Mostrando entradas con la etiqueta Directiva sobre Gestión Documental. Mostrar todas las entradas
Mostrando entradas con la etiqueta Directiva sobre Gestión Documental. Mostrar todas las entradas

El Agente IA y el Archivólogo: su relación con la gestión de archivos electrónicos en las empresas

>>  lunes, 14 de septiembre de 2026

El Agente IA y el Archivólogo:  su relación con la gestión de archivos electrónicos en las empresas
Por Lic. Carmen Marín con la asistencia de Gemini

Imagen creada por Grok

El análisis del artículo de Kate Liapun https://www.unite.ai/es/ai-adoption-digitization-constraints-infrastructurdocumental y archie/ desde el punto de vista del profesional archivólogo nos conduce a observar factores que inciden en el desarrollo de las actividades inherentes al departamento de archivo para realizar una verdadera gestión documental que cumpla con el propósito de su existencia, que no es otra que la organización y gestión de la información tanto física como electrónica que generan los diversos departamentos que forman la empresa u organismo.

Primero se expondrá la relación en el desarrollo de la función del Agente IA con la gestión de los archivos electrónicos en las empresas, luego el choque entre la normativa archivística técnica y las dinámicas de poder organizacional en las empresas u organismos, por último, explorar alguna estrategia pedagógica o de negociación ejecutiva para presentar el valor de la gobernanza de información ante la directiva

01. El Agente IA y su relación con la gestión de archivos electrónicos en las empresas, tomando como base el artículo “Tu agente de IA solo es tan bueno como tu sistema de archivo”

El artículo de Kate Liapun ("Tu agente de IA solo es tan bueno como tu sistema de archivo") toca una fibra medular y crítica que muchas empresas están ignorando en su afán por subirse a la ola de la Inteligencia Artificial: la IA no es una varita mágica que corrige el caos informacional; es un espejo que amplifica la calidad y la madurez de la gestión documental de una organización.

Desde la perspectiva de la gestión de archivos electrónicos y la gobernanza de la información documental física o electrónica, el texto ofrece lecciones fundamentales.

Key Takeaways e Implicaciones Archivísticas

[Datos No Digitalizados / Fragmentados] ──┐

[Conocimiento Tácito No Registrado] ├──> Sistema Incompleto ──> IA Ineficiente /

[Falta de Trazabilidad / Privacidad] ──┘ Sesgada ("Alucinaciones")

1. La "Calidad de Representación" de la Realidad
  • La visión del artículo: Un agente de IA no interactúa con la empresa real, sino con la representación digital de esa empresa almacenada en sus sistemas.
  • Impacto en el archivo electrónico: Si el fondo documental electrónico está incompleto, desactualizado o desestructurado, la "memoria corporativa" que consume la IA estará sesgada. El principio archivístico de autenticidad e integridad adquiere un nuevo rol: no es solo para auditorías legales, sino el requisito de entrada (input) para que los modelos de lenguaje o agentes funcionen sin "alucinar" o inventar.
2. La brecha del Conocimiento Tácito vs. Documentación Implícita
  • La visión del artículo: Cita el estudio donde la ambigüedad reduce el rendimiento del modelo del 89% al 9% cuando faltan premisas que solo están "en la cabeza" de los empleados.
  • Impacto en el archivo electrónico: Esto refuerza la necesidad de la captura de contexto y metadatos. Si una decisión empresarial o una excepción operativa no se formaliza en un registro o metadato de proceso (siguiendo estándares como ISO 23081), la IA carece de los datos contextuales para interpretar la información correctamente.
3. La Madurez Digital previa como Prerrequisito
  • La visión del artículo: Compara la adopción de IA en Dinamarca (42%) vs. Alemania (26%), demostrando que tener acceso a la misma tecnología no sirve de nada si los procesos subyacentes aún dependen del papel o de flujos analógicos.
  • Impacto en el archivo electrónico: Muestra claramente que digitalizar un paso aislado (como la factura electrónica) no basta. Se requiere una gestión documental integral de extremo a extremo (End-to-End), donde los flujos de trabajo paralelos en papel o canales informales sean eliminados.
4. Gobernanza, Privacidad y Reutilización de Datos (RGPD)

La visión del artículo: Explica cómo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y los controles de privacidad/seguridad limitan la "reutilización" de datos para entrenar agentes, creando brechas en la profundidad de adopción respecto a mercados menos regulados.
  • Impacto en el archivo electrónico: Este es el punto exacto donde la Gobernanza de la Información y la Archivística demuestran su valor estratégico:
    • Políticas de retención claras (Disposition schedules).
    • Clasificación funcional de datos desde el diseño (Privacy by Design).
    • Separación de datos personales de los registros operativos para permitir el uso seguro de agentes analíticos sin vulnerar normativas.
El Rol Redefinido del Archivólogo Corporativo

Este artículo deja en evidencia que la implementación exitosa de agentes de IA en las empresas no es un problema estrictamente informático o de elección de modelos, sino un problema de arquitectura de información y gestión documental.

Reto identificado en el artículo

Solución desde la Gestión de Archivos Electrónicos

"La información no se digitalizó"

Políticas de captura en el origen, cero flujos analógicos paralelos.

"La información está en la cabeza de alguien"

Esquemas de metadatos contextuales y gestión del conocimiento documentado.

