Gestión de documentos municipales digitales

Guía práctica para gestionar documentos municipales digitales

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Manejar las herramientas básicas para editar documentos digitales ahorra tiempo y facilita el cumplimiento de plazos administrativos

La gestión de documentos municipales ha experimentado una transformación significativa en los últimos años. Los ayuntamientos españoles están adoptando cada vez más formatos digitales para agilizar trámites, reducir el uso de papel y mejorar la accesibilidad para los ciudadanos. Este cambio, aunque necesario, presenta nuevos retos para quienes necesitan interactuar con estos documentos.

Los vecinos de municipios como Alhama de Murcia se enfrentan regularmente a la necesidad de completar, modificar o firmar documentación oficial en formato digital. Desde solicitudes de licencias hasta formularios para actividades culturales, la capacidad de manejar archivos PDF se ha convertido en una habilidad prácticamente indispensable para la vida cotidiana.

Manejar las herramientas básicas para editar documentos digitales ahorra tiempo y facilita el cumplimiento de plazos administrativos. Además, reduce desplazamientos innecesarios a las oficinas municipales. Con el uso adecuado de ciertos recursos, cualquier persona puede gestionar su documentación desde casa.

La transformación digital en los trámites municipales

La digitalización de los servicios municipales en España avanza constantemente. Cada vez más ayuntamientos implementan plataformas digitales para gestionar trámites administrativos. Estos sistemas permiten la gestión de expedientes y certificados mediante procesos electrónicos más simples.

Entre los documentos municipales que requieren gestión digital se encuentran certificados de empadronamiento y solicitudes de licencias de obra. También incluyen formularios para servicios municipales y documentación tributaria local, tramitados principalmente a través de sedes electrónicas.

La digitalización beneficia tanto a ciudadanos como a administraciones. Los vecinos realizan trámites sin desplazarse, a cualquier hora y con confirmación inmediata. Para los ayuntamientos supone ahorro en papel, espacio y tiempo de gestión. También permite actualizar PDF cuando hay cambios normativos.

Herramientas esenciales para editar documentos municipales

Para gestionar documentos municipales desde casa se necesita un ordenador con internet y un navegador web. También es necesario disponer de una dirección de correo electrónico para recibir información y documentos. La digitalización de documentos en papel requiere un escáner o la cámara del móvil con aplicaciones específicas.

Entre los formatos utilizados por las administraciones, el PDF es el más común. Este formato mantiene el aspecto original en cualquier dispositivo y permite incluir firmas digitales. Además, ofrece opciones de seguridad para proteger información sensible en la gestión municipal.

Funciones clave para completar formularios municipales

Al trabajar con formularios municipales digitales, varias funciones resultan especialmente importantes. La más básica es el rellenado de campos de texto para introducir datos personales o descripciones. Los editores PDF online detectan automáticamente los campos rellenables.

La inserción de firmas digitales es otra función fundamental. Muchos trámites municipales requieren la firma del solicitante para validar la petición. Las herramientas de edición permiten crear firmas digitales mediante dibujo con ratón o subida de imágenes.

Los comentarios y anotaciones facilitan aclaraciones sobre aspectos de la solicitud. Las notas explicativas ayudan a los funcionarios a comprender mejor las peticiones o circunstancias particulares del solicitante.

Algunas soluciones incluyen opciones de dibujo para marcar áreas específicas en planos o documentos gráficos. Esta función resulta muy útil en solicitudes relacionadas con licencias de obra que requieren señalar ubicaciones concretas.

Pasos para digitalizar y organizar documentación municipal

El proceso de digitalización comienza con un buen escaneo. Los resultados óptimos requieren una resolución mínima de 300 ppp y buena iluminación del documento. Las aplicaciones móviles específicas permiten fotografiar documentos con calidad suficiente cuando no se dispone de escáner.

Nombrar los archivos de forma organizada facilita su localización posterior. Al trabajar con documentos electrónicos, una nomenclatura clara ayuda a la tramitación digital, como se observa en sistemas de archivo municipales modernos.

