La gestión documental pilar estratégico dentro de su transformación digital

DocPath proyecta 2026 como el año de la gestión documental interactiva
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La digitalización y la personalización de los documentos redefinen la experiencia del cliente en sectores como banca, seguros y manufactura.

La Generación Z impulsará el nuevo paradigma en la relación entre empresas y documentos: más visual, dinámica y personalizada.

El mercado de gestión documental en Latinoamérica cerró 2025 en plena transformación, impulsado por la digitalización acelerada, el trabajo remoto y la necesidad de cumplir con normativas más estrictas. De acuerdo con el balance de DocPath, compañía global especializada en soluciones de software para la gestión de la información y la experiencia del cliente, este año marcó el paso definitivo hacia entornos digitales más inteligentes, conectados y centrados en el usuario.

“La gestión documental está dejando atrás su papel tradicional. En 2025, las empresas de América Latina comprendieron que un documento bien diseñado, seguro y accesible puede convertirse en un canal de comunicación, fidelización y venta. Esta evolución nos permitió alcanzar un crecimiento del 50% en Latinoamérica durante el año, consolidando a DocPath como un referente tecnológico en la región”, señaló Juan Carlos Olivares, CEO de DocPath.

Un 2025 de avances

De acuerdo con los datos de la compañía, más del 70% de las empresas latinoamericanas adoptaron sistemas de gestión documental (DMS) basados en la nube. La escalabilidad, la accesibilidad remota y la reducción de costos operativos se consolidaron como los principales impulsores de esta transición. Además, más del 55% de las organizaciones priorizaron soluciones móviles que garantizan acceso y colaboración en entornos híbridos.

El avance normativo en materia de accesibilidad digital y protección de datos también influyó en las estrategias empresariales, impulsando la adopción de sistemas más seguros y compatibles con las regulaciones internacionales.

Paralelamente, la automatización y la inteligencia artificial (IA) se posicionaron como motores clave de eficiencia: la indexación inteligente, los flujos de trabajo automatizados y los algoritmos predictivos redujeron errores humanos y aceleraron los tiempos de procesamiento. Estas capacidades, combinadas con herramientas de IA, permitieron personalizar la comunicación entre marcas y usuarios, generando interacciones más intuitivas y efectivas.

“La automatización ya no es una ventaja competitiva, sino una necesidad. Este año vimos cómo las empresas apostaron por sistemas capaces de aprender y anticiparse a las necesidades de los usuarios”, añadió Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en Latinoamérica.

Industrias que lideraron la digitalización

Los sectores de salud, banca, educación, logística, manufactura y seguros fueron los más activos en la implementación de sistemas de gestión documental, impulsados por la necesidad de optimizar procesos, reducir el uso de papel y responder a consumidores cada vez más digitales.

El sector asegurador también avanzó de forma significativa, digitalizando procesos internos y fortaleciendo la comunicación personalizada con los asegurados. “Las aseguradoras están dando pasos decisivos hacia la transformación digital. En Colombia, por ejemplo, Equidad Seguros y Solidaria se sumaron recientemente a nuestra base de clientes, reflejando cómo el sector está priorizando soluciones que mejoren la experiencia del usuario y fortalezcan la confianza en sus servicios”, destacó Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en Latinoamérica.

De cara a 2026, DocPath prevé que la gestión documental se consolidará como un canal estratégico de comunicación entre las empresas y sus usuarios. La Generación Z, con su preferencia por experiencias digitales auténticas, visuales y personalizadas, marcará el ritmo de esta evolución.

Entre las principales tendencias que definirán el próximo año destacan:

• Automatización e inteligencia artificial: generación de contenidos dinámicos, predictivos y adaptados al perfil de cada cliente.

• Experiencias personalizadas: mayor fidelización y relevancia a través de comunicaciones contextualizadas.

• Omnicanalidad: integración de documentos en múltiples plataformas (aplicaciones, chats, redes sociales, portales).

• Interacciones como canales de venta: los documentos evolucionan para potenciar estrategias de cross-sell y upsell.

“Las empresas han ido dejando atrás los procesos basados en papel y avanzaron hacia modelos digitales más ágiles, seguros y orientados a la experiencia del usuario, consolidando la gestión documental como un pilar estratégico dentro de su transformación digital. En 2026 veremos la siguiente fase de esa evolución, con documentos que se transforman en experiencias interactivas y empáticas, capaces de reducir costos, incrementar ingresos y fortalecer la relación con los clientes”, concluye Juan Carlos Olivares, CEO de DocPath.

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Gestión Documental: la seguridad no es una opción, sino una necesidad esencial

Gestión documental: claves para asegurar el respaldo y la seguridad de la información
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Los certificados, firmas y documentos electrónicos contribuyen significativamente a la inclusión digital en Ecuador, permitiendo que empresas de todos los tamaños accedan a herramientas seguras y eficientes. Además, su adopción genera un triple impacto positivo: promueve el cuidado ambiental al disminuir el uso de papel, permite un ahorro de tiempo considerable, con reducciones de hasta el 70% en procesos de firma; y mejora el bienestar personal al minimizar errores y fraudes, fomentando entornos laborales más seguros y productivos.

Bajo este contexto, la creciente demanda de herramientas digitales expone a usuarios y organizaciones a riesgos como fraudes documentales y suplantaciones de identidad. Security Data, a través de soluciones como DATAgree, aborda estos desafíos al integrar medidas robustas de seguridad que garantizan la integridad y confidencialidad de los datos. Esta iniciativa se alinea con las normativas nacionales, como la Ley de Comercio Electrónico y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, contribuyendo a un entorno más transparente y accesible para todos.

Diego Cevallos, subgerente comercial de Security Data, menciona que “DATAgree es una plataforma de gestión documental que refuerza la seguridad de la información para las empresas al implementar cifrado de extremo a extremo, trazabilidad integral de acciones y certificados electrónicos acreditados, lo que reduce significativamente los riesgos de fraude, suplantación de identidad y errores humanos”.

Para enfrentar los desafíos de la digitalización en Ecuador, se recomienda adoptar herramientas que ofrezcan cumplimiento normativo automatizado, soporte continuo, interfaces simplificadas y generación de reportes legales. Estas soluciones acompañan a los sectores más vulnerables en su proceso de transformación, ayudándolos a cumplir con exigencias regulatorias como las del SRI, con eficiencia, seguridad y respaldo legal.

En un entorno digital en constante evolución, la seguridad no es una opción, sino una necesidad esencial. Contar con herramientas avanzadas que protejan a la sociedad ecuatoriana contra riesgos emergentes fomenta el crecimiento, optimiza los recursos, fortalece la economía y promueve la inclusión digital para todos, incluyendo sectores vulnerables.

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La gestión documental se ha convertido en un factor estratégico para la banca digital

La gestión documental impulsa la eficiencia y la confianza en la banca digital

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La gestión documental se ha convertido en un factor estratégico para mejorar la experiencia del cliente y abrir nuevas oportunidades en el sector financiero.

Santiago, 07 octubre de 2025.- Aunque la mayoría de las transacciones financieras ya se realizan a través de canales digitales, uno de los principales retos de la banca sigue siendo establecer vínculos cercanos y duraderos con los clientes. Frente a este desafío, la gestión documental ha dejado de ser un proceso interno para convertirse en un eje central de la transformación digital.

DocPath, empresa global especializada en soluciones de software para la administración de información, explica cómo la gestión del ciclo de vida documental se ha convertido en un pilar de la transformación digital y en un elemento decisivo para optimizar la experiencia en el sector financiero, garantizando al mismo tiempo seguridad y cumplimiento normativo.

Los servicios digitales no solo amplían la tenencia de cuentas, también generan impacto directo: 72% de usuarios ahorran tiempo, 59% planifican mejor sus finanzas y 53% acceden a más crédito, según Mastercard. Alcanzar estos resultados exige procesos internos igual de ágiles y seguros, y es aquí donde la gestión documental desempeña un papel decisivo: al digitalizar y centralizar la información, las instituciones financieras pueden responder con mayor eficiencia, ofrecer experiencias personalizadas y fortalecer la confianza en cada interacción, potenciando así la competitividad en un mercado cada vez más digital.

“La gestión documental ya no es simplemente almacenar información en formato electrónico. Hoy hablamos de plataformas inteligentes que conectan datos, procesos y personas en tiempo real. En el sector financiero, esto significa poder anticiparse a las necesidades del cliente, mejorar la toma de decisiones y, al mismo tiempo, asegurar que cada comunicación tenga validez legal y se entregue en el canal que el usuario prefiere. Es una herramienta que impacta directamente en la competitividad del banco y la experiencia de los usuarios”, señaló Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en Latinoamérica.

