Gestión de Identidad Digital Empresarial en el contexto archivístico

Gestión de Identidad Digital Empresarial en el contexto archivístico
Por Lic. Carmen Marín, colaboración de: Grok y, Gemini,

La Gestión de Identidad Digital Empresarial en el contexto archivístico es el conjunto de políticas, tecnologías y procesos que permiten identificar, autenticar, autorizar y trazar de manera segura a los autores y participantes dentro de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). [1]

Garantiza la autenticidad, integridad y el no repudio o irrenunciabilidad (propiedad de seguridad que garantiza que el autor de un mensaje o transacción electrónica no pueda negar su participación en ella, ni que otra persona se haga pasar por él) de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. [2]

Pilares Fundamentales en Archivo

• Autenticidad: Asegura que el creador de un documento o metadato es realmente quien dice ser mediante firmas electrónicas, certificados digitales y credenciales corporativas verificables. [2]
• Trazabilidad (Procedencia): En archivística es vital respetar el principio de procedencia. La gestión de identidad registra la bitácora exacta de quién lo creó, cuándo lo modificó y quién consultó un expediente. [3]
• Control de Acceso (RBAC): Permite parametrizar permisos basados en los roles de los empleados dentro del SGDEA, protegiendo la información confidencial y cumpliendo con las normativas de protección de datos. [3]

Tecnologías Clave Utilizadas

 

• Directorios Centralizados: Sistemas como Microsoft Active Directory o LDAP sincronizados con los expedientes.
• Infraestructura de Clave Pública (PKI): Emisión de certificados digitales para firmar electrónicamente actas, contratos y resoluciones.
• Blockchain (Tecnologías de Registro Distribuido): Utilizado en archivos avanzados para sellar de forma inmutable la identidad del autor y el estado del documento, garantizando que no fue alterado.
• Single Sign-On (SSO): Autenticación única que centraliza el acceso a los distintos módulos del archivo corporativo de forma segura. [2]

Retos Archivísticos

• Preservación a largo plazo: Las identidades digitales y los certificados caducan. Los archivos deben implementar mecanismos (como el sellado de tiempo o timestamping) para que los documentos sigan siendo válidos probatoriamente, aunque el emisor original ya no esté en la empresa.
• Interoperabilidad: El sistema de gestión de identidad debe comunicarse fluidamente con las tablas de retención documental y los metadatos estándar (como Dublin Core). 

¿Qué es un sistema de gestión de identidad digital?

https://whitebearsolutions.grupocibernos.com
WBSgo

En la era digital que vivimos desde hace algunos años, la gestión de identidades desempeña un papel crucial en la seguridad y eficiencia de las operaciones empresariales. Esto es así porque la gestión de identidades y accesos (IAM) garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a los recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo sus tareas. Este artículo explora a fondo qué es un sistema de gestión de identidad digital, cómo funciona, sus diferencias con la gestión de acceso y los diversos tipos de sistemas disponibles.

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de identidad digital?

La gestión de identidades se centra en identificar, autenticar y autorizar adecuadamente a individuos, grupos o aplicaciones a través de atributos como los derechos de acceso y restricciones basadas en identidades. Estos sistemas evitan el acceso no autorizado, protegiendo contra el robo de datos y generando alertas ante intentos no autorizados, ya sea desde dentro o fuera de la empresa.

¿Es lo mismo un sistema de gestión de identidad que un sistema de gestión de acceso?

Aunque a menudo se usan indistintamente, la gestión de identidades se enfoca en la identidad del usuario, roles, permisos y grupos, mientras que la gestión de acceso se ocupa de la autenticación y autorización para determinar si un usuario tiene acceso a un recurso específico.

Aquí, se evalúa la legitimidad del acceso según los criterios establecidos por las políticas de seguridad y los permisos asociados. No obstante, esta fase es crucial para garantizar que los usuarios solo accedan a los recursos para los cuales están debidamente autorizados, minimizando así los riesgos de accesos no autorizados.

¿Cuáles son los tipos de sistema de gestión de identidad digital?

Existen tres tipos principales de sistemas de gestión de identidad digital:

 

• Identidad y autenticación centralizada: En este modelo, una entidad central actúa como proveedor de identidad (IdP), siendo la organización proveedora del servicio el punto central de la identidad digital. Cada aplicación o servicio requiere una cuenta específica gestionada por esa empresa.
• Modelo de autenticación federada: Un proveedor de identidad utiliza terceros para autenticar a los usuarios ante partes confiables. Permite el uso de una única identidad digital para acceder a diferentes servicios, evitando el fenómeno de identidades múltiples.
• Modelo de identidad distribuida (Self-Sovereign Identity - SSI): En este modelo, los usuarios son propietarios de su identidad digital y datos asociados. Se basa en tecnologías como Blockchain, garantizando seguridad e independencia del usuario.

¿Por qué es importante proteger la gestión digital de tu empresa?

Con los avances tecnológicos y la transición hacia operaciones comerciales 24/7, la identidad digital corporativa se vuelve cada vez más importante. Este cambio se acentúa con la transformación digital en 2020, lo que llevó a un aumento significativo en la presencia online de las empresas. Durante la crisis, la cantidad de sitios web empresariales se incrementó notablemente, llegando a un 800 % en algunos países de América Latina, según la CEPAL.

La identidad digital corporativa, similar a la identidad personal, captura y almacena atributos únicos de una entidad para su transmisión electrónica y establecer su autenticidad. Para las empresas, esto facilita el acceso a servicios y la interacción sin depender de la intervención humana o documentación física. La identidad digital empresarial abarca desde números de registro y cuentas bancarias hasta la presencia online en redes sociales y blogs.

Por tanto, la importancia de proteger la identidad digital empresarial radica en la seguridad, eficiencia y reputación de la organización. Con el aumento de la presencia online, los ciberdelincuentes buscan aprovechar vulnerabilidades, utilizando modalidades como el ransomware y la suplantación de identidad. Por ello, es necesario implementar medidas de ciberseguridad y privacidad de datos para salvaguardar la información sensible.

6 consejos para proteger la identidad digital en tu empresa

A continuación, hemos recopilado 6 recomendaciones para proteger la identidad digital empresarial:

 

1. Navegar por sitios seguros. Verificar la política de privacidad y el protocolo "https" contribuye a la seguridad.
2. Mantener actualizado el sistema operativo. Las actualizaciones constantes evitan virus informáticos y protegen los datos.
3. No abrir correos de procedencia sospechosa. Ser cauteloso con mensajes sospechosos previene descargas maliciosas.
4. Generar contraseñas seguras en las aplicaciones. Contraseñas robustas y actualizadas cada dos a seis meses refuerzan la seguridad.
5. Contratar un experto en ciberseguridad. Un profesional puede proporcionar soluciones efectivas contra amenazas emergentes.
6. Crear una copia de la información. El respaldo externo o los servicios Cloud garantizan la seguridad de los datos.

¿Cuál es el impacto de una mala gestión de identidad digital en las empresas?

Una mala gestión de identidad digital puede tener consecuencias graves para las empresas, como daño a la reputación, pérdida de confianza, reducción de productividad y problemas de cumplimiento legal. Para evitar estos impactos, es crucial seguir buenas prácticas de seguridad digital y considerar auditorías periódicas de ciberseguridad.

_________________________________________________________________________________

Gestión de Identidad Digital Empresarial actual en el contexto archivístico, desde la óptica de la Inteligencia Artificial

La Gestión de Identidad Digital Empresarial (GIDE o IAM —Identity and Access Management—) en el contexto archivístico actual es, en términos objetivos, insuficiente y fragmentada, a pesar de los avances tecnológicos. Desde la perspectiva de una IA entrenada en patrones de datos, sistemas y evolución tecnológica, es un área donde la práctica empresarial y archivística arrastra rezagos estructurales frente a las demandas de autenticidad, integridad y preservación a largo plazo de los documentos digitales. [4]

Fortalezas relativas (limitadas)

 
Madurez en seguridad operativa: Las soluciones modernas de IAM (como las basadas en zero-trust, MFA, biometría y federación de identidades) han mejorado mucho el control de acceso en sistemas vivos (empresas, gobiernos). Plataformas de identidad digital única (ej. ejemplos en México como Llave Mx) facilitan interoperabilidad y trámites, reduciendo algo de burocracia. [5]
Herramientas criptográficas disponibles: Firmas digitales, hashes, sellos de tiempo y metadatos ayudan a vincular identidad al momento de creación o captura. En teoría, soportan principios archivísticos clave: autenticidad (el documento es lo que pretende ser, creado por quien dice), integridad (no alterado de forma que afecte su valor probatorio) y cadena de custodia. [4]

Debilidades graves y honestas (la realidad predominante)

La GIDE empresarial está optimizada para operaciones actuales y cumplimiento regulatorio a corto-medio plazo, no para el archivo permanente. Esto genera problemas estructurales:

• Desconexión entre IAM operativo y preservación archivística: La identidad se gestiona bien para "quién accede hoy", pero se debilita drásticamente en el tiempo. Las firmas digitales tienen ventanas de validez limitadas (caducidad de certificados, obsolescencia de algoritmos, compromisos de claves). Una vez migrados o preservados a largo plazo, probar que un documento fue creado por una identidad específica y no alterado se vuelve complejo. Los metadatos de identidad a menudo no se captura o preservan de forma completa y estandarizada. [4]
• Vulnerabilidades inherentes a lo digital: Los registros digitales son fáciles de alterar a escala sin dejar rastro obvio (a diferencia del papel). Ataques de identidad (phishing, credential stuffing, insider threats) siguen siendo el vector principal de brechas. En archivos, esto compromete la prueba de procedencia y contexto orgánico, que son esenciales en diplomática y archivística. Muchas organizaciones aún dependen de sistemas legacy o prácticas híbridas que no escalan bien. [6]
• Falta de estandarización y madurez real: Hay guías (InterPARES, ISO, NIST SP 800-63) y proyectos, pero la adopción es irregular. Muchas "gestiones documentales digitales" se limitan a digitalizar papel sin garantizar autenticidad a largo plazo. La IA puede ayudar en clasificación y extracción de metadatos, pero no resuelve problemas de fondo si la captura inicial de identidad y contexto es deficiente. La replicación geográfica y auditorías criptográficas periódicas son recomendadas, pero no universales. [7]
• Desafíos emergentes: Con IA generativa, deepfakes y automatización, verificar "autenticidad" se complica más (¿fue generado por humano autorizado o por modelo?). El volumen de datos born-digital crece exponencialmente, y la preservación a décadas o siglos requiere estrategias que van más allá de IAM comercial actual (emulación, migración controlada, encapsulación con metadatos ricos).

