Organiza tus carpetas y archivos en Windows

Formas de organizar tus archivos y carpetas en Windows

https://www.adslzone.net/
Claudio Valero

Cada día contamos en nuestros ordenadores con discos de mayor capacidad, lo que hace que cada vez almacenemos más y más archivos en el ordenador. Por lo tanto, cada vez resulta más difícil tener todos nuestros archivos organizados. Por eso hoy vamos a ver varias formas de tenerlos organizados, desde las más simples que nos ofrece Windows hasta las que podemos utilizar gracias a programas de terceros.

Índice

• Organizar ficheros y carpetas en el PC
• Organizar utilizando programas de tercerosOrganize My Files
• Easy File Organizer
• Tagging

Tener toda la información de nuestro ordenador organizada es fundamental, y más en los tiempos que corren donde mucha de nuestra vida diaria se refleja en las carpetas y archivos que hay en el PC. Lo más aconsejable es que revises de vez en cuando los contenidos que hay por cada carpeta y por cada ubicación del ordenador.

Para crear carpetas nuevas solo tenemos que hacer clic derecho con el ratón, y tocar en «Nuevo > Carpeta». Una vez que las tenemos creadas solo nos queda ir moviendo, copiando o cortando los archivos que queremos que estén en una u otra. Es sencillo. Pero también hay otros trucos y consejos que podemos tener en cuenta, y que nos van a ayudar a que todo esté en su sitio y sea fácil encontrar.

Organizar ficheros y carpetas en el PC

Podremos organizarnos de varias maneras, pero desgraciadamente la menos potente es la que nos ofrece Windows, ya que está algo limitada, sobre todo si lo comparamos con ciertos programas de terceros que existen ahora mismo.

La organización en Windows 10, que también se encuentra en Windows 11, se limita a poder gestionar los archivos de cada carpeta a nivel individual, es decir, si cambiamos la organización de una carpeta, eso no afecta a las demás. Por lo que los usuarios tenemos que ir modificando una a una cada carpeta si queremos organizarla como queremos.

Al entrar en cualquier carpeta y pulsar el botón derecho en una zona donde no toquemos ningún archivo u otra carpeta tendremos varias posibilidades para organizarla. Por lo que es el momento de ver cuáles son estas opciones:

Ordenador por

Al entrar en esta opción vemos que podemos ordenador todo lo que hay en la carpeta por Nombre, Fecha de modificación, tipo o tamaño. Y además tendremos la posibilidad de que sea Ascendente o Descendente. Pero también vemos que pone Más y si pulsamos nos llevará a una pestaña donde tendremos todas las posibilidades que nos ofrece Windows para ordenar los archivos de una carpeta. Ahora bien, en Windows 11 desaparece esa opción de Más, pero sí que se mantienen el resto de alternativas que hay disponibles dentro de ‘Ordenar por’.

Agrupar por

En este caso se agruparán por lo que elijamos, con la posibilidad de que sea de forma Ascendente o descendente también. A esto unimos la sección Más donde podremos elegir otro tipo de opción para agrupar que no esté en el menú general, además de que este botón sí que está disponible tanto en Windows 10 como en Windows 11.

Botón ‘Más’

Si pulsas sobre este botón en particular, el cual puedes encontrar en ambas formas de organizar los archivos de las carpetas o solo en una de estas alternativas, podrás ver como te da la opción de elegir entre diferentes opciones. Concretamente, dentro de este menú que se desplegará con una pequeña ventana emergente, se da la oportunidad al usuario de seleccionar los detalles que se quieren mostrar para los elementos dentro solo de la carpeta en cuestión en la que has abierto este menú: nombre, fecha de modificación, tipo, tamaño, alto, año, ancho de fotograma, etc.

Lo que está claro es que ‘Ordenar por’ y ‘Agrupar por’ son las dos opciones que nos proporciona Windows para organizar todo lo que esté dentro de otra carpeta, que como podéis ver es algo limitado. Aun así, suele ser suficiente si lo combinamos creando todo tipo de carpetas. Podemos crear carpetas dentro de carpetas que nos ayudarán a gestionar nuestros archivos de forma sencilla. Por ejemplo, puedes tener una carpeta con imágenes de un viaje y dentro de la misma puedes crear nuevas sub carpetas donde almacenar las fotos por ciudades o según si son retratos o paisajes…

Con respecto a Agrupar, lo que conseguimos es que dentro de cada carpeta los archivos aparezcan separados por columnas. Cada una de estas columnas funciona como una especie de “sub carpeta” dentro de la carpeta en la que estamos organizando los archivos, y los veremos ordenados por el campo que hayamos elegido: Fecha, tipo, etc. Lo bueno de este método es que dentro de cada agrupación podemos establecer un orden. Por ejemplo: Podemos tener la carpeta descargas de Windows 10 agrupada por día de descarga (de hecho viene así por defecto cuando instalamos Windows), y dentro de cada agrupación, ordenar los archivos por tipo, o por tamaño.