Organizar los documentos requiere una estructura lógica según el tipo de trámite municipal. La clasificación adecuada incluye categorías principales y subcategorías organizadas por año o estado del procedimiento administrativo.

Reducir el tamaño de los archivos sin perder calidad es importante cuando las plataformas municipales tienen límites para subir documentos. Los editores PDF online ofrecen opciones de compresión que mantienen la legibilidad mientras reducen el peso del archivo.

Creación de un archivo digital municipal personal

Crear un archivo digital personal permite gestionar trámites repetidos con mayor facilidad. La clasificación de documentos por tipo de trámite y departamento municipal facilita el acceso rápido. La estructura debe incluir las principales áreas administrativas municipales.

Un criterio uniforme al nombrar los archivos mejora la eficiencia en la gestión documental. El formato recomendado incluye fecha, tipo de documento y una descripción sencilla. Esta estructura facilita la localización eficiente de documentos.

La revisión y actualización del archivo digital debe realizarse periódicamente. Esta práctica evita la acumulación de documentos innecesarios y mantiene la información relevante accesible. La revisión anual permite eliminar archivos obsoletos y reorganizar la estructura cuando sea necesario.

Las herramientas de búsqueda del sistema operativo ayudan en la localización rápida de documentos. La búsqueda por fecha, palabras clave o tipo de archivo aprovecha la estructura organizada de los archivos digitales municipales.

Seguridad y protección de datos en documentos municipales

La gestión de documentos municipales está sujeta al Reglamento General de Protección de Datos y a la Ley Orgánica de Protección de Datos. Estas normativas establecen obligaciones para administraciones y ciudadanos en el tratamiento de información personal.

Al manejar documentación oficial en formato digital existen riesgos específicos. Los problemas más comunes incluyen el acceso no autorizado a información sensible y la suplantación de identidad. También existe la posibilidad de pérdida de documentos por fallos técnicos.

La protección de documentos sensibles requiere contraseñas robustas en los archivos importantes. El cifrado es recomendable para aquellos que contengan datos especialmente delicados. Muchos editores PDF permiten establecer contraseñas para abrir documentos o modificarlos.

Antes de utilizar cualquier plataforma para manejar documentos oficiales, es necesario verificar su seguridad. Los servicios con conexiones seguras (https) y políticas de privacidad claras son preferibles. Lo más recomendable son aquellos que no almacenan los documentos en sus servidores más tiempo del necesario.

Trámites municipales específicos en Alhama de Murcia

La gestión documental digital va más allá de digitalizar y organizar. Conocer los pasos concretos de los trámites municipales de Alhama de Murcia ayuda a evitar errores durante la presentación digital. Esto simplifica el proceso administrativo desde la preparación hasta la finalización.

Los trámites frecuentes digitalizados incluyen solicitudes de certificados de empadronamiento e instancias generales. Los formularios para actividades culturales y deportivas, así como solicitudes de licencias menores siguen modelos de gestión digital estandarizados.

El acceso a la sede electrónica municipal se realiza a través de la web oficial del Ayuntamiento en la sección correspondiente. Allí se encuentra un catálogo de procedimientos disponibles, organizados por áreas o departamentos administrativos.

El procedimiento para presentar instancias digitales requiere identificación mediante certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve. Tras la identificación, se selecciona el trámite deseado, se completan los formularios y se adjunta la documentación necesaria en formato digital.

Numerosos certificados pueden obtenerse sin desplazamiento físico a las oficinas municipales. Entre ellos se incluyen volantes de empadronamiento, certificados de convivencia y justificantes de pago de impuestos. Estos documentos se entregan firmados electrónicamente, con la misma validez legal que los tradicionales en papel.

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Gestión de documentos electrónicos en Vietnam

Gestión de documentos electrónicos: Impulso para modelo de gobierno local de dos niveles

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La Ley de Archivos 2024 refuerza la gestión digital de documentos en Vietnam, clave para el gobierno local de dos niveles y la transformación digital nacional.

