Más allá del video: El desafío de la evidencia documental en la era de la opacidad institucional

Más allá del video: El desafío de la evidencia documental en la era de la opacidad institucional
Por: Lic. Carmen Marin con la colaboración de Gemini y Grok

Imagen creada por Gemini

🚪¿Un video de YouTube es evidencia suficiente de una operación militar masiva? Como Licenciada en Archivología con 30 años de experiencia, la curiosidad me llevó a analizar la "Operación Zombie" de Sabrina Wallace, pero con el lente del rigor documental.

🔍 En este artículo "Más allá del video", exploramos cómo la Archivología y la Diplomática son herramientas de empoderamiento ciudadano para comprender y buscar la evidencia real en la era de la opacidad institucional.

📜 Descubre por qué "lo que no se registra, no se puede gestionar" y por qué la búsqueda de los "eslabones perdidos" en la cadena de custodia es la clave para la transparencia.

👇 Lee el artículo completo aquí y únete a la discusión. #Archivología #GestiónDocumental #Transparencia #Tecnología #SeguridadNacional

Más allá del video: El desafío de la evidencia documental en la era de la opacidad institucional

1. Introducción: La fascinación por lo no revelado

Vivimos en una era donde la tecnología avanza a un ritmo vertiginoso, superando con creces nuestra capacidad colectiva para comprender plenamente sus implicaciones éticas, sociales y jurídicas. En este contexto de aceleración digital, los videos independientes como el de Sabrina Wallace titulado "Operación Zombie" cumplen una función social importante: despiertan la curiosidad pública y generan alerta sobre temas complejos como la biometría, las redes de área corporal inalámbrica (WBAN), los sistemas autónomos y la posible convergencia biodigital entre el cuerpo humano y las máquinas.

Estos materiales audiovisuales actúan como "rendijas" que permiten vislumbrar escenarios inquietantes sobre control, vigilancia y modificación de la biología humana. Sin embargo, precisamente porque apelan a lo no revelado y a lo que permanece oculto, nos invitan —como profesionales de la Archivología— a ir más allá de la narración visual y adentrarnos en el terreno riguroso de la evidencia documental.

2. El dilema de la "Rendija": Entre la sospecha y el registro

La opacidad institucional es una realidad innegable en muchos ámbitos de poder. Gobiernos, organismos de defensa y corporaciones tecnológicas operan con niveles variables de secreto, y es legítimo cuestionar si ciertas tecnologías se despliegan sin el debido escrutinio público. No obstante, desde la archivología sabemos una verdad fundamental: lo que no se registra, no se puede gestionar.

Cualquier operación de la magnitud que se describe en el video —que involucraría la integración masiva de sistemas autónomos con la biología humana, el despliegue de infraestructuras de red sobre o dentro de los cuerpos, y la gestión de datos biométricos a escala poblacional— requeriría necesariamente una infraestructura administrativa extensa y compleja. Esta infraestructura, por su propia naturaleza, genera y debe generar documentos:

• Contratos con proveedores tecnológicos
• Manuales de procedimientos operativos y protocolos de gestión electrónica
• Presupuestos y asignaciones de recursos
• Protocolos de prueba y evaluación
• Registros de supervisión, auditoría y trazabilidad del sistema
• Informes de cumplimiento normativo y ético

La ausencia visible de estos registros no demuestra necesariamente que la operación no exista, pero sí plantea un dilema metodológico: ¿cómo distinguir entre una verdadera conspiración de silencio y una interpretación que atribuye a documentos aislados un alcance que quizás no poseen en su contexto original? La sospecha legítima debe complementarse con la búsqueda sistemática de la huella documental que toda gran operación deja inevitablemente tras de sí.

3. El análisis diplomático como herramienta de verdad

Sin invalidar las preocupaciones legítimas que plantea el video ni descartar de antemano sus afirmaciones, proponemos al lector un ejercicio de investigador documental inspirado en los principios de la diplomática (la disciplina archivística que estudia la autenticidad, estructura y contexto de los documentos).

 

• Contexto vs. Contenido: Es esencial analizar si documentos como la "Directiva 3009" del Departamento de Defensa se están leyendo en su contexto administrativo y jurídico original o si se les está asignando una función o alcance que el texto mismo no contempla. Todo documento oficial tiene un creador, una fecha, un destinatario, un propósito específico y un marco normativo. Extraer una frase o un apartado aislado para sostener una narrativa amplia puede distorsionar su significado real. El análisis diplomático nos obliga a preguntar: ¿qué dice exactamente el documento? ¿Quién lo emitió? ¿Para qué fue creado? ¿Forma parte de una cadena documental más amplia?
• La búsqueda del "Eslabón Perdido" y la Trazabilidad: Más allá del documento aislado, la verdadera prueba de que una política o tecnología se ha implementado a gran escala reside en los registros de ejecución. Estos incluyen órdenes de despliegue, actas de reuniones de seguimiento, informes de incidencias, evaluaciones de impacto, modificaciones presupuestarias posteriores y, especialmente, los registros de supervisión y control interno que toda burocracia genera para protegerse a sí misma. En la era digital, la trazabilidad del sistema es fundamental: debe haber un log, una huella que vincule la directiva con la acción concreta.

Si una operación de tal envergadura estuviera en marcha, estos "eslabones" —los documentos que prueban que la teoría o la directiva se tradujo en acción concreta— deberían existir en algún lugar de la cadena archivística, aunque estén clasificados o dispersos. Invitamos al lector a formularse estas preguntas: ¿dónde están los contratos reales? ¿Dónde los informes de auditoría? ¿Dónde los registros de las agencias reguladoras que supervisan el uso de tecnologías biomédicas o de comunicaciones?

4. Conclusión: El papel del ciudadano informado

La archivología no es solo una disciplina técnica dedicada a la preservación del patrimonio documental; es, ante todo, una herramienta poderosa de empoderamiento ciudadano. En tiempos de opacidad institucional, la transparencia no se mendiga: se ejerce. Se ejerce buscando activamente los registros de supervisión, exigiendo acceso a través de leyes de transparencia, formulando preguntas precisas a las autoridades y reconstruyendo las cadenas documentales que permitan verificar o falsar las hipótesis más inquietantes.

La verdad, con frecuencia, no aparece en un video impactante ni en un documento aislado sacado de contexto. Suele estar escondida en los pliegues de la burocracia: en los metadatos, en los anexos, en los informes de seguimiento, en las minutas aparentemente anodinas. Nuestra labor como ciudadanos informados —y como archivólogos— consiste precisamente en saber qué preguntar y dónde buscar.

Más allá del video, el verdadero desafío radica en transformar la sospecha en investigación rigurosa. Porque solo cuando exigimos y analizamos la evidencia documental completa podremos distinguir con claridad entre lo que nos asusta y lo que realmente nos amenaza.

Call to Action:

¿Has encontrado algún documento oficial o directiva técnica que te genere dudas? Compártelo en los comentarios y analicémoslo juntos bajo los principios de la Diplomática y la Cadena de Custodia.

Fuentes consultadas y recomendadas:

• Heredia Herrera, A. (2011). Lenguaje y Vocabulario Archivístico. Col. Archivología.
• ISO 15489-1:2016. Information and documentation — Records management.
• Mende, S., & otros. The Ethics of Biosensing and WBANs.
• Pentágono (DoD). Directiva 3009: Autonomy in Weapon Systems.