Organizar utilizando programas de terceros

Si queremos ser más exhaustivos y que nuestras formas de ordenador se apliquen a todo el ordenador, no nos queda más remedio que recurrir a programas de terceros que tendremos que instalar en nuestro sistema operativo. Solemos usarlo en el teléfono móvil, pero también podemos utilizar programas especializados en el ordenador, aunque son menos frecuentes.

Lo bueno de este tipo de herramientas es que son gratuitas y nos permiten gestionar todos los archivos en un mismo software donde organizar por tipos, por tamaño… Además, veremos qué ocupa espacio y podemos ver qué podemos eliminar o cuáles son los tipos de archivos que más nos están llenando la memoria del ordenador. Por lo que este tipo de programas de terceros suelen dar más opciones de organización a los usuarios. Y todo porque tienen un sistema más completo.

Organize My Files

Este es un software que no solo es compatible con Windows, sino que también vale para Linux y macOS, con el que podremos organizar automáticamente nuestros ficheros por diferentes características como el tipo o extensión, el tamaño, la fecha, etc.

Lo primero que tenemos que hacer es descargarlo de su web oficial y nada más este en nuestro sistema ejecutarlo para comenzar a usarlo. La primera vez nos solicita la unidad o la carpeta que queramos organizar, dependiendo de si lo queremos hacer en un nivel u otro, pero podemos añadir otras carpetas desde la parte superior izquierda de la interfaz (+ ADD FOLDER) y que veremos cómo están activas justo debajo, en ese mismo lado izquierdo. En la parte central derecha vemos un gráfico circular en el que podremos observar los tipos de archivos o carpetas que conforman dicha unidad, repartidos por colores y con la especificación de que es cada uno de ellos en la parte de abajo, además de poner cuantos ha detectado de cada tipo.

El funcionamiento es tan simple. Basta con pulsar en el botón Organize y automáticamente la herramienta se encargará de mover inmediatamente todos los archivos de ese tipo, tamaño o fecha, según hayamos elegido, a una carpeta dentro de la ubicación original de los archivos.

Easy File Organizer

Esta es otra de las diferentes herramientas que puedes descargar para Windows. Incluso, hay que tener en cuenta que está disponible directamente en la tienda de aplicaciones de Microsoft. Por lo que no hace falta ir a ningún tipo de página web ni mucho menos.

La función clave de este programa es el de organizar de una forma rápida y sencilla las carpetas y los archivos que tienes en el PC Windows. Aunque también está disponible para ordenadores con Linux y macOS. En cualquier caso, tiene filtros inteligentes, reglas personalizadas, organización para subcarpetas, organización de fotos y contenidos, etc. Por lo que hay varias alternativas entre las que los usuarios pueden elegir.

Tagging

Como es evidente para poder utilizar Tagging debemos descargarlo y ejecutarlo en nuestro ordenador, pero lo que veremos es que no es un programa en sí, sino un nuevo panel para el Explorador de Windows llamado Tag. Una vez instalado este programa nos pedirá una clave de licencia, la cual debemos solicitar de forma totalmente gratuita en el siguiente enlace. Solamente tendremos que poner nuestro nombre y nuestro correo electrónico, para recibir un primer email para confirmar la cuenta de correo y un segundo mensaje en el que nos van a incluir la clave para la activación del programa.

La forma de funcionar la primera vez es más sencilla de lo que a priori pudiera parecer:Gracias a este programa, cuando entremos en una carpeta que queramos ordenarla, debemos marcar primero aquellos archivos que queremos etiquetar.

Después, pulsando en el botón derecho del ratón, tal y como hicimos en la forma nativa de Windows 10, veremos cómo aparece una nueva opción llamada Tag with.

Pulsando en esta opción tendremos que hacer clic en More Tags y después se nos abrirá una ventana emergente que se llama Select tag.

Más tarde debemos pulsar con el botón derecho en la palabra Tags y nos aparecerá la opción New tag group, donde crearemos nuestro grupo de etiquetas.

Con el botón derecho pulsamos en el grupo y creamos una nueva etiqueta y seguidamente pulsamos en Aplicar o podemos seleccionar una nueva etiqueta para los archivos que hemos marcado.

Una vez hecho esto, comprobaremos que en el panel de etiquetas que antes no tenía nada, ahora aparecerá el nombre con el que hemos etiquetado esos archivos, por lo que cada vez que necesitamos usar esta etiqueta, solamente debemos seleccionarla desde el menú contextual sin que tengamos que crearla.

Lo mejor de todo es que cada archivo o carpeta puede tener más de una etiqueta, por lo que de esa manera será más sencillo poder organizar todos los que tenemos en nuestro ordenador, que hoy en día es muchísima información dados los enormes soportes de almacenamiento que existen.

Seguro que con todo lo que te hemos contado hoy seréis capaces de ordenar todas las carpetas y archivos que tienen vuestro ordenador para poder tenerlo todo más a mano y conseguir que nada se pierda en los grandes sistemas de almacenamiento que tenemos hoy en día, donde la información es muchísima.

