Procesos y metodologia de la archivistica seran los que preserven archivos electronicos

El método y no la tecnología conservará los archivos electrónicos: Alicia Barnard
http://www.lajornadadeoriente.com.mx/ 24/05/2013

Con la idea de que pese a los avances no será la tecnología la que proporcione las soluciones archivísticas para los acervos electrónicos, sino que serán precisamente los procesos y la metodología de la disciplina las que garantizarán su permanencia, diversos especialistas latinoamericanos forman parte de un proyecto a nivel nacional encabezado por la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, que ha derivado en la integración de la colección Formación Archivística.

La publicación número ocho de la serie, titulada Archivos electrónicos. Textos y contextos II, coordinada por Alicia Barnard Amozorrutia, fue presentada el mediodía de ayer en el Archivo Histórico Universitario, ya que fue la Universidad Autónoma de Puebla la encargada de publicar el volumen.

Durante una entrevista con Alicia Barnard, consultora independiente e investigadora reconocida en la disciplina, explicó que los ensayos incluidos en el texto abundan sobre la administración y preservación de los archivos electrónicos, ya que en México existe una carencia de expertos en la materia.

Agregó que ni las instituciones ni los especialistas de áreas como la biblioteconomía o la archivística han comprendido la importancia de establecer “proyectos y controles archivísticos para tener una memoria histórica”.

Barnard Amozorrutia ahondó que lo que se ha hecho como parte del proyecto es buscar autores y textos que a nivel internacional reflexionen sobre la administración de los archivos electrónicos. Esa búsqueda ha reflejado que en su mayoría la reflexión proviene de especialistas de otros países –del Reino Unido y de Estados Unidos, principalmente–, lo que devela la carencia de expertos en lengua castellana.

“No hay profesionales, y ello se debe a que por lo menos tres de las instituciones, una de ellas la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, presentan programas poco novedosos incluso en las materias terminales”.

“En general muchos profesionales salimos de la nada y nos volvemos archivistas en la práctica, por lo que urge una renovación de la currícula académica”.

Agregó que una de las premisas en la disciplina es saber que la intervención de los archivos electrónicos no es un asunto de los expertos en tecnología, ya que es distinto su papel en función del diseño del sistema y los programas virtuales para su buen funcionamiento.

“La archivística es una función transversal en las instituciones, es decir multidisciplinaria. Lamentablemente no se ve así, pues los encargados de los archivos somos vistos como sujetos que están en un rincón junto a una torre de documentos, cuando en realidad somos un activo manejando otros activos que tiene que ver con la memoria”, agregó Alicia Barnard.

Otra cosa que hay que entender, continuó, es que los archivos electrónicos no son acervos tangibles sino “ceros y unos” que deben trabajarse para que en un futuro, tengan la misma posibilidad de ser, a través de esos “ceros y unos”, los mismos documentos que se escribieron por primera vez.

Por último, dijo que otro asunto pendiente es que la Unesco comience a hablar, y sobre todo se proponga proteger, a los primeros archivos digitales como parte del Patrimonio cultural de la Humanidad.

Autor: Paula Carrizosa

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¿ARCHIVOLOGO, ARCHIVERO, ARCHIVISTA...?

¿Mi investigación?…No, tu investigación

http://archivisticayarchivos.wordpress.com
A todos esos investigadores que afortunadamente valoran el trabajo de los archiveros.

En la actualidad el archivero es, sin duda alguna, uno de los trabajadores más desconocidos de todo el espectro profesional. Desconocido no sólo porque directamente en ocasiones no se tiene conciencia sobre su existencia –de hecho es verdad que muchas veces no existe, aunque debiera-, sino porque, cuando se asume su presencia en los archivos –otros espacios inquietantes para la mayoría de la población-, pocas personas, independientemente de su situación social, económica o formativa, serían capaces de decirnos más de dos –o una, en el peor de los casos-, de las funciones que debe realizar.