"La información no puede transmitirse"

Cuadros de clasificación, control de accesos y gestión del ciclo de vida bajo marcos de gobernanza.

 
Los agentes de IA no vienen a reemplazar el sistema de archivo; dependen críticamente de él. Sin un sistema de gestión de documentos electrónicos confiable, seguro, estandarizado y contextualizado, cualquier agente de IA operará sobre un terreno movedizo.

02. El choque entre la normativa archivística técnica y las dinámicas de poder organizacional.

Cuando la información se utiliza como un activo de poder individual o departamental ("información es poder"), el concepto de transparencia, trazabilidad y memoria corporativa se quiebra. Los silos de información y el "acaparamiento" de expedientes por parte de directivos no solo entorpecen el trabajo del archivólogo, sino que crean agujeros negros en los procesos administrativos de la organización.

La paradoja del poder informacional y la IA

Este comportamiento genera una paradoja que el propio artículo expone implícitamente: 

  • El sesgo de la cúpula: Los mismos ejecutivos que retienen información de forma celosa son, a menudo, los primeros en exigir la implementación de herramientas de Inteligencia Artificial para "modernizar" o acelerar la toma de decisiones.
  • El colapso del sistema: Al limitar el acceso del profesional de la información para clasificar, estructurar y vincular esa documentación al flujo general, garantizan que cualquier agente de IA o sistema automatizado funcione de forma deficiente o sesgada. La IA no podrá procesar lo que ellos mantienen oculto o aislado en sus carpetas locales.
Estrategias de abordaje frente a la barrera directiva

Aunque romper la cultura del acaparamiento informacional es un desafío complejo, existen enfoques estratégicos para reconfigurar la conversación con la alta dirección:

1. Redefinir el problema: Del "Cumplimiento Archivístico" al "Riesgo Corporativo"

A menudo, apelar a las normas archivísticas es ignorado por directivos que ven la gestión documental como un trámite puramente burocrático, o el miedo o temor a la pérdida de poder sobre el manejo de cierta información importante. La conversación cambia cuando el problema se traduce al lenguaje de la alta gerencia:
  • Riesgo legal y de cumplimiento: Mostrar cómo la retención informal o la falta de trazabilidad expone a la empresa a sanciones, litigios o pérdidas financieras.
  • Costo de la ineficiencia: Cuantificar las horas de trabajo perdidas buscando expedientes fragmentados o reconstruyendo decisiones pasadas porque la información quedó o es aislada.

2. La IA como aliado argumental para el Archivólogo

Hoy en día, la presión por adoptar IA ofrece una palanca estratégica inédita:
  • Demostrar el impacto de la brecha: Cuando se evalúe o intente implementar una herramienta de automatización o IA, señalar técnicamente que la tasa de error o la falta de precisión del sistema será responsabilidad directa de los vacíos informacionales y los flujos no integrados.
  • Elevar el rol técnico: Posicionar la labor archivística no como un "almacén de papeles/archivos", sino como la condición habilitadora indispensable para la transformación digital segura.
3. Auditoría de Flujos y Mapeo de Silos

En lugar de confrontar directamente el control de un jefe específico, realizar diagnósticos de procesos donde se evidencie objetivamente dónde se interrumpe la cadena de custodia de la información y qué impacto tiene en los resultados globales de la empresa.

Entender la información como un patrimonio de la empresa y no como una propiedad personal de cada jefe requiere un cambio cultural profundo. Mientras ese cambio ocurre, documentar los riesgos y demostrar las consecuencias técnicas de esas barreras sigue siendo la mejor defensa profesional.

03. Estrategia pedagógica o de negociación ejecutiva para presentar el valor de la gobernanza de información ante la directiva

Lidiar con departamentos como Recursos Humanos o Administración cuando están blindados por alianzas políticas con la alta gerencia ("amiguismos") es, probablemente, el escenario más complejo para un archivólogo. En estos casos, apelar al "deber ser" o a la normativa archivística suele rebotar contra una pared, porque la negativa a compartir información no es por desconocimiento, sino por una estrategia deliberada de control y protección de feudos de poder.

Cuando el marco normativo no basta para romper esos blindajes, la estrategia debe cambiar: dejar de pedir acceso de forma directa y pasar a gestionar el riesgo técnico y legal.

Estrategias de Negociación y Posicionamiento Político-Técnico

1. Mover el foco: De "Acceso a la Información" a "Definición de Roles de Custodia"

Si un gerente de RRHH o Administración se niega a entregar expedientes o permitir su clasificación centralizada bajo el pretexto de la confidencialidad, no discutas la entrega física o lógica. Define la responsabilidad explícita:
  • Matriz de Responsabilidad (RACI): Documenta formalmente que el Departamento de RRHH asume la custodia y responsabilidad legal exclusiva del ciclo de vida de esos documentos, liberando al archivo central/corporativo de cualquier responsabilidad en caso de pérdida, fuga de información, o incumplimiento en auditorías.
  • Efecto: Al hacerlos legalmente responsables del pasivo informacional que custodian de forma aislada, la actitud suele cambiar cuando perciben el riesgo de una sanción o demanda sin el respaldo del equipo técnico.
2. Apelar a la "Gestión del Riesgo" antes que al "Cumplimiento Archivístico"

