Cursos virtuales autogestionables gratuitos del 6 al 10 de octubre de 2025, Archivo General de Colombia

Inscríbete a nuestros cursos virtuales autogestionables gratuitos del 6 al 10 de octubre de 2025

https://www.archivogeneral.gov.co/

El Archivo General de la Nación pone a disposición seis (6) cursos virtuales auto gestionables a realizarse del 27 octubre al 18 de noviembre de 2025. Conoce las características y requerimientos para acceder a ellos:Los cursos se desarrollarán a través de la plataforma https://cursosvirtuales.archivogeneral.gov.co/

• La modalidad es online y estarán dispuestos las 24 horas.
• Obtendrás certificado si consigues el puntaje mínimo requerido de 3.8
• No tienen costo.
• El material de estudio es descargable para revisarlo sin necesidad de conexión.
• Debes contar con conocimientos básicos en el manejo de herramientas ofimáticas e informáticas.
• Debes tener a disposición un equipo y conexión a internet para realizar las respectivas evaluaciones.
• Para participar de los cursos es necesario que realices el debido proceso de inscripción, el cual estará habilitado desde las 8:00am del 6 de octubre y hasta las 5:00 pm del 10 de octubre (hora Colombia).
• Para más información comunícate a los siguientes correos: elearning@archivogeneral.gov.co y/o capacitaciones@archivogeneral.gov.co

CURSO VIRTUAL: FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/zZn08G7ekv

CURSO VIRTUAL: METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/9LVKvEn34P

CUROS VIRTUAL: SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/krEXNVQmmK

CURSO VIRTUAL: REQUISITOS ESENCIALES PARA LA ADECUACIÓN, MODIFICACIÓN O CONSTRUCCIÓN DE ÁREAS DE CUSTODIA DOCUMENTAL

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/7w7r15VuPs

CURSO VIRTUAL: PROCESO DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/fZt0Mdkg36

CURSO VIRTUAL: REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN SEDES ELECTRÓNICAS, VENTANILLAS ÚNICAS Y PORTALES TRANSVERSALESENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/na0tZHRuLC

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AGN y CNMH firman protocolo de gestión documental

Los archivos se blindan
http://www.vanguardia.com/

El Archivo General de la Nación (AGN) y el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) firmaron un protocolo de gestión documental para archivos relacionados con el conflicto armado.

En cumplimiento de las disposiciones de la ley 1448 de 2011, o Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, el CNMH y el AGN entregaron el ‘Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno’. Este protocolo quedó oficializado por medio de la firma de un acto administrativo el 6 de febrero de 2017 por Armando Martínez Garnica, director general del AGN, y Gonzalo Sánchez Gómez, director del CNMH.

Dicho documento establece los criterios y las medidas que deben seguirse para la identificación, la protección, y las garantías de acceso a la información de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado. Por ejemplo, alienta a las entidades a ajustar y actualizar inventarios de sus archivos de derechos humanos, así como a suspender de manera temporal la eliminación de documentos y series documentales de este tipo de archivos.

“Este protocolo ofrece herramientas destinadas a identificar, proteger y conservar aquellos documentos que se han elaborado, acopiado y recopilado durante las décadas que han formado parte del escenario del conflicto armado interno, pero también de aquellos que se produzcan durante el tiempo que tome su superación. Los documentos denuncian, narran y ayudan a comprender y superar la violencia. Una vez hayan sido identificados, serán parte del patrimonio documental de la nación, para enriquecer el conocimiento del pasado que posibilite develar la verdad acerca de lo sucedido y, además, registre las distintas maneras en las que concebimos el futuro”, afirmó el director del AGN.

Este protocolo, que también contiene recomendaciones para el manejo de los archivos y la información de las organizaciones de la sociedad civil, deberá ser adoptado por las entidades de la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la ley 594 de 2000, en consonancia con el decreto 1084 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de Inclusión Social y Reconciliación.

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Como gestionar tu archivo personal digital. el sistema OVA

OVA para la creación y gestión de su archivo personal digital

http://www.archivogeneral.gov.co/ 15/02/2015

IDENTIFICAR: 

¿Dónde están?
Identificar los medios y soportes donde se encuentran los documentos digitales, los cuales pueden ser:
Computadoras, celulares, cámaras digitales, medios extraíbles: tarjetas de memoria, CD, DVD, USB, discos duros portátiles, entre otros. La web: correo electrónico, redes sociales, almacenamiento en la nube, entre otros.