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La automatización documental con inteligencia artificial

La automatización documental con inteligencia artificial transforma la gestión interna de empresas en Barcelona

https://www.murcia.com/
Fuente: Agencias

La digitalización de los procesos administrativos se ha convertido en una prioridad para muchas organizaciones que buscan mejorar su eficiencia y reducir la carga de trabajo asociada a la gestión documental. En sectores como el jurídico, el inmobiliario o los servicios profesionales, la correcta organización de archivos es clave para garantizar la agilidad operativa y el cumplimiento normativo.

Diversos estudios sobre productividad empresarial estiman que los empleados pueden dedicar hasta un 20% su jornada laboral a buscar información o documentos dentro de los sistemas internos de las empresas, lo que pone de relieve la necesidad de herramientas que optimicen la organización de la información.

En este contexto, soluciones basadas en automatización IA Barcelona comienzan a incorporarse en los flujos de trabajo empresariales. Dentro de este ámbito tecnológico, Agencia IA Barcelona desarrolla herramientas orientadas a optimizar la gestión de documentos mediante inteligencia artificial.

Inteligencia artificial para organizar y gestionar documentos empresariales

La gestión tradicional de documentos suele implicar tareas repetitivas como clasificar archivos, etiquetar información o archivar documentación manualmente. Estos procesos consumen tiempo y aumentan el riesgo de errores, duplicidades o pérdida de información relevante.

La automatización documental basada en inteligencia artificial introduce un sistema capaz de identificar el tipo de archivo, reconocer patrones en los documentos y organizar automáticamente la información dentro de una estructura lógica. De esta forma, los archivos pueden clasificarse y etiquetarse de manera automática sin necesidad de intervención manual.

Diversos análisis del sector tecnológico indican que más del 60% la información corporativa de las empresas permanece sin estructurar, lo que dificulta su localización y gestión eficiente. La automatización documental basada en inteligencia artificial introduce un sistema capaz de identificar el tipo de archivo, reconocer patrones en los documentos y organizar automáticamente la información dentro de una estructura lógica.

De esta forma, los archivos pueden clasificarse y etiquetarse de manera automática sin necesidad de intervención manual. Estas herramientas también permiten detectar documentos duplicados, identificar versiones obsoletas y mantener una organización coherente de toda la documentación empresarial. Además, los sistemas de búsqueda inteligente facilitan la localización inmediata de cualquier archivo mediante palabras clave o contexto, lo que reduce considerablemente el tiempo dedicado a tareas administrativas. Algunos estudios sobre gestión documental señalan que la automatización de estos procesos puede reducir hasta un 30% el tiempo destinado a la gestión manual de documentos dentro de las organizaciones.

Otro aspecto relevante es la integración con herramientas corporativas como sistemas ERP, CRM o plataformas de almacenamiento en la nube. Esta integración permite unificar la gestión documental dentro de un mismo entorno digital y facilita el acceso a la información desde diferentes plataformas.

Seguridad, trazabilidad y eficiencia en la gestión de la información

La incorporación de inteligencia artificial en la organización documental también contribuye a reforzar la seguridad y el control de la información. Los sistemas de automatización incluyen mecanismos como control de accesos por usuario o equipo, cifrado de datos y cumplimiento de normativas de protección de datos, lo que permite mantener una trazabilidad completa de cada documento.

Además de mejorar la seguridad, la automatización reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas. Al eliminar procesos manuales y minimizar errores humanos, los equipos pueden centrar su trabajo en actividades estratégicas y en la toma de decisiones.

La disponibilidad de métricas y análisis sobre el uso de los documentos permite, además, identificar oportunidades de mejora en la organización interna de la información. Estos sistemas generan informes que ayudan a optimizar los flujos documentales y a mejorar la eficiencia operativa de las empresas.

El crecimiento de estas tecnologías también se refleja en el mercado global de soluciones de gestión documental. Diversos informes del sector estiman que el mercado de software de gestión documental y automatización empresarial superará los 15.000 millones de dólares en los próximos años, impulsado por la digitalización de las organizaciones y la necesidad de gestionar grandes volúmenes de información.

En este escenario de transformación digital, soluciones vinculadas a la automatización IA Barcelona se están integrando progresivamente en empresas que buscan mejorar su gestión documental. Dentro de este proceso, Agencia IA Barcelona desarrolla proyectos orientados a automatizar la clasificación, organización y acceso a los archivos empresariales, contribuyendo a una gestión más segura, eficiente y estructurada de la información.

Además, el informe “The State of Intelligent Information Management 2023” de AIIM señala que alrededor del 83% las organizaciones reconoce que la automatización documental es clave para mejorar la productividad y el acceso a la información corporativa. El mismo estudio indica que las empresas que incorporan tecnologías de automatización y clasificación inteligente de documentos experimentan mejoras significativas en la eficiencia operativa, especialmente en entornos donde se gestionan grandes volúmenes de información digital. Estos datos refuerzan la tendencia creciente hacia la adopción de soluciones basadas en inteligencia artificial para optimizar la organización documental y facilitar el acceso rápido y seguro a los datos empresariales.

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La Convergencia entre los Principios FAIR y la Ciencia Archivística

La Convergencia entre los Principios FAIR y la Ciencia Archivística: Un Marco de Gestión para la Era Digital
Por: Lic. Carmen Marín con el apoyo de Gemini

Resumen / Abstract

Resumen: El presente artículo analiza la convergencia entre los Principios FAIR (Localizabilidad, Accesibilidad, Interoperabilidad y Reutilización) y la ciencia archivística contemporánea, tomando como eje técnico el estándar ISO 23081 (Metadatos para la gestión de documentos). En el actual entorno de transformación digital, la gestión documental debe trascender el almacenamiento pasivo para convertirse en una infraestructura de datos dinámica y confiable. El estudio profundiza en cómo la correcta aplicación de esquemas de metadatos no solo garantiza la preservación a largo plazo, sino que posiciona al Archivólogo como el arquitecto crítico de la gobernanza de la información. Se concluye que la integración de la ISO 23081 es el habilitador indispensable para que los activos documentales cumplan con los requisitos de la economía del dato y la transparencia institucional.

Palabras clave: Archivología, Principios FAIR, ISO 23081, Metadatos, Gestión Documental, Gobernanza de la Información, Preservación Digital.

Abstract: This article analyzes the convergence between the FAIR Principles (Findability, Accessibility, Interoperability, and Reusability) and contemporary archival science, using the ISO 23081 standard (Metadata for records) as its technical core. In today's digital transformation environment, records management must transcend passive storage to become a dynamic and reliable data infrastructure. The study delves into how the correct application of metadata schemes not only guarantees long-term preservation but also positions the Archivist as the critical architect of information governance. It concludes that the integration of ISO 23081 is the essential enabler for documentary assets to meet the requirements of the data economy and institutional transparency.

Keywords: Archival Science, FAIR Principles, ISO 23081, Metadata, Records Management, Information Governance, Digital Preservation.

Introducción y Fundamentación

En el ecosistema actual de la producción documental intensiva, la gestión de activos digitales demanda marcos que trasciendan el almacenamiento pasivo y se orienten hacia la explotación inteligente de los datos. Los Principios FAIR, concebidos originalmente para optimizar la gestión de datos de investigación, encuentran un terreno de aplicación natural y crítico en el entorno archivístico de gestión documental. Estos principios no solo complementan los requisitos tradicionales de autenticidad, integridad y fiabilidad, sino que actúan como un catalizador para garantizar la explotación sistémica de la memoria institucional.

Desglose de Aplicación en el Entorno Archivístico

 
Localizabilidad (Findability): La Evolución del Control Institucional Desde la praxis archivística, la localización no se limita a la búsqueda por palabras clave; implica la asignación de Identificadores Persistentes (PID) y una estructura de metadatos robusta que contextualice el documento. Un archivo es "localizable" cuando su descripción técnica y su procedencia están vinculadas de forma que el sistema de gestión pueda recuperar no solo el objeto, sino su trayectoria administrativa y su valor probatorio.