A la alta gerencia y a sus aliados no les motiva la "organización del archivo", pero sí les aterroriza el riesgo operativo o legal. La narrativa debe enfocarse en tres puntos críticos:
  • Continuidad del Negocio: ¿Qué pasa si el gerente o un empleado clave de RRHH/Administración se va de la empresa mañana? Si la información está en su criterio personal o en carpetas locales, la operación se paraliza.
  • Riesgo de Litigio: Un expediente de personal o administrativo incompleto o mal gestionado es una causa perdida en un tribunal laboral o fiscal.
  • Seguridad y Confidencialidad: Paradójicamente, las áreas que más celan la información suelen ser las que peor la aseguran (archivos en carpetas compartidas sin permisos adecuados, correos personales, papel sin llave). Ofrecer un esquema de seguridad estructurado (control de acceso por roles) demuestra que el archivo protege la información, no la expone.
3. Ofrecer Servicios de "Gobernanza a la Medida" (Gana-Gana)

En lugar de solicitar que "entreguen" la información al archivo, la propuesta puede estructurarse como un servicio de apoyo técnico que respete sus niveles de privacidad:
  • Creación de Cuadros de Clasificación y Retención Específicos: Ayudarles a organizar su información en su propio entorno, estableciendo reglas de retención y eliminación segura sin que sientan que "pierden" el control diario.
  • Aislamiento por Permisos: Demostrarles técnicamente que, en un sistema de gestión documental electrónico, el archivólogo administra la estructura y las reglas, pero no necesariamente tiene visibilidad sobre el contenido sensible si se configuran perfiles de acceso restringidos.
4. La Estrategia del "Registro de Inconsistencias" (Blindaje Profesional)

Cuando la negativa persiste y bloquea directamente el trabajo del archivólogo:
  • Trazabilidad de la Negativa: Dejar constancia formal y respetuosa en informes de gestión (por ejemplo: "No fue posible consolidar la serie documental 'Expedientes de Personal' debido a restricciones de acceso impuestas por el área origen; se señala el riesgo de duplicidad e incompletes en auditorías").
  • Esto protege el prestigio profesional del archivólogo ante futuras auditorías o fallos en la implementación de tecnologías (como agentes de IA o automatización de procesos), demostrando que la falla no fue metodológica, sino operacional por bloqueo de origen.
El Tablero de Argumentación Ejecutiva
 

Argumento del Gerente "Blindado"

Respuesta Estratégica del Archivólogo

"Esta información es confidencial y solo la maneja mi departamento."

"De acuerdo. Diseñemos la estructura de almacenamiento con permisos restringidos exclusivamente para su personal, pero aplicando las tablas de retención legal para evitar riesgos fiscales/laborales."

"Siempre lo hemos llevado así y funciona."

"Funciona en la operación diaria, pero genera un riesgo de continuidad si hay rotación de personal o un requerimiento legal/auditoría urgente que exija trazabilidad."

"No tenemos tiempo para procesos de archivo."

"Nosotros asumimos el diseño metodológico para simplificarles la búsqueda y reducir el tiempo que su equipo pierde localizando documentos."


Transformar esta dinámica requiere tiempo y una diplomacia corporativa astuta, utilizando el peso de los riesgos operacionales para que la alta gerencia entienda que blindar la mala gestión de sus "amigos" compromete la estabilidad de toda la organización.

HERRAMIENTA 1: Plantilla de Informe Ejecutivo de Riesgos Informacionales

Propósito: Comunicar a la Alta Dirección —en su propio lenguaje estratégico y de negocio— el impacto negativo y los riesgos reales que generan los silos de información y el aislamiento documental en áreas clave como Recursos Humanos y Administración, sin asumir un tono de confrontación personal.

Markdown

# INFORME EJECUTIVO DE EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LA GOBERNANZA DE LA INFORMACIÓN Y CONTINUIDAD DE NEGOCIO

**PARA:** [Nombre y Cargo del Director General / Gerente General]

**DE:** [Nombre del Archivólogo / Gerente de Archivos Corporativos]

**FECHA:** [Fecha]

**ASUNTO:** Diagnóstico de Matriz de Riesgo Informacional y Estrategias de Mitigación Operativa

---

### 1. OBJETIVO DEL INFORME

Presentar una evaluación técnica sobre el estado actual de la gestión de activos de información en la organización, identificando vulnerabilidades operativas, riesgos legales/financieros derivados de la fragmentación documental, y proponiendo un marco de mitigación que garantice la continuidad del negocio y el cumplimiento normativo.

---

### 2. RESUMEN EJECUTIVO

Durante la evaluación de los flujos documentales en las áreas de [Recursos Humanos / Administración / Contabilidad], se han identificado **silos de información cerrados** y **mecanismos de custodia paralelos**. Aunque estos esquemas responden al deseo de proteger la confidencialidad de los datos, en la práctica generan riesgos significativos para la organización:

* **Sectores Afectados:** [e.g., Expedientes de Personal, Contratos de Proveedores, Pasivos Laborales].

* **Nivel de Riesgo Corporativo Global:** [ALTO / CRÍTICO].

* **Causa Raíz:** Falta de integración de las series documentales bajo un marco unificado de gobernanza y control de ciclo de vida.

