La transformación digital en las empresas

Digitalización en la empresa: transformarse o morir
http://www.silicon.es/
El 58% de los españoles cree que la compañía en la que trabaja desaparecerá si no afronta enseguida su transformación digital. ¿Cómo va la digitalización de la empresa española?

La transformación digital ya está aquí y las empresas que no lo asuman se van a ver en serias dificultades. Al menos esa es la opinión de la mayoría de los trabajadores.

Según un estudio de The Valley Digital Business School, el 58% de los empleados considera que no abordar la transformación digital a medio plazo tendrá como consecuencia la desaparición de la empresa en la que trabaja. Otro porcentaje significativo piensa que quedarse rezagado en este proceso obligará a la compañía a reorientarse a mercados más atrasados (21%) o especializarse en clientes o usuarios poco afines a la digitalización (14%).

Lo más preocupante es que el 74% de los encuestados creen que la empresa española está menos digitalizada que las organizaciones de otros mercados de referencia, aunque esta percepción varía dependiendo del sector. El 45% de los consultados que trabajan en los sectores de Marketing, Publicidad y Comunicación y de Telecomunicaciones y Tecnología opinan que su sector se encuentra bastante digitalizado. En Banca y Seguros sucede lo contrario, puesto que el 47% de los profesionales de esta industria afirman que su campo está poco avanzado en cuanto a la transformación digital.

¿Y por qué se está quedando atrás la empresa española? La mayoría de los empleados lo achacan a una dirección y jerarquía arcaica (78%), pero también a la falta de formación del equipo (62%), la poca asunción de riesgos y el inmovilismo de las compañías (62%) y la utilización de procesos obsoletos (51%).

Además, el 48% estima que las compañías españolas ignora las ventajas que conlleva la digitalización, que los trabajadores identifican en una mayor eficiencia, aumento de la competitividad, agilización de los procesos y mejora de la relación con los clientes. En cuanto a los requisitos esenciales para la transformación digital, se destaca la formación de los trabajadores en las últimas tecnologías (79%), el uso de procesos y herramientas innovadoras (71%), la presencia de comités directivos proclives a su implantación (70%) y la capacidad de adaptarse a nuevas tendencias (68%).

Asimismo, siete de cada diez encuestados opina que los recursos destinados por su empresa a la transformación digital son insuficientes. Cerca de la mitad de los profesionales considera que las estrategias de transformación digital tienen una prioridad media en su sector. Y creen que las empresas tardarán entre 3 y 5 años en concluir su digitalización. Y en Banca y Seguros y Marketing, Publicidad y Comunicación el plazo se eleva a 5-10 años.

Con la vista puesta en el futuro, los consultados creen que el Internet de las Cosas será una de las tecnologías que tendrán incorporadas en su actividad todos los sectores en el próximo lustro. También estiman que será una realidad la implantación del hogar conectado (Tecnología y Telecomunicaciones), la realidad aumentada (Banca y Seguros), la realidad virtual (Marketing, Publicidad y Comunicación, y Auditoría y Consultoría) y la impresión 3D (Servicios, Textil y Distribución).


Autor: David Ramos

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La Seguridad de la información de las empresas en la Nube

¿Cómo sé que los datos de mi empresa están seguros en la nube?
http://www.diariocritico.com/ 25/01/2016

En los últimos años, desde la Unión Europea se podían transferir datos a Estados Unidos a pesar de ser un país sin legislación de protección de datos equiparable a la europea, con el único requisito que la empresa de destino de los datos estuviera adherida al llamado principio de Puerto Seguro, que eran unas directrices básicas para el tratamiento “seguro” de los datos.

Ante el fin del sistema de Puerto Seguro (Safe Harbour), ya no se permite tratar o alojar datos personales en Estados Unidos, que quiere decir que EEUU ya no es un país que proporciona un nivel de protección equiparable a las legislaciones europeas. Nos referiremos al uso de herramientas para usos objeto de la Ley Orgánica de Protección de Datos, que es el tratamiento de datos para una finalidad concreta y específica, en el ámbito empresarial o profesional, como puede ser la gestión de los clientes o la realización de copias de seguridad en la nube siempre dentro de ese ámbito. No nos referimos al uso privado o doméstico de herramientas como pueden ser cuentas de correo electrónico como Gmail, o sistemas de alojamiento de archivos como Dropbox, ya que la sentencia del TJUE está orientada a responsables, no a los ciudadanos que hacen un uso doméstico de los datos personales que pudieran almacenar en la nube.

Ante esta situación debe aclararse algunas cuestiones:

¿Cómo sé que los datos de mi empresa están seguros?
Debo preguntar a mi proveedor de alojamiento, en caso de tener los datos fuera de la UE, si dispone o no de Autorización de la Agencia Española de Protección de Datos para este fin. Si la empresa de hosting dice que sí tiene autorización y facilita el número, la empresa deberá modificar sus ficheros de datos notificando a la Agencia de Protección de Datos el número de autorización. Si no lo hiciera, y siguen estando los datos alojados en los EEUU, la Agencia puede suspender la transferencia de los datos.

¿Qué debo hacer si mi empresa de hosting no tiene autorización de la AEPD?
Buscar un alojamiento o empresa que trate datos situado en España o en la UE o buscar un alojamiento fuera de la UE pero con autorización de la Agencia de Protección de Datos. Conocidas Webs de alojamiento o transmisión de archivos están concebidas para uso personal o doméstico, de modo que ahora debe escogerse muy bien al proveedor que va a tratar los datos de nuestras empresas.

