Recuento de archivos y expedientes para entrega de la Junta Política y de Gobierno

En la segunda quincena de agosto se formalizará la entrega-recepción de la JPyG

https://www.launion.com.mx/ 28/07/2016

Pertenece por segundo año consecutivo al PRD

Cuernavaca, Morelos.- Después de la segunda quincena de agosto se formalizará el proceso de entrega-recepción de la Junta Política y de Gobierno, la que, por la reciente reforma a la Ley Orgánica del Congreso local, corresponderá al Partido de la Revolución Democrática (PRD), por segundo año consecutivo.

La diputada Hortencia Figueroa Peralta.

La presidenta de la Junta Política y de Gobierno, Hortencia Figueroa Peralta, informó que a principios del presente mes inició dicho proceso, pero que se concretará una vez que se regrese de vacaciones.

Sin embargo, aseguró que la entrega y recepción de la documentación de dicho órgano no será tan complicada, ya que el sol azteca continuará al frente, con el legislador Julio Espín Navarrete, quien, por acuerdo, fue designado coordinador de dicha bancada, a partir de septiembre.

La legisladora local comentó que son varios los asuntos pendientes por discutir en la Junta Política y de Gobierno, a partir del próximo periodo ordinario de sesiones, que tienen que ver con la agenda legislativa del Congreso del estado, así como trámites jurídicos.

"Hemos avanzado ya con el recuento de los archivos y de cada uno de los expedientes y de los pendientes que tiene la junta; es un proceso que se habrá de formalizar, aunque es importante señalar que en razón de que queda en el mismo grupo parlamentario, pues sólo físicamente se hará entrega de la oficina a quien en su momento asuma, que es el coordinador, a partir del segundo año, el diputado Julio Espín", refirió.

Cabe recordar que al final del segundo periodo ordinario de sesiones del primer año legislativo, diputados reformaron la fracción IV del artículo 46 de la Ley Orgánica del Congreso del estado, con la cual se dispuso que la presidencia de la Junta Política "será rotativa y anual; el Pleno del Congreso, por el voto de las dos terceras partes de sus integrantes, designará al grupo parlamentario que deba presidirla, siempre y cuando el grupo parlamentario esté integrado por lo menos del 20% de los diputados integrantes de la legislatura".

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Organizan archivo de concentración del DIF Municipal de Matehuala

Preparan archivos y documentos para la entrega recepción en el DIF
http://www.larazonsanluis.com/ 14/07/2015

El Sistema Municipal DIF de Matehuala, a través de su departamento de Archivo en concentración, se encuentra clasificando y organizando la documentación respectiva de cada área que integra esta institución, con el objetivo de tener en óptimas condiciones el concentrado para cumplir con los requerimientos establecidos en la Ley de Archivo.

El titular de Archivo del DIF Municipal, Manuel Eugenio Lucio Alejo, informó que se tiene un avance de más del 70 por ciento en documentación organizada por año, y unidad administrativa, además dijo, que se está en proceso para dar de baja papelería que según los estatutos establecidos pueda ser desechada la papelería obsoleta, para llevar a cabo la depuración necesaria en dicha área, con el objetivo de lograr un acomodo correcto y ordenado de los documentos que deben existir.

El Archivo corresponde al conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos y recibidos en el ejercicio de las atribuciones de los entes obligados, por lo que el archivo de concentración es el que contiene de forma precautoria los documentos, cuya consulta es esporádica por parte de los entes obligados, y que deben conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables; este archivo contiene además, los documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información, o que hayan sido reservados, los cuales se conservan por dos años más a la conclusión de su vigencia, o su periodo de reserva, respectivamente.

Como parte del concentrado se tiene la clasificación del Archivo Histórico, Archivo en Trámite y el archivo de Concentración, mismo que estará etiquetado para su factible localización, así como los estantes correspondientes para su manejo adecuado, informó el titular del área, Lucio Alejo.

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"No sabemos ni conservar ni tratar los documentos y eso nos viene desde la escuela"

Papeles viejos
http://www.elmundodecordoba.com/ 01/04/2015

Me propongo aprovechar estos días de asueto para ordenar mis papeles y mis libros.

Ha sido mi mala costumbre acumular en el librero algunas obras y otras cosas ajenas a las lectura; también tengo un “acordeón” destinado a guardar los documentos más importantes, dando por resultado que los más valiosos e indispensables no están allí y, en cambio, aparecen otros papeles que hoy me parecen fuera de lugar y destinados a la basura.

Malguardar, me temo, es una mala costumbre mexicana. Las señoras llenan de trapos los roperos y de un sinfín de adornitos y juegos de té sus covachas, que tales son las paredes de la casa y los muebles del comedor. Comienzan por poner en primer lugar las fotografías del matrimonio religioso, ella de blanco y él de traje alquilado. Siguen colocando las fotos de los hijos recién nacidos, luego cuando van en la primaria, después cuando terminan la preparatoria y finalmente tras de finalizar los estudios. Ya para entonces se agregan, por cuenta y gusto de toda la familia, las fotos de los abuelos, las de los paseos y excursiones, etc.

También los padres exigen su cachito de pared para poner una muñeca en ropas menores o un cuadro (o dos) de almanaque.
De todas esas resoluciones da por resultado que una casa típica de familia mexicana es un montón de recuerdos, adornos, curiosidades, etc. En tanto, las señoras gustan de adornar sus vitrinas con juegos de copas que nunca se usan pero que les parecen muy bonitos y con tacitas de té y alguna que otra cháchara.

A la hora de buscar algo importante no se le encuentra con facilidad en ese mar de chivas, trastos, cuadros, muebles, etc., lo que denota el desparpajo y gusto de las familias.

No me opongo ni es mi papel criticar porque en lo personal me pasa lo mismo. En prendas personales como la ropa y los papeles de direcciones y recados, ando tan perdido como cualquier otro ciudadano. Me culpo pero a la vez me digo: ¿Por qué seremos así los mexicanos?

