Información que nunca deberías confiarle a la inteligencia artificial

Tres tipos de información que nunca deberías confiarle a la inteligencia artificial
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Cuidado con lo que subes a ChatGPT y Claude. Foto: Imagen referencial generada con IA.

Las herramientas de inteligencia artificial pueden ayudar a redactar, resumir documentos y resolver dudas, pero también requieren precauciones. Compartir contraseñas, datos bancarios o información confidencial puede exponer tu privacidad y la de otras personas.

La inteligencia artificial se convirtió en una herramienta cotidiana. Millones de personas recurren a ChatGPT, Claude y otros asistentes para corregir textos, analizar contratos, preparar informes, resolver dudas o recibir orientación sobre asuntos personales.

Sin embargo, no todo lo que se escribe en estas plataformas debería compartirse. Una consulta aparentemente inofensiva puede incluir datos personales, información financiera o documentos que contienen detalles privados de otras personas.

El principal riesgo no consiste en utilizar estas herramientas, sino en entregar información sensible sin revisar qué datos contiene, cómo se procesa y qué opciones de privacidad ofrece cada servicio.

Estas son tres categorías de información que conviene mantener fuera de los chats de inteligencia artificial.

1. Contraseñas, datos bancarios y documentos de identidad

Nunca es recomendable escribir contraseñas, números completos de tarjetas, códigos de seguridad, claves bancarias o datos de acceso a cuentas personales.

El riesgo también aparece cuando se adjuntan documentos sin revisar su contenido. Por ejemplo, al pedirle a una IA que explique un contrato, una factura o un extracto bancario, el archivo puede incluir:

• Número de carnet de identidad o pasaporte.
• Dirección particular y número de teléfono.
• Firma manuscrita o digital.
• Número de cuenta bancaria y datos de tarjetas.
• Información tributaria y otros identificadores personales.
• Aunque estos datos no sean necesarios para resolver la consulta, pueden quedar incluidos en el documento que se comparte.

¿Qué hacer? 

Antes de cargar un archivo, elimina o cubre los datos que permitan identificarte. Si necesitas comprender una cláusula de un contrato, puedes copiar únicamente el fragmento relevante y sustituir los nombres por referencias genéricas.

2. Secretos y datos privados de otras personas

Contarle a una inteligencia artificial un problema familiar, laboral o sentimental puede parecer una conversación privada. Sin embargo, hay una diferencia entre pedir orientación y exponer la identidad de otra persona.

Por ejemplo, escribir el nombre completo de un familiar junto con información sobre su salud, situación económica, conflictos personales o problemas legales puede comprometer su privacidad.

Lo mismo ocurre cuando se comparten conversaciones de WhatsApp, fotografías, correos electrónicos o documentos de terceros sin su autorización.

¿Qué hacer? 

Describe la situación sin utilizar nombres, direcciones, teléfonos ni otros datos identificables. En lugar de escribir «mi compañera María tiene una enfermedad», puedes plantear el caso como «una persona cercana atraviesa un problema de salud».

La consulta puede recibir una respuesta útil sin revelar quién está involucrado.

3. Información confidencial del trabajo o de los clientes

Este es uno de los riesgos más importantes para quienes utilizan inteligencia artificial en sus actividades profesionales.

Subir informes internos, contratos, bases de datos, estrategias comerciales, información de clientes o documentos todavía no publicados puede vulnerar las políticas de confidencialidad de una empresa o institución.

En el ámbito periodístico, por ejemplo, conviene tener especial cuidado con:

• Fuentes cuya identidad debe permanecer protegida.
• Documentos filtrados que todavía no son públicos.
• Datos personales de víctimas, testigos o denunciantes.
• Comunicaciones privadas y material bajo embargo.
• Informes internos y documentos de circulación restringida.

En otras profesiones, el riesgo también alcanza historiales de clientes, expedientes, información financiera, código informático y estrategias empresariales.

Un antecedente conocido ocurrió en 2023, cuando Samsung restringió el uso de herramientas de inteligencia artificial generativa después de que empleados compartieran información interna, incluido código informático, con ChatGPT.

¿Qué hacer? 

Consulta las normas de tu empresa antes de utilizar estas plataformas con información laboral. Si necesitas ayuda para resumir un informe, utiliza una versión anonimizada y elimina los datos confidenciales. Las cuentas empresariales pueden ofrecer condiciones adicionales de protección, pero siempre debes revisar qué garantías incluye el servicio contratado.

¿ChatGPT y Claude guardan todo lo que escribes?