Foto de ilustración (Foto: VNA)

Hanoi (VNA) - La Ley de Archivos de 2024 y sus documentos de implementación, que entraron en vigor el 1 de julio de 2025, sienta una base legal integral para la gestión de documentos en línea, lo que se alinea con el despliegue de las decisiones y estrategias sobre la reorganización del gobierno local de dos niveles en Vietnam.

Según Nguyen Thanh Binh, subdirector del Departamento de Documentos y Archivos Estatales (dependiente del Ministerio del Interior), la gestión de documentos electrónicos es un motor impulsor clave para construir una infraestructura de archivo digital que cumpla con los estándares internacionales, aplique tecnología moderna y garantice la seguridad de los datos.

La reorganización de las unidades administrativas y la construcción del gobierno local de dos niveles requieren que el sistema de archivos electrónicos garantice una gestión de documentos unificada y conectada desde el nivel provincial hasta el comunal, reduzca la dependencia en los recursos tradicionales y apoye la gestión de manera más flexible, argumentó.

Los documentos electrónicos ayudan a ahorrar costos y espacio de almacenamiento, reducir el uso de papel, proteger el medio ambiente, a la par de aumentar la transparencia, mejorar los servicios públicos y apoyar la toma de decisiones de forma oportuna, destacó.

Las agencias de archivos históricos a nivel provincial deben desempeñar un papel central en la gestión de datos locales. Sin embargo, la implementación aún enfrenta desafíos en cuanto a la infraestructura tecnológica, recursos humanos y ciberseguridad, además de la falta de estándares consistentes entre los sistemas de software y la escasez de fondos de inversión, dijo el funcionario.

En respuesta a las resoluciones y conclusiones sobre la racionalización del sistema político, la reestructuración de las unidades administrativas y la construcción del gobierno local de dos niveles, muchas agencias y unidades han sido fusionadas, disueltas o han visto reajustadas sus funciones, tareas y estructuras. Para garantizar que el proceso de transferencia y reorganización de las actividades de las agencias, organizaciones y niveles de la administración local sea continuo, fluido y efectivo, parte de la responsabilidad recae en los gerentes estatales, los gerentes directos y los organizadores del trabajo documental y de archivos.

El Comité Central del Partido Comunista de Vietnam identificó el desarrollo de la ciencia, la tecnología, la innovación y la transformación digital como una condición previa para el desarrollo del país. Una de las tareas principales es la aplicación de la tecnología en el trabajo de oficina y archivo.

El Ministerio del Interior orientó al Departamento de Documentos y Archivos Estatales emitir instrucciones y organizar grupos de trabajo para apoyar a las localidades en el proceso de reorganización administrativa. Algunas localidades han tomado la iniciativa de guiar la inventariación, empaquetado, transferencia y protección segura de los documentos archivados.

Dicha cartera exigió además una gestión centralizada, unificada y segura de los documentos generados por las actividades de las agencias y organizaciones, clasificados por fondo de archivo. Las unidades deben cerrar sus fondos de archivo a partir de la fecha de finalización de sus operaciones y no emitir documentos administrativos desde que la decisión de fusión entra en vigor.

Los ministerios, sectores y localidades deben cumplir estrictamente las regulaciones legales sobre documentos y archivos, resolver los documentos pendientes y desplegar la gestión de archivos digitales, contribuyendo así a la implementación exitosa de la estrategia nacional de transformación digital./.

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Capacitación en Gestión Documental: Contraloría capacita a más de 600 funcionarios

Capacita Contraloría a más de 600 funcionarios en gestión de archivos
https://www.cronica.com.mx/
Diego Araiza

Capacitación en gestión documental a personal del Poder Ejecutivo Funcionarios públicos participan en las sesiones impartidas por la Contraloría del Estado para mejorar el manejo de archivos institucionales

Con el objetivo de fortalecer la gestión documental en las dependencias del Poder Ejecutivo y organismos paraestatales, la Contraloría del Estado ha impartido capacitaciones y asesorías a más de 600 personas servidoras públicas en lo que va del año. Estas acciones forman parte de una estrategia para mejorar la organización y conservación de archivos institucionales, pieza clave en la transparencia y la rendición de cuentas.

