Visión personal sobre el artículo: “Transformación DIGITAL. El impacto de la IA en la Gestión Documental: Del archivo digital a la inteligencia del dato”

Visión personal sobre el artículo “Transformación DIGITAL. El impacto de la IA en la Gestión Documental: Del archivo digital a la inteligencia del dato”, publicado en Gerencia.cl

Por Lic. Carmen Marín Archivóloga

Con preocupación observo que, en la reciente mesa de trabajo publicada por la Revista Gerencia sobre el impacto de la Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental, los participantes omiten en sus análisis al profesional de la archivología. Es alarmante que se ignore la importancia de nuestra labor precisamente en la gestión documental, la cual constituye la base y el fundamento de todo el ecosistema de información.

Ante este escenario, cabe hacerse una pregunta obligatoria: ¿Cómo es posible que se planifique una reunión de expertos en TI, abogados y directores de marketing para discutir el futuro de los documentos, prescindiendo por completo de la figura del archivólogo?

Asombra leer afirmaciones como: “Durante años, la gestión documental estuvo asociada principalmente a la eliminación de archivos físicos y al almacenamiento digital de documentos”. Este planteamiento carece de sustento y no aporta evidencias que le otorguen veracidad. Por el contrario, la existencia de archivos históricos y administrativos en organizaciones de gran trayectoria, el desarrollo de una robusta legislación en la materia, la experiencia de profesionales reconocidos y la vigencia de normas internacionales (como las familias ISO) que dictan directrices sobre el tema, demuestran una realidad completamente distinta.

El profesional de la archivología no es un simple custodio pasivo de papeles que se limita a almacenar carpetas en estanterías para luego localizarlas y entregarlas cuando alguien las solicite. La Archivología es una disciplina científica y profesional. El archivólogo es el especialista encargado de gestionar toda la documentación —física, electrónica o digital— generada en cualquier soporte como resultado de las actividades diarias de las unidades administrativas que conforman una organización.

La gestión documental no es un concepto nuevo en nuestra profesión, ni se encuentra separada de la "gestión de la información" como ahora pretenden señalar algunos sectores. Ambos conceptos forman una unidad indisoluble: los documentos fueron creados precisamente para contener información, preservarla y garantizar su disponibilidad en el momento requerido. Intentar disociarlos es un absurdo conceptual y un error metodológico garrafal. Se gestiona el documento, en su estructura y contexto, para poder explotar y asegurar la veracidad de la información que alberga.

Si bien es cierto que cada área del saber tiene su propio ámbito de acción, el proceso de gestión documental requiere necesariamente de un enfoque interdisciplinario. El concurso de profesionales de sistemas, abogados, administradores y especialistas en marketing es valioso y aporta al desarrollo de la institución, pero siempre bajo la premisa de que el archivólogo es el gestor estratégico de la documentación.

Uno de los pilares del éxito corporativo es la definición exacta de las funciones de cada departamento y las relaciones entre ellos. Esto establece los límites de su accionar y determina las reglas funcionales de la organización, permitiendo que cada área comprenda su alcance, ante quién rinde cuentas y a quiénes debe guiar. Las organizaciones exitosas operan bajo estructuras claras que aseguran que los procesos sigan un curso ideal. Este curso no es otro que una verdadera gestión documental liderada por el archivólogo, quien, apoyado por las demás disciplinas, persigue el objetivo primario: colocar la información a punto, con plena capacidad de descubrimiento e intuición guiada, para la toma de decisiones estratégicas.

Finalmente, el avance tecnológico y la consolidación de la IA como herramienta fundamental para agilizar los procesos no deben ser interpretados como un reemplazo del factor humano. Detrás de la tecnología siempre debe existir un profesional que garantice la estabilidad, la ética y el correcto progreso de las operaciones implícitas en cada proyecto. La Inteligencia Artificial requiere de la guía metodológica y el rigor de nuestra disciplina para no descarrilar. La transformación digital no es un asunto que competa exclusivamente a los ingenieros de software; es, en su raíz más profunda, un desafío archivístico.

Resumen del artículo

El impacto de la IA en la Gestión Documental: Del archivo digital a la inteligencia del dato

https://www.gerencia.cl/transformacion-digital/gestion-documental-ia/

Resumen realizado por: Gemini

El artículo expone un cambio de paradigma crucial para la archivología contemporánea: la transición definitiva del archivo digital (enfocado en el almacenamiento y eliminación del papel) hacia la inteligencia y gobernanza del dato.

Desde la perspectiva archivística, el texto valida que la gestión documental ya no es un reto operativo aislado, sino un pilar estratégico y transversal que debe estructurar la información para la toma de decisiones, garantizando el cumplimiento regulatorio, la calidad y el ciclo de vida de los documentos mediante el uso de Inteligencia Artificial (IA).