La implementación de soluciones avanzadas en procesos documentales no solo agiliza procesos, también genera valor en distintas áreas de negocio como:Eficiencia operativa:escalabilidad y rapidez en la producción de documentos con integración de información.
Seguridad y fuerza legal:contratos ejecutables y acuerdos válidos con firmas digitales seguras.
Servicios personalizados:cruce inteligente de datos para impulsar estrategias de fidelización, upselling (vender una versión mejorada del producto) y cross-selling (vender productos complementarios).
Cumplimiento normativo:control de versiones, auditorías completas y herramientas de diseño intuitivas.
Almacenamiento inteligente:plataformas seguras con búsquedas avanzadas por título y contenido.
Protección contra fraudes:mecanismos que refuerzan la integridad de los acuerdos y previenen alteraciones.

La interacción con el cliente se redefine al incorporar canales digitales que ya hacen parte de su día a día. Herramientas como WhatsApp, aplicaciones de billetera digital o notificaciones vía SMS permiten mantener un contacto directo y oportuno, mientras que la accesibilidad de documentos en formatos compatibles con pautas internacionales como el WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), que garantizan que los contenidos digitales sean accesibles para personas con discapacidad, amplía el alcance a más usuarios.

Además, la captura inteligente de datos evita redundancias y acelera los procesos, mientras que el seguimiento en tiempo real de la interacción con los documentos enviados abre la puerta a una conexión más profunda y a oportunidades de servicio en el momento adecuado.

“Cuando los bancos gestionan de manera centralizada todo el ciclo de vida documental, no solo ganan agilidad interna, también elevan la satisfacción del cliente y reducen costos operativos. Hemos visto casos donde la automatización documental permite responder en segundos a solicitudes que antes tardaban días, o generar contratos con plena validez jurídica en cuestión de minutos. Todo esto se traduce en experiencia, confianza, fidelización y una base sólida para la innovación en productos financieros”, concluye Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en

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En hora buena, por fin alguien entiende la Inteligencia Documental

Landing AI lanza ADE DPT-2: la IA especializada que revoluciona la gestión de documentos en grandes empresas

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La gestión documental es uno de los desafíos más complejos y críticos dentro de las organizaciones modernas. Contratos, facturas escaneadas, formularios médicos y reportes financieros son solo algunos de los documentos que contienen información clave para la toma de decisiones empresariales. Sin embargo, el formato poco estandarizado y la dificultad de lectura por parte de sistemas tradicionales hacen que gran parte de esos datos se pierdan o se interpreten mal. En este contexto, Landing AI lanzó ADE DPT-2, una solución de inteligencia artificial especializada diseñada para leer y comprender documentos complejos con una precisión sin precedentes.

Con una arquitectura enfocada en resolver cuellos de botella documentales en sectores sensibles como salud, finanzas y legal, ADE DPT-2 (Document Pre-trained Transformer versión 2) apunta a transformar el enfoque que tienen las empresas sobre sus datos no estructurados.

Un enfoque centrado en IA especializada, no en modelos universales

A diferencia de los grandes modelos de lenguaje (LLM) de uso general que intentan abarcar múltiples funciones, ADE DPT-2 fue creado con una lógica clara: entender documentos complejos y ofrecer resultados fiables en escenarios reales. Esta herramienta no solo reconoce texto, sino que puede interpretar tablas sin cuadrículas, firmas, sellos, logos, códigos de barras, casillas marcadas y estructuras visuales que suelen desafiar incluso a los sistemas más avanzados.

Andrew Ng, fundador y presidente ejecutivo de Landing AI, remarcó que el desarrollo se basó en una idea simple pero poderosa: la especialización produce mejores resultados. "Hemos superado la era de los modelos universales. Así como usamos diferentes procesadores para diferentes cargas de trabajo, también necesitamos distintos tipos de inteligencia artificial para distintos problemas", explicó Ng.

Según Ng, ADE se comporta como lo haría un ser humano leyendo un documento complejo: lo analiza por partes, identifica estructuras y extrae información relevante en contexto. "Los flujos de trabajo agentísticos muestrean iterativamente los datos y entregan resultados más precisos. Nuestro sistema ADE lo hace como una persona que divide el documento, lo analiza por secciones y llega a una comprensión más profunda", detalló.

Documentos complejos, decisiones críticas

Los documentos siguen siendo el pilar en muchas decisiones empresariales. Una cifra mal leída en una historia clínica puede comprometer la vida de un paciente; una cláusula omitida en un contrato puede costar millones. Para Dan Maloney, CEO de Landing AI, la inteligencia documental fue históricamente considerada como un problema secundario porque las herramientas disponibles no ofrecían la precisión necesaria. “Eso cambió. Ahora, con razonamiento agente, esta tecnología se convierte en una capacidad central para las empresas”, indicó.

Con ADE DPT-2, el sistema puede reconocer estructuras imposibles para otros modelos, incluyendo celdas fusionadas, campos irregulares, sellos dentro de tablas, entre otros. Además, permite rastrear la fuente de cada dato, lo que garantiza la trazabilidad y fidelidad de la información procesada.

Esto tiene un impacto directo en sectores como:

• Finanzas: validación de contratos, aprobaciones de préstamos más rápidas, cumplimiento regulatorio.
• Salud: captura precisa de formularios de pacientes, interpretación de informes médicos.
• Seguros: procesamiento automatizado de reclamaciones manuscritas o documentos escaneados.
• Integraciones estratégicas y escalabilidad

Para facilitar la adopción de ADE DPT-2, Landing AI implementó integraciones nativas con plataformas empresariales como ServiceNow, SAP y Snowflake, permitiendo que las compañías trabajen los datos extraídos directamente dentro de sus sistemas. Además, introdujo un modelo de medición basado en créditos, lo que brinda flexibilidad frente a cargas de trabajo variables.

A nivel técnico, el sistema escala horizontalmente utilizando GPU, lo que le permite procesar millones de páginas por día sin degradar el rendimiento. Esta infraestructura robusta garantiza eficiencia y adaptabilidad en entornos empresariales exigentes.

APIs para desarrolladores y empresas

La solución está disponible vía API, lo que abre un amplio abanico de aplicaciones en plataformas propias. 

Entre las APIs más destacadas, se encuentran:

Parse: convierte documentos complejos en archivos markdown estructurados y fragmentos semánticos para facilitar el análisis y la consulta.

Extract: permite extraer campos específicos definidos por esquemas, garantizando que la información sea exacta y consistente.

Según datos de la empresa, algunas organizaciones que ya implementaron ADE lograron una reducción de hasta el 90% en las horas dedicadas a buscar datos dentro de documentos. Esto representa no solo un ahorro económico, sino también una mejora sustancial en la agilidad operativa y en la precisión de las decisiones.

La filosofía detrás de ADE: precisión y comprensión

A medida que gigantes como OpenAI, Google, Microsoft y Salesforce impulsan modelos generales en sus productos empresariales, Landing AI adopta una estrategia completamente distinta: la especialización aplicada a problemas concretos.

Ng afirma que no se trata solo de extraer datos, sino de comprenderlos en contexto. “La IA ahora puede procesar información no estructurada de una manera que no era posible hace dos años. Eso cambia radicalmente el valor de los documentos. ADE no es solo un modelo; es un nuevo paradigma en la forma de trabajar con datos empresariales”, concluyó.

Con esta visión, Landing AI apuesta al futuro de la inteligencia documental como una capa de comprensión que potencia todas las áreas de una organización, desde la gestión de riesgos hasta el servicio al cliente.

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La Gestión Documental eje estratégico

Gestión documental inteligente: el camino hacia la eficiencia sin papel

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En la era digital, la gestión documental ha dejado de ser un proceso administrativo para convertirse en un eje estratégico para la eficiencia, la sostenibilidad y la transparencia. La transición hacia modelos sin papel no solo aporta al cuidado del medio ambiente, sino que también reduce tiempos, costos y riesgos operativos.

Según cifras del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MinTIC), en el sector público el gasto anual en papel y almacenamiento físico de documentos supera los 300 mil millones de pesos. A nivel empresarial, estudios de la Association for Intelligent Information Management (AIIM) estiman que la digitalización documental puede reducir estos costos en más del 40 %.

En este contexto, la tecnología nacional ha comenzado a jugar un papel clave. Digital Ware, empresa de software 100% colombiana, ha desarrollado herramientas orientadas a facilitar una gestión documental más inteligente, alineada con estándares internacionales y normativas locales. Un ejemplo de ello es su plataforma Ophelia-SGDEA, que no presta servicios de digitalización, pero sí permite a las organizaciones automatizar todo el ciclo de vida documental, desde su creación y trámite hasta su conservación digital y disposición final, promoviendo la filosofía “Cero Papel”.