En resumen, objetivamente:

Es mejor que hace 10-15 años gracias a criptografía y cloud, pero sigue siendo reactiva y operativa más que archivística. No está a la altura de garantizar confianza a largo plazo en la mayoría de las empresas e instituciones. Muchas implementaciones dan una falsa sensación de seguridad: un documento con firma digital válida hoy puede ser cuestionable en 20 años si no hay un sistema robusto de preservación de evidencias (cadena de custodia digital auditada, metadatos preservados, políticas de migración documentadas). [8]

Desde IA, veo potencial enorme en automatizar verificación de integridad, análisis de anomalías en logs de identidad, o generación de metadatos contextuales. Pero la tecnología sola no basta sin madurez organizacional, inversión sostenida y alineación real entre equipos de TI/seguridad y archivistas. La mayor parte de la "gestión digital" actual prioriza conveniencia y compliance inmediato sobre evidencia perdurable. Eso es un riesgo real para la memoria institucional y la rendición de cuentas. Si buscas mejorar en un caso concreto, enfócate primero en capturar y preservar metadatos de identidad/contextuales desde la creación del documento, no solo en el control de acceso. Eso es lo crítico.

Profundiza en este dato: "metadatos de identidad/contextuales desde la creación del documento"

Capturar metadatos de identidad y contextuales desde el momento mismo de la creación del documento es uno de los principios más críticos —y a menudo más ignorados— en la preservación digital archivística. No es un “buen extra”; es parte fundamental de lo que convierte un archivo digital en un registro fiable y con valor probatorio a largo plazo. [9]

¿Por qué “desde la creación” es esencial?

En el entorno analógico, el contexto (quién, cuándo, por qué, en qué proceso, con qué autoridad) está implícito en el papel, el membrete, la firma manuscrita, el sello y el archivo físico. En digital, ese contexto se desvanece fácilmente si no se documenta de forma explícita, estructurada y vinculada al objeto desde el origen.

Si los metadatos se agregan después (durante una migración, digitalización o ingreso al archivo), se pierde la presunción de autenticidad y se debilita la cadena de custodia. Los estándares y proyectos como InterPARES insisten en que los metadatos completos deben crearse o capturarse lo más cerca posible del punto de creación. [9]

1. Tipos clave de metadatos que deben capturarse desde la creación
2. Metadatos de Identidad (quién y qué es el documento):
3. Autor/creador/redactor (nombre, cargo, identidad digital verificada).
4. Destinatario o entidad involucrada.
5. Título/asunto o descripción de la acción/transacción.
6. Fecha y hora exacta de creación (con sello de tiempo confiable).
7. Firma digital o sello electrónico calificado.
8. Identificador único persistente (por ejemplo, UUID o sistema de numeración).
9. Metadatos Contextuales (procedencia y relaciones):
10. Contexto organizacional y funcional: proceso de negocio, serie documental, clasificación.
11. Relaciones con otros documentos (antecedentes, anexos, versiones).
12. Sistema o aplicación donde se generó.
13. Versión del formato y entorno técnico en el momento de creación.
14. Metadatos de Integridad y Preservación (PREMIS):
15. Hash/fixity (checksum) inicial.
16. Información técnica del archivo (formato, tamaño, codificación).
17. Eventos de la cadena de custodia (quién accedió, modificó o transfirió, y cuándo). [10]

Estándares relevantes

 

• PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies): Es el estándar de facto para metadatos de preservación. Cubre identidad, eventos, agentes, derechos y objetos. Se enfoca en mantener autenticidad, integridad y comprensibilidad a largo plazo. [11]
• METS (Metadata Encoding and Transmission Standard): Actúa como “contenedor” o envoltorio que empaqueta metadatos descriptivos, administrativos, estructurales y de preservación (incluyendo PREMIS) junto al objeto digital.
• ISO 23081 (Metadata for records): Define principios para metadatos en gestión de documentos. Enfatiza que los metadatos son parte integral del registro y deben vincularse al contexto de creación. [12]
• Otros: Dublin Core (básico), MODS, o esquemas locales como el FUID en algunos países latinoamericanos.

Cómo capturarlos en la práctica (realidad actual)

 
Sistemas de Gestión Documental Empresarial (SGDE o ECM): 

• Deben configurarse para extraer automáticamente metadatos del usuario autenticado (vía IAM), fecha del sistema, aplicación origen, etc. Idealmente con integración de firma digital y sello de tiempo.
• Herramientas de captura: Office 365, Google Workspace, Adobe Acrobat, sistemas de expediente electrónico o plataformas low-code con workflows que obliguen a completar campos obligatorios al guardar.
• Born-digital vs. digitalizados: En born-digital (nativos digitales) es más factible capturar todo automáticamente. En digitalizaciones hay que reconstruir metadatos, lo que siempre es menos confiable.
• Automatización con IA: Puede ayudar a extraer o enriquecer (reconocimiento de entidades, clasificación), pero no sustituye la captura inicial de identidad verificada.

Desafíos reales y honestos

• Muchas empresas capturan solo lo mínimo para operación (quién accede hoy), no lo archivístico (prueba de procedencia a 20-50 años).
• Obsolescencia: Un certificado digital caduca; un hash sigue siendo útil, pero necesita migración controlada.
• Volumen y complejidad: En entornos con miles de documentos diarios, la resistencia humana y técnica es alta.
• Falta de interoperabilidad: Sistemas heterogéneos rompen la cadena de metadatos.

Conclusión objetiva:

Capturar estos metadatos desde la creación es la base para que un documento digital tengan valor probatorio y sea preservable. La mayoría de las organizaciones actuales lo hacen de forma parcial o reactiva, lo que genera riesgos significativos para la memoria institucional y la rendición de cuentas. Las que lo implementan bien (generalmente grandes instituciones públicas o reguladas) invierten en políticas estrictas, integración IAM + ECM + herramientas de preservación, y auditorías periódicas.

Si estás implementando esto en una organización específica, el primer paso es mapear los puntos de creación (aplicaciones críticas) y definir un esquema mínimo de metadatos obligatorio basado en PREMIS/ISO 23081.

Explicación sencilla y comprensible de Hash/fixity (checksum) inicial

¿Qué es un Hash / Fixity / Checksum inicial?

Imagina que tienes un documento digital muy importante (un contrato, una foto, un expediente, etc.). El hash (o checksum) es como una huella digital única de ese archivo. Es un código larguísimo y rarísimo (por ejemplo: a7f3b9e2c...) que se calcula matemáticamente a partir de todo el contenido del archivo.

¿Cómo funciona de forma simple?

• Cuando el documento se crea o se guarda por primera vez, se calcula su hash inicial.
• Ese código se guarda aparte (como una “certificación”).
• Más adelante, cuando quieras verificar si el archivo sigue siendo el mismo, vuelves a calcular el hash.
• Si sale exactamente igual $\rightarrow$ el archivo no ha cambiado (fixity = está fijo, intacto).
• Si sale diferente $\rightarrow$ aunque sea por un solo carácter o un bit, el archivo fue modificado o dañado.

Analogía fácil de entender

Piensa en un libro:
El hash inicial es como tomar una foto de la portada + el número exacto de páginas + el peso del libro el día que lo recibes.
Si alguien arranca una hoja o cambia una palabra, al volver a “pesarlo y fotografiarlo” notarás que ya no coincide.

El hash hace exactamente eso, pero con datos digitales y de forma automática y matemática.

¿Por qué es tan importante en archivos?

Porque los archivos digitales son invisibles y fáciles de alterar sin que se note. Con el hash/fixity inicial puedes demostrar que:

• El documento que tienes hoy es exactamente el mismo que se creó hace 5, 10 o 50 años.
• Nadie lo modificó (ni siquiera accidentalmente).
• Tiene integridad.

Esto es clave para que un documento digital tenga valor legal y probatorio a largo plazo.

Ejemplo práctico de Archivo: Contrato.pdf

Hash inicial (calculado el día de la firma):

e3b0c44298fc1c149afbf4c8996fb92427ae41e4649b934ca495991b7852b855

Dos años después lo abres y recalculas el hash:
Igual $\rightarrow$ Está intacto
Diferente $\rightarrow$ Alguien lo cambió o se dañó durante una migración

Herramientas comunes
Programas gratuitos: MD5, SHA-256 (el más usado hoy), SHA-512.
Se calcula en segundos con programas como HashCalc, QuickHash, o directamente desde sistemas de gestión documental.

En resumen:

El hash/fixity inicial es la “huella digital” que se toma al nacer el documento para poder demostrar después que nadie lo ha tocado. Es una de las técnicas más básicas, baratas y efectivas para garantizar la confianza en los archivos digitales.

Cómo se calcula uno o cómo se usa en la práctica dentro de un sistema empresarial

1. ¿Cómo se calcula un Hash (Checksum)?

Es muy sencillo: se usa un programa o función que lee todo el contenido del archivo y aplica una fórmula matemática que genera un código único y fijo.

