamiento con ayuda de Irán y Rusia.

Irán había cosechado algunas recompensas estratégicas, profundizando su influencia en el ejército sirio, desarrollando milicias locales junto con las que importó a Siria y desplegando paramilitares en centros clave como Damasco, Sayyeda Zeinab y Alepo.

Trozos de documentos triturados y discos rotos se encuentran esparcidos en el suelo de la embajada de Irán en Damasco, Siria (REUTERS/Amr Alfiky)

Pero las empresas iraníes estaban perdiendo interés. Tras la remisión de los combates, solo 11 empresas vinculadas a Irán se registraron anualmente en Siria en 2022 y 2023, apenas más que durante los peores años de la guerra civil, según un análisis del economista político sirio Karam Shaar compartido con Reuters.

“El incumplimiento de los bancos sirios de pagar a las empresas iraníes está desalentando la inversión”, decía una carta de la agencia de Akbari al embajador de Irán en Siria, enumerando una letanía de quejas.

La agencia atribuyó el problema a la compleja burocracia siria. Una presentación de PowerPoint junto al estudio de la agencia en la embajada de Irán sugería una solución alternativa: familiarizarse con los principales actores y las mafias económicas y empresariales de Siria.

La agencia evaluó que las sanciones seguirían impidiendo que Siria comerciara con Occidente, lo que convertía a Irán en una de sus pocas opciones. Otras opciones eran los países árabes y Turquía, que había restablecido relaciones con Assad tras años de apoyo a su oposición.

Akbari insistió. En una foto que acompañaba una copia impresa de las actas de una reunión interna, se le ve sentado sonriendo frente al ministro de Industria sirio en un hotel de Alepo. “El Sr. Akbari pidió a la parte siria que identificara fábricas incompletas” para que las empresas iraníes las construyeran, decía el acta.

Irán firmó nuevos acuerdos con Siria en 2023 y 2024 que incluían el establecimiento de un banco conjunto, comercio con aranceles cero y un segundo intento de establecer transacciones utilizando monedas locales, una medida que evitaría sanciones al reducir el uso de dólares estadounidenses.

Pero el tiempo pronto se agotaría para Akbari y su misión.

Una fotografía que muestra al ex dictador sirio Bashar Al Assad reunido con el líder supremo de Irán, el ayatolá Ali Khamenei, en un hotel utilizado por iraníes bajo el régimen de Al Assad, cerca del santuario de Sayyida Zaynab, en Damasco, Siria, el 14 de diciembre de 2024 (REUTERS/Amr Alfiky)

Inversión de raíz

Los papeles, pertenencias y material militar dispersos en los alrededores de la embajada de Irán en Damasco, un hotel para ingenieros y trabajadores iraníes junto al santuario de Sayyeda Zeinab y un centro cultural cercano son una mezcla de contratos, planes, proselitismo y logística militar-industrial.

Junto a tomos de jurisprudencia islámica y un libro sobre el chiismo, en el centro cultural, se encuentran solicitudes de mujeres iraníes para unirse a la organización paramilitar Basij. Entre los planes abandonados para la decoración del santuario, un trabajador iraní del hotel cercano aprendía árabe en su cuaderno personal.

A pesar de los numerosos problemas, Irán seguía invirtiendo en el mantenimiento del santuario de Sayyeda Zeinab. Proporcionaba estipendios a las familias iraníes que se habían mudado a la zona —según documentos iraníes vistos en Sayyeda Zeinab— y mantenía milicias en las cercanías.

La caída de Al Assad el año pasado puso fin al plan de Akbari para Siria. Para entonces, Israel prácticamente había aplastado al Eje de Resistencia iraní, eliminando a los líderes de Hamas en Gaza, Hezbollah en el Líbano y a comandantes clave del CGRI en Siria.

En abril de 2024, un ataque israelí destruyó el edificio del consulado adjunto a la embajada de Damasco, dejando un sitio menos para que los sirios saquearan cuando el personal de la embajada iraní huyó.

Abu Ghassan, combatiente del nuevo gobierno sirio, custodiaba la embajada en los días posteriores a la caída de Al Assad. Dijo que él y sus compañeros encontraron un paquete de explosivos escondido en un pasillo y algunas cajas de municiones vacías.

“Los lugareños siguen viniendo buscando dinero u oro”, dijo. “No queda nada de valor”.

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