Recuperación de Archivos después de un Terremoto
Por: Licenciada Carmen Marín apoyada en Gemini
Imagen producida por GROK con mis indicaciones
Ejemplos de investigación en diferentes países sobre la recuperación de archivos después de un terremoto ¿Qué hicieron? ¿Qué metodología aplicaron?
Un sismo no solo desestabiliza la infraestructura física en cualquier lugar en donde haya acontecido, sino que pone en jaque directo la continuidad de la memoria institucional y social del mismo.
La destrucción de documentos personales, familiares, históricos, administrativos y de cualquier tipo, ya sea físico o electrónico (si no se tiene un respaldo), ocasiona la pérdida de identificación de las víctimas, su ubicación y todo lo concerniente a su vida, debido al daño y dispersión de estos en el sitió de la tragedia.
Así mismo, en las áreas en donde se encuentran archivos, como instituciones, empresas u organismos pueden sufrir pérdidas considerables de su fondo documental si no han sido provistos de las medidas adecuadas para este tipo de cataclismo.
El doble terremoto acaecido el 24 de junio en Venezuela no solo afectó a los residentes de los edificios y casas de familias, también destruyó empresas y oficinas llevándose consigo, en principio y lo más importante parte de la población del lugar y con ella su historia, porque cada familia es parte de ella.
Como se observa hay dos áreas muy bien definidas que deben acometerse: los archivos de las personas victimas de la tragedia, y los pertenecientes a las instituciones públicas y privadas que resultaron afectadas.
La siguiente investigación se refiere al segundo punto, el de los archivos en instituciones y empresas para observar el comportamiento a nivel internacional en algunos países que han sufrido los embates de sismos y conocer su desempeño y metodología aplicada.
A nivel internacional, la respuesta ante estas catástrofes ha evolucionado desde la simple reacción improvisada hacia metodologías estructuradas que combinan la gestión de riesgos, la diplomática digital (en casos de sistemas híbridos) y la intervención técnica de conservación de emergencia.
A continuación, se presentan tres casos de estudio significativos realizados en diferentes países que ilustran qué hicieron y qué metodologías aplicaron para la recuperación de sus archivos tras un terremoto.
1. El Terremoto de L'Aquila, Italia (2009) El sismo de magnitud 6.3 destruyó gran parte del centro histórico, afectando severamente al Archivio de Stato de L'Aquila, donde colapsaron techos y estanterías, dejando toneladas de documentación histórica y administrativa bajo los escombros y expuestas a la intemperie.
¿Qué hicieron?:
Se activó un puente de emergencia entre el Ministerio de Bienes Culturales, los bomberos (Vigili del Fuoco) y equipos de archivistas y restauradores voluntarios. Se priorizó el rescate físico inmediato para evitar que la lluvia posterior agravara los daños. Los documentos recuperados fueron trasladados a centros de almacenamiento temporal con clima controlado.
Metodología aplicada:
- Implementaron el modelo de "Célula de Emergencia para el Patrimonio Cultural". La metodología se dividió en fases estrictas:
- Aseguramiento y triaje in situ: Estabilización estructural del edificio por ingenieros antes del ingreso de los archivistas.
- Fase de estabilización biológica: Dado que muchos depósitos sufrieron roturas de tuberías de agua tras el sismo, se aplicó la congelación masiva de documentos húmedos (técnica de freeze-drying o liofilización) para detener la proliferación de hongos y bacterias.
- Identificación y Control de Fondos: Se utilizaron bases de datos de emergencia para confrontar lo recuperado con los inventarios topográficos preexistentes, evaluando el porcentaje de pérdida y dispersión.
2. El Terremoto y Tsunami de Tohoku, Japón (2011) El desastre combinó un terremoto de gran magnitud con un tsunami posterior, lo que provocó que los archivos municipales y provinciales no solo sufrieran daños por colapso estructural (estanterías y archimóviles volcados), sino también contaminación por lodo, agua salada y bacterias.
¿Qué hicieron?:
Se creó una red nacional coordinada por el Archivo Nacional de Japón y universidades, denominada el "Proyecto de Rescate de Documentos Históricos". Ciudadanos, estudiantes y archivistas unieron fuerzas en una cadena de salvamento masivo.