Ejemplo real (calculado ahora mismo):

Texto: "Este es un ejemplo de documento importante para demostrar hash."
SHA-256 (el más usado y recomendado hoy):

88f344aa9221e84961a646037cc3c8a049f69c88593866078ef2f33e1b987806
MD5 (más antiguo y menos seguro, solo para ejemplos):

a077bf4d12b9a8ba9fc9cc9ac18aa32d

Propiedad mágica: 

Si cambio, aunque sea una coma o una letra en el texto, el hash cambia completamente. Es imposible que dos archivos distintos tengan el mismo hash (con algoritmos buenos como SHA-256).

Cómo calcularlo tú mismo (fácil):

 
En Windows: Usa herramientas gratuitas como QuickHash, HashCalc o PowerShell.
En línea: Hay webs como hash.online o tools como OpenSSL.
En sistemas profesionales: Se calcula automáticamente, sin que el usuario tenga que hacer nada.

2. Cómo se usa en la práctica dentro de un sistema empresarial

En una empresa real, el hash/fixity no lo calcula una persona manualmente. 

Lo hace el sistema de gestión documental (SGD, ECM o plataforma de archivo) de forma automática.

Así es como funciona paso a paso:

• En el momento de creación o ingreso del documento:
• El usuario guarda o sube un archivo (contrato, factura, acta, etc.).
• El sistema calcula automáticamente el hash inicial (SHA-256).
• Ese hash se guarda en la base de datos junto con los metadatos del documento.

 Durante toda la vida del documento:

 Cada vez que se descarga, migra, copia o verifica, el sistema recalcula el hash.

• Lo compara con el hash original.
• Si coinciden $\rightarrow$ Integridad confirmada (no ha sido modificado).
• Si no coinciden $\rightarrow$ Alerta automática (posible corrupción, modificación o error).

Usos reales en empresas:

• Auditorías y compliance: Demostrar ante un juez o auditor que el contrato que tienes hoy es idéntico al que se firmó hace 5 años.
• Migraciones: Cuando cambias de sistema o pasas datos a la nube, verificas millones de documentos sin abrirlos uno por uno.
• Cadena de custodia: Se registra quién, cuándo y cómo se verificó el hash (parte de los metadatos PREMIS).
• Detección de errores: Si un archivo se daña por un fallo de disco o durante una copia, se detecta inmediatamente.
• Firma digital + hash: La firma digital suele firmar el hash del documento (no el archivo completo), lo que lo hace más eficiente.

Ventajas en el mundo real

• Es rápido (calcula gigabytes en segundos).
• Es barato y automático.
• No ocupa casi espacio (un hash son solo 64 caracteres).
• Proporciona prueba técnica de que el documento es auténtico e íntegro.

Recomendación actual:

Usa siempre SHA-256 o superior. MD5 ya no se considera seguro para temas importantes.

En resumen, sencillo: 

El hash es como un “control de calidad automático” que se toma en el nacimiento del documento y se revisa periódicamente para garantizar que nadie (ni persona ni error técnico) lo haya alterado.

Referencias Bibliográficas

[1] Whitebear Solutions

[2] YouTube·inaimexico

[3] YouTube·Udearroba

[4] nationalacademies.org

[5] foneia.org

[6] idsalliance.org

[7] clir.org

[8] pages.gseis.ucla.edu

[9] interpares.org

[10] dlib.org

[11] dcc.ac.uk

[12] committee.iso.org

Read more...

Aprende de la gente que jamás comete un fallo dos veces: Trucos

¿Que fallos no comete dos veces alguien listo?
http://forbes.es/actualizacion/5061/que-fallos-no-comete-dos-veces-alguien-listo/ 02/04/2016

Todo el mundo se equivoca, algunos, incluso, puede tropezar varias veces con la misma piedra, pero desde luego no son las personas más listas. Ese tipo de gente jamás comete un fallo dos veces: aprende en la primera. En esta fotogalería te contamos cuáles son los fallos más comunes que alguien listo no cometería en dos ocasiones.

Creer en algo que es demasiado bueno para ser verdad
Antes de aceptar o embarcarse en cualquier cosa, realizan preguntas serias. La ingenuidad no tiene cabida en su día a día.

Insistir en lo mismo y esperar resultados diferentes
Saben que hay que evolucionar, modificar los procesos para cambiar los resultados. La obcecación no está ni en su diccionario ni en su vida.

Operar sin presupuesto
Tener calculado el dinero que se puede gastar ayuda a no gastar más de la cuenta, por eso las personas verdaderamente inteligentes no hacen negocios ni trabajan sin presupuesto.

Abstraerse de la realidad
Por mucho trabajo que tenga y muy concentrado que estén en lo suyo, saben que no deben olvidarse del resto del mundo: ahí fuera están las claves y ellos lo saben.

Saltarse pasos
Los atajos están muy bien para salir de algún aprieto, pero no son lo más correcto si se quiere llegar a buen puerto. Las personas inteligentes van paso por paso porque todo cuenta.

Ser quien no son
Las apariencias engañan, pero la mentira tiene las patas muy cortas y como es mejor una vez colorado que ciento amarillo, las personas inteligentes no tratan de aparentar lo que no son.

Querer complacer a todos
Nunca llueve a gusto de todos y las personas inteligentes saben que tratar de agradar a todos trae más problemas que beneficios, por eso prefieren ser claras y no bailar el agua a nadie.

Hacerse continuamente la víctima
Las personas inteligentes son conscientes de que el victimismo cansa a los demás y levanta sospechas si es continuado, por ello prefieren apartarse de toda actitud pesimista y lastimera.

Tratar de cambiar a los demás
Las personas inteligentes simplemente aprender a persuadir, no tratan de cambiar a la fuerza la opinión o hábitos de nadie. Creen en la voluntad de las personas y en el diálogo.

NOTA: Tomado de la página https://www.facebook.com/CarlosAlbertoEscotet/

Read more...

Herramientas de colaboración empresarial

El futuro de la colaboración empresarial
http://www.haycanal.com/ 21/03/2016

lack, Salesforce Chatter, Huddle, Box... la lista de las herramientas de colaboración parece que es interminable. ¿Pero qué hay detrás de la proliferación de estas herramientas y qué impacto tienen en las empresas?

Las herramientas de colaboración empresarial se han ganado bien los galones, han hecho auténticas maravillas facilitando la colaboración entre los distintos departamentos y equipos de las empresas, desde compartir archivos y almacenar en la nube hasta compartir agendas e informes y ahora, gracias a una mejor y mayor colaboración, se abre la posibilidad de mejorar las comunicaciones internas de la empresa, lo que tendrá su repercusión por ejemplo en una mayor agilidad en el trabajo y en el proceso de tomas de decisiones. A nadie le puede sorprender que más y más empresas estén invirtiendo en estas aplicaciones.

Las herramientas de colaboración están ayudando a las organizaciones a mejorar su competitividad y, además, a reducir costes asociados a desplazamientos y espacios de trabajo.

De acuerdo a un reciente estudio de Clinked, las organizaciones que usan herramientas de colaboración alcanzan mayores niveles de productividad, con crecimientos de casi un 13%. Y más aún, el 97% de las empresas reconocen que, usando estas herramientas, pueden atender a sus clientes más eficientemente.

Una consecuencia lógica es por tanto que el 82 % de las empresas que utilizan esas herramientas de colaboración prevén aumentar su uso en el futuro. Y gracias a este “apetito” por la colaboración, el mercado se espera que crezca hasta alcanzar los aproximadamente 65 millardos de euro en 2019, frente a los 43 millardos de euro de 2014.

¿Pero qué es lo que realmente podemos encontrar detrás de la proliferación de estas herramientas y cuál va a ser el futuro de los equipos de relación con el cliente?

De manera muy resumida, podemos decir que las herramientas de colaboración están pensadas para eliminar silos, que son uno de los mayores obstáculos para la transformación digital que podemos encontrar en estos momentos.

Un problema muy común, y al mismo tiempo muy importante, es que las empresas tienen que hacer frente a múltiples silos en la colaboración en el trabajo. Para muchos de los empleados, el correo electrónico es un método de comunicación prácticamente unidireccional y de salida, de hecho, más de 200 millardos de correos electrónicos se envían diariamente, frente a los 12 millardos del año 2000. Pero no olvidemos que al mismo tiempo que se usa el correo electrónico, muchos empleados pueden estar utilizando una solución de gestión documental, como Google Docs por ejemplo, para colaborar en proyectos de una cierta duración en el tiempo, un servicio de chat o una plataforma de mensajería instantánea para una interacción en tiempo real con sus colegas y, por qué no, un sistema de gestión documental, como Dropbox, para almacenar documentos.

Mientras que cada una de estas herramientas son tremendamente útiles por sí mismas, especialmente en lo que se refiere a proyectos en equipo y discusiones, hay una solución más adecuada para que los equipos interactúen unos con otros. Las organizaciones deben trabajar para hacer que estas herramientas distintas y separadas se unan en un espacio único y centralizado para asegurar una experiencia de usuario mucho más racional y menos molesta.

Y es ahí donde las herramientas de colaboración avanzadas pueden impulsar el espacio de trabajo en las empresas. Este tipo de herramientas están muy dirigidas y se integran perfectamente en los procesos actuales, desde la gestión de proyectos y la gestión de documentos a la creación e intercambio de contenidos. También dan servicio a flujos de trabajo habituales como la gestión de tareas y control de tiempos, lo que es muy útil para cualquier organización que trabaje con plazos de ejecución.

A medida que más y más empresas se encaminan hacia la adopción total de herramientas avanzadas de colaboración, vamos viendo como la definición tradicional de colaboración y comunicación va siendo puesta en cuestión. Y al mismo tiempo que vemos como está creciendo su adopción en la industria, los proveedores de soluciones de colaboración se ven obligados a seguir innovando en la mejora de la experiencia de usuario y apoyando a la próxima generación del trabajo en equipo.

