Primero la organización documental, después la aplicación de la IA

Archivos duplicados y versiones desactualizadas: el reto de las empresas al gestionar documentos

https://lahora.gt

Acceder a herramientas que permitan a los trabajadores visualizar la última versión de un documento es clave para mantener la continuidad operativa. Foto: Canva

Las empresas generan constantemente información, desde cotizaciones, contratos, reportes, presentaciones hasta propuestas comerciales, que requieren la participación de diferentes equipos antes de llegar a una versión final.

Conforme aumenta la cantidad de trabajadores, aumentan los documentos. Con ello, crece el reto de mantener el control sobre la información, así como el evitar duplicidades y garantizar que todos trabajen con archivos actualizados.

La transformación digital de las empresas no consiste únicamente en incorporar herramientas tecnológicas, sino en utilizarlas como soluciones que ayuden a mejorar procesos de negocio, productividad y colaboración, explicaron expertos de Claro Empresas.

Además, resaltaron que la información debe estar disponible cuando se necesita y acompañar la operación de las empresas.

COMPARTIR ARCHIVOS NO ES SUFICIENTE

Durante años, enviar documentos por correo electrónico o almacenarlos en diferentes equipos era una práctica que utilizaban muchas empresas. Sin embargo, los modelos actuales de trabajo requieren de una coordinación diferente, donde los equipos se encuentran en diferentes lugares, con trabajadores conectados desde diferentes lugares y proyectos que avanzan en menor tiempo, informaron.

Cuando cada trabajador descarga una copia diferente de un archivo, pueden surgir versiones paralelas, cambios que no se sincronizan y dificultades para identificar cuál documento contiene la información más reciente.

Para Claro Empresas, uno de los desafíos de las organizaciones es pasar de una administración basada en archivos aislados a modelos donde la información pueda gestionarse de forma centralizada y segura.

El objetivo, según mencionaron, es que las empresas puedan trabajar con soluciones, no solamente con productos, y que estas respondan a necesidades reales del negocio.

CENTRALIZAR LA INFORMACIÓN PARA MEJORAR LA COLABORACIÓN

Las plataformas de colaboración permiten que los trabajadores puedan acceder a una ubicación centralizada para almacenar, compartir y administrar documentos empresariales.

Este modelo facilita establecer controles sobre la información, reducir errores derivados de múltiples versiones y mejorar la coordinación entre trabajadores.

De acuerdo con expertos de Claro Empresas, las empresas actuales operan en entornos dinámicos y no únicamente desde una oficina. Los trabajadores pueden requerir documentos durante reuniones con clientes, trabajo remoto o actividades fuera de las instalaciones.

Por ello, mencionan que contar con herramientas que permitan acceder a los documentos desde diferentes dispositivos como Claro Drive Negocio se convierte en un elemento clave para mantener la continuidad operativa.

Esta herramienta está diseñada para facilitar que las empresas trabajen sobre una versión de los archivos, manteniendo el orden de los documentos, explicaron.

Para Claro Empresas, la tecnología debe ser un aliado de las empresas, para que sean más eficientes y puedan concentrarse en sus objetivos.

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Programa para detectar archivos duplicados gratis en Windows

Cómo encontrar y eliminar archivos duplicados en Windows

https://www.mediatrends.es/

A todos nos ha ocurrido alguna vez que hemos encontrado muchos archivos duplicados en varias carpetas de nuestro ordenador. Archivos (y carpetas) que teníamos casi olvidados y que ocupan un valioso espacio. Por suerte, existen herramientas que nos ayudan a encontrar y eliminar estos archivos innecesarios, dejando así sitio para otros nuevos.
CCleaner, el clásico

Lleva años con nosotros y ya es casi de la familia. CCleaner es gratuito (aunque posee versión premium con más opciones) y comenzó como un programa para limpiar los archivos basura de nuestro ordenador, peroha ido añadiendo varias características como la que nos interesa, el Buscador de duplicados.

CCleaner nos permite filtrar los archivos a buscar por nombre, tamaño, fecha o incluso contenido.

También nos da la posibilidad de ignorar ciertos parámetros (archivos ocultos, de sistema, menores de determinado tamaño, etc.) y añadir unidades de disco o carpetas de forma individual. Todo de una manera muy sencilla y visual.
Duplicate Cleaner, el completo

También gratuita, Duplicate Cleaner nos permite analizar el disco duro para localizar estos archivos mediante diferentes algoritmos que miden la firma de ficheros, la fecha de creación, etc.

Como el anterior, podemos seleccionar diferentes criterios: fechas (de creación o modificación), tamaño o tipos de archivo.
Duplicate Files Finder, el sencillo

Con este nombre tan original, Duplicate Files Finder escanea nuestro disco duro para encontrar los archivos duplicados. Una vez encontrados nos los mostrará en un listado con el tamaño que ocupan. También es gratuita.

Anti-Twin, el ideal para fotos

Con las mismas opciones que los anteriores, Anti-Twin se diferencia del resto en que, una vez encontrados los archivos duplicados, no solo nos da la opción de eliminarlos, sino que nos ofrece también la posibilidad de revisarlos o eliminarlos directamente, sin pasar por la papelera.