Metodología aplicada:
Aplicaron un enfoque metodológico basado en la "Preservación del Continuo y Conservación Curativa de Emergencia":
- Lavado sistemático: Diseñaron protocolos específicos para lavar los documentos en papel impregnados de lodo y sal utilizando agua limpia corriente, sin frotar, para no disolver las tintas estables.
- Secado por absorción controlado: Ante la falta de cámaras de liofilización para volúmenes tan masivos, implementaron el método de secado natural mediante el uso intercalado de papel absorbente y ventilación constante con deshumidificadores para controlar los niveles de humedad relativa.
- Migración y Digitalización de Salvamento: Los documentos recuperados críticamente estables fueron digitalizados de inmediato para asegurar su contenido (garantizando el acceso y el sensemaking de la información), mientras el soporte físico continuaba en procesos largos de restauración.
3. El Terremoto de Antakya / Hatay, Turquía (2023) Este sismo afectó gravemente a zonas urbanas históricas, destruyendo registros notariales, civiles y gubernamentales fundamentales para la reconstrucción de los derechos ciudadanos y la propiedad de la tierra.
¿Qué hicieron?:
Las agencias gubernamentales de archivos y el comité de protección de patrimonio implementaron un plan de contingencia de recuperación rápida enfocado en los archivos híbridos (físicos y digitales de las municipalidades).
Metodología aplicada:
Utilizaron una metodología de "Evaluación Post-Desastre Basada en Evidencia Previa":
- Mapeo y Georreferenciación: Cruzaron los datos de los inventarios documentales y la ubicación exacta de los archivadores y estanterías en los planos del edificio pre - desastre, combinándolos con imágenes aéreas y de drones post - desastre para saber exactamente dónde excavar y recuperar los fondos específicos.
- Auditoría de Integridad de Datos (SGDEA): Para los archivos digitales cuyos servidores locales se dañaron, se activaron los protocolos de recuperación de desastres (DRP). Se aplicaron metodologías de análisis forense digital y sellado de tiempo para verificar la autenticidad e integridad de las bases de datos recuperadas de los discos duros extraídos de los escombros y comprobar que no existiera corrupción de metadatos de conservación.
Conclusiones de las Metodologías Globales En la actualidad la archivología analiza estas experiencias, y establece una lección fundamental: la recuperación no es un proceso lineal, sino un ciclo de gestión de continuidad operativa. Las mejores prácticas internacionales dictan que la metodología de recuperación debe articularse bajo tres pilares:
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Fase
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Acción Clave
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Objetivo Archivístico
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1. Estabilización de la Infraestructura
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Evaluación de riesgos estructurales antes del rescate
técnico.
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Proteger la vida del personal técnico.
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2. Control Ambiental e Higiénico
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Controlar temperatura y humedad; congelación si hay agua
involucrada.
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Evitar el colapso biológico del soporte (hongos).
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3. Conciliación Inventarial
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Confrontar el material rescatado con el inventario pre - desastre.
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Mantener el principio de procedencia y el orden original.
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Profundizar en la especificidad técnica de estos cuatro pilares de la archivología de emergencia es muy importante cuando nos enfrentamos al colapso físico e institucional post - terremoto, las decisiones metodológicas deben ser precisas, ya que un error operativo puede destruir de forma irreversible la memoria documental.
Para una mejor comprensión se han ampliado los siguientes puntos;
1) la congelación masiva de documentos húmedos (técnica de freeze-drying o liofilización),
2) cámaras de liofilización para volúmenes masivos,
3) los protocolos de recuperación de desastres (DRP),
4) asegurar la cadena de custodia durante traslados forzosos.
1. Congelación masiva de documentos húmedos y Liofilización (Freeze-Drying)
Cuando un terremoto rompe tuberías de agua o es seguido por inundaciones/lluvias, el papel se satura de humedad. El mayor enemigo en este punto es el colapso biológico: en un entorno de más de 20°C y 65% de humedad relativa, las esporas de hongos se activan en menos de 48 horas, destruyendo la celulosa.
