Diferencias entre la Gestión de Contenidos y la Gestión de Documentos

Gestión de documentos y gestión de contenidos: Diferencias

https://latam.requordit.com/

La eficaz gestión de documentos y contenidos juega un papel fundamental en la organización y éxito de cualquier empresa. Ambos términos, gestión de documentos y gestión de contenidos, son cruciales para mantener ordenada la información y optimizar procesos internos. Pero, ¿qué diferencias existen entre estos dos conceptos aparentemente similares? ¿Cómo pueden beneficiar a tu organización si se implementan de manera adecuada?

La gestión de documentos se refiere al conjunto de prácticas y tecnologías utilizadas para capturar, almacenar, organizar y asegurar documentos físicos o digitales a lo largo de su ciclo de vida. Por otro lado, la gestión de contenidos se centra en la creación, gestión y distribución estratégica de contenido digital, como textos, imágenes, videos y otros medios, para maximizar su valor y utilidad. Comprender las diferencias entre estos enfoques es esencial para optimizar tanto la eficiencia operativa como la experiencia del cliente.

En este artículo exploraremos a fondo las diferencias entre la gestión de documentos y la gestión de contenidos, destacando sus respectivos beneficios, tecnologías utilizadas, desafíos comunes y casos de uso prácticos. Si estás buscando mejorar la organización de la información en tu empresa o simplemente deseas entender mejor cómo estas prácticas pueden impulsar el crecimiento y la competitividad, te invitamos a seguir leyendo.

Tabla de contenido

¿Qué es la Gestión de Documentos?

• Historia y evolución de la gestión de documentos
• Beneficios de una gestión eficiente de documentos

Elementos Clave de la Gestión de Documentos

• Tecnologías Utilizadas en la Gestión de Documentos
• Casos de Uso de la Gestión de Documentos
• Desafíos Comunes en la Gestión de Documentos

¿Qué es la Gestión de Contenidos?

• Definición y objetivos de la gestión de contenidos
• Evolución del concepto de gestión de contenidos
• Diferencias Entre Gestión de Documentos y Gestión de Contenidos
• Beneficios de una Buena Gestión de Contenidos
• Elementos Clave de la Gestión de Contenidos
• Tecnologías y Herramientas para la Gestión de Contenidos

Preguntas frecuentes

• ¿Cuál es la diferencia entre un DMS y un CMS?
• ¿Cómo afecta la gestión de documentos a la seguridad de la información?
• La Importancia de la Gestión de Documentos y Contenidos en la Era Digital

¿Qué es la Gestión de Documentos?

La gestión de documentos es un conjunto de prácticas y tecnologías orientadas a capturar, almacenar, organizar y controlar documentos electrónicos y físicos a lo largo de su ciclo de vida. Su objetivo principal es garantizar que la información relevante esté accesible de manera eficiente y segura para aquellos que la necesiten.

• Definición y objetivos de la gestión de documentos

La gestión de documentos se define como el proceso de manejo sistemático de documentos, desde su creación hasta su disposición final. Los objetivos incluyen mejorar la eficiencia operativa, reducir costos, garantizar el cumplimiento normativo, y mejorar la seguridad de la información.

• Historia y evolución de la gestión de documentos

La gestión de documentos ha evolucionado significativamente desde los tiempos de archivos físicos y papel. Con la llegada de la era digital, se han desarrollado sistemas electrónicos que permiten una gestión más eficiente y segura. Los sistemas de gestión documental (DMS) modernos incorporan tecnologías avanzadas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y almacenamiento en la nube.

• 2 Beneficios de una gestión eficiente de documentos

Una gestión eficiente de documentos proporciona numerosos beneficios, como una mejor organización de la información, reducción de costos operativos, cumplimiento normativo más sencillo, y mayor seguridad de los datos. Además, mejora la accesibilidad y recuperación de documentos, lo que incrementa la productividad y eficiencia.

• Elementos Clave de la Gestión de Documentos

Captura de documentos
La captura de documentos implica la conversión de documentos físicos a formatos digitales mediante escaneo y el uso de tecnologías como OCR para extraer texto y datos relevantes.

Almacenamiento y organización
El almacenamiento y organización de documentos digitales se realiza en sistemas DMS, que permiten una clasificación eficiente y una estructura de carpetas organizada para facilitar el acceso y la gestión.
Indexación y metadatos

La indexación y el uso de metadatos son cruciales para la rápida localización y recuperación de documentos. 

Los metadatos incluyen información como el autor, la fecha de creación, y palabras clave que describen el contenido del documento.

Seguridad y acceso
La seguridad y el control de acceso son vitales para proteger la información sensible. Los sistemas de gestión documental permiten definir permisos de acceso y aplicar medidas de seguridad como encriptación y autenticación.

Tecnologías Utilizadas en la Gestión de Documentos

Sistemas de gestión documental (DMS)
Los DMS son plataformas que facilitan la gestión integral de documentos electrónicos, ofreciendo funcionalidades de almacenamiento, organización, búsqueda y recuperación.

OCR (Reconocimiento óptico de caracteres)
La tecnología OCR permite convertir imágenes de texto en datos editables, facilitando la digitalización y gestión de documentos impresos.

Nube y almacenamiento digital
El almacenamiento en la nube ofrece una solución escalable y segura para guardar grandes volúmenes de documentos, permitiendo el acceso remoto y la colaboración en tiempo real.

Casos de Uso de la Gestión de Documentos

Aplicaciones en diferentes sectores industriales

La gestión de documentos se aplica en diversos sectores como la salud, la banca, la educación y el gobierno, mejorando la eficiencia y cumplimiento normativo.