No existe una única regla para todas las herramientas de inteligencia artificial. El tratamiento de los datos depende de la plataforma, el tipo de cuenta, las opciones de privacidad y las políticas vigentes.

En ChatGPT, por ejemplo, existen controles de datos que permiten gestionar si las conversaciones pueden utilizarse para mejorar los modelos. También está disponible el Chat temporal, que no aparece en el historial habitual y no se utiliza para entrenar los modelos; OpenAI indica que puede conservarse una copia durante un periodo limitado por motivos de seguridad.

Claude también ofrece controles de privacidad y opciones relacionadas con el uso de conversaciones para mejorar sus modelos. Sus condiciones y plazos deben consultarse directamente en las políticas de Anthropic.

Por eso, no conviene asumir que una conversación desaparece inmediatamente al borrarla ni que todas las plataformas aplican las mismas condiciones de almacenamiento. La eliminación puede estar sujeta a plazos y excepciones legales o de seguridad.

Cinco recomendaciones para utilizar la IA sin exponer tus datos

• No compartas contraseñas ni códigos de seguridad. Ninguna consulta necesita tus claves bancarias o accesos personales.
• Revisa los archivos antes de subirlos. Un PDF puede contener firmas, números de identificación y datos que no aparecen a simple vista.
• Anonimiza la información. Sustituye nombres, teléfonos y direcciones por referencias genéricas.
• Comprueba la configuración de privacidad. Revisa las opciones de uso de datos, historial y conversaciones temporales de cada plataforma.
• Respeta la confidencialidad profesional. No introduzcas información de clientes, fuentes periodísticas o documentos internos sin autorización.

¿Qué pasa con la información que ya compartiste?

Si alguna vez enviaste datos sensibles a una plataforma de inteligencia artificial, revisa las conversaciones y las opciones de eliminación disponibles. Si compartiste una contraseña, cámbiala; si expusiste información bancaria, contacta con tu entidad financiera para evaluar las medidas de protección.

También puedes revisar los permisos de tu cuenta y las opciones para administrar los datos. Recuerda que borrar una conversación no equivale necesariamente a eliminar de inmediato todas las copias o registros que puedan conservarse por razones técnicas, legales o de seguridad.

La inteligencia artificial puede ser una gran aliada para estudiar, trabajar y resolver tareas cotidianas. La clave es utilizarla con criterio: comparte el contexto que necesita para ayudarte, pero no entregues datos privados que no hacen falta para obtener una respuesta.

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Directiva de Gobernanza Documental: integración de correos electrónicos, mensajería instantánea y agentes de IA

DIRECTIVA DE GOBERNANZA DOCUMENTAL: INTEGRACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS, MENSAJERÍA INSTANTÁNEA Y AGENTES DE IA

Por: Lic Carmen Marín con el apoyo de Gemini

1. Objeto y Alcance

Establecer el marco normativo, técnico y archivístico que regula la captura, clasificación, acceso y valoración de la información generada o recibida a través de correos electrónicos corporativos y aplicaciones de mensajería instantánea autorizadas, mediante la asistencia de Agentes de Inteligencia Artificial.

Aplica a todo el personal, directivos, gerentes y contratistas que utilicen canales digitales en el ejercicio de sus funciones institucionales.

2. Principio de Titularidad Institucional y Uso Exclusivo

• Uso estrictamente profesional: Las cuentas de correo electrónico institucional (@empresa.com) y los canales de mensajería corporativos son herramientas de trabajo de uso exclusivamente profesional y operativo. Queda terminantemente prohibido su uso para fines personales, privados o ajenos a las funciones del cargo.  

• Presunción de institucionalidad: En virtud de esta prohibición, toda comunicación enviada o recibida a través de dichos canales se presume de naturaleza corporativa y constituye patrimonio documental de la organización, sin expectativa de privacidad por parte del usuario respecto a la actividad laboral. 

• Prohibición de silos personales: Las bandejas de entrada individuales no constituyen repositorios de archivo definitivos ni propiedad privada del empleado o directivo.  

3. Reglas de Intervención de los Agentes de IA

• Captura integral bajo presunción corporativa: El Agente de IA queda autorizado para auditar, indexar y capturar la totalidad de las comunicaciones entrantes y salientes de los buzones institucionales y canales homologados para su vinculación con los expedientes del Sistema de Gestión Documental (SGDE).   

