Ley de Registros Presidenciales (Presidential Records Act – PRA): Resumen de los aspectos que se consideraron más importantes

Resumen de los aspectos más importantes de la Ley de Registros Presidenciales (Presidential Records Act – PRA)
Por Lic. Carmen Marín con la colabioración de Grok

La Presidential Records Act (PRA) de 1978, codificada en 44 U.S.C. §§ 2201–2209, es la ley federal que regula la creación, propiedad, gestión, conservación, disposición y acceso a los registros oficiales del Presidente y del Vicepresidente de los Estados Unidos. Entró en vigor el 20 de enero de 1981 (a partir de la administración Reagan) y cambió radicalmente el régimen anterior, en el que los documentos presidenciales se consideraban propiedad privada del Presidente. Fue enmendada significativamente por las Presidential and Federal Records Act Amendments of 2014 (P.L. 113-187).

A continuación se resumen sus aspectos centrales desde una perspectiva archivística y legal:

1. Propiedad pública de los registros (44 U.S.C. § 2202)

La disposición más transformadora de la ley establece que:

“Los Estados Unidos se reservan y retienen la propiedad, posesión y control completos de los registros presidenciales.”

Los registros oficiales del Presidente y de su personal inmediato dejan de ser propiedad privada y pasan a ser propiedad del pueblo estadounidense. Esto se aplicó por primera vez a los registros de la administración Reagan.

2. Definición de “registros presidenciales” (44 U.S.C. § 2201)

Se definen como:

Materiales documentales (o cualquier porción razonablemente separable de ellos) creados o recibidos por el Presidente, su personal inmediato, o una unidad o individuo de la Oficina Ejecutiva del Presidente cuya función es asesorar o asistir al Presidente, en el curso de actividades que se relacionan con o tienen efecto sobre el cumplimiento de los deberes constitucionales, estatutarios u oficiales o ceremoniales del Presidente.

Incluyen:

• Documentos relacionados con actividades políticas solo si afectan o se relacionan directamente con los deberes oficiales.
• Todo tipo de soportes: papel, electrónicos, audiovisuales, etc.

Exclusiones:

 

• Registros oficiales de agencias federales (regidos por la Federal Records Act).
• Registros personales (personal records): materiales de carácter puramente privado o no público que no se relacionan con ni afectan el ejercicio de los deberes oficiales (diarios personales, notas privadas, etc.).

Existencias de publicaciones y papelería, o copias extra claramente designadas solo para referencia.

La ley exige que el Presidente y su personal tomen medidas prácticas para separar los registros personales de los presidenciales.

3. Gestión durante el mandato (44 U.S.C. § 2203)

 

• El Presidente en ejercicio es exclusivamente responsable de la custodia, control y acceso a los registros presidenciales mientras está en el cargo.
• Debe asegurar que las actividades, deliberaciones, decisiones y políticas que reflejan el desempeño de sus deberes oficiales queden adecuadamente documentadas y preservadas.
• Puede disponer (destruir o eliminar) registros que ya no tengan valor administrativo, histórico, informativo o probatorio, pero solo después de obtener por escrito la opinión del Archivist of the United States.
• NARA puede ofrecer orientación y consejo, pero no tiene autoridad formal de supervisión durante el mandato (salvo en propuestas de disposición).

4. Transferencia automática al finalizar el mandato

Al concluir el mandato (o el último mandato consecutivo), los registros presidenciales se transfieren automáticamente a la custodia legal del Archivist of the United States (NARA). Todos los registros presidenciales se consideran de valor permanente y deben conservarse indefinidamente.

5. Acceso público y restricciones (44 U.S.C. §§ 2204–2205)

• Durante los primeros 5 años posteriores al final del mandato, los registros no están sujetos a acceso público general (tiempo destinado al procesamiento archivístico de NARA).
• A partir del quinto año, se abren al público a través de la Freedom of Information Act (FOIA).
• El Presidente saliente puede imponer restricciones de acceso (hasta un máximo de 12 años) sobre seis categorías específicas de información (por ejemplo, asuntos de seguridad nacional, información confidencial, etc.).
• Después de 12 años, solo se aplican las exenciones de FOIA (excepto la exención deliberativa del § 552(b)(5), que no aplica a registros presidenciales).
• Existen mecanismos de acceso especial para el Congreso, los tribunales y administraciones posteriores, incluso durante los periodos de restricción.
• Las enmiendas de 2014 codificaron procedimientos de notificación y reclamación de privilegio constitucional por parte del Presidente saliente o del Presidente en ejercicio antes de la divulgación pública.