Ejemplos de implementaciones exitosas
Empresas como hospitales que implementan DMS han visto mejoras significativas en la gestión de registros médicos, mientras que instituciones financieras logran un cumplimiento regulatorio más eficiente.

Desafíos Comunes en la Gestión de Documentos

Gestión del ciclo de vida de los documentos
La administración del ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su archivo o destrucción, es un desafío que requiere políticas claras y tecnologías adecuadas.

Cumplimiento normativo y regulaciones
El cumplimiento de normativas y regulaciones, como las relacionadas con la protección de datos, es esencial para evitar sanciones y garantizar la integridad de la información.

Problemas de seguridad y riesgos de pérdida de datos
La seguridad de los documentos y la mitigación de riesgos de pérdida de datos son desafíos constantes. Es necesario implementar medidas robustas para proteger la información contra accesos no autorizados y desastres.

Una gestión eficaz de documentos no solo optimiza los procesos internos, sino que también asegura el cumplimiento de regulaciones y la protección de datos, aspectos esenciales en el entorno empresarial actual.

• ¿Qué es la Gestión de Contenidos?

La gestión de contenidos es el proceso de creación, organización, almacenamiento y distribución de contenido digital, como textos, imágenes, videos y otros medios. Su objetivo es maximizar el valor y la utilidad del contenido para diferentes audiencias, facilitando su acceso y optimizando su impacto.

Definición y objetivos de la gestión de contenidos

La gestión de contenidos se define como el conjunto de prácticas y tecnologías utilizadas para crear, gestionar y distribuir contenido digital de manera eficiente. Sus objetivos incluyen mejorar la colaboración entre equipos, optimizar la experiencia del usuario, y aumentar la visibilidad y efectividad del marketing digital.

Evolución del concepto de gestión de contenidos

El concepto de gestión de contenidos ha evolucionado con el avance de las tecnologías digitales. Inicialmente centrado en la publicación y almacenamiento de contenido, hoy abarca un enfoque más amplio que incluye la personalización, automatización y análisis de datos para mejorar la relevancia y el impacto del contenido.

Diferencias Entre Gestión de Documentos y Gestión de Contenidos

Enfoque y propósito
La gestión de documentos se centra en la organización y control de documentos empresariales, mientras que la gestión de contenidos se enfoca en la creación y distribución de contenido digital para diversas audiencias.

Tipos de información gestionada
La gestión de documentos maneja principalmente archivos estructurados como informes y contratos. En contraste, la gestión de contenidos abarca una variedad de medios digitales, incluyendo textos, imágenes, videos y gráficos.

Métodos y tecnologías utilizadas
La gestión de documentos utiliza sistemas DMS y OCR, mientras que la gestión de contenidos emplea sistemas CMS, herramientas de analítica y tecnologías de automatización para personalizar y distribuir contenido.

Beneficios de una Buena Gestión de Contenidos

• Mejora de la colaboración y productividad
• Una gestión efectiva de contenidos facilita la colaboración entre equipos, permitiendo una creación y revisión más rápida y eficiente del contenido.
• Optimización de la experiencia del cliente
• Proporcionar contenido relevante y personalizado mejora la experiencia del cliente, aumentando su satisfacción y lealtad.
• Aumento de la visibilidad en línea y marketing digital
• Una estrategia de gestión de contenidos bien ejecutada incrementa la visibilidad en línea y mejora los resultados de las campañas de marketing digital.

Elementos Clave de la Gestión de Contenidos

• Creación de contenido

La creación de contenido incluye la generación de textos, imágenes, videos y otros medios que sean relevantes y atractivos para la audiencia objetivo.

• Organización y estructuración

Organizar y estructurar el contenido de manera lógica facilita su acceso y uso, mejorando la eficiencia y efectividad de las estrategias de contenido.

• Distribución y difusión

La distribución y difusión del contenido a través de múltiples canales asegura que llegue a la audiencia correcta en el momento adecuado, maximizando su impacto.

Tecnologías y Herramientas para la Gestión de Contenidos

ECM
Un sistema de gestión de contenidos es una plataforma que facilita la creación, organización y publicación de contenido digital, permitiendo una gestión eficiente y colaborativa.

Herramientas de analítica para empresas

Las herramientas de analítica permiten medir el rendimiento del contenido, proporcionando insights valiosos para optimizar las estrategias de creación y gestión de contenidos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un DMS y un CMS?

Un DMS (Sistema de Gestión Documental) y un CMS (Sistema de Gestión de Contenidos) son herramientas diseñadas para gestionar diferentes tipos de información dentro de una organización.DMS (Sistema de Gestión Documental): Se enfoca en la administración y control de documentos empresariales, como contratos, informes y registros financieros. Su objetivo es organizar, almacenar y asegurar documentos a lo largo de su ciclo de vida, asegurando el cumplimiento normativo y la protección de datos sensibles.

ECM (Sistema de Gestión de Contenidos): Se centra en la creación, gestión y publicación de contenido digital, como artículos de blog, imágenes, videos y otros medios en línea. Su propósito es facilitar la colaboración entre equipos de marketing y comunicación, optimizando la distribución y personalización del contenido para diferentes audiencias.

¿Cómo afecta la gestión de documentos a la seguridad de la información?

La gestión de documentos tiene un impacto significativo en la seguridad de la información al implementar prácticas y tecnologías que protegen los datos empresariales de accesos no autorizados, pérdida o corrupción.

Control de acceso: Los sistemas de gestión documental permiten definir permisos y roles específicos, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder a ciertos documentos.

Cifrado de datos: Los documentos pueden ser cifrados tanto en tránsito como en reposo, añadiendo una capa adicional de seguridad contra el acceso no autorizado.

