Cambio profundo en la gestión documental con la digitalización

El cambio a documentos digitales en las instituciones palentinas
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Menor gasto, mayor sostenibilidad y mejor eficacia de los servicios son los beneficios de un proceso que se enfrenta todavía a la brecha digital

La transformación digital está cambiando profundamente la forma en que las instituciones gestionan su documentación. En Palencia, este proceso ha cobrado especial relevancia durante los últimos años, con administraciones públicas y entidades privadas adaptándose a nuevos sistemas de trabajo basados en documentos digitales. El cambio no solo responde a necesidades de eficiencia, sino también a exigencias medioambientales y de accesibilidad.

Los archivos en formato PDF se han convertido en protagonistas de esta transición, permitiendo conservar la integridad de los documentos mientras facilitan su distribución, almacenamiento y consulta. Las instituciones palentinas, desde el ayuntamiento hasta hospitales y centros educativos, han implementado gradualmente herramientas que permiten editar y gestionar estos archivos de forma segura, reduciendo el uso de papel y agilizando trámites administrativos.

Este avance tecnológico plantea tanto oportunidades como desafíos para funcionarios y ciudadanos, quienes deben acostumbrarse a nuevas formas de interactuar con la documentación oficial. La capacidad de editar documentos digitales se ha vuelto una competencia esencial en el entorno laboral actual, especialmente en el sector público donde la precisión y seguridad de la información resultan fundamentales.

En los últimos años, se han realizado importantes inversiones para impulsar la digitalización de los servicios públicos en España, lo que ha permitido modernizar infraestructuras y sistemas en todo el territorio nacional.

El formato PDF se ha establecido como estándar porque preserva la estructura y apariencia del archivo original, garantizando que los documentos puedan enviarse sin alteraciones. Las autoridades locales, hospitales y centros educativos de Palencia confían en este formato para crear registros, presentar solicitudes y consultar informes.
Modernización administrativa en Palencia: estado actual

Actualmente, el Ayuntamiento de Palencia gestiona una parte importante de sus tareas administrativas de forma digital, siguiendo las tendencias regionales. Esto refleja el cambio digital que se observa en toda España, donde los organismos públicos adoptan nuevos sistemas para mejorar la eficiencia y accesibilidad. Sin embargo, no se dispone de cifras comparativas específicas entre Palencia y otras ciudades de Castilla y León en fuentes públicas actuales.

La Diputación Provincial ha logrado avances específicos para pequeños municipios. Ahora, cualquier ciudadano puede completar y enviar formularios utilizando un editor PDF online, eliminando la necesidad de imprimir. Esto ahorra desplazamientos y reduce errores en las presentaciones.

Cuando surgen problemas con la edición o envío de archivos, comprobar la compatibilidad del navegador o visitar puntos de apoyo municipales suele resolver el problema rápidamente.

A pesar de los avances, la tecnología sigue presentando barreras. La brecha digital afecta principalmente a personas mayores y residentes en zonas con conexiones deficientes. Aunque la alfabetización digital y el acceso están mejorando, algunos ciudadanos siguen necesitando apoyo para completar trámites electrónicos, especialmente en áreas rurales.

La formación de equipos de trabajo también requiere tiempo. Por este motivo, las autoridades públicas y empresas organizan regularmente cursos para que todos los empleados se familiaricen con los nuevos sistemas y eviten errores relacionados con tecnologías desconocidas.
Beneficios prácticos para los ciudadanos palentinos

La gestión electrónica ha ayudado a reducir los tiempos de espera en trámites rutinarios. Por ejemplo, un certificado de empadronamiento ahora suele emitirse en menos de 24 horas, en comparación con los varios días que podía requerir cuando se gestionaba en papel. El uso generalizado de plataformas digitales, como Mi Carpeta Ciudadana, ha facilitado un procesamiento más rápido y un acceso más sencillo a los servicios públicos para muchas personas en toda España.

La aplicación Mi Carpeta Ciudadana ha sido utilizada por numerosos usuarios, agilizando procedimientos administrativos en todo el país.

Las plataformas permiten presentar solicitudes en cualquier momento, sin necesidad de ajustarse a horarios de oficina o desplazarse al centro urbano. Esta flexibilidad beneficia a quienes trabajan por turnos y a comunidades rurales, facilitando la realización de pagos y trámites administrativos según sea necesario.