6. Registros del Vicepresidente

Los registros del Vicepresidente se tratan exactamente igual que los presidenciales (44 U.S.C. § 2207).

7. Uso de cuentas de mensajería no oficiales (enmienda de 2014 – § 2209)

Se prohíbe crear o enviar registros presidenciales (o vicepresidenciales) a través de cuentas de mensajería electrónica no oficiales, a menos que:

• Se copie simultáneamente una cuenta oficial, o
• Se reenvíe una copia completa a una cuenta oficial de forma oportuna.

8. Distinción clave con la Federal Records Act (FRA)

Aspecto	Presidential Records Act (PRA)	Federal Records Act (FRA)
Ámbito	Presidente, Vicepresidente y personal asesor inmediato	Agencias federales
Propiedad	Pública desde el origen	Pública
Valor	Todos se consideran permanentes	Temporales o permanentes (según valoración)
Custodia durante mandato	Exclusiva del Presidente	De la agencia
Acceso	Regulada por la propia PRA + FOIA	Principalmente FOIA

9. Contexto histórico y propósito

La PRA nació como respuesta al escándalo Watergate y al intento del Presidente Nixon de tratar sus grabaciones y documentos como propiedad privada. Su objetivo es garantizar la preservación de la evidencia del ejercicio del poder ejecutivo, la rendición de cuentas y el acceso público (con salvaguardas temporales legítimas), manteniendo al mismo tiempo un equilibrio con la confidencialidad necesaria del proceso deliberativo presidencial.

En síntesis, la Presidential Records Act transforma los registros oficiales del Presidente de un bien privado en un patrimonio público, establece un régimen de preservación permanente y crea un calendario escalonado de acceso que busca equilibrar la transparencia democrática con las necesidades legítimas de confidencialidad del Poder Ejecutivo. Desde la perspectiva archivística, constituye el instrumento legal que asegura la integridad, autenticidad y continuidad del fondo documental presidencial como evidencia histórica y de gobierno.

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Ley de Registros Federales (Federal Records Act – FRA): resumen de los aspectos que se consideraron más importantes

Resumen de los aspectos más importantes de la Ley de Registros Federales (Federal Records Act – FRA)
Por Lic. Carmen Marín con la colaboración de Grok

La Federal Records Act (FRA), promulgada originalmente en 1950 y codificada principalmente en los Capítulos 21, 29, 31 y 33 del Título 44 del Código de los Estados Unidos (44 U.S.C.), es el marco legal fundamental que regula la creación, gestión, conservación, transferencia y disposición de los registros de las agencias del gobierno federal de Estados Unidos. Ha sido enmendada en varias ocasiones, destacando las Presidential and Federal Records Act Amendments of 2014 (P.L. 113-187), que modernizaron la definición de registro y reforzaron el tratamiento de los registros electrónicos.

A continuación, se presentan los aspectos más relevantes desde una perspectiva archivística y legal:

1. Definición de “registro federal” (44 U.S.C. § 3301)

Es uno de los elementos centrales de la ley. Un registro federal incluye:

“Toda información registrada, independientemente de su forma o características, elaborada o recibida por una agencia federal bajo ley federal o en conexión con la transacción de asuntos públicos, y conservada o apropiada para su conservación por esa agencia o su sucesor legítimo, como evidencia de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del Gobierno de los Estados Unidos, o por el valor informativo de los datos que contiene.”

Exclusiones explícitas:

 
Material de biblioteca o museo adquirido solo con fines de referencia o exhibición.
Copias duplicadas conservadas únicamente por conveniencia.

Las enmiendas de 2014 enfatizaron que el foco está en la información (no en el soporte físico), abarcando explícitamente registros digitales y electrónicos. El Archivist of the United States tiene autoridad vinculante para determinar si determinada información constituye un registro federal.