Cumplimiento normativo: Ayuda a las organizaciones a cumplir con regulaciones y estándares de protección de datos, como el GDPR, que requieren la implementación de medidas de seguridad específicas.

Respaldo y recuperación: Los DMS suelen incluir funcionalidades de respaldo y recuperación de datos, protegiendo la información contra desastres naturales, fallos de hardware o ataques cibernéticos.

La Importancia de la Gestión de Documentos y Contenidos en la Era Digital

En el entorno empresarial moderno, una gestión eficiente de documentos y contenidos es crucial para optimizar la operación, cumplir con las regulaciones y proteger la información sensible. Entender las diferencias entre un sistema de gestión documental (DMS) y un sistema de gestión de contenidos (ECM) permite a las organizaciones seleccionar y utilizar las herramientas adecuadas para sus necesidades específicas.

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Ventajas de la gestión del contenido empresarial

Gestión del contenido empresarial
http://www.elnuevodiario.com.ni/ 10/09/2014

La gestión del contenido empresarial (‘Enterprise Content Management’ o ECM, por sus siglas en inglés) es un conjunto de herramientas, métodos y estrategias que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debe implementar, porque nos encontramos en la era de la información y esta información representa una ventaja competitiva para cualquier organización; no obstante, necesita ser capturada, guardada, administrada, preservada y compartida con la persona adecuada, en cualquier momento y lugar. Eso es lo que brinda ECM.

Una solución ECM le pone los documentos en la palma de la mano. Los empleados pueden buscar y recuperar sus documentos en segundos desde una PC, y es prácticamente imposible perder un documento archivado en el sistema. En otras palabras, los empleados se hacen más productivos, porque no emplean su tiempo buscando la información que necesitan; tampoco tienen que esperar por un archivo que esté en uso por otro trabajador, pues el sistema permite acceso simultáneo a los documentos en toda la compañía.

Todas estas ventajas, sumadas a los beneficios inicialmente promocionados, como la eliminación del papel en la oficina, ayudan a reducir los costos de mano de obra relacionados con la administración de documentos y también reducen los gastos relacionados al almacenamiento físico.

Proteger de forma segura los activos de la información mediante el uso de la tecnología y mantener la integridad, es decir, dar garantía de que el acceso a la información o la modificación de esta solo pueden llevarlo a cabo las personas autorizadas, es otro de los beneficios de este tipo de solución. ECM también puede ayudarle rápidamente a localizar la información solicitada por los auditores y acceder a ella para cumplir con los mandatos regulatorios.

Invertir en una solución ECM le permitirá estar más acorde con el medio ambiente, porque al administrar sus documentos electrónicamente, está ayudando a reducir la cantidad de papel que su negocio consume. Ayuda a conservar los árboles, y a reducir las emisiones de carbono y el consumo de combustible que es necesario para transportar el papel.

DocuShare es la solución ECM que Xerox les ofrece a sus clientes. Es una de las plataformas de administración de contenido más flexibles y fáciles de usar que existen en el mercado. Con DocuShare se puede administrar una gran variedad de contenido en papel y digital, gestionar los procesos empresariales para que sus usuarios puedan, de forma eficiente, acceder a la información crítica de la empresa, compartirla y procesarla las 24 horas, los 7 días de la semana.

Juan Carlos Nietch, office solutions business manager de Xerox Distributor Group, dice: “Con la implementación de DocuShare nuestros clientes han logrado beneficios significativos en sus procesos internos y han alcanzado ahorros de hasta un 80 por ciento del tiempo que emplean en buscar información, y hasta un 50 por ciento en sus costos operativos. Es una solución fácil, rentable y escalable que le permite administrar sus documentos y acceder a ellos, en cualquier momento y desde cualquier lugar”.

Para ejemplificar lo anterior, presentamos el caso de Universal Pictures en Hollywood. Antes de tener DocuShare, todos los archivos se guardaban en carpetas físicas de tipo acordeón, que eran difíciles de almacenar e incluso mantener organizadas. Al implementar la solución, la compañía transformó el departamento de ‘Story’ (Contenido) en un entorno virtual libre de papel: se digitalizaron todos los documentos y se guardaron en las carpetas de proyectos previamente creados.

*Office solutions business manager de Xerox Distributor Group

Autor: Juan Carlos Nietch*

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LuxorAIO 200 SOLUCION GLOBAL PARA GESTIONAR MULTIPLES FORMATOS DE ENTRADAS Y SALIDAS

Hacia una nueva generación de soluciones para la gestión de contenidos y sistemas de archivo
http://www.panoramaaudiovisual.com/ 26/04/2013

Una de sus soluciones estrella es la plataforma de gestión de contenidos LuxorAIO 200 diseñada para gestionar múltiples formatos de entrada y salida bajo una única aplicación.

Estructure Media Systems y Vidiexco Ibérica acaban de presentar una nueva generación de soluciones para la gestión de contenidos y sistemas de archivo digitales.

La empresa española Estructure Media Systems acudió por primera vez a NAB 2013 junto con el integrador de sistemas Vidiexco, donde demostró que continúa ampliando su oferta de soluciones ofreciendo las tendencias más innovadoras del mercado audiovisual.

Jose Luis Ortega, director de Estructure, ha destacado que “las novedades que hemos presentado han sido acogidas con gran entusiasmo. Los productos de la familia Luxor para gestionar y archivar contenidos digitales en cintas LTO6 bajo la tecnología LTFS ha tenido una gran acogida”.