Autor: José Paz, director general de Avaya España y Portugal

Read more...

Cómo librarse del sistema de carpetas tradicional para mejorar acceso a los documentos de la empresa

La era de las carpetas de la computadora está muerto - ahora deja de usarlos

http://www.information-age.com/ 06/06/2015

Durante décadas, los empleados han sido provistos de carpetas para gestionar archivos de negocios. Un modelo de almacenamiento jerárquico que complace a ese poco de obsesión por el control en todo el mundo - o no. 

Ellos son en realidad un poco antinatural. Enseñar a la gente la forma en que trabajan no fue una tarea fácil, pero la generación de más edad han crecido con nada más y que ahora están tan profundamente arraigado en la cultura del lugar de trabajo que la gente no puede dejar ir - tanto es así, de hecho, que las nuevas ofertas en la nube , tales como DropBox y One Drive, ofrecer el mismo modelo.

Es extraño que la gente vive por carpetas en el trabajo y luego ir a casa y utilizar la carpeta libre, internet fantásticamente investigable en casa. La gente rara vez se detienen a pensar en los aspectos negativos de la gestión de archivos basada en carpetas - y hay varios.

En primer lugar, el enfoque general es inconsistente o caótica con la variación en las estructuras a través de los empleados. El número de carpetas proliferan, los nombres varían, y las variaciones de ortografía y formato fluencia.

Lo que está sucediendo es que los datos útiles acerca de un archivo o documento está siendo enterrados en la ruta de la carpeta. ¿Esta ruta de la carpeta parece familiar: \\ clientes \ Otra Co \ 2015 \ Consulting \ JohnP \ analysis.doc?

Vemos a un nombre de la empresa (cliente), un año, un tipo de servicio y un empleado se ha mencionado, pero ahora no podemos ordenar o filtrar adecuadamente por estos porque son simplemente enterrados en una cadena de letras y puede ser mal escritas o misarranged.

Un ser humano puede hacer conjeturas, pero no debe dejar que un ordenador los hacen en su nombre. Estos datos son todos, pero perdió en este nuevo mundo de grandes datos.

En segundo lugar, se necesita un esfuerzo para gestionar y ampliar las carpetas. Con cada nuevo año, el cliente y el proveedor, nuevas carpetas deben ser creados por la mano. Los datos de estos probablemente existe en un sistema CRM, finanzas, recursos humanos o las operaciones, pero que podría ser utilizado o, peor aún, ignorado.

Esta falta de integración entre los sistemas y carpetas rompe cualquier tipo de estructura y hace que las carpetas caótico. Simplemente pregunte a sí mismo acerca de la explotación de árboles, enormes recursos compartidos de archivos que tiene en su negocio que no se puede soportar para navegar a ti mismo - se puede vincular a ellos de sus sistemas? Probablemente no.

Por último, la realidad de tantos recursos compartidos de archivos es que simplemente no se pueden buscar de manera utilizable. El resultado de esto es que una gran cantidad de documentación es todo, pero perdió con el negocio debido al esfuerzo que se necesita para acceder a ella.

Este problema está aumentando a un ritmo exponencial y, con la cantidad de empresas de datos son la celebración, simplemente no puede continuar.

Dar a conocer la miseria

Muchas personas disfrutan de la simplicidad de compartir a través de servicios en la nube como Dropbox. Ellos son seducidos ya que parece funcionar, pero lo que realmente está pasando es el caos de las carpetas se replica y se comparte en una nueva escala, más grande.

Aquellos que usan DropBox muchos comienzan a ver las grietas en el sistema - archivos sobrescritos (pobres de versiones) y la propiedad poco clara de los datos. Sólo se tarda un par de decepciones y el servicio comienza a perder su brillo.

El resultado de una perspectiva descripción empresarial es peor: la colaboración que está sucediendo en el negocio, pero ahora no hay una visión clara o un fuerte control sobre la mayoría de los datos empresariales clave.

A diferencia de las carpetas, los datos clave acerca de un archivo o documento - conocida como metadatos - se define explícitamente como lo que es. Esto permite a los de búsqueda y navegación significativa poderosas personas disfrutan en Internet. Las fechas pueden ser fechas que los usuarios la búsqueda de antes y después, los números tienen el orden y rango, los nombres del personal deben estar en una lista válida.

Lo que también es diferente es que los usuarios pueden optar por restringir los valores que se incluyen en estos datos y si es necesario o no. Integración de los documentos con los sistemas se convierte en factible y más fácil de manejar.

El resultado es que los usuarios tienen un conjunto de documentos que se pueden recuperar al instante en la forma en que realmente quiere mucho mejor organizado. La gente todavía quiere ser capaz de controlar los datos y compartimentar, pero que no es necesario para crear un millar de carpetas para lograrlo - sólo un puñado de particiones para el acceso seguro lo haría.

Todos los usuarios están contentos con la búsqueda en el hogar. Muchos ahora están utilizando la búsqueda en el trabajo y el número va en aumento. Los dispositivos móviles han enseñado a los usuarios que la jerarquía de carpetas no es la única manera de manejar los datos.

Los gerentes de TI están buscando maneras de cerrar estos archivos compartidos dinosaurio que añaden poco valor. Gerentes de cumplimiento están exigiendo verdadera visibilidad y consulta en los documentos en poder de la empresa. Ops directores están demandando una mejor integración entre los sistemas y documentos.

Todos estos factores intencionadamente afirman que la era del sistema de carpetas está prácticamente muerto. Las personas sólo tienen que dejar de depender de él.



Procedente de Stuart Evans, Invu



Autor: Publicado por Ben Rossi

Read more...

Investigación de EMC: impacto monetario de la pérdida de datos y el tiempo de inactividad no planificado en las empresas

El volumen de datos perdidos durante un incidente está creciendo exponencialmente
http://cso.computerworld.es/ 03/12/2014

Según datos de EMC, la pérdida de datos y el tiempo de inactividad les costaron a las empresas 1,7 billones de dólares en el último año. La mitad de las organizaciones carece de un plan de recuperación de desastres para big data, la nube híbrida o la tecnología móvil.

Una nueva investigación de EMC destaca el inmenso impacto monetario que tienen la pérdida de datos y el tiempo de inactividad no planificado en las empresas de todo el mundo. No en vano, la compañía cifra en 1,7 billones de dólares el coste que ello ha supuesto para las empresas en los últimos doce meses. Además, dicho estudio revela que la pérdida de datos creció un 400% desde 2012, pese a lo cual, un 71% de las organizaciones desconfían de su capacidad de recuperacióndespués de una interrupción.

La encuesta realizada por Vanson Bourne a 3.300 responsables de TI de empresas medianas y grandes de todo el mundo, señala que, si bien está disminuyendo la cantidad total de incidentes depérdida de datos, el volumen de datos perdidos durante un incidente está creciendo exponencialmente. Así, un 64% de las empresas encuestadas experimentó pérdida de datos o tiempo de inactividad en los últimos 12 meses. De media, cada empresa experimentó más de tres días laborables (25 horas) de tiempo inactivo, lo que para el 36% se tradujo en una pérdida de ingresos, mientras que un 34% sufrió demoras en el desarrollo de productos.

En lo que respecta a tendencias como big data, la tecnología móvil y la nube híbrida, el 51% de los negocios carece de un plan de recuperación de desastres para cualquiera de estos ambientes, y solo un 6 % tiene un plan para los tres. Además, el 62% de los encuestados consideran big data, la tecnología móvil y la nube híbrida como “difíciles” de proteger.

A la hora de clasificar a las empresas en una de cuatro categorías según su grado de madurez en términos de protección de datos, el 87% se encuentra en las dos categorías más bajas, y sólo un 13% está a la vanguardia. Entre estas últimas destacan las empresas chinas.

Autor: Hilda Gómez

Read more...

¿Cuántas veces visita el archivo central el director, el gerente, o el jefe del departamento al que esta adscrito el mismo?

Solo el trabajo en equipo hará crecer tu empresa
http://economia.elpais.com/ 03/12/2014

NOTA DE ARCHIVOLOGO: Éste artículo de  Mario Suarez para economia.elpais.com, trajo a mi memoria una empresa en la que trabajé por varios años organizando todo un sistema de archivos, -omito el nombre por razones obvias-, cuya persona, gerente de la unidad a la que el archivo fue adscrito no lo visitaba. Raras veces y por otras circunstancias se aparecia por allí. Me comentan que esta situación no ha cambiado, aún y cuando, hoy esa persona detenta un alto cargo en la empresa. De allí la pregunta que como título le coloqué al artículo: ¿Cuantas veces visita el archivo central el director, el gerente, o el jefe del departamento al que esta adscrito el mismo? La respuesta la tienen ustedes.
Solo el trabajo en equipo hará crecer tu empresa

Una plantilla que funciona como un único empleado de varias cabezas aumenta la motivación de todos y mejora los resultados

La última vez que Juan Aranguren (Madrid, 1977) vio a su jefa de París fue en el interior de una bodega en la sierra de Madrid. Sucedió en el mes de septiembre pasado, durante unas jornadas de trabajo grupales, en un ambiente distendido y en plena naturaleza. Juan, empleado de una multinacional de productos bancarios, salió motivado de aquel encuentro. “Fue una jornada laboral como cualquier otra, cada uno con su ordenador, pero compartiendo un espacio común, charlas animadas y una rica comida con los compañeros”, afirma. No se trataba de un experimento empresarial de la empresa, sino de un protocolo que prolifera en grandes compañías, como vía de motivación y búsqueda de nuevos incentivos para sus trabajadores.

“Al trabajar en equipo se mejora la comunicación y la colaboración dentro de las organizaciones; se fomenta el aprendizaje compartido, se produce una mayor involucración en los procesos por parte de los empleados, se genera un mayor número de ideas”, asegura Olga Blanco, consultora de recursos humanos y especialista en coachingde equipos con su compañía Coaching & Company. “Aumenta el empoderamiento, el sentimiento de orgullo de pertenencia y el nivel de compromiso de los empleados”.