El proceso técnico de estabilización:
- La Congelación de Emergencia: No es el secado final, sino una técnica de "congelar el tiempo". Al someter los documentos húmedos a temperaturas de entre -20°C y -40°C, el agua líquida se convierte en cristales de hielo. Esto detiene inmediatamente el crecimiento de moho, la disolución de tintas solubles en agua y la deformación física del papel. Los documentos pueden permanecer congelados de forma segura durante meses o años hasta que haya capacidad de tratamiento.
- El Principio de la Liofilización: Consiste en pasar el agua del estado sólido (hielo) al estado gaseoso (vapor) sin pasar por el estado líquido. Esto se conoce como sublimación. Al evitar que el agua vuelva a ser líquida, las fibras del papel no se contraen ni se pegan entre sí, reduciendo drásticamente las deformaciones, el desvanecimiento de tintas y el riesgo de adherencia de páginas (especialmente en papeles satinados o fotográficos).
2. Cámaras de liofilización para volúmenes masivos Cuando la escala del desastre supera los miles de metros lineales de archivos, los liofilizadores de laboratorio clínico son inútiles. Se requiere infraestructura industrial u operativa de gran escala.
- Soluciones operativas para volúmenes masivos:
- Alianzas con la Industria Alimentaria: En catástrofes, los archivistas suelen recurrir a cámaras de liofilización industrial utilizadas para procesar café, frutas o alimentos deshidratados. Se adaptan los parámetros de presión y temperatura para el soporte papel.
- Cámaras de Vacío Móviles / Contenedores: Existen unidades móviles especializadas instaladas en contenedores marítimos que se trasladan directamente a la zona de desastre.
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- El Ciclo Técnico en Cámara:
- Los documentos congelados (en cajas plásticas perforadas o canastas) se introducen en la cámara estanca.
- Se reduce la presión interna mediante bombas de vacío hasta alcanzar niveles inferiores al punto triple del agua.
- Se aplica un calor radiante muy controlado y mínimo a las bandejas. Al estar en vacío, el hielo sublima directamente a vapor.
- El vapor es atraído y atrapado por un condensador a temperaturas extremadamente bajas (alrededor de -50°C a -80°C), donde se vuelve a congelar fuera del documento. El proceso para un lote masivo puede demorar de varios días a semanas.
3. Protocolos de Recuperación de Desastres (DRP) en Archivos Híbridos y Digitales El Disaster Recovery Plan (DRP) es el componente tecnológico de la Continuidad del Negocio. Tras un terremoto, los servidores locales de un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (SGDEA) pueden quedar aplastados, inundados o sin energía.
- Flujo metodológico del DRP Archivístico:
- RTO y RPO (Objetivos de Tiempo y Punto de Recuperación): Los archivistas deben definir cuántas horas de datos se pueden permitir perder (Recovery Point Objective) y cuánto tiempo puede estar el sistema caído (Recovery Time Objective) antes de que colapse la gestión jurídica e institucional de la entidad.
- Estrategia de Respaldo 3-2-1: Tres copias de los datos, en dos soportes diferentes, y al menos una copia off-site (fuera del sitio físico, preferiblemente en nubes seguras o centros de datos en otras regiones geográficas no afectadas por el mismo sismo).
- Forense Digital de Emergencia: Si los servidores físicos se recuperan de los escombros:
- Extracción segura: Desmontaje de discos duros en ambientes controlados libres de polvo de concreto.
- Clonación bit a bit: Nunca se trabaja sobre el disco dañado original; se genera una imagen idéntica para trabajar la recuperación.
- Verificación de Hash y Metadatos: Al levantar las bases de datos en la nueva infraestructura, se ejecutan algoritmos de redundancia cíclica (CRC) y funciones hash (como SHA-256) para contrastar los archivos con los índices de metadatos de conservación (ISO 23081). Esto garantiza que el documento digital recuperado no sufrió corrupción de bits durante el impacto o la extracción.