En las oficinas del gobierno se notan iguales descuidos: los archivos, traspapelados; los libros índices, rotos o sin hojas, los documentos originales sucios de tanto uso con las manos sucias.

No sabemos ni conservar ni tratar los documentos y eso nos viene desde la escuela, donde nadie nos ha enseñado a tratar los cuadernos de trabajo y los libros de lectura. ¿Podrán poner el remedio los profesores que han aprobado los exámenes?

Autor: Rubén Calatayud

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Programa de equipamiento, y organizacion de archivos municipales abre la Diputación de Salamanca

La Diputación abre la convocatoria de ayudas para archivos municipales
http://www.tribunasalamanca.com/ 14/05/2013

La Diputación de Salamanca ha abierto la convocatoria para la incorporación de nuevos municipios al programa de equipamiento y organización de archivos municipales durante el presente ejercicio de 2013.

Se trata de proseguir con la labor de que los ayuntamientos de la provincia tengan equipados, organizados, descritos e informatizados los fondos documentales de los archivos municipales.

Los municipios interesados cuentan ahora con 20 días hábiles para solicitar su inclusión en este programa, en el que la Diputación de Salamanca llevará a cabo la contratación de los trabajos de equipamiento y organización de cualquier archivo de titularidad municipal que lo precise conforme a las determinaciones técnicas enmarcadas en el Programa de Organización y Equipamiento de Archivos Municipales.

Podrán acceder a esta convocatoria todos los municipios de la provincia, excepto el de la capital, que sean titulares de un archivo y que no cuenten con el fondo documental municipal organizado.

También podrán participar en esta convocatoria aquellos municipios que se integraron en el programa antes de 1.992 y podrán solicitar los trabajos de equipamiento e informatización si estos, en su momento, no se realizaron.

En total, son ya 312 los municipios de la provincia que tienen ya recuperados sus archivos a través del programa de la Diputación, y la idea de la Institución provincial es “continuar con este programa hasta completar la recuperación de la totalidad de los archivos de los municipios de la provincia”.

En esta labor, que tiene como eje central la recuperación y conservación del patrimonio documental, la Diputación de Salamanca ha realizado “un esfuerzo adicional” para conseguir que todos los municipios tengan sus fondos documentales organizados. En este sentido, ha disminuido el porcentaje de aportación municipal según el número de habitantes.

En este sentido, se ha fijado un porcentaje del cinco por ciento para los municipios menores de 250 habitantes, del diez por ciento para aquellos que tengan entre 250 y 500 habitantes, del 20 por ciento para los que oscilen entre 500 y 1.500 habitantes y, por último, del 30 por ciento para el resto de los municipios. Este porcentaje resulta del total del presupuesto de los trabajos a realizar en cada uno de los archivos municipales.

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DE PORQUE LAS EMPRESAS DEBEN TENER SUS ARCHIVOS AL DIA

GB pide documentos a Barclays por Libor
http://www.cnnexpansion.com/ 14/11/2012

Una corte ordenó al banco entregar archivos y detalles de 42 miembros de su personal; una firma demandó a la entidad por la supuesta venta engañosa de swaps basados en la tasa Libor.

LONDRES (Reuters) — Una corte británica ordenó a Barclays entregar documentos y detalles de 42 personas en la primera demanda en el país vinculada a la presunta manipulación de tasas de préstamos referenciales.

Barclays, que fue multado con 450 millones de dólares en junio por autoridades estadounidenses y británicas después de admitir que manipuló la tasa interbancaria Libor, ya ha entregado una lista de 25 nombres de miembros de su personal a la Alta Corte de Reino Unido, en un caso presentado por Guardian Care Homes.

Pero el operador de residencias de ancianos había pedido una desclasificación mayor en su demanda a uno de los bancos británicos más grandes por hasta 37 millones de libras (60 millones de dólares), por la supuesta venta engañosa de swaps de tasas interés basados en la tasa Libor.

El juez Julian Flaux dijo el miércoles que Barclays deberá buscar las comunicaciones electrónicas y documentos de 42 personas. El banco también deberá entregar otros documentos relevantes, incluyendo archivos de audio, estadísticas y gráficos, entre otros.

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ORGANIZA TUS ARCHIVOS EN LINEA

Consejos para organizar sus archivos en línea
http://www.cloudproviderusa.com/ 19/10/2012Hay muchas diferentes consejos que debe tener en cuenta a la hora de organizar tus archivos. Especialmente para aquellos que comparten sus archivos en línea, siempre hay una manera de mantenerlos perfectamente organizado para que pueda acceder a ellos fácilmente.

Una de las maneras más fáciles que usted puede mantener sus archivos organizados es crear carpetas diferentes en los documentos. Esto es tan importante como cuando estás compartiendo archivos en línea, ya que es fuera de línea. La mayoría de los equipos utilizan "Mis Documentos" para guardar diferentes archivos. No puede haber muchos diferentes sub-carpetas se pueden crear sólo en la carpeta principal. A continuación, será capaz de nombrar las carpetas con nombres simples para que pueda identificarlos fácilmente.

Es inteligente para mantener sus archivos organizados para que tengan un lugar para todo. Lo mejor que puedes hacer es colocar cada documento en la carpeta de documentos, y no en todas partes. A partir de las hojas de cálculo a las presentaciones, todos ellos deben mantenerse en la carpeta de un mismo documento.

Al comenzar a organizar y asignar nombres a los archivos, asegúrese de que siempre utiliza una convención de nomenclatura única para todos los archivos, como mantener los nombres en minúsculas y no usar espacios. Usted también será capaz de crear sub-carpetas dentro de las carpetas, como ya se ha mencionado. Usted puede hacer esto cuando los archivos comienzan a aumentar en número. Tenga en cuenta que siempre es una buena cosa para permanecer precisa. Si los archivos ya tienen nombres específicos y lógico va a ser mucho más fácil de organizar.También puede intentar añadir fechas.

