Más del 70% de las empresas latinoamericanas adoptaron sistemas de gestión documental (DMS) basados en la nube

>>  viernes, 23 de enero de 2026

El papel quedó atrás: DocPath proyecta 2026 como el año de la gestión documental interactiva

https://www.itsitio.com/


El mercado de gestión documental en Latinoamérica cerró 2025 en plena transformación, impulsado por la digitalización acelerada, el trabajo remoto y la necesidad de cumplir con normativas más estrictas. De acuerdo con el balance de DocPath, compañía global especializada en soluciones de software para la gestión de la información y la experiencia del cliente, este año marcó el paso definitivo hacia entornos digitales más inteligentes, conectados y centrados en el usuario.

“La gestión documental está dejando atrás su papel tradicional. En 2025, las empresas de América Latina comprendieron que un documento bien diseñado, seguro y accesible puede convertirse en un canal de comunicación, fidelización y venta. Esta evolución nos permitió alcanzar un crecimiento del 50% en Latinoamérica durante el año, consolidando a DocPath como un referente tecnológico en la región”, señaló Juan Carlos Olivares, CEO de DocPath.
Un 2025 de avances:

De acuerdo con los datos de la compañía, más del 70% de las empresas latinoamericanas adoptaron sistemas de gestión documental (DMS) basados en la nube. La escalabilidad, la accesibilidad remota y la reducción de costos operativos se consolidaron como los principales impulsores de esta transición. Además, más del 55% de las organizaciones priorizaron soluciones móviles que garantizan acceso y colaboración en entornos híbridos.

El avance normativo en materia de accesibilidad digital y protección de datos también influyó en las estrategias empresariales, impulsando la adopción de sistemas más seguros y compatibles con las regulaciones internacionales.

Paralelamente, la automatización y la inteligencia artificial (IA) se posicionaron como motores clave de eficiencia: la indexación inteligente, los flujos de trabajo automatizados y los algoritmos predictivos redujeron errores humanos y aceleraron los tiempos de procesamiento. Estas capacidades, combinadas con herramientas de IA, permitieron personalizar la comunicación entre marcas y usuarios, generando interacciones más intuitivas y efectivas.




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Gestióna tus archivos en el celular o movil (iOS y android)

Cómo gestionar mejor tus archivos en iOS y Android

https://es.wired.com/



Uno de los cambios que hemos visto en los smartphones en los últimos años ha sido un mayor control sobre los sistemas de archivos. Android e iOS, que antes ocultaban gran parte de la estructura de almacenamiento local, facilitan ahora el acceso para que puedas gestionar tus archivos de forma similar a como lo harías en Windows o macOS.

Esto refleja algunos cambios graduales, como el aumento del espacio de almacenamiento a bordo, las aplicaciones cada vez más complejas y los sistemas operativos cada vez más sofisticados. Los enlaces con plataformas de almacenamiento en la nube también son ahora más comunes que nunca, lo que se suma a la necesidad de herramientas locales de gestión de archivos.

Aunque hay varios gestores de archivos que puedes utilizar, sobre todo en Android, vamos a centrarnos en las herramientas que vienen integradas en Android e iOS, y en lo que puedes hacer con ellas. Además de darte una mejor idea de qué archivos tienes y dónde están, estas aplicaciones también te ayudarán a liberar espacio en tus dispositivos.



Si tienes un Android, encontrarás la aplicación Archivos de Google preinstalada. Ábrela y lo primero que verás son los archivos guardados recientemente y, a continuación, diferentes categorías de archivos por las que puedes navegar, como Descargas, Imágenes, Videos y Documentos. También puedes buscar archivos utilizando el cuadro de la parte superior.

Más abajo en la pantalla, puedes acceder a todas las carpetas de tu archivo a través del botón Almacenamiento interno y a todas las cuentas de almacenamiento en la nube que hayas conectado a Android a través del botón Otro almacenamiento. También puedes acceder aquí a tu carpeta Segura, que es una carpeta especial que puedes proteger con un PIN y utilizar para almacenar archivos especialmente sensibles.