“La transformación digital empieza por los documentos. Gestionarlos de forma inteligente es avanzar hacia organizaciones más ágiles, sostenibles y seguras. Es por esto que resulta necesario implementar tecnologías que respondan a las necesidades de digitalización de las organizaciones, ya que estas permiten hacer más eficientes los procesos y reducir costos operativos. Dar ese paso es clave para lograr una verdadera evolución en la forma en que trabajamos y gestionamos la información”, afirma Jonier Rojas, director de transformación digital y analitica.

Más allá del ahorro en insumos y espacio, la gestión documental digital mejora significativamente la toma de decisiones, al facilitar el acceso a información confiable en tiempo real. Según un estudio de la firma de análisis IDC (International Data Corporation), las empresas que adoptan estrategias digitales para la gestión de documentos pueden aumentar su productividad hasta en un 30 % y reducir en un 80 % los errores relacionados con la manipulación de archivos físicos.

Además, las plataformas como Ophelia-SGDEA fortalecen la seguridad de la información, al garantizar trazabilidad, control de versiones y cumplimiento de estándares de protección de datos. En sectores como salud, justicia, educación o banca —donde el manejo documental es masivo y sensible— este tipo de soluciones no solo optimizan procesos, sino que también generan confianza entre los usuarios, pacientes, estudiantes o ciudadanos.

La apuesta por la gestión documental digital también se alinea con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), en particular con el ODS 12, sobre producción y consumo responsables, y el ODS 16, que promueve instituciones eficaces, responsables y transparentes.

En un momento en el que la trazabilidad, la eficiencia operativa y la protección de la información son claves, contar con una herramienta tecnológica robusta para gestionar los documentos ya digitalizados o nativamente digitales deja de ser una opción y se consolida como una necesidad urgente para las organizaciones del país.

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Ricardo Martínez, Director de PPM Digital: redefiniendo la gestión documental en las empresas

El futuro es ahora; Digitalización y gestión documental para empresas sostenibles

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Hasta hoy, las empresas han tenido una historia basada en papel, acumulando grandes volúmenes de documentos, destinando espacios físicos considerables para su almacenamiento y sin sacar ningún rendimiento de estos. Viven en un presente totalmente digital, pero con procesos internos manuales y basados en papel, y aspiran a un futuro totalmente digital y automático.

La gestión documental ha llegado para cambiar este paradigma, ofreciendo soluciones y servicios innovadores que optimizan procesos manuales y basados en papel, que ponen en valor el dato histórico de las compañías y que sirven de puerta de entrada para los grandes proyectos de transformación digital, que requieren de un dato estructurado y único.

Entrevista exclusiva con Ricardo Martínez, Director de PPM Digital

Se entrevista a Ricardo Martínez, Director de PPM Digital, sobre cómo la innovación, la sostenibilidad y la transformación digital están redefiniendo la gestión documental en las empresas. www.ppm-digital.com

Vida y visión de negocios

Pregunta: Ricardo, tienes una amplia experiencia en el sector privado. Cuéntanos sobre tu trayectoria profesional.

Respuesta: Llevo más de 30 años en el sector tecnológico. Comencé en empresas multinacionales, donde aprendí sobre eficiencia operativa y evolución digital.

Siempre me interesa ayudar a las empresas a ser más competitivas. En su momento lo hacíamos a través de proyectos de Managed Print Services, pero con el tiempo me di cuenta de que la impresión aportaba poco valor, aparte de una reducción de coste operativo.

Sin embargo, entendí que había un enorme valor en dejar de imprimir, en ayudar a las empresas a automatizar sus procesos documentales basados en papel y reducir su impacto ambiental.

En PPM Digital, implementamos estrategias que combinan experiencia y tecnología para optimizar la gestión documental de las compañías, con una visión más global, que aúna pasado, presente y futuro.

Pregunta: ¿Cuál es la visión de negocios que te impulsa en PPM Digital?

Respuesta: Nuestra visión es que las empresas no nacieron ayer, y que tienen un presente más o menos digital, y un pasado totalmente analógico, que hay que integrar.

Las empresas están haciendo con los datos en papel algo parecido a lo que hacemos con las personas mayores en el mercado laboral. Los aparcamos, y pensamos que no tienen valor por el mero hecho de que están en un formato en desuso. No tiene sentido renegar del histórico de tu empresa.

Ayudamos a las empres a que optimicen sus procesos documentales, que extraigan todo el valor de sus datos, siendo respetuosos con el medio ambiente.

Creemos firmemente en la digitalización como motor de cambio para hacer a las empresas más eficientes y competitivas.

Sostenibilidad y digitalización

Pregunta: ¿Cómo están relacionados estos dos conceptos?

Respuesta: Para mí, la sostenibilidad tiene que ver con hacer una empresa sólida y rentable, sin comprometer el medio ambiente. En esto, la digitalización juega un papel fundamental.

La digitalización te hace más efectivo, evita el despilfarro de recursos, te conecta mejor con clientes y empleados. En fin, mejora tu cuenta de resultados.

Pregunta: ¿Cómo impulsa PPM Digital la sostenibilidad en la gestión documental?

Respuesta: Hay varias fases, que se pueden realizar de forma independiente, pero qué unidas, dan una mayor potencia de procesamiento de datos a las empresas.

Primero, digitalizamos archivos documentales históricos. Esto permite ahorrar espacio en la oficina, y extraer el dato de estos documentos, integrándolo en un gestor documental, que puede ser nuestro o del cliente.

En segundo lugar, automatizamos la gestión documental actual de las empresas, eliminando procesos manuales y basados en papel, a través de ese mismo gestor documental.

Por último, automatizamos procesos de negocio, integrándolos en los diferentes sistemas de gestión de los clientes, como ERP, CRM, Plataformas de UX, etc.

De esta forma conseguimos empresas más ágiles, seguras, digitalizadas; y en el fondo más competitivas.

Pregunta: Siguiendo con esta línea, ¿crees que es posible la tan nombrada “Oficina sin Papeles”?

Respuesta: No solo es posible. Es factible, está a nuestro alcance y sería deseable.

Conseguirlo no es difícil. Pero hace falta un compromiso claro por parte de la organización y dar los pasos que explicábamos en la pregunta anterior. Es decir, digitalizar, organizar el dato y automatizar procesos.

Obviamente, aún quedan personas muy ligadas emocionalmente al papel, por eso el compromiso de la organización es importante.

Todo documento impreso corresponde a un proceso sin digitalizar. El papel y la impresión son recursos caros y no muy responsables con el medio ambiente, aunque se ha avanzado mucho en los últimos años.

Pero sí, es perfectamente posible.

Transformación digital y gestión documental

Pregunta: ¿Por qué es crucial la gestión documental en la transformación digital de las empresas?

Respuesta: La digitalización optimiza los procesos internos, mejora la seguridad de la información y eleva la experiencia del cliente. Los gestores documentales permiten a las empresas acceder a sus archivos desde cualquier lugar, reduciendo costos y tiempos de gestión. Además, la inteligencia artificial facilita la automatización de procesos, eliminando tareas manuales y repetitivas.

Pregunta: Al final se trata de tiempo, ¿verdad? Parece que este es un concepto que os obsesiona.

Respuesta: Bueno, este es un aspecto muy ligado a mi persona, y ha impregnado a toda la organización y la propuesta de valor.

Vivimos en una sociedad ultrarápida. Las compañías invierten millones en que su operación sea más eficiente y más rápida. Producir más, con menos recursos y en menos tiempo. Muchas empresas tienen directores de operaciones cuyo objetivo sigue ese credo.

Sin embargo, en las oficinas no hay tanta prisa. Parece que da igual el tiempo que tardemos en gestionar, por ejemplo, una factura entrante. Y la verdad es que tardar unos días más, resta capacidad para gestionar tesorería, o provoca retrasos en pagos a proveedores. Vemos empresas que tienen las facturas dando vueltas durante 60 días, y cuando las visan, ya es fecha de pago; o peor aún, que pagan facturas sin revisar, porque ya no da tiempo, y que luego sean erróneas.

Lo mismo digo con, por ejemplo, el alta de un cliente nuevo. Retrasarlo por el papeleo es perder dinero porque no puedes venderle nada hasta que no este no aparezca en el sistema.

Hay muchísimos ejemplos como estos. Procesos determinados que se pueden digitalizar y hacer más rápidas a las empresas

Creo que las empresas han hecho un gran esfuerzo en mejorar y automatizar muchas parcelas de su negocio, y tengo la esperanza de que ese esfuerzo entre en la oficina y de que esta sea la era de la gestión documental.

Pregunta: Sin embargo, la solución no pasa por escanear información. Esto es algo que muchas empresas hacen de forma sistemática. ¿Qué beneficios aporta la gestión documental digitalizada a las empresas?

