Gestión de archivos: impacto de la IA

El impacto de la IA en la gestión de archivos

https://protechingenieria.com/

La IA ( Inteligencia Artificial) es un conjunto de tecnologías que permiten a las computadoras realizar funciones avanzadas como ver, comprender y traducir lenguaje, analizar datos y hacer recomendaciones, entre otras. Fuente: IBM

Aplicada al mundo empresarial, la IA en la gestión de archivos ha generado una verdadera revolución. Desde la clasificación automática hasta el acceso inmediato a la información, la IA está transformando la forma en que las organizaciones organizan, protegen y aprovechan sus datos. Este avance está mejorando la eficiencia operativa, reduciendo errores y facilitando una administración documental mucho más ágil y efectiva.

El Progreso de la Gestión Documental con Inteligencia Artificial

Aunque la gestión documental ha evolucionado con el tiempo, la incorporación de la IA en la gestión de archivos representa un salto significativo. Gracias a su capacidad para analizar grandes volúmenes de información, identificar patrones y aprender con el tiempo, la IA permite automatizar procesos que antes requerían muchas horas de trabajo humano. Esto se traduce en una mayor precisión en la organización, mejor adaptabilidad a los cambios y una optimización general de los procesos documentales.

Clasificación Automática: Superando las Etiquetas Convencionales

Uno de los mayores beneficios de aplicar la IA en la gestión de archivos es su capacidad para clasificar documentos de forma automática y precisa. A diferencia de los sistemas tradicionales, que dependen de etiquetas manuales, los sistemas basados en IA comprenden el contenido y el contexto de cada documento. Esto permite organizarlos de manera inteligente, facilitando el acceso rápido a la información, incluso en entornos con grandes volúmenes de archivos.

Extracción de Datos con Precisión

La IA en la gestión de archivos también permite extraer información clave de documentos escaneados o digitales con una exactitud sorprendente. Puede identificar datos importantes como nombres, fechas, montos o referencias, incluso si están en diferentes formatos o estructuras. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores humanos y garantiza que la información crítica esté siempre disponible y bien organizada.

Organización Dinámica y Adaptativa

A diferencia de los sistemas estáticos, los sistemas de IA en la gestión de archivos pueden aprender y adaptarse a medida que procesan nuevos documentos. Esto significa que la organización de los archivos puede ajustarse automáticamente a las necesidades cambiantes de la empresa sin necesidad de intervención constante. Esta capacidad de adaptación mejora la eficiencia y permite a los equipos centrarse en tareas más estratégicas.

Mejor Acceso y Colaboración entre Departamentos

Gracias a la automatización y clasificación precisa que ofrece la IA en la gestión de archivos, los documentos son más fáciles de encontrar y compartir. Esto mejora la colaboración entre diferentes áreas de la organización, ya que los equipos pueden acceder a la información que necesitan en tiempo real, tomar decisiones más informadas y trabajar de forma más coordinada.

Problemas que Soluciona la Inteligencia Artificial en el Manejo de Archivos

La incorporación de la IA en la gestión documental ayuda a resolver varios problemas comunes en las empresas:

• Desorden y falta de estructura: La IA permite clasificar y organizar archivos de forma automática, reduciendo el caos y la duplicación de documentos.
• Dificultades en la búsqueda: Las funciones de búsqueda avanzada basadas en el contenido y el contexto permiten localizar archivos de manera rápida y exacta.
• Control de versiones: La IA puede ayudar a gestionar distintas versiones de un mismo documento, asegurando que siempre se acceda a la más reciente y manteniendo un historial completo.
• Seguridad y cumplimiento: Los sistemas inteligentes pueden identificar información sensible, aplicar reglas de acceso y detectar posibles riesgos, contribuyendo al cumplimiento normativo.

Ventajas de la Gestión de Archivos con Inteligencia Artificial

• La IA en la gestión de archivos ofrece numerosas ventajas para las empresas:
• Mayor eficiencia: Automatiza tareas repetitivas y reduce el tiempo de procesamiento de documentos.
• Precisión: Minimiza errores humanos al clasificar y extraer información.
• Búsqueda rápida: Facilita encontrar documentos por contenido, contexto y metadatos, mejorando la productividad.
• Colaboración mejorada: Facilita el acceso compartido a la información y fortalece el trabajo en equipo.
• Seguridad avanzada: Protege los documentos mediante controles de acceso, cifrado y monitoreo continuo.

El Futuro de la Gestión Documental con IA

El impacto de la IA en la gestión de archivos no es solo una tendencia, sino una transformación profunda en la forma en que las organizaciones gestionan, almacenan y utilizan la información. A medida que esta tecnología sigue evolucionando, los sistemas documentales incorporarán funcionalidades más avanzadas, inteligentes y automatizadas.

