La Inteligencia Artificial (IA) en la archivística universitaria y de investigación: aplicación

Aplicación de la Inteligencia Artificial (IA) en la archivística universitaria y de investigación

https://mariaisabelruibal.blogspot.com/

¡Dejemos claro una cosa …! La IA no sustituye al archivista, sino que le aporta herramientas potentes para enriquecer su trabajo. En el contexto universitario, su potencial es enorme: desde facilitar la investigación hasta agilizar la gestión documental. 

La inteligencia artificial (IA) está sacudiendo todos los terrenos en los que se introduce, y el mundo de la archivística también siente su impacto.

Su aplicación en archivos, principalmente universitarios y de investigación, nos abre un amplio panorama en cuanto a la optimización de tareas, la mejora en el acceso a la información y el fortalecimiento del valor de los fondos documentales que se custodian.

Lo importante es comenzar poco a poco, con objetivos claros y realistas, y apoyarse en comunidades y recursos existentes.

La IA como “archivera”

La IA, mediante técnicas como el procesamiento del lenguaje natural (PLN) y la visión artificial*, logra la extracción de metadatos de documentos escaneados, también nos auxiliará en el poder generar descripciones automáticas (palabras clave, abstracts, nombres, etc.), incluso el reconocimiento de texto manuscrito en fondos históricos (HTR Handwritten Text Recognition, ) a través de modelos entrenados, un ejemplo la herramienta Transkribus. Todo esto, se englobaría en la labor de la descripción archivística.

En cuanto al proceso de clasificación y organización documental, existen soluciones IDP (Procesos Inteligentes de Documentos) capaces de clasificar automáticamente documentos en series o tipologías, según su contenido.

Además de identificar duplicados o versiones mediante análisis de similitud semántica y/o visual. La detección de un contenido sensible (como son los datos personales) para facilitar el tratamiento correcto y conforme a la normativa de la protección de datos.

En cuanto a la búsqueda de información y recuperación documental, la IA permite, mediante motores de búsqueda semánticos:

• Buscar por conceptos y no solo por palabras exactas.
• Responder preguntas sobre el contenido (tipo "¿qué decisiones tomó el consejo de gobierno en 1995?" en vez de “consejo de gobierno 1995”).


El problema del comienzo … ¿Qué se necesita para empezar?

Recursos básicos

• Digitalización y organización previa de los fondos.
• Acceso a herramientas compatibles (algunas gratuitas, otras con coste).
• Personal con conocimientos básicos en tratamiento documental y disposición a aprender nociones clave de IA.

Herramientas accesibles.

Aquí os dejo unos ejemplos:

• Finalidad: Transcripción manuscrita. Herramienta: Transkribus. Observaciones: Gratuita para uso limitado; muy útil en fondos antiguos.
• Finalidad: Clasificación documental. Herramientas: Doccano, LightTag. Observaciones: Herramientas de código abierto para entrenar modelos.
• Finalidad: OCR mejorado. Herramienta: Tesseract + IA. Observaciones: Se puede integrar en flujos de trabajo simples.
• Finalidad: Búsqueda semántica. Herramienta: ChatGPT, Haystack. Observaciones: Se puede entrenar un modelo con tu fondo documental.

Retos y precauciones

• Privacidad y protección de datos: La IA debe implementarse con protocolos éticos, sobre todo al tratar documentos con información sensible.
• Formación del personal: Es clave ofrecer formación básica en IA para el equipo archivístico.
• Calidad de los datos: Cuanto mejor estructurado esté el archivo, más eficiente será la aplicación de la IA.

Aplicaciones prácticas en un archivo universitario

La IA no sólo transforma los archivos como institución, sino también la forma en que trabaja el propio archivista

EL uso de asistentes personales como ChatGPT, Claude o Copilot pueden ayudar a la redacción de informes, elaborar textos para exposiciones virtuales o generar borradores de instrumentos de descripción archivística.

Para trabajar con documentos multilingües, la realización de resúmenes o traducir catálogos, manuales o documentos de trabajo, el uso de aplicaciones de traducción automática mejorada como DeepL, o Google Translate + revisión, serían opciones muy acertadas.

Recordemos que hoy en día la aplicación del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es normal y que nos ayuda a buscar en documentos escaneados. Y eso, es una aplicación/solución inteligente. Una solución que nos facilita enormemente el acceso a la información.

Como he mencionado arriba, a la hora de trabajar con fondos históricos digitalizados, la integración de plataformas como Transkribus, no sólo nos ayuda a la transcripción, sino también a la generación de índices temáticos automáticamente.

También nos ahorraría tiempo y trabajo en tareas repetitivas, en las que únicamente el personal archivero, comprobaría y supervisaría que todo fuese correcto, como:

• Creación masiva de metadatos a partir de plantillas y extracción automática con herramientas como Python, OpenRefine o scripts conectados a OCRs.
• Detección de errores o inconsistencias en bases de datos documentales gracias a modelos entrenados para revisar estructuras de metadatos.

En cuanto a la visualización de datos archivísticos: utilizar Power BI, Tableau o Flourish para generar mapas cronológicos, árboles jerárquicos o diagramas de flujo que faciliten la consulta o análisis de fondos documentales complejos.

Si hablamos del análisis y minería de texto (Text Mining), existen herramientas como Voyant Tools, spaCy o Gensim que permiten analizar grandes volúmenes de texto para identificar temas recurrentes, extraer nombres propios, fechas o lugares, detectar relaciones entre documentos (útil en fondos de investigación).

Existen otras herramientas/aplicaciones enfocadas a la curación de contenidos y vigilancia tecnológica: Configurar alertas y resúmenes automáticos con herramientas como Feedly + Leo (IA) o Perplexity AI para mantenerte actualizado sobre nuevas normativas, herramientas y tendencias en archivística.