La digitalización de procedimientos resulta especialmente útil para residentes en pequeñas localidades, ya que elimina la necesidad de desplazarse y reduce costes asociados. Las iniciativas de transformación digital han facilitado la realización de trámites a distancia y han contribuido a un uso más eficiente de los recursos.

La digitalización de la justicia y otros servicios públicos ha ayudado a reducir desplazamientos y gastos asociados, además de contribuir a la disminución de emisiones.

Las propias instituciones también reducen gastos. El análisis de los recursos utilizados por el Ayuntamiento muestra ahorros en papel, impresoras y almacenamiento. La revisión de estos datos permite observar el impacto económico local del cambio a lo digital.
Impacto medioambiental positivo

La eliminación del papel ha traído reducciones en su uso. Aunque no se dispone públicamente de cifras específicas para hospitales o universidades individuales en Palencia, los efectos ambientales generales de la digitalización están bien documentados. Evitar el papel y los desplazamientos innecesarios para gestiones administrativas no solo reduce residuos sino también emisiones.

Las autoridades nacionales y regionales han destacado el impacto positivo de la digitalización en la sostenibilidad y el uso de recursos. Para conocer más sobre el ahorro de papel o la reducción de emisiones, se pueden consultar fuentes oficiales y datos públicos disponibles.
Herramientas digitales adoptadas por las instituciones palentinas

Entre las soluciones implementadas, el Ayuntamiento utiliza la plataforma SIGEM para la gestión de expedientes. Este sistema permite a los usuarios comprobar el estado de sus solicitudes y mantiene un registro electrónico seguro.

Las firmas digitales también son ahora estándar. La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre emite certificados oficiales, y el sistema Cl@ve facilita la administración online para diversos organismos públicos. Estos sistemas proporcionan identificación de usuarios y protegen la información, evitando modificaciones no autorizadas.

La Diputación Provincial ha desarrollado una aplicación móvil para notificaciones fiscales y acceso a documentos oficiales, agilizando procesos administrativos para todos, independientemente de su ubicación.

El PDF sigue siendo el tipo de archivo principal en la administración pública debido a su estabilidad, facilidad de edición o protección, y compatibilidad con la mayoría de dispositivos y sistemas. Estas características lo convierten en la opción preferida tanto para funcionarios como para ciudadanos en procedimientos cotidianos.

Existen editores digitales diseñados para satisfacer estas necesidades, que permiten editar, firmar y compartir archivos de forma segura, incluyendo el editor PDF de Adobe Acrobat, ampliamente utilizado en muchos entornos profesionales.
Soluciones para ciudadanos con menor alfabetización digital

Nadie debe quedarse atrás, por eso el Ayuntamiento organiza talleres gratuitos en centros comunitarios, dirigidos principalmente a adultos mayores y familias con ingresos más bajos. Estas clases ofrecen ayuda con tareas administrativas digitales básicas, ayudando a los residentes a acostumbrarse a nuevos sistemas y procesos.

Las bibliotecas también ofrecen ayuda informática y administrativa, con personal capacitado disponible para guiar a los usuarios y responder preguntas comunes. Esta red de apoyo ayuda a quienes no disponen de ordenador propio en casa o enfrentan barreras técnicas.
Casos prácticos: trámites digitalizados en Palencia

Solicitar un certificado de empadronamiento online es sencillo. Con un certificado digital, el documento firmado está disponible en menos de 24 horas, eliminando la necesidad de largas esperas en fila.

La mayoría de los pagos locales, como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles o las tasas de basura, ahora se gestionan online. El sistema envía recordatorios automáticamente y facilita la obtención de recibos o la solicitud de pago a plazos sin necesidad de visitar el ayuntamiento.

Los servicios sociales utilizan gestión digital de expedientes. Los usuarios cargan documentos escaneados y reciben actualizaciones sobre sus casos, lo que elimina la necesidad de visitas repetidas y agiliza el acceso a las ayudas.

Empresas y autónomos utilizan el portal online de la Cámara de Comercio para solicitar permisos o presentar documentación requerida. Esto ayuda a reducir los tiempos de espera y elimina la necesidad de desplazarse a la ciudad, apoyando a pequeñas empresas y autónomos en zonas rurales.
Retos pendientes y próximos pasos

La brecha digital persiste, especialmente en las zonas más despobladas. España enfrenta un déficit de especialistas TIC senior y presupuestos informáticos limitados entre las microempresas, particularmente fuera de las grandes ciudades. Las brechas en infraestructura y habilidades siguen afectando a comunidades y negocios más pequeños, dificultando el acceso a internet fiable en algunos pueblos. Para resolver este problema, la Diputación Provincial instalará wifi en 45 comunidades durante los próximos dos años.