---

### 3. MATRIZ DE RIESGOS DENTIFICADOS Y SU IMPACTO EMPRESARIAL

| Categoría de Riesgo | Hallazgo / Práctica Actual | Impacto Operativo y Financiero |

| :--- | :--- | :--- |

| **Riesgo Legal y Penal** | Incompletes o falta de trazabilidad en expedientes de personal y contratos administrativos guardados exclusivamente en almacenamiento local. | **Incapacidad de defensa sólida** ante demandas laborales, inspecciones fiscales o auditorías externas, derivando en multas o fallos en contra por falta de prueba documental válida. |

| **Riesgo de Continuidad de Negocio** | El conocimiento del proceso y la ubicación de documentos clave residen únicamente en el criterio individual de personal clave del área. | **Parálisis operativa y pérdida de memoria corporativa** ante la rotación, renuncia o ausencia imprevista del personal custodio. |

| **Inseguridad y Fuga de Datos** | Manejo de información sensible (datos personales/financieros) en carpetas compartidas locales o archivos físicos sin trazabilidad estandarizada. | **Vulneración de normativas de protección de datos**, exposición a accesos no autorizados y falta de registro de auditoría (*audit trail*). |

| **Ineficiencia y Costos Ocultos** | Búsquedas prolongadas, duplicidad de documentos y re-creación de información existente. | **Pérdida estimada del 15% al 20% de tiempo operativo** del personal directivo y técnico en tareas de localización documental. |

| **Falta de Preparación Tecnológica** | Registros no estructurados o aislados fuera del sistema central de gestión de la información. | **Imposibilidad de implementar automatización o herramientas de IA**, reduciendo la precisión de las analíticas corporativas. |

---

### 4. DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD TÉCNICA

Se hace constar que, hasta tanto las series documentales de los departamentos mencionados no sean integradas bajo los lineamientos del Cuadro de Clasificación y las Tablas de Retención de la empresa:

1. La responsabilidad técnica y legal sobre la integridad, conservación, conservación de la cadena de custodia y disponibilidad de dichos documentos recae de manera exclusiva en los departamentos origen que los custodian de forma aislada.

2. La Gerencia de Archivos Corporativos queda eximida de responsabilidad ante la imposibilidad de responder con celeridad y rigor metodológico a requerimientos judiciales, regulatorios o auditorías sobre estos fondos.

---

### 5. RECOMENDACIONES Y PLAN DE ACCIÓN (GANA-GANA)

Para solucionar esta vulnerabilidad sin comprometer la confidencialidad requerida por áreas sensibles, se propone:

1. **Aislación Segura (RBAC):** Implementar una estructura de almacenamiento electrónico centralizada pero blindada mediante *Control de Acceso Basado en Roles*, garantizando que solo el personal autorizado del área pueda leer o editar los contenidos.

2. **Definición de Tablas de Retención (TRD):** Establecer calendarios de conservación para que los documentos no se acumulen indefinidamente ni se eliminen de forma prematura.

3. **Punto de Enlace Técnico:** Asignar un rol de enlace dentro de cada gerencia para estandarizar la captura de metadatos sin alterar su dinámica diaria.

**Atentamente,**

_______________________________________

**[Tu Nombre]**

[Tu Cargo / Gerencia de Archivos Corporativos]

HERRAMIENTA 2: Modelo de Control de Accesos por Roles (RBAC) para Áreas Sensibles

Propósito: Demostrar técnicamente a las gerencias de RRHH y Administración que el archivo y la gobernanza de información no implica que cualquiera pueda ver sus documentos. Este modelo define cómo el archivólogo administra la estructura y las reglas, mientras que las gerencias mantienen la confidencialidad de los contenidos.

1. Principio Archivístico de Seguridad e Identidad

El modelo se basa en tres pilares de la norma de gestión de documentos (ISO 15489 e ISO 23081):
  • Principio de Mínimo Privilegio: Un usuario solo accede a la información estrictamente necesaria para cumplir sus funciones administrativas.
  • Separación de Funciones: El rol de Administrador de Estructura (Archivólogo) se separa por completo del rol de Lector/Propietario del Contenido (Gerencia de RRHH/Administración).
  • Trazabilidad Absoluta (Audit Trail): Toda acción (crear, consultar, modificar, descargar o eliminar) queda registrada electrónicamente en una bitácora inalterable.

2. Matriz General de Permisos por Rol (RBAC)


 
3. Niveles de Clasificación de la Información

Para operativizar el acceso en el sistema corporativo, la información de RRHH y Administración se categoriza en tres niveles:


[Nivel 1: Confidencial Restringido] ──> Contratos ejecutivos, Nóminas, Procesos Disciplinarios

(Solo Gerente del Área y Analista Asignado)

[Nivel 2: Reservado Interno] ──> Evaluaciones de desempeño, Expedientes generales

(Personal autorizado del Departamento)

[Nivel 3: Institucional/Operativo] ──> Manuales de procedimientos, Estructuras orgánicas

(Acceso público corporativo)

4. Arquitectura Operativa: La "Caja Fuerte Virtual"

Para disipar los miedos de las gerencias celosas de su información, la arquitectura se explica de la siguiente manera:
  • El Archivólogo construye la caja fuerte: Diseña el cuadro de clasificación, los campos de metadatos (fecha, cédula/ID, tipo documental) y programa los tiempos de retención legal.
  • El Departamento guarda las llaves: La clave de cifrado y los permisos de apertura del contenido del documento pertenecen únicamente a la Gerencia de RRHH o Administración.
  • El Archivólogo garantiza la visibilidad de la estructura, no del secreto: El archivólogo puede auditar que exista un expediente con su código correspondiente y verificar que cumpla su tiempo de retención sin necesidad de abrir ni leer la información privada o sensible del empleado o contrato.
Con esta herramienta, desmontas la excusa de "es confidencial, por eso no entra al sistema de archivo", demostrando que la gobernanza moderna protege la confidencialidad con mayor rigor que el almacenamiento local.
 