2. Obligaciones de las agencias federales (Capítulo 31 – 44 U.S.C. §§ 3101–3107)

Cada jefe de agencia federal debe:

• Crear y preservar registros que documenten de manera adecuada y apropiada la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos y transacciones esenciales de la agencia, de modo que protejan los derechos legales y financieros del Gobierno y de las personas afectadas.
• Establecer y mantener un programa activo y continuo de gestión de registros, que incluya:
• Controles efectivos sobre la creación, mantenimiento y uso de registros.
• Procedimientos para identificar y publicar en formato electrónico accesible aquellos registros de interés público.
• Cumplimiento de las regulaciones de NARA.
• Transferir registros a centros de registros (Records Centers) operados por NARA o aprobados por el Archivist of the United States cuando resulte más económico o eficiente.
• Establecer salvaguardas contra la remoción o pérdida de registros.
• Notificar al Archivist of the United States ante cualquier remoción, destrucción, alteración o amenaza ilegal de registros, e iniciar acciones de recuperación a través del Attorney General.

3. Rol de la National Archives and Records Administration (NARA) y del Archivist (Capítulo 29)

• El Archivist of the United States (jefe de NARA) tiene responsabilidades centrales:
• Proporcionar orientación y asistencia a las agencias en la gestión documental.
• Establecer estándares para la retención selectiva de registros de valor permanente.
• Aprobar los calendarios de retención y disposición (records schedules).
• Determinar qué registros tienen valor permanente (aproximadamente solo el 1-3 % de todos los registros creados) y deben transferirse a los Archivos Nacionales.
• Facilitar la transferencia de registros permanentes, preferentemente en formato digital o electrónico “en la mayor medida posible”.
• Supervisar la destrucción legítima de registros temporales.

4. Disposición de registros (Capítulo 33)

 
Ningún registro federal puede destruirse o alienarse sin autorización del Archivist of the United States.
Las agencias deben elaborar listas y calendarios de disposición que NARA aprueba.

 
Se distingue entre:

• Registros temporales: se destruyen tras un periodo determinado de retención.
• Registros permanentes: se transfieren a NARA para su conservación indefinida.

5. Objetivos generales de la gestión de registros (44 U.S.C. § 2902)

La ley busca:

• Documentación precisa y completa de las políticas y transacciones del Gobierno.
• Control de la cantidad y calidad de registros producidos.
• Prevención de la creación de registros innecesarios.
• Simplificación de los procesos de creación, mantenimiento, transferencia y uso.
• Preservación y disposición juiciosa.
• Énfasis en la transferencia de registros a NARA en formato digital.

6. Distinción clave con la Presidential Records Act (PRA)

La FRA se aplica a los registros de las agencias federales (incluyendo la mayoría de las entidades del Poder Ejecutivo).
La PRA (1978) rige específicamente los registros del Presidente, del Vicepresidente y de ciertas unidades del Executive Office of the President. Los registros presidenciales son de propiedad pública y se transfieren automáticamente a NARA al finalizar el mandato, mientras que los registros federales de agencias se gestionan de forma continua bajo el régimen de la FRA.

7. Acceso a los registros

La FRA no regula directamente el acceso público. Ese aspecto corresponde principalmente a la Freedom of Information Act (FOIA). La FRA garantiza que los registros existan y se preserven adecuadamente para que el acceso sea posible.

8. Sanciones

La destrucción, ocultación, alteración o remoción ilegal de registros federales puede constituir delito federal (18 U.S.C. § 2071), con penas de multa y hasta tres años de prisión, e inhabilitación para cargos públicos.

En síntesis, la Federal Records Act establece un sistema integral de gestión documental orientado a garantizar la evidencia de las acciones gubernamentales, la rendición de cuentas, la eficiencia administrativa y la preservación del patrimonio histórico. Desde la perspectiva archivística, constituye el fundamento legal que permite aplicar los principios de autenticidad, integridad, procedencia y valor primario/secundario a los documentos del gobierno federal de Estados Unidos.