La formación del personal administrativo sigue siendo un desafío. Se están realizando cursos sobre protección de datos y seguridad online para que los equipos estén mejor preparados ante nuevos riesgos, ayudando a prevenir incidentes y mejorar el servicio público.

En el futuro, existe un plan para un sistema administrativo unificado entre todas las entidades públicas. Esto significa que los ciudadanos ya no tendrán que presentar la misma documentación a múltiples oficinas, lo que reducirá los tiempos de espera y simplificará los procesos para todos.

La financiación europea ha contribuido al avance de la digitalización en los servicios públicos, con inversiones destinadas a mejoras digitales en el ámbito local y nacional. Estas iniciativas buscan apoyar un sistema administrativo más accesible y eficiente para todos los ciudadanos.
Conclusión

El avance hacia la gestión digital de documentos en Palencia ha producido beneficios claros para ciudadanos, empresas y autoridades públicas. Los trámites online ayudan a ahorrar tiempo y recursos, eliminando colas y desplazamientos innecesarios. El sector público ha reducido costes y utiliza mucho menos papel, mientras los ciudadanos experimentan mayor comodidad y seguridad al gestionar sus documentos.

El formato PDF y herramientas como los editores digitales se han vuelto fundamentales para hacer posible este cambio y garantizar que diferentes sistemas puedan trabajar juntos. La colaboración y el acceso desde cualquier dispositivo refuerzan la utilidad de estas soluciones, lo que resulta especialmente relevante en una zona rural y dispersa como Palencia.

Los desafíos actuales incluyen la brecha digital y la mejora de la conectividad, pero las iniciativas locales y la inversión europea ya están marcando la diferencia. Utilizar todas las herramientas digitales disponibles, junto con el apoyo continuo a quienes tienen mayor riesgo de exclusión, ayudará a garantizar que nadie quede al margen del progreso digital en la provincia.

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Como organizar los documentos digitales

Consejos para archivar tus documentos digitales
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Miguel Aparisi

Has tomado la decisión de involucrar a tu empresa en un proceso de digitalización. ¡Excelente idea! Gracias a él conseguirás innumerables ventajas para tu compañía: más rapidez en todos sus procesos, ahorros de costes, mayor versatilidad, mejora en la atención al cliente… Te los explicamos de forma detallada en el último artículo de nuestro blog.

A la hora de digitalizar, una de las primeras cosas que harás será ocuparte de los documentos. Dejarás de tener una cantidad enorme de papeles por todas partes, con el ahorro que eso supone en espacio y el extra de seguridad que te dará no depender de un soporte físico que puede acabar degradándose.

Pero a cambio te encontrarás con otra cantidad igualmente enorme de archivos digitales de distintos tipos, formatos y tamaños. Por el bien de tu empresa, es importante que también aquí pongas un poco de orden. A continuación te explicamos los motivos y las maneras más adecuadas para hacerlo.

¿Por qué es importante organizar tus documentos digitales?

Puede darte la tentación de, una vez digitalizados los documentos, ir guardándolos todos en el mismo sitio, sin ningún criterio definido, pensando que ya está todo el trabajo hecho. Pero mantener los documentos digitales en orden es igual de importante que hacerlo con los de papel. Estas son algunas de las razones:Facilidad para encontrar lo que buscas. Si has establecido un sistema de clasificación eficaz y necesitas una factura o un contrato en concreto, tardarás muy poco en localizarlo. Si no, echarás horas rebuscando en las carpetas del disco duro, y quizás ni siquiera consigas descubrir dónde está. Y precisamente el ahorro de tiempo es una de las principales ventajas de la digitalización. ¡No la desaproveches con una estructura de archivos confusa!

Puede que haya archivos con contenido delicado o sensible, a los que solo deben tener acceso algunos miembros concretos de la organización. Si los tienes bien localizados te será más fácil establecer medidas de protección y evitar que, por despiste, alguno de ellos se quede desprotegido y al alcance de cualquiera.

