Archivos universitarios, clave para preservar la memoria y patrimonio documental

El Coloquio Días de Archivo 2026 abordó cultura archivística, tecnología y conservación
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ACI PRENSA

Mérida, Yucatán, a 28 de septiembre de 2026.- Con reflexiones en torno a los retos que enfrentan las instituciones de educación superior para construir una verdadera cultura archivística y preservar su patrimonio documental, se llevó a cabo el primer día de actividades del Coloquio Días de Archivo 2026, “El archivo que imaginamos y el archivo que necesitamos: ideas administrativas, cultura archivística y tecnologías en la formación de un archivo universitario”.

Como parte de la jornada, el Br. Héctor Eduardo Ordóñez Tejera, del Archivo General Universitario de la UADY, presentó la ponencia “Los planos como patrimonio documental: experiencia de identificación y registro de la colección de planos del Archivo General Universitario de la Universidad Autónoma de Yucatán”.

El estudiante de la Licenciatura en Arquitectura compartió los avances de un proyecto de servicio social enfocado en la identificación, registro y descripción de esta colección, integrada por 2 mil 632 elementos entre planos y otros documentos impresos, distribuidos en 632 rollos. El acervo reúne planos arquitectónicos, estructurales y de instalaciones, correspondientes a distintas facultades, escuelas, edificios administrativos, unidades deportivas y centros de investigación de la Universidad.

Ordóñez Tejera explicó que el proyecto contempla tres fases: reconocimiento, integración y descripción. Hasta el momento se ha realizado la identificación y codificación de los rollos, el registro de información sobre su contenido y estado de conservación, así como su reorganización de acuerdo con las facultades e instancias universitarias a las que corresponden.

Destacó que estos planos constituyen patrimonio documental y representan evidencia de las actividades académicas, administrativas y de planeación de la UADY, por lo que su organización y descripción contribuirán a su conservación y consulta futura.

Por su parte, el Mtro. Joed Amílcar Peña Alcocer, de la Universidad de Oriente, presentó la ponencia “El archivo que imaginamos y el archivo que necesitamos: ideas administrativas, cultura archivística y tecnologías en la formación de un archivo universitario”, en la que compartió la experiencia inicial de su institución para la construcción de un archivo universitario.

Explicó que uno de los principales desafíos consiste en transformar la cultura administrativa que suele considerar al archivo como un espacio para almacenar documentos y liberar oficinas, cuando en realidad requiere procesos de organización, clasificación, registro y custodia.

Destacó además la relación entre los archivos, la transparencia y la rendición de cuentas, al señalar que los documentos constituyen evidencia de los procesos de toma de decisiones de las instituciones públicas.

El especialista también planteó la necesidad de sensibilizar y formar al personal para generar una cultura archivística, y llamó a reflexionar sobre el uso de tecnologías como la digitalización y la inteligencia artificial. Señaló que estas herramientas pueden apoyar los procesos de gestión documental, pero requieren conocimientos y criterios que permitan validar los resultados y evitar delegar decisiones intelectuales sustantivas.

De esta manera, el primer día de actividades reunió reflexiones y experiencias concretas en torno a la construcción de una cultura archivística y a la preservación de los documentos que forman parte de la memoria y patrimonio de las instituciones universitarias. El coloquio continúa este martes 29, para mayor información redes sociales oficiales de la UADY.

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Pasos, desafíos y herramientas que hacen posible que la información física se convierta en un recurso digital confiable y organizado

Más allá del escaneo: la digitalización como transformación del acceso y la gestión del conocimiento

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Rosalía Navarro

La transformación de archivos tradicionales en versiones electrónicas ha cambiado radicalmente la manera en que accedemos y compartimos conocimiento. Este artículo explora los pasos, desafíos y herramientas que hacen posible que la información física se convierta en un recurso digital confiable y organizado.

La creciente presencia de archivos electrónicos en la vida cotidiana invita a cuestionar una idea bastante extendida: que digitalizar consiste simplemente en trasladar documentos físicos a una pantalla. Esta percepción, aunque común, deja por fuera dimensiones clave de un proceso que ha transformado profundamente la manera en que gestionamos el conocimiento.

Al observar cómo se resguardaban los contenidos en décadas pasadas, el contraste resulta evidente. Bibliotecas, archivos y colecciones dependían de espacios físicos, condiciones ambientales específicas y procedimientos manuales para su consulta.

Por ejemplo, acceder a un documento histórico podía implicar desplazamientos, solicitudes formales y largos tiempos de espera. Hoy, en cambio, grandes volúmenes de datos pueden almacenarse en sistemas electrónicos y revisarse en cuestión de segundos desde distintos lugares del mundo.

Detrás de cada archivo digital existe una cadena de acciones técnicas que suele pasar desapercibida.

En primer lugar, el proceso comienza con la preparación del material físico: limpieza, organización y verificación de su estado.