Para su conveniencia, siempre se puede organizar las carpetas. Si utiliza alguna de las carpetas con más frecuencia que los demás, tratar de hacerlos entrar en las entradas de primeros de la lista de archivos. Esto se puede hacer muy fácilmente. Una vez que se agrega un archivo, asegúrese de que lo guarda tan pronto como sea posible. Si usted puede conseguir en el hábito de hacer esto, se dará la bienvenida en su final, también tratan de filtrar los archivos en un regular. Es posible que desee eliminar o filtrar los archivos antiguos que no se vuelva a necesitar.

Algunas personas piensan que es mucho más fácil buscar sólo por el archivo, pero en realidad no lo es. Nada puede igualar la facilidad de conseguir el archivo directamente desde la carpeta.

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PLAN DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS MUNICIPALES POR LA DIPUTACION DE JAEN Y EL IEG

Cinco pueblos solicitan la organización de sus archivos
http://www.diariojaen.es/ 01/09/2012
Cinco nuevos pueblos jiennenses como son Aldeaquemada, Arroyo del Ojanco, Cambil, Orcera y Torredonjimeno se acogieron, en los últimos meses, al Plan de Organización de Archivos Municipales que desarrolla la Diputación Provincial de Jaén a través del Instituto de Estudios Giennenses (IEG).Con la incorporación de estos municipios son 68 los ayuntamientos que contarán con un servicio completo de gestión archivística y que, por tanto, “tendrán la posibilidad de Diputacaprovechar las ventajas que ofrece una mejor organización de la documentación”, explica la diputada de Cultura y Deportes, Antonia Olivares, que añade: “De esta forma no solo se salvaguarda un importante material, sino que, además, se facilita su consulta y acceso y se contribuye a la mejora de los servicios que prestan los ayuntamientos a sus ciudadanos”.

La Administración provincial puso en marcha, hace una década, esta iniciativa con el objetivo de “ayudar a las entidades municipales, fundamentalmente a aquellas que tienen menos de 20.000 habitantes, a poner en orden la ingente cantidad de información de la que disponen”, subraya la diputada de Cultura y Deportes.

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TITULAR DE TRANSPARENCIA RECONOCE LA FALTA DE ARCHIVOS

Falta de archivos, asunto pendiente en institutos de Transparencia:Comaip

http://www.jornada.unam.mx / 21/03/2012

La falta de archivos es un asunto pendiente en todos los entes públicos del país y en los cuales se tiene que trabajar arduamente, reconoció José Luis Naya, titular del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información de Nayarit (Comaip).

Este mismo problema se enfrenta en los distintos niveles de gobierno, poderes y organismos autónomos. "Todos los entes públicos tenemos un problema de archivonomía y de organización y clasificación", dijo.

“Es importante que la documentación que se genera en el ente público, que se recibe con motivo de la propia gestión pública, todo ello genera documentación e información”, subrayó Luis Naya.

Destacó que toda la información debe estar debidamente resguardada y protegida, de ahí que es necesario establecer acciones y ordenarla ya que “ no puede estar dispersa”, subrayó, y agregó que Nayarit es uno de los estados con menor presupuesto anual, mismo que es de 3.9 millones cuando para una población de un millón de habitantes debería de oscilar entre los ocho y diez millones de pesos.

La Comaip ha reconocido a Nayarit como uno de los estados que mejor trabaja en el país a pese a su reducido personal con que cuenta, finalizó.

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BRECCIA: ARCHIVOLOGOS TRABAJAN EN ORGANIZAR ARCHIVOS DE DICTADURA DE URUGUAY

Breccia: Presidencia "ya cuenta con un equipo preparado"

http://www.espectador.com// 08/03/2012

El nieto del maestro Julio Castro, Ariel Castro, puso en tela de juicio que el Estado esté poniendo todos sus recursos disponibles para encontrar los restos de los detenidos desaparecidos durante la dictadura y averiguar las circunstancias precisas en que estas personas murieron o fueron ejecutadas.

Ariel Castro explicó a En Perspectiva como buena parte de la investigación debió ser realizada por los propios familiares. Ellos, junto a algunos amigos, periodistas, y Ong’s fueron quienes lograron ubicar a testigos relevantes, e incluso documentos que se encontraban en dependencias del propio Estado. 

Ariel Castro señalaba que la escasez de recursos para realizar ese tipo de indagatoria ocurrió primero en la Comisión para la Paz y se mantuvo incluso en los Gobiernos del Frente Amplio (FA) cuando, por ejemplo, los fiscales a cargo de estos expedientes no cuentan con los medios humanos y materiales necesarios.

Para Ariel Castro estas investigaciones podrían haber avanzado mucho más rápido y eficientemente si se hubieran conformado equipos multidisciplinarios, de investigadores profesionales, archivólogos, e historiadores, que además contaran con un fuerte respaldo político.

Ante estas declaraciones el secretario de la Presidencia, Alberto Breccia, se comunicó con En Perspectiva para realizar algunas puntualizaciones. Breccia señaló que, sin querer ingresar en el terreno de la polémica, debería “considerarse que la reapertura de la causa del maestro Julio Castro fue realizada por resolución del presidente Mujica, de julio de 2010, o sea la reapertura de las investigaciones acerca del maestro Julio Castro que justamente arrojaron posteriormente los resultados que arrojaron prácticamente en el día de ayer o antes de ayer con el procesamiento de algunas personas fue realizada a partir de la voluntad expresa de este Poder Ejecutivo”.

En segundo lugar Breccia aclaró que “se debe recordar que hubo una resolución de este Poder Ejecutivo presidido por el presidente Mujica por la que se revocó por razón de legitimidad todos los actos administrativos que habían incluido hechos en la Ley de Caducidad, esto es en general”. 

En tercer término “hay que recordar la creación de la comisión interministerial que con fecha 2011 cuenta con representación de todas las organizaciones de derechos humanos representativas de los ministerios de Relaciones Exteriores, de Interior, de Defensa, de Educación y Cultura y el ministerio público, o sea de los fiscales, de esos que el ingeniero Castro mencionaba”. 