• Protocolo de aislamiento preventivo (Cuarentena Documental): Aunque el uso personal esté prohibido, el Agente de IA aplicará un filtro de cumplimiento para identificar material presuntamente no pertinente o sensible (spam, publicidad no solicitada, notificaciones bancarias personales o datos médicos privados). Bajo ninguna circunstancia el agente ejecutará la eliminación automática; en su lugar, transferirá dichos registros a un repositorio temporal de aislamiento (cuarentena), donde serán sometidos a análisis y valoración por parte del profesional de la archivología, quien determinará su eliminación definitiva por carecer de valor administrativo/legal o su incorporación al acervo si revisten interés institucional (p. ej., medicina ocupacional o auditoría de cumplimiento). 

 

• Agrupación semántica bajo Cuadro de Clasificación: El agente identificará metadatos clave para vincular correos y mensajes aislados a su serie documental correspondiente dentro del SGDE, sin alterar el registro original.  

4. Seguridad, Confidencialidad y Valor Probatorio

• Heredabilidad de permisos: El hecho de que un Agente de IA consolide un correo directivo dentro de un expediente virtual no democratiza su acceso. El documento conserva el nivel de confidencialidad de su origen.  

• Trazabilidad algorítmica: Todo correo o mensaje capturado recibirá un sello de tiempo (timestamp), un hash de integridad y un metadato de auditoría que registre qué modelo de IA realizó la captura y bajo qué regla de negocio, garantizando su admisibilidad como prueba legal. 

 

5. Valoración y Disposición Final

• Eliminación de "datos fantasma": El agente asistirá en la depuración automática de correos transitorios (notificaciones, cadenas repetidas) aplicando los plazos de retención de las Tablas de Retención Documental (TRD).  

• Inmutabilidad del registro: Una vez que un correo o hilo de mensajería es declarado como documento de archivo vital o histórico, queda bloqueado contra el borrado manual por parte del usuario.  

6. Matriz de Responsabilidades de Gobernanza

Para garantizar el cumplimiento efectivo de esta directiva y evitar conflictos de competencia interna, se establece la siguiente distribución de responsabilidades: 

Área / Rol	Responsabilidad Principal	Funciones Específicas en el Ecosistema IA
Gerencia Corporativa de Archivo y Documentación	Autoridad Metodológica y Gobernanza Documental	· Definir el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y los esquemas de metadatos que guiarán al Agente de IA. · Parametrizar las reglas de negocio para la vinculación semántica de expedientes. ·  Evaluar y dictaminar el destino final de los registros en cuarentena, autorizando formalmente el expurgo de material no pertinente o rescatando aquellos documentos que posean valor probatorio, laboral o de auditoría. · Determinar los plazos de retención y transferencia en las TRD, auditar las agrupaciones de la IA y validar la preservación a largo plazo. Evaluar y dictaminar el destino final de los registros en cuarentena, autorizando formalmente el expurgo de material no pertinente o rescatando aquellos documentos que posean valor probatorio, laboral o de auditoría.
Tecnología de la Información (TI)	Custodia Tecnológica e Infraestructura	· Configurar las integraciones seguras (APIs) entre el servidor de correo, la mensajería homologada y el SGDE. · Implementar los controles técnicos de permisos de acceso (RBAC/ABAC) definidos por Archivo y Legal. · Garantizar la disponibilidad, respaldo, ciberseguridad e inmutabilidad técnica de los repositorios, bases vectoriales y el entorno de cuarentena. · Mantener el registro de auditoría (logs) de las versiones y ejecuciones de los modelos de IA.
Consultoría Jurídica / Legal	Cumplimiento Normativo y Blindaje Probatorio	· Avalar la legalidad de la prohibición de uso personal y la presunción de institucionalidad en contratos y reglamentos internos. · Validar los criterios del filtro de aislamiento para cumplir con leyes de protección de datos personales. · Certificar que los mecanismos de captura, sellado de tiempo e integridad cumplan con los estándares de prueba electrónica.
Usuarios (Directivos, Gerentes y Empleados)	Cumplimiento Operativo y Buenas Prácticas	· Abstenerse estrictamente de utilizar el correo o mensajería institucional para asuntos personales. · Canalizar las decisiones y aprobaciones operativas exclusivamente a través de los canales corporativos homologados. · Respetar las políticas de confidencialidad y reportar cualquier anomalía en la recuperación de información por parte del Agente de IA.

Este documento es una pieza normativa robusta, moderna y perfectamente alineada con los estándares internacionales de gestión documental (como la ISO 15489 y la ISO 23081), lista para ser adaptada a los estatutos internos de cualquier organización.  

 

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