Durante los primeros meses de 2025, 636 funcionarios públicos han recibido formación sobre procedimientos, formatos y normas que rigen el funcionamiento de los archivos administrativos. Esta capacitación no solo busca reforzar el cumplimiento normativo, sino también sensibilizar al personal sobre la importancia de preservar la memoria documental del gobierno estatal.

El impulso a esta iniciativa surge también a partir de los hallazgos obtenidos en los procesos de entrega-recepción establecidos por la Constitución, donde se detectaron áreas de oportunidad en el manejo documental. A través de estas actividades, la Contraloría busca garantizar que cada dependencia cuente con un Sistema Institucional de Archivos eficiente y actualizado.

La mejora en la gestión documental no solo tiene implicaciones administrativas. Según la Contraloría, también es fundamental para garantizar el acceso a la información, un derecho de los ciudadanos, y permite elaborar diagnósticos más certeros sobre la situación de los archivos en cada organismo, tanto en su estructura como en su funcionamiento.

Como parte de este esfuerzo, se ha fortalecido el control sobre el acervo documental mediante auditorías continuas realizadas por los órganos internos de control. 

Estas revisiones permiten identificar desviaciones, corregir malas prácticas y asegurar que los archivos cumplan con la normatividad archivística vigente.

La estrategia de capacitación, acompañada de asesorías personalizadas, busca tener un impacto de largo plazo en la administración pública estatal, promoviendo una cultura institucional de orden, legalidad y transparencia. 

Con ello, la Contraloría apunta a una gestión documental más robusta que sirva tanto a los gobiernos en turno como a la ciudadanía, al conservar de manera responsable los documentos que dan cuenta de las decisiones y acciones gubernamentales.

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GDE: Gestión de Documentos Electrónicos

EDM: ¿cómo funciona la gestión electrónica de documentos?

https://www.sydle.com/

EDM es una forma de centralizar toda la información de una empresa en un solo sistema, lo que facilita el acceso a la información y también hace que los datos sean más seguros.

GED significa Gestión de Documentos Electrónicos ( Gestión de Documentos Electrónicos ). Consiste en un conjunto de sistemas tecnológicos que permiten capturar, procesar, almacenar, indexar, compartir y respaldar documentos e información corporativa.

¿Por qué puede ser tan importante el GED para el crecimiento de su negocio?

Cuando hay papeles, hojas de cálculo, documentos, contratos, cuentas, registros y otros documentos desorganizados, tu rutina empresarial puede retrasarse. Esta situación sobre el terreno genera problemas en la ejecución de los procesos cotidianos, lo que también perjudica la toma de decisiones .

La buena noticia es que el papel se puede eliminar con el GED. Pero es mucho más que eso.

Descubra cómo funciona y qué impacto puede tener un GED en su negocio.
¿Qué es un sistema GED?

GED es una forma de reunir toda la información de una empresa en un mismo sistema , facilitando el acceso a la información (desde donde se encuentre) y además haciendo más seguros los datos.

Pero ¿cuál es el propósito del GED? Su principal ventaja es optimizar el trabajo día a día , mejorando la productividad y la eficiencia. Aprendamos más sobre esto a continuación.
¿Para qué sirve el GED?

El papel principal del GED es facilitar la transformación digital de las empresas en materia de documentación.

Todos los archivos, contratos, documentos, informes y papeles en general pueden ser digitalizados, es decir, las versiones impresas pueden transformarse en documentos digitales, y pueden organizarse con un sistema GED. De esta forma la información estará fácilmente disponible para ser consultada en cualquier momento.

