Diseña cuadros de clasificación de archivos con IA

Diseña cuadros de clasificación de archivos con IA
Por: Lic. Carmen Marín con la colaboración de IA de Google

Un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) diseñado con Inteligencia Artificial permite agilizar el trabajo del archivólogo en la gestión documental al automatizar la jerarquía de los archivos transformando documentos caóticos en estructuras lógicas. El uso de la IA optimiza el análisis de la estructura orgánica, las funciones de las unidades administrativas que forman la organización, empresa o institución para sugerir categorías, códigos y subseries de forma instantánea. [1, 2, 3]

A continuación, se presenta la guía paso a paso para estructurarlo, las herramientas clave y un ejemplo práctico.

Metodología para diseñar un CCD con Inteligencia Artificial

 
Recopilación y lectura masiva de datos

 
Acción: Sube las normativas, manuales de funciones y el organigrama de la empresa a un entorno de IA.
Beneficio: La IA procesa texto no estructurado rápidamente para identificar qué dependencias producen qué tipo de información. [4, 5, 6]

 
Identificación de Funciones y Series Documentales

 
Acción: Pide a la IA que extraiga las actividades clave y agrupe los tipos de documentos relacionados de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa
Prompt clave: "Analiza este manual de funciones y genera una lista jerárquica de actividades principales que den origen a documentos (ej. Contratación, Facturación)." [1]

 
Codificación y Estructuración Jerárquica

 
Acción: Solicita la creación del cuadro en formato de árbol jerárquico asignando códigos únicos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa (alfanuméricos o numéricos).
Formato: Exige que la salida sea una tabla estructurada limpia. [1, 2]


Ejemplo de Cuadro de Clasificación Generado por IA

Esta estructura refleja cómo un modelo de lenguaje clasifica los documentos corporativos comunes basándose en la jerarquía funcional: [1, 4]

Código [6]	Fondo / Sección (Departamento)	Serie Documental	Subserie / Tipo de Archivo
100	Dirección General	100.01 Actas de Junta	Actas ordinarias, Actas extraordinarias
		100.02 Políticas Internas	Manuales de cumplimiento, Reglamentos
200	Talento Humano	200.01 Historias Laborales	Contratos de trabajo, Hojas de vida, Afiliaciones
		200.02 Nómina	Desprendibles de pago, Planillas de seguridad social
300	Finanzas y Contabilidad	300.01 Facturación	Facturas de venta, Notas crédito
		300.02 Impuestos	Declaraciones de renta, Retenciones
400	Asesoría Jurídica	400.01 Contratos y Convenios	Contratos con proveedores, Alianzas comerciales

 

Herramientas recomendadas para la clasificación con IA

Puedes emplear plataformas de IA según la fase de diseño y ejecución en la que te encuentres:

• Modelos de Lenguaje Avanzados (como este chat): Ideales para la fase de concepción y diseño conceptual. Puedes pegar tus funciones operativas y pedirle que te genere la estructura en código Markdown o en tablas listas para exportar a Excel. [2, 7, 8]
• elDoc: Una solución corporativa excelente para aplicar la lógica del negocio de manera directa. Permite dar instrucciones como "Revisa el código de propiedad y archiva en residencial o comercial". [3]
• Dropbox DocSend: Su función "Organizar con IA" automatiza la creación física del árbol de carpetas basado en los archivos que vas subiendo. [9]
• ABBYY FlexiCapture: Especializada en procesar miles de documentos digitalizados (imágenes o PDFs desestructurados), reconociendo automáticamente el contexto para dividirlos y enviarlos a la categoría correcta del CCD. [6, 10, 11]

REFERENCIAS

[1] https://www.athento.com

[2] https://www.flowhunt.io

[3] https://eldoc.online

[4] https://www.youtube.com

[5] https://www.tiktok.com

[6] https://www.doxis.com

[7] https://www.tiktok.com

[8] https://www.instagram.com

[9] https://help.dropbox.com

[10] https://www.abbyy.com

[11] https://abbyy.mintlify.app


Utilizando Gemini 

Gemini puede hacerlo perfectamente, especialmente en las fases de análisis, diseño y estructuración conceptual del cuadro. Como modelo de lenguaje avanzado, es ideal para procesar grandes volúmenes de texto y transformarlos en estructuras archivísticas ordenadas. [1]

A continuación, se detalla qué puede hacer exactamente y cómo configurarlo para lograrlo.