¿En el caso de mi servicio de correo electrónico?
Si utilizas para trabajar correo electrónico de Google, Yahoo, etc., estás en la misma situación, debes preguntar a tu proveedor el lugar de alojamiento de la información. Si tienen los servidores con tu información en EEUU o fuera de la UE, en un país sin legislación equivalente, sucede lo mismo, debes solicitar que te muestren la autorización de la AEPD, y en caso negativo, deberás cambiar de proveedor de correo.

¿Es fácil obtener autorización?
Para la pequeña y mediana empresa es largo y costoso por los documentos que solicitan, todos en original y traducidos (escrituras de la empresa de EEUU alojadora, de la persona que firma, con certificación de que cumple con las medidas de seguridad de la LOPD y RD 1720/2007 con contrato de servicio entre empresa de hosting de EEUU y empresa española que pide autorización, etc.), todo debidamente apostillado. Por lo que se aconseja otro tipo de soluciones si fuera posible, como encontrar un proveedor ya autorizado.

¿Qué está haciendo la AEPD?
Ha notificado por carta a todas las empresas que habían notificado transferencias de datos a EEUU, dando un plazo hasta el 29/01/2015 para notificar la nueva situación.

¿Sirve el consentimiento de cada persona cuyos datos se lleven a los EEUU?
A nuestro entender, el consentimiento es una excepción de la LOPD, y como tal solo serviría para una situación de transferencia de datos a EEUU excepcional, y no habitual o permanente.

¿Pueden sancionarme?
El Art. 44.4.d de la LOPD establece que la transferencia internacional de datos a países que no proporcionan un nivel de protección equiparable sin autorización de la AEPD se sanciona con multa de 300.001 a 600.000 Euros.


Autor: Daniel Santos García
Abogado Socio de SANTOS ABOGADOS ASOCIADOS
Web: www.santosasociados.com

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El trabajo en equipo: las cinco etapas de transformación

Lo que todos debemos saber sobre el trabajo en equipo por Luis E. Romero
http://runrun.es/ 21/01/2016

Todos sabemos que el trabajo en equipo es la clave del éxito. Sólo a través del mismo podemos combinar los puntos de vista necesarios para aprovechar sinergias ocultas, superar obstáculos difíciles y lograr objetivos desafiantes.

Sin embargo, el trabajo en equipo es un gran reto en sí mismo. Trabajar en equipo exige que las personas involucradas manejen su ego, desarrollen humildad, se comuniquen efectivamente, resuelvan conflictos y, por encima de todo, se comprometan los unos con los otros y con un objetivo en común. El que ha trabajado en equipo sabe que la única forma de hacerlo exitosamente es revisándose internamente y transformándose en una mejor persona. Por ello, el trabajo en equipo no sólo permite incrementar el rendimiento, sino que también promueve el desarrollo de mejores ciudadanos y sociedades.

Para que un grupo de personas se transforme en un equipo de alto desempeño, sus miembros deben pasar por cinco etapas de transformación, las cuales fueron descritas magistralmente por Jon Katzenbach y Douglas Smith en la llamada curva de desempeño de equipo, presentada en su libro La sabiduría de los equipos. Las cinco etapas son las siguientes:

1) Grupo de trabajo

Un grupo de trabajo no es otra cosa que un conjunto de individuos que desempeñan labores de manera independiente, requiriendo así bajos niveles de integración y alineación. Los grupos de trabajo funcionan bien en contextos de baja complejidad y con objetivos sencillos. Sin embargo, a medida que aumentan la complejidad del entorno y la dificultad de los objetivos, los grupos de trabajo comienzan a hacerse obsoletos. En particular, cuando el aprovechamiento de sinergias se convierte en un prerrequisito para la supervivencia inmediata y la sustentabilidad a largo plazo, los grupos de trabajo deben evolucionar en equipos o, de lo contrario, están condenados a desaparecer.

2) Pseudo-equipo

Cuando un grupo de trabajo decide ascender a la condición de equipo, su nivel de desempeño tiende a disminuir en lo inmediato. Esto parece ser contra-intuitivo, pero es totalmente lógico e inevitable. Dado que la dinámica de grupo no se los exigía, los miembros todavía no se conocen bien entre sí y no están alineados en lo estratégico y operativo. Al inicio, esto genera ineludibles desencuentros que revelan las diferencias naturales de personalidad, estilos de trabajo y objetivos personales. Como resultado, el clima y el desempeño se ven afectados negativamente. Ante esta dificultad, todos los involucrados, especialmente los líderes, deben mostrar paciencia y determinación, permitiendo que esta etapa ocurra en su totalidad sin dejar que la misma defina el futuro del equipo. Aquí es donde el liderazgo efectivo comienza a jugar un rol crucial.

3) Equipo potencial

Una vez alcanzado cierto nivel de familiaridad y camaradería, los involucrados comienzan a darle forma preliminar a sus objetivos, métodos de trabajo, protocolos comunicacionales, etc. Igualmente, a medida que comienzan a establecer acuerdos, van desarrollando una cultura única y propia. Durante esta etapa, el equipo generalmente observa un incremento en su desempeño que iguala el que tenían cuando eran sólo un grupo. Sin embargo, ahora cuentan con dos fortalezas de incalculable potencial que antes no tenían: confianza y expectativa de algo mejor. La incipiente integración y la voluntad de aprender unos de otros les permitirá conquistar niveles de desempeño que eran literalmente imposibles cuando eran sólo un grupo de trabajo.

4) Equipo verdadero

Una vez establecidos los objetivos, métodos de trabajo y protocolos comunicacionales, el equipo finalmente desarrolla una cultura propia y comienza a funcionar como una unidad. Sus miembros visualizan un futuro compartido, se motivan mutuamente, aprenden unos de otros, resuelven disputas con base en principios comunes y desempeñan su trabajo de formas que fortalecen el sistema. Es así como comienzan a descubrir y aprovecha sinergias que antes eran invisibles. Esta es la marca de un equipo verdadero.

