Métodos para conservar los datos de transacciones electrónicas (Japón)

Japón: Ley de Preservación de Libros y Documentos Electrónicos (Julio de 2023)
Métodos para conservar los datos de transacciones electrónicas
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0023006-081_03.pdf

RESUMEN

A partir de enero de 2024, en Japón las personas que tienen la obligación de conservar libros y documentos para el impuesto sobre la renta y el impuesto de sociedades deben guardar los datos de transacciones electrónicas, como pedidos, contratos, albaranes, recibos, presupuestos y facturas, cuando los intercambian de forma electrónica. Esto aplica tanto a los datos enviados como a los recibidos. No es necesario convertir a formato digital los documentos que se manejan en papel.

Para la conservación de estos datos, se deben tomar medidas para prevenir su alteración. También debe ser posible buscar la información por "fecha, importe y socio comercial". Es indispensable disponer de una pantalla o impresora para visualizar los datos. El formato del archivo no es un problema; se pueden guardar como PDF o incluso como capturas de pantalla.

Para prevenir la alteración, se puede establecer y seguir un reglamento de procesamiento administrativo, cuyos modelos están disponibles en la página web de la Agencia Tributaria Nacional. Otros métodos incluyen la aplicación de sellos de tiempo o el uso de sistemas que registren el historial de correcciones y eliminaciones.

Para cumplir con los requisitos de búsqueda, existen métodos sencillos que no requieren un sistema dedicado. Uno de ellos es crear un índice en una hoja de cálculo, utilizando sus funciones para la búsqueda. Otra opción es nombrar los archivos de forma regular, incluyendo la "fecha, importe y socio comercial" en el nombre del archivo y agrupándolos en una carpeta específica para aprovechar la función de búsqueda de la carpeta.

Durante una auditoría fiscal, si un funcionario solicita los datos de transacciones electrónicas, estos deben ser presentados.

Existe un flujo para verificar si se están guardando los datos de transacciones electrónicas de acuerdo con las reglas:

 

• Medidas de prevención de alteración: ¿Se han tomado medidas para prevenir la alteración?
• Disponibilidad de visualización: ¿Se dispone de pantalla o impresora para visualizar los datos solicitados?
• Capacidad de búsqueda: ¿Se puede buscar por "fecha, importe y socio comercial" de la transacción?
• Requisitos de búsqueda avanzados: ¿Se cumplen los requisitos de poder buscar por rangos de fecha o importe, y combinar al menos dos elementos de búsqueda ("fecha, importe y socio comercial")?

Si se cumplen todos estos puntos, el almacenamiento cumple con las reglas básicas. Si no se cumplen, se pueden aplicar medidas provisionales bajo ciertas condiciones, como:

• Ingresos por ventas en los dos años fiscales anteriores de 50 millones de yenes o menos, o la capacidad de presentar documentos impresos organizados por fecha y socio comercial.
• Poder cumplir con la solicitud de descarga de datos por parte de los funcionarios fiscales.

Si no se puede cumplir con las reglas básicas y existe una razón considerable (por ejemplo, falta de tiempo para implementar un sistema), y se puede presentar documentos impresos y cumplir con la solicitud de descarga de datos, se puede aplicar la medida provisional. En caso contrario, se debe actuar rápidamente para cumplir con la normativa.

MÉTODOS PARA CONSERVAR LOS DATOS DE TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS
Traducción: Gemini

Las personas obligadas a conservar libros y documentos para el impuesto sobre la renta de las personas físicas y el impuesto de sociedades deben guardar los datos electrónicos (datos de transacciones electrónicas) correspondientes a pedidos, contratos, albaranes, recibos, presupuestos, facturas, etc., cuando los intercambien electrónicamente.

¿Qué tipo de datos deben guardarse?

 

• Es necesario guardar los datos equivalentes a los documentos que debían guardarse cuando se intercambiaban en papel (pedidos, contratos, albaranes, recibos, presupuestos, facturas, etc.).
• Esto solo se aplica a los datos intercambiados electrónicamente; no es necesario digitalizar los documentos intercambiados en papel.
• Es necesario guardar tanto los datos recibidos como los enviados.

¿Cómo deben guardarse?

 

• Deben tomarse medidas para evitar la alteración.
• Debe ser posible buscar por "fecha, importe, y socio comercial".
• Debe disponerse de una pantalla o impresora, etc.
• No importa el formato del archivo que se guarde; los archivos convertidos a PDF o las capturas de pantalla son aceptables.

¿Dónde puedo obtener más información?

Las notificaciones de manejo de la Ley de Preservación de Libros y Documentos Electrónicos, preguntas y respuestas, y videos explicativos están disponibles en el "Sitio Especial del Sistema de Preservación de Libros y Documentos Electrónicos" en la página web de la Agencia Tributaria Nacional.

Puede acceder al sitio especial desde aquí.

Para obtener más información sobre las "medidas para prevenir la alteración" y los "métodos sencillos para la búsqueda", consulte la página siguiente.

Agencia Tributaria Nacional (Número de corporación 7000012050002)

¿Qué son las medidas para prevenir la alteración?

Existen métodos que se pueden introducir sin incurrir en costos de sistema, como "establecer y seguir un reglamento de procesamiento de procedimientos administrativos para prevenir la alteración".

