Automatización asociada a la tecnología : permite preparar, clasificar y leer con precisión los documentos que hay que procesar.

Acelerando el procesamiento de documentos con IA en la era de los datos

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DocuWare propone tecnología IDP para procesar información no estructurada, escritura a mano o archivos de mala calidad y olvidarse del error humano.

La proliferación de dispositivos informáticos cada vez más potentes y la digitalización acelerada del puesto de trabajo han provocado el incremento de los datos que se encuentran disponibles en el entorno empresarial global. Actualmente vivimos en la era de los datos, uno de nuestros bienes más valiosos como sociedad del siglo XXI.

Todos los días se generan alrededor del mundo millones de terabytes que obligan a modernizar las herramientas de gestión para garantizar la eficiencia.

Esto incluye el procesamiento de documentos que, además de verse afectado por el ritmo de producción de la información, se enfrenta a obstáculos como material desgastado, envejecido, manchado o arrugado y posibles análisis inexactos de lo que aparece escrito. Especialmente cuando el factor humano entra en juego en una actividad de este calibre, existe la posibilidad de cometer errores y pasarlos por alto.

Un procesamiento mal ejecutado deriva en tomas de decisiones que no son correctas y la asunción de mayores costes finales para las organizaciones.

Como respuesta a estos problemas surge la automatización asociada a la tecnología de inteligencia artificial (IA). Esta alternativa permite preparar, clasificar y leer con precisión los documentos que hay que procesar

 

La gestión de procesos del futuro

DocuWare ofrece una solución de procesamiento inteligente de documentos (IDP), que surge tras la adquisición de Natif.ai. Sus capacidades han enriquecido la gestión documental de DocuWare para extraer datos de contratos, facturas o correo postal, por ejemplo. Otras ventajas son la conversión de manuscritos en texto editable, la categorización en base al contenido y la separación en elementos individuales de escaneados por lotes que carecen de hojas separadoras y códigos de barras.

DocuWare encara el reto de la gestión de grandes volúmenes de documentos, poniendo fin a la pérdida de tiempo y la falta de productividad que conlleva el papeleo a la antigua usanza.

Con el IDP, las empresas dejan de dedicar tantos esfuerzos a tareas repetitivas que resultan agotadoras. Así, pueden centrarse en funciones de verdadero valor añadido, como la innovación de productos, las interacciones con clientes o la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio, que claramente les sirven para ganar competitividad frente a sus rivales e incrementar las vías de ingresos a su alcance.

DocuWare IDP integra en una plataforma de gestión estandarizada la automatización total de los procesos documentales, sin desatender la seguridad. Todos los datos se anonimizan por anticipado. Además, nunca se emplea el documento completo, sino una parte reducida del mismo. La propuesta de DocuWare se atiene a los estipulado por la normativa RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y utiliza el centro de datos alemán de VSE NET como alojamiento en Europa.

La aplicación de la IA implica optimizar los flujos de trabajo y prevenir fallos que antes no se podían evitar. La intervención manual ya no es indispensable en este caso, por lo que aumenta la eficiencia.

El procesamiento inteligente entiende los documentos y es capaz de extraer detalles concretos para ir avanzando en fases posteriores.

Extracción con OCR y HTR

DocuWare afina la extracción de información importante a través de OCR, es decir, el reconocimiento óptico de caracteres. Esa información se asigna a un campo de datos específico para su procesamiento. En la práctica, facilita la relación con papeles antiguos, sucios, que proceden del sector logístico o la construcción, mal conservados, con saltos de página y en los que las posiciones de datos son complejas.

IDP va más allá de los datos estructurados. A diferencia de lo que ocurre con el software convencional, trabaja con datos no estructurados, abarcando registros de calidad dudosa y redactados a mano. La IA ha sido entrenada con cientos de millones de documentos y sigue mejorando con el uso. Los modelos predefinidos gozan de una precisión del 97 % en lo que respecta a la extracción de datos y pueden personalizarse.

La solución de DocuWare también aporta extracción mediante HTR o reconocimiento de texto manuscrito, convirtiendo el contenido en caracteres que son editables y que se pueden utilizar a modo de entradas de índice o metadatos. Entre las opciones figuran las anotaciones y los formularios tipo para solicitudes ante las autoridades.

Por otro lado, habilita las separaciones en formato PDF y un procesamiento posterior coherente. Contribuye a la realización de clasificaciones automáticas para enviar material a los archivadores o eliminar aquello que no se desea conservar, como firmas o logos en el email. Y aplica recortes con los que se estandariza el tamaño de documentos procedentes de diversas fuentes.

Al activar determinados flujos de trabajo por clase de documento, crece la tasa de automatización, manteniendo la información en orden, siempre en el lugar y el momento apropiados.

El poder de la personalización

IDP está disponible como servicio adicional en la nube. Las empresas que demandan un procesamiento avanzado para conectarse a otro software, sin la presencia de un sistema de gestión DocuWare, también podrán aprovechar las características de DocuWare IDP. Esta herramienta funciona de manera independiente y ofrece captura precisa de datos y clasificación de documentos a modo de complemento para sistemas que ya existen.

Aparte de agilizar los procesos empresariales, DocuWare IDP se caracteriza por una ejecución en segundo plano.

Otra ventaja es la personalización. Los modelos se entregan con estructuras preconfiguradas para la extracción y la clasificación, pero las organizaciones pueden elegir entre ajustarlos a sus objetivos o crear sus propio modelos inteligentes. Esto significa prepararlos para cada caso de uso, tipología de documento o flujo de trabajo. Cada compañía tiene necesidades únicas y la solución de DocuWare se adapta en consecuencia.

DocuWare IDP refuerza el procesamiento al utilizar IA para una mayor automatización del ciclo de vida de los documentos y escalar negocios en tiempos de escasez de personal.