¿Qué es importante?
De todos los documentos identificados determine cuales son los más importantes, si existen varias versiones tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: 

• escoja la de más alta calidad
• y la última versión o la más completa
• la que se pueda reproducir más fácilmente

ORGANIZAR

¿Cómo nombrar?
El nombramiento de los documentos consiste en darles un título coherente que facilite su búsqueda y recuperación en el transcurso del tiempo

• Para nombrar los documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
• No utilizar acrónimos ni abreviaturas
• No utilizar códigos, números o símbolos.
• En lo posible no utilizar el mismo título para nombrar varios documentos
• No utilizar nombres ambiguos o sin sentido

¿Dónde guardar?
Defina el medio donde se guardarán los archivos nombrados, pueden ser CDs, DVDs, discos duros, portátiles, o almacenamiento en la nube.

• Si es posible, guarde los archivos en un formato abierto.
• Algunos formatos abiertos para documentos: PDF, RTF, TXT, HTML, XML.
• Algunos formatos abiertos para multimedia: PNG: formato de imagen

              MNG: formato de vídeo
              SVG: formato de gráficos
              FLAC: formato de audio
              OGG: formato de audio

¿Cómo actualizar?
Para seguir conservando y gestionando la estructura, es recomendable que se establezca una periodicidad para que el archivo digital se mantenga organizado.

• Debería actualizarse la estructura, se se presentan:
• Documentos digitales nuevos
• Actualización de documentos digitales
• Nuevos asuntos y/o temas

PRESERVAR

¿Cómo proteger?
El nombramiento de los documentos consiste en darles un título coherente que facilite su búsqueda y recuperación en el transcurso del tiempo

• Una copia puede permanecer en tu ordenador o portátil, otras copias por separado en medios como DVDs, CDs, discos duros portátiles, memorias USB o de almacenamiento de Internet
• Guarda copias en diferentes lugares que están físicamente lejos de lo usual. Si una ubicación es golpeada por un desastre sus fotografías deben estar en otro lugar seguro.
• Las copias de seguridad se pueden generar:

             Cada vez que exista un cambio sustancial de la estructura.
             Cada vez que exista un considerable numero de documentos digitales nuevos o actualizados.

¿Cómo mantener?
Defina el medio en donde se guardarán los archivos nombrados, pueden ser CDs, DVDs, discos duros portátiles, o almacenamiento en la nube.

Para mantener el archivo digital se debe:

• Revisar las copias de seguridad al menos una vez al año para asegurar la consulta de todos los documentos digitales.
• Verificar que las copias de seguridad estén almacenadas correctamente.
• Validar que la estructura corresponda a sus necesidades.

¿Cómo prolongar?
Para seguir conservando y gestionando la estructura, es recomendable que se establezca una periodicidad para que el archivo digital se mantenga organizado.

• Cambiar las copias de seguridad cada cinco años o cuando sea necesario para evitar la pérdida de datos.
• Cambiar periódicamente los formatos viejos por nuevos formatos con el fin de garantizar la visualización y/o audición de los documentos digitales.
• Conservar las estructuras que se han utilizado para la organización del archivo digital

Vínculo: 

Consulte aquí la OVA Archivo Personal Digital

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Historia del Municipio de Pereira disperso en varias instituciones

El pasado de Pereira se está perdiendo
http://www.eldiario.com.co/ 13/09/2013

Un llamado a la Alcaldía para que fortalezca el archivo municipal y se articule con todas las entidades que preservan patrimonio documental, para evitar que se siga perdiendo, hizo Carlos Alberto Zapata Cárdenas, director del Archivo General de la Nación.“Vamos a hacerle un seguimiento al archivo histórico de Pereira que es uno de los más importantes no solo de la ciudad sino del departamento y es patrimonio documental del país”, anotó el funcionario.

Sin protección
Dijo que recoge la preocupación de varios sectores de la sociedad pereirana en el sentido de que el patrimonio documental no está debidamente protegido, “lo que encontramos en las regiones es que no hay suficientes presupuestos para proteger el patrimonio documental.

El archivo histórico hoy en día está una parte en manos de la administración pública, otra en manos de la Academia de Historia y otra en manos de particulares, o sea que está disperso y eso no debe continuar así”, manifestó Zapata Cárdenas.

Situación
Señaló que la situación en Pereira está generalizada en el país porque conservar un patrimonio cuesta y además requiere voluntad política y recursos apropiados para atenderlo. “Hacemos un llamado a la ciudadanía para que se vuelva agente de control social respecto a la preservación de este patrimonio, cuidarlo es deber de todos”.