Poder compartir. La excusa de “yo entiendo mi desorden” que le ponías a tus padres cuando te mandaban limpiar tu habitación ya no vale. Porque sí, puede que en el caos de tu ordenador tú sepas dónde está todo lo importante, pero recuerda que en una empresa se trabaja en equipo. Otras personas también tienen que encontrar lo que necesiten sin estar siempre preguntándote.

Eficiencia de espacio. Si trabajamos en entornos informáticos y no en soportes físicos, no se usa espacio como tal: no hay estanterías llenas de papeles. Pero sí hay megabytes y gigabytes de datos. Por un lado, si no tienes un orden claro corres el riesgo de duplicar información, ocupando más espacio de la cuenta (y llevando a gastar más dinero para comprar sitio en forma de discos duros, memorias flash o en la nube). Y por otro, una mala ordenación es uno de los factores de riesgo para que la unidad de almacenamiento se fragmente, especialmente si usas discos duros; esto, en la práctica, baja el rendimiento de la máquina.

Por todas estas causas, organizar los documentos digitales es una tarea de gran importancia. La parte buena es que no te resultará difícil. Solo tendrás que seguir un procedimiento.

Pasos para organizar tus documentos digitales

Hay muchas maneras de ordenar un conjunto de documentos digitales; la adecuada dependerá sobre todo del tipo de información que manejes y de las necesidades que tengas. En general, siguiendo las indicaciones del TIC Portal del Centro Europeo del Conocimiento para la Tecnología de la Información, los pasos que te ayudarán a organizar tus archivos son:Establecer el objetivo y el proceso de trabajo. Por qué y para qué vas a crear tu archivo digital. ¿Será solamente para uso interno en tus oficinas? ¿Darás acceso a clientes o colaboradores externos? ¿Pretendes incluir los documentos nuevos que generes a partir de ahora o también todo el archivo histórico? Según lo que contestes a estas preguntas tendrás que explorar unas alternativas u otras.

Selección de documentos para el archivo digital. Quizás no te haga falta digitalizar absolutamente todos los documentos. Puede que haya algunos con poco valor, o que ya hayan quedado obsoletos. Elegir bien cuáles vas a incluir te ayudará tanto a ahorrar costes y tiempo en el proceso como a tener después un archivo más claro y manejable, sin materiales superfluos que te confundan.

Determinar la estructura. ¿Qué criterios vas a utilizar para ordenar tus archivos? ¿Por temática, por fecha, por tipología (textos, imágenes, etcétera)? ¿Qué le resulta más conveniente al funcionamiento de tu empresa? Saber esto condicionará dónde guardarás después cada cosa.

Elección del paquete correcto. Una vez tengas claro cómo se va a organizar tu archivo, busca un gestor documental adecuado. Que no se quede corto, es decir, que sea capaz de procesar todo lo que necesitas, pero que tampoco se pase y te aporte funcionalidades que nunca vas a utilizar. Sistemas de gestión documental como Documanager son muy versátiles y se adaptan a tus necesidades.

Digitalización de documentos. Es la parte más laboriosa: el proceso de escaneado propiamente dicho y conversión del material en papel a archivos digitales. Algunos documentos, sobre todo los más sensibles por sus implicaciones legales, deberán ser validados a mano para asegurarse de que todo es correcto.

Adición de metadatos. Los metadatos son etiquetas que se añaden a los archivos digitalizados y que aportan información extra sobre aspectos como el origen de los documentos, la entidad que los ha emitido, la fecha, etcétera. Serán muy útiles para luego llevar cada cosa a su sitio.

Destrucción del archivo físico. Este paso es opcional, porque, si no tienes problemas de espacio, quizás quieras conservarlo como copia de seguridad.

De todos estos pasos, quizás el más importante sea el tercero. De cómo montes la estructura dependerá el resto de decisiones. Cada empresa es un mundo con sus propias peculiaridades, pero sí que hay una serie de recomendaciones básicas.

Consejos para archivar eficientemente tus documentos

Estas nociones pueden ayudarte a que tu sistema de organización de documentos digitales sea más claro y fácil de usar:Crea subcarpetas. Huye de la tentación de meterlo todo en el mismo sitio, porque es la garantía de que ese documento concreto que estás buscando se te perderá en medio del caos.