Una vez que te encuentres dentro de una carpeta o categoría de archivos específica, podrás pulsar sobre cualquier archivo para abrirlo; en el caso de los formatos que no puedan abrirse dentro de la propia aplicación Archivos, se te pedirá elegir otra aplicación de tu teléfono para gestionarlos. Toca el ícono de cuadrícula o lista en la esquina superior derecha para cambiar la vista de las carpetas, y los tres puntos (también arriba a la derecha) y luego Ordenar por para cambiar cómo se muestran los archivos. Se pueden añadir nuevas carpetas desde el mismo menú.



Toca los tres puntos junto a cualquier archivo para abrir un menú que muestra una gran cantidad de opciones relacionadas con ese archivo. Entre las acciones que puedes realizar aquí están cambiar el nombre, compartir, mover y copiar el archivo, así como desplazarlo a la papelera (donde permanecerá 30 días antes de ser eliminado definitivamente).

Desde este menú, también puedes ver más información sobre un archivo y hacer una copia de seguridad en la nube. Si necesitas seleccionar varios archivos a la vez, mantén pulsado el primer archivo que quieras seleccionar hasta que aparezcan las casillas de verificación y, a continuación, selecciona los demás que necesites. Puedes utilizar los tres puntos (arriba a la derecha) para encontrar acciones como mover, copiar y eliminar.

Otra función útil de la aplicación Archivos: En la pantalla inicial, pulsa el botón de menú (tres líneas horizontales, arriba a la izquierda) y selecciona Limpiar para ver sugerencias de archivos que puedes eliminar para liberar espacio. Por ejemplo, descargas, archivos grandes, aplicaciones no utilizadas, archivos duplicados y capturas de pantalla.



¿Cómo recuperar espacio de almacenamiento en tu cuenta de Google?
En WIRED en Español te diremos cómo liberar espacio en tu cuenta de Google y algunos consejos para gestionar mejor el almacenamiento gratuito.


Archivos en iOS


En el iPhone, la aplicación Archivos desarrollada por Apple se encarga de gestionar los archivos. Hay tres pestañas principales entre las que navegar: Recientes (archivos creados o editados recientemente), Compartidos (archivos compartidos) y Explorar (que te da acceso a todos los archivos y carpetas de iOS).

Siempre que estés en una carpeta de Archivos, puedes tocar los tres puntos (arriba a la derecha) para ver las opciones de esa carpeta: Puedes cambiar el orden en que se muestran los archivos y alternar entre las vistas Íconos y Lista. El mismo menú tiene una opción Seleccionar, que puedes utilizar para elegir y actuar sobre varios archivos a la vez, y una opción Nueva carpeta.

La pestaña Examinar es la parte más útil de la aplicación Archivos: Desde aquí puedes saltar a numerosas ubicaciones locales y en la nube, como iCloud Drive, En mi dispositivo y cualquier otra cuenta de almacenamiento en la nube de terceros que hayas conectado a iOS. También se puede acceder a los archivos eliminados recientemente y a los archivos etiquetados.


Justo en la parte superior hay un cuadro de búsqueda que puedes utilizar para buscar archivos específicos. Si no, toca en cualquiera de las ubicaciones para navegar por las carpetas. Para muchos tipos de archivos, como documentos PDF y archivos de imagen, basta con tocar un archivo para abrirlo. En el caso de otros formatos, puede que Archivos inicie una app independiente en tu iPhone, como Pages o Numbers.

Para acceder a las operaciones con archivos, mantén pulsado un archivo. Si has seleccionado varios archivos, utiliza los íconos y los tres puntos de la parte inferior de la pantalla. Desde estos menús puedes renombrar, copiar, mover, compartir y eliminar archivos. Los archivos eliminados irán a la carpeta Eliminados recientemente durante 30 días antes de ser borrados definitivamente.

Para los archivos sincronizados con iCloud Drive, también tienes la opción de descargarlos permanentemente en tu dispositivo. Esto ocupa más espacio de almacenamiento, pero significa que puedes acceder a estos archivos más rápidamente, y sin conexión a internet. Esto solo aparece cuando navegas por la sección de Archivos de iCloud Drive: Todos los archivos que no se almacenan localmente tienen un pequeño símbolo de la nube junto a ellos, y puedes gestionar su estado con una pulsación larga en el ícono del propio archivo.

Artículo originalmente publicado en WIRED. Adaptado por Alondra Flores.