“En la comisión de seguimiento para la paz estamos trabajando más de 25 personas contratadas por Presidencia en convenio con la UdelaR, costeadas por Presidencia, que están encargados en primer lugar de la investigación de campo o sea recolección de datos que van llegando permanentemente a la comisión, están trabajando en la investigación arqueológica, en la investigación histórica y en la investigación archivológica o sea precisamente lo que el ingeniero Castro pedía”, agregó Breccia.

Según el secretario de Presidencia esas “más de 25 personas”, son entre 25 y 30, “están trabajando en la actualización del banco de datos genéticos, que era una cosa que estaba bastante incompleta y que era un reclamo permanente de las asociaciones de familiares, a través del trabajo de la comisión interministerial financiado por Presidencia de la República, la actualización de un banco genético no es gratis, es decir hay que tomar muestras, hay que comprar los kits necesarios para tomar muestras, hay que ubicar a la gente que se encuentra muchas veces dentro o fuera del país”.

Además “se ha trabajado en la organización archivística de una base de datos cruzados con accesibilidad de los archivos que obraban en nuestro poder de la Comisión para la Paz y de la Comisión de Seguimiento que continuó las tareas de la Comisión para la Paz. Se ha logrado el acceso a más de 17 archivos a los cuales en su mayoría aún no se había accedido”, indicó el jerarca. 

Esos archivos son “los que estaban en el Ministerio del Interior, en Sanidad de las Fuerzas Armadas, en dependencias del Ministerio de Defensa, en dependencias de Inteligencia, archivos particulares”. Es decir “se ha logrado el acceso a todos los archivos que por supuesto suponen inmenso material de investigación y de cruzamiento de datos sobre los cuales está trabajando ese equipo de archivólogos que yo le mencionaba con anterioridad”, señaló Breccia.

Ante esta organización del trabajo “se han abierto dos líneas de investigación”. Por un lado “el tema de los enterramientos que es donde trabaja fundamentalmente el equipo de antropólogos liderado por el profesor López Más”.

Por otro lado esta “la investigación de datos concretos que han permitido ir obteniendo otros datos como por ejemplo, el dato de que los hermanos Julien pasaron efectivamente por el Cir en la calle Palmar. Todo este trabajo que estoy mencionando que es un trabajo que hacen más de 25 personas trabajando en conjunto y costeadas por Presidencia de la República se hace además en permanente contacto con jueces y fiscales”.

El secretario de la Presidencia cerró sus declaraciones indicando que se sentía en la obligación de aclarar estas cosas porque “yo no dudo que lo que dijo el ingeniero Castro no haya sucedido a lo largo de muchos años. Lo que me parece es que la labor de la Comisión de Seguimiento ha sido clara, esto es lo que viene sucediendo desde hace un año y medio a esta parte, yo no sé lo que puede haber sucedido con anterioridad. Presidencia cuenta con un equipo preparado para investigaciones, integrado por profesionales”.

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COMO ORGANIZAR TUS FICHEROS EN LA PC

12 herramientas para organizar ficheros del ordenador

http://www.geekets.com/ 06/03/2012

El día de hoy les muestro una lista de 12 consejos para organizar los archivos del ordenador, y esto hará que su portátil u ordenador tenga mejor rendimiento y sobre todo tengan sus archivos bien ordenados.

1. Liberar espacio en el disco
Esto es lo primero que debes hacer, ya que si no cuentas con el espacio suficiente, tu ordenador se va a saturar hasta que el propio dispositivo te avise que te has quedado sin espacio. Esto lo puedes hacer desde tu ordenador en “Equipo”, das click derecho en el disco que necesite organizarse, click en “propiedades” y después “liberar espacio”. Puedes ayudarte con programas especiales como CCleaner.

2. Elegir el disco
Si tienes varios discos en tu ordenador, puedes usar el programa CrystalDiskMark, que te muestra información de la velocidad de lectura y escritura de los discos que tienes. Con esto puedes elegir acciones especificas para cada uno.

3. Buscar documentos duplicados
Probablemente has descargado el mismo documento en tu ordenador o has copiado una foto de tu cámara que ya la tienes repetida, para ahorrar espacio busca los documentos que han sido duplicados, y para encontrarlos más fácil puedes usar un programa llamado DoubleKiller, que te muestra los archivos que tienes repetidos y su ubicación.

4. Buscar fotos repetidas
Tener fotos repetidas es un caso muy común para los diseñadores y fotógrafos que tienen las mismas imágenes pero con diferente calidad o tamaño. Para esto pueden utilizar el programaVisiPics, que con solo seleccionar un fichero puede encontrar las fotos similares.

5. Buscar archivos MP3 repetidos
La música es probablemente la actividad que más espacio nos quita en el ordenador, sobre todo para quienes gustan descargar álbumes completos. Para eliminar archivos de canciones repetidas y tener más organizado tu ordenador, puedes usar el programa DupeGuru Music Editionpara buscar música repetida, y con el programa MP3tag puedes organizar de forma masiva toda tu música.

6. Desbloquear archivos en uso
Por lo general Windows no permite que eliminen ciertas carpetas o archivos que estan siendo usados, para esto se encuentra el programa Unlocker, con solo dar click en el botón derecho pueden desbloquear el fichero o carpeta y eliminarlo fácilmente, como explican en emezeta.

7. Búsquedas dentro del sistema
Aunque debería ser fácil y sencillo encontrar los archivos y carpetas dentro del buscador que ofrece por ejemplo Windows, este no es del todo eficaz. Si quieres encontrar más rápido y fácil los archivos puedes usar el programa UltraSearch, especializado en búsquedas.

8. Renombrar de forma masiva los archivos
Para tener más organizados nuestros archivos, estos deben tener un nombre apropiado que nos explique que es o de que trata. El programa Renamer les ayudará a renombrar los archivos con una larga lista, sin tenerlo que hacer uno por uno, así podrás cambiar nombres, eliminar o hasta modificar extensiones.

9. Organizar archivos y personalizarlos
El programa Belvedere les ayudará a gestionar y organizar sus archivos con ciertas características que ustedes quieran aplicar.