Ese orgullo de pertenencia a la compañía y una buena organización, rompiendo barreras antiguas en los niveles de responsabilidad, logra que sobre una misma mesa se sienten representantes de distintos estratos de un departamento. “La gran efectividad de un equipo se basa en su diversidad: cuanta más variedad de roles exista entre los miembros de un mismo equipo, mayor será su fortaleza y su potencial para alcanzar sus objetivos”, añade Blanco.

Cuanta más variedad de roles exista entre los miembros de un mismo equipo, mayor será su fortaleza”, afirma la experta en ‘coaching’ Olga Blanco

El problema de no trabajar en equipo no siempre nace de los empleados de posiciones medias o bajas en una empresa, como se suele pensar, sino de las capas altas, que no incitan al trabajo en comunidad. Jaime Andrés Bayona, profesor de la Pontificia Universidad Javeriana, y Oswaldo Heredia Cruz, profesor de la Universidad Externado, ambos de Colombia, publicaron en junio de 2012 el estudio El concepto de equipo en la investigación sobre efectividad en equipos de trabajo, del que se obtenía esta conclusión, entre otras: “Los gerentes no conocen necesariamente los factores que afectan a la efectividad de los equipos de trabajo (…); un adecuado establecimiento de las competencias de los equipos es esencial para el adecuado funcionamiento de los procesos de gestión humana”. Características como la composición del equipo, el diseño de la tarea, la heterogeneidad de los miembros o el contexto de la organización afectan a la eficiencia de los equipos, según el informe.

Mejores resultados

La actuación de los equipos impacta de manera directa en los resultados de una compañía. En todas las empresas jóvenes predomina la idea general de que, mediante el trabajo en comunidad, se aumentan la productividad, y probablemente, los beneficios. “A medida que el mundo evoluciona, se hace necesario que las organizaciones tengan un desempeño mucho más alto que hace 10 o 15 años para producir los mismos resultados, por lo que la innovación, la flexibilidad y el trabajo en equipo serán imprescindibles. Solo aquellas organizaciones que cuenten con equipos sólidos, bien preparados, que trabajen en sincronía, donde todos remen en una misma dirección y estén orientados hacia la consecución de unos objetivos en común, serán capaces de obtener buenos resultados y sobrevivir en el futuro”, confirma la consultora Olga Blanco.

En esta línea se maneja Microsoft, una compañía conocida por aplicar el método job shadowing entre sus empleados. La fórmula de trabajo parece sencilla: cada nuevo empleado pasa un periodo de tiempo con otro más experto trabajando mano a mano, como si fuesen hermanos gemelos. Esa etapa como observador hace que el aprendizaje del novel sea más rápido y eficaz, y su integración entre sus compañeros, óptima.

“Nuestra filosofía de formación se apoya en que un buen porcentaje de lo que aprendemos lo hacemos a través de otros: asimilar conceptos o métodos de alguien más experto que tú en una materia es una excelente forma de gestionar el conocimiento interno de la compañía. A menudo, también se convierte en una experiencia internacional si coincide que la persona experta desempeña su puesto en otro país, lo que enriquece aún más este tipo de aprendizaje”, confirma Patricia Hernández, directora de adquisición de talento de Microsoft Ibérica.

Esa fórmula de integración y gestión de los equipos ha cambiado realmente la manera de trabajar dentro de esta multinacional, tal y como afirma Hernández: “Hasta ahora solíamos decir que nuestros empleados aprendían un 70% en el puesto, un 20% de otros y un 10% como producto del aprendizaje clásico. Pero hemos evolucionado y la parte de aprendizaje de otros ha aumentado a través de programas de desarrollo como el shadowing. La utilización de la una red social corporativa llamada Yammer, que permite el aprendizaje colaborativo, también ha hecho posible este incremento”. Y el uso de estas herramientas se traduce, a su vez, en que al 98% de los empleados “les apasiona” el trabajo que hacen dentro de la compañía, según las encuestas internas de Microsoft, lo que aumenta el sentimiento de pertenencia a la organización.

La creación de redes sociales privadas dentro de la propia empresa, como la propia Yammer, también ayuda a la integración y la valoración del trabajo dentro de la compañía, según los expertos. Hay diversos estudios en este sentido, y en opinión de la consultora estratégica McKinsey&Company, el uso de redes sociales corporativas incrementa un 25% la productividad. Porque la relación con los compañeros de trabajo ya no se limita a hablar durante el almuerzo o el café: ahora en algunas compañías incluso está permitido chatear.

Read more...

Departamento de RR.HH el peor en proteger la información de su empresa, según estudio de Iron Mountain

RRHH: los que más descuidan la protección de la información de su empresa

http://www.negocios.com/ 03/12/2014

Los empleados se están relajando en cuanto al archivo de documentos, sabiendo que solo tienen que llamar al departamento de TI para ayudarles a recuperar los datos perdidos.

Un estudio de la compañía de gestión y custodia de la información Iron Mountain ha descubierto un inesperado aspecto negativo del backup y la capacidad de almacenamiento de última generación. El estudio reveló que los empleados se están relajando en cuanto al archivo de documentos, sabiendo que solo tienen que llamar al departamento de TI para ayudarles a recuperar los datos perdidos.

En una serie de entrevistas con profesionales senior de las TI en Alemania, Francia, España, Países Bajos y el Reino Unido , Iron Mountain averiguó que los departamentos de TI están frustrados por la manera poco profesional con la que afrontan los empleados el almacenamiento de datos pero tampoco hacen nada para modificar este comportamiento.

Según los profesionales de TI en Europa, esta es la lista Top Ten de los peores en almacenar documentos:

1. RRHH

2. Financiero

3. Marketing

4. Ventas

5. Desarrollo de negocio

6. Equipos creativos

7. Atención al cliente

8. TI y desarrollo de software

9. Dirección

10. Administración

Una empresa de servicios en Francia de alrededor de 100 empleados dice: “Principalmente es el equipo de desarrollo de negocio: no son tan tecnológicos y siempre están con prisas por lo que cometen errores y archivan documentos incorrectamente. Luego no pueden encontrarlos cuando los necesitan”. Una empresa más grande del mismo sector, también en Francia (más de 1.000 empleados) se queja de la gente de marketing: “Tienen continuas presentaciones, procesan documentos y otros archivos relacionados con el marketing. Hacen copias de seguridad de los datos y luego se confunden sobre cuál de ellos necesitan a tiempo en algún momento. Tampoco ayuda mucho que no nombren e indexen los archivos correctamente”.

Una agencia de medios británica, con aproximadamente 150 empleados, dice que la mayor parte de las veces la culpa es de los equipos creativos: “Probablemente esto se deba a que siempre están acudiendo a archivos y presentaciones para actualizarlos con nuevas ideas y conceptos y no los archivan correctamente”. Una empresa de servicios financieros de más de 1.000 empleados explica que los mayores culpables en su empresa son los empleados de servicio al cliente: “Ocurre porque lo ven desde su propia perspectiva. Saben que pueden acudir a nosotros a cualquier hora para recuperar datos. Otros departamentos raramente lo hacen”.

Los departamentos de RRHH puntúan alto en España. Una empresa de servicios con una plantilla de 350 personas achaca el hecho a que, por lo general, los profesionales de este ámbito carecen de conocimientos informáticos: “Tratan con tanta información cada día, que son propensos a cometer errores como puede ser no archivar correctamente”.

En Alemania, una agencia de medios de tamaño mediano, de más de 500 empleados, apunta a los equipos creativos: “Tienen que gestionar cantidades ingentes de contenido multimedia cada día y a veces se confunden con diferentes versiones de los mismos archivos. Su reto está en saber gestionar datos no estructurados”.

En los Países Bajos los que peor puntúan son el desarrollo de negocio, las ventas y el marketing. Según una empresa manufacturera y de ingeniería con 350 empleados: “El departamento de desarrollo de negocio simplemente no está organizado para saber cómo gestionar datos y acaba por extraviar documentos a diario”. Una pequeña empresa de servicios con menos de 100 empleados afirma: “La gente de ventas es descuidada y su negligencia está relacionada con el hecho de que creen que todos los datos tienen copia de seguridad y que los pueden recuperar cuando quieran”. Los equipos de administración y operaciones también aparecen como culpables. Una empresa de hostelería de 200 empleados dice: “No han puesto en marcha procesos para almacenar archivos y no tienen estándares específicos para nombrarlos e indexarlos por lo que los documentos no están guardados correctamente”. Un profesional de las TI en una pequeña empresa manufacturera de 100 personas admite, sin embargo, que: “Inicialmente pensaba que los culpables eran los de marketing porque sabían que los departamentos de TI les iban ayudar a encontrar los datos, pero más tarde me di cuenta de mi equivocación y que solo se trata de que no tienen los conocimientos informáticos suficientes”.

“A medida que las empresas introducen sistemas más sofisticados y estratégicos para el back up y recuperación de datos, combinando almacenamiento fuera y dentro de las instalaciones de la compañía, y soluciones en servidor, disco, cinta y nube, los empleados de toda la empresa han descubierto una valiosa red segura en la que se encuentran los documentos perdidos o traspapelados”, comenta Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain. “Esta situación parece venir dada por una falta de conocimientos informáticos. Los profesionales de las TI pueden reducir esta carga adicional ayudando a sus colegas a nombrar y guardar de mejor forma los documentos, introduciendo plataformas para compartirlos de forma colaborativa y gestionar así el control de las diferentes versiones con el fin de crear un almacén central de documentos en los que cada persona pueda buscar por sí misma los archivos que necesite”.
SEGÚN IRON MOUNTAIN

Read more...