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Noticias sobre Archivos: Archivo de Simancas, Archivos del Poder Judicial de Michoacán, Universidad Veracruzana, Consejo Federal de Archivos Estatales (CoFAE)

José María Burrieza Mateos, nuevo director del Archivo General de Simancas

https://www.tribunavalladolid.com/
Rebeca Pasalodos Pérez

El historiador y archivero asume el cargo tras una larga trayectoria en archivos estatales y vinculada a Simancas desde 1995


José María Burrieza Mateos ha sido nombrado nuevo director del Archivo General de Simancas, centro de titularidad estatal dependiente del Ministerio de Cultura, incorporándose hoy oficialmente al cargo.

Nacido en Zamora en 1959, Burrieza es licenciado en Geografía e Historia por la Universidad de Salamanca. Su carrera archivística comenzó en el Archivo Histórico Provincial de Zamora y, en 1991, ingresó como funcionario de carrera en el Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos (Sección Archivos). Desde entonces, ha desarrollado su labor en diversos archivos estatales, entre ellos el Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona) y el Archivo Histórico de la Nobleza (Toledo).

Vinculado al Archivo General de Simancas desde 1995, ha ocupado distintos cargos, como técnico de Sección de Organización y Descripción de Fondos Documentales y jefe del Departamento de Referencias. Entre 2010 y 2014 fue subdirector del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid, y desde 2014 ejercía como subdirector del Archivo General de Simancas.
Sobre el Archivo General de Simancas

El Archivo General de Simancas, situado en la localidad vallisoletana de Simancas, custodia gran parte de la documentación de los organismos de gobierno de la monarquía hispánica desde la época de los Reyes Católicos (1475) hasta la instauración del Régimen Liberal (1834). Se trata del fondo documental más homogéneo y completo para el estudio de los siglos XVI al XVIII, fundado por Carlos V en 1540 y ampliado bajo el reinado de Felipe II.

Sus fondos se dividen en dos grandes bloques: los de la época austriaca y los de la época borbónica, ofreciendo así un recorrido estructurado por más de tres siglos de administración y gobierno.

El archivo se conserva desde el siglo XVI en una fortaleza acondicionada por el arquitecto renacentista Juan de Herrera. Durante siglos, generaciones de archiveros han trabajado para preservar los documentos, protegerlos del deterioro, estudiarlos y describirlos con rigor, además de difundir su contenido para favorecer su conocimiento entre la ciudadanía.

Conforman Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial de Michoacán
https://metapolitica.news/
Alejandro Martínez Castañeda


Con el objetivo de fortalecer la legalidad, la transparencia y la correcta administración de la documentación judicial, se llevó a cabo el acto protocolario de conformación del Sistema Institucional de Archivos (SIA) y la integración del Grupo Interdisciplinario del Poder Judicial del Estado de Michoacán, en el Salón de Usos Múltiples del Antiguo Palacio de Justicia.

Además de la conformación del SIA, durante el evento se dio cumplimiento a lo establecido en los artículos 50 al 54 de la Ley General de Archivos, que obligan a cada Sujeto Obligado a contar con un Grupo Interdisciplinario, integrado por profesionales de la propia institución, encargado de analizar los procesos y procedimientos que dan origen a la documentación pública, así como de garantizar su correcta organización, conservación y valoración.

En representación del Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y del Órgano de Administración, Mtro. Hugo Alberto Gama Coria, el acto fue encabezado por la Dra. Katia Figueroa Cervantes, Secretaria Ejecutiva del Órgano Administrativo del Poder Judicial, quien tomó protesta a las y los integrantes del Grupo Interdisciplinario, exhortándolos a conducirse bajo los principios de legalidad, objetividad, integridad, transparencia y disponibilidad de la información.

Al término del evento, la Mtra. Luz Corona Bustos, directora de Archivos del Poder Judicial de Michoacán e integrante del Grupo Interdisciplinario, destacó la relevancia del SIA como una herramienta estratégica para el fortalecimiento del quehacer judicial.

Subrayó que la correcta integración y operación del Sistema Institucional de Archivos contribuye directamente a la misión del nuevo Poder Judicial del Estado de Michoacán, al garantizar certeza jurídica, legalidad y transparencia en la impartición de justicia, asegurando que cada actuación judicial cuente con respaldo documental íntegro, confiable y accesible, en beneficio de los derechos de las personas y de la confianza ciudadana.