Respuesta: Cualquier proyecto de transformación digital exige un dato limpio y estructurado sobre el que construir. Un dato único.

En la actualidad, las empresas disponen de ecosistemas variados de carpetas, almacenamientos, on premise, en la nube, en ordenadores personales, en archivos físicos en papel, y sin una estrategia. Esto hace muy difícil comenzar un proceso de mejora, porque el dato está desordenado y fluye por la compañía.

La gestión documental consolida la forma de trabajar de una empresa, aportando estructura, visión de futuro y estrategia.

La eliminación de archivos físicos reduce costos de almacenamiento y mejora la accesibilidad a la información, y además asegura que se disponga siempre de la información correcta, y solo esa.

Con un buen sistema de gestión documental, el dato se recupera en segundos, desde cualquier lugar, se evitan pérdidas de información y se garantiza la idoneidad de los datos facilitando el teletrabajo y la colaboración. Todos, con la misma información, al mismo tiempo.

Objetivos y consejos para empresas

Pregunta: ¿Cuáles son las metas futuras de PPM Digital?

Respuesta: Queremos seguir ayudando a las empresas a mejorar en competitividad. La sostenibilidad, sin competitividad no tiene sentido. Como te comentaba antes, hacer más, mejor, con menos recursos y más rápido

PPM Digital explora nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial para eliminar el trabajo de ingesta documental, y para automatizar aún más procesos de negocio.

Pregunta: Finalmente, ¿qué consejo darías a las empresas que aún no han adoptado soluciones digitales para la gestión documental?

Respuesta: El cambio es inevitable y necesario. El futuro ya es el presente.

Vemos en los clientes que la digitalización no solo mejora la competitividad, sino que también reduce costos, optimiza los procesos y mejora la vida de las personas en la organización. Ni qué decir tiene la mejora en la cuenta de resultados.

Mi consejo es que den el primer paso y busquen asesoría profesional, nuestra o de otros, para transformar su empresa.

PPM Digital sigue avanzando en su camino hacia un futuro más eficiente y sostenible. Con líderes como Ricardo Martínez, la gestión documental se encamina hacia una verdadera transformación digital.

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La Inteligencia Artificial y la gestión de documentos en la administración pública

Administración pública e IA: Más eficiencia y mejor atención al ciudadano
https://www.eldiariodemadrid.es/

En este artículo analizamos cómo la IA está transformando la administración pública a través de los casos de éxito del Ayuntamiento de Madrid y el sistema de registros administrativos impulsado por Altia

El sector público enfrenta el reto de modernizar sus procesos y mejorar la atención a la ciudadanía en un mundo cada vez más digitalizado. La inteligencia artificial se ha convertido en una herramienta clave para agilizar trámites, reducir la burocracia y optimizar el acceso a los servicios públicos.
Modernización digital en el Ayuntamiento de Madrid

En un esfuerzo por mejorar la eficiencia de los servicios municipales, el Ayuntamiento de Madrid, en colaboración con Accenture, ha implementado Easy(DRO), un agente de soporte TI basado en IA generativa. Este sistema ha permitido modernizar el entorno digital de los empleados municipales, optimizando la resolución de incidencias y facilitando la gestión de tareas desde cualquier dispositivo.

Gracias a Easy(DRO), más de 6.000 empleados municipales han logrado reducir significativamente las tareas administrativas rutinarias, permitiendo una mayor dedicación a actividades de valor añadido. La implementación de este sistema ha resultado en un 74 % de solicitudes gestionadas digitalmente y un nivel de satisfacción superior al 80 %.

Automatización de registros administrativos con inteligencia artificial

Uno de los mayores desafíos en la atención ciudadana es la gestión de documentos en los registros administrativos presenciales. Hasta ahora, el personal debía revisar manualmente formularios, documentos adjuntos y datos esenciales, un proceso que consumía tiempo y recursos.

Para solucionar esta problemática, Altia ha desarrollado un sistema basado en IA que automatiza la identificación, clasificación y extracción de información de documentos administrativos. Este sistema emplea tres componentes clave:

• Separador de documentos administrativos: Procesa documentos digitalizados y los segmenta automáticamente en archivos individuales.

• Clasificador de documentos: Identifica el tipo de documento administrativo (DNI, certificado de empadronamiento, formulario, etc.) y lanza alertas cuando faltan documentos esenciales.

• Extractor de información estructurada: Extrae datos clave (nombre, DNI, dirección) para agilizar su registro en bases de datos, eliminando la necesidad de mecanización manual.

Esta solución ha optimizado los tiempos de espera en oficinas de atención al ciudadano, reduciendo colas y mejorando la eficiencia en la tramitación de solicitudes.

El impacto de la IA en la gestión pública

La integración de inteligencia artificial en la administración pública está logrando:

• Mayor rapidez en la gestión de trámites: Reducción del tiempo necesario para procesar documentos y atender solicitudes.

• Reducción de la carga administrativa: Automatización de tareas repetitivas, permitiendo que los funcionarios se enfoquen en la resolución de problemas complejos.

• Mayor satisfacción del ciudadano: Procesos más ágiles y accesibles que eliminan la burocracia innecesaria.

• Mejor trazabilidad y transparencia: La IA permite auditar y registrar cada paso del proceso administrativo, asegurando un mayor control y cumplimiento normativo.

La inteligencia artificial, una apuesta para optimizar la administración pública

La inteligencia artificial está transformando la manera en que los ciudadanos interactúan con las administraciones. Su capacidad para agilizar procesos, mejorar la eficiencia operativa y garantizar una mayor accesibilidad a los servicios públicos la convierte en una herramienta clave para el futuro de la gestión pública.

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AGN y CNMH firman protocolo de gestión documental

Los archivos se blindan
http://www.vanguardia.com/

El Archivo General de la Nación (AGN) y el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) firmaron un protocolo de gestión documental para archivos relacionados con el conflicto armado.

En cumplimiento de las disposiciones de la ley 1448 de 2011, o Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, el CNMH y el AGN entregaron el ‘Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno’. Este protocolo quedó oficializado por medio de la firma de un acto administrativo el 6 de febrero de 2017 por Armando Martínez Garnica, director general del AGN, y Gonzalo Sánchez Gómez, director del CNMH.

Dicho documento establece los criterios y las medidas que deben seguirse para la identificación, la protección, y las garantías de acceso a la información de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado. Por ejemplo, alienta a las entidades a ajustar y actualizar inventarios de sus archivos de derechos humanos, así como a suspender de manera temporal la eliminación de documentos y series documentales de este tipo de archivos.

“Este protocolo ofrece herramientas destinadas a identificar, proteger y conservar aquellos documentos que se han elaborado, acopiado y recopilado durante las décadas que han formado parte del escenario del conflicto armado interno, pero también de aquellos que se produzcan durante el tiempo que tome su superación. Los documentos denuncian, narran y ayudan a comprender y superar la violencia. Una vez hayan sido identificados, serán parte del patrimonio documental de la nación, para enriquecer el conocimiento del pasado que posibilite develar la verdad acerca de lo sucedido y, además, registre las distintas maneras en las que concebimos el futuro”, afirmó el director del AGN.

Este protocolo, que también contiene recomendaciones para el manejo de los archivos y la información de las organizaciones de la sociedad civil, deberá ser adoptado por las entidades de la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la ley 594 de 2000, en consonancia con el decreto 1084 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de Inclusión Social y Reconciliación.

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Nuevo decreto de gestión de documentos electrónicos aprueba Gobierno de Aragón

Un nuevo decreto regula la gestión de documentos electrónicos

http://www.elperiodicodearagon.com/ 18/04/2016

El Gobierno de Aragón ha aprobado un nuevo decreto de gestión de documentos electrónicos dentro del objetivo de avanzar en la administración electrónica.

El texto adapta la normativa al Esquema Nacional de Interoperabilidad que es de obligado cumplimiento para las administraciones públicas, informan fuentes del Ejecutivo autonómico en una nota de prensa.

La política de gestión y archivo de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que definen la organización para crear y gestionar documentos electrónicos que garanticen su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad permitiendo la protección, recuperación, acceso y conservación física y lógica de los documentos y su contexto a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias.

La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

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Herramientas de colaboración empresarial

El futuro de la colaboración empresarial
http://www.haycanal.com/ 21/03/2016

lack, Salesforce Chatter, Huddle, Box... la lista de las herramientas de colaboración parece que es interminable. ¿Pero qué hay detrás de la proliferación de estas herramientas y qué impacto tienen en las empresas?