 
Accesibilidad (Accessibility): Protocolos de Disponibilidad y Seguridad La accesibilidad bajo el estándar FAIR en archivos requiere la implementación de protocolos de comunicación abiertos y estandarizados. Para el profesional archivólogo, esto significa asegurar que el acceso esté mediado por reglas de negocio claras, donde la autenticación y la autorización sean transparentes pero rigurosas, garantizando que el documento esté disponible a largo plazo, independientemente de la vigencia del software que lo generó.

 
Interoperabilidad (Interoperability): El Lenguaje Común de la Información Este principio representa el núcleo de la gestión documental moderna. La aplicación de vocabularios controlados, tesauros y esquemas de metadatos (como el estándar ISO 23081) * es lo que permite que los sistemas de archivo dialoguen con otros sistemas de la organización (ERP, CRM, plataformas de e-Administración). La interoperabilidad asegura que el contexto jurídico y administrativo del documento se mantenga intacto al transitar entre diferentes infraestructuras tecnológicas.

 
Reutilizabilidad (Reusability): El Valor del Documento como Activo de Conocimiento Un documento archivístico es reutilizable cuando su procedencia está nítidamente documentada y cumple con estándares de preservación digital. En este sentido, el archivólogo actúa como garante de la confiabilidad del dato, permitiendo que la información técnica o administrativa sea utilizada para la toma de decisiones futuras, auditorías o investigación, bajo licencias de uso claras y descripciones que expliquen el "por qué" de su creación.

Conclusión Profesional

La integración de los principios FAIR en la gestión documental no representa un cambio de paradigma, sino una sofisticación de la metodología archivística. Al adoptar estos criterios, el profesional de la archivología reafirma su rol como arquitecto de la información, transformando depósitos de documentos en activos dinámicos que garantizan la eficiencia operativa, la transparencia institucional y la preservación del patrimonio digital.

*El estándar ISO 23081 es, en esencia, la piedra angular de la gestión de metadatos para documentos de archivo (records). Mientras que la ISO 15489 establece los principios generales de la gestión documental, la ISO 23081 se adentra en la arquitectura técnica y funcional que permite que esos documentos sean auténticos, fiables y utilizables a lo largo del tiempo.

A continuación, una profundización técnica y académica sobre sus componentes clave:

Análisis Técnico del Estándar ISO 23081: Metadatos para la Gestión de Documentos

1. Definición Ontológica del Metadato

Para la ISO 23081, el metadato no es solo "datos sobre datos". Se define como información estructurada o semiestructurada que permite la creación, gestión y uso de documentos en el tiempo y a través de dominios.

Desde la perspectiva archivística, el estándar establece que los metadatos deben documentar no solo el contenido del documento, sino también su contexto, su estructura y su historia de gestión (trazabilidad).

2. El Modelo de Entidades (La Jerarquía de Contexto)

Uno de los aportes más significativos de este estándar es que propone que los metadatos no pertenecen únicamente al "objeto documental", sino que deben describir cinco entidades interrelacionadas:
Documento: Metadatos sobre la unidad documental (fondo, serie, expediente, tipo documental).

 
Agente: Metadatos sobre las personas, unidades administrativas o sistemas de IA/software que crean o interactúan con el documento.

 
Actividad/Proceso de Negocio: Metadatos que explican por qué y en el marco de qué función administrativa se generó el documento.

 
Regulación: El marco normativo, leyes o políticas que rigen la creación y disposición del documento.

 
Relaciones: Crucial para la Interoperabilidad (FAIR), ya que documenta cómo se vinculan las entidades anteriores entre sí.

3. Funciones Estratégicas del Estándar

El estándar se divide en varias partes (Principios, Elementos de Implementación y Guía de Autoevaluación) que buscan cumplir objetivos archivísticos críticos:

 
Garantía de Evidencia: Los metadatos sirven como prueba de que el documento es lo que dice ser (autenticidad).

 
Preservación Digital: Aseguran que, aunque el formato tecnológico cambie, la información contextual (quién lo hizo, cuándo, con qué permisos) sobreviva a la obsolescencia.

 
Gobernanza de Información: Permite automatizar procesos de disposición (transferencia o eliminación) mediante reglas preestablecidas en los metadatos de "Regulación" y "Actividad".

4. Relación con los Principios FAIR

La ISO 23081 es la herramienta que materializa los principios FAIR en un archivo:

 
Findability: Mediante esquemas de metadatos descriptivos únicos.
Accessibility: Definiendo metadatos de derechos y acceso.
Interoperability: Al estandarizar el lenguaje para que diferentes sistemas entiendan el contexto del documento.
Reusability: Al mantener la integridad del contexto original, permitiendo que un usuario futuro comprenda el valor probatorio de la información.

La ISO 23081 establece al profesional archivólogo como un "arquitecto de metadatos", ya que es esta norma la que permite que la lógica archivística gobierne sobre la infraestructura puramente informática.

Esta norma no define un conjunto obligatorio de metadatos, sino que proporciona un marco para que cada organización defina los suyos según sus necesidades, siendo coherente con la norma ISO 15489 de gestión documental. 

(https://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/429/441#)

 

Nota del Autor: La ISO 23081 como habilitador de los Principios FAIR

"La implementación de los Principios FAIR en el ecosistema de la gestión documental no debe entenderse como una capa tecnológica adicional, sino como la evolución lógica de la descripción archivística tradicional. Mientras que los principios FAIR dictan el qué (que la información sea localizable, accesible, interoperable y reutilizable), el estándar ISO 23081 proporciona el cómo técnico y metodológico.

Es a través de la arquitectura de metadatos definida por esta norma que logramos capturar no solo el contenido, sino el contexto de creación y la trazabilidad de los documentos. Sin la estructura ontológica que propone la ISO 23081 —que vincula agentes, procesos y regulaciones—, la interoperabilidad sería una meta inalcanzable y la reutilización carecería de la garantía de autenticidad necesaria. En definitiva, el archivólogo actúa como el arquitecto de este puente, asegurando que el patrimonio documental de las organizaciones no solo se conserve, sino que permanezca vivo y funcional en la era de la inteligencia de datos."

"Para comprender la simbiosis entre la normativa archivística y la gestión de datos moderna, se presenta a continuación una matriz de correspondencia. En ella se evidencia cómo cada nivel de metadatos propuesto por la ISO 23081 actúa como el soporte técnico necesario para que un documento de archivo cumpla con los estándares internacionales de la economía del dato (FAIR)."

Cuadro comparativo que sintetiza conceptos complejos de la ISO 23081 y los traduce a la lógica de los Principios FAIR.

 

Nivel de Metadatos (ISO 23081)	Función Archivística Principal	Relación con Principio FAIR	Beneficio Estratégico para la Organización
Entidad Documento	Identificación única, estructura y contenido del registro.	Findability (F)	Garantiza que el activo sea localizable mediante Identificadores Persistentes (PID).
Entidad Agente	Registro de creadores, custodios y sistemas (humanos o IA).	Accessibility (A)	Define quién y bajo qué protocolos de seguridad se puede acceder al documento.
Entidad Proceso / Actividad	Contexto de negocio y función administrativa que originó el dato.	Reusability (R)	Permite que futuros usuarios comprendan el propósito original y la validez del documento.
Entidad Regulación	Marco legal, plazos de conservación y esquemas de disposición.	Accessibility (A) / Reusability (R)	Gestiona derechos de autor, privacidad (GDPR/Leyes locales) y la integridad legal para su reúso.
Entidad Relación	Vinculación lógica entre documentos, agentes y procesos.	Interoperability (I)	Permite que el contexto migre íntegro entre diferentes sistemas (ERP, Archivo Digital, Cloud).