5) Equipo extraordinario

Cuando un equipo desarrolla una cultura basada en la humildad, el trabajo y el aprendizaje, sus miembros logran transformar tanto los logros como los fracasos en insumos para el mejoramiento continuo. Adicionalmente, comienzan a desarrollar destrezas únicas y especializadas que se suman al inventario de ventajas competitivas del equipo. De igual manera, desarrollan la capacidad de reinventarse periódicamente y de redefinir su operación según las exigencias del momento, adaptándose así rápidamente a las nuevas tendencias y, en ocasiones, generando dichas tendencias ellos mismos. Todo esto les permite obtener resultados extraordinarios con mayor frecuencia, constituyéndose así en un equipo de alto desempeño.

La evolución de la etapa 1 a la 5 es ardua y sólo algunos pocos logran completarla. De cierta forma, estas cinco etapas también describen el desarrollo de la conciencia humana, las economías sustentables y las sociedades democráticas. El trabajo en equipo es uno de esos temas donde se cruzan la teoría organizacional, la gerencia de negocios, las ciencias políticas y la psicología humana, revelando así una gran cantidad de conocimiento y sabiduría que aplica para todos los ámbitos de la vida.

@LuisRomeroINTL

Artículo publicado originalmente en inglés en Forbes aquí. Artículo también disponible en el sitio web de Luis E. Romero aquí.

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La fuga de datos es un riesgo que debe ser considerado prioritario

Fuga de información corporativa, ¿maldad o negligencia?
http://www.cronista.com/ 25/03/2015

La fuga de información en los ámbitos corporativos puede generar vulnerabilidad frente a posibles ataques cibernéticos, además de ser una de las mayores amenazas para la imagen de la compañía. 

La seguridad de la información es un aspecto fundamental a tener en cuenta para no dañar la imagen de la empresa. No se trata únicamente del riesgo de perder información importante sino, la pérdida de confianza que esto puede provocar en el mercado y la sociedad en general.

Según algunos estudios, en Argentina las principales filtraciones no se dan por empleados infieles o ataques de hackers, sino por el desconocimiento y la negligencia de los directivos de las empresas, que en gran medida desconocen la información que manejan y, por ende, que deben proteger. 

Muchas veces los empleados fugan información sin darse cuenta, ya sea por medio de CDs, pendrives o e-mails derivados de la casilla laboral a la personal con archivos adjuntos relevantes. O bien a través de la carga de archivos en la nube. 

Otro gran punto es que hoy los empleados incorporan sus dispositivos personales al trabajo. La tendencia del ‘Bring Your On Device’ o ‘Traiga Su Propio Dispositivo’ que se instala en las empresas, hace que los empleados manejen información profesional en sus smartphones o tablets personales, conectados a internet y con nula protección de datos, entrando y saliendo del edificio corporativo con miles de archivos o datos. 

Son tantas las variables a controlar que resulta fundamental establecer políticas de gestión de la información en la organización que permitan clasificar y jerarquizar los datos que se manejan a diario, para luego definir qué tipo de protección se le dará, tanto para su almacenamiento como para su transporte. 

Un eje fundamental en el proceso de protección de la información es el de llevar a cabo un plan de clasificación de la información. Implementado este proceso, el resultado nos va a permitir conocer en detalle qué tipo de información tenemos dentro de nuestra compañía, clasificar la misma según su criticidad (pública, interna, confidencial y estrictamente confidencial), asignar responsables de información, restringir los accesos, determinar estrategias de resguardo y confidencialidad de los datos, entre otras cosas. 

Los peligros están tanto dentro como fuera de la empresa, por lo que las corporaciones deben estar preparadas para manejar y procesar enormes volúmenes de información a gran velocidad, analizar datos dentro y fuera de sus redes, monitorear eventos vinculados a la nube y accionar de manera automática frente a las amenazas que surjan. 

Hay que conocer el valor que tiene la información y los riesgos a los cuales está expuesta, así como también el que le dan quienes la manipulan, concientizar sobre la responsabilidad de manejar ciertos datos, evitar la centralización de soluciones, implementar un sistema de protección confiable, mantenerse actualizado, comunicar la política de seguridad a todos los involucrados y contar con recursos humanos confiables. 

La fuga de datos es un riesgo que debe ser considerado prioritario en el diseño de un esquema para la de seguridad de la información. Su defensa debe componerse de un mix de políticas que establezcan prácticas aceptables y procesos que hagan cumplir las políticas de forma sistemática y dinámica, reduciendo al mínimo la probabilidad de una brecha de seguridad.

Autor: Pablo Astort

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Tips para no afectar la productividad, seguridad o privacidad de tu trabajo

Los riesgos de compartir tecnología en el trabajo y la casa
http://www.lanacion.cl/ 25/03/2015

El principal conflicto al compartir un equipo de trabajo con la vida cotidiana se produce al no separar ambas funciones con herramientas de protección de datos, por ejemplo. Otras recomendaciones a continuación.

Cerca de 70% de quienes tienen un notebook en Chile lo usan para trabajar, pero gran parte no se preocupa lo suficiente de ciertos aspectos clave al usar equipos en la oficina, afectando la productividad, seguridad o privacidad, aseguran desde Intel. El principal conflicto se produce al utilizar el equipo indistintamente en casa y el trabajo, incluso visceversa.