Investigación sobre la gestión de documentos en las empresas italianas

Prioridades de gestión docucumental de empresas italianas
http://www.datamanager.it/ 14/11/2014

El estudio lo llevó a cabo Canon-NetConsulting al entrevistar a los administradores de TI y compras de grandes empresas italianas y tamaños medianos. La contención de costes y racionalización de los procesos que conducen a las opciones de futuro en la gestión de documentos

Italia Canon ha anunciado los resultados de la investigación independiente sobre la gestión de documentos en las empresas italianas encargadas de NetConsulting.




Involucrados en el estudio fueron 420 empresas, de las cuales el 60% pertenecen al sector manufacturero y el 40% a la Hacienda / Retail / Logística / Servicios / Utilidades. Los administradores de TI fueron entrevistados (67,9%) y los gerentes de Compras / administrativo (32,1%) de las empresas grandes y medianas con más de 100 millones de euros en ventas.




El escenario que surgió de la investigación pone de relieve la necesidad de digitalizar los procesos y optimizar la gestión de documentos dentro y fuera de la empresa para reducir los costos y hacer procedimientos más flexibles. En el enfoque también se incluye la necesidad de compartir el papel y la información digital de forma segura y cumplir con las regulaciones.




En un entorno competitivo caracterizado por el aumento de los desafíos, más de un cuarto de las empresas encuestadas en primeros lugares, su objetivo en el corto plazo, es su expansión en Italia y en el extranjero (36% de la muestra), pero, poco después, se puede ver cómo los procesos de revisión son prioritarios para mejorar la eficiencia y reducir los costes (27,8%), especialmente en el campo de la gestión de documentos. Al mismo tiempo, se puso de relieve la necesidad de una reducción en el consumo de papel, en particular para los procedimientos de facturación, y una mejora en el modo de búsqueda de los documentos, para ahorrar tiempo y dinero.




El volumen de productos de papel cada año, de hecho, sigue siendo muy importante: las investigaciones muestran que, en promedio, en un año se producen casi 2 millones de páginas por empresa, con un pico de más de 3,5 millones de empresas en el sector de la logística. Se trata principalmente de los departamentos administrativos que manejan grandes cantidades de documentos en papel (contemplados en el primer lugar volúmenes generados 60,8% de los encuestados). Esto se traduce en altos costos de operación, que son un aspecto crítico, el 25% de los encuestados, junto con la alta complejidad que se presenten a partir de la gestión de una flota de impresoras heterogénea (un 11,2%) y obsoletos (22% de la muestra tiene una base instalada sobre la edad de 4 años). Las empresas, sin embargo, siguen prefiriendo una gestión interna, en particular los de gran tamaño (más de 70%).




Las respuestas de los encuestados señalaron, sin embargo, que la evolución hacia las diferentes formas de gestión de documentos requiere la adopción de nuevas impresoras con características avanzadas tales como el almacenamiento de archivos (importante para más del 60%), la conversión de documentos en la oficina (55% ) y la impresión móvil (40%).




Es fácil ver cómo estos resultados allanarán el camino para una futura gestión de documentos estrategia profundamente diferente de la actual, que ayuda a las empresas para contener los costes y facilitar las nuevas posibilidades que ofrece la web para compartir documentos en movimiento y en nube, el aumento de la colaboración y la productividad.




Sin embargo, el 56% de las empresas italianas se mantiene firmemente anclado a la utilización actual de la tarjeta, con picos de 62% en el sector financiero. En esto contrasta con el sector de los servicios (en el que un importante lugar es tomado por las empresas en el Viajes y Trasporte), el nivel de digitalización exceda del 50%. Así que todavía hay mucho que hacer para crear una cultura de Managed Document Services llevó a la adopción, por ejemplo, archivos digitales disponibles en la legislación italiana (en la actualidad sólo el 30% de las empresas analizadas está equipado para ello) y en la creación flujo de trabajo de los procedimientos digitales (por ejemplo, el 61% de los pedidos y el 51% de la facturación está todavía por hacer funcionando manualmente).




"Canon siempre ha estado atento a la evolución y necesidades del mercado y esta investigación nos permite profundizar en las necesidades de nuestros clientes, apoyar el cambio hacia una gestión de documentos estrategia altamente personalizada y escalable", dijo Teresa Edwards, Marketing y Director de Pre-ventas B2B Canon Italia. "Con nuestras soluciones somos capaces de gestionar todos los procesos relativos a los documentos, lo que garantiza una mayor eficiencia, mejorar la experiencia del usuario, y permite a las empresas de todos los tamaños para centrarse en su negocio principal."

Read more...

Gestión de los documentos en papel es la mayor amenaza para la protección de la información

Dos tercios de las empresas europeas afirman que el papel es la mayor amenaza para la seguridad de su información
http://www.rrhhpress.com/ 06/11/2014

La gestión de los documentos en papel es la mayor amenaza para la protección de la información, según un reciente estudio de la compañía de gestión y custodia de la información Iron Mountain y PwC.

Dos tercios (62%) de las empresas de tamaño medio en Europa y Norteamérica consideran que la información en papel es un serio riesgo de seguridad, más del doble que otras amenazas externas para los contenidos digitales, como el hacking o el malware.

El estudio revela que muchas empresas no están haciendo frente de forma efectiva el problema del papel. La mitad (51%) de los encuestados cuentan con políticas de monitorización que sirven de guía a los empleados para el almacenamiento y la destrucción de archivos digitales, pero solo un tercio (38%) tienen algo similar para los documentos en papel. Solo un 41% implementan restricciones monitorizadas de acceso a zonas en las que se archiva la información confidencial.

El 78% de las empresas confían en una persona o equipo para gestionar el riesgo de la información tanto digital como en papel, aunque el estudio descubre que las compañías que obtienen mejores resultados en la gestión del riesgo son aquellas que cuentan con equipos diferenciados para la información digital y la información en papel.

La mayoría de las empresas depositan la responsabilidad final sobre el riesgo de la información en los directivos de TI (73%), y solo un 4% en Europa y un 1% en Norteamérica creen que el director de archivos debería tener algún tipo de responsabilidad.

El estudio sugiere que otros retos a los que se enfrentan las empresas en relación a la seguridad del papel incluyen la existencia -ampliamente extendida- de archivos antiguos, la inseguridad respecto a la normativa de retención, lo que provoca que muchas empresas conserven todos los archivos por si acaso, y un creciente enfoque en la transformación digital.

Estos datos complementan los arrojados por otro estudio de Iron Mountain que reveló que un 62% de las empresas europeas tienen dificultades en integrar el papel en procesos automatizados de gestión de clientes.

Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain, señala que “toda información es vulnerable de una forma u otra, pero los archivos en papel y digitales se enfrentan a riesgos diferentes que las empresas tienen que entender y gestionar de forma apropiada. A falta de controles y políticas adecuados, el papel es susceptible de ser fotocopiado, compartido y eliminado, no solo una vez, sino muchas. Se puede olvidar en cualquier parte, o archivarlo de forma aleatoria o tirarlo en cualquier papelera”.

“Las empresas tienen que implementar y monitorizar procesos efectivos y asignar correctamente las responsabilidades para mantener el papel a salvo. Aunque nunca estaremos libres de papel, podemos reducir significativamente el riesgo asociado al mismo si informamos y facilitamos la implantación de proceso prácticos a la vez que monitorizamos que se cumple la normativa”, añade Chico.

Iron Mountain recomienda a las empresas que sigan tres pasos:

1. Sacar todo el partido posible de la gran cantidad de cursos y herramientas online disponibles y a un bajo coste para llegar a todos los empleados en todas las sedes y con el mismo mensaje -y expectativas- para gestionar la información.

2. Si las empresas aún no han pensado en digitalizar sus archivos en papel, deberían fomentar procesos de trabajo para determinar qué contenido es el que hay que guardar. Una vez un archivo físico es escaneado, se debería considerar la destrucción del papel, bien de forma inmediata o, con el fin de cumplir con controles de calidad, tras un corto periodo de tiempo.

3. Un día anual de limpieza puede ser un inicio para centrarse en el control de los archivos de papel y decidir cómo sacarlos del entorno de la empresa. Con unas directrices apropiadas, los empleados pueden ayudar a determinar si hay que destruir archivos o enviarlos a un enclave externo exclusivo para almacenamiento.

RRHHpress.com

Read more...

Los softwares de código abierto una opción válida para las empresas

5 consejos para volver tu empresa más “open”
http://www.siliconnews.es/ 03/11/2014

Ya sea por razones puramente sentimentales, de concienciación y forma de ser, o por un motivo más terrenal como el ahorro de costes, lo cierto es que hay empresas que se acogen a ciertas tendencias tecnológicas con entusiasmo, y que cantan sus alabanzas. Pasa con las prácticas de eficiencia energética, como puede ser apostar por ordenadores con sello Energy Star, apagar por completo los equipos que no se están utilizando o bajar el interruptor en las estancias vacías de gente, evitar los sistemas de aire acondicionado en verano y desplazarse en bicicleta cada mañana para hacer del entorno de trabajo un lugar más verde. Y también ocurre con el espíritu “open”. Ser más abiertos, no sólo en mente e ingenio, al apostar por la instalación de software no propietario en la oficina también se interpreta como una táctica de negocio inteligente.