Aporte e Identificación de los Invitados

• Jérémy Guérin (Gerente General de Kizeo Latam): Explica que la información debe gestionarse desde el origen naciendo de forma digital. Destaca el potencial de la IA para detectar patrones preventivos (fallas o accidentes). Advierte que la gestión documental involucra a personas con realidades distintas y que los proyectos deben ser liderados por quienes toman las decisiones operativas.
• Dennis Kangme (Head of Pre-Sales de Apiux Tech): Describe la evolución progresiva hacia plataformas que automatizan flujos completos y permiten al usuario interactuar directamente con la base documental mediante prompts o chats. Señala que el escenario regulatorio (con metas a 2027) acelera esto y que el principal error es no definir el propósito organizacional antes de implementar la tecnología.
• Jorge Beas (Subgerente de Soluciones Avanzadas de Kyocera Document Solutions): Sostiene que el concepto de "gestión documental" se queda corto y debe llamarse "gestión de la información". Menciona que el valor está en estructurar los datos para generar conocimiento. Además, apunta que la tecnología avanza más rápido que las leyes y que el éxito radica en involucrar a todas las áreas (negocio, TI, seguridad) desde el inicio.
• Nicolás Balbontín (Gerente de la Unidad de Inteligencia Artificial de Microsystem): Enfatiza que el foco actual de las organizaciones debe ser armar bases y estructuras de información correctas para que la IA pueda acceder a ellas de forma precisa y contextualizada.
• Pablo Caviedes (CEO & Co-Founder de Nnodes): Plantea que el mayor valor de la IA está en automatizar procesos complejos (como validación de facturas o pólizas) y transformar el trabajo manual en dashboards automáticos para la toma de decisiones.
• Francisco Rodríguez (Gerente de Servicios de Laser Imaging): Advierte sobre el riesgo de automatizar áreas aisladas, lo que genera "cuellos de botella" en el resto de la operación. Aboga por una mirada global y procesos transversales alineados.
• Jessica Matus (Directora de Privacidad y Seguridad de Magliona Abogados): Explica que las nuevas normativas obligan a identificar el tratamiento de datos y definir con claridad qué se debe preservar y qué eliminar. Enfatiza que los datos obsoletos o falsos deben ser depurados para evitar malas decisiones.
• Carlos Araya (Director de Magliona Abogados): Alerta sobre los riesgos contractuales y de gobernanza si la IA clasifica mal o falsea datos. Propone mitigar esto mediante contratos robustos que regulen estrictamente si los documentos se usarán para entrenar modelos o solo para procesar instrucciones.
• Pamela Feito (Gerente de Marketing de Despapeliza): Señala que cuando el documento nace 100% digital es más fácil asegurar el cumplimiento normativo desde el inicio. Critica que muchas empresas adoptan la tecnología solo por presión o "para no quedarse abajo", sin comprender el trasfondo del negocio.

Recomendaciones Finales de los Expertos

Para avanzar con éxito en la gestión de información potenciada por IA, los especialistas concluyen con las siguientes pautas estratégicas:

1. Definir el propósito antes que la herramienta: No se debe implementar tecnología por moda. El primer paso es identificar con claridad qué problema organizacional se busca resolver y qué se quiere lograr con los datos.
2. Optimizar el proceso, no hacer un "calco digital": Es un error digitalizar un proceso deficiente. Primero se debe cuestionar la lógica operacional, reinventar o simplificar el flujo, y recién ahí llevarlo al entorno digital.
3. Abordaje multidisciplinario y transversal: Los proyectos no deben pertenecer únicamente a TI. Se requiere la participación activa desde el inicio de las áreas de negocio, operaciones, seguridad, el marco legal y, sobre todo, de las personas que toman decisiones en el día a día.
4. Priorizar la gobernanza, seguridad y el marco regulatorio: Es crítico establecer políticas claras de retención y eliminación de datos en sintonía con las nuevas leyes de privacidad. Además, se deben blindar los riesgos del uso de la IA (como errores de clasificación) mediante estructuras contractuales robustas con los proveedores.
5. Invertir en la gestión del cambio: La transformación es principalmente cultural. Se debe acompañar la tecnología con capacitación constante y planes de adopción para disminuir las brechas entre los niveles ejecutivos y la realidad operativa de los trabajadores.
6. Alianzas con partners especializados: Construir relaciones colaborativas a largo plazo con proveedores expertos que acompañen la evolución estratégica de la empresa, más allá del momento técnico de la instalación del software.