"Los hábitos al manejar la información en equipos como tablets o computadores no siempre son los adecuados. Muchas veces no conocemos los riesgos que pueden implicar ciertas prácticas y cómo podemos mejorar nuestra productividad con pequeños cambios en la rutina de trabajo gracias a la tecnología", explica Vicente Millán, Gerente de Desarrollo de Negocios Intel Chile. Ante esta situación, entrega cuatro tips para identificar y no caer en los errores que no debes cometer al usar tecnología en la oficina.

Ojo con el torpedo de las contraseñas
La manera más fácil de vulnerar el correo corporativo, cuenta de intranet, la nube personal o redes sociales, es mantener un archivo con tus contraseñas, ya sea un bloc de notas o planilla de texto. la mejor solución es contar con una aplicación que las administre. También se recomienda no dejar las contraseñas expuestas y cerrar sesión toda vez que se usen servicios en la nube (como G+, Dropbox, archivos colaborativos de la oficina, etc.) Soluciones como VPro o McCAffe en tel equipo o el Password Manager, administran contraseñas encriptándolas de forma segura.

Actualizar equipamiento
Un computador para el trabajo con más de 3 años de antiguedad es sinonimo de desperfectos y baja en el rendimiento. El experto de Intel informa que la pérdida de tiempo y recursos puede ser hasta 2,1 veces mayor que con un equipo en buenas condiciones. Por otro lado, una máquina vieja sufre más ataques con malware y consume más energía. Se recomienda refrescar la tecnología en el trabajo para contar con mejor protección, rendimiento y duración de batería, agrega el ejecutivo. Además los costos de mantención de los equipos con esta antigüedad se incrementan. Según un estudio realizado por la firma Principled Technologies, el uso de dispositivos más nuevos como los 2 en 1 en el ámbito empresarialpuede lograr una reducción de hasta 30% en el costo de propiedad de los dispositivos en un periodo de tres años. El ahorro se origina en la disminución de los costos directos de administración de notebooks y tabletas independientes

Tener un equipo que no se ajuste a tus necesidades
Muchas veces se invierte en exceso para adquirir un gran computador cuando la necesidad es menor y puede paliarse, por ejemplo, una tablet de alto rendimiento. El mercado entrega una oferta muy amplia de productos, hay equipos enfocados para uso corporativo, otros para consumir contenidos y algunos sólo para educación. La recomendación es informarse sobre aspectos como el procesamiento, peso, duración de batería y vida útil del dispositivo. "Se estima que los equipos 2 en 1 este año crezcan cuatro veces más que en 2014, como respuesta a una necesidad entre las consumidoras por este tipo de formato más flexible y potente", asegura Millán.

Fotos del fin de semana en equipos del trabajo
Cuando se trabaja con información sensible, hay que tener equipos que cuenten con niveles de seguridad integrados. Las amenazas a dispositivos móviles en 2014 ascendieron a 2.1 millones según TrendMicro, por lo que usar el equipo del trabajo para registrar momentos cotidianos, requieren de una adecuada protección de datos. Las tecnologías incorporadas en los computadores con procesadores Intel de cuarta generación Core vPro processors y McAfee seguridad móvil, están hechas para ayudar a manejar las preocupaciones de protección en un entorno empresarial.

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Reducir el uso del papel en la gestión documental

La oficina sin papel ¿un sueño?
http://www.cmswire.com/ 14/11/2014

La oficina sin papel es sólo un sueño, y deberíamos estar preparando la mirada un poco más bajos..

Así es como Doug Miles introduce el informe AIIM Industria de este año sobre la gestión de documentos, específicamente en los procesos sin papel.

A pesar de que los trabajadores de oficina son móviles, conocimientos de informática y conscientes de que los procesos sin papel hará mejorar la productividad y reducir los costos, la mayoría de las organizaciones siguen luchando contra la marea de documentos en papel que obstruyen las oficinas y cabina en los procesos de negocios.

AIIM - la Asociación para la Información y Gestión de la imagen - es una comunidad global de profesionales de la información.

Sin embargo, no todo está perdido, dijo Miles. Las empresas tienen que cambiar las reglas de combate en esta guerra en curso en materia de residuos y las impresiones sin sentido, centrándose en los procesos sin papel que, o bien eliminar o reducir el uso de papel.

Este es un interesante cambio en la estrategia de los documentos de vigilancia de la industria sobre el mismo tema en los últimos cinco años. Año tras año, hemos seguido la investigación de AIIM y el año después de que los problemas se repiten: la mala gestión de los registros, el compromiso pobres C-suite y el desarrollo de estrategias documento pobres.

El informe de este año, Paper Wars: Una actualización del campo de batalla, reitera los mismos problemas. Y ahora, Miles está llamando a un cambio de estrategia - un movimiento que ya hemos visto con todos los proveedores de gestión de documentos más ágiles como Alfresco, Docurated, Hyland (ahora OnBase) y M-Files.

Deje sus sistemas de hinchado, con sobrepeso detrás e ir ágil. "Hemos estado luchando las guerras de papel durante mucho tiempo. En estos días el armamento tecnológico es más barato, mejor, más rápido. Las tropas de oficina es móvil, ágil y altamente alfabetizada equipo. Las reglas de enfrentamiento han legitimado copias escaneadas y las firmas digitales, ", subrayó.

AIIM presidente John Mancini, en una entrada de blog sobre el informe , se preguntó por qué todavía estamos tan atascados en el papel:

Uno pensaría que después de 20 años de hablar de las oficinas sin papel que hubiéramos avanzado más de lo que tenemos. La verdad del asunto es que mientras que el consumo de papel - y papel infundido procesos - están disminuyendo, la tasa de disminución es aún un poco lenta ".