10. Más organización de archivos
Otro programa que les puede ayudar a organizar sus archivos de forma más detallada, y con ciertas características personalizadas es DropIt, el cual cuenta con opciones para hacer “cajones” donde guardarás los ficheros que tu elijas.

11. Revisar el espacio que hay en el disco
Con el programa WinDirStat puede encontrar la información de cómo está distribuida la información en su disco, en donde podrán ver los archivos más pesados y las carpetas de su ubicación.

12. Desfragmentar el disco
Cuando desfragmentamos el disco ayudamos a que la lectura de los datos sean más rápida y sobre todo precia. El propio sistema te permite desfragmentar el disco, pero también existe el programa Defraggler para hacer esta acción mucho más rápida y sencilla mientras realizamos otras actividades.

Espero que estos consejos para organizar el ordenador les sean muy útiles y además de tenerlo ordenado, el rendimiento también mejorará.

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COMIENZA MEJOR EL AÑO: ORGANIZA TU SITIO DE TRABAJO

El camino para cumplir tus propósitos de Año Nuevo sin desfallecer

http://mexico.cnn.com/ 03/01/2012

(CNN) — Muchos de los propósitos de Año Nuevo están viciados desde el principio, destinados a fracasar.

Las personas deciden perder 10 kilogramos, dejar de comer comida chatarra, dejar de fumar o mantener una casa impecable. Pero las resoluciones son enormes, los comportamientos demasiado arraigados, el pensamiento demasiado negativo.

Toma como ejemplo a mi colega Jessica Ravitz de CNN, una periodista brillante, quien ha escrito acerca de historias desconocidas de violaciones durante el Holocausto, fallidas predicciones apocalípticas y un debate sobre si se debe dejar entrar bebés a los bares de Brooklyn. Su trabajo ciertamente es importante, y es buena en eso.

Sin embargo, el escritorio de Ravitz es un caos: cubierto de papeles, pilas de documentos y materiales de historias inéditas. Los cajones de archivos en su pequeño espacio de trabajo están llenos. Ella dice que no tiene lugar para poner las cosas. Cajas con documentos de viejas investigaciones están a sus pies.

Su oficina en casa, dice, no es mucho mejor: montones de papeles sobre historias, notas sobre libros que espera escribir, investigación sobre su historia familiar, montones de cartas que no se anima a desechar, materiales de su difunto padre, artículos sobre lugares a donde quiere ir, la gente que le gustaría conocer, capítulos de la historia que quiere entender.

Su desorden claramente la está haciendo infeliz y agregando tensión a un trabajo ya estresante, así que le ofrecí este reto como propósito de Año Nuevo: voy a invitar a un organizador profesional a la oficina si te comprometes hacer la resolución de Año Nuevo de mantener un lugar limpio y en el que puedas trabajar.

Ravitz estuvo de acuerdo y se convirtió en parte del 40% al 45% de las personas que hacen propósitos de Año Nuevo.

Entre el 40 y el 46% de esas personas con resoluciones de Año Nuevo tendrán éxito con sus propósitos transcurridos seis meses, de acuerdo con John Norcross, profesor de Psicología de la la Universidad de Scranton.

Él ofrece los siguientes consejos basados en la evidencia para hacer y mantener tus propósitos: mantener tus metas cortas y posibles, desarrollar un plan de acción específico, confiar en tu plan, y declarar públicamente tu resolución para tener una responsabilidad.

Para impulsar el proyecto de limpieza de Ravitz, me dirijo a la organizadora de Atlanta, Elise Marinos de Drab to Fab Organizing. Si Marinos tiene éxito en conseguir que Ravitz organice su escritorio, sé que algo bueno va a suceder. En el corto plazo, el éxito hace que el cerebro libere neurotransmisores relajantes y energizantes en los centros de placer del cerebro, de manera similar a la nicotina, dijo Norcross. Después de años de abandono. A tu cuerpo le gusta. Sí, un escritorio limpio.

En el largo plazo, los cambios exitosos en el comportamiento convencen a la gente de su propia capacidad para cambiar sus vidas, lo cual es también llamado autoeficacia, detalla Norcross. Si puedes lograr exitosamente un objetivo en el largo camino hacia una vida laboral más organizada, una vida más saludable y una vida más tranquila como padre o madre, puedes lograr mucho. Así es como Marino ayudó a Ravitz a aplicar el consejo del profesor:

1. Establece metas realistas

Marinos entrevistó a Ravitz por teléfono antes de la visita para averiguar cómo trabaja y sus metas para su escritorio. Ravitz quiere tener un escritorio limpio para poder pensar con claridad sin la distracción del desorden. Quiere esparcir los papeles necesarios para las historias que está escribiendo actualmente y tener un lugar para ponerlos al final del día (además del suelo).

También quedó claro que Ravitz es una pensadora visual, que necesita imprimir los materiales para sus historias, escribir encima y subrayarlos para desarrollar sus artículos de investigación de gran formato.

2. Desarrolla un plan de acción específico

Marinos se presentó en las oficinas de CNN con una bata de médico y un aparato etiquetador. Su plan era revisar primero los documentos visibles en el escritorio y el piso para ver lo que valía la pena salvar y lo que podría ser desechado. A medida que Ravitz ganaba confianza, sabía que Marinos sabría más rápidamente lo que se debía conservar, cómo clasificarlo y qué tirar.

Cuando Ravitz se sentó en el suelo, con los papeles de una historia en proceso debajo de ella, no estaba segura de poder revisar todos estos documentos en una sola tarde. Sin embargo, dentro de una hora, comenzó a ver que los papeles caían dentro de cinco categorías: historias en las que actualmente está trabajando, ideas de historias, posibles fuentes, historias publicadas que necesita guardar para futuras referencias, y papeles para tirar a la basura.

“Mucho desorden se origina por la desidia”, dijo Marinos. “En el tiempo que te toma revisar tus papeles, puedes tomar la decisión de desecharlo o conservarlo”.

3. Establece confianza a pesar de los resbalones futuros

Cuando llegamos a sus cajones, Ravitz estaba segura de que podría ordenar sus archivos. Sus colegas se detenían a admirarla por el progreso. Sabía qué necesitaba, como para poder tirar archivos completos de artículos publicados.