Finalmente, enfatizó que el trabajo del Grupo Interdisciplinario será clave para analizar los procesos internos que generan documentación, establecer criterios técnicos y aplicar medidas que aseguren una administración archivística responsable, acorde con los estándares que marca la Ley General de Archivos.

UV preserva y digitaliza archivos notariales con nueva plataforma
https://www.uv.mx/
David Sandoval Rodríguez, Fotos: César Pisil Ramos


La Universidad Veracruzana (UV), a través del área de Colecciones Especiales de la Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información (USBI) Xalapa, culminó un proyecto de varios años con la puesta en marcha de una nueva plataforma digital para la consulta de los archivos notariales más antiguos del estado, que datan de 1578 y son parte del acervo histórico que resguarda la institución desde 1957.

Aristeo Marín Ávila, historiador paleógrafo e integrante del equipo responsable de Colecciones Especiales, encargado del resguardo de estos fondos, explicó que la actualización tecnológica representa un paso decisivo para garantizar la preservación y el acceso digital al patrimonio documental universitario.

“La Universidad Veracruzana ha sido depositaria de los archivos notariales de Xalapa, Orizaba y Córdoba por más de seis décadas. Ahora, gracias a la digitalización y a esta nueva plataforma, cualquier persona puede acceder a documentos que narran más de cuatro siglos de historia”, señaló Marín Ávila.

Los archivos notariales, que abarcan del siglo XVI al XX, constituyen una fuente invaluable para los estudios de historia económica, social y cultural de Veracruz y México; su consulta en línea ha permitido que investigadores de instituciones afincadas en España, Estados Unidos y diversos estados del país accedan a información que antes sólo podía revisarse de manera presencial.

La primera versión digital de los archivos fue desarrollada hace casi veinte años, pero la evolución tecnológica y las nuevas normas internacionales de archivística hicieron necesaria una renovación profunda.

“El software original nos permitió abrirnos al mundo, pero ya no podía actualizarse”, recordó Marín Ávila, “por eso emprendimos un trabajo de varios años para poner al día toda la base de datos, normalizar la descripción de los documentos y adoptar estándares internacionales de interoperabilidad.”

El nuevo sistema está basado en Atom (por sus siglas en inglés: Access to Memory), una plataforma de software libre y de código abierto diseñada específicamente para la descripción, gestión y difusión de archivos y colecciones históricas.

Fue creada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), lo que garantiza su compatibilidad con repositorios internacionales y su mantenimiento a largo plazo.
Martín Páez Bistrain, director de la USBI, destacó que este logro fue posible gracias a un trabajo conjunto entre la UV y diversas dependencias de la institución.



Además de los archivos notariales, el sistema hospeda otros destacados fondos patrimoniales como el Archivo Leonardo Pasquel Jiménez, el Archivo Juan de la Cabada, la Colección José García Ocejo al igual que los archivos fotográficos de Anatole Pohorilenko y Roberto Williams García.

La digitalización de estos materiales también tiene un impacto en su conservación física, al reducir la manipulación de los documentos originales, que son conservados por el equipo de Colecciones Especiales, integrado también por Cruz Victoria Villegas Valencia, Nohemí García Chimal, Mayra Domínguez Méndez, Manuel Reyna Aragón y Aarón David Hernández Contreras.

“El acceso digital protege los materiales y democratiza su consulta ya que los investigadores no necesitan desplazarse hasta la USBI para conocer los registros notariales; ahora pueden hacerlo desde cualquier parte del mundo”, puntualizó Marín Ávila.

Para la comunidad universitaria, el lanzamiento de esta plataforma representa la culminación de una etapa de modernización tecnológica que fortalece la vocación de la UV como custodia del patrimonio documental y promotora del acceso libre al conocimiento, recalcó por su parte Martín Páez.

La nueva plataforma está disponible de forma gratuita en el portal de la USBI-Xalapa, accediendo desde la liga: https://fciuv.uv.mx/

Su director dijo que se espera que continúe creciendo con nuevos fondos y proyectos de preservación digital ya que “es el fruto de muchos años de esfuerzo colectivo; hemos sentado los cimientos para que el patrimonio histórico universitario siga vivo y accesible para las generaciones futuras.”