Pero sin duda, el producto estrella ha sido LuxorAIO 200, una solución global creada para gestionar múltiples formatos de entrada y salida bajo una única aplicación. Se trata de un potente gestor de contenidos diseñado para trabajar con formatos estándar MXF (MPEG2, DVCPro 25/50, AVC-Intra) en wrappers MXF OP-1a, OP-Atom, .MOV, .AVI, etc. Incorpora una solución de archivo a largo plazo disponible en tecnología LTO6 o RDX. Generación de proxy para consulta, geolocalización, restauraciones parciales, etiquetado de imágenes o documentación de planos de interés, son algunas de las múltiples funcionalidades de LuxorAIO 200.

Ricardo Almendros, director de Vidiexco Ibérica explicó que “las soluciones LuxorAIO ofrecen grandes ventajas al integrarse fácilmente en cualquier flujo de trabajo. Estructure ofrece un sistema seguro y fiable basado en la sencillez de uso. Los activos multimedia se comparten de forma rápida entre todos los usuarios optimizando la producción de contenidos”.

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LA GENTE NO PONE LOS ARCHIVOS DONDE SE SUPONE QUE DEBE PONERLOS

Openera lanza "cartilla de ahorros" para los archivos: encontrar todos los archivos en el correo electrónico, caja, Google Drive, Evernote y más en 2 clicshttp://venturebeat.com/ 08/11/2012


Encuentra cualquier archivo en dos tomas: Esa es la promesa de Openera .

La nube es una maravilla, pero cuando se tienen cuentas en Caja, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Evernote, o cualquier número de otras compañías de almacenamiento en la nube - por no hablar de su correo electrónico - ¿Cómo puedes encontrar algo?

"He estado en el espacio de gestión de contenidos durante 15 años", dice el director ejecutivo de Openera Peter Lalonde, que anteriormente trabajó para OpenText y otras compañías de archivos de gestión empresarial. "He vivido el dolor de la gestión de archivos ... pero se dio cuenta de que a nadie le gusta la gestión de archivos!"

Aun cuando es simple, Lalonde dice, la gente no pone los archivos donde se supone que deben ser. En su lugar, poner los archivos en los que es conveniente y fácil. Así que creó un servicio de nube móvil habilitado para que automáticamente archiva tus documentos y archivos adjuntos de correo electrónico para que usted no tenga que hacerlo.
                                                                                                       

 "Me encanta mi iPhone, pero no puede encontrar los archivos en él", dice Lalonde.

Así Openera le permite conectar todos sus servicios en la nube, y luego guarda automáticamente, organiza y realiza una copia de seguridad de sus archivos. Mejor aún, desde una perspectiva empresarial, las empresas pueden establecer políticas corporativas para archivar automáticamente determinados tipos de archivos en lugares predefinidos.

¿Cómo funciona?

"En primer lugar, descargar la aplicación", me dijo Lalonde. "A continuación, conecte el correo electrónico - que es lo primero que haces, y luego conectar todos sus servicios en la nube".

En el fondo Openera entonces los índices, etiquetas y clasificar todos los archivos - sin importar donde están almacenados. Entonces estás preparado para encontrar sus aplicaciones fácilmente. Además, se pueden crear reglas y preferencias personales de archivos donde desea ir. Por ejemplo, todos los documentos de Word de Agnes, su asesor corporativo, vaya a Dropbox. O todos los documentos con "ingresos" en el que se vayan a Google Drive.

Esencialmente, Openera ha creado una capa de abstracción de los servicios de almacenamiento de archivos y sabe dónde poner lo basado en el remitente, los metadatos y los términos y palabras clave en el archivo. La compañía está agregando inteligencia aún más en breve, dijo Lalonde.

Pero no se trata de sincronización, se trata de encontrar, se apresura a decir, y añadió que Openera es útil para encontrar los archivos, incluso si no te importa donde se almacenan:

"Personalmente, no me importa que mis archivos se almacenan. Como consejero delegado de Openera, sí me importa. "

Aplicación para el iPhone de la compañía está disponible en este momento, y la aplicación para Android está en desarrollo. Microsoft y RIM están interesados ​​en aplicaciones nativas para las plataformas telefónicas, así, Lalonde, dijo.

Mañana, la compañía se va a graduar de FounderFuel , un acelerador de Montreal. Lalonde, quien es un veterano de la industria de software y servicios en línea, no encaja exactamente la imagen de veintitantos años de un graduado del acelerador, y su co-fundador, Mark Lennox, recientemente tuvo una salida de $ 40 millones con Tecnologías MXI.

Así que le pregunté por qué se unió al acelerador.

"Siempre he sido un intrapreneur, pero es una gran diferencia de iniciar su propia empresa", dijo. "Siempre he sido un creyente en la aceptación de los recursos que se ofrecen, y que ha sido una de las mejores experiencias. Sé empresa, y sé cómo vender. Pero también tenemos que recaudar dinero, y desarrollar con poco dinero, que es nuevo para mí. "

Esa humildad y la sabiduría es probable que ponga Openera en una buena posición ya que la empresa se desplaza de modo de aceleración y en el modo de ingreso.