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Análisis archivístico del artículo: ”La peligrosa ofensiva legal de Trump para adueñarse de los archivos públicos de su gestión”

Perspectiva de un profesional de la archivología, fundamentada en la legislación federal de Estados Unidos

Por la Lic. Carmen Marin con la colaboración de Grok

El texto analizado constituye una pieza de opinión jurídica-periodística que examina una opinión de la Office of Legal Counsel (OLC) del Departamento de Justicia que sostiene la inconstitucionalidad de la Presidential Records Act (PRA) de 1978, así como una orden judicial federal reciente que obliga a la administración Trump a cumplir con dicha ley. Desde la óptica de la archivología profesional, el artículo toca el núcleo mismo de la función archivística en el ámbito del Poder Ejecutivo: la preservación de la evidencia documental del ejercicio del poder presidencial como bien público.

1. Marco legislativo y doctrinal archivístico aplicable

La PRA (44 U.S.C. §§ 2201–2209) es la piedra angular del régimen de gestión de registros presidenciales. Establece que los presidential records —definidos como aquellos documentales creados o recibidos por el Presidente, su personal o unidades de la Casa Blanca en el ejercicio de sus funciones oficiales— son propiedad del pueblo estadounidense y deben transferirse a la National Archives and Records Administration (NARA) al concluir el mandato.

Esta disposición se complementa con:

• La Presidential Recordings and Materials Preservation Act (PRMPA) de 1974, confirmada en Nixon v. Administrator of General Services, 433 U.S. 425 (1977).
• El Federal Records Act (FRA) y las regulaciones de NARA (36 CFR Part 1270 y siguientes).
• Los principios archivísticos codificados en las normas de NARA y en la práctica profesional: autenticidad, integridad, procedencia (respect des fonds), orden original, valor primario (administrativo, legal, fiscal) y valor secundario (histórico, investigativo, de rendición de cuentas).

La PRA no es una mera norma de “supervisión congresional”, sino un instrumento de garantía de la integridad del registro público y de continuidad institucional.

2. Valoración del conflicto jurídico desde la archivología

El artículo señala correctamente que la opinión de la OLC, de aplicarse, desmantelaría el régimen de propiedad pública de los registros presidenciales y abriría la puerta a la destrucción o privatización de documentación oficial. 

Desde un punto de vista archivístico profesional esto representa un riesgo existencial:

 

• Pérdida de autenticidad e integridad: Sin obligación de preservación previa, cualquier citación judicial posterior (como sugiere la OLC) llega tarde. La evidencia ya puede haber sido alterada o destruida. La archivística insiste en que la preservación debe ser proactiva y sistémica, no reactiva.
• Ruptura del principio de procedencia y del continuum documental: Los registros presidenciales forman un fondo orgánico que documenta el ejercicio del poder ejecutivo. Su fragmentación o privatización viola el principio de respect des fonds y dificulta la reconstrucción histórica y la rendición de cuentas.
• Afectación al valor de evidencia: Los registros oficiales constituyen la evidencia primaria de las acciones gubernamentales. Su destrucción selectiva compromete no solo la investigación histórica, sino también los procesos de transparencia (FOIA), de investigación congresional y de eventuales procesos judiciales.

El artículo acierta al señalar que el argumento de la OLC basado en el “silencio histórico del Congreso” antes de Watergate es archivísticamente insostenible. La ausencia de regulación previa no equivale a una inmunidad constitucional. Watergate y el intento de Nixon de tratar los registros como propiedad privada generaron precisamente la necesidad de un marco legal permanente. La PRMPA y la PRA fueron respuestas legislativas a una crisis de integridad documental.

3. Crítica a los argumentos de la OLC desde la optica archivística

 

• Aplicación errónea de Trump v. Mazars: El caso se refería a citaciones de registros personales. La PRA, por el contrario, es una norma estructural, prospectiva y de aplicación general. Los archivistas distinguimos claramente entre registros oficiales (presidential records) y materiales puramente personales. Confundir ambas categorías debilita el régimen de clasificación y disposición.
• Negación de la Cláusula de Necesario y Propio: La facultad del Congreso para estructurar la preservación de registros oficiales está firmemente asentada desde McCulloch v. Maryland (1819) y reafirmada en Nixon v. Administrator of General Services. La creación de sistemas de archivo y la definición de propiedad pública de los registros son herramientas legítimas de política pública.
• Argumentos de “efecto disuasorio” y privilegio ejecutivo: Ya fueron rechazados por la Corte Suprema en 1977. Desde la archivología, el privilegio ejecutivo no justifica la destrucción de la evidencia; justifica, en todo caso, restricciones temporales de acceso (como las previstas en la propia PRA: restricciones de hasta 12 años para ciertas categorías).
• Afirmación de que solo una citación judicial puede preservar registros: Es contraria a toda la doctrina de gestión documental. La preservación debe ser continua y preventiva. Esperar a una citación equivale a permitir la pérdida irreversible del patrimonio documental.