 Referencias Bibliográficas y Recursos de Consulta

NOTA IMPORTANTE: Dado que los estándares ISO son documentos protegidos por derechos de autor se han seleccionado referencias que incluyen guías de implementación abierta, repositorios académicos y sitios oficiales donde cualquier lector puede consultar los fundamentos de forma gratuita.  

· FORCE11 (2016). The FAIR Data Principles. Recuperado de:
https://www.force11.org/group/fairgroup/fairprinciples

Referencia matriz que define los principios de Localizabilidad, Accesibilidad, Interoperabilidad y Reutilización.

· GO FAIR Initiative. FAIR Principles: Detailed explanations and resources for implementation.
https://www.go-fair.org/fair-principles/

Portal esencial para comprender la aplicación técnica de los principios en diversos dominios de datos.

· International Organization for Standardization (ISO). ISO 23081: Information and documentation — Metadata for records. Resumen y estructura técnica disponibles en:
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:23081:-1:ed-2:v1:en

Plataforma de Navegación en Línea (OBP) de ISO, que permite visualizar los términos, definiciones y la estructura del estándar de forma gratuita.

· Ministerio de Cultura y Deporte de España. Directrices para la Elaboración de Metadatos en la Gestión de Documentos. Recuperado de:
https://www.cultura.gob.es/cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas.html

Guías prácticas en español basadas en la norma ISO 23081, accesibles para cualquier profesional iberoamericano.

· Wilkinson, M. D., et al. (2016). The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. Scientific Data, 3, 160018. DOI:
10.1038/sdata.2016.18

Artículo académico original de libre acceso (Open Access) que fundamenta la necesidad de los principios FAIR en la era digital.

· InterPARES Trust. Recursos sobre Preservación Digital y Autenticidad de Documentos.
https://interparestrust.org/

Repositorio de investigación internacional con documentación abierta sobre la gestión de documentos electrónicos y metadatos.

 

 

 

 

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Documentación y gestión de infraestructuras de TI en 2026

4 tendencias en documentación y gestión de infraestructuras de TI este 2026

https://www.muycomputerpro.com/
José Montes

Nota de prensa. A medida que la transformación digital avanza y las infraestructuras de TI se vuelven más complejas e interdependientes, disponer de información fiable, completa y actualizada se convierte en un factor crítico. La visibilidad sobre los activos, la calidad de los datos y la capacidad de anticipación serán factores determinantes para que las empresas afronten con éxito los retos que tecnológicos y operativos de 2026. En este contexto, el proveedor de software FNT Software, identifica cuatro tendencias clave que marcarán la evolución de la documentación y la gestión de infraestructuras de TI en los próximos años.

1. La documentación evoluciona hacia el concepto de gemelo digital

En 2026, la documentación de TI avanzará hacia modelos que representen la infraestructura de forma integral, dinámica y contextual, incorporando tanto los elementos físicos como los lógicos, así como las relaciones entre ellos. Este enfoque permite comprender cómo interactúan cables, racks, sistemas, aplicaciones y servicios, ofreciendo una visión coherente y accionable del entorno tecnológico.

Este tipo de documentación facilita la planificación de cambios, el análisis de impactos y la reducción de errores operativos. De este modo, deja de ser un repositorio estático para convertirse en una herramienta activa de apoyo a la toma de decisiones técnicas y estratégicas.

2. Fin de las herramientas aisladas y los registros informales

El uso de hojas de cálculo, diagramas estáticos o soluciones desarrolladas internamente pierde eficacia a medida que aumenta la complejidad de las infraestructuras. De cara a 2026, la tendencia apunta claramente a la adopción de plataformas profesionales de documentación, capaces de mantener la información actualizada, estructurada y accesible.

Una documentación centralizada mejora la colaboración entre equipos, reduce la dependencia del conocimiento individual y acelera la respuesta ante incidencias o cambios, especialmente en entornos híbridos y distribuidos, donde la falta de visibilidad puede convertirse en un riesgo operativo.

3. La preparación anticipada como factor diferencial

La implantación de un sistema de documentación avanzado no es inmediata y requiere una planificación cuidadosa. Antes de ponerlo en marcha, es necesario realizar inventarios completos, depurar la calidad de los datos, definir estándares y validar el sistema en entornos controlados.

Las organizaciones que inicien este proceso con suficiente antelación podrán abordar la transición de forma progresiva, minimizando riesgos y evitando escenarios de urgencia. La preparación anticipada se convierte así en un factor diferencial para comenzar 2026 con sistemas estables, bien adoptados por los equipos y alineados con los objetivos del negocio.

4. Documentación orientada a la eficiencia y al control de costes

Más allá de su valor operativo, la documentación de TI se consolida como una herramienta clave para la optimización de recursos y el control del gasto. Contar con información precisa permite identificar activos infrautilizados, evitar compras innecesarias y ajustar la capacidad real de la infraestructura a las necesidades del negocio.

Además, el uso de representaciones visuales avanzadas —como vistas de rack, planos de planta o modelos 3D— reduce errores en la ejecución de cambios y mejora la planificación. Todo ello se traduce en una mayor eficiencia operativa y en un control más riguroso de los costes asociados a la infraestructura de TI.

«En un contexto de infraestructuras cada vez más distribuidas y cambiantes, la documentación de TI deja de ser un ejercicio administrativo para convertirse en un activo estratégico. Las organizaciones que no cuentan con información fiable y actualizada pierden capacidad de reacción, aumentan sus costes operativos y asumen riesgos innecesarios», destaca Stefan Kühn, especialista de FNT Software.

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La gestión documental pilar estratégico dentro de su transformación digital

DocPath proyecta 2026 como el año de la gestión documental interactiva
https://www.technocio.com/

La digitalización y la personalización de los documentos redefinen la experiencia del cliente en sectores como banca, seguros y manufactura.

La Generación Z impulsará el nuevo paradigma en la relación entre empresas y documentos: más visual, dinámica y personalizada.

El mercado de gestión documental en Latinoamérica cerró 2025 en plena transformación, impulsado por la digitalización acelerada, el trabajo remoto y la necesidad de cumplir con normativas más estrictas. De acuerdo con el balance de DocPath, compañía global especializada en soluciones de software para la gestión de la información y la experiencia del cliente, este año marcó el paso definitivo hacia entornos digitales más inteligentes, conectados y centrados en el usuario.

“La gestión documental está dejando atrás su papel tradicional. En 2025, las empresas de América Latina comprendieron que un documento bien diseñado, seguro y accesible puede convertirse en un canal de comunicación, fidelización y venta. Esta evolución nos permitió alcanzar un crecimiento del 50% en Latinoamérica durante el año, consolidando a DocPath como un referente tecnológico en la región”, señaló Juan Carlos Olivares, CEO de DocPath.

Un 2025 de avances

De acuerdo con los datos de la compañía, más del 70% de las empresas latinoamericanas adoptaron sistemas de gestión documental (DMS) basados en la nube. La escalabilidad, la accesibilidad remota y la reducción de costos operativos se consolidaron como los principales impulsores de esta transición. Además, más del 55% de las organizaciones priorizaron soluciones móviles que garantizan acceso y colaboración en entornos híbridos.