En la página web de la Agencia Tributaria Nacional se publica un modelo de reglamento de procesamiento de Procedimientos administrativos para prevenir la alteración.

Además de lo anterior, existen métodos como "añadir sellos de tiempo" y "recibir y guardar en sistemas que registren el historial de correcciones y eliminaciones".

¿Qué son los métodos sencillos para cumplir los requisitos de búsqueda?

Incluso si no se dispone de un sistema dedicado, se puede cumplir con cualquiera de los siguientes métodos:

① Método de creación de un índice en una hoja de cálculo, etc.

Este método consiste en crear un índice en una hoja de cálculo, etc., y utilizar las funciones de la hoja de cálculo para buscar.

Un modelo de índice se publica en la página web de la Agencia Tributaria Nacional.

② Método de nombrar archivos de forma regular

Este método consiste en nombrar los archivos de datos de forma regular, introduciendo "fecha, importe y socio comercial" en el nombre del archivo, y agrupándolos en una carpeta específica para poder utilizar la función de búsqueda de la carpeta.

【Imagen de ①】

Número	Fecha	Importe	Socio comercial	Notas
1	20240331	110000	Kasumi Shoten Co., Ltd.	Factura
2	20240210	330000	Agencia Tributaria Nacional Co., Ltd.	Pedido
3	20240228	330000	Agencia Tributaria Nacional Co., Ltd.	Recibo
49	20241217	220000	Kasumi Shoten Co., Ltd.	Factura

Exportar a Hojas de cálculo

| | | | | | |---|---|---|---|---| | 50 | 20241227 | 55000 | Agencia Tributaria Nacional Co., Ltd.| Recibo |

【Imagen de ②】

• 20240331_110000_Kasumi Shoten Co., Ltd. .pdf
• 20240210_330000_ Compañía Kokuzei Komuten, Ltd. msg
• 20240228_330000_ Compañía Kokuzei Komuten, Ltd. pdf
• 20241217_220000_Kasumi Shoten Co., Ltd. .pdf

Si un funcionario solicita la descarga de datos de transacciones electrónicas durante una auditoría fiscal, presente dichos datos.

Puede consultar los modelos de reglamento de procesamiento de Procedimientos administrativos para la prevención de la alteración y los modelos de índices aquí.

¿Está guardando los datos de transacciones electrónicas de acuerdo con las reglas? 【Para datos de transacciones electrónicas intercambiados a partir del 1 de enero de 2024】

 
¿Ha tomado medidas para prevenir la alteración?

Existen métodos como añadir sellos de tiempo, recibir y guardar datos en sistemas que registren el historial de correcciones y eliminaciones, o establecer y seguir un reglamento de procesamiento para la prevención de la alteración.
SÍ ↓

 
¿Dispone de una pantalla, impresora, etc., para poder imprimir rápidamente los datos solicitados por los funcionarios fiscales?
SÍ ↓

 
¿Puede buscar por "fecha, importe y socio comercial" de la transacción?
SÍ ↓

 
¿Cumple todos los siguientes requisitos?

 
Puede buscar por un rango de fechas o importes.
Puede buscar combinando dos o más elementos arbitrarios entre "fecha, importe y socio comercial".

SÍ ↓ Puede guardar de acuerdo con las reglas básicas.

NO (en cualquiera de los puntos 1-4) ↓ ① ¿Se aplica alguna de las siguientes condiciones?
Los ingresos por ventas durante el período base (2 años fiscales anteriores) son de 50 millones de yenes o menos.

 
Puede presentar y entregar documentos impresos de datos de transacciones electrónicas organizados por fecha y socio comercial.

SÍ ↓ ② ¿Puede cumplir con la solicitud de descarga de datos de transacciones electrónicas (solicitud de presentación y entrega de datos por parte de funcionarios fiscales)?

SÍ ↓ Compruebe si es elegible para las medidas provisionales.

¿Hay una razón considerable por la que no pudo cumplir con los puntos 1 a 4 (incluidos ① y ②)?

Por ejemplo, esto se aplica a los casos en los que no se dispone de un entorno para guardar datos de transacciones electrónicas de acuerdo con las reglas básicas, como cuando la preparación del sistema no se ha completado a tiempo. Sin embargo, si la preparación del sistema está completa y es posible guardar datos de transacciones electrónicas de acuerdo con las reglas básicas, pero no se guardan de acuerdo con las reglas sin circunstancias especiales como problemas de flujo de caja o escasez de personal, no se considerará que exista una razón considerable y no se aplicarán las medidas provisionales.

SÍ ↓ ¿Puede presentar y entregar documentos impresos de datos de transacciones electrónicas durante una auditoría fiscal, etc.?

SÍ ↓ ¿Puede cumplir con la solicitud de descarga de datos de transacciones electrónicas (solicitud de presentación y entrega de datos por parte de funcionarios fiscales)?

SÍ ↓ Puede acogerse a las medidas provisionales.

NO (en cualquier punto del flujo anterior) ↓ No ha guardado de acuerdo con las reglas, incluidas las medidas provisionales, así que tome medidas rápidamente.

Trabajo de busqueda, transferencia de formato y resumen: Lic. carmen Marín