Las herramientas de colaboración empresarial se han ganado bien los galones, han hecho auténticas maravillas facilitando la colaboración entre los distintos departamentos y equipos de las empresas, desde compartir archivos y almacenar en la nube hasta compartir agendas e informes y ahora, gracias a una mejor y mayor colaboración, se abre la posibilidad de mejorar las comunicaciones internas de la empresa, lo que tendrá su repercusión por ejemplo en una mayor agilidad en el trabajo y en el proceso de tomas de decisiones. A nadie le puede sorprender que más y más empresas estén invirtiendo en estas aplicaciones.

Las herramientas de colaboración están ayudando a las organizaciones a mejorar su competitividad y, además, a reducir costes asociados a desplazamientos y espacios de trabajo.

De acuerdo a un reciente estudio de Clinked, las organizaciones que usan herramientas de colaboración alcanzan mayores niveles de productividad, con crecimientos de casi un 13%. Y más aún, el 97% de las empresas reconocen que, usando estas herramientas, pueden atender a sus clientes más eficientemente.

Una consecuencia lógica es por tanto que el 82 % de las empresas que utilizan esas herramientas de colaboración prevén aumentar su uso en el futuro. Y gracias a este “apetito” por la colaboración, el mercado se espera que crezca hasta alcanzar los aproximadamente 65 millardos de euro en 2019, frente a los 43 millardos de euro de 2014.

¿Pero qué es lo que realmente podemos encontrar detrás de la proliferación de estas herramientas y cuál va a ser el futuro de los equipos de relación con el cliente?

De manera muy resumida, podemos decir que las herramientas de colaboración están pensadas para eliminar silos, que son uno de los mayores obstáculos para la transformación digital que podemos encontrar en estos momentos.

Un problema muy común, y al mismo tiempo muy importante, es que las empresas tienen que hacer frente a múltiples silos en la colaboración en el trabajo. Para muchos de los empleados, el correo electrónico es un método de comunicación prácticamente unidireccional y de salida, de hecho, más de 200 millardos de correos electrónicos se envían diariamente, frente a los 12 millardos del año 2000. Pero no olvidemos que al mismo tiempo que se usa el correo electrónico, muchos empleados pueden estar utilizando una solución de gestión documental, como Google Docs por ejemplo, para colaborar en proyectos de una cierta duración en el tiempo, un servicio de chat o una plataforma de mensajería instantánea para una interacción en tiempo real con sus colegas y, por qué no, un sistema de gestión documental, como Dropbox, para almacenar documentos.

Mientras que cada una de estas herramientas son tremendamente útiles por sí mismas, especialmente en lo que se refiere a proyectos en equipo y discusiones, hay una solución más adecuada para que los equipos interactúen unos con otros. Las organizaciones deben trabajar para hacer que estas herramientas distintas y separadas se unan en un espacio único y centralizado para asegurar una experiencia de usuario mucho más racional y menos molesta.

Y es ahí donde las herramientas de colaboración avanzadas pueden impulsar el espacio de trabajo en las empresas. Este tipo de herramientas están muy dirigidas y se integran perfectamente en los procesos actuales, desde la gestión de proyectos y la gestión de documentos a la creación e intercambio de contenidos. También dan servicio a flujos de trabajo habituales como la gestión de tareas y control de tiempos, lo que es muy útil para cualquier organización que trabaje con plazos de ejecución.

A medida que más y más empresas se encaminan hacia la adopción total de herramientas avanzadas de colaboración, vamos viendo como la definición tradicional de colaboración y comunicación va siendo puesta en cuestión. Y al mismo tiempo que vemos como está creciendo su adopción en la industria, los proveedores de soluciones de colaboración se ven obligados a seguir innovando en la mejora de la experiencia de usuario y apoyando a la próxima generación del trabajo en equipo.

Autor: José Paz, director general de Avaya España y Portugal

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Mercedes Vega: situación actual de los archivos en México es un “auténtico desastre

Gestión documental, una necesidad para México; afirman expertos

http://www.jornada.unam.mx/ 18/09/2015

México, DF. Pese a contar con un “extraordinario patrimonio documental” cuyos orígenes datan de 1790, cuando se estableció en la Nueva España el primer archivo general para reunir en un solo lugar la documentación concerniente al Virreinato, la situación actual de los archivos en México es un “auténtico desastre”, sostuvo la directora general del Archivo General de la Nación (AGN), Mercedes de Vega.

Al inaugurar el seminario México pierde información: hacia una política de gestión documental, celebrado en las instalaciones del Centro de Investigación y Docencia Económicas (CIDE), la funcionaria destacó en que si bien el país cuenta con leyes que obligan a los tres órdenes de gobierno a llevar un manejo eficiente de sus archivos, el 50 por ciento de las entidades y dependencias del país no cuentan con un sistema de control y gestión documental.

“Referirse a los archivos mexicanos en cifras obliga, si se quiere ser honesto y eludir los eufemismos, a hablar sin tapujos del drama nacional que viven los archivos. Y si bien pude haber titulado la presentación Las condiciones presentes de los archivos, ello es imposible cuando se trata de un autentico desastre”, comentó.

El Director General de la Escuela Mexicana de Archivos, Ramón Aguilera Murgía, explicó que en muchas unidades administrativas no existen verdaderos archivos de trámite sino una acumulación de carpetas inmensas, integradas por documentos guardados juntos sin importar su origen y contenido, lo mismo se trate de carpetas de correspondencia de entrada y salida, que de formas de autorización del mando superior o acuerdo al origen del área que manden el documento, etcétera.

“Es una acumulación de documentos apilados en carpetas que no tienen ningún principio de orden archivístico, los cuales después de unos años de haber sido usado se canalizan a bodegas intermedias, o en el mejor de los casos a los archivos de concentración. Después de algunos años es muy difícil encontrar una información, a menos que la revisemos carpeta por carpeta”.

Durante la inauguración del seminario el director general del CIDE, Sergio López Ayllón, enfatizó que el país enfrenta el reto de articular 7 políticas que convergen en un mismo proceso de diseño implementación regulación: Ley de Acceso a la Información, de Transparencia y Acceso a la Información, de Gobierno Digital, de Gobierno Abierto, de Archivos en Gestión Documental, el Sistema Nacional De Información y la reforma a la Ley de Ciencia y Tecnología con el acceso abierto a los recursos de formación científica, tecnológica y de innovación.

Aguilera Murgía abundó que el primer elemento que explica la perdida de documentos públicos es el factor humano, pues la apatía, la negligencia y el desconocimiento del tema archivistico de los mandos superiores es frecuente.

“Desde el planteamiento de las normas jurídicas hasta su implementación encontramos el desinterés por darle el lugar que merece en la organización y la conservación de la memoria corporativa, entendiendo que el archivo es el CPU de la administración publica”, comentó.

Agregó que de 20 portales de obligaciones de transparencia correspondientes a dependencias federales el 75 por ciento (es decir 15) tienen asignadas sus coordinaciones de archivos al área de recursos materiales y en general sus coordinaciones de archivo están en manos de un funcionario que no tienen que ver directamente con los archivos.

Aunque en la reforma a la Ley de Transparencia se impulsó la obligación para que los sujetos obligados elaboraran “instrumentos de control y consulta”, ésto se ha limitado al llenado de unos formatos y su respectiva presentación en los portales de transparencia, lamentó Aguilera Murgía. “Se ha olvidado lo más importante, la calidad de la información que se presenta”.

La directora general del Archivo General de la Nación sostuvo que el nuevo concepto de gobernanza, como una manera de gobernar comprometida con el desarrollo de México resulta inviable si no hay el convencimiento de recurrir a los archivos, modernizarlos, profesionalizarlos, ordenarlos, administrarlos y aprovecharlos para el mejor desempeño de las instituciones en beneficio de la sociedad.
Autor: Juan Carlos Miranda

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La nueva ISO 9001:2015: valor de la gestión documental

La nueva ISO 9001:2015: una oportunidad para la puesta en valor de la gestión documental
http://www.iso30300.es/ 12/06/2015

En el marco del XV Congreso de Archivística de Cataluña (organizado por la Asociación de Archiveros-Gestores de Documentos de Cataluña, AAC-GD) y de las XIV Jornadas Españolas de Documentación(organizadas por la Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y Museística, FESABID), se llevó a cabo el 29 de mayo de 2015 una actividad paralela desde las sedes de ambos eventos (Lérida y Gijón), coordinada por el Grupo de trabajo “Observatorio y difusión de normas de gestión documental” del subcomité CTN 50/SC 1 “Gestión documental y aplicaciones” de AENOR.

En la mesa redonda, bajo el título “La nueva ISO 9001:2015: una oportunidad para la puesta en valor de la gestión documental”, se realizó una aproximación a los nuevos requisitos de la información documentada en los sistemas de gestión de la calidad y a la posible contribución para el cumplimiento de estos requisitos de la norma ISO 30301.