El avance normativo en materia de accesibilidad digital y protección de datos también influyó en las estrategias empresariales, impulsando la adopción de sistemas más seguros y compatibles con las regulaciones internacionales.

Paralelamente, la automatización y la inteligencia artificial (IA) se posicionaron como motores clave de eficiencia: la indexación inteligente, los flujos de trabajo automatizados y los algoritmos predictivos redujeron errores humanos y aceleraron los tiempos de procesamiento. Estas capacidades, combinadas con herramientas de IA, permitieron personalizar la comunicación entre marcas y usuarios, generando interacciones más intuitivas y efectivas.

“La automatización ya no es una ventaja competitiva, sino una necesidad. Este año vimos cómo las empresas apostaron por sistemas capaces de aprender y anticiparse a las necesidades de los usuarios”, añadió Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en Latinoamérica.

Industrias que lideraron la digitalización

Los sectores de salud, banca, educación, logística, manufactura y seguros fueron los más activos en la implementación de sistemas de gestión documental, impulsados por la necesidad de optimizar procesos, reducir el uso de papel y responder a consumidores cada vez más digitales.

El sector asegurador también avanzó de forma significativa, digitalizando procesos internos y fortaleciendo la comunicación personalizada con los asegurados. “Las aseguradoras están dando pasos decisivos hacia la transformación digital. En Colombia, por ejemplo, Equidad Seguros y Solidaria se sumaron recientemente a nuestra base de clientes, reflejando cómo el sector está priorizando soluciones que mejoren la experiencia del usuario y fortalezcan la confianza en sus servicios”, destacó Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en Latinoamérica.

De cara a 2026, DocPath prevé que la gestión documental se consolidará como un canal estratégico de comunicación entre las empresas y sus usuarios. La Generación Z, con su preferencia por experiencias digitales auténticas, visuales y personalizadas, marcará el ritmo de esta evolución.

Entre las principales tendencias que definirán el próximo año destacan:

• Automatización e inteligencia artificial: generación de contenidos dinámicos, predictivos y adaptados al perfil de cada cliente.

• Experiencias personalizadas: mayor fidelización y relevancia a través de comunicaciones contextualizadas.

• Omnicanalidad: integración de documentos en múltiples plataformas (aplicaciones, chats, redes sociales, portales).

• Interacciones como canales de venta: los documentos evolucionan para potenciar estrategias de cross-sell y upsell.

“Las empresas han ido dejando atrás los procesos basados en papel y avanzaron hacia modelos digitales más ágiles, seguros y orientados a la experiencia del usuario, consolidando la gestión documental como un pilar estratégico dentro de su transformación digital. En 2026 veremos la siguiente fase de esa evolución, con documentos que se transforman en experiencias interactivas y empáticas, capaces de reducir costos, incrementar ingresos y fortalecer la relación con los clientes”, concluye Juan Carlos Olivares, CEO de DocPath.

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Gestión Documental: la seguridad no es una opción, sino una necesidad esencial

Gestión documental: claves para asegurar el respaldo y la seguridad de la información
https://kchcomunicacion.com/

Los certificados, firmas y documentos electrónicos contribuyen significativamente a la inclusión digital en Ecuador, permitiendo que empresas de todos los tamaños accedan a herramientas seguras y eficientes. Además, su adopción genera un triple impacto positivo: promueve el cuidado ambiental al disminuir el uso de papel, permite un ahorro de tiempo considerable, con reducciones de hasta el 70% en procesos de firma; y mejora el bienestar personal al minimizar errores y fraudes, fomentando entornos laborales más seguros y productivos.

Bajo este contexto, la creciente demanda de herramientas digitales expone a usuarios y organizaciones a riesgos como fraudes documentales y suplantaciones de identidad. Security Data, a través de soluciones como DATAgree, aborda estos desafíos al integrar medidas robustas de seguridad que garantizan la integridad y confidencialidad de los datos. Esta iniciativa se alinea con las normativas nacionales, como la Ley de Comercio Electrónico y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, contribuyendo a un entorno más transparente y accesible para todos.

Diego Cevallos, subgerente comercial de Security Data, menciona que “DATAgree es una plataforma de gestión documental que refuerza la seguridad de la información para las empresas al implementar cifrado de extremo a extremo, trazabilidad integral de acciones y certificados electrónicos acreditados, lo que reduce significativamente los riesgos de fraude, suplantación de identidad y errores humanos”.

Para enfrentar los desafíos de la digitalización en Ecuador, se recomienda adoptar herramientas que ofrezcan cumplimiento normativo automatizado, soporte continuo, interfaces simplificadas y generación de reportes legales. Estas soluciones acompañan a los sectores más vulnerables en su proceso de transformación, ayudándolos a cumplir con exigencias regulatorias como las del SRI, con eficiencia, seguridad y respaldo legal.

En un entorno digital en constante evolución, la seguridad no es una opción, sino una necesidad esencial. Contar con herramientas avanzadas que protejan a la sociedad ecuatoriana contra riesgos emergentes fomenta el crecimiento, optimiza los recursos, fortalece la economía y promueve la inclusión digital para todos, incluyendo sectores vulnerables.

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La gestión documental se ha convertido en un factor estratégico para la banca digital

La gestión documental impulsa la eficiencia y la confianza en la banca digital

https://portalinnova.cl/
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La gestión documental se ha convertido en un factor estratégico para mejorar la experiencia del cliente y abrir nuevas oportunidades en el sector financiero.

Santiago, 07 octubre de 2025.- Aunque la mayoría de las transacciones financieras ya se realizan a través de canales digitales, uno de los principales retos de la banca sigue siendo establecer vínculos cercanos y duraderos con los clientes. Frente a este desafío, la gestión documental ha dejado de ser un proceso interno para convertirse en un eje central de la transformación digital.

DocPath, empresa global especializada en soluciones de software para la administración de información, explica cómo la gestión del ciclo de vida documental se ha convertido en un pilar de la transformación digital y en un elemento decisivo para optimizar la experiencia en el sector financiero, garantizando al mismo tiempo seguridad y cumplimiento normativo.

Los servicios digitales no solo amplían la tenencia de cuentas, también generan impacto directo: 72% de usuarios ahorran tiempo, 59% planifican mejor sus finanzas y 53% acceden a más crédito, según Mastercard. Alcanzar estos resultados exige procesos internos igual de ágiles y seguros, y es aquí donde la gestión documental desempeña un papel decisivo: al digitalizar y centralizar la información, las instituciones financieras pueden responder con mayor eficiencia, ofrecer experiencias personalizadas y fortalecer la confianza en cada interacción, potenciando así la competitividad en un mercado cada vez más digital.

“La gestión documental ya no es simplemente almacenar información en formato electrónico. Hoy hablamos de plataformas inteligentes que conectan datos, procesos y personas en tiempo real. En el sector financiero, esto significa poder anticiparse a las necesidades del cliente, mejorar la toma de decisiones y, al mismo tiempo, asegurar que cada comunicación tenga validez legal y se entregue en el canal que el usuario prefiere. Es una herramienta que impacta directamente en la competitividad del banco y la experiencia de los usuarios”, señaló Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en Latinoamérica.

La implementación de soluciones avanzadas en procesos documentales no solo agiliza procesos, también genera valor en distintas áreas de negocio como:Eficiencia operativa:escalabilidad y rapidez en la producción de documentos con integración de información.
Seguridad y fuerza legal:contratos ejecutables y acuerdos válidos con firmas digitales seguras.
Servicios personalizados:cruce inteligente de datos para impulsar estrategias de fidelización, upselling (vender una versión mejorada del producto) y cross-selling (vender productos complementarios).
Cumplimiento normativo:control de versiones, auditorías completas y herramientas de diseño intuitivas.
Almacenamiento inteligente:plataformas seguras con búsquedas avanzadas por título y contenido.
Protección contra fraudes:mecanismos que refuerzan la integridad de los acuerdos y previenen alteraciones.