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Herramientas que pueden analizar, clasificar y categorizar tus archivos en función de su contenido

las 8 mejores herramientas de IA para organizar archivos en 2025 

https://clickup.com/
Preethi Anchan

Gestionar archivos puede ser abrumador, y las estructuras de carpetas desordenadas no ayudan. Por suerte, hay una forma más inteligente.

Prueba un organizador de archivos IA: tu asistente digital para una vida sin desorden

Estas herramientas pueden analizar, clasificar y categorizar tus archivos en función de su contenido o tipo, ayudándote a localizar lo que necesitas en cuestión de segundos.

¿Sabías que la mayoría de la gente gasta más de lo que puede? casi un año de su vida buscando elementos extraviados: llaves, carteras, papeles, de todo. Si añadimos el tiempo dedicado a buscar nombres de archivos, carpetas específicas y nuevos archivos añadidos, ese número podría duplicarse fácilmente.

⏰ Resumen en 60 segundos

Aquí está nuestra selección de los mejores organizadores de archivos IA:

1. ClickUp (El mejor para crear y organizar documentos y colaborar)
2. Google Drive (Lo mejor para la gestión de archivos en la nube)
3. Microsoft OneDrive (El mejor para el almacenamiento en la nube con colaboración integrada)
4. Dropbox (Lo mejor para uso compartido de archivos y copias de seguridad)
5. Trello with Butler IA (Lo mejor para la colaboración en equipo con flujos de trabajo automatizados)
6. Evernote (La mejor para tomar notas con organización avanzada)
7. M-Files (Lo mejor para la organización de archivos basada en metadatos)
8. Zoho WorkDrive (Lo mejor para la colaboración en equipo y el uso compartido flexible de archivos) ##

 ¿Qué debe buscar en un organizador de archivos IA?

Elegir el organizador de archivos de IA adecuado es el momento decisivo de tu experiencia. Tiene que ser eficiente, inteligente y, lo más importante, hacerte la vida más fácil, no más complicada.

Entonces, ¿qué funciones debe priorizar? 

Aquí tienes una lista de control:

• Análisis avanzado de contenidos: Analiza texto, metadatos e imágenes para clasificar de forma inteligente los archivos por palabras clave, temas o nombres de proyecto
• Creación dinámica de carpetas: Genera automáticamente carpetas basadas en el contenido de los archivos entrantes, eliminando el esfuerzo manual
• Etiquetado personalizable: Permite a los usuarios añadir etiquetas personalizadas para una mejor capacidad de búsqueda y organización a medida
• Interfaz de usuario intuitiva: Ofrece un diseño fácil de usar con la función de arrastrar y soltar para una organización de archivos sin estrés
• Capacidad de aprendizaje: Se adapta a los hábitos del usuario, perfeccionando la categorización de archivos con el tiempo para una organización más inteligente
• Opciones de revisión y ajuste: Permite a los usuarios revisar y ajustar las sugerencias de la IA para garantizar una colocación precisa de los archivos
• Integración con los sistemas existentes: Se conecta a la perfección con plataformas en la nube como Google Drive y OneDrive, con compatibilidad con los flujos de trabajo existentes

Las 8 Mejores Herramientas para Organizar Archivos IA

Seguro que ha oído hablar del minimalismo, el arte de vivir con menos y de adorarlo.

Pero, ¿qué hay del "minimalismo digital"? Es igual de importante cuando sobre 80% de las personas informan estrés y ansiedad vinculados al desorden.

El minimalismo digital crea espacio para lo que realmente te importa: flujos de trabajo eficientes, mayor concentración y un compromiso digital significativo. Así que, si estás listo para deshacerte del desorden, aquí tienes una lista de los 8 mejores organizadores de archivos IA:

1. ClickUp (el mejor para crear y organizar documentos y colaborar) 

ClickUp es la aplicación todo para el trabajo que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chateo, todo ello impulsado por IA que te ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.

El organizador de archivos de ClickUp impulsado por IA y software de colaboración documental le permite crear, organizar y compartir documentos, todo en una única plataforma. **No es sólo tiempo ahorrado, es productividad desbloqueada

ClickUp Docs: Colaboración simplificada

Con Documentos de ClickUp puede:Colaborar en tiempo real con compañeros de equipo mediante comentarios en línea

Realizar un seguimiento de los cambios y volver a versiones anteriores cuando sea necesario
Enlazar documentos relacionados para facilitar la navegación dentro de la documentación del proyecto

colabore sin problemas, realice un seguimiento de los cambios y vincule documentos relacionados con ClickUp Docs_

Una jerarquía que tiene sentido

**Lea también Buenas prácticas para configurar su jerarquía en ClickUpJerarquía de proyectos de ClickUp le ayuda a mantenerse organizado sin perder de vista el panorama general.

Comienza con entornos de trabajo para categorías generales como "Trabajo" o "Personal" y, a continuación, crea espacios específicos para proyectos. Cada espacio contiene carpetas, listas y tareas, formando una estructura clara e intuitiva.

Gestión de archivos más inteligente con ClickUp AI Cerebro ClickUp la función de IA, transforma totalmente tu forma de trabajar:Búsqueda conectada: Esta función te ayuda a recuperar documentos al instante, incluso desde plataformas integradas como Google Drive o Dropbox.