En este proceso sobre el terreno es posible incluir textos, así como documentos en diferentes formatos, como imágenes, vídeos, grabaciones y más, para centralizar toda la información de un negocio en un solo entorno digital.

Más que simplemente almacenar y organizar archivos, el GED es extremadamente útil para reducir la presión , lo cual es esencial para las empresas ambientalmente responsables.

Además, sobre el terreno se pueden gestionar copias impresas de documentos, incluidos archivos que hayan sido creados digitalmente. A medida que la tecnología se convierte en parte de la vida cotidiana de la empresa, existe una tendencia a que los procesos se realicen completamente en línea .

Con GED podrás gestionar el flujo documental resultante tanto de procesos finalizados, para preservar los archivos de la empresa, como de procesos en curso. Esto contribuye a una mayor fluidez en el desarrollo de sus actividades.
¿Qué importancia tiene el GED?

La gestión documental es un paso importante en la gestión del conocimiento de una empresa . Al recopilar datos transparentes, podrá controlar la ejecución del proceso, medir los resultados y planificar mejoras. Como resultado, la toma de decisiones se basa en información organizada.

Podemos destacar varios beneficios que, en conjunto, pueden optimizar muchos procesos en la organización:

Reducción de costes

Una de las principales ventajas competitivas que aporta el GED es la agilización de los proyectos , lo que supone un ahorro de tiempo, copias y recursos humanos.

Imagina que en cada proceso de compra encontrarás papeles conteniendo datos de compras anteriores de tus clientes, registros de sus intereses, métodos de pago o acuerdos. A Suena le gusta mucho trabajar ¿verdad?

Reducción del espacio

Almacenar documentos electrónicamente también es esencial para ahorrar papel y espacio de copia.
Preservación de los activos de la empresa

Los documentos se almacenarán electrónicamente, lo que preserva los activos de la empresa a largo plazo. Con GED, puedes controlar la versión editada de cada documento , mantener registros y facilitar el proceso de auditoría.
Recuperación de documentos

Los documentos perdidos o dañados pueden ser una molestia para los departamentos de una empresa. Al gestionar sus documentos con base en GED, los contratos, recibos e informes se pueden almacenar en lugares preestablecidos y seguros . Además, podrás buscar documentos y encontrarlos más fácilmente.

Gestión visual

Con GED, usted puede mantener la transparencia de la información para toda la empresa, proveedores y clientes, al poner los documentos a disposición en la nube.

Entre otros beneficios, como poder monitorizar los procesos en tiempo real, la gestión visual permite monitorizar datos y métricas de tus procesos.

La atención al cliente, por ejemplo, podrá realizarse con mayor rapidez, ya que los datos necesarios para las respuestas estarán automatizados y visibles. Sólo tienes que buscar palabras clave y encontrarás información detallada sobre los documentos.

Mayor seguridad de los datos

La gestión documental también es esencial para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos corporativos . Una vez digitalizados, el responsable sólo podrá conceder acceso a los documentos a personas específicas.

Sostenibilidad

Todos podemos estar de acuerdo: en el siglo XXI no deberíamos imprimir papeles que se producirán en el futuro.

El sistema GED tiene como objetivo almacenar y distribuir documentos digitalmente. Por lo tanto, si muchos departamentos corporativos necesitan el mismo documento, por ejemplo, no hay razón para imprimirlo varias veces.

Gestión remota

El mundo es cada vez más digital y global, por lo que no tiene sentido tener únicamente documentos impresos. Imagínese lo que sucedió en el mundo, al comienzo de la pandemia de Covid-19 en 2020, si los equipos no tuvieran acceso a alfombras con contratos, facturas y otros documentos. Toda la operación estaría comprometida, ¿verdad?

El GED permite la gestión remota de documentos , especialmente si está integrado en un sistema en la nube como un BPMS.

Control de acceso de usuarios

Con GED, también puedes controlar los permisos de acceso a cintas y archivos. Estos permisos controlados, que pueden ser para todo el documento o sólo para una parte, nos dan una mayor seguridad de la información.