Desde Gijón participaron en la mesa redonda Carlota Bustelo, presidenta del subcomité CTN/50 SC 1, Carlos Carrero, administrador del Sistema de Gestión e Información de Archivos del Gobierno del Principado de Asturias, y José Ángel Valderrama, gerente de Nuevas Tecnologías de AENOR.

Carlota Bustelo realizó la presentación de la mesa redonda y comentó que en la reunión plenaria del comité ISO TC 46/SC 11 “Archives/Records Management”, celebrada recientemente en Pekín (1-4 de junio de 2015), se trataría la adaptación de la norma ISO 30301 al Anexo SL de ISO/IEC Directives, Part 1 — Consolidated ISO Supplement — Procedures specific to ISO. (En la reunión plenaria del comité se ha resuelto finalmente llevar a cabo esta adaptación y, asimismo, desarrollar un documento explicativo sobre los procesos y controles de gestión documental requeridos para implementar el apartado 7.5Documented information en las normas de sistemas de gestión ISO).

Carlos Carrero centró su intervención, “La norma ISO 30301 como herramienta para la mejora continua”, en la utilidad de la norma para implementar los procesos de gestión documental en la Administración pública y en su aportación al valor de la información pública (Normalizar > Integrar > Interoperar > Optimizar > Democratizar) y al aumento de la eficacia de los servicios a los ciudadanos y la transparencia.

Por su parte, José Ángel Valderrama realizó en su ponencia, “Las nuevas normas de sistemas de gestión y los cambios en los requisitos de la documentación”, una aproximación a la ISO 9001:2015 y comentó tresaspectos relevantes de la nueva versión de la norma de sistemas de gestión de la calidad: a) la nueva estructura de contenidos, de acuerdo a las directrices ISO; b) los requisitos de la información documentada según el capítulo 7.5 (creación y actualización, control); c) la información documentada requerida en la nueva versión de la norma (documentos del sistema de gestión de la calidad, información creada para las operaciones de la organización y evidencias de los resultados).

Desde Lérida, Anahí Casadesús, coordinadora de Formación Continua de la Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (ESAGED) y moderadora de la mesa redonda, realizó la presentación de los siguientes ponentes: José Alberto Alonso, director y consultor de ebla Gestió Documental, y Jordi Serra, director del Master de Gestión Documental e Información en las Empresas (MGDIE) de la Universidad de Barcelona.

José Alberto Alonso expuso en su intervención, “Estrategias para abordar el cumplimiento de los requisitos de la información documentada con el apoyo de la norma ISO 30301”, los propósitos y beneficios de tener correctamente documentado un sistema de gestión de la calidad o un sistema integrado de gestión y las posibles líneas de trabajo a la hora de armonizar la norma ISO 9001 y la norma ISO 30301, destacando la importancia del enfoque basado en procesos para este fin.

Por último, Jordi Serra trató en su ponencia, “Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental en el contexto de la nueva ISO 9001:2015”, de la crisis del “records management” tradicional y de cómo los gestores documentales, teniendo en cuenta la serie ISO 30300, la próxima ISO 15489 y la próxima versión de la ISO 9001, han de ser capaces de incrementar el valor para los usuarios del sistema a la vez que se reducen los riesgos para la organización e integrar la gestión de procesos (BPM, ERP), la gestión documental (RM) y la inteligencia empresarial (BI).

Tras el turno de preguntas de los asistentes (valoración de documentos, enfoque a procesos) se dio por concluida la actividad paralela.

Presentaciones de las ponencias

Carlos Carrero. “La norma ISO 30301 como herramienta para la mejora continua”.

José Ángel Valderrama. “Las nuevas normas de sistemas de gestión y los cambios en los requisitos de la documentación”.

José Alberto Alonso. “Estrategias para abordar el cumplimiento de los requisitos de la información documentada con el apoyo de la norma ISO 30301”.

Jordi Serra. “Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental en el contexto de la nueva ISO 9001:2015”.

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Diplomado en Gestión de Documentos, Preservación del Patrimonio Documental, Transparencia y Acceso a la Información

Facultad de Historia de la UMSNH convoca a Diplomado
http://www.sexenio.com.mx/ 19/05/2015

La democracia exige que se facilite el acceso del ciudadano a la información pública, sin embargo esto no puede ser cumplido cabalmente, si no se cuenta con documentos y archivos bien organizados y descritos, de ahí la importancia de dotar de herramientas académicas a quienes desarrollan funciones relacionadas con la gestión de documentos y tareas de información pública, aseveró el director de la Facultad de Historia, David E. Ruiz Silera.

Al anunciar que Facultad de Historia de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo (UMSNH), abrió la convocatoria para todos los interesados que deseen cursar el Diplomado en Gestión de Documentos, Preservación del Patrimonio Documental, Transparencia y Acceso a la Información, a realizarse del mes de junio a septiembre próximos, el académico destacó que la finalidad del mismo es contribuir en la formación y actualización de los participantes para que, a través del conocimiento de la teoría, metodología y normatividad, desarrollen un sistema de gestión de documentos que propicie una administración eficiente, coadyuve en la preservación de la memoria histórica de las instituciones y en la respuesta oportuna de las solicitudes de acceso a la información.

Los requisitos que deberán cumplir los interesados son: copia de la credencial del IFE, copia de la CURP, dos fotografías tamaño infantil en blanco y negro, copia de comprobante máximo de estudios, un pago de recuperación por la cantidad de 5 mil pesos, con depósito a la cuenta número 65501499085 de Banco Santander, a nombre de laUniversidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.

Ruiz Silera añadió que el diplomado tendrá un valor curricular de 160 horas, y tendrá como sede el Auditorio de la Facultad de Historia, los fines de semana del 5 de junio al 19 de septiembre, con un horario los días viernes de 17:00 a 20:00 horas y los sábados de 8:00 a 15:00 horas.

Autor: Irineo Velazco

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"Es difícil apostar a una rendición de cuentas sin un régimen sólido de gestión documental"

Incumplen partidos con transparencia
http://www.eluniversal.com.mx/ 01/04/2015

En materia de transparencia y acceso a la información, ninguno de los siete partidos políticos nacionales cumple. PRI, PAN, PRD, PT, Movimiento Ciudadano, PVEM Panal incumplen con diversas normas en el rubro.

Esto, debido a que el Instituto Nacional Electoral (INE) les dio oportunidad a los partidos políticos de realizar no sólo una, sino dos verificaciones para que permitieran que sus sitios web estuvieran actualizados totalmente.

De acuerdo con el último diagnóstico público elaborado anualmente por el INE en 2014, ninguno de los siete partidos políticos cumple con todas las obligaciones en la materia. El que menos cumplió en una primera revisión, de acuerdo con el órgano electoral, fue el Partido Nueva Alianza (Panal), pues de 634 puntos, alcanzó un total de 448.93 puntos.

Le siguieron el PAN, con 542.53 puntos; Movimiento Ciudadano, con 555.02; el PT, con 576.43; el PVEM, con 578.52; el PRD, con 588.17 puntos y el que más alta puntuación obtuvo fue el PRI, con 619.21, aunque tampoco cumplió con la totalidad.

Fue hasta la segunda revisión cuando el PRI y el Partido de la Revolución Democrática (PRD) alcanzaron la totalidad del cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia frente a este diagnóstico elaborado por la Unidad Técnica de Servicios de Información y Documentación del INE.

El artículo 6 de la Constitución obliga a todo ente que recibe recursos públicos a transparentar el ejercicio de los mismos.

El Reglamento de Transparencia que ocupa a los partidos políticos fue elaborado por el INE y de acuerdo con éste, los partidos tienen 16 obligaciones de transparencia que deben cumplir en sus sitios de Internet.

Aunque tuvo que ser público un último reporte en este año, el instituto no lo ha dado a conocer. Por ello, sólo aparecen siete de los 10 partidos políticos. Cuando se realiz esta evaluación, en 2014, los partidos Morena, Encuentro Social y Partido Humanista no aparecían debido a que aún no existían.

Los errores más comunes
Hay tres rubros en los que están reprobados los siete partidos políticos por no subir información suficiente a sus páginas web.

El primer gran rubro comprende alguno de los siguientes informes, documentos o reportes que deben tener en sus páginas web y que no tienen en su totalidad: Los informes anuales o parciales, de ingresos y gastos, tanto ordinarios como de precampaña y campaña; el estado de situación patrimonial; el inventario de los bienes inmuebles de los que sean propietarios, como los anexos que formen parte integrante de los documentos anteriores; la relación de donantes y los montos aportados por cada uno.

El segundo rubro en el que tampoco cumplen está relacionado con la publicidad total del directorio de sus órganos nacionales, estatales, municipales, del Distrito Federal y en su caso, regionales, delegacionales y distritales.