En un futuro cercano, veremos plataformas capaces de comprender mejor el contexto de los documentos, anticiparse a las necesidades de los usuarios y adaptarse a los cambios normativos y organizacionales con mayor agilidad. Serán sistemas más intuitivos, eficientes y responsables, que mejorarán nuestra manera de interactuar con los datos corporativos.

La IA puede ejecutar tareas repetitivas y complejas con una velocidad y precisión que superan las capacidades humanas. Esta automatización, aplicada en soluciones como nuestros servicios de digitalización y clasificación documental, no solo ahorra tiempo, sino que también reduce significativamente los errores humanos y mejora la trazabilidad de la información.

El futuro de la gestión documental será sin duda más inteligente y eficiente, permitiendo a las empresas tomar decisiones más informadas, rápidas y seguras.

Read more...

La profesión archivística asume un papel clave en la “gobernanza del dato”

GESTIÓN DOCUMENTAL ORIENTADA A DATOS: NUEVOS DESAFÍOS DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

https://noticias.unsam.edu.ar/
Por Federico Brugaletta, estudiante de la 5ª cohorte de la Diplomatura

Como parte de la Diplomatura en Estudios Avanzados en Gestión Documental y Administración de Archivos Públicos, el especialista catalán Jordi Serra brindó una conferencia magistral sobre los desafíos y oportunidades que plantea la revolución de los datos masivos en el ámbito archivístico. Si te interesa esta temática, anotate a la Diplomatura hasta el 21 de febrero.

En el marco del Ciclo de Charlas de Café, que organiza la Diplomatura en Gestión Documental y Administración de Archivos Públicos de la Escuela de Política y Gobierno de la UNSAM, se realizó el webinar titulado “Gestión documental orientada a datos” a cargo del especialista catalán Jordi Serra. Como el objetivo del ciclo es presentar temáticas vinculadas a la gestión de los archivos de una manera articulada con la reflexión en torno al desarrollo de políticas públicas, se organiza en colaboración con Archivistas en la Función Pública Argentina (AFPA) y contó con la participación de Cecilia García Novarini y Andrés Pak Linares, docentes del módulo de Principios Básicos para la Gestión de Documentos Electrónicos, que acompañaron la exposición del Dr. Serra con reflexiones sobre el caso argentino.

Jordi Serra es doctor en información y documentación por la Universidad de Barcelona. Profesor de la Escuela Superior de Archivística i Gestión de Documentos (ESAGED), ha sido también profesor de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Barcelona (UB), donde ha dirigido el Máster de Gestión Documental e Información en las Empresas. Ha impartido docencia en másteres y estudios de postgrado, y ha publicado numerosos artículos y monografías sobre gestión documental, gobierno de la información y preservación digital. Tiene más de treinta años de experiencia como responsable de gestión documental, procesos, sistemas y administración electrónica en diferentes organismos de la Administración pública, y como experto asesor en proyectos de administración electrónica y preservación digital en el ámbito público y privado. Ha colaborado con el DLM-Forum de la Unión Europea, y ha participado en otros proyectos internacionales. Actualmente es Director de Atención a la Comunidad Educativa en el Consorcio de Educación de Barcelona, donde lidera un proyecto de integración y gobierno del dato, y es también director de la revista Lligall.

La exposición giró en torno a tres preguntas que organizaron la conversación y el intercambio. En primer lugar, El dato, ¿enemigo del documento?; en segundo lugar, La gestión documental electrónica, ¿en una crisis de identidad?; finalmente, Reformulando conceptos: ¿podemos datificar sin perder identidad?

El dato, ¿enemigo del documento?

La respuesta a la primera pregunta sobre El dato, ¿enemigo del documento? se inició contextualizando el escenario de la revolución de los Big Data que atraviesa actualmente a la gestión documental en todo el planeta. Esta revolución se caracteriza por el incremento en la capacidad de almacenamiento y procesamiento masivo de datos, interpelando de modo directo el rol del archivista y a una disciplina acostumbrada a la gestión analógica. Sin embargo, no supone solo riesgos para el devenir del oficio, sino que -tal como propone Serra- podría constituirse en una posibilidad de recreación profesional. Los desafíos que plantea la gestión de datos implican, sobre todo la “capacidad de captura”, es decir, de qué modo es factible hacer un uso de modo masivo de datos que se encuentran disponibles. La importancia entonces no está meramente en el volumen de datos sino en la capacidad de identificar y diseñar su producción: importa sobre todo cómo se consume el dato (cómo llega al usuario), cuándo se consume el dato (procurando la disminución del tiempo entre la captura y la disponibilidad analítica) y con qué nivel de esfuerzo se accede (necesidad de automatización). En todas estas tareas, el rol del archivista resulta fundamental porque un dato solo sirve como evidencia de algo cuando es de calidad. Y los archivistas pueden constituirse en especialistas en la determinación del carácter fiable y auténtico de los datos. Se estima que el 80% de los datos disponibles son de baja calidad en la medida que no tienen una intervención de estas características. La analítica de datos requiere entonces un enfoque desde la perspectiva archivística que asegure disponibilidad, fiabilidad y consistencia de los datos y que trabaje en estrecha colaboración con el personal informático presente en las organizaciones.

