Reducir el uso del papel en la gestión documental

>>  viernes, 14 de noviembre de 2014

La oficina sin papel ¿un sueño?
http://www.cmswire.com/ 14/11/2014

La oficina sin papel es sólo un sueño, y deberíamos estar preparando la mirada un poco más bajos..

Así es como Doug Miles introduce el informe AIIM Industria de este año sobre la gestión de documentos, específicamente en los procesos sin papel.

A pesar de que los trabajadores de oficina son móviles, conocimientos de informática y conscientes de que los procesos sin papel hará mejorar la productividad y reducir los costos, la mayoría de las organizaciones siguen luchando contra la marea de documentos en papel que obstruyen las oficinas y cabina en los procesos de negocios.

AIIM - la Asociación para la Información y Gestión de la imagen - es una comunidad global de profesionales de la información.

Sin embargo, no todo está perdido, dijo Miles. Las empresas tienen que cambiar las reglas de combate en esta guerra en curso en materia de residuos y las impresiones sin sentido, centrándose en los procesos sin papel que, o bien eliminar o reducir el uso de papel.

Este es un interesante cambio en la estrategia de los documentos de vigilancia de la industria sobre el mismo tema en los últimos cinco años. Año tras año, hemos seguido la investigación de AIIM y el año después de que los problemas se repiten: la mala gestión de los registros, el compromiso pobres C-suite y el desarrollo de estrategias documento pobres.

El informe de este año, Paper Wars: Una actualización del campo de batalla, reitera los mismos problemas. Y ahora, Miles está llamando a un cambio de estrategia - un movimiento que ya hemos visto con todos los proveedores de gestión de documentos más ágiles como Alfresco, Docurated, Hyland (ahora OnBase) y M-Files.

Deje sus sistemas de hinchado, con sobrepeso detrás e ir ágil. "Hemos estado luchando las guerras de papel durante mucho tiempo. En estos días el armamento tecnológico es más barato, mejor, más rápido. Las tropas de oficina es móvil, ágil y altamente alfabetizada equipo. Las reglas de enfrentamiento han legitimado copias escaneadas y las firmas digitales, ", subrayó.

AIIM presidente John Mancini, en una entrada de blog sobre el informe , se preguntó por qué todavía estamos tan atascados en el papel:

Uno pensaría que después de 20 años de hablar de las oficinas sin papel que hubiéramos avanzado más de lo que tenemos. La verdad del asunto es que mientras que el consumo de papel - y papel infundido procesos - están disminuyendo, la tasa de disminución es aún un poco lenta ".

C-Suite de la apatía

Mancini dijo que uno de los mayores obstáculos para oficinas sin papel es la falta de compromiso de la alta dirección. Cuando se le preguntó si tenían una política específica para impulsar el papel de la empresa, sólo el 35 por ciento de las organizaciones que respondieron dijo que sí, explicó.

Para reducir o eliminar el papel, la administración necesita para sentar las bases y dar a los empleados el permiso de usar herramientas como la firma electrónica y los registros digitales.


CEO Docurated Alex Gorbansky reiteró ese mensaje, señalando que el informe pone de relieve la "desconexión significativa entre los imperativos empresariales de nivel ejecutivo y las realidades sobre el terreno a través de muchas grandes empresas." Para llevar a cabo sus mandatos corporativos, las organizaciones tienen que buscar las mejores prácticas operacionales de sus compañeros, entre ellos el uso de la firma electrónica, se dijo CMSWire

Eficiente y económica

No hace falta decir que los registros electrónicos ahorrar espacio, mejorar la capacidad de financiamiento y reducir los residuos. Sin embargo, miles de millones de copias en papel innecesarios todavía se imprimen en todo el mundo todos los días, dijo Miles. "Un caso muy fuerte se puede hacer para todos los procesos digitales en la mejora de la productividad y reducir los costos, pero el mayor impacto es en la velocidad de respuesta - respuesta para el correo entrante, como respuesta a los cuellos de botella, como respuesta a cambios en la regulación, pero, sobre todo, la respuesta a el cliente, ciudadano o cliente ", señaló.

"Negocio-a-la-velocidad-de-papel" no es aceptable más en un mundo de recursos compartidos de archivos instantáneos, móvil, tecnologías de colaboración social y otros.
El problema con el papel

La investigación de este año refleja las respuestas de 366 miembros AIIM encuestadas entre septiembre y octubre.



Geográficamente, el 71 por ciento de los encuestados provienen de América del Norte, el 14 por ciento de Europa y el 15 por ciento del resto del mundo.

Hoy en día, vamos a ver el uso de papel en la oficina en el momento y más adelante en la semana en los problemas y las soluciones que el papel y los procesos sin papel pueden resolver. A pesar de que el 21 por ciento o organizaciones reportan el uso de papel sigue en ascenso, el 33 por ciento dijo que el uso se ha mantenido estable - y el resto reportan una disminución.

¿Por qué tanto papel?

El mayor impulsor es las reuniones, de acuerdo con el 59 por ciento de los encuestados. Luego está la firma, junto con los documentos de los encuestados imprimen simplemente para leer fuera de línea o fuera de la oficina. Si bien parece tabletas se han convertido en omnipresentes, los trabajadores de oficina todavía parecen preferir las copias en papel a documentos digitales protegidos por contraseña.

Título de la imagen de Dino Borelli (Flickr) a través de un CC BY-NC-SA 2.0.

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1 comentarios :

martin 23 de enero de 2015, 11:47  

Hola! Les dejo una forma de reducir el consumo de papel: adherirse a la factura electrónica. Saludos!

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