No en vano, existen en el mercado numerosos propuestas de programas “open source”, totalmente profesionales y serios, que al final de la jornada ayudan a guardarse algo de dinero extra en la cuenta de la empresa sin dejar de producir. En Silicon News os dejamos cinco ejemplos, aunque seguro que tú mismo puedes encontrar alguno más:

1. Abiertos desde la raíz. La primera parte por la que se puede empezar a ser “open source” es cambiando el propio sistema operativo que gobierna los equipos informáticos de la empresa. Aunque Windows continúa siendo la elección más extendida, según las estadísticas de uso mensuales, y los ordenadores Mac de Apple se posicionan como primera alternativa, las plataformas basadas en el kernel Linux también están ahí. Y no son pocas. Hablamos del colectivo conformado por Debian, CentOS, Linux Mint, openSUSE… las propuestas en forma de distribución son múltiples y gratuitas. Incluso empresas como Red Hat, con Fedora, soportan sus propios distros. Uno de los proyectos que quizás tenga más fama sea el Ubuntu de Canonical, que acaba de cumplir diez años de vida y ha llegado a “millones de ordenadores a través de cientos de configuraciones”. Lo bueno de sistemas como Ubuntu, por ejemplo, es que no limitan su presencia al PC, sino que también se pueden encontrar en servidores y, en su caso, en smartphones. El año que viene comenzarán a venderse los primeros terminales con Ubuntu de fábrica, lo que recuerda precisamente al camino seguido por Microsoft.

2. Productividad por encima de todo. Como decíamos, pasarse al software de código abierto no implica renunciar a trabajar con tesón y obtener resultados gratos. La productividad viene dada, por encima de todo, por la calidad del equipo humano que, desde tu posición como jefe, consigas armar a tu alrededor y sus ganas de disfrutar con lo que hacen. Al igual que Windows es el rey de los sistemas operativos de escritorio, Office es seguramente la suite ofimática más conocida entre diferentes colectivos, ahora en forma de Office 365 subida a la nube. Si tu empresa no es muy grande y consideras que la desventaja de tener que pagar suscripciones pesa más que el beneficio de contar con un procesador de texto, hojas de cálculo, un programa para presentaciones y demás software de su tradición y nivel de soporte, puedes probar con cualquiera de las alternativas libres de cargos que han surgido durante los últimos años. Las más conocidas son el LibreOffice de The Document Foundation y OpenOffice, un proyecto que la Apache Software Foundation tomó de manos de Oracle. Ambas son avaladas por los números. La primera ha conseguido 100.000 donaciones en medio millar de días y OpenOffice superó los 100 millones de descargas en menos de dos años.

3. Acepta zorro como animal de navegación. Navegar por la web se ha convertido en un gesto inevitable en nuestras vidas. Lo hacemos a nivel personal y también en el plano laboral. Gracias a Internet podemos recibir mensajes de correo y responderlos con la urgencia que nuestros interlocutores requieran, realizar videollamadas o simplemente emprender llamadas de voz para cerrar un acuerdo, gestionar las redes sociales, consultar la actualidad, ver qué opinan los usuarios, crear contenido y mucho, mucho, más. Algunas veces basta con tener instalada la aplicación nativa adecuada para ponerse en marcha, pero también se pueden hacer tareas con ayuda de un navegador web. Para ser fiel a la filosofía “open source” no necesitarás alejarte, en esta ocasión, de las herramientas más populares o de las que más recursos reciben por parte de sus creadores. La Fundación Mozilla sigue apostando a día de hoy por su producto estrella, Firefox, que ya va por su versión número 33 y que, además, ahora tiene continuación en forma de sistema operativo móvil, Firefox OS. El segundo navegador más utilizado en dispositivos de sobremesa, el Chrome de Google, también tiene alma “open”. Otras opciones son Konqueror, SeaMonkey o PirateBrowser. Este último, además, promete saltarse la censura.

4. Piensa en tus clientes. ¿Y a la hora de tratar directamente con los clientes? ¿Qué caminos puedes tomar? Si lo que quieres es una solución de Customer Relationship Management que te ayude a gestionar ese vínculo de la manera más efectiva posible, teniendo la información relevante sobre vuestra relación siempre a mano y buscando su satisfacción por encima de todas las cosas, no te preocupes. También aquí hay opciones de código abierto. Una de ellas se puede encontrar en la cartera de soluciones de SugarCRM, que es una empresa con sede en Cupertino, el mismo lugar donde se erige Apple. Lleva ya diez años de andadura y ofrece una edición “open” bautizada directamente como Sugar CRM Community y licenciada con AGPL. Por su parte C3CRM, QuickCRM, SuiteCRM o Vtiger CRM son herramientas que han surgido a partir de SugarCRM, y que por lo tanto, también pueden resultarte útiles. Pero la lista continúa. En la categoría de CRM “open source” se encuentran igualmente nombres como los de CiviCRM, EPESI CRM, Group Office, Odoo CRM y SplendidCRM, entre otros.

5. Piensa en tus trabajadores. Es importante tratar con cariño a los clientes, estar al tanto de sus necesidades y no perder la pista a vuestra historia conjunta, para demostrarles que de verdad los aprecias, pero igual de fundamental es responder a las necesidades de tus empleados. Sí, pueden usar una distribución Linux para ejecutar sus ordenadores. También pueden pasarse a LibreOffice u OpenOffice a la hora de crear documentos. Y, cómo no, navegar por la web amparados por la experiencia de Mozilla Firefox o alguna otra de las propuestas “open source” del mercado. Pero los trabajadores no sólo viven de sistemas operativos, suites ofimáticas y navegadores. Si cuentas con diseñadores gráficos en tu plantilla o, en todo caso, alguien necesita manipular imágenes, debes saber que hay más vida allá del célebre Photoshop. Un recurso que puedes probar es GIMP o el GNU Image Manipulation Program. A la hora de reproducir audio o vídeo, inténtalo con VLC. En el ámbito de las notas y la programación existe Notepad++. La gestión de archivos podría estar cubierta por Alfresco. La planificación ERP cuenta con Openbravo. ¿Que quieres crear un blog? Piensa en WordPress.

Y así podríamos seguir en prácticamente todas las áreas. Y es que el mundo del “open source” está copado por éstas y otras herramientas tan valoradas como MySQL, Hadoop y OpenStack.

Para gestionar las relaciones con los clientes no hace falta atarse a programas carísimos. También hay software de carácter abierto tipo SugarCRM.

Autor: Mónica Tilves

Read more...

Temor empresarial a la pérdida de datos

Los empresarios se muestran preocupados ante la pérdida de datos
http://www.siliconweek.es/ 08/10/2014

De hecho, según un informe de Kaspersky Lab y B2B International, los empresarios sitúan la “información de operaciones internas” y la “propiedad intelectual” como los dos tipos de datos no financieros que tienen más miedo a perder.

Una preocupación lógica si se tiene en cuenta que el 21% de las empresas españolas sufrió alguna pérdida de propiedad intelectual durante el año pasado.

Por su parte, a la pregunta de cuál ha sido la principal causa de la pérdida de datos, el 23% de los empresarios españoles señala al malware como el mayor responsable de los últimos 12 meses en empresas españolas.

No obstante, tampoco hay que olvidase de otros incidentes que llevaron a la pérdida de información, como las intrusiones en la red (8%), las vulnerabilidades en el software (8%), la información filtrada de dispositivos móviles (5%) y los ataques dirigidos (5%).

Curiosamente, aquellas compañías dedicadas a la fabricación situaron los datos e información de los clientes en el último lugar en su ranking de información que temen perder, posiblemente porque en sus instalaciones no suelen almacenar este tipo de archivos.

Read more...

Breve guía contra los ciberataques a las empresas

Breve guía de Kaspersky Lab para proteger a las empresas frente a los ciberataques
http://www.socialetic.com/ 22/09/2014

Hoy en día, las empresas manejan más información que nunca y se han convertido en el blanco de ataques que los cibercriminales pueden aprovechar para fines delictivos de muchas maneras. Los problemas a los que se enfrentan las empresas no son solo tecnológicos, también tienen su raíz en las políticas y procedimientos implementados por ellas. La cibercriminalidad es, cada vez más, una amenaza que solo podrá ser mitigada mediante la formación y capacitación adecuada, consiguiendo así un conocimiento transversal de la problemática en todos los niveles de negocio, aprendiendo las tácticas que los atacantes utilizan para obtener la información que desean. Los expertos de Kaspersky Lab han elaborado una sencilla guía que detalla cuáles son las pautas a seguir ante este reto.

Falta de cifrado

El robo de datos se ha convertido en un tema empresarial recurrente en 2014, pero parece que podrían haberse evitado estas situaciones indeseadas mediante el cifrado de la información. Muchas veces es inevitable que algunos empleados pierdan o les roben sus dispositivos, pero perder el equipo no es el problema en realidad, sino la facilidad de acceso que tienen los cibercriminales para robar información corporativa en dispositivos no cifrados ni protegidos adecuadamente. Así, el cifrado completo y el establecimiento de contraseñas seguras debe ser una medida obligatoria en todos los ordenadores portátiles y smartphones que usen los profesionales para trabajar.

Estrategia BYOD

Además de asegurar los activos de la compañía, los equipos TIC de las empresas deben proporcionar apoyo y asesoramiento sobre la seguridad a los profesionales que utilizan su dispositivo personal también con fines corporativos, para que no pueda haber ningún flanco de ataque que permita que la información relacionada con la vida interna de la empresa y sus actividades comerciales sea robada. Si estos dispositivos personales se conectan a la intranet de la empresa deben ser debidamente analizados antes de autorizar su acceso a recursos corporativos y a continuación ha de realizarse una segmentación de red y puesta al día del software antimalware y el firewall.

Redes sociales

Las redes sociales y la ingeniería social van de la mano. Muchos ataques se basan en la confianza que los usuarios tienen en sus contactos pero hay que estar en guardia frente a eventuales mensajes del tipo ‘haz clic en mi imagen’, que podrían ser la puerta de entrada a la red corporativa a través de malware.

P2P

La gran mayoría de los contenidos ‘pirata’ que se pueden encontrar a través de redes P2P contiene algún tipo de malware. El uso de los ‘key generators’, parches y cualquier aplicación sospechosa en el equipo de la empresa debe ser prohibido y controlado. En este caso, la formación a los empleados es fundamental para que conozcan los riesgos de acceder a este tipo de redes y así eviten su uso.