Está especialmente indicado para comparar fotografías, porque podemos previsualizarlas dentro del mismo programa y las compara por nombre, tamaño o píxeles. También es gratis en su versión para particulares.

Con estos cuatro programas seguro que encontrarás el que más se ajuste a tus gustos y necesidades y, una vez elegido, solo tendrás que ponerlo en marcha para deshacerte de todos esos archivos repetidos. Si los pruebas cuéntanos cómo te ha ido.

Autor: Fernando Cautillo

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Encuentra los archivos duplicados en tu PC y libera espacio

Cómo encontrar archivos duplicados en tu PC
http://hipertextual.com/ 17/11/2015

Si tu disco duro está casi lleno, una buena forma de liberar espacio es buscar y encontrar archivos duplicados. Sigue leyendo y descubre cómo hacerlo de forma rápida y sencilla.

Desde docenas de copias del último capítulo de la tesis hasta archivos de música que se duplican misteriosamente, nuestro PC está repleto de archivos olvidados. Estos archivos duplicados, que se van acumulando como basura en un ático, terminan por ocupar el espacio disponible en nuestro disco duro que está destinado para las cosas que realmente importan. Además, crean molestos conflictos en nuestras aplicaciones de fotografías, gestores de archivos o bibliotecas de música.

Aunque es una práctica muy común, tener archivos iguales en diferentes ubicaciones, es una de las peores formas de organizar tus documentos. Por suerte existen herramientas que nos permiten deshacernos de toda esa basura sin necesidad de perder el tiempo revisando archivo por archivo. Hoy analizamos algunas de estas herramientas para encontrar archivos duplicados, tanto para ordenadores con Windows como para ordenadores con Linux.

Encontrar archivos duplicados en Windows

dupeGuru es un programa que puedes descargar de forma gratuita desde su sitio web y que también se encuentra disponible para otros sistemas operativos. Su algoritmo de coincidencia aproximada permite encontrar archivos con nombres idénticos o similares. Además, muestra coincidencias entre diferentes tipos de archivos, por ejemplo un archivo JPG con el mismo nombre que un archivo PNG.

Una vez descargado e instalado, abre dupeGuru y da clic en el icono con el signo "más" de la primera pantalla para seleccionar las carpetas que deseas escanear en busca de archivos duplicados. Selecciona "escanear" y el programa empezará a trabajar.

Dependiendo de la cantidad y tamaño de los archivos dentro de la carpeta, tendremos que esperar un poco para dar el siguiente paso. Eventualmente la lista de archivos duplicados irá apareciendo en tu pantalla. Los archivos originales estarán marcados en color azul y justo debajo de éstos podrás encontrar los archivos duplicados y su correspondiente ubicación en el disco duro. También podrás ver el tamaño de los archivos y un porcentaje de coincidencia para determinar rápidamente qué tan idéntico puede ser un archivo de otro.

Para seleccionar los archivos y realizar acciones en lote sólo hace falta marcar la casilla que se encuentra justo a lado del nombre del archivo. Los archivos pueden ser eliminados, copiados o movidos de ubicación para su comprobación.

Si sólo te interesa trabajar con un tipo específico de archivos, dupeGuru también tiene programas especiales para encontrar duplicados de Música o Imágenes. Otras alternativas de programas para encontrar archivos duplicados en Windows son Easy Duplicate Finder, Duplicate Cleaner y SearchMyFiles.

Encontrar archivos duplicados en Linux

Para los usuarios de Linux, FSlint funciona de maravilla. Esta herramienta está disponible para diferentes distribuciones y soporta varios idiomas. Se puede instalar mediante el centro de software de distribuciones como Ubuntu, Debian, Fedora, OpenSUSE y Red Hat; o mediante línea de comandos escribiendo en la terminal:

En Ubuntu:
sudo apt-get install fslint

En Fedora:
sudo yum install fslint

Una vez instalado abrimos FSlint y veremos una pantalla en la que se mostrará de forma predeterminada el directorio de nuestra carpeta personal. Si deseas abrir una carpeta en específico utiliza los botones de "añadir" y "remover" que se encuentran del lado izquierdo de la pantalla. Después da clic en el botón "buscar" para que comience a generarse la lista de archivos duplicados.

Durante la búsqueda los archivos encontrados se filtran por tamaño, así todos los archivos restantes del mismo tamaño son luego evaluados para verificar que no están vinculados entre sí. El algoritmo utilizado en este caso es sumamente completo, esto con la finalidad de minimizar, en la medida de lo posible, los falsos positivos que pudiesen conducir a la pérdida de datos.

En la pantalla de resultados, todos los archivos duplicados se agrupan juntos bajo una barra gris con información como la cantidad de archivos que se encuentran en el grupo y el número de bytes perdidos en los archivos duplicados. A su vez, los archivos bajo la barra gris se enlistan por nombre, directorio y la última fecha de modificación. La barra de estado debajo del botón "buscar" nos permite identificar el número total de bytes desperdiciados en el total de archivos duplicados.

Si deseas probar otra alternativa para encontrar archivos duplicados en Linux,fdupes funciona muy bien.

Autor:  Nasheli Escobar 

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