Usa nombres de archivo descriptivos. Pon la fecha, el tema, las personas o empresas implicadas… todo lo que te ayude a saber de qué va sin necesidad de perder el tiempo en abrirlo.

Escribe las fechas de manera inversa. Primero el año, luego el mes y finalmente el día. No es lo natural en nuestro idioma, pero de esta manera el listado saldrá ordenado automáticamente.

Usa colores y marcas visuales. Habrá quien piense que queda “poco serio”, pero es una ayuda muy eficaz para encontrar más rápido lo que estés buscando.

Asegúrate de que todo el equipo de trabajo conoce y está familiarizado con las pautas que establezcas. El mayor enemigo del orden es que varias personas accedan al mismo sistema y cada uno haga la guerra por su cuenta. Debe haber un método común.

Establece la rutina de, nada más generar un archivo, clasificarlo y nombrarlo según las normas que tengas. No lo dejes para “más tarde”, porque más tarde es probable que se te olvide y se quede para siempre sin hacer, y todos los esfuerzos anteriores serán inútiles.

Documanager te ayuda a organizarte digitalmente

Como ves, organizar documentos digitales es una tarea muy laboriosa. Si intentas hacerle frente tú solo, probablemente te supondrá un esfuerzo tremendo, además de mucho tiempo perdido que podrías dedicar a tareas más productivas.

Por este motivo, desde Docunecta te recomendamos que utilices sistemas de gestión documental como Documanager. Tendrás a tu disposición un software especializado con el que mantener siempre en orden, con la máxima sencillez y comodidad, todos los materiales nuevos que vayas generando. Podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo de tu empresa, editarlos y enviarlos de manera rápida y ahorrarte horas de búsquedas cada vez que necesites alguno. Y además, también podrás digitalizar documentos más antiguos para incorporarlos a tu archivo, y así prescindir completamente del papel. Todo esto, con todas las garantías de confidencialidad y seguridad que tu compañía necesita.

Búsqueda documental: encontrar datos entre documentos digitalizados

¿Acumulas una gran cantidad de papeles en tu empresa? ¿Pierdes demasiado tiempo buscando un determinado documento?

La mala gestión documental perjudica la agilidad operativa de un 70% de las empresas. La mayoría no es capaz de controlar lo que gasta en gestionar su documentación. Las grandes organizaciones y las pymes se enfrentan a diario a los problemas provocados por la mala gestión de sus documentos.

La búsqueda documental de facturas, archivos, nóminas, albaranes y fichas de clientes, entre otros, se convierte en una odisea y supone una pérdida de tiempo y de recursos humanos que invierten en la calidad de atención al cliente.

¡Ponle solución y descubre un método de gestión documental práctico y diferente!

Sistema OCR para agilizar la búsqueda documental

A veces, la búsqueda de documentos entre una marea de papeleos almacenados se convierte en una tarea muy compleja que conlleva demasiado tiempo. Y no solo ocurre con los documentos físicos, también puede ser difícil encontrar la información que buscamos aun estando digitalizada, si no contamos con el sistema de búsqueda documental adecuado.

Por eso, en Docunecta hemos desarrollado un software inteligente de gestión documental diferente. Recibe el nombre de DocuManager y se encarga de leer los documentos a través de un sistema OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres), reconociendo los datos en ellos escritos y clasificándolos conforme a ellos. De esta forma, puedes realizar una búsqueda a través de una palabra o palabras que correspondan con un documento y localizarlo rápidamente.

El OCR es el complemento ideal para cualquier sistema de gestión documental, ya que permite extraer la información rápida y precisa para pasarla al formato electrónico. Se capturan los datos, los almacena con un formato reconocido y hace posible la recuperación documental sencilla para poder usarlos en otros sistemas o aplicaciones.

¡DocuManager es 100% seguro y te ayuda a ser más productivo!

Ventajas de implantar DocuManager en las pymes

Lo mejor de este sistema no son solo sus características y funcionalidades, sino todo lo que puedes hacer con él. Desde la recuperación y la búsqueda documental, hasta la organización de los ficheros y el incremento de la productividad. Vamos a mostrarte todas las ventajas de trabajar con este software inteligente en tu negocio:Disminuye el espacio físico que utilizamos habitualmente para almacenar documentos.

Aumenta la seguridad de la información, ya que se evita su pérdida y deterioro y solo se permite el acceso a las personas autorizadas. Por el contrario, cuando tenemos nuestros documentos almacenados en estanterías y archivadores, corren el riesgo de ser robados.