La interacción con el cliente se redefine al incorporar canales digitales que ya hacen parte de su día a día. Herramientas como WhatsApp, aplicaciones de billetera digital o notificaciones vía SMS permiten mantener un contacto directo y oportuno, mientras que la accesibilidad de documentos en formatos compatibles con pautas internacionales como el WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), que garantizan que los contenidos digitales sean accesibles para personas con discapacidad, amplía el alcance a más usuarios.

Además, la captura inteligente de datos evita redundancias y acelera los procesos, mientras que el seguimiento en tiempo real de la interacción con los documentos enviados abre la puerta a una conexión más profunda y a oportunidades de servicio en el momento adecuado.

“Cuando los bancos gestionan de manera centralizada todo el ciclo de vida documental, no solo ganan agilidad interna, también elevan la satisfacción del cliente y reducen costos operativos. Hemos visto casos donde la automatización documental permite responder en segundos a solicitudes que antes tardaban días, o generar contratos con plena validez jurídica en cuestión de minutos. Todo esto se traduce en experiencia, confianza, fidelización y una base sólida para la innovación en productos financieros”, concluye Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en

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En hora buena, por fin alguien entiende la Inteligencia Documental

Landing AI lanza ADE DPT-2: la IA especializada que revoluciona la gestión de documentos en grandes empresas

https://agroempresario.com/

La gestión documental es uno de los desafíos más complejos y críticos dentro de las organizaciones modernas. Contratos, facturas escaneadas, formularios médicos y reportes financieros son solo algunos de los documentos que contienen información clave para la toma de decisiones empresariales. Sin embargo, el formato poco estandarizado y la dificultad de lectura por parte de sistemas tradicionales hacen que gran parte de esos datos se pierdan o se interpreten mal. En este contexto, Landing AI lanzó ADE DPT-2, una solución de inteligencia artificial especializada diseñada para leer y comprender documentos complejos con una precisión sin precedentes.

Con una arquitectura enfocada en resolver cuellos de botella documentales en sectores sensibles como salud, finanzas y legal, ADE DPT-2 (Document Pre-trained Transformer versión 2) apunta a transformar el enfoque que tienen las empresas sobre sus datos no estructurados.

Un enfoque centrado en IA especializada, no en modelos universales

A diferencia de los grandes modelos de lenguaje (LLM) de uso general que intentan abarcar múltiples funciones, ADE DPT-2 fue creado con una lógica clara: entender documentos complejos y ofrecer resultados fiables en escenarios reales. Esta herramienta no solo reconoce texto, sino que puede interpretar tablas sin cuadrículas, firmas, sellos, logos, códigos de barras, casillas marcadas y estructuras visuales que suelen desafiar incluso a los sistemas más avanzados.

Andrew Ng, fundador y presidente ejecutivo de Landing AI, remarcó que el desarrollo se basó en una idea simple pero poderosa: la especialización produce mejores resultados. "Hemos superado la era de los modelos universales. Así como usamos diferentes procesadores para diferentes cargas de trabajo, también necesitamos distintos tipos de inteligencia artificial para distintos problemas", explicó Ng.

Según Ng, ADE se comporta como lo haría un ser humano leyendo un documento complejo: lo analiza por partes, identifica estructuras y extrae información relevante en contexto. "Los flujos de trabajo agentísticos muestrean iterativamente los datos y entregan resultados más precisos. Nuestro sistema ADE lo hace como una persona que divide el documento, lo analiza por secciones y llega a una comprensión más profunda", detalló.

Documentos complejos, decisiones críticas

Los documentos siguen siendo el pilar en muchas decisiones empresariales. Una cifra mal leída en una historia clínica puede comprometer la vida de un paciente; una cláusula omitida en un contrato puede costar millones. Para Dan Maloney, CEO de Landing AI, la inteligencia documental fue históricamente considerada como un problema secundario porque las herramientas disponibles no ofrecían la precisión necesaria. “Eso cambió. Ahora, con razonamiento agente, esta tecnología se convierte en una capacidad central para las empresas”, indicó.

Con ADE DPT-2, el sistema puede reconocer estructuras imposibles para otros modelos, incluyendo celdas fusionadas, campos irregulares, sellos dentro de tablas, entre otros. Además, permite rastrear la fuente de cada dato, lo que garantiza la trazabilidad y fidelidad de la información procesada.

Esto tiene un impacto directo en sectores como:

• Finanzas: validación de contratos, aprobaciones de préstamos más rápidas, cumplimiento regulatorio.
• Salud: captura precisa de formularios de pacientes, interpretación de informes médicos.
• Seguros: procesamiento automatizado de reclamaciones manuscritas o documentos escaneados.
• Integraciones estratégicas y escalabilidad

Para facilitar la adopción de ADE DPT-2, Landing AI implementó integraciones nativas con plataformas empresariales como ServiceNow, SAP y Snowflake, permitiendo que las compañías trabajen los datos extraídos directamente dentro de sus sistemas. Además, introdujo un modelo de medición basado en créditos, lo que brinda flexibilidad frente a cargas de trabajo variables.

A nivel técnico, el sistema escala horizontalmente utilizando GPU, lo que le permite procesar millones de páginas por día sin degradar el rendimiento. Esta infraestructura robusta garantiza eficiencia y adaptabilidad en entornos empresariales exigentes.

APIs para desarrolladores y empresas

La solución está disponible vía API, lo que abre un amplio abanico de aplicaciones en plataformas propias. 

Entre las APIs más destacadas, se encuentran:

Parse: convierte documentos complejos en archivos markdown estructurados y fragmentos semánticos para facilitar el análisis y la consulta.

Extract: permite extraer campos específicos definidos por esquemas, garantizando que la información sea exacta y consistente.

Según datos de la empresa, algunas organizaciones que ya implementaron ADE lograron una reducción de hasta el 90% en las horas dedicadas a buscar datos dentro de documentos. Esto representa no solo un ahorro económico, sino también una mejora sustancial en la agilidad operativa y en la precisión de las decisiones.

La filosofía detrás de ADE: precisión y comprensión

A medida que gigantes como OpenAI, Google, Microsoft y Salesforce impulsan modelos generales en sus productos empresariales, Landing AI adopta una estrategia completamente distinta: la especialización aplicada a problemas concretos.

Ng afirma que no se trata solo de extraer datos, sino de comprenderlos en contexto. “La IA ahora puede procesar información no estructurada de una manera que no era posible hace dos años. Eso cambia radicalmente el valor de los documentos. ADE no es solo un modelo; es un nuevo paradigma en la forma de trabajar con datos empresariales”, concluyó.

Con esta visión, Landing AI apuesta al futuro de la inteligencia documental como una capa de comprensión que potencia todas las áreas de una organización, desde la gestión de riesgos hasta el servicio al cliente.

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La Gestión Documental eje estratégico

Gestión documental inteligente: el camino hacia la eficiencia sin papel

https://technocio.com/

En la era digital, la gestión documental ha dejado de ser un proceso administrativo para convertirse en un eje estratégico para la eficiencia, la sostenibilidad y la transparencia. La transición hacia modelos sin papel no solo aporta al cuidado del medio ambiente, sino que también reduce tiempos, costos y riesgos operativos.