04 Palabras y temas Claves en la investigación

Key Takeaways: puntos clave, conclusiones principales o aprendizajes más importantes que se extraen de una charla, reunión, texto o experiencia

El conocimiento tácito no registrado: es el saber práctico que vive en la mente de las personas y que nunca se ha escrito, grabado o guardado en un manual

Documentación Implícita: se refiere a la información, conocimiento o instrucciones que no están escritos de forma explícita en un documento, sino que se deducen directamente del contexto, del diseño, del código o del comportamiento de un sistema.

En lugar de usar manuales de texto, se apoya en la lógica obvia y en las convenciones preexistentes para que el usuario o desarrollador entienda cómo funciona algo sin necesidad de leer una explicación.

La diferencia conceptual

[Conocimiento Tácito] ──> Vive en la mente (Experiencia, intuición, contexto informal).

[Documentación Implícita] ──> Existe en el documento, pero NO en los metadatos/sistema (Contexto oculto).

[Información Explícita] ──> Estructurada, registrada y legible por máquinas.

1. Conocimiento Tácito: "Lo que sé, pero nunca he escrito"

Es el saber acumulado por la experiencia humana que jamás se ha plasmado en un soporte.
El ejemplo operativo: El administrador de finanzas que sabe que el inquilino de la oficina 402 siempre paga en efectivo el último día del mes porque prefiere no usar transferencias.
El problema: Si esa persona no está, nadie más lo sabe. La IA o el sistema informático solo ven un "pago atrasado" o un descuadre en el sistema contable porque ese conocimiento nunca cruzó la frontera hacia un registro.

2. Documentación Implícita: "Lo que está escrito, pero de forma incompleta o ambigua"

Aquí está el verdadero dolor de cabeza para los agentes de IA y la gestión de archivos electrónicos. Ocurre cuando un documento existe en el sistema, pero el contexto crucial para entenderlo no está registrado formalmente (está "implícito" para quien lo creó, pero es invisible para el resto).
  • El ejemplo archivístico: Se conserva una factura o un acuerdo de pago firmada en el archivo digital, pero el correo o la minuta donde el Gerente de Administración aprobó un "descuento especial por pronto pago" se quedó en su bandeja personal o fue una conversación verbal.
  • El problema: El documento existe (es explícito), pero la razón o la regla de negocio que explica la excepción es implícita. Para un humano que estuvo ahí, la situación es obvia; para una IA o un auditor externo, es una inconsistencia o un dato incoherente.
¿Por qué esto paraliza a la Inteligencia Artificial?

Como señalaba el artículo de Kate Liapun, un agente de IA no opera sobre la realidad física, sino sobre la representación digital de la realidad que le proporcionan los sistemas de la empresa.

Escenario

Lo que ve el Humano

Lo que ve la IA

Resultado

Conocimiento Tácito

"Sé que este proveedor siempre entrega con 3 días de retraso, es normal."

"El pedido está vencido. Generar alerta de incumplimiento de contrato."

La IA toma una acción errónea por falta de registro.

Documentación Implícita

"Aprobé este gasto sin factura porque era una emergencia en la planta."

"Registro de egreso sin comprobante fiscal de respaldo."

La IA detecta una anomalía o alucina intentando justificar el dato faltante.


La solución desde la Archivística

La forma de resolver la brecha entre lo tácito y lo implícito para convertirlo en información explícita y aprovechable es mediante la captura de contexto y la metadación estandarizada:
  • Convertir el conocimiento tácito en registros: Crear flujos donde las decisiones informales o excepciones se capturen automáticamente (por ejemplo, mediante plantillas de aprobación o minutas vinculadas al expediente).
  • Hacer explícito lo implícito con metadatos (ISO 23081): No basta con guardar el archivo PDF o el correo; hay que asociarle metadatos de proceso (¿quién autorizó?, ¿bajo qué regla?, ¿cuál es la relación con el expediente principal?).
Cuando el contexto está documentado de forma explícita, el margen de ambigüedad desaparece, permitiendo que tanto los archivólogos como los agentes de IA interpreten la información con total precisión.

end-to-end (o de extremo a extremo, abreviado como E2E) describe un proceso, sistema o servicio que abarca todas las etapas desde su inicio hasta su finalización, sin interrupciones ni fragmentaciones

A disposition Schedule: Un calendario de disposición es un documento oficial y vinculante que establece durante cuánto tiempo una organización debe conservar los registros y si estos deben destruirse o conservarse de forma permanente.

El amiguismo organizacional: el amiguismo entre empleados y jefes ocurre cuando las conexiones personales pesan más que el mérito profesional, generando favoritismo en ascensos, tratos y evaluaciones https://www.frontiersin.org/journals/psychology/articles/10.3389/fpsyg.2019.01609/full

La matriz RACI: es una herramienta de gestión de proyectos que asigna de forma visual los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo frente a cada tarea o entregable

https://lemonlearning.com/es/blog/que-es-una-matriz-raci







Read more...