Reduce el tiempo invertido en la búsqueda y recuperación de documentos.

Ahorra costes, tanto en recursos humanos como en papel, tinta y otros elementos derivados del proceso.
Reduce el impacto medioambiental, ya que eliminamos el uso del papel.

Sin embargo, queremos dejar claras algunas cosas antes de que te decantes por cualquier programa de gestión documental:Las empresas siempre buscan ahorrar, y eso solo se consigue al eliminar tareas que quitan tiempo a los empleados para hacer su verdadero trabajo.

El hecho de que una empresa tenga muchos documentos no implica la necesidad de implantar un gestor documental. Lo verdaderamente importante es que tenga que buscar habitualmente muchos documentos, lo que implica tiempo, deterioro y pérdida de información, además del espacio que ocupan.

El acceso rápido a la información es fundamental para dar una respuesta rápida a sus clientes.

Si algunos de tus problemas concretos son: ahorrar costes, eliminando tiempos y tareas innecesarias, necesitas esta solución.

4 pilares básicos del gestor documental de Docunecta

Las patas sobre las que se sustenta DocuManager se encuentran en:

• La búsqueda documental rápida de cualquier dato contenido en los mismos. Como te hemos contado, nuestro gestor documental lo consigue gracias a un sistema OCR. Cuando una empresa crece, buscar un documento se va volviendo cada vez más difícil, incluso si se comparte un disco, muchos trabajadores todavía tienden a almacenarlo localmente, pensando que así podrán encontrar fácilmente sus archivos. Sin embargo, esta metodología de trabajo afecta al control de versiones y los flujos de trabajo.
• Clasificación de documentos. El OCR se encarga de leer los datos contenidos en el documento y de clasificarlo correctamente.
• Almacenamiento automático. Un gestor documental te permite conservar tus documentos de forma permanente y almacenarlos a largo plazo, en vez de disponer de ellos de manera efímera.
• Seguridad en el acceso. Las empresas encuentran numerosos problemas en el acceso a los documentos de su compañía: escasa colaboración en equipo, pérdida de tiempo, etc.

En realidad, ya no tienes que preocuparte por nada. El sistema OCR de DocuManager se encarga de realizar todas estas tareas de manera segura y automática. ¡Solicita un demo y mira cómo funciona!


Agilizar los procesos documentales: 

conclusiones

¿Te suena familiar alguno de los supuestos que hemos mencionado? ¿Has notado alguno de estos hándicaps en tu actividad? ¿Estás haciendo algo para resolverlos?

Muchas empresas sufren a diario los efectos de una mala gestión documental, lo que no solo afecta a nivel operativo, sino legal. Facilitar la búsqueda, recuperación y almacenamiento de los datos te ayudará a mantener el control sobre los mismos y, por tanto, a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Las soluciones que aporta el gestor documental no es un simple escaneo a tu PC, son soluciones para pymes alejadas de ser un software complicado.

No solo el tiempo es un inconveniente de carecer de un programa de gestión documental, sino también la posible pérdida de datos confidenciales, la escasa productividad de los empleados, la escasa seguridad en el almacenamiento, así como el acceso a los mismos desde distintos soportes y ubicaciones.

Podríamos afirmar que esta tecnología, aplicada a la gestión documental, permite a las empresas tener su información en ‘un armario bajo llave’.

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Archivo Central del Ministerio de Defensa de Rusia ha colgado en internet documentos alemanes de II Guerra Mundial

Rusia cuelga en internet documentos alemanes de la II Guerra Mundial en versión digital
http://www.cubadebate.cu/ 09/05/2015

Con motivo del 70 aniversario de la Victoria el archivo central del ministerio de Defensa de Rusia ha colgado en internet importantes documentos alemanes de la II Guerra Mundial, informó el diario ‘Rossiyskaya Gazeta’, según ha publicado la agencia de noticias Sputnik Mundo.

En la presentación del proyecto, el presidente de la Duma de Estado (cámara baja del Parlamento ruso), Serguéi Narishkin, destacó que se trata de una iniciativa que podrá garantizar un acceso amplio del público a materiales únicos, entre ellos los relacionados con la lucha contra guerrilleros en la retaguardia alemana.