¿Qué puede hacer Gemini en el diseño de un CCD?

• Analizar normativas: Lee manuales de funciones completos para extraer series documentales de forma automática.
• Crear jerarquías: Diseña la estructura de Fondo, Sección, Subsección, Serie y Subserie.
• Generar codificación: Crea sistemas numéricos o alfanuméricos lógicos para tus carpetas.
• Exportar formatos: Entrega el cuadro en tablas tabuladas listas para copiar y pegar directamente en Excel.
• Sugerir tiempos de retención: Propone plazos de conservación basados en normativas estándar de archivo. [2]

Guía para diseñar tu cuadro usando Gemini

Para obtener el mejor resultado, se recomienda estructurar la interacción en tres pasos utilizando prompts (instrucciones) específicos: [3]

Paso 1: Alimentación de contexto

Sube o pega las funciones de tu empresa y dile:

"Actúa como un experto en archivística y gestión documental. Analiza el siguiente listado de departamentos y funciones de mi empresa. Identifica cuáles son las actividades clave que generan documentos de forma constante."

Paso 2: Generación del cuadro (Prompt Maestro)

Una vez que Gemini entienda tu empresa, pídele la estructura con este comando:

"Con base en el análisis anterior, diseña un Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Organízalo en una tabla con las siguientes columnas: Código, Sección (Departamento), Serie Documental, Subserie Documental y Tipos de Archivos incluidos. Usa una codificación numérica jerárquica (ej. 100, 100.1, 100.1.1)."

Paso 3: Definición de reglas de archivo

Para ir un paso más allá, puedes solicitarle criterios de organización:

"Agrega una columna a la tabla anterior que indique el criterio de ordenación recomendado para cada serie (alfabético, cronológico o numérico) y sugiere cuántos años debería guardarse cada documento en el archivo de gestión antes de ir al archivo central."

REFERENCIAS

[1] https://www.reddit.com

[2] https://marketplace.innovaciondespachos.com

[3] https://smartdata.com.pe

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¿Qué es un cuadro de clasificación documental?

Cuadro de clasificación documental: qué es y cómo se elabora

https://www.athento.com
Manuel Aguirre

En la gestión documental, la creación de un Cuadro de Clasificación Documental -CCD- es un paso clave hacia la organización eficiente de la información. En este artículo, explicamos qué es un cuadro de clasificación y por qué es esencial, al tiempo que proporcionamos una información práctica para su elaboración.

¿Qué es un cuadro de clasificación documental?

El concepto de “cuadro de clasificación documental” tiene sus raíces en la gestión documental y archivística. Este término se utiliza para describir un sistema estructurado que organiza y clasifica los documentos dentro de una organización. Su origen se encuentra en los principios de la archivística, la disciplina encargada de gestionar documentos de manera organizada y eficiente.

El cuadro de clasificación documental es esencialmente una herramienta que proporciona un marco para organizar documentos en categorías lógicas y coherentes. Esta clasificación facilita la recuperación eficiente de información, la toma de decisiones y el cumplimiento de requisitos legales y normativos.

La archivística moderna ha evolucionado para adaptarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones en la era digital. Con el avance de la tecnología, los cuadros de clasificación documental se han integrado en los sistemas de gestión documental, para ofrecer soluciones más ágiles y efectivas en la organización y recuperación de documentos. En esencia, el concepto proviene de la necesidad de estructurar y gestionar la información de manera eficiente en cualquier entorno organizacional.

¿Por qué es importante el Cuadro de Clasificación Documental?

El cuadro de clasificación documental desempeña un papel fundamental en la gestión eficiente de documentos dentro de una organización. Su importancia radica en la estructuración y organización efectiva de la información, brindando una serie de beneficios clave:

Organización efectiva

Reside en su capacidad para establecer un sistema organizado de disposición de documentos. Esto facilita la identificación y recuperación rápida de la información, reduciendo el tiempo dedicado a búsquedas tediosas.

Acceso rápido a la información

Al proporcionar una estructura lógica, el cuadro de clasificación permite un acceso rápido y eficiente a la información. 