En la primera evaluación realizada por el INE, de 55 puntos máximos que podrían alcanzar los partidos bajo la fracción IV, el PRI alcanzó 50; pero, en contraste, Movimiento Ciudadano obtuvo 3.3 puntos; el PT 6.6 puntos; el PRD, 16.7 puntos, Nueva Alianza, 17; el PAN, 20 y el PVEM, 28.6 puntos.

El tercer rubro del que tampoco informan es el relacionado con el tabulador de remuneraciones que reciben los integrantes de los órganos y demás funcionarios partidistas.

No informan a los militantes
Otra de las fracciones a la que están obligados los partidos a publicitar en sus sitios web está relacionada con la publicidad de las convocatorias, sobre todo para sus militantes o quienes aspiren a un cargo de elección popular. Nuevamente todos, excepto el PRI, debieron enmendar dicho error al no subir ningún tipo de información relacionada con sus convocatorias o escasos datos.

A pesar de la segunda evaluación, partidos como Movimiento Ciudadano terminaron con un porcentaje bajo relacionado con la publicidad del tabulador de remuneraciones que reciben los integrantes de los órganos partidistas y sus demás funcionarios.

La metodología elaborada por el INE consideró cinco etapas: i) previa, ii) sorteo, iii) primera verificació;n, iv) segunda verificación y v) presentación del informe final.

Índice de expedientes reservados
Una parte relevante de los partidos políticos que no cumplieron tampoco en una primera revisión excepto el partido Movimiento Ciudadano fue la de incluir toda la información relacionada con sus expedientes reservados.

Por ejemplo, el INE le ordenó al PAN publicar el índice de expedientes reservados actualizado, así como la última resolución del Comité de Información. Lo mismo ocurrió con el resto de los partidos políticos.

Algunas de las 16 obligaciones de transparencia que deben cumplir los partidos políticos, de acuerdo con el Reglamento de Transparencia del INE, son sus documentos básicos (estatutos), las facultades que tienen sus órganos de dirección, sus reglamentos, el directorio con todos sus integrantes o funcionarios partidistas, el tabulador de remuneraciones, las plataformas electorales, convenios que firmen con otras instituciones partidistas, las convocatorias que emitan para concursar a cargos de elección popular, los montos de financiamiento que reciben y sus informes de gastos.

Cumplen a medias
De acuerdo con datos del INE, en el reporte público en su sitio web se establece que los partidos políticos han ido mejorando en materia de transparencia.

A esta mejora contribuye sin duda la introducción del proceso de confronta con los partidos. Al ponerse a su disposición un informe preliminar, se salvaguarda el derecho de audiencia y éstos cuentan con la oportunidad de hacer ver sus observaciones y a la vez proponen medidas significativas para subsanar deficiencias detectadas detalló el reporte.

En la actualidad el INE cuenta con diversos mecanismos internos con la facultad de obligar a los partidos políticos a que cumplan con la norma.

Sin embargo, el mismo órgano electoral debe llevar a cabo la evaluación de manera semestral para evitar que los institutos políticos la información con la que ya se cuenta.

"Es importante destacar que, las verificaciones a los portales web y su consiguiente evaluación se efectúa de manera semestral con el objetivo de constatar que la información permanece a disposición del público": explica en el documento.

Recientemente en un acto público, Cecilia Azuara, titular de la Unidad Técnica de Transparencia del INE, aseguró que un gran reto de los partidos políticos es contar con archivos en orden.

"Es difícil apostar a una rendición de cuentas sin un régimen sólido de gestión documental. La reforma constitucional en materia de transparencia obliga a expedir una Ley General de Archivos y es una oportunidad que no debe pasarse de largo para incluir a los partidos políticos. Si ya la incluyen la Ley General de Transparencia, debería tenerla también la Ley General de Archivos": explicó.

Autor: Lilia Saúl

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Reducir el uso del papel en la gestión documental

La oficina sin papel ¿un sueño?
http://www.cmswire.com/ 14/11/2014

La oficina sin papel es sólo un sueño, y deberíamos estar preparando la mirada un poco más bajos..

Así es como Doug Miles introduce el informe AIIM Industria de este año sobre la gestión de documentos, específicamente en los procesos sin papel.

A pesar de que los trabajadores de oficina son móviles, conocimientos de informática y conscientes de que los procesos sin papel hará mejorar la productividad y reducir los costos, la mayoría de las organizaciones siguen luchando contra la marea de documentos en papel que obstruyen las oficinas y cabina en los procesos de negocios.

AIIM - la Asociación para la Información y Gestión de la imagen - es una comunidad global de profesionales de la información.

Sin embargo, no todo está perdido, dijo Miles. Las empresas tienen que cambiar las reglas de combate en esta guerra en curso en materia de residuos y las impresiones sin sentido, centrándose en los procesos sin papel que, o bien eliminar o reducir el uso de papel.

Este es un interesante cambio en la estrategia de los documentos de vigilancia de la industria sobre el mismo tema en los últimos cinco años. Año tras año, hemos seguido la investigación de AIIM y el año después de que los problemas se repiten: la mala gestión de los registros, el compromiso pobres C-suite y el desarrollo de estrategias documento pobres.

El informe de este año, Paper Wars: Una actualización del campo de batalla, reitera los mismos problemas. Y ahora, Miles está llamando a un cambio de estrategia - un movimiento que ya hemos visto con todos los proveedores de gestión de documentos más ágiles como Alfresco, Docurated, Hyland (ahora OnBase) y M-Files.

Deje sus sistemas de hinchado, con sobrepeso detrás e ir ágil. "Hemos estado luchando las guerras de papel durante mucho tiempo. En estos días el armamento tecnológico es más barato, mejor, más rápido. Las tropas de oficina es móvil, ágil y altamente alfabetizada equipo. Las reglas de enfrentamiento han legitimado copias escaneadas y las firmas digitales, ", subrayó.

AIIM presidente John Mancini, en una entrada de blog sobre el informe , se preguntó por qué todavía estamos tan atascados en el papel:

Uno pensaría que después de 20 años de hablar de las oficinas sin papel que hubiéramos avanzado más de lo que tenemos. La verdad del asunto es que mientras que el consumo de papel - y papel infundido procesos - están disminuyendo, la tasa de disminución es aún un poco lenta ".

C-Suite de la apatía

Mancini dijo que uno de los mayores obstáculos para oficinas sin papel es la falta de compromiso de la alta dirección. Cuando se le preguntó si tenían una política específica para impulsar el papel de la empresa, sólo el 35 por ciento de las organizaciones que respondieron dijo que sí, explicó.

Para reducir o eliminar el papel, la administración necesita para sentar las bases y dar a los empleados el permiso de usar herramientas como la firma electrónica y los registros digitales.

CEO Docurated Alex Gorbansky reiteró ese mensaje, señalando que el informe pone de relieve la "desconexión significativa entre los imperativos empresariales de nivel ejecutivo y las realidades sobre el terreno a través de muchas grandes empresas." Para llevar a cabo sus mandatos corporativos, las organizaciones tienen que buscar las mejores prácticas operacionales de sus compañeros, entre ellos el uso de la firma electrónica, se dijo CMSWire

Eficiente y económica

No hace falta decir que los registros electrónicos ahorrar espacio, mejorar la capacidad de financiamiento y reducir los residuos. Sin embargo, miles de millones de copias en papel innecesarios todavía se imprimen en todo el mundo todos los días, dijo Miles. "Un caso muy fuerte se puede hacer para todos los procesos digitales en la mejora de la productividad y reducir los costos, pero el mayor impacto es en la velocidad de respuesta - respuesta para el correo entrante, como respuesta a los cuellos de botella, como respuesta a cambios en la regulación, pero, sobre todo, la respuesta a el cliente, ciudadano o cliente ", señaló.

"Negocio-a-la-velocidad-de-papel" no es aceptable más en un mundo de recursos compartidos de archivos instantáneos, móvil, tecnologías de colaboración social y otros.
El problema con el papel

La investigación de este año refleja las respuestas de 366 miembros AIIM encuestadas entre septiembre y octubre.

Geográficamente, el 71 por ciento de los encuestados provienen de América del Norte, el 14 por ciento de Europa y el 15 por ciento del resto del mundo.

Hoy en día, vamos a ver el uso de papel en la oficina en el momento y más adelante en la semana en los problemas y las soluciones que el papel y los procesos sin papel pueden resolver. A pesar de que el 21 por ciento o organizaciones reportan el uso de papel sigue en ascenso, el 33 por ciento dijo que el uso se ha mantenido estable - y el resto reportan una disminución.

¿Por qué tanto papel?