C-Suite de la apatía

Mancini dijo que uno de los mayores obstáculos para oficinas sin papel es la falta de compromiso de la alta dirección. Cuando se le preguntó si tenían una política específica para impulsar el papel de la empresa, sólo el 35 por ciento de las organizaciones que respondieron dijo que sí, explicó.

Para reducir o eliminar el papel, la administración necesita para sentar las bases y dar a los empleados el permiso de usar herramientas como la firma electrónica y los registros digitales.

CEO Docurated Alex Gorbansky reiteró ese mensaje, señalando que el informe pone de relieve la "desconexión significativa entre los imperativos empresariales de nivel ejecutivo y las realidades sobre el terreno a través de muchas grandes empresas." Para llevar a cabo sus mandatos corporativos, las organizaciones tienen que buscar las mejores prácticas operacionales de sus compañeros, entre ellos el uso de la firma electrónica, se dijo CMSWire

Eficiente y económica

No hace falta decir que los registros electrónicos ahorrar espacio, mejorar la capacidad de financiamiento y reducir los residuos. Sin embargo, miles de millones de copias en papel innecesarios todavía se imprimen en todo el mundo todos los días, dijo Miles. "Un caso muy fuerte se puede hacer para todos los procesos digitales en la mejora de la productividad y reducir los costos, pero el mayor impacto es en la velocidad de respuesta - respuesta para el correo entrante, como respuesta a los cuellos de botella, como respuesta a cambios en la regulación, pero, sobre todo, la respuesta a el cliente, ciudadano o cliente ", señaló.

"Negocio-a-la-velocidad-de-papel" no es aceptable más en un mundo de recursos compartidos de archivos instantáneos, móvil, tecnologías de colaboración social y otros.
El problema con el papel

La investigación de este año refleja las respuestas de 366 miembros AIIM encuestadas entre septiembre y octubre.

Geográficamente, el 71 por ciento de los encuestados provienen de América del Norte, el 14 por ciento de Europa y el 15 por ciento del resto del mundo.

Hoy en día, vamos a ver el uso de papel en la oficina en el momento y más adelante en la semana en los problemas y las soluciones que el papel y los procesos sin papel pueden resolver. A pesar de que el 21 por ciento o organizaciones reportan el uso de papel sigue en ascenso, el 33 por ciento dijo que el uso se ha mantenido estable - y el resto reportan una disminución.

¿Por qué tanto papel?

El mayor impulsor es las reuniones, de acuerdo con el 59 por ciento de los encuestados. Luego está la firma, junto con los documentos de los encuestados imprimen simplemente para leer fuera de línea o fuera de la oficina. Si bien parece tabletas se han convertido en omnipresentes, los trabajadores de oficina todavía parecen preferir las copias en papel a documentos digitales protegidos por contraseña.

Título de la imagen de Dino Borelli (Flickr) a través de un CC BY-NC-SA 2.0.

Autor: David Roe  

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50% de Empresas mexicanas prefieren el almacenamiento en la nube

Casi la mitad de empresas mexicanas usa servicios de la nube
http://www.elsiglodedurango.com.mx/ 03/09/2013

De acuerdo con Kio Networks, el uso de la nube como infraestructura de servicio podría llegar a registrar crecimientos de 80 por ciento anual, mientras que los incrementos de su uso como plataforma de servicio podrían ser de 36 por ciento.

La adopción de la tecnología de la nube en las organizaciones empresariales en México creció en los últimos cinco años, al pasar de 3.5 a 46 por ciento, informó Kio Networks.

Dicho incremento ubica al país en una posición competitiva en cuanto al uso de cloud, que en el mundo representa 135 mil millones de dólares de inversiones para su implementación.

El director general de la empresa mexicana Kio Networks, Sergio Rosengaus, aseguró que en México la nube es una fuerza económica dentro de las empresas debido a los beneficios que ofrece en materia de tecnología.

Estimó que en los próximos cinco años entre 70 y 80 por ciento de las organizaciones estará “cloudizados” y el aumento en la adopción de este recurso tecnológico sitúa a México entre los países que recurren más a la nube.

En ese sentido, la firma expuso que 51 por ciento de las empresas en Inglaterra ya utiliza esa tecnología, en comparación con 46 por ciento de las compañías en México que ya cuentan con ésta.

En el marco del tercer Kloud Camp que realiza la firma de servicios en la capital mexicana, el vicepresidente de IDC México, Edgar Fierro, abundó que en el país la penetración de cloud evolucionó de manera acelerada.

En ese sentido, explicó que en 2009 solo 3.5 por ciento de las organizaciones utilizaban algunos de los servicios que ofrece la nube.

“Hubo un punto de inflexión entre 2011 y 2012 en donde ya se conocía qué es el cloud y sus beneficios y a inicios de este año 46 por ciento de las organizaciones ya tienen alguna iniciativa alrededor de la nube”, dijo durante su ponencia.

De acuerdo con Kio Networks, el uso de la nube como infraestructura de servicio podría llegar a registrar crecimientos de 80 por ciento anual, mientras que los incrementos de su uso como plataforma de servicio podrían ser de 36 por ciento.

Al respecto, Rosengaus señaló que el uso de la nube se traduce en agilidad para los negocios y flexibilidad en los sistemas de construcción de plataformas.

“Ninguna organización se quedará exenta del cloud porque responde a la ecuación empresarial de hacer más con menos”, añadió.