Esto agiliza los procesos internos al garantizar que los usuarios puedan encontrar lo que necesitan.

Mejora de la toma de decisiones

Un cuadro de clasificación bien diseñado contribuye a una toma de decisiones más informada. La rápida disponibilidad de información relevante permite generar decisiones fundamentadas y acertadas.

Optimización de procesos internos

La importancia radica en la contribución a la eficiencia operativa. Al organizar documentos según los flujos de trabajo de la organización, se optimizan los procesos internos para un funcionamiento más coherente.

Cumplimiento normativo

El cuadro de clasificación documental es crucial para cumplir con los requisitos legales y normativos relacionados con la retención y gestión de documentos. Esto evita sanciones y garantiza la conformidad con regulaciones específicas.

Conservación de documentos relevantes

Facilita la identificación y conservación de documentos importantes para el negocio, asegurando que la información crítica se gestione adecuadamente a lo largo del tiempo.

Adaptabilidad a cambios

Su importancia se destaca en su capacidad para adaptarse a medida que evolucionan las necesidades y la estructura organizacional. Esta flexibilidad permite ajustar la clasificación a cambios en los procesos y requisitos comerciales.

¿Cómo elaborar un Cuadro de clasificación documental?

Aquí te proporcionamos una guía paso a paso sobre cómo elaborar un cuadro de clasificación documental efectivo:

Paso 1: Definir objetivos y alcance

Antes de comenzar, es esencial entender los objetivos específicos de la clasificación documental. Define el alcance del cuadro, identificando las categorías de documentos que se incluirán y el propósito de su clasificación.

Paso 2: Analizar documentos existentes

Realiza un inventario de los documentos existentes. Clasifica y agrupa documentos similares para identificar patrones y determinar las categorías principales que necesitarás en tu cuadro de clasificación.

Paso 3: Establecer categorías y subcategorías

Basándote en el análisis de documentos, crea categorías principales que reflejan las funciones y actividades clave de tu organización. Divide estas categorías en subcategorías más específicas para una organización detallada.

Paso 4: Asignar Códigos o números de identificación

Asigna códigos o números únicos a cada categoría y subcategoría. Este sistema de codificación facilitará la referencia y recuperación de documentos en el futuro.

Paso 5: Crear una jerarquía lógica
Organiza las categorías y subcategorías en una estructura jerárquica lógica. Esto refleja la relación entre
diferentes tipos de documentos y simplificará la navegación en el sistema de clasificación.

Paso 6: Documentar el cuadro de clasificación
Elabora una documentación clara que explique la estructura del cuadro de clasificación, los criterios de
inclusión en cada categoría y cualquier otro detalle relevante. Esto será útil para la formación y referencia futura. Puedes consultar un ejemplo de cómo se documenta el cuadro de clasificación aquí.

Paso 7: Implementar y comunicar
Implementa el cuadro de clasificación documental y comunica los cambios a los empleados. Proporciona capacitación sobre cómo utilizar el sistema y asegúrate de que todos estén familiarizados con la nueva estructura.

Paso 8: Revisar y ajustar regularmente
La gestión documental es un proceso dinámico. Programa revisiones periódicas del cuadro de
clasificación documental para asegurarte de que siga siendo relevante y eficiente. Es oportuno realizar
ajustes según sea necesario.

Al seguir estos pasos, podrás desarrollar un cuadro de clasificación documental que optimice la
organización y accesibilidad de tus documentos, contribuyendo a una gestión documental eficaz en tu
organización.

Estructura de niveles de los cuadros de clasificación documentales

Los niveles de clasificación documental proporcionan una estructura organizada y sistemática para la
gestión eficiente de los documentos dentro de una organización. 

A continuación, se detallan los principales niveles de clasificación: 

Fondo 

Representa los documentos producidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones. Este nivel abarca la totalidad de la documentación generada por la entidad y constituye el punto de
partida para la clasificación.

Sección o Subsección

 
Se refiere a la subdivisión del fondo en áreas más específicas, identificadas con la producción
documental de una división o departamento dentro de la organización. Cada sección o subsección puede
contener documentos relacionados con actividades o funciones específicas.