Directiva sobre Gestión Documental en Perú

>>  lunes, 10 de agosto de 2026

Directiva sobre la gestión documental en la Oficina de Normalización Previsional [Resolución 000094-2026-GG-ONP]

https://lpderecho.pe/
Por Vanessa Maldonado


La Oficina de Normalización Previsional (ONP) aprobó, mediante Resolución 000094-2026-GG-ONP, la Directiva sobre Gestión Documental con el objetivo de modernizar el tratamiento de la documentación institucional y optimizar los procesos de recepción, tramitación y despacho de expedientes.

La nueva directiva incorpora mejoras orientadas a reducir riesgos operativos, optimizar la trazabilidad de los documentos, estandarizar la estructura documental y fortalecer la gestión de los expedientes electrónicos. Asimismo, busca facilitar el intercambio de información mediante el uso de tecnologías de la información y promover la mejora continua de los procesos administrativos.

RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 000094-2026-GG-ONP

Lima, 11 de junio del 2026
APRUEBA LA DIRECTIVA SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA OFICINA DE NORMALIZACIÓN PREVISIONAL

VISTOS:

El Memorando Nº 002899-2026-OAD-ONP, que adjunta el Informe Nº 000445-2026-OAD.GD-ONP, el Memorando Nº 003113-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 002915-2026-OAD.GD-ONP, el Memorando Nº 003244-2026-OADONP, que adjunta el Memorando Nº 003046-2026-OAD.GD-ONP, y el Memorando Nº 003374-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 003168-2026-OAD.GD-ONP, de la Oficina de Administración; el Informe Nº 000159-2026-OPGONP y el Memorando Nº 000502-2026-OPG-ONP, de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Evaluación de la Gestión; el Memorando Nº 002892-2026-OAJ-ONP, que adjunta el Informe Nº 000285-2026-OAJ.AL-ONP, de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,

CONSIDERANDO:

Que, de acuerdo con el artículo 5 del Reglamento de la Ley Nº 28532, Ley que establece la reestructuración integral de la Oficina de Normalización Previsional (ONP), aprobado por el Decreto Supremo Nº 118-2006-EF, la ONP puede dictar resoluciones, directivas y procedimientos dentro de los alcances de la ley, para el adecuado cumplimiento de sus fines;

Que, mediante la Resolución Jefatural Nº 018-2021-JEFATURA/ONP, se aprueba la Directiva Nº 001-2021-JF/ONP, Directiva sobre regulación de los dispositivos normativos en la Oficina de Normalización Previsional, con el objetivo de establecer lineamientos que regulen la elaboración y aprobación de dispositivos normativos que emita la Oficina de Normalización Previsional;

Que, mediante la Resolución de Gerencia General Nº 000042-2023-GG-ONP, se aprueba la Directiva Nº 000006-2023-GG-ONP, Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional, cuyo objeto es establecer los lineamientos que regulen la gestión documental en la Oficina de Normalización Previsional, alineados al Modelo de Gestión Documental, aprobado por la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM/ SEGDI, así como facilitar el intercambio de información a través del uso de las tecnologías de la información y la mejora continua;

Que, la Oficina de Administración, mediante el Memorando Nº 002899-2026-OAD-ONP, que adjunta el Informe Nº 000445-2026-OAD.GD-ONP, el Memorando Nº 003113-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 002915-2026- OAD.GD-ONP, el Memorando Nº 003244-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 003046-2026-OAD.GD-ONP, y el Memorando Nº 003374-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 003168-2026-OAD.GD-ONP, propone y sustenta la necesidad de actualizar la Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional, con la finalidad de alinear la gestión documental a los lineamientos de modernización del Estado, mitigar riesgos operativos en el proceso de recepción y despacho documental, optimizando su fl uidez y trazabilidad, así como, mejorar la estructura de los documentos y estandarizar la tramitación de expedientes electrónicos;

Que, la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Evaluación de la Gestión, mediante el Informe Nº 000159-2026-OPGONP y el Memorando Nº 000502-2026-OPG-ONP, considera técnicamente viable la aprobación de la Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional propuesta por la Oficina de Administración, señalando que se ha elaborado en cumplimiento de lo dispuesto en la Directiva Nº 001-2021-JF/ONP, y que se requiere dejar sin efecto la Resolución de Gerencia General Nº 000042-2023-GG-ONP, que aprueba la Directiva Nº 000006-2023-GG-ONP;

Que, asimismo, la Oficina de Asesoría Jurídica, mediante el Memorando Nº 002892-2026-OAJ-ONP, que adjunta el Informe Nº 000285-2026-OAJ.AL-ONP, concluye que resulta legalmente viable que se apruebe la Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional propuesta por la Oficina de Administración, así como, que se derogue la Resolución de Gerencia General Nº 000042-2023-GG-ONP Con los vistos del Director General de la Oficina de Administración; del Director General de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Evaluación de la Gestión; del Director General de la Oficina de Asesoría Jurídica; y;

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley Nº 28532, Ley que establece la reestructuración integral de la Oficina de Normalización Previsional, en el articulo 10 y el literal g) del artículo 11 del Reglamento de Organización y Funciones de la ONP, aprobado por Resolución Ministerial Nº 174-2013-EF/10; así como lo dispuesto en la Directiva Nº 001-2021-JF/ONP, Directiva sobre regulación de los dispositivos normativos en la Oficina de Normalización Previsional, aprobada por la Resolución Jefatural Nº 018-2021-JEFATURA/ONP;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobación de la Directiva

Apruébase la Directiva Nº 000004-2026-GG-ONP, Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional, la que, como Anexo, forma parte integrante de la presente resolución.
Artículo 2.- Difusión

Dispónese que la presente resolución sea puesta en conocimiento de los servidores de la entidad.
Artículo 3.- Publicación

Publícase la presente resolución en la Plataforma Digital Única del Estado Peruano (www.gob.pe/onp)
Artículo 4.- Derogatoria

Derógase la Resolución de Gerencia General Nº 000042-2023-GG-ONP.