 ¿Buscas la presentación de la semana pasada? Fácil

• Categorización basada en IA: Los archivos se clasifican automáticamente por tipo, contenido o palabras clave, ahorrando horas de esfuerzo manual
• Revisión mejorada de documentos: Los resúmenes generados por IA resaltan los puntos clave, ayudándole a usted y a su equipo a centrarse en los puntos de vista procesables

Automatización al rescate

Con más de 100 Automatizaciones ClickUp con ClickUp, la plataforma elimina las tareas administrativas:Las tareas se asignan automáticamente cuando se cargan los archivos
Las actualizaciones de estado se producen automáticamente a medida que progresan las tareas
Los recordatorios garantizan que no se incumplan los plazos

🎖️ Impulsar el intento correcto

Al adoptar las Automatizaciones de ClickUp, LuLu Press ahorró una media de 1 hora al día por empleado y experimentó un aumento del 12% en la eficiencia de su trabajo.

**Fácil integración

¿Y lo mejor? puedes seguir conectando ClickUp a Google Drive, Dropbox y OneDrive, lo que garantiza una organización perfecta en todas las plataformas.

la opinión de los usuarios: 

A los usuarios les encanta ClickUp porque reúne todo lo que necesitan para la gestión de proyectos en un solo lugar, facilitando el trabajo en equipo, organizando los flujos de trabajo y ofreciendo herramientas como Tableros Kanban y diagramas de) Gantt fáciles de adaptar a cualquier proyecto.

Las mejores funciones de ClickUpClickUp Docs para la colaboración: 

• Crea, comparte y enlaza documentos con comentarios en línea y seguimiento de versiones
• Jerarquía organizada: Utilice entornos de trabajo, carpetas y listas para mantener los archivos estructurados
• **Búsqueda avanzada Encuentra archivos al instante, incluso en Google Drive y Dropbox
• Gestión de archivos basada en IA: Ordena archivos automáticamente y obtén resúmenes generados por IA
• Automatización: Simplifique los flujos de trabajo con más de 100 opciones de automatización predefinidas
• Integraciones sin fisuras: Conecta Google Drive, Dropbox y OneDrive sin esfuerzo

Limitaciones de ClickUp

Curva de aprendizaje: Los nuevos usuarios pueden necesitar tiempo para explorar sus funciones
Limitaciones de la app: No es tan fluida ni tiene tantas funciones como la versión de escritorio
Precios de ClickUpFree Forever: gratis, gratuito/a
Ilimitado: 7 $/mes
Empresa: 12 $/mes por usuario
Empresa: Precios personalizados
Cerebro ClickUp: Añadir a cualquier plan de pago por 7 $/mes por miembro
Valoraciones y reseñas de ClickUpG2: 4.7/5.0 (9,000+ opiniones)
Capterra: 4.7/5.0 (4,000+ opiniones)

✨ Ideal para: Equipos que necesitan flujos de trabajo optimizados y colaboración organizada.

💡 Consejo profesional: ¿Necesitas un impulso de productividad? Echa un vistazo a nuestra Guía de desorden digital para obtener consejos sobre cómo crear un entorno de trabajo más organizado y eficiente

2. Google Drive (lo mejor para gestionar archivos en la nube)

Google Drive Google Drive es un nombre muy conocido en el almacenamiento en la nube, que ofrece una combinación de simplicidad y potencia que lo ha convertido en la plataforma a la que acuden más de mil millones de usuarios en todo el mundo.

Desde el almacenamiento de notas de clase a la gestión de documentos críticos de la empresa, Google Drive mantiene todos sus archivos accesibles en cualquier lugar.

☕ La opinión de los usuarios: A los usuarios les encanta Google Drive que permiten un uso compartido sencillo con cualquiera que tenga una cuenta de Gmail.

Las mejores funciones de Google Drive

• Organización por carpetas y subcarpetas: Crea una estructura sencilla con carpetas y subcarpetas, como carpetas de documentos y carpetas de descargas, para facilitar la navegación y el acceso rápido a los archivos
• Colaboración sin fisuras: Trabaja en tiempo real con archivos y carpetas compartidos, permitiendo que varios usuarios editen y comenten simultáneamente
• Búsqueda avanzada: Busca archivos por nombre, tipo o incluso contenido gracias a las potentes funciones de búsqueda de Google
• Carpetas organizadas por códigos de color: Cree un sistema de carpetas único personalizando los colores para diferenciar visualmente los proyectos y los tipos de archivos
• Integración con Google Workspace: Sincroniza sin esfuerzo con Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Diapositivas y otros servicios de Google

Límites de Google Drive

• Dependencia de Internet: La edición sin conexión es posible, pero sincronizar las actualizaciones requiere una conexión (a internet)
• Límites de almacenamiento: Las cuentas gratuitas tienen un límite de 15 GB, y el límite diario de 750 GB puede resultar restrictivo para proyectos de gran envergadura
• Problemas de privacidad de los datos: Las políticas de Google permiten cierto nivel de escaneo de datos, lo que podría no sentar bien a los usuarios que manejan información sensible

Precios de Google Drive

• Gratuito: 15 GB de almacenamiento
• Básico: 1,99 $/mes por 100 GB
• Estándar: 12 $/mes por usuario para 2 TB
• Business Plus: 18 $/mes por usuario para 5 TB

Valoraciones y reseñas sobre Google Drive

• Capterra: 4.8/5 (27.000+ opiniones)
• G2: 4,6/5 (42.500+) (Para el entorno de trabajo de Google, que incluye Google Drive)

✨ Ideal para: Individuos y Teams que prioricen un almacenamiento en la nube sencillo.