“El volumen del trabajo realizado es enorme, pero lo más importante radica en el contenido único de los materiales que han sido digitalizados”, constató el presidente de la Duma, añadiendo que también aparecen documentos que revelan el crimen de las unidades nazis SS, culpables “de la muerte de millones y millones de víctimas y de asesinatos realizados en campos de concentración, de asesinatos de prisioneros de guerra y de crímenes contra civiles”.

El parlamentario aseguró que el proyecto permitirá proteger una visión verídica sobre esa horrible contienda y defender esa verdad de cualquier intento de tergiversación.

El director del Instituto Histórico Alemán en Moscú, Nikolaus Katzer, recordó que los nazis eliminaban premeditadamente todos los documentos que pudieran mostrar sus delitos, en particular los archivos, por lo cual el hecho de que Rusia brinde un acceso a los materiales trofeos que se han conservado resulta un aporte inapreciable a la historia.

La iniciativa, patrocinada por el Instituto Histórico Alemán en Moscú, la Sociedad Histórica rusa que encabeza Narishkin y el ministerio de Defensa de Rusia, permitirá ver los sucesos de la época desde el punto de vista de los soldados alemanes, indica el periódico.

(Con información de Sputnik)

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Cartagena norma la gestión de documentación digital y electrónica y su tramitación

Cartagena primera ciudad con política de gestión de documentos digitales
http://www.abc.es/ 03/11/2014

El ayuntamiento de Cartagena ha puesto en marcha por primera vez en España una normativa para regular la gestión de documentación digital y electrónica y su tramitación.

La denominada política de gestión de documentos electrónicos, elaborado en colaboración con el Archivo Municipal y los servicios de informática, ya ha sido publicada en Boletín Oficial de la Región de Murcia y en la web del consistorio.

Según fuentes municipales, Cartagena se convierte así en el primer municipio del país en cumplir con ese requisito que establece la ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, obligatorio ya para todas las administraciones públicas.

El documento se ha incorporado al portal del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas como un ejemplo para otras entidades, junto con otros tres textos.

La nueva normativa "mejora, agiliza y racionaliza la gestión diaria" de documentos electrónicos, a la vez que permite prestar "un servicio más rápido y eficaz a la población".

Además, permite contar con la garantía de que los documentos que ya se están produciendo en soporte digital se preserven en el tiempo.

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LA PRESERVACION DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DIGITALES

Preservación digital: preservar el patrimonio y proteger los derechos civiles

http://www.unesco.org/ 05/11/2012Entrevista con Anne Thurston, International Records Management Trust (Fundación Internacional de Gestión de Documentos)

Con motivo del 20º aniversario del Programa Memoria del Mundo, en septiembre de 2012 se celebró en Vancouver (Canadá) la conferencia internacional "La Memoria del Mundo en la era digital: digitalización y preservación" en la que se analizaron cuestiones relativas a la gestión y preservación de la información digital.

Los participantes adoptaron una serie de recomendaciones para garantizar la perduración y fiabilidad de los documentos digitales, cuya importancia se ha ido acrecentando con el desarrollo de la información generada en formato digital. Estas medidas reflejan también una mayor conciencia de los problemas legales y técnicos que plantea la preservación de documentos e información digitales, incluidos los documentos audiovisuales.

En octubre de 2012, la Dra. Anne Thurston (Reino Unido), fundadora y directora del International Records Management Trust y una de las oradoras principales de la conferencia, opinó sobre algunos aspectos fundamentales de la preservación digital y sus implicaciones para los derechos civiles y humanos.

¿Cuáles son los principales problemas que enfrenta la preservación de documentos creados de forma digital?

A menudo, los gobiernos adoptan sistemas digitales sin tener conciencia de los desafíos que plantea preservar la integridad de los documentos que generan esos sistemas. La conservación depende de una combinación de software y hardware en constante cambio. Si queremos que los archivos digitales que dependen de las políticas, acciones y transacciones de los gobiernos sean accesibles, auténticos y utilizables a largo plazo, se deben cumplir estándares profesionales internacionales. Por ejemplo, es necesario grabar los metadatos de los documentos (quién los creó, cuándo, dónde, cómo y por qué) para que estos sigan siendo significativos y accesibles. Algunos documentos digitales ya son inaccesibles, como los registros médicos viejos. Los desafíos serán cada vez mayores a medida que el volumen de documentos en formato digital aumente.