Sin embargo, lo peor de toda esta situación –aún tratándose de un panorama general negativo para la profesión en sí misma-, no es que el potencial usuario de a pie no sepa ni de la existencia de archiveros ni del trabajo que éstos realizan. No. Más problemático aún es que muchos usuarios de archivos –no todos afortunadamente- tampoco tengan del todo claro cuáles son las funciones encomendadas a estos profesionales, requiriendo servicios que sobrepasan las labores que éstos han de realizar, queriéndolos convertir en verdaderos secretarios para todo. Claro… para todo lo que sea satisfacer sus urgentes –para ellos- demandas de información que no de documentación. Porque sí, otro problema es que muchas veces se confunden estos dos conceptos, ya que no es lo mismo demandar información y que solicitar documentación.

Me detendré de una manera específica en una situación hipotética pero, paradójicamente, muy real y fácilmente identificable por todos los archiveros: un investigador llega al archivo y solicita toda la información que haya sobre un tema determinado. Pero claro, no tiene mucho tiempo para hacer las búsquedas, demandando que la realicemos los archiveros, y cuando esté preparada se lo hagamos saber; o mejor aún, que le enviemos la documentación seleccionada por correo electrónico si está digitalizada porque está muy ocupado con sus trabajos de investigación y no puede “perder el tiempo”. Sí, porque es muy habitual que, a pesar de la pasión y urgencia que demuestran, investigar sobre su propio tema de estudio les parece incomprensiblemente una “pérdida de tiempo”. O eso, o no conocen el significado del verbo “investigar”, que no es otro que “hacer diligencias para descubrir algo”. Pero claro, lo fácil es descubrir algo que otro ha descubierto para tí o ha investigado por ti. Esta secuencia de hechos -hipotética pero muy real- la he vivido en primera persona, razón por la que puedo imaginar que también ha sido soportada por otros tantos archiveros. De hecho, este breve texto surge a partir de la lectura de un mensaje remitido por el archivero don Eduardo Jáuregui a la lista de distribución ARXIFORUM durante el mes de febrero, mensaje con el que me sentí identificado y que hacía referencia a una situación similar a la descrita.

Pues bien, esa situación descrita -hipotética y extrema-, pero ya digo que muy real en más de una ocasión, pone de manifiesto que se tiene algo confusa la función de “referencia” –término que utilizo por aproximación al usado en el trabajo bibliotecario- que ha de llevar a cabo el archivero. Éste, indiscutiblemente y como parte de su trabajo, debe orientar y asesorar al usuario –sea o no investigador- para que lleve a buen término su búsqueda, consulte los documentos y obtenga, en última instancia, la información que necesita. Tal como señala el Código Ético difundido por el ICA, los archiveros “…deben responder cortésmente y con espíritu de servicio a todas las consultas razonables…” El archivero elabora los instrumentos de descripción, conoce la documentación y conoce los fondos y colecciones. Sobre esta base mejor que nadie podrá indicar al interesado hacia dónde puede dirigir sus pasos consultando este o aquel fondo, sección o serie documental. Esta es una función que se asume como habitual y lógica. La orientación del usuario, primero personalmente y después a través de los instrumentos de descripción que se hayan confeccionado en cada archivo, siempre ha de ocupar un lugar preferente en la actividad de archivero, pudiéndose considerar una manera de formar y acercar al usuario al mundo archivístico.

Ahora bien, ¿está entre sus cometidos llevar a cabo investigaciones de otros? ¿Debemos asumir que TU investigación es MI investigación? Algunos investigadores –repito que no todos afortunadamente-, quiero pensar que en la mayoría de las ocasiones llevados por el entusiasmo con que viven su actividad y su tema de investigación, piensan que todos estamos interesados en él -de hecho seguro que lo estamos pero con limitaciones- e intentan hacer partícipes a todos –y especialmente a los archiveros- de su trabajo, llegando incluso a considerar que el grado de interés de éstos es el mismo que el suyo y, consecuentemente, errando al pensar que su trabajo, su investigación, es también el de aquéllos. En el peor de los casos la lógica limitación del grado de participación del archivero en investigaciones de apasionados usuarios puede hacer que éstos, por incomprensión, consideren que se les ponen obstáculos, que se les limita su capacidad de consulta o que se les “esconde” documentación, con las repercusiones negativas que ello puede tener para la imagen del archivo y la profesionalidad de los archiveros.