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GESTION DOCUMENTAL ELEMENTO ESENCIAL EN EL NUEVO PARADIGMA EMPRESARIAL

Las empresas ante la nueva forma de gestionar el documento
http://www.mkm-pi.com/ 04/03/2013
La forma en la que las empresas manejan la información ha cambiado sustancialmente. La gestión documental se está convirtiendo en un elemento esencial en el nuevo paradigma empresarial. Para hablar de ello, BYTE TI reunió a varias de las compañías más importantes de este sector en un desayuno informativo que contó con la presencia de Vicente Mayor, Business Management Manager de Epson; Juan José Luque, Product Manager de Konica Minolta; Miquel Soler, Ricoh Director de Servicios Tecnológicos de RICOH España y Director del Canal vertical de Educación; Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Director; Juan Repiso, Director General de Baratz; Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco y Jesús Midón, Director General de Esker.

Tras una breve introducción a cargo del director de BYTE TI, Juan Manuel Sáez, se abrió el debate con la cuestión de si las empresas conocen lo que es la gestión documental y las ventajas que les aporta. En este sentido Miquel Soler, Ricoh Director de Servicios Tecnológicos de RICOH España y Director del Canal vertical de Educación asegura que “los clientes sí conocen bien lo que es la gestión documental, pero cada uno debe sacar qué es lo que más le interesa. Es importante que tenga una política fijada desde la dirección general para que sea un punto importante en su funcionamiento”. Para Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Manager de Canon “depende de la empresa. De la pyme para abajo la gestión documental se define como archivo de carpetas. Hay que diferenciar el tipo de compañía pero hay que decirles que aspectos como el de la gestión documental ahorran tiempo y dinero. La dirección de una empresa debe tenerlo muy claro”. En la misma línea se situó Juan Repiso, Director General de Baratz que considera que hay que diferenciar claramente entre empresas de mayor o de menor tamaño: “Las grandes tienen cierta sensibilidad por la gestión documental. Las pymes no lo tienen como prioritario, dado que en sus procesos de expansión nunca lo han considerado como un elemento crítico de su negocio”. “El problema es que en las pymes la cultura de gestión documental no está arraigada, al menos en lo que se refiere a su concepto general. La gran empresa lo tiene más asumido que la pequeña empresa. Sin embargo los usuarios cada vez tienen más potencia tecnológica y cada vez hacen más cosas y están moviendo documentos, por lo que se acabará imponiendo claramente también en las pymes”, añadió Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco.

Para el director general de Esker, Jesús Midón el problema radica en que “los clientes no entienden bien la gestión documental, porque es un tema demasiado amplio. De hecho nosotros hemos abandonado la estrategia de hablar de gestión documental porque el cliente se pierde. Así que hemos ido directamente a hablar de la gestión del proceso, para enfocarnos a lo que más le interesa al cliente (gestión de facturas, gestión de albaranes, etc. Para nosotros es una estrategia mejor y el cliente responde y es más receptivo”. En el caso de Konica Minolta, Juan José Luque, asegura que en su empresa lo denominan verticalización: “Tratar de ofrecer al clientes servicios que puede demandar. Tratamos de lanzar servicios que sean fácilmente entendibles, gestionables y vendibles. Es un negocio que vende más cada año, de hecho nosotros duplicamos ventas cada año. La gestión documental, tiene cada vez más clientes. Es verdad que las pymes basan su gestión documental en las carpetas-windows. Hay que lograr que pasen a la oficina sin papeles y nosotros además hemos pensado en ofrecer la gestión documental en cloud, porque consideramos que es importante que el documento esté siempre disponible”.

Tamaño de empresa ideal

¿Cuál es el tamaño ideal para una empresa que quiera apostar por la gestión documental? Juan José Luque, Product Manager de Konica Minolta lo tiene claro: “Nosotros hemos hecho diferentes escarceos en el mercado y tenemos un gestor documental bastante sólido pero se necesitan 15.000 euros para poder llegar a él. Hemos logrado tener un portfolio que va desde los pocos miles de euros a muchos. Tenemos diferentes alternativas para diferentes necesidades y adaptadas a todos los bolsillos”.

Por su parte el director general de Esker basó su apuesta en el cloud: “Nosotros somos fabricantes de software y conocemos las necesidades. La decisión que tomamos hace unos años fue la de sacar toda nuestra tecnología en cloud, para poder llegar a todo el mercado que no está dispuesto o no puede llegar a toda la tecnología. Gracias a eso ahora el 55% de nuestro negocio proviene de herramientas en cloud”. Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco, una de las empresas líderes de este sector afirmó que sus principales clientes son grandes empresas. Y añadió: “No estoy muy de acuerdo en que el cloud sea la forma de atacar a las pequeñas empresas. Nosotros creemos que cloud no es sólo abaratar, sino un cambio en la concepción. De hecho nuestros clientes cloud son clientes muy grandes. Cada empresa tiene unos tiempos para acometer sus políticas, así que tienes que ser muy flexible y ofrecer personalización a cada cliente” El director general de Baratz cree que una de las claves se encuentra en la idiosincrasia del mercado español que “no tiene nada que ver en modelos de venta con el americano o el alemán. Con la crisis, hay una reducción de márgenes comerciales y eso implica que la proposición de valor también se reduce. Así que las empresas que necesitan la gestión documental son aquellas que tienen procesos críticos, como pueden ser las empresas de mensajería o paquetería. Para nosotros desde un despacho de abogados con 5 usuarios, hasta una Administración Pública de 200 puede ser rentable usar la gestión documental”.