3. Microsoft OneDrive (Lo mejor para almacenamiento en la nube con colaboración integrada)

OneDrive Microsoft OneDrive es el protagonista del ecosistema Microsoft, ofreciendo una fácil integración con la suite Office.

En pocas palabras, simplifica la gestión de archivos y aumenta la productividad.

Tanto si eres un estudiante que gestiona tareas como un profesional que gestiona proyectos, OneDrive mantiene tus archivos seguros y accesibles desde cualquier lugar.

☕ La opinión de los usuarios: A los usuarios les encanta Microsoft OneDrive porque se integra sin problemas con Microsoft 365, mantiene los archivos seguros y hace que la colaboración sea más fácil y productiva para los equipos.

Las mejores funciones de Microsoft OneDrive

• Gestión de archivos integrada: Sincroniza archivos sin esfuerzo entre dispositivos y accede a ellos a través del paquete Office, mejorando la colaboración
• Historial de versiones: Restaura versiones anteriores de archivos para recuperar cambios o corregir errores sin sudar la gota gorda
• Papelera de reciclaje para archivos eliminados: Recupera archivos borrados accidentalmente en un plazo de 93 días (o más, según los ajustes del administrador)
• Vista Descubrir: Encuentre fácilmente archivos basados en actividad reciente o contenido compartido personalizado según sus permisos de acceso
• Uso compartido seguro de archivos: Comparte archivos con permisos específicos y fechas de caducidad para mayor seguridad

Limitaciones de Microsoft OneDrive

• Problemas de privacidad: Mientras está cifrado, Microsoft conserva las claves de descifrado, lo que plantea dudas sobre la privacidad absoluta
• Limitaciones de sincronización: Las longitudes de las rutas de archivos y las restricciones de carácter pueden crear desafíos para los usuarios con estructuras de carpetas complejas
• Confundido con una copia de seguridad: OneDrive sincroniza archivos pero no es una verdadera solución de copia de seguridad, lo que puede suponer un riesgo para los datos críticos

Precios de Microsoft OneDrive

• Familia Microsoft 365: 9,99 €/mes o 99,99 €/año para hasta 6 usuarios, con 1 TB de almacenamiento por usuario
• Microsoft 365 Personal: 6,99 €/mes o 69,99 €/año por 1 TB de almacenamiento
• Microsoft 365 Basic: 1,99 $/mes o 19,99 $/año por 100 GB de almacenamiento
• OneDrive para empresas (plan 1): 5 $/usuario/mes por 1 TB por usuario

Valoraciones y reseñas sobre Microsoft OneDrive

• G2: 4.5/5 (9.600+ opiniones)
• Capterra: 4.5/5 (12.000+ opiniones)

✨ Ideal para: Profesionales profundamente integrados en el ecosistema Microsoft.

4. Dropbox (lo mejor para uso compartido y copias de seguridad)

Dropbox Dropbox ha sido un elemento básico en el mundo del almacenamiento en la nube desde 2007, ofreciendo una forma sencilla y eficaz de compartir y gestionar archivos nuevos o eliminarlos.

Tanto si estás almacenando las fotos de tus vacaciones como colaborando en un proyecto de equipo, Dropbox mantiene las cosas sencillas con su interfaz intuitiva y sus versátiles funciones.

☕ La opinión de los usuarios: Los usuarios valoran muy positivamente Dropbox por su fiabilidad desde hace tiempo, su uso compartido de archivos sin problemas y su accesibilidad multiplataforma, que lo convierten en una herramienta sencilla para gestionar y restaurar archivos.

Las mejores funciones de Dropbox

• Disponibilidad multiplataforma: Accede a Dropbox en Windows, Mac, iOS, Android o incluso Linux sin perder el ritmo
• Copias de seguridad automáticas: Disfruta de copias de seguridad de archivos continuas y sin interrupciones en la nube para salvaguardar tus datos
• Acceso sin conexión: Los usuarios de pago pueden acceder a sus archivos sin conexión, por lo que es ideal para zonas con poca conexión (a internet)
• Soporte de firma digital: Firma electrónicamente documentos directamente en Dropbox (disponible por un coste adicional)
• Colaboración con Dropbox Paper: Trabaja en documentos en tiempo real con funciones de control de versiones y edición