Indiscutiblemente no es trabajo de un archivero hacer investigaciones para otros. Es ofrecer los instrumentos necesarios para que otros puedan realizarlas. Es poner en manos de los investigadores catálogos, guía e inventarios. Es ofrecer un buen servicio de orientación y asesoramiento. Es hacer más fácil el recorrido por el archivo…pero no recorrer el archivo por ellos. Cada investigador ha de descubrir su propio camino en el archivo recorriendo sus anaqueles o su catálogo vía web. Primero necesitará orientación, pero más tarde emprenderá caminos de manera autónoma.

Por su parte, los archiveros han de realizar sus propias investigaciones para conocer mejor sus fondos y colecciones. Han de trabajar para que esas investigaciones propias tengan reflejo, en la medida de lo posible, en su trabajo diario para así poder ofrecer un mejor servicio a sus usuarios. Cada uno tiene su parcela de investigación. Ni mi investigación es su investigación; ni su investigación es mi investigación.

Autor: Fernando Betancor PérezA rchivero, Licenciado en Documentación (UC3M), Especialista Universitario en Archivística (UNED), Licenciado en Geografía e Historia (ULL)Publicaciones

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COMPETENCIA Y UTILIDAD DE LOS ARCHIVEROS SEGUN Maria del Carmen Calderón Berrocal (

Sobre algunas competencias de los archiveros y utilidad de estos profesionales
http://www.antoniovchanal.com/ 25/01/2013

Entre los servicios y competencias que pueden realizar los archiveros están las peritaciones caligráficas o la caligrafía forense.

Peritación caligráfica en general y estudios de documentoscopia, como la identificación de autoría de escrituras manuscritas y mecanografiadas, firmas y rúbricas, guarismos, estudio de falsificaciones y anónimos, establecimiento de la autenticidad o falsedad de testamentos ológrafos, identificación de máquinas de escribir, autoría / falsificación de documentos bancarios, mercantiles, contratos, etc. Manipulación de documentos. Delitos contra el patrimonio histórico, documental, etc. Emisión de informes a tribunales y ratificación, defensa del informe en tribunal e informes para abogados y particulares.

En cuanto a ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DOCUMENTAL, el profesional se encargará de la organización de archivos y gestión documental de las diferentes instituciones; de la elaboración de instrumentos de descripción, informatización de archivos y gestión de bases de datos; normalización documental, diplomática, paleografía, codicología; docencia.

El tratamiento y la gestión archivística se enfoca de la siguiente forma. Los archivos son “los conjuntos orgánicos de los documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa” (Ley de Patrimonio Histórico Español).

En cuanto a la Organización de la documentación para transformar un montón de papeles en un archivo de pleno derecho, se atenderá al desbroce, clasificación, elaboración de Cuadro de Clasificación, ordenación, signaturado, elaboración de tesauros, informatización, transferencias documentales, expurgo, etc. Para la organización de la documentación el cuadro de clasificación apropiado al organismo seguirá su estructura orgánica – funcional, pudiendo la ordenación de la documentación atender a criterios cronológicos, alfabéticos o numéricos según la documentación mande que se trabaje.

La documentación debidamente tratada debe tener su adecuada instalación en un depósito al efecto. Una vez organizada, la documentación es protegida con papel y cartón ph neutro y cajas normalizadas para su conservación.

 

Pero la documentación se mueve como un organismo vivo que es, tal es un archivo y su compleja identidad. La documentación se mueve mediante transferencias reguladas. Las transferencias de los documentos de gestión desde los Archivos de Oficina o de Gestión, desde las oficinas de la institución al Archivo Central de la misma o a su Archivo Histórico; o transferencia de la documentación de las distintas instituciones al Archivo al que naturalmente deban verter sus fondos documentales. Las transferencias deberán estar completamente normalizadas siguiendo el procedimiento regulado por la ley de archivos.

Hay que atender también a criterios de conservación de la documentación de archivo. Eliminación de elementos que deterioran la documentación, siguiendo medidas de carácter preventivo para evitar en mayor medida los procesos degradatorios a los que están sometidos los documentos. Posteriormente, dotación los depósitos con el mobiliario adecuado como estanterías metálicas, planeros, etc y las medidas de seguridad oportunas.