Importancia
Por su parte Mauricio Tobar, subdirector de gestión del patrimonio del Archivo General, dijo que los pereiranos deben entender lo importante que es la custodia de la memoria.

“Los acervos están dispersos en muchas partes y buscamos saber cómo podemos acceder a esos archivos en Risaralda, porque Pereira a pesar de ser una ciudad relativamente joven tiene unos antecedentes históricos supremamente amplios en el tiempo pero la documentación de la ciudad se encuentra dispersa; los archivos en manos de particulares y de familias son también un complemento patrimonial importante, y es necesario recuperarlos”.

Evento
Fotourbe organizó el evento "Situación de los archivos", encuentro académico compuesto por tres jornadas de reflexión sobre los archivos fotográficos con invitados de reconocimiento nacional y regional, convocado por la Corporación Cultural Ciudad Latente en el área cultural de la biblioteca del Banco de la República de esta ciudad.
“Me sorprendió gratamente la presencia de un grupo amplio de jóvenes, ellos que son los usuarios del patrimonio documental del futuro deben seguir por el camino que van, esa iniciativa de su parte significa que alguien está mirando las cosas en su debida dimensión”, expresó el Director del Archivo General de la Nación, quien pidió jornadas sobre conservación del patrimonio con los jóvenes de la ciudad que ojalá la Secretaría de Educación comience a contemplar.

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La Foliación de documentos en Colombia

¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archivo?
http://www.archivogeneral.gov.co/ 02/09/2013

Nuestros amigos del Archivo General de Colombia tienen un tema que dice "LO MAS VISTO" en el han colocado: ¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archivo? un punto fundamental en la gestión de documentos, el que en Venezuela no esta suficientemente claro. En su blog "Directorio de Archivólogos y Bibliotecólogos de Venezuela", nuestra apreciada amiga y colega Nathalia González expresa: "En nuestro Ordenamiento Jurídico, el Código de Procedimiento Civil establece en el Art.108 que los expedientes se ordenan cronológicamente y agrega que "...lleven la foliatura en letras y al día"; y en el Art.109 se refiere a las enmendaduras de la foliación las cuales "...deberán salvarse por el Secretario". Así mismo, agrega: "Considero que los archivólogos debemos tener a mano estas bases legales por cuanto en nuestro desempeño diario algunas veces se nos pregunta (hasta con incredulidad) dónde "dice que eso se debe hacer así". ¿Les suena conocido?...".

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La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).

De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico).

Definiciones:

1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.

Requisitos:

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

Bibliografía:

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Circular Nº 004 de 2003.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo Nº 38 de 2002.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafe de Bogotá, 1997.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”.

- GODOY, Julia LÓPEZ, Imelda CASILIMAS, Clara. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Directrices Básicas e Instructivos para su Elaboración (versión actualizada). Mini/Manual Nº 4. Archivo General de la Nación, 2001.

- GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística. Bogotá, Archivo General de la Nación, 1997.

- JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C., 2003.

- ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características de calidad.

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FUNCIONARIOS DEL AGN COLOMBIA ENSEÑAN A LA UTB EN GESTION DE FOTOTECA HISTORICA

Archivo General de la Nación respalda a la UTB en manejo de Fototeca Histórica
http://www.eluniversal.com.co/ 13/02/2013

Dos funcionarios del Archivo General de la Nación (AGN), especialistas en archivística y medios audiovisuales, fueron designados por esa institución para guiar y orientar al equipo de profesionales de la Universidad Tecnológica de Bolívar, en el manejo de la Fototeca Histórica Cartagena de Indias.

Hasta la fecha la UTB ha registrado en el software Aleph 1020 archivos fotográficos; además se han digitalizado 7162 documentos fotográficos.

Inicialmente los dos funcionarios del AGN, Alexander Melo Castro, coordinador del Grupo de Inspección y Vigilancia, y Alejandra Orozco García-Mayorca, profesional especializado del grupo de inspección y vigilancia, efectuaron una visita de inspección en las bibliotecas de ambos campus, con el fin de realizar un diagnóstico del estado de conservación de los soportes fotográficos y el fondo documental de los archivos de la UTB.

“El Archivo General de la Nación a través de nuestro laboratorio de restauración cuenta con todos los equipos y profesionales que pueden determinar el estado de conservación en el cual se encuentran las fotografías y todos los soportes audiovisuales que tenga la universidad, de igual forma para el tema de la gestión documental; nuestra orientación será de gran utilidad para la universidad y garantizará que se inicie estos importantes proyectos con total profesionalismo y conocimiento”.