USB

Dejar un USB tirado en el suelo del aparcamiento de una gran empresa ha sido una forma de ataque exitoso tradicionalmente y todavía sigue siendo una táctica que les funciona a los cibercriminales. Si el pendrive infectado lo encuentra algún empleado despistado que, curioso por naturaleza, introduce el USB en su ordenador para ver qué contiene, infectará su equipo con malware con una alta probabilidad. Pero no solo existe riesgo en un ataque de este tipo. El Intercambio de archivos entre los ordenadores de la oficina podría traer una infección desde el ordenador personal de la casa de algún empleado. Si a esto le sumamos la falta de cifrado de muchos dispositivos de almacenamiento externos, tenemos un escenario proclive a la infección de los dispositivos de la empresa, y por lo tanto también de la red interna.

Redes inalámbricas

La conexión a una red de WiFi en, por ejemplo, un aeropuerto o un Starbucks, podría ser más peligroso de lo que parece ‘a priori’, al permitir a un tercero monitorizar todo el tráfico de red sin nuestro conocimiento y control. Los expertos de Kaspersky Lab recomiendan el uso de una VPN(red privada virtual) y la autenticación de dos factores del dispositivo en todo lugar público donde se requiera tener una capa extra de seguridad.

Cloud Computing

Guardar archivos en Dropbox o cualquier otro proveedor de la nube podría llegar a suponer una violación de datos en un futuro próximo, debido a que estos servicios no tienen una política clara de gestión de la privacidad de la información almacenada.

Conformidad de los usuarios sobre las medidas de seguridad

Si el establecimiento de medidas de seguridad en determinados sitios de internet resulta demasiado complicado para los usuarios, muchos de estos desistirán de proteger sus datos e información clave.Debe haber auditorías continuas de los sistemas de seguridad de los sites habituales utilizadospor los empleados de la empresa para asegurarse de que estos cumplen con las normas de protección necesarias para proteger la información y los sistemas internos de red.

Gestión de software

La actualización del software tiene que ser una responsabilidad continua del departamento informático. Si los empleados navegan con su navegador con soluciones antimalware anacrónicas o desactualizadas podría ser aprovechado por los cibercriminales en eventuales ataques como punto de entrada a la red.

Autor: Kaspersky Lab

Read more...

Ventajas de la gestión del contenido empresarial

Gestión del contenido empresarial
http://www.elnuevodiario.com.ni/ 10/09/2014

La gestión del contenido empresarial (‘Enterprise Content Management’ o ECM, por sus siglas en inglés) es un conjunto de herramientas, métodos y estrategias que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debe implementar, porque nos encontramos en la era de la información y esta información representa una ventaja competitiva para cualquier organización; no obstante, necesita ser capturada, guardada, administrada, preservada y compartida con la persona adecuada, en cualquier momento y lugar. Eso es lo que brinda ECM.

Una solución ECM le pone los documentos en la palma de la mano. Los empleados pueden buscar y recuperar sus documentos en segundos desde una PC, y es prácticamente imposible perder un documento archivado en el sistema. En otras palabras, los empleados se hacen más productivos, porque no emplean su tiempo buscando la información que necesitan; tampoco tienen que esperar por un archivo que esté en uso por otro trabajador, pues el sistema permite acceso simultáneo a los documentos en toda la compañía.

Todas estas ventajas, sumadas a los beneficios inicialmente promocionados, como la eliminación del papel en la oficina, ayudan a reducir los costos de mano de obra relacionados con la administración de documentos y también reducen los gastos relacionados al almacenamiento físico.

Proteger de forma segura los activos de la información mediante el uso de la tecnología y mantener la integridad, es decir, dar garantía de que el acceso a la información o la modificación de esta solo pueden llevarlo a cabo las personas autorizadas, es otro de los beneficios de este tipo de solución. ECM también puede ayudarle rápidamente a localizar la información solicitada por los auditores y acceder a ella para cumplir con los mandatos regulatorios.

Invertir en una solución ECM le permitirá estar más acorde con el medio ambiente, porque al administrar sus documentos electrónicamente, está ayudando a reducir la cantidad de papel que su negocio consume. Ayuda a conservar los árboles, y a reducir las emisiones de carbono y el consumo de combustible que es necesario para transportar el papel.

DocuShare es la solución ECM que Xerox les ofrece a sus clientes. Es una de las plataformas de administración de contenido más flexibles y fáciles de usar que existen en el mercado. Con DocuShare se puede administrar una gran variedad de contenido en papel y digital, gestionar los procesos empresariales para que sus usuarios puedan, de forma eficiente, acceder a la información crítica de la empresa, compartirla y procesarla las 24 horas, los 7 días de la semana.

Juan Carlos Nietch, office solutions business manager de Xerox Distributor Group, dice: “Con la implementación de DocuShare nuestros clientes han logrado beneficios significativos en sus procesos internos y han alcanzado ahorros de hasta un 80 por ciento del tiempo que emplean en buscar información, y hasta un 50 por ciento en sus costos operativos. Es una solución fácil, rentable y escalable que le permite administrar sus documentos y acceder a ellos, en cualquier momento y desde cualquier lugar”.

Para ejemplificar lo anterior, presentamos el caso de Universal Pictures en Hollywood. Antes de tener DocuShare, todos los archivos se guardaban en carpetas físicas de tipo acordeón, que eran difíciles de almacenar e incluso mantener organizadas. Al implementar la solución, la compañía transformó el departamento de ‘Story’ (Contenido) en un entorno virtual libre de papel: se digitalizaron todos los documentos y se guardaron en las carpetas de proyectos previamente creados.

*Office solutions business manager de Xerox Distributor Group

Autor: Juan Carlos Nietch*

Read more...

Legislación en el control de los e-mail y mensajes de los empleados

¿Hay delito en el control del email de los empleados?
http://www.expansion.com/ 05/09/2014

El 16 de junio de 2014 la Sala de lo Penal del Tribunal Supremo ha dictado una importantísima sentencia en la que analiza la relevancia penal del control empresarial sobre el email de los empleados.

Esta sentencia completa la doctrina elaborada desde la Sala de lo Social del TS y confirmada por el Tribunal Constitucional al añadir unos argumentos de extraordinaria relevancia:

- El artículo 18.3 de la Constitución, que garantiza el secreto de las comunicaciones, no exceptúa dicha garantía por la titularidad del medio, ni por su carácter empresarial, ni por el momento en que sucede la comunicación.
- Tampoco permite excepciones a la exigencia de autorización judicial para la intervención de los medios de comunicación, a diferencia de la entrada en el domicilio (18.2 CE).
- Ni siquiera contempla la posibilidad de que el interesado renuncie a esta libertad (lo que sí se permite en el caso de la entrada en domicilio).
- Además, la interceptación afecta a la libertad del tercero con quien se comunica el empleado, que puede ser ajeno a la relación laboral.

La conclusión es clara: es imprescindible contar con la autorización judicial para intervenir en un medio de comunicación. Sin ella, viola el secreto de las comunicaciones, que es constitutivo de delito.

No obstante, el Tribunal Supremo matiza que el art. 18.3 de la Constitución no protege los mensajes, sino los medios de comunicación propiamente dichos. Por ello, según la sentencia, las garantías del 18.3 CE no limitan ni condicionan la actividad de control empresarial que consista en analizar y obtener pruebas de:

- Los mensajes "una vez recibidos y abiertos por su destinatario".
- Los datos de tráfico (circunstancias de tiempo, líneas utilizadas, duración de la comunicación, etc.).
- El uso del ordenador para navegar por Internet (páginas visitadas, tiempo consumido navegando, etc.).

Es decir, según esta sentencia, no se precisa de autorización judicial para investigar los archivos en el disco duro del ordenador del empleado, o los mensajes remitidos o leídos en las bandejas de correo electrónico (normalmente en el servidor), ni los datos de tráfico de las comunicaciones. No obstante, aclara la sentencia, en estos casos resultarán aplicables las garantías propias de la protección de datos y de la intimidad de las personas.

Quiere llamarse la atención respecto de la puntualización que hace la sentencia al afirmar que los mensajes recibidos deben estar "abiertos por su destinatario". La sentencia considera que, antes de su apertura, el mensaje está todavía en curso a su destinatario y, por ello, protegido por el secreto de las comunicaciones, igual que las cartas en el buzón.

En consecuencia, la intervención de un email en la bandeja de mensajes recibidos antes de que lo haya abierto el destinatario constituye un delito contra el secreto de las comunicaciones, salvo que un juez lo hubiera autorizado.

En definitiva, la sentencia perfila los límites aplicables a la capacidad de control del empresario al señalar, en primer lugar, cuándo podría incurrirse en un delito de violación del secreto de las comunicaciones y, en segundo lugar, al consolidar desde la perspectiva penal la doctrina social que permite a los empresarios controlar la actividad de sus empleados investigando incluso en los correos electrónicos y el uso de los dispositivos de comunicación (sentencias de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo de 26-09-07, 8-03-11, 6-10-11 y del Tribunal Constitucional 241/2012 y 170/2013).

Sin embargo, a pesar de la claridad de esta sentencia, el tema sigue sin resolverse definitivamente. En efecto, no es posible ignorar la corriente doctrinal elaborada por el Tribunal Constitucional (Sentencia 142/2012 FJ 3) que, siguiendo la Sentencia del Tribunal Europeo de Derechos Humanos de 3-04-07, Caso Copland vs. Reino Unido, extiende el concepto de medios de comunicación y, por tanto, el ámbito de protección del 18.3 CE, no solo a los mensajes en curso y no abiertos, sino a todos los mensajes y a los datos de tráfico.

En aplicación de esta interpretación constitucional, la investigación de cualquier mensaje y de los datos de su envío o recepción, así como los relativos a las llamadas sin una autorización judicial podría entenderse constitutivo de delito.


Autor: Javier Aparicio Salom

Read more...