Las empresas requieren de una gestión documental ordenada, segura y accesible

Cada archivo perdido cuesta tiempo: así pueden las empresas organizar mejor su información
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Las empresas requieren de una gestión documental ordenada, segura y accesible. Foto: Shutterstock/Photographer

Si una empresa tuviera que encontrar todos los documentos en 10 minutos, ¿sabría exactamente dónde están?

En la actualidad, es común que la información se encuentre dispersa entre diferentes computadoras, correos electrónicos, teléfonos móviles, aplicaciones de mensajería, archivos compartidos entre equipos, en diferentes plataformas colaborativas, entre otros.

A medida que las operaciones crecen, gestionar información en diferentes plataformas dificulta el acceso, reduce la productividad y aumenta los riesgos para la seguridad.

Según expertos de Claro Empresas, uno de los principales retos de las empresas es dejar de ver la información únicamente como archivos almacenados y comenzar a gestionarla como un activo estratégico para el negocio.

Lo que inicialmente parece una solución práctica puede convertirse en una fuente de complejidad operativa, ya que cada nuevo repositorio puede convertirse en una nueva versión del mismo documento.

Cuando un documento existe en varias ubicaciones, aumenta la duplicidad, se pierde tiempo y surgen dudas sobre cuál es la versión vigente.

Para Claro Empresas, centralizar la información permite que todos los trabajadores accedan a los mismos documentos de manera eficiente y con un mejor control. Además, permite la continuidad operativa de la empresa, ya que los equipos dedican menos tiempo buscando los documentos y pueden enfocarse en actividades que generen valor para la empresa.

INFORMACIÓN DISPONIBLE

Hoy en día, las empresas requieren que los equipos puedan acceder a sus documentos desde diferentes ubicaciones: oficinas, hogares, reuniones con clientes o sucursales.

Por ello, representantes de Claro Empresas explican que las empresas requieren herramientas que faciliten la producción sin perder organización ni control de la información.

«La información necesita acompañar al negocio sin importar dónde se encuentre cada colaborador», indican. Por ello, las empresas requieren herramientas que permitan esta acción manteniendo el control y organización.

UNA ALTERNATIVA PARA CENTRALIZAR INFORMACIÓN

Históricamente, centralizar documentos implicaba invertir en infraestructura tecnológica propia.

Ahora, las empresas pueden acceder a capacidades empresariales a través de soluciones en la nube, sin necesidad de adquirir servidores ni asumir costos elevados de implementación.

Por ello, señalan que las buenas prácticas de gestión documental -sin incrementar la complejidad tecnológica- incluyen contar con respaldos adecuados, controles de acceso y herramientas que permitan administrar la información de forma segura.

Como parte de esta solución, Claro Empresas ofrece Claro Drive Negocio, una plataforma que permite que las empresas puedan almacenar, sincronizar y compartir información desde una plataforma centralizada, facilitando la colaboración entre equipos y el acceso a documentos desde diferentes dispositivos.

Esta solución busca que las organizaciones puedan gestionar su información de manera más ordenada, con mayor disponibilidad y sin depender de servidores físicos propios.

Además, detallaron que esta solución facilita que los equipos colaboren en una misma versión de los documentos y mantengan un mejor control sobre los archivos empresariales.

Más allá de almacenar archivos, el objetivo de esta solución es que las empresas tengan la información disponible cuando la necesiten, y que accedan las personas correctas en el momento en que la necesitan.

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Primero la organización documental, después la aplicación de la IA

Archivos duplicados y versiones desactualizadas: el reto de las empresas al gestionar documentos

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Acceder a herramientas que permitan a los trabajadores visualizar la última versión de un documento es clave para mantener la continuidad operativa. Foto: Canva

Las empresas generan constantemente información, desde cotizaciones, contratos, reportes, presentaciones hasta propuestas comerciales, que requieren la participación de diferentes equipos antes de llegar a una versión final.

Conforme aumenta la cantidad de trabajadores, aumentan los documentos. Con ello, crece el reto de mantener el control sobre la información, así como el evitar duplicidades y garantizar que todos trabajen con archivos actualizados.

La transformación digital de las empresas no consiste únicamente en incorporar herramientas tecnológicas, sino en utilizarlas como soluciones que ayuden a mejorar procesos de negocio, productividad y colaboración, explicaron expertos de Claro Empresas.

Además, resaltaron que la información debe estar disponible cuando se necesita y acompañar la operación de las empresas.

COMPARTIR ARCHIVOS NO ES SUFICIENTE

Durante años, enviar documentos por correo electrónico o almacenarlos en diferentes equipos era una práctica que utilizaban muchas empresas. Sin embargo, los modelos actuales de trabajo requieren de una coordinación diferente, donde los equipos se encuentran en diferentes lugares, con trabajadores conectados desde diferentes lugares y proyectos que avanzan en menor tiempo, informaron.

Cuando cada trabajador descarga una copia diferente de un archivo, pueden surgir versiones paralelas, cambios que no se sincronizan y dificultades para identificar cuál documento contiene la información más reciente.

Para Claro Empresas, uno de los desafíos de las organizaciones es pasar de una administración basada en archivos aislados a modelos donde la información pueda gestionarse de forma centralizada y segura.

El objetivo, según mencionaron, es que las empresas puedan trabajar con soluciones, no solamente con productos, y que estas respondan a necesidades reales del negocio.

CENTRALIZAR LA INFORMACIÓN PARA MEJORAR LA COLABORACIÓN

Las plataformas de colaboración permiten que los trabajadores puedan acceder a una ubicación centralizada para almacenar, compartir y administrar documentos empresariales.

Este modelo facilita establecer controles sobre la información, reducir errores derivados de múltiples versiones y mejorar la coordinación entre trabajadores.

De acuerdo con expertos de Claro Empresas, las empresas actuales operan en entornos dinámicos y no únicamente desde una oficina. Los trabajadores pueden requerir documentos durante reuniones con clientes, trabajo remoto o actividades fuera de las instalaciones.

Por ello, mencionan que contar con herramientas que permitan acceder a los documentos desde diferentes dispositivos como Claro Drive Negocio se convierte en un elemento clave para mantener la continuidad operativa.

Esta herramienta está diseñada para facilitar que las empresas trabajen sobre una versión de los archivos, manteniendo el orden de los documentos, explicaron.

Para Claro Empresas, la tecnología debe ser un aliado de las empresas, para que sean más eficientes y puedan concentrarse en sus objetivos.

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