Crédito de la foto: Júnior Henry. vía photopin cc

John Koetsier

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SONUMA UTILIZA NETIA CMS PARA DIGITALIZAR PROPORCIONALMENTE 120 HORAS RTBF ARCHIVO DE RADIO Y TELEVISION

SONUMA Digitaliza Archivos RTBF Con NETIA Sistema de Gestión de Contenidos
http://www.mediamughals.com/ 03/09/2012
SONUMA, la filial de la belga RTBF (Radio Ti Li ¿½ ¿½ visión francófona Belge), responsable de la digitalización y la comercialización de los archivos audiovisuales, ha dado nueva vida a los archivos de la emisora ​​utilizando el NETIA Content Management System (CMS). Desde su instalación del sistema NETIA en 2011, SONUMA ha digitalizado una proporción sustancial de 120.000 horas RTBF Archivo de radio y televisión, dando a los periodistas de la emisora, columnistas y técnicos de un recurso mucho más profundo y más rico para utilizar en su work.I ¿½

SONUMA utiliza NETIA CMS no sólo para conservar y gestionar el legado RBTF de contenido en una variedad de medios, incluyendo cinta de vídeo, cintas DAT, LP, MD, 16mm, e incluso vinilo 78 rpm, sino también para proporcionar acceso de grano fino a la biblioteca para los cientos de periodistas RTBF que lo utilizan para aumentar su producción diaria. Para lograr la estructura de metadatos detallada y precisa que se requiere, SONUMA incorporado una serie de fuentes y formatos de metadatos, usando NETIA CMS para revisar el diccionario de sinónimos existente y construir en las instalaciones de varios niveles, multicriterio searches.ï ¿½

NETIA CMS proporciona un alto grado de automatización de flujo de trabajo en la ingesta, el registro de metadatos y salida para agilizar el proceso inicia cuando un producto es ordenado en un formato específico. Estos procesos automatizados han permitido SONUMA y RTBF para lograr la entrega altamente eficiente de los medios archivados a las organizaciones de la sociedad noticias asociadas.Sitio web de la emisora ​​ofrece al público en general con las selecciones del archivo de representación de la historia de la radio y la televisión en la Bélgica francófona, con un flujo de trabajo que permite a los periodistas para seleccionar el material elegido con el NETIA Media Asset Management (MAM) del módulo, proporcionar una breve resumen y luego publicar el contenido en línea.

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LAS NUEVAS TENDENCIAS EN LA GESTION DE CONTENIDOS EMPRESARIALES (ECM)

Herramientas de gestión de contenidos más inteligentes
http://www.expresscomputeronline.com/ 20/08/2012
Con los avances en la tecnología de gestión de contenidos y un tiro de la inteligencia Cloud y social, herramientas de ECM se han vuelto más inteligente. Por Pupul Dutta

Con los años, ECM ha pasado de ser un almacén de documentos compartimentado de la gestión del conocimiento y un sistema de colaboración, incluidos los aspectos de los datos estructurados y no estructurados ligados juntos en una plataforma de distribución de contenidos que integra todos los datos de la empresa y las fuentes de contenido.

Los factores que impulsan el crecimiento de ECM incluyen la evolución del contenido generado por los usuarios de negocios y la creciente necesidad de integrar dicho contenido dentro de los procesos de negocio. Expectativas de los usuarios en términos de ser capaz de encontrar el contenido relevante de forma rápida y en un formato utilizable también tienen un gran peso en esta categoría. Por último, tenemos la obligación de asegurar la gobernabilidad y el control de los contenidos con el fin de cumplir con las regulaciones y estar preparados para el descubrimiento legal.

El mercado de ECM está evolucionando ya que las empresas están optando por las plataformas que han crecido más allá de simplemente administrar el contenido. ECM de código abierto se está imponiendo con las compañías del mercado medio por el costo de adquisición habitual razones-bajo o nulo y la libertad para modificar y retocar. También se habla hasta por los vendedores están basados ​​en la nube aplicaciones.

Cloud, movilidad, análisis, contenido de grande

Según Gavin Tay, director de investigación de Gartner, "Las fuerzas de cambio que actúan en el mercado de ECM vendrá de cuatro áreas a saber, la nube, la movilidad, la analítica y el contenido grande".

Las implementaciones de ECM a través del modelo SaaS alojado o va a dar a las empresas la flexibilidad de poner en marcha nuevas iniciativas de contenido de forma rápida y sin costos iniciales para servidores, integradores de sistemas y (generalmente) licencias de software, explicó Tay.

Anand Raman, Vice President - Marketing, Newgen Software Technologies Limited, consideró que, "Todo el mundo está esperando el momento adecuado para migrar a la nube Aunque algunos servicios de infraestructura de la empresa están siendo utilizados por las organizaciones, sin embargo, la suite completa de servicios es todavía. que se adoptará a través de este modelo ".

"Los primeros en adoptar la nube basada en ECM Son trajes de BPO. Han desplegado plataformas de procesos en la nube. Estas plataformas de procesos se basan en la ECM o BPM con una infraestructura multi-tenant", dijo Raman.

"Hay un término que se llama gestión de contenido transaccional. Estás construyendo soluciones para satisfacer las necesidades del cliente. De cara al futuro, la convergencia de estos dos (ECM y BPM), en donde el 80% está listo para usar y el 20% es adaptable, se convertiría en la norma ", dijo Tay de Gartner.

Otras tendencias visibles son la entrega de contenido móvil, sociales análisis predictivo, la búsqueda semántica y plataformas sociales. "Las organizaciones deben estar preparadas para adoptar estas tendencias para que puedan cumplir con los requisitos legales y cumplir con las regulaciones. Ellos también deben hacer frente a los desafíos relacionados con la seguridad, flujos de trabajo complejos, escaneado / captura, procesos de negocio, etc", dijo Naresh Kumar Gandesiri , Jefe Asia - ECM y prácticas de movilidad, Virtusa.

Consolidación y Cross-selling
Con tantos vendedores que ofrecen servicios, que eran originalmente parte de una oferta de ECM, los clientes así como los vendedores se esfuerzan para la consolidación. Esto es cierto para los casos en que diferentes fabricantes están ofreciendo servicios como DMS, archivos, imágenes, etc

"Muchos clientes están buscando la consolidación de su Sistema de Gestión de diversos Contenidos (CMS) en una sola plataforma que les ayudaría a generar la plataforma, exponer servicios a las funciones centrales del negocio y reducir su costo total de propiedad", dijo Gandesiri de Virtusa.