4. Implicaciones archivísticas de la orden judicial y del debate

La orden federal que obliga a cumplir la PRA es, desde el punto de vista profesional, una reafirmación del principio de que los registros presidenciales no son propiedad privada del ocupante de la Casa Blanca. Si la opinión de la OLC prosperara, las consecuencias serían graves:

• Posible destrucción o retención privada de correos electrónicos, memorandos, grabaciones y documentos digitales generados durante el mandato.
• Dificultad extrema para NARA de ejercer su mandato de preservación y acceso público.
• Erosión del valor de los archivos presidenciales como fuente primaria para la historiografía, el periodismo de investigación y la rendición de cuentas democrática.
• Precedente peligroso que podría extenderse a otros regímenes de registros oficiales.

5. Conclusión profesional

El artículo presenta una defensa sólida y bien fundamentada de la constitucionalidad y necesidad de la PRA. Desde la archivología, la preservación de los registros presidenciales no es una amenaza a la “autonomía ejecutiva”, sino una condición indispensable para que el sistema de separación de poderes y de rendición de cuentas funcione.

La PRA no dicta las decisiones políticas del Presidente; garantiza que exista un rastro documental veraz, íntegro y accesible (con las restricciones temporales legítimas) de esas decisiones. En un Estado de Derecho, el archivo no es un apéndice burocrático: es el repositorio de la memoria institucional y de la evidencia del poder.

Cualquier intento de declarar inconstitucional el régimen de propiedad pública de los registros presidenciales debe ser evaluado no solo en términos de doctrina constitucional, sino también a la luz de los principios archivísticos de autenticidad, integridad y responsabilidad pública que han guiado la práctica profesional en Estados Unidos desde hace casi cincuenta años.

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La Ley de Registros Presidenciales (PRA) estipula que los registros presidenciales pertenecen al público

La peligrosa ofensiva legal de Trump para adueñarse de los archivos públicos de su gestión
https://www.perfil.com
Mark J. Rozell, Mitchel A. Sollenberger

El presidente de Estados Unidos, Donald Trump, habla durante un anuncio con el administrador de la Agencia de Protección Ambiental (EPA), Lee Zeldin, en el Despacho Oval de la Casa Blanca en Washington, D.C., el 21 de mayo de 2026. | AFP

FAIRFAX, VIRGINIA—Con la guerra de Irán y la crisis de asequibilidad dominando los titulares en los Estados Unidos, una opinión de memorando emitida por la Oficina de Asesoría Legal (OLC) del Departamento de Justicia de los EE. UU. que declara inconstitucional la Ley de Registros Presidenciales (PRA) de 1978 ha pasado en gran medida desapercibida. Pero un juez federal ordenó recientemente a la administración del presidente Donald Trump que cumpla con la PRA, rechazando la opinión y configurando una batalla legal con implicaciones potencialmente profundas.

La PRA se promulgó a raíz del escándalo de Watergate, durante el cual el presidente Richard Nixon intentó proteger sus grabaciones secretas declarando que los documentos de su Casa Blanca eran propiedad privada. Los registros presidenciales, estipuló la ley, pertenecen al público. Durante casi medio siglo, a las administraciones salientes se les ha prohibido purgar los registros oficiales o mantenerlos en privado.

La opinión de la OLC, si finalmente se aplicara, alteraría este acuerdo. Peor aún, también podría servir como base legal para derogar normas éticas, leyes de divulgación y otros requisitos de presentación de informes que se aplican al presidente o a su equipo de la Casa Blanca.