Serie Documental 

Corresponde a unidades documentales de estructura y contenido homogéneos que
emanan del mismo sujeto productor. Ejemplos de series documentales incluyen historias laborales,
contratos, informes financieros, entre otros. La serie documental agrupa documentos relacionados por
su temática o tipo.

Subserie Documental 

Son unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de forma
separada debido a sus características específicas. Por ejemplo, dentro de la serie de contratos, podría
existir una subserie de contratos de arrendamiento o una subserie de contratos de compraventa.

Unidad Documental Simple 

Representa la mínima unidad de información dentro del sistema de clasificación. Se trata de documentos individuales o unidades discretas que pueden ser identificadas y gestionadas de forma independiente. Ejemplos de unidades documentales incluyen cartas, facturas, informes, etc.

Unidad Documental Compleja (Expedientes) 

Este nivel corresponde a documentos organizados y agrupados por el productor de la documentación para un propósito específico. Los expedientes puedenvcontener una variedad de documentos relacionados con un tema o proceso particular, y su estructura puede variar según las necesidades de la organización.

Cuadro de clasificación mixto: 

Esta estrategia combina la potencia de la explotación de los campos del primer método y el beneficio de limitar el acceso a nivel se series documentales (del segundo método).


El cuadro de clasificación documental ofrece una distribución única que abarca todos los documentos de la empresa, facilitando la búsqueda y recuperación de información. Al proporcionar un contexto para la creación de series y su relación con otras, el cuadro de clasificación evita duplicidades y promueve una gestión documental eficaz y organizada.

En conclusión, la elaboración de un cuadro de clasificación documental es un paso fundamental para optimizar la gestión de documentos en cualquier organización. Proporciona orden, accesibilidad y eficiencia en la manipulación de información vital. Al seguir este proceso, se establece una base sólida para mejorar los procesos internos, la toma de decisiones y cumplir con los requisitos normativos.

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Niveles organizacionales en una empresa importante para los Cuadros de Clasificación de Archivo

Niveles organizacionales: Diferencias y funciones
https://blog.wearedrew.co/

Los niveles organizacionales representan los 3 niveles de gestión utilizados en la mayoría de las empresas: gerencia de nivel inferior, de nivel medio y de nivel superior. Se clasifican según la jerarquía y autoridad, y pueden realizar diversas tareas destinadas a cumplir un propósito específico. Dentro de una gestión funcional con tendencia verticalista, esta división en niveles jerárquicos permite delimitar los diferentes niveles de alcance.

El objetivo del nivel jerárquico superior es considerar la estrategia a mediano y largo plazo de la empresa. El nivel medio selecciona un aspecto más concreto de esta estrategia integral y garantiza una implementación más específica del objetivo general. El nivel inferior se enfoca básicamente en la ejecución de todos los proyectos y procesos, por lo que estos objetivos por área que involucran procesos y proyectos, están orientados hacia el corto plazo.

Esta alienación piramidal permite que cada nivel organizacional vaya segmentando y distribuyendo las actividades, de modo tal que el trabajo sea fácilmente manejable por cada área y en cantidades humanamente realizables en un plazo de tiempo determinado.

Los 3 niveles organizacionales se dividen en: estratégico, táctico y operativo. A continuación, describimos cada uno.

Nivel superior o estratégico

Los ejecutivos del nivel estratégico toman decisiones que afectan a la totalidad de la empresa, pero no se ocupan de las actividades cotidianas de esta. Definen los objetivos estratégicos y encaminan la organización hacia el logro de los mismos. Este nivel gerencial es responsable del desempeño organizacional y de la toma de decisiones importantes para el crecimiento empresarial.

Este nivel coincide con la visión general del estado del mercado y la producción de estrategias que permitan una adecuada adaptación al cambio. El director ejecutivo es quien se encarga de desarrollar las directrices que regirán toda la organización. Estas se basan en la situación actual de la empresa, las perspectivas a futuro, sus interrelaciones, la competencia del mercado, etc.

El nivel estratégico es el que más peso tiene sobre las decisiones organizacionales, por lo que si se toman buenas decisiones, el resto de las áreas se beneficiarán de los resultados obtenidos, pero si son desacertadas, terminará salpicando y afectando a las demás. Por ser la gestión más importante, su planificación es a largo plazo, aproximadamente, de 3 a 5 años.