Límites de Dropbox

• Almacenamiento gratuito, limitado: Ofrece sólo 2 GB de almacenamiento gratuito/a, lo que palidece en comparación con sus competidores
• Problemas de seguridad: Carece de cifrado de conocimiento cero, por lo que a algunos usuarios les preocupa la privacidad
• **Capacidades de búsqueda insuficientes: No hay búsquedas basadas en metadatos, lo que dificulta la ubicación de archivos en grandes repositorios
• Caro para equipos: El precio puede aumentar rápidamente, especialmente para empresas con varios usuarios

Precios de Dropbox

• Más: 9,99 $/mes por 2 TB (1 usuario)
• Essentials: 16,58 $/mes por 3 TB (1 usuario)
• Empresas: 15 $/usuario/mes a partir de 9 TB (mínimo 3 usuarios)
• Business Plus: 24 $/usuario/mes a partir de 15 TB (mínimo 3 usuarios)

Valoraciones y reseñas de Dropbox

• G2: 4.4/5 (más de 28.000 opiniones)
• Capterra: 4.5/5 (21.000+ opiniones)

✨ Ideal para: Usuarios que buscan un uso compartido de archivos sencillo y copias de seguridad seguras.

5. Trello con Butler IA (Lo mejor para la colaboración en equipo con flujos de trabajo automatizados)

Trello Trello es una herramienta visual de gestión de tareas que se ha hecho un hueco en la organización de proyectos.

Si le añadimos la IA de Butler, obtendremos una potente herramienta de automatización que elimina las tareas repetitivas, permitiéndole a usted y a su equipo centrarse en lo que más importa: el trabajo real.

☕ La opinión de los usuarios: La gente aprecia Trello porque es fácil de usar, permite crear flujos de trabajo personalizados y facilita la gestión de tareas y la colaboración en equipo, todo ello con el respaldo de una útil compatibilidad.

Las mejores funciones de Trello

• Organización visual de tareas: Gestiona tareas con Tableros, Listas y Tarjetas fáciles de arrastrar y soltar
• Automatización con IA: Automatiza acciones como mover tarjetas, asignar tareas y ajustar fechas límite sin necesidad de código
• Vistas personalizadas: Cambiar entre Calendario, Cronograma, Panel, y más para visualizar sus proyectos de múltiples maneras
• Potencia las integraciones: Conéctese con herramientas como Slack, Google Drive y Jira para centralizar sus flujos de trabajo
• **Colaboración simplificada: Asigne tareas, comparta Tableros y comuníquese sin problemas, todo en tiempo real

Límites de Trello

• Análisis básicos: Las funciones de (elaboración de) informes son limitadas en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos
• Tableros abarrotados para proyectos grandes: A medida que crecen las tareas, los Tableros pueden volverse difíciles de gestionar
• Las funciones avanzadas requieren actualizaciones: Muchas funciones avanzadas, como los gráficos de Gantt, requieren actualizaciones o planes de nivel superior

Precios de Trello

• Gratis: 0$/mes
• Estándar: 5 $/usuario/mes
• Premium: $10/usuario/mes
• Empresa: 17,50 $/usuario/mes

Valoraciones y reseñas de Trello

• G2: 4.4/5 (13.600+ opiniones)
• Capterra: 4.5/5 (23.000+ opiniones)

✨ Ideal para: Equipos que automatizan flujos de trabajo en la gestión de proyectos.

6. Evernote (La mejor para tomar notas con organización avanzada)

nota Evernote brilla como una sofisticada aplicación para tomar notas destinada a usuarios que dan prioridad a la información organizada, detallada y accesible.

Sus potentes funciones y su diseño intuitivo la hacen ideal para uso personal y profesional. Los usuarios pueden utilizar sus funciones nativas de IA para escribir, editar y compartir sus notas.

☕ La opinión de los usuarios: A los usuarios les encanta la función de Evernote de Evernote para consolidar y organizar notas de forma eficaz, facilitando el seguimiento de eventos, la gestión de proyectos y el alineamiento de equipos con libretas y etiquetas bien estructuradas.

Las mejores funciones de Evernote

• Capacidades de búsqueda avanzada: Utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para buscar texto en imágenes, archivos PDF y documentos escaneados
• Pilas de libretas y etiquetas: Organiza tus notas con un sistema flexible de libretas, pilas y etiquetas adaptado a tu flujo de trabajo
• Panel personalizable: Los planes de pago permiten personalizar los widgets para disfrutar de una experiencia personalizada en la pantalla de Inicio
• Sincronizar entre plataformas: Acceda a sus notas desde varios dispositivos, desde escritorios a aplicaciones móviles, para estar siempre sincronizado
• Escaneado y digitalización de documentos: Convierta documentos físicos en archivos digitalizados con capacidad de búsqueda directamente en la aplicación

Límites de Evernote

• Precios elevados para las funciones premium: Las funciones avanzadas se limitan a los planes de pago, que son más caros que los de la competencia
• Limitaciones para sincronizar dispositivos en los planes gratuitos: Los usuarios gratuitos sólo pueden sincronizar dos dispositivos
• Las actualizaciones de la interfaz dividen opiniones: Los recientes rediseños han causado insatisfacción entre los usuarios veteranos

Precios de Evernote

• Gratis: 0 $/mes - Sincroniza dos dispositivos, carga 60 MB, funciones limitadas
• Personal: 10,83 $/mes (facturación anual)
• Profesional: 14,17 $/mes (facturación anual)
• Equipos: 20,83 $/mes (facturación anual)

Valoraciones y reseñas de Evernote

• G2: 4.4/5 (2.000+ opiniones)
• Capterra: 4.4/5 (8.200+ opiniones)

✨ Ideal para: Usuarios orientados al detalle que necesitan funciones avanzadas para tomar notas.