¿Cómo afectan estos problemas a los documentos en papel digitalizados?

Básicamente, los problemas son los mismos. Si queremos que los archivos digitales sobrevivan y permanezcan accesibles con el paso del tiempo, es necesario aplicar estándares internacionales, que exigen, por ejemplo, el registro de metadatos. Esto es válido no solamente para el patrimonio digitalizado, como los archivos incluidos en el registro de la Memoria del Mundo, sino también para los archivos digitalizados de los gobiernos modernos, tales como los registros catastrales y los expedientes judiciales, que serán necesarios durante mucho tiempo y deben conservar su autenticidad legal.

¿Existen maneras de evitar que se alteren los archivos para ocultar información?

Los archivos digitales seguirán siendo exactos y auténticos siempre y cuando sean objeto de una gestión profesional. El sistema de archivos digitales de Noruega es un buen ejemplo de lo que se puede lograr. Los requisitos del gobierno con respecto a los sistemas de archivos digitales exigen que los documentos estén bien identificados y controlados. Esto obliga a los vendedores de hardware y software a respetarlos. Además, todos los días, el gobierno publica en línea metadatos acerca de los archivos gubernamentales que se van creando, de modo que los usuarios puedan identificar los documentos relevantes y pedir copias. Al cabo de algunos años, los archivos digitales se transfieren al Archivo Nacional, donde se los conserva cuidadosamente como objeto de investigación histórica.

¿En qué medida los archivos y la información digitales son vulnerables?

Los archivos digitales son sumamente frágiles y pueden perderse fácilmente, borrarse, corromperse o alterarse. Si ocurriera alguna catástrofe y no se hubieran tomado todas las precauciones necesarias para proteger estos archivos digitales, las consecuencias serían nefastas para la transparencia y responsabilidad de los gobiernos, las oportunidades económicas, los derechos de los ciudadanos y la preservación del conocimiento. Si bien es frecuente que los documentos en papel se roben o se quemen durante las guerras, muchos documentos originales sobreviven; puede que esto no suceda con los archivos digitales. Tan grave como esto es que, si no se implementan sistemas de control, existe un alto riesgo de que los archivos digitales se vayan perdiendo día a día.

¿Cuáles son las consecuencias sociales y políticas de estos problemas?

Con una mala gestión de los archivos, la rendición de cuentas de los gobiernos se vuelve imposible. Además, es fácil hacer un mal uso de la información, ocultar el fraude y la corrupción, y sacar conclusiones equivocadas. La justicia también se ve obstruida y los derechos humanos quedan desprotegidos. Los ciudadanos no pueden probar que recibieron un trato injusto ni defenderse de falsas acusaciones.

¿Cuáles son las soluciones?

La Sociedad de Gobierno Abierto (OGP, en inglés), creada hace un año para fomentar una mayor rendición de cuentas y transparencia en respuesta al reclamo de los ciudadanos, puede ser una fuente de soluciones. La “Declaración sobre gobierno abierto” promueve los principios de la Declaración Universal de Derechos Humanos y la Convención de las Naciones Unidas contra la corrupción. Hasta la fecha, 57 países se han unido a la iniciativa. La buena gestión de los archivos es la base de la transparencia y la responsabilidad de los gobiernos y, a la larga, permite a los ciudadanos reclamar sus derechos y supervisar lo que hacen los gobiernos. Esto puede lograrse si el OGP reconoce la necesidad de introducir leyes, políticas y controles de gestión modernos.

¿Qué aportó la conferencia de Vancouver?

La conferencia representa un hito en la Memoria del Mundo. Contó con la presencia de representantes de 110 países y congregó a numerosos expertos internacionales en gestión de la información y preservación. Las presentaciones dejaron claro que la preservación del patrimonio documental mundial no es solamente cuestión de crear y almacenar información digital. Supone reposicionar y fortalecer la labor de los profesionales de la información para que cumplan un papel primordial en el desarrollo mundial. Estos profesionales ya han trabajado a nivel internacional para crear los estándares, leyes, prácticas y tecnologías necesarios para realizar una buena gestión de los archivos digitales. El desafío actual es fomentar la voluntad política para avanzar. Es muy positivo que la UNESCO esté protagonizando este cambio, haciendo que se tenga mayor conciencia de los problemas e incorporándolos a la agenda del desarrollo.

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