El mayor impulsor es las reuniones, de acuerdo con el 59 por ciento de los encuestados. Luego está la firma, junto con los documentos de los encuestados imprimen simplemente para leer fuera de línea o fuera de la oficina. Si bien parece tabletas se han convertido en omnipresentes, los trabajadores de oficina todavía parecen preferir las copias en papel a documentos digitales protegidos por contraseña.

Título de la imagen de Dino Borelli (Flickr) a través de un CC BY-NC-SA 2.0.

Autor: David Roe  

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Investigación sobre la gestión de documentos en las empresas italianas

Prioridades de gestión docucumental de empresas italianas
http://www.datamanager.it/ 14/11/2014

El estudio lo llevó a cabo Canon-NetConsulting al entrevistar a los administradores de TI y compras de grandes empresas italianas y tamaños medianos. La contención de costes y racionalización de los procesos que conducen a las opciones de futuro en la gestión de documentos

Italia Canon ha anunciado los resultados de la investigación independiente sobre la gestión de documentos en las empresas italianas encargadas de NetConsulting.




Involucrados en el estudio fueron 420 empresas, de las cuales el 60% pertenecen al sector manufacturero y el 40% a la Hacienda / Retail / Logística / Servicios / Utilidades. Los administradores de TI fueron entrevistados (67,9%) y los gerentes de Compras / administrativo (32,1%) de las empresas grandes y medianas con más de 100 millones de euros en ventas.




El escenario que surgió de la investigación pone de relieve la necesidad de digitalizar los procesos y optimizar la gestión de documentos dentro y fuera de la empresa para reducir los costos y hacer procedimientos más flexibles. En el enfoque también se incluye la necesidad de compartir el papel y la información digital de forma segura y cumplir con las regulaciones.




En un entorno competitivo caracterizado por el aumento de los desafíos, más de un cuarto de las empresas encuestadas en primeros lugares, su objetivo en el corto plazo, es su expansión en Italia y en el extranjero (36% de la muestra), pero, poco después, se puede ver cómo los procesos de revisión son prioritarios para mejorar la eficiencia y reducir los costes (27,8%), especialmente en el campo de la gestión de documentos. Al mismo tiempo, se puso de relieve la necesidad de una reducción en el consumo de papel, en particular para los procedimientos de facturación, y una mejora en el modo de búsqueda de los documentos, para ahorrar tiempo y dinero.




El volumen de productos de papel cada año, de hecho, sigue siendo muy importante: las investigaciones muestran que, en promedio, en un año se producen casi 2 millones de páginas por empresa, con un pico de más de 3,5 millones de empresas en el sector de la logística. Se trata principalmente de los departamentos administrativos que manejan grandes cantidades de documentos en papel (contemplados en el primer lugar volúmenes generados 60,8% de los encuestados). Esto se traduce en altos costos de operación, que son un aspecto crítico, el 25% de los encuestados, junto con la alta complejidad que se presenten a partir de la gestión de una flota de impresoras heterogénea (un 11,2%) y obsoletos (22% de la muestra tiene una base instalada sobre la edad de 4 años). Las empresas, sin embargo, siguen prefiriendo una gestión interna, en particular los de gran tamaño (más de 70%).




Las respuestas de los encuestados señalaron, sin embargo, que la evolución hacia las diferentes formas de gestión de documentos requiere la adopción de nuevas impresoras con características avanzadas tales como el almacenamiento de archivos (importante para más del 60%), la conversión de documentos en la oficina (55% ) y la impresión móvil (40%).




Es fácil ver cómo estos resultados allanarán el camino para una futura gestión de documentos estrategia profundamente diferente de la actual, que ayuda a las empresas para contener los costes y facilitar las nuevas posibilidades que ofrece la web para compartir documentos en movimiento y en nube, el aumento de la colaboración y la productividad.




Sin embargo, el 56% de las empresas italianas se mantiene firmemente anclado a la utilización actual de la tarjeta, con picos de 62% en el sector financiero. En esto contrasta con el sector de los servicios (en el que un importante lugar es tomado por las empresas en el Viajes y Trasporte), el nivel de digitalización exceda del 50%. Así que todavía hay mucho que hacer para crear una cultura de Managed Document Services llevó a la adopción, por ejemplo, archivos digitales disponibles en la legislación italiana (en la actualidad sólo el 30% de las empresas analizadas está equipado para ello) y en la creación flujo de trabajo de los procedimientos digitales (por ejemplo, el 61% de los pedidos y el 51% de la facturación está todavía por hacer funcionando manualmente).




"Canon siempre ha estado atento a la evolución y necesidades del mercado y esta investigación nos permite profundizar en las necesidades de nuestros clientes, apoyar el cambio hacia una gestión de documentos estrategia altamente personalizada y escalable", dijo Teresa Edwards, Marketing y Director de Pre-ventas B2B Canon Italia. "Con nuestras soluciones somos capaces de gestionar todos los procesos relativos a los documentos, lo que garantiza una mayor eficiencia, mejorar la experiencia del usuario, y permite a las empresas de todos los tamaños para centrarse en su negocio principal."

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Gestión de los documentos en papel es la mayor amenaza para la protección de la información

Dos tercios de las empresas europeas afirman que el papel es la mayor amenaza para la seguridad de su información
http://www.rrhhpress.com/ 06/11/2014

La gestión de los documentos en papel es la mayor amenaza para la protección de la información, según un reciente estudio de la compañía de gestión y custodia de la información Iron Mountain y PwC.

Dos tercios (62%) de las empresas de tamaño medio en Europa y Norteamérica consideran que la información en papel es un serio riesgo de seguridad, más del doble que otras amenazas externas para los contenidos digitales, como el hacking o el malware.

El estudio revela que muchas empresas no están haciendo frente de forma efectiva el problema del papel. La mitad (51%) de los encuestados cuentan con políticas de monitorización que sirven de guía a los empleados para el almacenamiento y la destrucción de archivos digitales, pero solo un tercio (38%) tienen algo similar para los documentos en papel. Solo un 41% implementan restricciones monitorizadas de acceso a zonas en las que se archiva la información confidencial.

El 78% de las empresas confían en una persona o equipo para gestionar el riesgo de la información tanto digital como en papel, aunque el estudio descubre que las compañías que obtienen mejores resultados en la gestión del riesgo son aquellas que cuentan con equipos diferenciados para la información digital y la información en papel.

La mayoría de las empresas depositan la responsabilidad final sobre el riesgo de la información en los directivos de TI (73%), y solo un 4% en Europa y un 1% en Norteamérica creen que el director de archivos debería tener algún tipo de responsabilidad.

El estudio sugiere que otros retos a los que se enfrentan las empresas en relación a la seguridad del papel incluyen la existencia -ampliamente extendida- de archivos antiguos, la inseguridad respecto a la normativa de retención, lo que provoca que muchas empresas conserven todos los archivos por si acaso, y un creciente enfoque en la transformación digital.

Estos datos complementan los arrojados por otro estudio de Iron Mountain que reveló que un 62% de las empresas europeas tienen dificultades en integrar el papel en procesos automatizados de gestión de clientes.

Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain, señala que “toda información es vulnerable de una forma u otra, pero los archivos en papel y digitales se enfrentan a riesgos diferentes que las empresas tienen que entender y gestionar de forma apropiada. A falta de controles y políticas adecuados, el papel es susceptible de ser fotocopiado, compartido y eliminado, no solo una vez, sino muchas. Se puede olvidar en cualquier parte, o archivarlo de forma aleatoria o tirarlo en cualquier papelera”.

“Las empresas tienen que implementar y monitorizar procesos efectivos y asignar correctamente las responsabilidades para mantener el papel a salvo. Aunque nunca estaremos libres de papel, podemos reducir significativamente el riesgo asociado al mismo si informamos y facilitamos la implantación de proceso prácticos a la vez que monitorizamos que se cumple la normativa”, añade Chico.

Iron Mountain recomienda a las empresas que sigan tres pasos:

1. Sacar todo el partido posible de la gran cantidad de cursos y herramientas online disponibles y a un bajo coste para llegar a todos los empleados en todas las sedes y con el mismo mensaje -y expectativas- para gestionar la información.

2. Si las empresas aún no han pensado en digitalizar sus archivos en papel, deberían fomentar procesos de trabajo para determinar qué contenido es el que hay que guardar. Una vez un archivo físico es escaneado, se debería considerar la destrucción del papel, bien de forma inmediata o, con el fin de cumplir con controles de calidad, tras un corto periodo de tiempo.

3. Un día anual de limpieza puede ser un inicio para centrarse en el control de los archivos de papel y decidir cómo sacarlos del entorno de la empresa. Con unas directrices apropiadas, los empleados pueden ayudar a determinar si hay que destruir archivos o enviarlos a un enclave externo exclusivo para almacenamiento.

RRHHpress.com

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