Raman de Newgen, no estuvo de acuerdo. Sintió que los clientes todavía prefieren un único proveedor para el mantenimiento de la totalidad de sus necesidades.

Sanjay Manchanda, Director - División de Negocios de Microsoft India, explicó que se trataba de un proceso cíclico en el que la gente buscaba los mejores productos de su clase. "Hace unos tres o cuatro productos proceden de la misma empresa. Desde archivo para deduplicación, recuperación, etc, todo lo que se ofrece bajo un paraguas por una sola compañía. Los clientes también quieren consolidar, acabar con varios proveedores y el gasto derrochador", dijo .

"Los vendedores de hoy han empezado a invertir en las capacidades de integración y virtualización en parte a permanecer" conectado "a varias implementaciones de una organización, así como para tratar de cruzar la capacidad de venta. Sin embargo, también han comenzado a centrarse en serio en determinadas aplicaciones horizontales y verticales que se construirá en sus plataformas o las de los demás con el fin de mantenerse en el mercado ", explicó Vikas Pradhan, director en el país, CommVault India.

Sunil Bhave, VP - Servicios de aplicación, Fujitsu Consulting India, dijo: "La venta cruzada es beneficioso para los vendedores cuando se están acercando a un cliente que no tiene ni DMS o ECM, el cliente puede optar por los servicios del proveedor para estos dos. La mayoría de los clientes de soluciones. tienen hoy DMS ya que es bastante frecuente, pero en un sector en el que no tiene, un vendedor que está ofreciendo estos dos conjuntos de soluciones o servicios tiene un límite ".

Basados ​​en la nube ECM
Según un estudio realizado por Gartner, la demanda del mercado para las soluciones basadas en la nube de gestión de contenidos ha ido creciendo como las organizaciones buscan reducir los costos operativos y optimizar sus procesos de negocio. El empleo de software librado de la nube puede requerir cambios en la retención de datos y políticas de gobierno.



"La adopción de la nube está ganando terreno;. Sin embargo, lejos de ser generalizada El punto de precio tiene que ser atractiva como la escala de sistemas y, por lo tanto, los proveedores de cloud tendrá que verlo desde esa perspectiva", dijo Shivakumar Krishnamurthy, Vicepresidente Asociado y Jefe práctica, Servicios, Mindteck.

Desde entonces, los despliegues cloud de ECM permite la flexibilidad de las empresas para poner en marcha nuevas iniciativas de contenido sin CAPEX inicial en hardware o software se ha producido un aumento de la demanda de soluciones basadas en la nube.

Gandesiri de Virtusa dijo: "Estamos viendo una mayor demanda de soluciones basadas en la nube ECM donde los clientes quieren gestionar su no-crítico WCM y DM a través de la nube. Hay muchas soluciones que ya están disponibles en el mercado que hacerlo. ECM en la nube ayuda a las empresas centrarse en su negocio principal, reduciendo el esfuerzo empleado en la gestión de la infraestructura, hardware o software y ayuda en la gestión de aplicaciones, que además se transmite a los proveedores de la nube. "

Open Source ECM
de código abierto tecnologías de ECM que están alineados con el cloud computing está ganando tracción.

"El principal atractivo para cualquier empresa para optar por una solución de código abierto es el costo reducido o nulo de licencias seguida de características que a veces son mejores que las de las soluciones de software propietario", dijo Bhave de Fujitsu.

"Cerca del 25-30% de las solicitudes que recibimos son de código abierto para soluciones ECM", agregó.

Pradhan de Commvault consideró que la inversión que entró en la creación de infraestructura fue más alto que el costo de una solución propietaria. "Todas las conocidas soluciones empresariales son propiedad y su integración con sistemas basados ​​en Linux o soluciones puede ser un gran desafío. Aunque código abierto se ha convertido en muy popular en la India, es más eficiente como un sistema operativo en lugar de en el espacio de soluciones, "añadió.

ECM y Social Intelligence
productos a través de categorías de software están siguiendo el ejemplo de servicios como Facebook y Twitter y que incorporan elementos de estos sitios de redes sociales. SharePoint de Microsoft se carga con las características sociales como caja que conecta a los usuarios a las personas pertinentes, contenidos y conversaciones. Luego están los servicios como: Monto de Jive y Salesforce que ayudan a las empresas compartir información sobre una arquitectura social.

En el escenario actual de la conectividad 24x7, los vendedores de gestión de contenidos que aprovechar recomendaciones sociales y descubrir el contenido importante negocio rápidamente, mostrar en tiempo real de actividades en las fuentes de noticias para ofrecer una visión más completa de lo que ocurre en una organización y conocimientos globales en cómo el contenido es siendo utilizado.

Sin embargo, a excepción de un puñado de vendedores, no muchos están ofreciendo la inteligencia social, a menos que se les ha pedido que incluya el mismo en su oferta.

"Las fuerzas motrices del futuro de ECM será el hecho de que las empresas que quieren traer más de su contenido bajo el control de una herramienta de ECM, mediante la obtención de información valiosa de los patrones de uso, el conocimiento latente en los contenidos, así como las interacciones sociales que se producen durante la creación colaborativa y la difusión de la. contenido En este sentido, la inteligencia social es la mejor herramienta que se puede incorporar en su oferta ", dijo Tay de Gartner.

La colaboración es otro elemento importante de ECM y es la clave para el éxito. "A nivel global, ECM ayuda a obtener valor a partir del conocimiento para aumentar los ingresos, reducir costes, fomentar la innovación y mejorar la satisfacción del cliente", dijo Manchanda de Microsoft.