Tras seis horas de organización y dos contenedores de reciclaje altos llenos de papel, Ravitz irradiaba la confianza de una mujer cambiada. Las endorfinas estaban inundando su cerebro. Sabía que tenía un lugar para cada pedazo de papel que necesitaba, y ahora sabía que no tenía necesidad de mantener todos los papeles. Después de todo, como Marinos le dijo, Ravitz tiró todos los papeles ella misma y encontró el sistema que funcionaba para ella. Marinos la apoyo, la animó y la alentó cuando vacilaba.

“Me siento más metódica y enfocada de lo que he estado en mucho tiempo”, dijo Ravitz. “Una tarea a la vez. Atiéndela, cierra y guarda ese archivo, sigue adelante. Se siente bien”.

“Mira, sé que la mesa no permanecerá tan libre como está ahora —dijo Ravitz—, pero Marinos descubrió un sistema que claramente puede y va a funcionar para mí”.

4. Declara públicamente tu resolución

Durante años, sus colegas se burlaban de ella por su desorden, reforzando sin saberlo la idea de que ella no podía hacer nada para cambiar sus patrones.

Su amigo y colega Paul Frysh todavía no está convencido. Él calcula cuatro meses antes de que la superficie del escritorio de Ravitz esté cubierta de nuevo por papeles. “No va a llegar a 2013 con una visión clara de su escritorio”, dijo Frysh. ¿Por qué?: “Porque un leopardo no cambia sus manchas, especialmente en el proceso de hacer su trabajo”.

Sin embargo, Frysh agregó: “Tal desorden es sólo una parte de su proceso. ¿Quién puede decir que hay algo malo en eso?”

Ravitz sabe que hay gente que duda de ella, pero dice que la declaración pública de sus intenciones le ayudará a luchar contra los opositores. “Ahora tengo a mucha gente mirándome a mí y a mi escritorio, y creo que eso es sólo un mayor incentivo para mantener el rumbo”.

Lo más importante

En lugar de hacer resoluciones enormes, elige algo simple, sugieren expertos

Establece metas realistas, desarrolla un plan de acción específico y mantén la confianza

Declarar públicamente tu resolución también asegura que la mantengas

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LA DESORGANIZACIÓN PROVOCA LA PÉRDIDA DE TIEMPO Y DINERO

Organizar para ahorrar

http://www.elnuevodia.com/ 05/12/2011

El reguero puede ser enemigo del bolsillo. La desorganización evita que las personas sean eficientes en el uso de los espacios y los objetos, además de que propicia que se pierdan y se dañen, provocando que haya que gastar dinero en reponerlos o repararlos.

Cuántas veces no ha salido a comprar algo sabiendo que ya lo tiene, pero no lo encuentra y lo necesita al momento. O explorando la nevera se ha topado con un pote de salsa abierto que se echó a perder porque no se usó ni se guardó de forma apropiada. Y qué tal aquellos que se proponen comprar una casa más grande porque no tienen espacio para guardar todas sus pertenencias.

Todos estos ejemplos muestran instancias en las que estar desorganizado provoca pérdidas de dinero, un recurso que no está para desperdiciarse en estos tiempos.

La organizadora profesional certificada Indira Molina señala que vale la pena separar un tiempo para planificar y ordenar desde la agenda semanal hasta los clósets. Y no hace falta mucho dinero ni artefactos sofisticados para obtener los beneficios de estar organizado.

“Organizar, simplemente, es crear categorías y agruparlas estratégicamente más cerca de donde las usas para que seas más eficiente”, apunta la organizadora.

Y más allá de ahorrar, hacer un resaque y desprenderse de artículos que no necesita puede generarle un dinero extra si lo vende, resalta.

Documentos

Para evitar penalidades y gastos innecesarios se deben guardar en un archivo los documentos financieros como facturas, recibos, garantías, pólizas de seguro y la escritura de la propiedad, entre otros, destaca Molina. Asimismo, el pasaporte, las tarjetas de vacunas de los niños y cualquier otro documento importante. Lo importante es que sepa donde están cuando los necesite. En el caso de las facturas, tener un sistema para organizarlas, tanto las que llegan en papel como las electrónicas, le ayudará a recordar las fechas de pago y a evitar recargos.

De la misma forma, destine un sobre o un recipiente para guardar la información de productos y servicios que le dieron resultados satisfactorios, para que cuando vuelva a necesitarlos pueda conseguirlos rápido. La organizadora comenta que, en algunas circunstancias, es mejor apegarse a lo conocido si le funcionó.

Molina también aconseja tener organizada la billetera y la cartera. “He conocido personas que cuando están recogiendo se encuentran dinero y cheques que no recordaban que tenían”, dice.

Reúse lo que ya tiene

Además de no encontrar las cosas, tener un reguero puede interferir con la concentración y el ánimo. Molina menciona que cada vez hay más personas que trabajan desde el hogar o que tienen oficinas en la casa, y la desorganización podría estarles costando dinero. Por ejemplo, dice, cuando le toma 10 minutos hacer espacio en la mesa o el escritorio para poder sentarse a escribir una propuesta o un informe.

La profesional se refiere a la transformación de espacios como el proceso de crear un sistema de organización que se ajuste a su personalidad y presupuesto. Esto también aplica a situaciones en las que necesita reclamar un espacio para acomodar a otro miembro de la familia, un escritorio, un cuarto de juego para los nietos, o cualquier otra actividad.

En estos casos, no hay que salir a comprar muebles, tablillas y cajas para organizar. A veces, objetos que ya tiene pueden reutilizarse. O con la compra de algunas piezas económicas puede crear mobiliario.

“Con dos archivos y una puerta puedes hacer un escritorio”, menciona a manera de ejemplo, y añade que algunas cajas de cartón fuerte y libros pueden convertirse en mesas.