Hoy día la Archivística y gestión documental se ajustan a procesos normalizadores. La descripción archivística ISAD (G) para describir el fondo, secciones, series de formalizada y con una normativa de rango internacional de descripción archivística, con el objetivo de identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.

Pero no sólo se trata de agilizar la gestión administrativa diaria o de crear un archivo allí donde había montones de papeles sin identificar, se trata también de difundir el trabajo realizado para el conocimiento de los fondos documentales, poniendo en valor el patrimonio documental.

El archivero debe ser historiador de formación pues solo así alcanzará abordar la archivística y gestión documental en su globalidad. Un archivero no es un gestor de papeles de oficina que estorban y hay que quitar de en medio, se trata de reconocer la figura del profesional de archivos y de su bagaje cultural historicista, que debe contar en su haber con disciplinas como la arqueología, epigrafía, numismática, diplomática, paleografía, historia del libro y de la escritura, biblioteconomía, prehistoria, historia antigua, medieval, moderna y contemporánea, latín y un sinfín de asignaturas que lo harán comprender las mentalidades y las instituciones a través del tiempo; y en base a este bagaje, en base a estos conocimientos podrá comprender en su total dimensión el significado y el valor documental. Aunque hoy se tiende a acortar años de carrera en vez de doblarlos, y de especializar al alumnado hasta el punto que un facultativo sabe de una cosa y nada de todo lo demás. Hay que rentabilizar tiempo, esfuerzo y profesionales, llamar a las cosas por su nombre y decir qué es lo correcto y qué no lo es. No todo lo que se llama progreso lo es. No sólo es documento el que tiene como soporte el papel o el pergamino o los nuevos soportes documentales; sino que el concepto documento va más allá, haciéndose sinónimo de ejemplar, de pieza única; un libro es un documentos, un cuadro es un documento, un mineral en un museo es un documento, una máquina además de ser patrimonio histórico, es también un documento.

Un archivero tendrá la oportunidad de acercarse, siendo historiador, a la INVESTIGACIÓN HISTÓRICA y al mundo de las TRANSCRIPCIONES paleográficas que lo transportan en el tiempo. Un historiador especialista en Historia General estaría facultado para la investigación en Historia General, que comprende Historia Antigua, Medieval, Moderna, Contemporánea, Historia de América, Prehistoria y Arqueología…; pero, no obstante, siempre conviene complementar formación que no se dispensa específicamente en la Facultad de Geografía e Historia. Por ejemplo, son muy interesante los estudios que empezaron de la mano del CSIC y el Instituto Salazar y Castro, la Diplomatura en Genealogía, Heráldica y Nobiliaria, para el archivero que esté al frente de un archivo histórico como un archivo diocesano, parroquial, de Juzgado de Paz o Registro Civil, estas disciplinas le serán muy útiles por el concurso en su archivo de investigadores genealogistas. Estos conocimientos complementarán el bagaje del archivero que siempre puede profundizar y curtirse con el Máster de Archivos, cuya formación se impartía, en Sevilla, antes de su aparición, en las diez ediciones de los Cursos de Archiveros de la Junta de Andalucía que patrocinaba el IAAP, Instituto Andaluz de Administración Pública y que contaba con profesorado universitario, escuela de muchos archiveros y maestros de archiveros.

Nuevas titulaciones surgen intentando abanderar el gremio bajo distintas denominaciones, primero en Granada la Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación, después en Extremadura y otras autonomías; más tarde la Licenciatura en Documentación, etc.

Más recientemente han surgido estudios a los que también interesa asomarse, porque la Historia también es Historia de la Prevención de Riesgos Laborales, tanto si el facultativo decide hacerse profesor o archivero le será de suma utilidad, no en vano la ley está progresivamente dando pasos hacia la integración de la PRL en todos los campos del saber.

Un historiador es el profesional adecuado para encargarse laboralmente de todo lo referente al Patrimonio; y, sepamos que en realidad patrimonio es todo, patrimonio cultural casi todo y el historiador o humanista, dependiendo de denominaciones según épocas o modas, es el profesional adecuado y no otros que valiéndose de no se sabe bien qué recursos ejercen labores de gestión documental y de investigación histórica en distintos campos sin ser profesionales competentes al efecto. Un arquitecto no es historiador ni archivero, ni un médico, ni un ingeniero. Cada cual es lo que es y meterse en campos ajenos es siempre problemático; un supuesto avance que ellos proclamen, para un profesional en la materia puede ser una total aberración publicaciones y redacción.