En el futuro
se espera que la computación en nube junto con la convergencia de las ECM, BPM, BI y movilidad, será la tendencia. Otras tendencias incluyen análisis sociales, la integración de la movilidad con BI para ver informes y publicación de las aprobaciones / flujo de trabajo en los dispositivos móviles para la toma de decisiones más rápida.

De acuerdo con Gartner, para 2015, al menos el 60% de los trabajadores de la información va a interactuar con sus aplicaciones de contenido a través de un dispositivo móvil. Por último, el análisis de contenido define una familia de tecnologías que procesa el contenido y el comportamiento de los usuarios en consumo de contenido para derivar respuestas a preguntas específicas. Los tipos de contenido incluyen texto de todo tipo, tales como documentos, blogs, sitios de noticias, las conversaciones de los clientes (tanto audio y texto), y discusiones de redes sociales.

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LOS ARCHIVOS DEBEN DE SER TRATADOS DESDE EL INICIO

“España está viviendo una etapa de revolución de la información”
EN: COMPUTING.ES
SITE: http://www.computing.es
FECHA: 28/05/2010
AUTOR: LUCIA BONILLA

Ever Team, fabricante europeo de soluciones integrales de Gestión de Contenidos (ECM), ha cumplido recientemente 20 años en el mercado. A día de hoy, cuenta con más de 400 empleados y obtuvo un crecimiento nada desdeñable del 35 por ciento en 2009. Sus planes para España son ambiciosos y pretenden convertirse en la opción número uno de sus clientes.
Recientemente, Ever Team firmó un acuerdo de colaboración con Aptivo Consulting para potenciar los sectores de banca y seguros,
¿Es este un segmento prioritario?
La Administración Pública es un segmento importantísimo para nosotros, y dentro del sector privado, efectivamente, estamos haciendo una apuesta muy fuerte por la banca. Este acuerdo con Aptivo es muy importante porque supone sumar un nuevo integrador experto en este segmento. Otro acuerdo destacable es el que hemos hecho con Eptisa sobre todo para emprender proyectos de GIS, porque para nosotros la integración de un sistema GIS con un ECM como Ever Suite es imprescindible: la combinación de ambos supone una mejora considerable en acceso a la información territorial.
¿Qué demanda el mercado en cuanto a gestión de contenidos?
La Administración Pública nos está pidiendo dos tipos de proyectos. Por un lado, todo lo que se refiere a los record; es decir, todos los documentos de archivo que han tenido un proceso administrativo, y por tanto, deben de guardarse con una valoración en el tiempo, porque debe conservarse en el tiempo dependiendo del documento, su importancia o perdurabilidad. Todos los archivos deben de estar tratados desde el inicio, y eso es un problema enorme; es lo que ahora llamamos compliance: para tratar el documento desde el principio hasta que se guarde a largo término. Tenemos proyectos pioneros dentro de esta nueva estructura, uno de ellos es con la Generalitat valenciana, con Telefónica como partner. Es un proyecto muy ambicioso, el primero que se hace en España, por el que todos sus archivos van a estar gestionados por Ever. El otro tipo de proyectos que demanda la AAPP es muy parecido a lo que demanda el sector privado, y es la integración de la gestión documental y de procesos de expedientes con su ERP.
¿De qué manera Ever se ocupa de la gestión de la información desestructurada, el gran quebradero de cabeza de las compañías?
Efectivamente, alrededor del 80 por ciento de la información de las organizaciones no está estructurada, y lo fundamental a la hora de implantar un sistema de ECM como el de Ever Suite es que es posible controlar toda esa información, gestionarla y convertirla en información válida y útil para el negocio. Pero tampoco hay que perder de vista que este tipo de proyectos de gestión documental deben ser abordados como algo gradual y por etapas hasta poder llegar a controlar esos datos.
Una de las cuestiones que más preocupación genera en las corporaciones no es sólo gestionar su información, sino también poder localizarla en el menor tiempo posible. ¿Qué está haciendo Ever en ese sentido?
Dentro del sistema EverSuite y sus funciones modulares, tienen un conjunto de soluciones de búsqueda muy potentes. En algunos casos, el tipo de consulta suele ser ‘full test’, es decir, por cualquier palabra, pero eso produce mucho ruido y no facilita las cosas, porque es peor tener miles de respuestas que cero. Por eso, en EverSuite, la búsqueda es muy profunda, porque se puede buscar un dato de diferentes formas, aunque siempre categorizando y cribando. Posteriormente, la búsqueda ‘full test’ cobra sentido, pero no antes. No se trata de meter un buscador sin más, sino que primero hay que organizar la información y clasificar la información inteligentemente, sólo así se podrán hacer búsquedas inteligentes desde el principio.
¿Cuál es la situación de las empresas españolas en cuanto a gestión de sus contenidos?
Ahora mismo, todo el mundo sabe lo que es ECM y es consciente de su relevancia. Afortunadamente, ya no tenemos que explicarlo. Cuando nos aproximamos a un cliente potencial, no vamos con el producto debajo del brazo, sino que ofrecemos una solución a un problema concreto a inmediato y largo plazo. En España se ven también proyectos muy innovadores de gestión de contenidos, porque ahora mismo estamos inmersos en una etapa de revolución de la información: nuestra AAPP se está modernizando mucho gracias a la Ley 11/2007, pero también la empresa privada, que se ha dado cuenta de que había que potenciar sus sistemas de gestión e información, aún en tiempos de crisis.
¿Cuál es el posicionamiento de Ever en el mercado español de ECM?
En España llevamos tan sólo unos tres años implantando suites de gestión documental, y ahora mismo somos un claro exponente de todos los proyectos de ECM. Nuestro objetivo para este año es, a pesar de la crisis, posicionarnos en una situación de liderazgo a nivel internacional.
Hace unos meses, comentó que Ever pretendía posicionarse como segundo actor ECM, ¿Ha conseguido este objetivo?
Lo hemos cumplido. Ahora queremos ser el primero. Cuando comenté lo del segundo actor, me refería a que cuando hay un concurso público para adjudicar un proyecto, o cuando una empresa decide implantar una plataforma de este tipo, Ever tenía que estar en ese proceso de selección. Normalmente suele haber una selección de tres, y estar en el segundo puesto es una medalla de plata, por lo mismo, ahora queremos obtener el primer puesto.
Igualmente, comentó que la compañía tenía pensado expandirse en unos años a nuevos mercados como el estadounidense, ¿Cómo va el proceso?
Hemos cambiado un poco la orientación: ya hemos abierto oficinas en África, concretamente en Argelia, y el próximo paso lo daremos hacia países de Europa del Este y países nórdicos, dejando más en segundo plano la expansión a Estados Unidos.
¿La movilidad también es posible en este mercado de gestión documental?
Desde luego que sí. Con la última versión 4.2 liberada en enero de este año, es posible acceder a través de un dispositivo móvil a un proceso o workflow para verlo y validarlo, por lo que ya es una realidad la toma de decisiones por el móvil.
¿Puede comentar más detalles de esa versión 4.2? ¿Qué novedades presenta?
La versión 4.2 ya está disponible en el mercado internacional, y ahora mismo se está haciendo en España todas las certificaciones internas y training, porque tiene muchos avances, como por ejemplo, en la parte de compliance que he comentado anteriormente y que afecta a todo el entorno. Además, estamos intentando normalizar los formatos, porque de aquí a unos años podrán haber desaparecido, y a largo plazo tienen que estar disponibles para acceder a ellos a través de cualquier aplicación. Este va a ser uno de los principales mecanismos de diferenciación con respecto a la competencia.