Marco Aurelio Losas de Canon asegura que en su empresa “hace tiempo que dejamos de ser meros fabricantes de hardware a ser un proveedor global. Para mí lo fundamental son los servicios añadidos. ¿Cómo se pasa de un modelo antiguo al otro? Primero, la dirección tiene que tener claro que por ahí puede avanzar y va a acompañar al departamento de TI con la inversión y segundo tiene que quedar clara la responsabilidad de los empleados y hacer un análisis de la situación”.En la práctica

Dadas las ventajas que aporta la gestión documental, se les preguntó a los asistentes acerca de proyectos en los que se hayan visto involucradas sus empresas o que hayan desarrollado. Miquel Soler, Ricoh Director de Servicios Tecnológicos de RICOH España y Director del Canal vertical de Educación, afirmó que su empresa ha desarrollado proyectos relacionados sobre todo con “facturas, albaranes, etc. Esto para algunos clientes es su core Business. Además hemos trabajado junto a un hospital para la gestión de la historia clínica de sus pacientes, lo que les ha proporcionado acceso a más datos, como saber que procedimientos tiene que hacer para prevenir una enfermedad, saber qué le tiene que dar a un paciente…” Marco Aurelio Losas asegura que “nuestro mejor ejemplo somos nosotros mismos, que utilizamos nuestra propia herramienta. También tenemos proyectos como por ejemplo la gestión de centros comerciales y es que para nosotros la gestión documental no es sólo la gestión del documento electrónico. También por ejemplo, en este caso nos basamos en la movilidad”.

Por su parte, Juan Repiso, director general de Baratz destaca un caso práctico que ha llevado a cabo su compañía en el Ayuntamiento de Palma “en el que tenemos un sistema de gestión del padrón y un cliente tipo que es una de las mayores empresas de patentes y marcas que necesita tener la documentación controlada con temas de workflow y que está orientada al concepto de trabajar como oficina sin papeles”.Por su parte, para Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco “cada uno de nuestros clientes tiene una historia diferente. Yo destacaría el Ministerio de Justicia. Este proceso nació en la fiscalia anticorrupción y se paró para después irse hasta la Audiencia Nacional, en la que se ha dado un salto adelante en lo que se refiere al acceso a la información. Además destacaría SAP en el que toda su intranet está construida bajo software Alfresco”. Jesús Midón de Esker destaca que “nosotros hemos visto que con la crisis, aunque el negocio está bajando para los laboratorios farmacéuticos, lo que piden los hospitales es mayor y piden más cantidades de pedido en menos tiempo. Así que tenemos un proyecto con Sanofi que les permite poder tramitar un mayor volumen de pedidos e inyectarlo en el ERP. Otra referencia es Correos, que es el mayor interesado en gastar papel y sin embargo utiliza nuestra tecnología para emitir facturas electrónicas”. El director general de Alfresco a cuenta de este último comentario señala que “nosotros en nuestra empresa no utilizamos papel. De hecho yo cuando entré a trabajar aquí no he firmado ni un papel. Los clientes, igual, no firman ni un papel”.

Vicente Mayor señala que en el caso de Epson “somos un poco diferentes. No tenemos un software de gestión documental y para paliar esto, nos apoyamos en partners. Somos casi unos recién llegados, con lo que nuestros casos de éxito son de nuestros partners y nos enfocamos a las pymes: gestorías, despachos de abogados, etc.”.

Finalmente, Juan José Luque de Konica-Minolta señala que su empresa “acaba de ganar un concurso con la Generalitat en el que hemos mecanizado todos los centros educativos vinculados a la Generalitat, que son 45.000 colegios. Otro caso es la universidad de Logroño en el que mecanizamos todo el campus virtual”.Cloud Computing

Otro de los aspectos que atañe a la gestión documental es el modo en el que la nube le está afectando. Para Marco Aurelio losas, “la nube lo que ha permitido es casi una financiación, es decir aquel cliente que no puede meterse en una infraestructura tecnológica y pagar de golpe, ha hecho que las soluciones sean muy flexible y las soluciones se adapten a las necesidades del cliente a lo largo del tiempo. Además ha permitido que la pyme pueda afrontar determinados proyectos que antes no podía”. En la misma línea se sitúa Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco: “La gestión documental deben permitir, acceso inmediato, simplicidad, adaptación al negocio. La nube es un sistema de financiación, claramente”.

Finalmente, Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco considera que “cualquier sistema de gestión documental tiene que dar soporte a los proceso de negocio críticos y permitir la colaboración documental de forma segura. Cloud, aunque puede tener un componente de abaratar costes, creo que, sobre todo, la tecnología cloud en modo híbrido, lo que hace es optimizar y esa es su mayor ventaja”.

Miquel Soler, 

Ricoh Director de Servicios Tecnológicos de RICOH España 

Vicente Mayor, 

Business Management Manager de Epson

Jesús Midón, Director General de Esker 

Juan José Luque, Product Manager de Konica Minolta

     

Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco 

     

Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Director

  Juan Repiso, Director General de Baratz

Baratz, líder en sistemas de gestión del conocimiento, con su producto BKM (solución de Gestión Documental), consigue que se reduzca el tiempo de respuesta a sus clientes, reduzcan costes de mantenimiento del sistema, y optimicen sus acciones de negocios sin usar el papel. Facilitamos procesos de captura de mail, carga de ficheros digitalizados e ingesta desde sistemas integrados (Registros-Aplicaciones Empresariales), unido con la tradicional gestión de usuarios, control de versiones y clasificación documental. Cada documento es recuperado gracias a la facilidad de acceso, rapidez en la búsqueda y sencilla visualización y reproducción del contenido. Baratz ofrece su Solución de Gestión Documental aunando la eficacia en la gestión de los procesos con el ahorro de costes al incorporar a la gestión de procesos nuestra experiencia en Gestión Documental. Más de 300 clientes durante 25 años de colaboración avalan nuestras soluciones.