Según cifras del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MinTIC), en el sector público el gasto anual en papel y almacenamiento físico de documentos supera los 300 mil millones de pesos. A nivel empresarial, estudios de la Association for Intelligent Information Management (AIIM) estiman que la digitalización documental puede reducir estos costos en más del 40 %.

En este contexto, la tecnología nacional ha comenzado a jugar un papel clave. Digital Ware, empresa de software 100% colombiana, ha desarrollado herramientas orientadas a facilitar una gestión documental más inteligente, alineada con estándares internacionales y normativas locales. Un ejemplo de ello es su plataforma Ophelia-SGDEA, que no presta servicios de digitalización, pero sí permite a las organizaciones automatizar todo el ciclo de vida documental, desde su creación y trámite hasta su conservación digital y disposición final, promoviendo la filosofía “Cero Papel”.

“La transformación digital empieza por los documentos. Gestionarlos de forma inteligente es avanzar hacia organizaciones más ágiles, sostenibles y seguras. Es por esto que resulta necesario implementar tecnologías que respondan a las necesidades de digitalización de las organizaciones, ya que estas permiten hacer más eficientes los procesos y reducir costos operativos. Dar ese paso es clave para lograr una verdadera evolución en la forma en que trabajamos y gestionamos la información”, afirma Jonier Rojas, director de transformación digital y analitica.

Más allá del ahorro en insumos y espacio, la gestión documental digital mejora significativamente la toma de decisiones, al facilitar el acceso a información confiable en tiempo real. Según un estudio de la firma de análisis IDC (International Data Corporation), las empresas que adoptan estrategias digitales para la gestión de documentos pueden aumentar su productividad hasta en un 30 % y reducir en un 80 % los errores relacionados con la manipulación de archivos físicos.

Además, las plataformas como Ophelia-SGDEA fortalecen la seguridad de la información, al garantizar trazabilidad, control de versiones y cumplimiento de estándares de protección de datos. En sectores como salud, justicia, educación o banca —donde el manejo documental es masivo y sensible— este tipo de soluciones no solo optimizan procesos, sino que también generan confianza entre los usuarios, pacientes, estudiantes o ciudadanos.

La apuesta por la gestión documental digital también se alinea con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), en particular con el ODS 12, sobre producción y consumo responsables, y el ODS 16, que promueve instituciones eficaces, responsables y transparentes.

En un momento en el que la trazabilidad, la eficiencia operativa y la protección de la información son claves, contar con una herramienta tecnológica robusta para gestionar los documentos ya digitalizados o nativamente digitales deja de ser una opción y se consolida como una necesidad urgente para las organizaciones del país.

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Ricardo Martínez, Director de PPM Digital: redefiniendo la gestión documental en las empresas

El futuro es ahora; Digitalización y gestión documental para empresas sostenibles

https://sarrigurenweb.com/

Hasta hoy, las empresas han tenido una historia basada en papel, acumulando grandes volúmenes de documentos, destinando espacios físicos considerables para su almacenamiento y sin sacar ningún rendimiento de estos. Viven en un presente totalmente digital, pero con procesos internos manuales y basados en papel, y aspiran a un futuro totalmente digital y automático.

La gestión documental ha llegado para cambiar este paradigma, ofreciendo soluciones y servicios innovadores que optimizan procesos manuales y basados en papel, que ponen en valor el dato histórico de las compañías y que sirven de puerta de entrada para los grandes proyectos de transformación digital, que requieren de un dato estructurado y único.

Entrevista exclusiva con Ricardo Martínez, Director de PPM Digital

Se entrevista a Ricardo Martínez, Director de PPM Digital, sobre cómo la innovación, la sostenibilidad y la transformación digital están redefiniendo la gestión documental en las empresas. www.ppm-digital.com

Vida y visión de negocios

Pregunta: Ricardo, tienes una amplia experiencia en el sector privado. Cuéntanos sobre tu trayectoria profesional.

Respuesta: Llevo más de 30 años en el sector tecnológico. Comencé en empresas multinacionales, donde aprendí sobre eficiencia operativa y evolución digital.

Siempre me interesa ayudar a las empresas a ser más competitivas. En su momento lo hacíamos a través de proyectos de Managed Print Services, pero con el tiempo me di cuenta de que la impresión aportaba poco valor, aparte de una reducción de coste operativo.

Sin embargo, entendí que había un enorme valor en dejar de imprimir, en ayudar a las empresas a automatizar sus procesos documentales basados en papel y reducir su impacto ambiental.

En PPM Digital, implementamos estrategias que combinan experiencia y tecnología para optimizar la gestión documental de las compañías, con una visión más global, que aúna pasado, presente y futuro.

Pregunta: ¿Cuál es la visión de negocios que te impulsa en PPM Digital?

Respuesta: Nuestra visión es que las empresas no nacieron ayer, y que tienen un presente más o menos digital, y un pasado totalmente analógico, que hay que integrar.

Las empresas están haciendo con los datos en papel algo parecido a lo que hacemos con las personas mayores en el mercado laboral. Los aparcamos, y pensamos que no tienen valor por el mero hecho de que están en un formato en desuso. No tiene sentido renegar del histórico de tu empresa.

Ayudamos a las empres a que optimicen sus procesos documentales, que extraigan todo el valor de sus datos, siendo respetuosos con el medio ambiente.

Creemos firmemente en la digitalización como motor de cambio para hacer a las empresas más eficientes y competitivas.

Sostenibilidad y digitalización

Pregunta: ¿Cómo están relacionados estos dos conceptos?

Respuesta: Para mí, la sostenibilidad tiene que ver con hacer una empresa sólida y rentable, sin comprometer el medio ambiente. En esto, la digitalización juega un papel fundamental.

La digitalización te hace más efectivo, evita el despilfarro de recursos, te conecta mejor con clientes y empleados. En fin, mejora tu cuenta de resultados.

Pregunta: ¿Cómo impulsa PPM Digital la sostenibilidad en la gestión documental?

Respuesta: Hay varias fases, que se pueden realizar de forma independiente, pero qué unidas, dan una mayor potencia de procesamiento de datos a las empresas.

Primero, digitalizamos archivos documentales históricos. Esto permite ahorrar espacio en la oficina, y extraer el dato de estos documentos, integrándolo en un gestor documental, que puede ser nuestro o del cliente.

En segundo lugar, automatizamos la gestión documental actual de las empresas, eliminando procesos manuales y basados en papel, a través de ese mismo gestor documental.

Por último, automatizamos procesos de negocio, integrándolos en los diferentes sistemas de gestión de los clientes, como ERP, CRM, Plataformas de UX, etc.

De esta forma conseguimos empresas más ágiles, seguras, digitalizadas; y en el fondo más competitivas.

Pregunta: Siguiendo con esta línea, ¿crees que es posible la tan nombrada “Oficina sin Papeles”?

Respuesta: No solo es posible. Es factible, está a nuestro alcance y sería deseable.

Conseguirlo no es difícil. Pero hace falta un compromiso claro por parte de la organización y dar los pasos que explicábamos en la pregunta anterior. Es decir, digitalizar, organizar el dato y automatizar procesos.

Obviamente, aún quedan personas muy ligadas emocionalmente al papel, por eso el compromiso de la organización es importante.

Todo documento impreso corresponde a un proceso sin digitalizar. El papel y la impresión son recursos caros y no muy responsables con el medio ambiente, aunque se ha avanzado mucho en los últimos años.

Pero sí, es perfectamente posible.

Transformación digital y gestión documental

Pregunta: ¿Por qué es crucial la gestión documental en la transformación digital de las empresas?