“No contamos con un equipo de desarrollo propio, así que solicitamos apoyo a la Facultad de Estadística e Informática; un estudiante de servicio social dedicó más de un año a realizar la migración y programación de la nueva plataforma, con lo que incluso obtuvo su titulación”, explicó.

César Alejandro Vallejo Galván, en aquel entonces alumno de la Licenciatura en Informática, desarrolló el sistema y logró migrar la base de datos a Atom, incluso con esta labor fue que se basó para realizar su trabajo recepcional, agregó el entrevistado.

El proceso, añadió, incluyó la colaboración de especialistas de la Dirección General de Tecnologías de Información (DGTI) y la Dirección General de Bibliotecas, quienes validaron la seguridad, los estándares técnicos y la interoperabilidad del sistema.

“Fueron años de trabajo y coordinación que llevaron a que hoy la UV cuente con una herramienta moderna, limpia y funcional, que permitirá no sólo la consulta de los archivos notariales, sino también la incorporación de otras colecciones históricas”, destacó Páez Bistrain.

Lanzan un curso virtual para fortalecer la gestión documental en archivos públicos
https://sisanjuan.gob.ar/

El Ministerio de Gobierno informó que se realizará el curso virtual “Herramientas para la Gestión de Documentación y la Administración de Archivos”, una iniciativa del Consejo Federal de Archivos Estatales (CoFAE) que pone en marcha una propuesta de formación virtual destinada a generar soluciones prácticas para la gestión de documentación y la administración de archivos públicos de todo el país.

La propuesta formativa tendrá una duración de cinco semanas, con una carga total de 32 horas, y se dictará bajo modalidad virtual asincrónica a través del campus virtual del Archivo General de la Nación. La primera comisión se desarrollará entre el 23 de febrero y el 3 de abril de 2026, con un cupo máximo de 25 participantes, quienes contarán con el acompañamiento de un tutor.

Información clave para la inscripción:

Fecha límite: Hasta el 13 de febrero de 2026.
Comunicación de vacantes: Hasta el 19 de febrero.
Destinatarios: Principalmente personal que se desempeñe en archivos adheridos al CoFAE.
Requisito fundamental: Cada postulante deberá presentar una carta aval de su Director/a de Archivo titular.

Compromiso institucional y asistencia técnica:

El aval de las autoridades de cada institución es mandatorio, garantizando que el agente pueda cursar en horario laboral y realizar prácticas profesionales con los fondos documentales del organismo. Un aspecto innovador de este programa es que el trabajo final podrá ser transformado en un proyecto de desarrollo, contando con el acompañamiento y asistencia técnica de la Comisión de Capacitación del CoFAE.

Se establece, asimismo, un sistema de responsabilidad institucional: aquellos archivos cuyos aspirantes se inscriban y abandonen la cursada sin justificación, quedarán en el último orden de mérito para las vacantes de los cursos subsiguientes durante el año 2026.

Criterios de selección y vacantes:

Para la asignación de vacantes, se priorizará el siguiente orden:
  • Personal de archivos miembros del CoFAE.
  • Personal de archivos adherentes al CoFAE.
  • Agentes de archivos estatales provinciales con vínculos con el archivo titular de su jurisdicción.
Durante el cursado, se abordarán contenidos vinculados a las nociones básicas de la archivística contemporánea, incluyendo criterios de identificación, clasificación y ordenamiento documental; gestión de documentos electrónicos y expedientes digitales; y el marco normativo vigente en materia de plazos de guarda y acceso a la información. Como valor agregado, para la aprobación se requerirá la elaboración de un diagnóstico del área de desempeño y un proyecto de mejora, que podrá ser acompañado posteriormente como asistencia técnica por la Comisión de Capacitación del CoFAE.

Los interesados en participar deberán comunicarse con el Archivo General de la Provincia enviando un mail a archivogeneral@sanjuan.gov.ar. El programa completo y el listado de contactos provinciales estarán disponibles próximamente en la web haciendo click aquí.

Esta iniciativa se enmarca en el trabajo conjunto entre el Archivo General de la Provincia, dependiente de la Secretaría de Relaciones Institucionales y el CoFAE, orientado a fortalecer las capacidades técnicas del personal archivístico y promover una gestión documental más eficiente, moderna y acorde a las exigencias actuales.


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