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Los archivos oficiales y su enorme valor histórico

Necesidad de defender y preservar los archivos históricos oficiales
http://www.eldia.com.ar/ 28/07/2014

La creación y puesta en funcionamiento de un archivo histórico propio en la Universidad Nacional de La Plata, que busca contener toda aquella documentación escrita o fotográfica, además de otros valiosos elementos que estaban en condiciones de perderse en forma definitiva, no sólo responde a una necesidad intrínseca de esa institución sino que se compadece con la necesidad de que en todos los ámbitos públicos se preserven todos aquellos testimonios que merecen ser sistematizados y salvaguardados debidamente. 

Tal como se detalló en la nota publicada en este diario, los trabajos encarados en la Universidad local –subordinados a una previa tarea conjunta de personal universitario y de investigadores del Archivo Histórico de la Provincia, que trazaron un diagnóstico y acordaron la necesidad de crear un archivo universitario- se ha reflejado en la selección y clasificación de materiales idóneos para reflejar la historia de la Universidad, desplegándose una paciente tarea de conservación de documentos, legajos, fotos y planos, entre otros elementos. La catalogación de planos originales de las distintas facultades, de antiguos planes de estudios y de designaciones de profesores forman parte, entre otros materiales, del acervo que integra el nuevo archivo que pronto podrá estar a disposición de todo público, según se informó. 

No han sido pocas las ocasiones en que los especialistas han advertido sobre la necesidad de mejorar y defender los archivos oficiales, ante la posibilidad de que se pierdan documentos de futuro valor histórico que se acumulan sin ser sistematizados ni salvaguardados debidamente del deterioro que provocan diversos factores en muchas dependencias. Se conoce que miles de libros y colecciones de gran valor histórico existentes en bibliotecas y otras dependencias públicas, debieron ser sacados de los anaqueles o lisa y llanamente se perdieron para siempre, luego de sufrir largos procesos de deterioro sin que se intentara preservarlos aplicando procedimientos de selección y tratamientos eficaces. Y que similar proceso sufren los documentos públicos, apilados al azar durante años, sin ponderarse si allí sólo existen papeles para reciclar o documentos que con el tiempo cobrarán un valor trascendental. 

En términos generales, puede decirse que la falta de criterios rectores deriva en que, muchas veces, contra lo que debería hacerse -conservar los papeles durante un determinado plazo y luego seleccionar cuáles deben destruirse o pasar al Archivo Histórico de la Provincia-, se acumulen documentos en forma desmedida y cada vez resulte más difícil rescatar aquellos que tienen valor. Es en este aspecto donde la digitalización puede también aligerar buena parte de la documentación original que se conserva. Lo cierto es que los archivos oficiales poseen, potencialmente, enorme valor histórico. Por consiguiente, debieran alentarse todas las iniciativas que apunten a ese objetivo y que, por lo tanto, abren una instancia importante para plasmar distintos sistemas de identificación y preservación de una riqueza documental que no debe perderse bajo ninguna excusa.

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Archivo Historico Universitario obtiene acreditación de AENOR que certifica gestión de sus documentos

En su 30 aniversario certificaron los procesos del Archivo Histórico Universitario
http://www.lajornadadeoriente.com.mx/ 02/07/2013

En su 30 aniversario, el Archivo Histórico Universitario obtuvo la acreditación por parte de la Asociación Española de Normalización y Certificación (Aenor) como el único archivo histórico de México en certificar la gestión de sus documentos conforme a la norma oficial.

Georgina Maldonado Lima, directora del archivo, señaló que este año se certificaron los procesos de gestión documental para la recepción, identificación, organización, conservación, digitalización, consulta y difusión del acervo histórico de la Universidad Autónoma de Puebla (UAP).

Dicho proceso, agregó, es resultado de un esfuerzo de más de dos años que integró nuevas tecnologías en procedimientos de clasificación, digitalización, mantenimiento de condiciones de temperatura, humedad y consulta para usuarios.

“Este espacio cuenta con una riqueza de colecciones que sin duda permiten conocer y entender qué es la universidad”, detalló Maldonado Lima.

Resaltó que el acervo histórico que se ha logrado reunir durante tres décadas gracias al trabajo archivístico y apoyo administrativo de los universitarios se resguarda en tres fondos propios: el Colegio del Estado, la Universidad de Puebla y la Universidad Autónoma de Puebla.

Asimismo, cuenta con seis grandes colecciones, de las que se desprenden series como Vida Universitaria, microfilms, legislación, Artes Plásticas, Cine e Historia Nacional, con documentos desde mediados del siglo XIX.

“Este año se introducen todas las colecciones; se integraron cientos de fotografías y audios del Departamento de Información y Documentación de la Cultura Audiovisual. En colecciones tenemos una gran riqueza con documentos del Colegio del Estado en 1825, hasta fotografías inéditas de la Revolución Mexicana”, señaló.

Maldonado Lima agregó que en el archivo hay carteles de los años 70 del siglo anterior, microfilms del Congreso Federal de mediados del siglo XIX, colecciones inéditas, como la colección completa de cartas de Morelos en microfilm, documentos a los que puede acceder todo tipo de público.

Además comentó que este espacio ubicado en avenida Reforma 531, abre sus puertas para presentaciones de libros, cursos y exposiciones, como lo fue Retrospectiva del cartel que integró una pequeña muestra de una colección de más de 2 mil carteles que posee la UAP.

La directora del Archivo Histórico Universitario mencionó que se trabaja en el Sistema Institucional de Archivo, para lo cual se ha capacitado a responsables de archivo y de trámite, lo que permitirá dar continuidad a este importante proyecto.

Autor: Paula Carrizosa

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