De todos modos, esta iniciativa de articulación no deja de tener algunos dilemas conceptuales ya que las nociones clásicas de documento de archivo parecen redefinirse. Si bien dato no es lo mismo que documento, Serra sostiene que son conceptos consustanciales. Los documentos electrónicos, los objetos digitales, son entendidos entonces como conjunto de datos. Todo documento es, para esta perspectiva, una serie, una manifestación o representación de datos. Los datos en bruto o en crudo son estructuras puramente tecnológicas, el “dato instanciado” -en cambio- constituye ya un documento en la medida que representan un conjunto de datos de modo particular. Ante la pregunta de Cecilia García Novarini respecto a ¿qué pueden ofrecer los archivistas ante estas transformaciones? Jordi Serra respondió que es una oportunidad para revalorizar fuertemente la etapa de identificación en las tareas de archivo en la medida que permite “poner en relación” y “mapear” los datos, en sus palabras: “gobernar del dato”.

La gestión documental electrónica, ¿en una crisis de identidad?

A partir de la segunda pregunta, La gestión documental electrónica, ¿en una crisis de identidad?, la respuesta versó sobre los desafíos que presenta la revolución del dato en la gestión de documentos electrónicos. Las tareas de clasificación, control de acceso y uso, conservación preventiva de documentos electrónicos; se encuentran en profunda reversión. Según el expositor, está desapareciendo el trabajo administrativo clásico en la medida que todo tiende a ser pasible de informatización y automatización. En este sentido, sostiene Serra que “migrar hacia el gobierno del dato” es quizás ya una opción de supervivencia para la profesión de archivista. La gestión documental ya no supone “meter cosas en cajas” sino poder diseñar, producir, capturar y dar accesibilidad a datos. Por ejemplo, en el ámbito empresarial, hay una demanda cada vez más fuerte por datos de calidad, entonces surge una necesidad corporativa de comenzar a reclutar profesionales que acrediten habilidades para dar cuenta de la fiabilidad y la autenticidad de los datos. En relación con la administración pública, Mariana Nazar -en diálogo con Serra- aportó en el intercambio que la digitalización no supone necesariamente transparencia o gobierno abierto, por lo tanto, se precisa profesionales capaces de determinar la “trazabilidad de los datos”. Por su parte, Andrés Pak Linares reforzó argumentando que al igual que las empresas del sector privado, el Estado tiene que tener la misma preocupación por la calidad de los datos que gestiona.

Reformulando conceptos: ¿podemos datificar sin perder identidad?

Finalmente, la respuesta a la pregunta Reformulando conceptos: ¿podemos datificar sin perder identidad?, apostó a proponer pasar de la reacción ante la novedad a la preocupación y acción por dar acceso. Según Serra, en esta coyuntura se abre un conjunto de tareas archivísticas asociadas al denominado “proceso de datificación”. Esto supone atender a la producción de “matriz de datos” que reemplazaría a los conjuntos documentales electrónicos. El proceso de datificación equivale a la producción de un expediente en la archivística clásica, al que ahora se sumaría un segundo paso donde el archivero que se dedica al gobierno del dato aporta determinadas acciones: da soporte a los proyectos informáticos, facilita identificación de series y producción de inventarios, asegura la calidad de la fuente (asociado a la autenticación) y brinda servicios a usuarios.

En síntesis, la charla “Gestión documental orientada a datos”, a cargo de Jordi Serra, abordó los desafíos y oportunidades que plantea la revolución de los datos masivos en el ámbito archivístico, destacando la necesidad de integrar el rol del archivista con el de los especialistas en tecnología. El expositor reflexionó sobre cómo los datos, lejos de ser supletorios del documento, pueden ser gestionados para garantizar su autenticidad, fiabilidad y trazabilidad, redefiniendo conceptos clásicos de documento de archivo. En este contexto, la profesión archivística asume un papel clave en la “gobernanza del dato”, asegurando la calidad de la información y adaptándose a un entorno cada vez más automatizado. La transición desde la gestión documental clásica hacia la producción de matrices de datos demanda nuevas competencias tanto para responder a las exigencias empresariales como a la eficiencia de la administración pública.

Read more...