Un historiador archivero sabrá navegar en la investigación documental histórica y contemporánea, haciendo búsqueda de documentación e información, localización de fuentes documentales y bibliográficas, labor esta que beneficiaría a colectivos que por su trabajo necesiten moverse por medio de otras personas especialistas en la materia, especialmente los investigadores que por motivos de desplazamiento, tiempo o especialización, les resulta difícil efectuar su investigación personalmente. Conocer la ubicación de las fuentes y su extensión, conservación, fechas, tipo de escritura y grado de dificultad, posibles formas de reproducción y gestión de las mismas facilita la labor investigadora y hace al profesional muy útil a otras ramas del saber que deben contar con su cualificación para la parte histórica de todas y cada una de las disciplinas o profesiones que actualmente se contemplan; sería el caso de quien necesite hacer historia de la medicina, de la PRL, de la minería, de la industria, etc.

También serán competentes para la elaboración de expedientes genealógicos. La genealogía es una de las investigaciones históricas más extendidas, pues el conocimiento de nuestros antepasados siempre suscita curiosidad o es un resorte legal para esgrimir en la defensa de derechos particulares; historia de cada familia, expedientes genealógicos y reproducción de la documentación interesada. Según su finalidad se constituirán los informes con la documentación requerida en cada asunto, debidamente transcrita y legalizada.

El proceso se completaría con la publicación de resultados por medio de monografías o publicaciones seriadas históricas en todas sus especialidades: Antigua, Medieval, Moderna, Contemporánea; exposiciones, conferencias informativas, jornadas, congresos en los que los distintos profesionales pueden poner en común, para progresar, todo su trabajo.

En cuestión de PALEOGRAFÍA Y NEOGRAFÍA, habría que decir que la Paleografía estudia la grafía de los documentos hasta el siglo XVI, tiene ámbito histórico y legal. Peritajes caligráficos en la Historia hasta el siglo XVII; Neografía siglo XVI en adelante. Por ejemplo identificación de las manos presentes en un documento escrito en una escolanía, en una catedral, en una notaría…; autoría y falsificaciones.

Las transcripciones paleográficas son transcripción de documentación que estando en el mismo idioma, se fijó sobre el soporte en distinto sistema gráfico según los distintos periodos históricos, versus, gótica, carolina, cortesana, procesal, humanística, etc., y todos sus particularismos locales. Desde la obtención de datos concretos para una investigación, la labor del profesional de la historia y los archivos iría hasta la transcripción completa y detallada de todo el documento según las normas del CIDA Consejo Internacional de Archivos, con el amplio marco cronológico que parte desde la escritura romana hasta la actual.

Tal es el amplio campo laboral que abarcan los profesionales que se han curtido en la Historia, las Humanidades, la Archivística y gestión documental y disciplinas anexas. Pero la profesión, aún hoy, es algo desconocida, basta ver la formulación que se hace en las distintas ofertas de empleo, algunas de las cuales asimilan a estos profesionales altamente cualificados con auxiliares administrativos, con personal de servicio y mantenimiento, con mensajería, etc.; mientras otro tanto ocurre con el concepto de archivo que, por mucho que hayamos intentado reivindicarlo y ponerlo en su sitio, hay quienes siguen considerando como un castigo destinar al personal al archivo, montón de papeles o trastero donde casi nunca se encuentra nada. Lo peor es que toda la organización sufre esta lacra conceptual y se perjudica de no consideras a archivos y archiveros en su justa medida.

Maria del Carmen Calderón Berrocal (17 Posts)

Perito Judicial PRL. Auditor PRL. Máster Oficial Prevención de Riesgos Laborales. Doctora en Hª Medieval, Ciencias y Técnicas Historiográficas. Master en Dirección de CCMM. Especialista Universitario AAMM. Archivera. Lda. en Geografía e Historia. CAP y FO.

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