Luego se realiza la captura mediante escáneres especializados que convierten la imagen en un recurso electrónico, cuidando aspectos como la resolución, el color y la legibilidad.

En esta etapa también se definen criterios técnicos que condicionan el resultado final: la elección entre digitalización en blanco y negro, escala de grises o color; el nivel de resolución adecuado según el tipo de documento; y el formato de salida más conveniente, como archivos sin compresión para preservación o versiones más ligeras para consulta.

Sin embargo, la transformación no se limita al soporte. También implica cambios en la forma en que se organiza y se accede a la información. Mientras antes la búsqueda requería tiempo, desplazamiento y conocimiento especializado, en la actualidad basta con una consulta para obtener resultados inmediatos.

Esta rapidez mejora el acceso, pero también introduce nuevos retos relacionados con la veracidad de la información y la sobreabundancia de contenidos.

Una vez obtenidas las imágenes digitales, se inicia una fase de procesamiento que puede incluir recorte, alineación, mejora de contraste y eliminación de imperfecciones. Este paso busca garantizar que el contenido sea legible y fiel al original, especialmente en materiales antiguos o deteriorados.

Posteriormente, se incorporan tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permiten convertir imágenes en texto editable y buscable. Sin este proceso, muchos documentos digitalizados seguirían siendo difíciles de consultar de manera eficiente.

Una vez digitalizado, el documento no está listo de inmediato para su uso eficiente. Es necesario aplicar procesos de reconocimiento de texto, clasificación y asignación de metadatos que permitan identificar su contenido, fecha, autoría y contexto.

Los metadatos, en este sentido, funcionan como una ficha descriptiva estructurada: son datos que explican otros datos y hacen posible localizar, entender y gestionar cada archivo dentro de grandes colecciones digitales.

Por ejemplo, en una biblioteca digital, los metadatos permiten filtrar documentos por autor, año o temática en cuestión de segundos.

Más allá de su función básica, estos elementos pueden dividirse en distintos tipos: descriptivos (qué contiene el archivo), administrativos (cómo se gestiona y quién lo creó) y técnicos (características del formato, resolución o software utilizado). Esta estructura no solo facilita la organización, sino que también garantiza la interoperabilidad entre sistemas y la preservación a largo plazo. Sin esta capa de información, los repositorios digitales perderían coherencia y utilidad.

Otro aspecto relevante es la transformación del propio concepto de documento. 

Lo que antes era un objeto tangible, hoy se convierte en una secuencia codificada que puede duplicarse, modificarse y distribuirse sin perder su estructura original. Este cambio no solo facilita el acceso, sino que también redefine los criterios de autenticidad y permanencia.

En este contexto, surge una pregunta inevitable: ¿estamos aprovechando realmente el potencial de estos avances o simplemente consumiendo información de forma acelerada? La facilidad de acceso no siempre se traduce en comprensión profunda, y el exceso de información puede dificultar la identificación de contenidos relevantes si no existen criterios claros de análisis.

A esto se suma la necesidad de control de calidad. No basta con digitalizar; resulta fundamental verificar que las imágenes sean fieles al original, que no existan errores de captura y que los archivos cumplan con estándares que garanticen su preservación a largo plazo. Este paso es clave en instituciones que resguardan patrimonio documental.

Asimismo, la preservación adquiere un nuevo significado. Ya no se trata únicamente de evitar el deterioro físico, sino de garantizar que los archivos puedan seguir siendo leídos a lo largo del tiempo, a pesar de los cambios tecnológicos.

La obsolescencia de formatos y sistemas representa un reto constante para quienes gestionan este tipo de recursos.

Finalmente, la digitalización implica también decisiones sobre almacenamiento y acceso. Elegir formatos adecuados, sistemas seguros y plataformas de consulta define no solo la vida útil de los documentos, sino también quién puede acceder a ellos y en qué condiciones. Además, se establecen copias de respaldo y estrategias de preservación digital que aseguran la continuidad de la información ante posibles fallos tecnológicos.

En última instancia, la digitalización no debe entenderse solo como una solución técnica, sino como un fenómeno que redefine nuestra relación con la memoria, el acceso y la construcción del saber. Su verdadero impacto no radica en la cantidad de archivos disponibles, sino en la manera en que estos contribuyen a generar conocimiento significativo.

En este escenario, los metadatos se consolidan como el elemento clave que da coherencia al entorno digital. Son los que permiten que la información no se pierda en la inmensidad de los sistemas, que conserve su contexto y que pueda ser interpretada correctamente a lo largo del tiempo.

El verdadero desafío no está únicamente en transformar documentos físicos en recursos electrónicos, sino en garantizar que cada uno de ellos sea comprensible, accesible y útil. Porque, en un mundo donde todo puede almacenarse, el valor real ya no reside en guardar información, sino en saber describirla, organizarla y darle significado.

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