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BBVA EMPRENDE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVADO MASIVO DE TODO TIPO DE DOCUMENTACIÓN DEL BANCO

BBVA CIERRA EL CÍRCULO DE LA GESTIÓN DE CONTENIDOS CON OPEN TEXT

EN: COMPUTING.ES

SITE: http://www.computing.es

FECHA: 12/03/2010

BBVA ha dado un nuevo impulso a la gestión de contenidos en la entidad bancaria con el desarrollo de un nuevo proyecto que implica el despliegue de la solución Content Lifecycle Management (CLM) de Open Text como plataforma corporativa para dar soporte a la digitalización masiva de documentos en la entidad financiera.

Con esa nueva iniciativa BBVA refuerza su apuesta por la tecnología Enterprise Content Management (ECM) de Open Text, que viene utilizando desde 1999 coincidiendo con la el desarrollo de un proyecto de colaboración y gestión documental que tenía como principales objetivos el ahorro de costes y la mejora de la productividad. En octubre de 2008, la entidad financiera que preside Francisco González tomó la decisión de ampliar el proyecto a tenor de los nuevos requerimientos derivados de la digitalización y archivado masivo de todo tipo de documentación del banco. Y, en un nuevo paso hacia delante, BBVA abordó el pasado año la implantación en colaboración con los profesionales de Open Text una plataforma completa de hardware y software, incluyendo la solución Content Lifecycle Management (CLM) de Open Text.

“Para poder ser más eficientes y efectivos, necesitábamos de una infraestructura integral de gestión de contenidos, Open Text nos ofrece una plataforma con la integración y funcionalidades que necesitamos, además de la experiencia y conocimiento de la industria que nos ayudará a asegurar el éxito de este proyecto”, indica el director técnico de Sistemas de BBVA, Fernando Martínez.

Hay que recordar que BBVA genera anualmente más de ocho millones de documentos, de modo que la capacidad y escalabilidad de la solución de Open Text ha sido determinante.

El proyecto, que se prolongó de marzo a septiembre del pasado año, se organizó en varias fases. La primera se centró en la selección de la infraestructura física de equipamiento y disco para albergar la documentación digitalización. En una segunda fase, en paralelo, se abordó la definición de las políticas de archivado estableciendo tiempos de archivado y ciclo de vida en función de los diferentes tipos de documentos. Y, en una tercera fase, se llevó a cabo el despliegue y puesta en producción de la nueva plataforma, cuyas funcionalidades se irán incorporando a las diferentes aplicaciones en uso en BBVA en función de las necesidades del negocio. Así, la solución de gestión documental de Open Text dará soporte a la totalidad de los usuarios del banco a nivel mundial, que superan los 100.000.

El objetivo último de la ambiciosa iniciativa pasa por digitalizar, albergar y gestionar todos los documentos de sus clientes, controlando su ciclo de vida. “Fundamentalmente lo que esperamos obtener es un archivado masivo de documentación rentable, además de eliminar el coste de los archivos físicos de papel y garantizar el acceso rápido a la información”, apunta Martínez, para añadir que “lo importante es que la información sea accesible, rentable y consultable desde cualquier sitio, pero siempre con un control definido por políticas.”

El director técnico de Sistemas de BBVA pone asimismo el acento en la importancia de dar cumplimiento a los requerimientos legales, tanto internos como externos, impuestos por las diferentes normativas del mercado financiero en materia de autenticidad, inalterabilidad, custodia y eliminación de documentos. Y es que, como subraya Martínez, “al ser un banco tenemos que hacer frente a estrictas regulaciones de la industria y, como tal, la eficiencia de los procesos y el cumplimiento están dentro de nuestras principales prioridades desde una perspectiva de TI”.

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