 
Funciones principales

• Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).
• Elaboración de planes estratégicos.
• Evaluación del éxito o fracaso de los planes estratégicos para realizar los cambios correspondientes cuando los resultados no sean los esperados.
• Percepción de la organización como un todo a partir del cual se derivan los planes estratégicos a las demás áreas y niveles.
• Toma de decisiones de alto rendimiento y riesgos para impulsar el avance de la empresa hacia el cumplimiento de objetivo general.
• Desarrollo a largo plazo de nuevas metodologías y herramientas tecnológicas.
• Gestión del cambio organizacional. Impulsar la innovación para obtener ventajas competitivas que ayuden al posicionamiento en el mercado.

Nivel medio o táctico

Es el responsable ante la alta dirección y nivel estratégico. Está a cargo del nivel operativo y se ocupa de supervisar los procesos y proyectos ejecutados por los colaboradores de este nivel inferior. Ejecutan planes organizacionales conforme a las políticas de la empresa y los objetivos estratégicos de la alta dirección. Asimismo, son los que actúan de intermediarios entre la dirección y el nivel operativo.

En el caso de que el nivel operativo tuviese mandos inferiores, los responsables del nivel táctico pueden ponerse de acuerdo sobre los lineamientos a seguir en temas como diseño y rediseño de procesos, o avance de un proyecto en particular que involucre más de un proceso. Al mismo tiempo, brindarán orientación e información decisiva a estos mandos inferiores para mejorar el rendimiento y los resultados del nivel operativo en general.

 
Funciones 

• Ejecutar planes operativos en función de las metas organizacionales de la compañía.
• Contribuir a la sana mediación entre el nivel estratégico y el nivel operativo para alinear ejecución con objetivos.
• Inspirar y orientar a los gerentes del nivel operativo a mejorar el desempeño y el logro de los objetivos a través de procesos más eficientes.
• Proporcionar información relevante a la dirección, cuyo valioso aporte permitirá a la empresa optimizar la productividad de todas las áreas, teniendo en cuenta un enfoque más amplio y estratégico.
• Definir y monitorear indicadores de desempeño a nivel colectivo.
• Diseñar y establecer sistemas de información y trabajo colaborativo.
• Detectar y resolver problemas dentro y fuera de los grupos de trabajo.
• Efectuar estadísticas e informes de rendimiento.

Nivel inferior u operativo

El nivel operativo pone en equilibrio la experiencia laboral con las habilidades interpersonales para mejorar los procesos operativos específicos. Se destacan principalmente las capacidades de las personas para lograr procesos más eficientes y dinámicos como una iniciativa constante.

Los gerentes del nivel operativo deben ser capaces de dirigir y controlar a colaboradores específicos. A la vez, debe poseer habilidades interpersonales para administrar a las personas y ayudarlas a alcanzar los objetivos diarios.

 
Funciones

• Comunicar decisiones y estrategias a los colaboradores.
• Prestar atención y escuchar activamente.
• Priorizar tareas.
• Alinear recursos para ejecutar los procesos de manera eficiente.
• Tener apertura mental para aceptar nuevas ideas y críticas.
• Organizar procesos, actividades y tareas.

Conclusión

Los 3 niveles de la gestión organizacional de una empresa son: nivel estratégico, que define objetivos generales a largo plazo; nivel táctico, que teniendo en cuenta los objetivos generales, diseña planes para llevarlos a cabo, y el nivel operativo, que teniendo en cuenta objetivos generales y los planes estratégicos para llevarlos a cabo, ejecuta los procesos y proyectos que permite, en el quehacer diario, avanzar en el cumplimiento de las metas organizacionales.

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APROBACION DEL CUADRO DE CLASIFICACION COMUNIDAD AUTONOMA DE CANARIAS

Cuadro de Clasificación Funcional del Sistema de gestión documental y archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias
http://www.iustel.com/ 31/07/2012
ORDEN DE 24 DE JULIO DE 2012, POR LA QUE SE APRUEBA EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS.