Respuesta: La digitalización optimiza los procesos internos, mejora la seguridad de la información y eleva la experiencia del cliente. Los gestores documentales permiten a las empresas acceder a sus archivos desde cualquier lugar, reduciendo costos y tiempos de gestión. Además, la inteligencia artificial facilita la automatización de procesos, eliminando tareas manuales y repetitivas.

Pregunta: Al final se trata de tiempo, ¿verdad? Parece que este es un concepto que os obsesiona.

Respuesta: Bueno, este es un aspecto muy ligado a mi persona, y ha impregnado a toda la organización y la propuesta de valor.

Vivimos en una sociedad ultrarápida. Las compañías invierten millones en que su operación sea más eficiente y más rápida. Producir más, con menos recursos y en menos tiempo. Muchas empresas tienen directores de operaciones cuyo objetivo sigue ese credo.

Sin embargo, en las oficinas no hay tanta prisa. Parece que da igual el tiempo que tardemos en gestionar, por ejemplo, una factura entrante. Y la verdad es que tardar unos días más, resta capacidad para gestionar tesorería, o provoca retrasos en pagos a proveedores. Vemos empresas que tienen las facturas dando vueltas durante 60 días, y cuando las visan, ya es fecha de pago; o peor aún, que pagan facturas sin revisar, porque ya no da tiempo, y que luego sean erróneas.

Lo mismo digo con, por ejemplo, el alta de un cliente nuevo. Retrasarlo por el papeleo es perder dinero porque no puedes venderle nada hasta que no este no aparezca en el sistema.

Hay muchísimos ejemplos como estos. Procesos determinados que se pueden digitalizar y hacer más rápidas a las empresas

Creo que las empresas han hecho un gran esfuerzo en mejorar y automatizar muchas parcelas de su negocio, y tengo la esperanza de que ese esfuerzo entre en la oficina y de que esta sea la era de la gestión documental.

Pregunta: Sin embargo, la solución no pasa por escanear información. Esto es algo que muchas empresas hacen de forma sistemática. ¿Qué beneficios aporta la gestión documental digitalizada a las empresas?

Respuesta: Cualquier proyecto de transformación digital exige un dato limpio y estructurado sobre el que construir. Un dato único.

En la actualidad, las empresas disponen de ecosistemas variados de carpetas, almacenamientos, on premise, en la nube, en ordenadores personales, en archivos físicos en papel, y sin una estrategia. Esto hace muy difícil comenzar un proceso de mejora, porque el dato está desordenado y fluye por la compañía.

La gestión documental consolida la forma de trabajar de una empresa, aportando estructura, visión de futuro y estrategia.

La eliminación de archivos físicos reduce costos de almacenamiento y mejora la accesibilidad a la información, y además asegura que se disponga siempre de la información correcta, y solo esa.

Con un buen sistema de gestión documental, el dato se recupera en segundos, desde cualquier lugar, se evitan pérdidas de información y se garantiza la idoneidad de los datos facilitando el teletrabajo y la colaboración. Todos, con la misma información, al mismo tiempo.

Objetivos y consejos para empresas

Pregunta: ¿Cuáles son las metas futuras de PPM Digital?

Respuesta: Queremos seguir ayudando a las empresas a mejorar en competitividad. La sostenibilidad, sin competitividad no tiene sentido. Como te comentaba antes, hacer más, mejor, con menos recursos y más rápido

PPM Digital explora nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial para eliminar el trabajo de ingesta documental, y para automatizar aún más procesos de negocio.

Pregunta: Finalmente, ¿qué consejo darías a las empresas que aún no han adoptado soluciones digitales para la gestión documental?

Respuesta: El cambio es inevitable y necesario. El futuro ya es el presente.

Vemos en los clientes que la digitalización no solo mejora la competitividad, sino que también reduce costos, optimiza los procesos y mejora la vida de las personas en la organización. Ni qué decir tiene la mejora en la cuenta de resultados.

Mi consejo es que den el primer paso y busquen asesoría profesional, nuestra o de otros, para transformar su empresa.

PPM Digital sigue avanzando en su camino hacia un futuro más eficiente y sostenible. Con líderes como Ricardo Martínez, la gestión documental se encamina hacia una verdadera transformación digital.

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La Inteligencia Artificial y la gestión de documentos en la administración pública

Administración pública e IA: Más eficiencia y mejor atención al ciudadano
https://www.eldiariodemadrid.es/

En este artículo analizamos cómo la IA está transformando la administración pública a través de los casos de éxito del Ayuntamiento de Madrid y el sistema de registros administrativos impulsado por Altia

El sector público enfrenta el reto de modernizar sus procesos y mejorar la atención a la ciudadanía en un mundo cada vez más digitalizado. La inteligencia artificial se ha convertido en una herramienta clave para agilizar trámites, reducir la burocracia y optimizar el acceso a los servicios públicos.
Modernización digital en el Ayuntamiento de Madrid

En un esfuerzo por mejorar la eficiencia de los servicios municipales, el Ayuntamiento de Madrid, en colaboración con Accenture, ha implementado Easy(DRO), un agente de soporte TI basado en IA generativa. Este sistema ha permitido modernizar el entorno digital de los empleados municipales, optimizando la resolución de incidencias y facilitando la gestión de tareas desde cualquier dispositivo.

Gracias a Easy(DRO), más de 6.000 empleados municipales han logrado reducir significativamente las tareas administrativas rutinarias, permitiendo una mayor dedicación a actividades de valor añadido. La implementación de este sistema ha resultado en un 74 % de solicitudes gestionadas digitalmente y un nivel de satisfacción superior al 80 %.

Automatización de registros administrativos con inteligencia artificial

Uno de los mayores desafíos en la atención ciudadana es la gestión de documentos en los registros administrativos presenciales. Hasta ahora, el personal debía revisar manualmente formularios, documentos adjuntos y datos esenciales, un proceso que consumía tiempo y recursos.

Para solucionar esta problemática, Altia ha desarrollado un sistema basado en IA que automatiza la identificación, clasificación y extracción de información de documentos administrativos. Este sistema emplea tres componentes clave:

• Separador de documentos administrativos: Procesa documentos digitalizados y los segmenta automáticamente en archivos individuales.

• Clasificador de documentos: Identifica el tipo de documento administrativo (DNI, certificado de empadronamiento, formulario, etc.) y lanza alertas cuando faltan documentos esenciales.

• Extractor de información estructurada: Extrae datos clave (nombre, DNI, dirección) para agilizar su registro en bases de datos, eliminando la necesidad de mecanización manual.

Esta solución ha optimizado los tiempos de espera en oficinas de atención al ciudadano, reduciendo colas y mejorando la eficiencia en la tramitación de solicitudes.

El impacto de la IA en la gestión pública

La integración de inteligencia artificial en la administración pública está logrando:

• Mayor rapidez en la gestión de trámites: Reducción del tiempo necesario para procesar documentos y atender solicitudes.

• Reducción de la carga administrativa: Automatización de tareas repetitivas, permitiendo que los funcionarios se enfoquen en la resolución de problemas complejos.

• Mayor satisfacción del ciudadano: Procesos más ágiles y accesibles que eliminan la burocracia innecesaria.

• Mejor trazabilidad y transparencia: La IA permite auditar y registrar cada paso del proceso administrativo, asegurando un mayor control y cumplimiento normativo.

La inteligencia artificial, una apuesta para optimizar la administración pública

La inteligencia artificial está transformando la manera en que los ciudadanos interactúan con las administraciones. Su capacidad para agilizar procesos, mejorar la eficiencia operativa y garantizar una mayor accesibilidad a los servicios públicos la convierte en una herramienta clave para el futuro de la gestión pública.

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