“Yo voy a las casas y transformo un clóset con solo reciclar y reusar. Tenemos muchas cosas en las casas que se pueden usar para organizar. En eso yo soy experta, en ser creativa... Hay tantas cosas que puedes hacer y lo único que vas a invertir en organizar es tiempo para planificar y para sacar de tu casa lo que no necesitas”, dice Molina, quien tiene algunos ejemplos en su página de internet organizatepr.com.

Todo tiene fecha de expiración

Si siente que ya no tiene espacio en la casa, quizás no necesite un cuarto o una vivienda más grande, en algunos casos, la solución más sencilla, aunque puede ser la más difícil, es desprenderse de aquellas cosas que ya no usa o no necesita.

“El ser humano necesita pocas cosas para vivir y disfrutar, pero nos apegamos a las cosas emocionalmente. Hay gente que dice que es ‘por que me costó caro’, pero si no lo está usando, está botando el dinero... En el fondo, es el apego que le tienen a las cosas, es normal, pero no te puedes apegar a una colección de 200 osos de peluche que están llenos de polvo y ácaros”, expresa Molina.

La organizadora recomienda ponerle una fecha de expiración a cada objeto. Si pasó de moda hace más de cinco años y no tiene espacio en el clóset, es hora de salir de esa pieza de ropa. Si el niño ya pasó el grado, no necesita guardar cada libro y libreta.

“Hay que aprovechar el espacio y quedarte con lo que verdaderamente tiene significado, necesitas y lo disfrutas”, enfatiza.

Si las colecciones están tomando control de la casa, considere tomarles una foto y quedarse con unas pocas que sean realmente valiosas. Ahora con la tecnología es posible almacenar fotografías y recuerdos en formato digital, y ni siquiera hacen falta los discos porque puede utilizar servicios en línea.

Obtenga ganancias

Una vez esté decidido a organizarse, no solo puede ahorrar sino hasta ganar algo de dinero vendiendo esa trotadora que no utiliza, o deducir de la planilla las donaciones que haga a entidades benéficas acreditadas.

Para vender algunas pertenencias puede empezar por tomarle fotos para enviarlas por correo electrónico a amistades y familiares. También puede utilizar páginas de clasificados en internet o el periódico para anunciar sus ventas.

En tiempos recientes también han abierto comercios que venden objetos a consignación. En estas, no recibe el dinero hasta que alguien compra la mercancía, y entonces debe darle una comisión a la tienda.

Molina sugiere realizar también una venta de jardín por invitación, a la que acudan amistades, familiares, vecinos o conocidos de la escuela de los hijos o la oficina.

Si no quiere pasar el trabajo, o no tiene tiempo, siempre tiene la opción de donar objetos en buen estado a organizaciones como el Ejército de Salvación, y hogares de niños y ancianos. En algunos pueden hacerle un recibo con el valor aproximado de la donación para que pueda deducirlo de la planilla. Pero la organizadora expresa que aún si no puede hacerlo, recibirá la satisfacción de contribuir a una buena causa.

Pida ayuda

Aunque es fácil hablar de organización, a veces a falta de tiempo o situaciones externas impiden poner en vigor el plan para acabar con el reguero. En ese caso, siéntase en la libertad de solicitar ayuda. Pueden ser de amigos o familiares o de un profesional como Molina.

“Creo que mucha gente necesita un organizador profesional. Eso no significa que tengas problemas para organizarte, sino que puede ser por falta de tiempo y buscas un recurso para que te ayude, como cuando tienes alguien para limpiar”, concluye.

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ORGANIZATE: 8 CLAVES PARA ORGANIZAR TU ARCHIVO

Ocho claves para organizar su archivo digital o físico

SITE: http://www.larepublica.com.co

FECHA: 04/01/2010

AUTOR: Juan Pablo Tobón

Bogotá.  Pasó el fin de año y la información que fue útil durante 2010 es posible que no lo sea en 2011. Por eso, este nuevo periodo llega con la necesidad de ordenar diferentes documentos que hicieron parte de los procesos anteriores.

Diversos informes de empresas privadas han revelado que, en promedio, los trabajadores pierden 15 minutos diarios en la búsqueda de documentos que no saben exactamente dónde guardaron. Las posibilidades son: el computador, el correo personal o el escritorio. Cualquiera es válida, pero lo importante es el orden.

"La falta de organización con estos espacios empeora cuando se trata del archivo personal porque no existe el hábito de cuidarlo y no es una tarea que monitoree un superior. Pero es un ejercicio muy importante porque es la mejor evidencia de la actuación de los ciudadanos. Es la certificación de la expresión y generación de los documentos producidos o recibidos en el transcurso de su vida cotidiana", explica María Janeth Álvarez, docente del programa de Sistemas de la Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de La Salle.

Circunstancias como presentar los documentos para pensionarse, postularse a un nuevo empleo, aplicar para una beca, entablar un proceso legal, solicitar visa, afiliarse a una EPS, entre otros, son momentos en los que se viven grandes apuros para encontrar todos los documentos requeridos.

Para evitar futuros dolores de cabeza y tener un archivo ejemplar, Álvarez entrega ocho consejos claves para organizar su información personal y jerarquizar su documentación.

Es muy importante aclarar que las anteriores instrucciones corresponden a procedimientos sencillos para el manejo de un archivo personal, mientras que lo institucional requiere procesos de organización, donde el análisis se constituye en un elemento esencial para determinar los procedimientos de identificación, clasificación, valoración, ordenación y descripción de los documentos que conforman el espacio de documentación de una entidad.

En 2011 comenzará la maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos en la Universidad de La Salle. Según expertos, es un área con buena remuneración y alta demanda, pues reporta beneficios a las empresas en tiempo, dinero, eficiencia, rapidez y productividad.

Revisar y separar los documentos
Revisar y separar todos los documentos bajo cualquier formato, ya sea en papel o en forma electrónica. Esta costumbre, poco practicada por la mayoría de los empleados, es una de las claves.

Establecer las prioridades
Establecer la importancia o utilidad de los documentos que ha separado. Toda la información que normalmente guardamos no es útil todos los días, por lo que se debe priorizar su uso.