La configuración de una administración pública eficaz, transparente y democrática al servicio de los ciudadanos ha supuesto que las Administraciones Públicas hayan tomado conciencia de la importancia de la gestión documental y de la correcta organización de los archivos como elementos clave de la gestión administrativa y, en consecuencia, de los servicios que estos prestan tanto a la propia Administración Pública como a los ciudadanos. Por ello se ha tornado necesaria una normativa unificada que regule el tratamiento, organización, custodia, conservación y difusión de los documentos generados en el desarrollo de su actividad administrativa.

En este sentido el Gobierno de Canarias ha aunado esfuerzos en los últimos años, para elaborar una normativa reguladora de dichos aspectos, como ha sido el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre , por el que se aprueba el Reglamento de Sistemas de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, que en su artículo 3 lo define como "el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, se dirigen a la planificación, el control, el uso, la conservación y la transferencia o eliminación de los documentos con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable".

Asimismo en su artículo 19 establece que la organización de los fondos documentales que forman los archivos del Sistema requiere la identificación de las series documentales y la clasificación de los documentos. Esta clasificación obedecerá a los criterios de procedencia, funcional y orgánico y se reflejará en el correspondiente cuadro de clasificación.

Por su parte la Ley 11/2007, de 22 de junio , de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, recoge un modelo claro de administración electrónica y va a tener una marcada incidencia en el ámbito de la gestión y archivo de los documentos administrativos al regular aspectos tan fundamentales como el documento administrativo electrónico, el expediente electrónico y el archivo electrónico, y asume la conservación de los documentos electrónicos administrativos como una responsabilidad del archivo.

Por lo que se refiere a nuestra Administración Autonómica, el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, al regular la gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos se remiten a lo que en cada momento establezca la normativa que regule el sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y en lo establecido en dicho Decreto.

Por su parte el Decreto 141/2010, de 4 de octubre , por el que se crea y regula el Catálogo de Procedimientos Administrativos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, también se refiere a la clasificación documental. En el artículo 2 se establece que los procedimientos incorporados al Catálogo se clasifican en las familias y subfamilias relacionadas en el anexo I. Y a fin de garantizar la uniformidad en la clasificación de los procedimientos a todos los niveles de la organización administrativa, en el artículo 3 se precisa que el cuadro de clasificación funcional del sistema de gestión documental y archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias incorporará la clasificación en familias y subfamilias de procedimientos.

Por cuanto antecede y en el ejercicio de las competencias que me atribuyen la Disposición Final Primera del Decreto 160/2006, de 8 de noviembre , por el que se aprueba el Reglamento de Sistemas de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y la Disposición Adicional Sexta del Decreto 141/2010, de 4 de octubre , por el que se crea y regula el Catálogo de Procedimientos Administrativos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias,

D I S P O N G O:

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente Orden tiene por objeto aprobar el Cuadro de Clasificación Funcional del Sistema de gestión documental y archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (en adelante Cuadro de Clasificación) y su integración con las familias y subfamilias de procedimientos, en los términos que se recogen en el anexo de la presente disposición.

2. El Cuadro de Clasificación tendrá carácter único y obligatorio para toda la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus entidades de derecho público y organismos autónomos dependientes.

Artículo 2.- Definición y finalidad del Cuadro de Clasificación.

1. El Cuadro de Clasificación es un instrumento técnico de gestión que organiza intelectualmente la información de una organización dentro de una estructura jerárquica y lógica, de acuerdo con el principio de procedencia y que permite normalizar la denominación de los documentos y los expedientes administrativos.

2. El Cuadro de Clasificación permitirá organizar los documentos -unidades documentales simples- y los expedientes -unidades documentales compuestas- producidos por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias en series documentales, vinculándolas con las actividades administrativas que las generan y con las funciones de las que se derivan dichas actividades.

Artículo 3.- Estructura del Cuadro de Clasificación.

1. El Cuadro de Clasificación se estructura a partir de tres niveles principales que son el de Función, Actividad y Serie Documental. A partir de ellos, y en base a criterios de simplicidad, el órgano competente en materia de gestión documental y archivos y procedimientos administrativos podrá definir otros niveles intermedios.

2. El nivel de Función hace referencia al conjunto de actividades encaminadas al cumplimiento de una misma finalidad administrativa, independientemente del asunto, materia o competencia de la que traten.