Los documentos también se pueden firmar digitalmente , lo que es esencial para los archivos financieros, legales y contables.

¿Cómo funciona el GED?

Como mencionamos anteriormente, el GED es un conjunto de tecnologías que permiten la gestión completa de documentos . En general incluye varias herramientas, como: : con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede escanear documentos y reconocer letras incluso en archivos de imagen. Esto le permite buscar palabras clave, encontrar información específica y copiar partes de un documento para usar en otro lugar.

: siguiendo la misma idea que OCR, el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) y el Reconocimiento Inteligente de Escritura a Mano (IHR) distinguen caracteres en documentos escritos a mano.

: con el Procesamiento de Imágenes de Documentos (DI), el escáner identifica, almacena y visualiza las imágenes de un documento, convirtiéndolas en imágenes digitales mediante un mapa de bits.

: el sistema también permite la Gestión Documental o Gestión de Registros


COLD/ERM : con Salida de Computadora a Disco Láser y Gestión de Informes Empresariales , puedes formatear, indexar y comprimir informes, inventarios, facturas y otros documentos, lo que libera más espacio y facilita la búsqueda de información.

Con todas estas características, el GED permite la gestión del conocimiento en las empresas mediante la organización, digitalización y distribución de documentos. La tecnología todavía permite el acceso en línea a los documentos sin necesidad de descargarlos.

¿Cuáles son las aplicaciones del GED en diferentes sectores?

El GED permite optimizar procesos en diferentes sectores, adaptándose a las necesidades de cada uno de ellos. A continuación, algunos ejemplos de estas aplicaciones.
Industria

En el sector industrial, el GED facilita la organización, el almacenamiento, el intercambio y la gestión de documentos esenciales, como procedimientos operativos, informes de control de calidad, contratos y documentos de cumplimiento normativo. Reducir el tiempo de búsqueda, mejorar la organización y garantizar el cumplimiento durante las auditorías, aumentando la eficiencia y reduciendo los costos operativos.

Energía

Para las empresas de energía, el GED facilita la gestión de documentos críticos, como licencias ambientales, informes de cumplimiento y contratos. Centraliza la información, mejora el acceso y garantiza la integridad de los datos, lo que aumenta la eficiencia operativa, reduce riesgos y ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios de forma más efectiva.

Financiero

En el sector financiero, el GED facilita la gestión de documentos como contratos, facturas y recibos de pago.

Al digitalizar y organizar estos archivos, las instituciones financieras pueden, por ejemplo, reducir el tiempo dedicado a buscar documentos e información esencial para auditorías y análisis financieros, mejorando la seguridad de la información, el servicio al cliente y la toma de decisiones.

Telecomunicaciones

Las empresas de telecomunicaciones gestionan una gran cantidad de contratos, registros de clientes y documentación técnica.

La implementación del GED permite centralizar esta información, facilitando el acceso a los datos de los clientes y contratos, permitiendo una gestión eficiente de los contratos y reduciendo la necesidad de procesos manuales, lo que reduce errores y aumenta la productividad.

Salud

En el sector salud, la gestión de historias clínicas, exámenes y registros de pacientes es crítica. En este escenario, el GED contribuye al acceso rápido a estos historiales, permitiendo consultar los registros médicos de inmediato.

También garantiza la seguridad y confidencialidad, protegiendo los datos sensibles de los pacientes, de acuerdo con la normativa de privacidad.

Construcción

Las empresas de construcción gestionan proyectos complejos que involucran diversos documentos, como planos, contratos e informes.

El GED ayuda a organizar estos archivos, centralizando la información relevante y facilitando el acceso y la colaboración entre equipos.

Educación

Para el sector educativo, el GED posibilita acciones como el almacenamiento y acceso facilitado a registros escolares, diplomas y certificados, la digitalización de matrículas, inscripciones y otros procesos, así como el intercambio eficiente de información entre departamentos y con los estudiantes.