Dividir el material por categorías
Dividir los documentos en categorías como por ejemplo:
Académicos, salud, bancarios, vivienda, comerciales, personales, familiares, entre otros. Esto le dará una jerarquía a su archivo.

Orden alfabético, la mejor salida
Organizar cada uno de los asuntos por un orden de fácil ubicación. Expertos sugieren el sistema alfabético, por temas o cualquier otro que se prefiera, pero siempre con el mismo concepto.

Protección de la información
Ubicar los documentos dentro de una carpeta o cubierta u otro sistema que permita conservar la información para su consulta. Esto es clave a la hora de buscar los archivos luego de algún tiempo.

Algo básico y útil: marcar carpetas
Marcar las carpetas con la información que permita su oportuna localización. De esta manera, cuando necesite algún documento que hace meses no consulta, su tarea será más fácil.

Espacio ideal para evitar deterioro
Destinar un espacio adecuado para la disposición de las carpetas para evitar su deterioro. Así, con el paso del tiempo, si su archivo no es digital sus documentos permanecerán en buen estado.

Ordenar cada día y botar lo inservible
Incorporar diariamente los documentos recibidos con el fin de evitar su acumulación y revisar anualmente la documentación con el propósito de seleccionar la que haya perdido su utilidad.

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CAMBIAN LAS INSTITUCIONES Y EN EL SÓTANO SIGUE EL ARCHIVO

SP acusa al PP de haberse olvidado del valioso archivo que se oculta en el semisótano de la Gerencia

EN: ELECONOMICO.ES                                                                                

SITE: http://www.eleconomico.es

FECHA: 26/04/2010

 

El concejal de SP Sergio Paz denuncia el estado de abandono en que el PP mantiene el material que se encuentra en los semisótanos de las antiguas oficinas de Altos Hornos «que esconden algo más que aire». Recuerda el edil segregacionista que por allí pasaron la Compañía Siderúrgica del Mediterráneo, primero, después Altos Hornos de Vizcaya y, por último, Altos Hornos del Mediterráneo, hasta la desaparición por cierre y desmantelamiento de la siderúrgica en 1985.

En los semisótanos se fueron almacenando durante casi un siglo fichas personales, contables, facturas, encargos, compras, contratos, nóminas, planos diversos y un largo etcétera de documentos que recogen la historia de las diversas empresas que a lo largo y ancho del siglo XX utilizaron «estas nobles dependencias como archivo documental». Aclara en concejal de SP que los documentos de los últimos años, en que la empresa fue denominada Siderúrgica del Mediterráneo, se encuentran «bajo custodia en dependencias de Arcelor-Mittal, y esperamos que, una vez recuperados del abandono que hoy sufren los más antiguos, la empresa los reincorpore el resto del archivo histórico».

A jucio de Paz, los documentos referido constituyen la «esencia misma de nuestro pueblo, contienen las raíces y el devenir histórico de El Puerto desde sus orígenes hasta el final del siglo». Y este archivo minero-siderúrgico, «auténtico tesoro y memoria gráfica de El Puerto se encuentra en un estado de conservación crítico, acelerado en las últimas décadas por el semiabandono del edificio».

Los sótanos en general han sido empleados tradicionalmente como «almacén de archivos», a pesar de que en la mayoría de los casos no reúnen las condiciones más adecuadas, principalmente por falta de ventilación y exceso de humedad, que facilitan la proliferación de los hongos y el deterioro de los documentos. Y estas oficinas no han sido una excepción: los años y las malas condiciones de conservación han hecho mella, y mucho nos tememos que para algunos documentos sea ya demasiado tarde, afirma el representante de SP.
La recuperación de la Gerencia como espacio público de propiedad municipal y la rehabilitación del edificio de las antiguas oficinas para albergar dependencias municipales en donde trasladar servicios a El Puerto —que está prevista y proyectada con fondos procedentes del patrimonio municipal del suelo (PMS)— , según Sergio Paz, «abría una puerta a la esperanza para el archivo porteño. Pero al prescindir el alcalde, Alfredo Castelló, de nuestros servicios como concejales delegados, parece haber parado, y de qué manera, los proyectos e iniciativas que gestionábamos los concejales de Segregación Porteña. Una de estas iniciativas —antes del inicio de estas obras de rehabilitación y con el objetivo de este archivo no supusiera una excusa— era el rescate, traslado y catalogación del archivo histórico a un lugar más apropiado dentro del mismo edificio, hasta su ubicación definitiva en el futuro Museo Industrial, en la Nave de Efectos y Repuestos» concreta este edil.

Sin embargo, informa Paz que las obras de la nave del museo industrial «sufren un retraso inexplicable, a pesar de contar con una partida presupuestaria. Y ahora el gobierno municipal se desayuna supeditando el rescate, traslado y catalogación del archivo como una mejora del contratista en la licitación de la obra, algo bastante extraño para este tipo de contratos de obra».

Explican que a idea de SP era otra bien distinta: «comenzar este trabajo previo y necesario a las obras con varios meses de antelación, y así conseguir que al inicio de las mismas la parte nueva de las antiguas oficinas (que es donde mayor va a ser la intervención en esta fase) esté vacía. Este trabajo de archivo es lento y minucioso, no pudiéndose concretar plazos hasta el inicio del mismo, por lo que podría prolongarse fácilmente varios meses».

Recuerda Sergio Paz que las obras a acometer son el cambio de cubiertas en la parte vieja y la adecuación de la parte más nueva para albergar dependencias municipales, cambio de cerramientos, además del equipamiento con un ascensor y la apertura de una nueva escalera que comunique las tres alturas, sótano incluido, con la apertura de las ventanas tapadas del mismo, por lo cual es imprescindible su desalojo.

No obstante, en SP temen que, de querer simultanear las obras y la catalogación, acabe «abandonándose ésta o, peor aún, deteriorándose de forma irreversible los documentos, perdiéndose para siempre una parte muy importante de nuestra historia. ¿Será porque es la historia de El Puerto y sólo le interesa a los porteños?».

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