La opinión de la OLC es fundamentalmente débil. Para empezar, se apoya en la ausencia de regulación del Congreso hasta la década de 1970 como evidencia de que los presidentes históricamente han controlado sus documentos, lo que implica que el Congreso no puede regularlos. Pero el silencio del Congreso sobre un asunto no significa que carezca, de hecho, de autoridad para legislar. El Congreso optó por no regular el mantenimiento de registros presidenciales antes de Watergate porque no había una necesidad urgente de hacerlo. Los intentos de Nixon de eludir el proceso de justicia penal hicieron necesaria la PRA.

La opinión enmarca erróneamente a la PRA como un ejemplo de supervisión del Congreso, a pesar de que nada en la ley está diseñado para apuntar a un presidente individual o exigir la divulgación de información al Congreso. El proceso de investigar al presidente es un asunto separado del mantenimiento de registros.

La OLC va más allá al invocar el fallo de la Corte Suprema de 2020 en el caso Trump v. Mazars USA, LLP para argumentar que el Congreso no puede actuar en ausencia de un propósito legislativo específico. Pero ese caso se refería a una citación del Congreso dirigida a los registros fiscales personales de un presidente en ejercicio, no a una ley debidamente promulgada. La OLC aplica erróneamente el caso Mazars a una ley estructural y prospectiva centrada en la preservación de documentos.

La OLC también pasa por alto la autoridad del Congreso, a través de la Cláusula de Necesario y Propietario de la Constitución, para elegir la herramienta adecuada para lograr sus fines legítimos de formulación de políticas, un punto que la Corte Suprema dejó abundantemente claro hace más de dos siglos en el caso McCulloch v. Maryland. Eso incluye la estructuración de las operaciones gubernamentales, la preservación de registros y la creación de sistemas de archivo.

Otra afirmación extraña es que el proceso constitucionalmente permisible para preservar registros es a través de una citación judicial. Según la opinión de la OLC, solo cuando el Congreso emite una citación "bajo las circunstancias apropiadas" puede tal vez "impedir temporalmente la destrucción de la evidencia buscada". Más allá del lenguaje evasivo, el argumento es ilógico. Sin una preservación previa, la emisión de una citación es completamente inútil. Recuerde que la PRA (y su precursora, la Ley de Preservación de Grabaciones y Materiales Presidenciales, o PRMPA) se estableció porque Nixon estaba destruyendo sus registros oficiales.

En cuanto a la PRMPA, la OLC ataca el caso Nixon v. Administrator of General Services, el caso de la Corte Suprema de 1977 que confirmó la constitucionalidad de la ley. Afirma que el caso —una de las defensas más importantes de la PRA— se basa en un marco obsoleto para comprender la gobernanza, utilizando erróneamente el caso Mazars (nuevamente) y argumentando que el Congreso solo puede regular a las agencias, no al presidente. Pero si el Congreso pudo promulgar la PRMPA —una ley que apuntaba a los registros de un presidente específico—, ¿por qué una ley de mantenimiento de registros neutral y de aplicación general como la PRA no sería constitucionalmente permisible?

Esta teoría es claramente errónea: las acciones del presidente históricamente han estado limitadas por varias leyes estructurales, desde clasificaciones de seguridad hasta requisitos de divulgación. En el caso Little v. Barreme, por ejemplo, la Corte Suprema confirmó un estatuto que restringía el comercio con Francia y anuló la incautación de un barco por parte del presidente que no estaba autorizada por la ley. Pero, lo que es más importante, la PRA no dicta las acciones que debe tomar el presidente; simplemente establece un sistema para garantizar que los registros se preserven.

Por último, la OLC presenta argumentos igualmente poco persuasivos sobre los efectos disuasorios en los asesores presidenciales, el privilegio ejecutivo y la carga de recursos, todas afirmaciones que la Corte Suprema rechazó repetidamente en el caso Nixon v. Administrator of General Services.

En el corazón de este ataque a la PRA se encuentra la creencia errónea de que la Constitución de los EE. UU. prioriza la "autonomía e independencia" del presidente por encima de todo lo demás. Eso es un disparate. Los redactores de la Constitución diseñaron intencionalmente un sistema de poderes compartidos, no de dominio ejecutivo. En lugar de una amenaza a la independencia ejecutiva, la preservación de los registros presidenciales es una forma de transparencia que limita el abuso de poder, garantiza la rendición de cuentas y, sobre todo, protege el interés del público.

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