Regístrese y comuníquese

LUIS ALFREDO JESÚS MUÑOZ CASTRO
GERENTE GENERAL
Oficina de Normalización Previsional

_______________________________________________________________________________

DIRECTIVA SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA OFICINA DE NORMALIZACIÓN PREVISIONAL

I. PARTE GENERAL 1. 

OBJETO La Directiva tiene como objeto establecer los lineamientos que regulen la gestión documental en la Ofi cina de Normalización Previsional, garantizando el cumplimiento de los procesos del Modelo de Gestión Documental, así como facilitar el intercambio de documentación interna y externa a través del uso de las tecnologías de la información y la mejora continua. 

2. ABREVIATURAS 
CVD : Código de Verifi cación Digital 
DNI : Documento Nacional de Identidad 
DPE : Dirección de Prestaciones 
IOFE : Infraestructura Ofi cial de Firma Electrónica 
OAD : Ofi cina de Administración 
ONP : Ofi cina de Normalización Previsional 
OTI : Ofi cina de Tecnologías de la Información PCDA : Programa de Control de Documentos Archivísticos 
PCM : Presidencia del Consejo de Ministros 
PDF : Portable Document Format 
PIDE : Plataforma de Interoperabilidad del Estado 
RENIEC : Registro Nacional de Identifi cación y Estado Civil 
RU-SNP : Reglamento Unifi cado de las Normas Legales que regulan el Sistema Nacional de Pensiones SGTD : Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros SGD : Sistema de Gestión Documental 
TUO : Texto Único Ordenado de la Ley del Procedimiento Administrativo General 
TUPA : Texto Único de Procedimientos Administrativos 

3. GLOSARIO 3.1 Administrado: Persona natural o jurídica, pudiendo ser el titular y/o apoderado, que interactúa con la ONP en el marco de un procedimiento administrativo o actuación administrativa, y cualquiera sea su califi cación o situación procedimental. 

3.2 Archivo central: Unidad encargada de planifi car, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión; y ejecutar la transferencia y eliminación de documentos, de corresponder, en coordinación con el Archivo General de la Nación.

 3.3 Archivo de gestión: Archivo de ofi cina, que se forma con los documentos producidos en cada unidad de organización (órgano, unidad orgánica, área o dependencia) o unidad funcional, y en el que se custodian los documentos archivísticos, conformando series documentales, de acuerdo con los periodos de retención establecidos en el PCDA. Se encuentra a cargo de un titular responsable de la identifi cación, descripción, conservación y acceso (préstamos y consulta); así como separación del material no archivístico y remisión de los documentos archivísticos (transferencia) al siguiente archivo de acuerdo con su ciclo vital (Archivo Central). Toda unidad de organización o unidad funcional debe contar con su archivo de gestión. 

3.4 Archivo electrónico: Espacio o soporte físico (hardware) y lógico (software) asociado a los sistemas informáticos de la ONP, en el que se almacenan los documentos en formato electrónico y sus metadatos, de manera tal que se encuentren protegidos frente a la pérdida, alteración o deterioro, de conformidad con las políticas de seguridad de la información de la Entidad. 

3.5 Certifi cado digital: Documento electrónico generado y fi rmado digitalmente por una entidad de certifi cación, el cual vincula un par de claves (una pública y otra privada) con una persona determinada confi rmando su identidad.

3.6 Conservación de documentos: Proceso archivístico que se orienta a ejecutar acciones preventivas y correctivas para la protección del soporte o medio físico e integridad de la información del documento archivístico, siendo un proceso transversal a todos los demás procesos que se desarrollan en la gestión documental. Todo ello, permite asegurar la preservación y prevención ante la alteración física (soporte documental) o lógica de los documentos de archivo, así como la restauración de estos cuando la alteración se haya producido. 

3.7 Digitalización: Proceso tecnológico que permite la reproducción del documento que se encuentra en soporte papel en una imagen digital, garantizando su legibilidad, integridad y fi delidad. 

3.8 Documento Administrativo: Unidad de información registrada en soporte papel o digital, generada, recibida o tramitada por la ONP, que contiene hechos o datos o decisiones vinculadas a las funciones institucionales, es conservada como evidencia de las acciones administrativas o del ejercicio de derechos por parte del administrado (incluidos los trámites previsionales), y se mantienen como activo en el desarrollo de las actividades de la ONP o en virtud de sus obligaciones legales. a. Documento en soporte físico: Todo aquel documento recibido o emitido en soporte papel. b. Documento en soporte digital: Documento cuyo origen es electrónico (nativo digital). 

3.9 Documento electrónico: Unidad básica estructurada de información registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasifi cada, gestionada, transmitida, procesada o conservada por la entidad, utilizando sistemas informáticos. El documento electrónico tiene el mismo valor legal que aquellos documentos en soporte papel. 