Alexander Melo Castro dijo que la Fototeca Histórica de Cartagena cuenta con un patrimonio documental maravilloso.

“Hicimos una primera visita en donde observamos que hay gran cantidad de material fotográfico, infortunadamente también es verdad que hay material que requiere procesos de restauración, lo anterior se debe a que no ha estado en unas condiciones óptimas para este tipo de material. Entonces en ese sentido es muy importante y muy probable el deseo de la universidad y su administración por querer recuperar todo este patrimonio documental de la ciudad y de la región, porque vemos allí que hay representantes de toda la sociedad cartagenera y bolivarense”.

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EVENTO DE ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL EN COLOMBIA

Foro Temático: Gestión Documental en Colombia, el uso de la técnica de digitalización con fines probatorios
http://www.archivogeneral.gov.co/ 22/11/2012

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado –AGN, hace extensiva la invitación a la ciudadanía a participar activamente en el Foro Temático “Gestión Documental en Colombia, el uso de la técnica de digitalización con fines probatorios”, el cual tiene como objetivo explorar las posibilidades de la digitalización como técnica reprográfica para garantizar el valor probatorio de los documentos de archivo.

El Foro contará con la participación del Archivo General de la Nación, la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Comité de Reprografía, y representantes del Sector Empresarial. Está dirigido a servidores públicos que ejercen funciones relacionadas con la gestión documental y de sistemas de información tecnológica de organizaciones públicas y privadas, entidades articuladas a través del Sistema Nacional de Archivos, profesionales, tecnólogos, técnicos y estudiantes de diferentes áreas del saber, interesados en profundizar sus conocimientos en gestión documental y técnicas de digitalización.

El evento se realizará el viernes 23 de noviembre de 2012, de 8:00 a.m. a 12:00 m. en el Auditorio Virgilio Barco Vargas del Archivo General de la Nación, Carrera 6 N° 6-91 Bogotá D.C., Colombia. La entrada es libre, previa inscripción. Mayores informes comuníquese con el Grupo de Capacitación del SNA al teléfono 3282888 Ext. 276 - 277.

Participa en la construcción de las preguntas

Ayúdanos a formular las preguntas a las que darán respuesta los expositores invitados, a través de las redes sociales del Archivo General de la Nación.

Twitter: @ArchivoGeneral
Facebook: www.facebook.com/ArchivoGeneral
Correo electrónico: comunicaciones@archivogeneral.gov.co

Programación General del Foro Temático

¡Inscripciones Aquí

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ARCHIVO GENERAL COLOMBIANO DEBE PRESERVAR MAS DE 60 MILLONES DE DOCUMENTOS

El Archivo General de la Nación
http://www.eltiempo.com/20/08/2012
Esta entidad estatal, que debe responder por los documentos de interés para la Nación, porque contienen información muy importante, como la de bancos quebrados, 'pirámides' descubiertas; o porque son históricos, entre muchas otras razones, tiene una tarea muy difícil, que debe ser reconocida.

Actualmente deben preservar unos 60 millones de documentos. No se trata sólo del archivo de estos papeles. Hay algo mucho más valioso, como es ofrecer el acceso a ellos de forma fácil y eficiente. Y es una tarea complicada. Para acceder a un documento se debe poder hacerlo utilizando lo que se conoce como metadata, información relativa a lo que se está buscando. Se debe poder buscar un papel suministrando algunas palabras que describan el tema. Por ejemplo, 'guerra', nombre de un general involucrado, año, presidente de esa época... Así, el sistema debe decir dónde se encuentra físicamente almacenado.

Es triste que, especialmente en regiones alejadas de las grandes urbes, numerosos alcaldes aleguen no tener presupuesto para conservarlos o, por recuperar espacio, los boten a la caneca. Es decir, tiran historia a la basura. Esto se complica mucho en esta etapa de convergencia digital, porque hay que almacenar documentos digitales, videos y podcasts, entre otros, ofreciendo acceso fácil y rápido a ellos.

Muchas entidades estatales y privadas le entregan al Archivo General archivos digitales sin informar en qué formato están grabados. O sea, sin una descripción de los diferentes campos que componen la información o con qué sistema o aplicación fue generada. Esto hace muy difícil, por no decir imposible, acceder a ella. El Estado tiene que establecer con urgencia, y el Archivo General está trabajando en esto, un formato estándar que permita entender y almacenar de forma lógica y que haga que tal información digital sea fácil de administrar. Sin olvidar que para que los usuarios puedan tener un acceso fácil es muy importante ofrecer la metadata.