Konica-Minolta: El éxito de un gestor documental radica en ofrecer un archivador central para toda clase de documentos: documentos en papel como cartas y comprobantes, archivos digitales como dibujos o planos, correos electrónicos y facturas y otros documentos que se imprimen desde un sistema de gestión. De esta forma no damos una herramienta parcial, sino una solución completa para archivar y gestionar los documentos y canalizarlos a los diferentes responsables dentro de una organización mediante flujos de trabajo, como p.ej. en la aprobación de facturas entrantes, notas de gastos. Las nuevas tecnologías permiten además la implementación de soluciones cloud,así como la integración con Redes Sociales Corporativas. Dentro del portfolio de Konica Minolta disponemos de soluciones orientadas a la gestión del documento, como Unity, sistema de entrada a la digitalización, conversión y archivo documental con OCR integrado. Soluciones de mayor entidad como biz:Option, con conversión de formato, integración con dispositivos multifuncionales y portales corporativos; DF-Server, solución DMS orientada a la PYME y por último DocuWare, como repositorio centralizado en cloud.Canon: Therefore es la solución de gestión documental de Canon escalable, tanto para pequeñas y medianas empresas como para grandes corporaciones. Proporciona un sistema de almacenamiento y recuperación fácil de implementar, permitiendo el acceso instantáneo a toda la información cuando se necesita de manera eficiente, económica y segura. Therefore Online es su versión en la nube, que aporta a las organizaciones una forma nueva y segura de gestionar su documentación e información, sin necesidad de implantar una infraestructura informática local adicional, ya que está alojada en un datacenter seguro al que se accede a través de Internet.

Esker: es el líder en soluciones de automatización de procesos documentales, ayudando a empresas del mundo entero a eliminar el papel de sus mesas y a mejorar sus procesos de negocio. Esker ofrece una solución de principio a fin, tanto en modo tradicional con licencia como en la Nube, para automatizar todo tipo de intercambio de información de negocio. Los principales procesos automatizados son: captura y gestión documental: pedidos de venta, facturas de proveedores; envío documental: facturas a clientes, envío multicanal fax, correo postal, email etc. y gestión documental: archivado digital, digitalización certificada.RICOH, líder mundial en soluciones de oficina, servicios documentales gestionados e impresión de alta producción, ayuda a compañías de todos los tamaños a transformar su información en contenido estructurado y a optimizar los procesos clave de su negocio. Con un punto de partida basado en un servicio de consultoría, RICOH identifica las oportunidades de mejora en el campo funcional, tecnológico y económico, y las adapta a la normativa actual vigente al mismo tiempo que las alinea con la estrategia de la organización. RICOH cuenta con una amplio conocimiento en el uso de arquitecturas tecnológicas para la implantación de proyectos ‘punta a punta’ del ámbito Information Management, tales como: Enterprise Content Management, Portales y WCM, Business Process Management, Service Oriented Architecture…


Epson: Impresoras que ahorran un 50% en costes y un 80% en consumo energético. La gama Epson WorkForce Pro se sitúa en lo más alto en cuanto a rendimiento y productividad se refiere. Impresoras y equipos multifunción que permiten grandes volúmenes de impresión y escaneado de gran productividad, reduciendo hasta un 50% en costes, respecto a las impresoras láser más vendidas. Asimismo, consiguen reducir un 80% el consumo energético. Todo ello gracias a la impresión dúplex, la más rápida del mercado al contar con tintas de secado instantáneo que no requieren de tiempo de espera entre impresión del reverso y anverso de la página. La mejor opción para la gestión de documentos en la empresa. http://www.epson.es/workforcepro

Alfresco: Alfresco One permite la sincronización con la nube de la gestión de documentos, colaboración y automatización de procesos empresariales permitiendo a las organizaciones evitar un uso incontrolado de archivos e información y beneficiarse de la eficacia, ahorro de costes, productivad y control que ello conlleva y facilitando a los usuarios disfrutar de todas las ventajas del acceso móvil, la sincronización de sobremesa y las integraciones en la nube

BYTE TI MARZO 2013

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LA HISTORIA DE UNA EMPRESA A TRAVES DE SUS ARCHIVOS

La biofarmacéutica Stallergenes celebra su 50 aniversario

http://www.infofarma.es/ 02/03/2012

Stallergenes, empresa biofarmacéutica de ámbito internacional dedicada a combatir las alergias respiratorias mediante tratamientos de inmunoterapia con alérgenos, celebra sus 50 años de existencia. Para celebrar este acontecimiento ha preparado una exposición en su sede central de Antony (Francia). Documentos y fotografías recuperados de archivos históricos ofrecen un recorrido cronológico de la evolución de la compañía desde su fundación por parte del Instituto Mérieux en 1962 hasta la actualidad, convertida en líder mundial en inmunoterapia sublingual. Además, Stallergenes está finalizando la edición de un libro conmemorativo de 60 páginas que será publicado en distintas lenguas.

Para Víctor Alvá, director general de la filial, Stallergenes Ibérica, “innovación, creatividad, responsabilidad, integridad y el paciente como razón de ser son los valores que nos han hecho líderes en inmunoterapia sublingual, tratando en el mundo a más de 500.000 pacientes al año. Estos mismos valores nos permitirán seguir creciendo en el futuro”.
“La introducción de innovadores productos, junto a exitosas alianzas con las divisiones de alérgenos del Instituto Pasteur y Bayer (DHS), nos han permitido superar la tasa de crecimiento media de la industria farmacéutica en la última década (15%). Desde nuestra fuerte posición en Europa, la expansión internacional es uno de los ejes principales de nuestra estrategia para los próximos años”, añade Alvá.

http://www.infofarma.es/image/journal/article/-/img_j/3245681/imagen_ampliada-la-biofarmaceutica-stallergenes-celebra-su-50-aniversario

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