7. M-Files (Lo mejor para la organización de archivos basada en metadatos)

Archivos M M-Files es un ejemplo de lo que obtendrías si combinaras un sistema de gestión de documentos con el poder de la IA. Toma tus archivos digitales desordenados, los etiqueta con metadatos y los organiza en una experiencia accesible y libre de desorden.

Tanto si te ahogas en carpetas como si sigues buscando la "última versión" de un documento, M-Files te cubre las espaldas.

☕ La opinión de los usuarios: M-Files gana usuarios simplificando los flujos de trabajo, mejorando la colaboración del equipo en las tareas y garantizando la seguridad de los documentos con sus funciones de permisos personalizables.

Las mejores funciones de M-Files

• Organización de archivos basada en metadatos: Olvídate de las carpetas: M-Files etiqueta los documentos con metadatos como nombres de clientes, fechas y estados, para que puedas encontrar cualquier cosa con una búsqueda rápida
• Automatización del flujo de trabajo: Automatice los ciclos de vida de los documentos con herramientas que asignan tareas, notifican a las partes interesadas y garantizan que nada se quede en el limbo
• Control de versiones: Mantenga una única versión definitiva de cada documento, eliminando duplicados y evitando confusiones de versiones
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Busque texto específico incluso dentro de los documentos escaneados, haciendo que sus archivos sean tan fáciles de buscar como en Google
• Integraciones sencillas: Sincroniza a la perfección con herramientas como Microsoft Teams, Salesforce y DocuSign para agilizar el flujo de trabajo

Limitaciones de M-Files

• Curva de aprendizaje para el etiquetado de metadatos: A los tradicionalistas puede costarles adaptarse al sistema de metadatos
• Problemas de velocidad: Los archivos más grandes o los mayores volúmenes de uso pueden ralentizar ocasionalmente la plataforma
• Precios personalizados: Los precios no son transparentes, lo que puede suponer un problema si se trata de un presupuesto

Precios de M-Files

• **Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de los expedientes M

• G2: 4.3/5 (140+ opiniones)
• Capterra: 4.3/5 (190+ reseñas)

✨ Ideal para: Empresas que gestionan flujos de trabajo basados en metadatos y con gran cantidad de documentos.

8. Zoho WorkDrive (Lo mejor para la colaboración en equipo y el uso compartido flexible de archivos)

 Zoho WorkDrive Zoho WorkDrive está diseñado para el lugar de trabajo moderno, tanto si dirige una nueva empresa con tres empleados como si gestiona una gran corporación con miles de ellos.

Con funciones centradas en el equipo como carpetas compartidas, controles de acceso personalizables y una suite ofimática integrada, garantiza que tu equipo tenga todo lo que necesita para que los proyectos avancen sin problemas.

Además, se sincroniza sin esfuerzo a través de dispositivos, lo que le permite trabajar en cualquier lugar, sí, incluso desde su cafetería favorita.

☕ La opinión de los usuarios: Zoho WorkDrive se gusta entre los usuarios por su diseño fácil de usar, su sólida protección de datos y sus potentes herramientas de colaboración.

Zoho WorkDrive Mejores funciones

• Carpetas de equipo: Compartir archivos sin esfuerzo a través de equipos con permisos basados en roles, actualizaciones en tiempo real y una "sección de no leídos" para ponerse al día sobre la nueva actividad
• Suite ofimática y aplicaciones integradas: Cree presentaciones, hojas de cálculo o contratos con Writer, Sheet y Show directamente desde su espacio de trabajo en WorkDrive
• Uso compartido externo seguro: Proteja los enlaces compartidos con contraseñas, fechas de caducidad y límites de descarga. Además, realice un seguimiento de las vistas y descargas para un mayor control
• Poderes de administrador Delegados: Los administradores del equipo pueden compartir la carga de trabajo mediante la asignación de roles de administrador, lo que garantiza un funcionamiento fluido sin sobrecargar a una sola persona
• Aplicación de escritorio TrueSync: Sincronice archivos en varios dispositivos, trabaje sin conexión y realice sincronizaciones selectivas para obtener la máxima flexibilidad

Limitaciones de Zoho WorkDrive

• Sin cifrado de conocimiento cero: Tus datos no están totalmente encriptados, aunque la próxima función BYOK promete una mayor seguridad
• Interfaz abrumadora: La interfaz de usuario rica en funciones puede parecer un laberinto para los principiantes
• Sincronización avanzada limitada: Aún no hay sincronización por bloques ni opciones de sincronización selectiva, pero se están preparando actualizaciones
• Funciones ocultas: Herramientas esenciales como la papelera y los elementos compartidos no son fácilmente accesibles desde el panel
• Límites de carga de archivos: Los planes limitan la carga de archivos, con un máximo de 250 GB por archivo en el plan Business

Precios de Zoho WorkDrive

• Principiante: $2.50/usuario/mes
• Equipo: 4,50 $/usuario/mes
• Empresa: 9 $/usuario/mes

Valoraciones y reseñas de Zoho WorkDrive

• G2: 4.3/5 (232 opiniones)
• Capterra: 4.7/5 (59 opiniones)

✨ Ideal para: Equipos colaborativos que requieren herramientas flexibles de uso compartido de archivos.