El Gobierno debe establecer directivas y hacerles seguimiento para que todas las ciudades y poblaciones conserven los documentos importantes, elaboren la metadata y no los sigan botando e inclusive vislumbren la importancia que tienen.

* * * *
Qué injusticia con Jorge Visbal Martelo, al llamarlo a juicio otra vez, siendo inocente y sin ninguna causa. Por eso, la imagen de la justicia colombiana anda por el suelo.

Guillermo Santos Calderón
guillermo.santos@enter.co
Publicacióneltiempo.comSecciónEditorial - opiniónFecha de publicación20 de agosto de 2012AutorGuillermo Santos Calderón

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EL AGN COLOMBIA

En el corazón de la memoria

EN: elespectador.com

SITE: http://www.elespectador.com

FECHA: 13/07/2010

AUTOR: Sandra Cardona

¿Qué hace un abogado manejando un archivo?
Esta entidad maneja recursos importantes y esos recursos merecen tener un gerente. Además estoy muy bien rodeado, cuento con un equipo de profesionales expertos en mantener viva la historia de Colombia.
¿Cuántos documentos hay en el Archivo General de la Nación?
Tenemos en folios 52 millones de documentos. El Archivo tiene depósitos en los que caben 30 kilómetros de documentos en metros lineales y solamente hay 9 kilómetros en custodia.
¿Qué tienen de la época de la Independencia?
¡Muchos! Aquí a la mano, por ejemplo, tengo la copia de la orden de gastos para la elaboración de la cama del libertador en 1821. Gastaron treinta y seis pesos y cuatro reales.
¿Cuál es el documento del archivo que más lo ha impactado?
Una carta de Simón Bolívar escrita en plena gesta libertadora a Manuelita Sáenz donde le expresa su gran amor, y que fue escrita por su secretario privado porque a Manuelita no le gustaba la letra tan grande de Bolívar. Claro que hay otros que me han aterrado.
¿Cómo cuáles?
Los que tienen que ver con la venta de seres humanos. Es impresionante ver que había personas que eran comercializadas como animales. Tenemos originales de actas de compraventa y actas de devolución porque a sus dueños no les gustaban los esclavos que les habían tocado.
¿Cuánto podía costar un esclavo?
Dependía de su edad, salud y condiciones físicas. A comienzos del siglo XVIII se podía pagar entre 150 y 250 pesos por un esclavo de 16 ó 18 años. Como punto de comparación le cuento que una casa podía costar 900 pesos.
¿Cuál es el documento más antiguo?
Se tienen varios de 1543. Uno de ellos contiene relatos de Gonzalo Jiménez de Quesada en el cual comenta a la Corona española su sorpresa porque los indios se bañan todos los días.
¿Cómo se guardan estos tesoros?
En un edificio construido por el arquitecto Rogelio Salmona. Los depósitos fueron construidos con todos los cuidados para mantener una temperatura constante y adecuada para su conservación. Tenemos un laboratorio de restauración y mantenimiento donde permanentemente hacemos limpieza de los documentos para conservarlos de la mejor manera.
¿Quiénes pueden consultarlos?
Los que quieran. El maestro Salmona hizo una edificación en la que casi no hay puertas justamente porque la historia somos todos y es de todos. Quien quiera puede acceder a nuestra documentación, lógicamente con algunas limitantes porque hay unos documentos muy valiosos y en esos casos los tenemos digitalizados.
Un reto en el Archivo General.
Organizar los archivos de los territorios indígenas, pues ellos son fundamentales en la construcción de la historia de Colombia. Queremos que esos archivos sean ordenados acorde con sus costumbres y tradiciones.
¿La memoria tiene corazón?
Sin lugar a dudas, o por lo menos la colombiana, su corazón es el Archivo General de la Nación.
Usted dice que un archivo es una herramienta contra la corrupción, ¿por qué?
Siempre he manifestado que si el Archivo General de la Nación en la época de Foncolpuertos hubiera tenido el manejo de los archivos, no se hubieran perdido los billones de pesos en actos de corrupción. Los archivos desorganizados dan lugar a la corrupción y por esa razón estamos empeñados en que la gestión documental sea una herramienta que utilicen todas las entidades del Estado preventivamente y no solamente por cuestiones de certificaciones.
¿Qué actividades tiene previstas para el Bicentenario?
Estamos haciendo actividades con niños para enseñarles el valor de la historia, intensificamos las visitas gratuitas al Archivo, apoyamos al Ministerio de Cultura con el Banco de Partituras del Bicentenario y viene una exposición de mapas espectacular.

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