3.10 Documentos externos: Documentos de origen externo, provenientes de entidades públicas o de los administrados, que han sido ingresados a la ONP a través de los canales autorizados para la recepción documental. 

3.11 Documentos internos: Documentos generados internamente y que son cursados entre las unidades de organización o unidades funcionales de la ONP, o que son dirigidos a entidades públicas o a los administrados, externos a la ONP, a manera de comunicación, en el cumplimiento de sus funciones 

3.12 Expediente: Conjunto organizado e integrado de documentos producidos que son testimonio y prueba de una o varias acciones sujetas a un procedimiento administrativo iniciado por una solicitud o trámite, agregado de tal forma que pueda ser recuperado para una acción o como referencia.

3.13 Expediente electrónico: Conjunto organizado de documentos electrónicos que, respetando su integridad documental, están vinculados lógicamente y forman parte de un procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad de la ONP. Asimismo, todas las actuaciones del procedimiento se registran y conservan íntegramente y en orden sucesivo en el expediente electrónico.

3.14 Firma digital: Firma electrónica que, utilizando una técnica de criptografía asimétrica, permite la identifi cación del signatario y ha sido creada por medios que este mantiene bajo su control, de manera que está vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refi ere, lo que permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modifi cación ulterior. Tiene la misma validez y efi cacia jurídica que el uso de una fi rma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de Certifi cación Digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la IOFE, y que no medie ninguno de los vicios de la voluntad previstos en el ordenamiento civil.

3.15 Firma manuscrita: Conjunto diferenciado de trazos, puntos y/o espacios que realiza una persona, convirtiéndose en una manifestación de voluntad que identifi ca socialmente al titular. También denominada fi rma ológrafa o autógrafa. 

3.16 Información confi dencial: Información privada en poder del Estado cuyo acceso público se prohíbe por mandato constitucional o legal y se encuentra regulada de acuerdo con la normativa vigente1 . 

3.17 Metadato: Datos estructurados o semi-estructurados que permiten la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo. Los metadatos para la gestión de los documentos deben representar las relaciones entre los documentos, así como las relaciones con los administrados que los crean, gestionan y usan, incluso entre diferentes dominios; cuya naturaleza conlleva a que sean protegidos de pérdidas, modifi caciones o eliminación no autorizada. Estos sirven como evidencia ante algún requerimiento de información de los operadores de justicia, tribunales o autoridades en sus procesos de supervisión, fi scalización e investigación. 

3.18 Modelo de Gestión Documental: Esquema de referencia que facilita y orienta de manera idónea la implementación de la Gestión Documental. Su diseño modela los procesos e instrumentos de gestión documental, tecnología y normas, contemplando el ciclo vital del documento archivístico digital desde su producción hasta su disposición fi nal. 

3.19 Módulo de Notifi cación Electrónica: Sistema informático implementado por la ONP que permite emitir, enviar y realizar el seguimiento de las notifi caciones electrónicas al correo electrónico del administrado, en el marco de procedimientos previsionales o administrativos. Este módulo tiene como objetivo optimizar los tiempos de comunicación, garantizar la trazabilidad de los actos administrativos.

3.20 Plataforma de Interoperabilidad del Estado: Infraestructura tecnológica administrada por la SGTD de la PCM. Permite la implementación de servicios públicos en línea por medios electrónicos y el intercambio electrónico de datos entre entidades del Estado a través de internet, telefonía móvil y otros medios tecnológicos disponibles. 

3.21 Programa de Control de Documentos Archivísticos: Documento de gestión archivística que determina las agrupaciones documentales (fondo, sección y serie) y establece los valores y periodos de retención de cada una de las series documentales del Archivo de Gestión, independientemente de su soporte. Está conformado por la Ficha Técnica de Series Documentales y la Tabla de Retención de Documentos Archivísticos. 

3.22 Sellado de tiempo: Servicio de valor añadido asociado a la fi rma digital que consigna la fecha y hora cierta proporcionada por un tercero de confi anza, permitiendo acreditar la existencia de un documento electrónico en un determinado instante de tiempo y que este no ha sido alterado desde entonces. 

3.23 Serie documental: Conjunto de documentos que poseen características comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos u otros) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad. 

3.24 Sistema de Gestión Documental: Herramienta informática institucional que soporta los procesos del Modelo de Gestión Documental (recepción, emisión, archivo y despacho), permitiendo la gestión de documentos físicos y electrónicos, así como la interoperabilidad con otras entidades, en cumplimiento de la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM/SEGDI. 

3.25 Tipo documental: Estructura formal de un documento, cuyo formato, contenido informativo y soporte (características) son semejantes. Por ejemplo: ofi cio, informe, resolución u otros. 

3.26 Trazabilidad: Capacidad para seguir el movimiento y uso de un documento, desde su creación hasta su disposición fi nal, haciendo uso de los metadatos. 

CONTINUAR LA LECTURA EN EL SIGUIENTE ENLACE

https://img.lpderecho.pe/wp-content/uploads/2026/07/Resolucion-000094-2026-GG-ONP-LPDerecho.pdf

Read more...

Snap Shots

Get Free Shots from Snap.com

  © Free Blogger Templates Autumn Leaves by Ourblogtemplates.com 2008

Back to TOP