¿Cuál es la diferencia entre ECM y GED?

Si ha oído hablar de GED o DMS (Sistema de gestión de documentos), probablemente conozca ECM. Pero no son lo mismo.

Mientras que GED es un conjunto de tecnologías desarrolladas para facilitar la gestión documental y optimizarla digitalmente, ECM –según AIIM ( The Association for Intelligent Information Management ) – es un conjunto de tecnologías utilizadas para gestionar el ciclo de vida de la información no estructurada , pasando por las siguientes etapas:

creación o captura
almacenamiento
control de versiones
indexación
gestión
limpieza
distribución
publicación
investigación y archivo

Es importante resaltar que ECM conecta todo el contenido dentro de los procesos de negocio .

Por lo tanto, es posible decidir que la Gestión de Contenidos Empresariales – Enterprise Content Management (ECM) – es el desarrollo de GED. Además de gestionar y organizar documentos , el ECM también gestiona y estructura la información de la empresa , lo que permite un mejor seguimiento de los datos y la gestión de archivos.

Por ejemplo, con ECM, puedes modelar y almacenar la información de todos los empleados. Desde allí, podrás conectarlo con otros datos registrados, como documentos (fotos, papeletas, contratos, documentos), proyectos en los que trabajan, sus líderes y subordinados. Estos datos estarían sujetos, por supuesto, a permisos de acceso y edición adecuados.

Toda esta estructura de datos y documentos puede llegar a ser aún más potente si el ECM cuenta con herramientas de Business Process Management (BPM) y workflows , lo que no siempre ocurre, pero ofrece una importante ventaja competitiva. Más que simplemente facilitar el acceso a los datos, ECM permite introducir datos en los procesos y optimizarlos.
BPMS: avanzando hacia una gestión más completa

Si bien GED gestiona específicamente el contenido corporativo, el objetivo de Business Process Management es gestionar los procesos completamente de principio a fin en todas las áreas del negocio.

Disponer de un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) con un GED integrado de forma nativa permite una gestión más inteligente.

BPMS es una herramienta que permite automatizar la gestión de procesos. Todo el flujo de trabajo se puede mapear, diseñar, ejecutar, analizar y optimizar en tiempo real, lo que aumenta la productividad y la calidad de los entregables para los clientes.

Cada proceso de negocio requiere inherentemente varios documentos, y un BPMS con un GED integrado le permite registrar, ver y compartir el conocimiento pertinente a estos procesos entre las personas involucradas. Crear una base de datos de información que apoye la toma de decisiones en el proceso.

Además de los propios archivos, el sistema puede integrar datos documentales en la ejecución del proceso y permitir una automatización más avanzada.

Un ejemplo es que, con BPMS, puedes almacenar el documento en el sistema, realizar OCR automáticamente y comprobar si el documento adjunto tiene los datos que necesitas. También puede realizar una búsqueda rápida utilizando la base de datos de contratos de un cliente para encontrar soluciones que brinden el mayor valor.

¡Y ser más integrados!

Para aumentar la integración de la gestión, es una buena idea tener otras soluciones integradas en un BPMS, además del GED. Con Analytics, por ejemplo, todos los datos recopilados de los procesos y almacenados en el sistema se pueden procesar y analizar en gráficos y otros tipos de representación gráfica.

Cuando los gerentes pueden acceder a estos documentos en tiempo real, pueden obtener rápidamente información importante para la toma de decisiones , lo cual es esencial para adaptarse a un mercado dinámico.

Con un CRM, los datos capturados por el GED son determinantes para tener una buena relación con los consumidores, para generar ventas más asertivas y ofrecer un proceso post venta más personalizado.

En el siguiente vídeo podrás ver cómo SYDLE ONE brinda una gestión integrada, con varias soluciones corporativas en un solo lugar (BPM, ECM, GED, Analytics, CRM, Service Desk, E-commerce, Invoice y más).

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