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Organizar los archivos en el ordenador

Cómo organizar tus archivos en el ordenador

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Cuando hablamos de ‘organización en el trabajo’ lo primero que nos viene a la mente son los equipos de trabajo, la división de las tareas o nuestro propio escritorio. Sin embargo, hay muchos otros factores más que influyen en el orden en la oficina, y uno de ellos es la forma de organizar los archivos en el ordenador. 

A todos nos ha pasado que terminamos teniendo el escritorio lleno de decenas de documentos que no sabemos exactamente su procedencia, y cuando queremos buscar algo, lo tenemos enterrado en carpetas sin nombre, archivos descargados o incluso la papelera.

En el artículo de hoy vamos a hablar sobre la mejor forma de organizar todos estos documentos, para tener en armonía también el ordenador, que no deja de ser nuestra herramienta más importante en el trabajo.

1. NO GUARDES DOCUMENTOS EN EL ESCRITORIO

Parece bastante obvio, pero es lo primero que debemos tener claro. Es muy tentador dejar las documentos y demás descargas ahí, ya que son fáciles de encontrar y están muy a mano (al principio).

Sin embargo, si cogemos esa costumbre, terminaremos con un escritorio repleto de documentos que no tienen relación entre sí, y terminaremos mareados con tanta información.

En el escritorio solo debería estar la papelera de reciclaje, y los enlaces principales a los programas que más utilices (Google, Slack…)

2. TEN UNA CARPETA GENÉRICA

Otra cosa que podemos hacer y resulta muy efectivo, es el hecho de utilizar una carpeta general para guardar todos los documentos que vayamos creando y descargando.

Todos los ordenadores suelen tener una carpeta ya creada que se denomine ‘Documentos’. Ahí dentro es donde deberías organizar todos los archivos. 

3. NO TE VUELVAS LOCO CON LAS CARPETAS

No hace falta que creas una carpeta para absolutamente todo. Eso hará que te confundas aún más. Piensa de una forma minimalista y de forma escalonada. 

Al fin y al cabo, se trata de crear una jerarquía en torno a los archivos que tienes en tu ordenador, así que estudia que elementos tienen que ir dentro de otros y crea solo aquellos que sean necesarios. 

3. NOMBRA ESTRATÉGICAMENTE LAS CARPETAS

Esto es también algo que a veces se nos olvida. Es mejor tener una ‘técnica’ concreta a la hora de denominar las carpetas, así cuando las dejemos olvidadas, podremos recuperarla de forma mucho más rápida.

Para conseguir esto, el truco es buscar la palabra clave por la cual vas a buscar esa carpeta en un futuro. Trata de imaginar con qué nombre buscarías ese documento/carpeta cuando lo vayas a necesitar.

No caigas en el error de ponerle nombres muy largos, normalmente cuando pones la vista en lista te da la información de los 30 primeros caracteres.

4. ARCHIVA LOS ELEMENTOS INMEDIATAMENTE

Siempre dejamos esto para las últimas tareas del día. Cuando tenemos mucha carga de trabajo es muy fácil descargar un archivo y dejarlo en una carpeta junto con otros cientos más. 

No nos sirve el: ‘luego lo ordeno en 10 minutos’.

Es mucho más fácil si en el momento en que creamos un archivo o lo descargamos, lo movemos directamente a la carpeta donde debe de estar. Eso nos evitará que al día siguiente estemos como locos buscando esa información que creemos perdida. 

5. HAZ UN REPASO CADA SEMANA

Incluso intentando mantener el orden cada día, siempre hay algo que se queda perdido dentro de nuestro ordenador, y que suele ser útil en el tiempo.

Para evitar eso, realiza un repaso general, por ejemplo, los viernes antes de salir, y comprueba que todo está en su lugar y no se ha dejado ningún documento perdido en el aire. 

Es muchísimo más agradable trabajar con un ordenador y escritorio ordenados. Mantener la organización en tus archivos no solo te supondrá evitar algún susto si no encuentras algo, sino que además te supondrá un suspiro a la hora trabajar ya que vas a tener toda tu información ordenada y a mano. 

No es una técnica para nada exacta y cada trabajador puede organizar sus carpetas como mejor le funcione. La única regla que hay es: hace falta ser lo más minimalista posible y mantener una rutina de organización para que se convierta en una tarea automática de cada día.

¿Cómo organizas tú las carpetas? 

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