3. El nivel de Actividad comprende el conjunto de acciones, regladas o no por las normas de procedimiento, llevadas a cabo por una oficina administrativa, que se materializan en tipos documentales.

4. El nivel Serie Documental hace referencia al conjunto de unidades documentales de tipología similar y producción continuada, generadas como materialización de una misma actividad administrativa y reflejo documental de los distintos procedimientos o procesos de gestión desarrollados por las administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones y competencias.

Artículo 4.- Integración con el Catálogo de Procedimientos Administrativos.

1. A efectos de integrar las familias y subfamilias del Catálogo de Procedimientos Administrativos con el Cuadro de Clasificación, el responsable de archivo de cada departamento, entidad de derecho público u organismo autónomo facilitará al jefe de la unidad administrativa de que se trate el código de la serie documental correspondiente a los procedimientos administrativos.

2. A los efectos de lo indicado en el apartado anterior, se entiende por código de la serie documental la secuencia numérica que indica la ubicación exacta y lógica de una serie documental en el cuadro de clasificación y que la identifica de forma unívoca.

3. Cuando la serie documental corresponda a un procedimiento administrativo, sus denominaciones deberán coincidir, debiendo figurar así en la correspondiente tabla de valoración documental.

Artículo 5.- Gestión informática del Cuadro de Clasificación.

El Cuadro de Clasificación se gestionará a través de la aplicación informática corporativa para la gestión de los fondos documentales de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias que esté disponible en cada momento.

Artículo 6.- Acceso al Cuadro de Clasificación en Internet.

1. El acceso de los ciudadanos al Cuadro de Clasificación se realizará a través de los distintos Portales del Gobierno de Canarias en Internet.

2. En la intranet corporativa del Gobierno de Canarias estará disponible la información relativa a todas las series documentales en cuanto a su identificación y valoración documental.

Disposición Adicional Única. Facultad para dictar instrucciones de interpretación y aplicación.

Se faculta a la Inspección General de Servicios para dictar las instrucciones que sean necesarias para la correcta interpretación y aplicación de la presente Orden.

Disposición Final Única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

Anexos

Omitidos.

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ENCAJE DE ARCHIVOS EN LA TELEADMINISTRACIÓN PARECE DIFICIL

Los archivos siguen su tecnificación para entrar en la Teleadministración

EN: IDEAL.ES

SITE: http://www.ideal.es

FECHA: 17/06/2010

Al desbordamiento de documentación que sufren en los últimos tiempos los archivos se ha unido la aplicación para su funcionamiento de las nuevas tecnologías y todo indica que, por diversas causas, existe en la actualidad algún problema de encaje. De esta manera se reconoció al menos la situación en la jornada inaugural del XIII Encuentro de Archiveros de Diputaciones Provinciales y Forales, Consejos y Cabildos Insulares, que ayer comenzó en Almería y que tiene previsto proseguir hoy con la participación de cerca de medio centenar de profesionales de distintos puntos de la geografía española.

La resolución de los problemas de encaje de las nuevas tecnologías en el funcionamiento de los archivos para conseguir en este apartado la Teleadministración parece muy difícil, según consideró la diputada de Personal y Organización, Luisa Jiménez, quien añadió, sin embargo su total seguridad sobre su consecución en base al trabajo de los especialistas en tales materias e incluso en su experiencia personal lograda a través de la utilización desde hace un año de la firma electrónica. «Me parece que aporta una gran agilidad, pero cada día aparece un nuevo problema para el que más tarde o más temprano se le encuentra la solución. Para cada problema existe siempre una solución. Y aquí estamos en una situación en la que según se avanza aparecen problemas distintos.

Los cuadros de clasificación con la mirada puesta en el servicio sin olvidar la atención sobre los recursos constituye el tema central de este décimotercero encuentro después que a lo largo de los anteriores, desde el año 2003, en el celebrado en Vitoria, se pusiera como reto la confección de una Guía Conjunta de Archivos, que fue presentada tres años después (2006) en el encuentro celebrado en Cádiz. «Hay que cerrar pronto este reto para que se pueda pone en marcha la Teladministración», lanzó la diputada de Personal al mismo tiempo que destacaba el papel de los archivos. «Mantienen viva la historia de las provincias y para conocer algo primero hay que saber de dónde venimos», sostuvo.

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