4. Asegurar la cadena de custodia durante traslados forzosos En el caos posterior a un sismo, mover toneladas de documentos hacia depósitos temporales abre una ventana crítica para la pérdida de información, el desorden de los fondos y la filtración de datos sensibles. Mantener la cadena de custodia es vital para que los documentos conserven su valor probatorio, legal e histórico (Diplomática).
Protocolo de Control de Transferencia de Emergencia:
- Unidad de Registro Mínimo Obligatorio: En crisis no hay tiempo para descripciones archivísticas detalladas. Se utiliza un inventario somero de emergencia por contenedor (caja/saco). Cada contenedor recibe un identificador único (código de barras, etiqueta resistente al agua o tag RFID si está disponible).
- El Registro de Trazabilidad: Cada lote que sale del edificio siniestrado debe generar un acta de traslado expedita que registre:
- Identificador del contenedor.
- Procedencia (ej. Oficina de Recursos Humanos, Estantería 4, colapsada).
- Responsable del despacho (nombre y firma del archivero/custodio).
- Transporte e identificación del vehículo.
- Hora de salida / Hora de recepción en el depósito temporal.
- Responsable de la recepción y estado del contenedor al llegar.
- Fase de Conciliación Inventarial: Una vez depositados en el sitio seguro, se cruzan las actas de traslado con los cuadros de clasificación y los inventarios topográficos previos al desastre. Esto permite identificar de inmediato qué cajas o series documentales no llegaron al destino y siguen atrapadas bajo las estructuras o extraviadas en el proceso.
Estas metodologías demuestran que, ante la violencia de la naturaleza, la única defensa del patrimonio documental es la sistematización estricta de los procesos de salvamento.
Referencias Bibliográficas de estos cuatro puntos Las referencias bibliográficas clave y de base institucional/académica respaldan las metodologías explicadas en los cuatro puntos. Están organizadas de manera que se pueda consultar los manuales técnicos, normas internacionales y directrices oficiales de conservación y gestión de desastres en archivos.
1 y 2. Congelación Masiva, Liofilización y Cámaras Industriales
- ICA (International Council on Archives) / Consejo Internacional de Archivos. (2016). Directrices para la gestión de desastres en archivos. París: ICA.
Nota: Este manual contiene los flujos de trabajo específicos para el triaje de documentos húmedos y los parámetros de estabilización mediante congelación.
- Northeast Document Conservation Center (NEDCC). (2018). Emergency Management: 3.6 Freeze-Drying Wet Books and Records. Andover: NEDCC. Disponible en su biblioteca técnica de preservación.
Nota: Es la guía técnica de referencia global que detalla la física de la sublimación, el funcionamiento de las cámaras de vacío y la comparación entre el secado por aire, el secado en frío y la liofilización.
- National Diet Library of Japan. (2012). Manual for the Rescue of Water-Damaged Archival Materials: Lessons from the Great East Japan Earthquake. Tokio: NDL.
Nota: Documento metodológico oficial nacido tras el terremoto y tsunami de 2011, donde se detalla el uso a gran escala de congeladores comerciales e industriales para salvar fondos documentales.
3. Protocolos de Recuperación de Desastres (DRP) y Conservación Digital- ISO (International Organization for Standardization). (2022). ISO/IEC 27031:2011 - Information technology — Security techniques — Guidelines for information and communication technology readiness for business continuity. Ginebra: ISO.
Nota: La norma internacional madre para el diseño de planes de recuperación de desastres (DRP) tecnológicos y continuidad operativa de sistemas de información.
- ISO (International Organization for Standardization). (2016). ISO 15489-1:2016 - Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles. Ginebra: ISO.
Nota: Establece las bases de los requisitos de integridad, autenticidad y confiabilidad que los documentos electrónicos deben mantener, incluso al ser recuperados de entornos dañados mediante forense digital.
- InterPARES Trust (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems). (2019). Disaster Planning for Records and Information Management Systems in the Cloud and Hybrid Environments. Vancouver: University of British Columbia.
Nota: Proyecto de investigación internacional centrado en la preservación de la autenticidad de archivos digitales durante crisis e interrupciones graves de infraestructura.
4. Cadena de Custodia y Traslados Forzosos de Emergencia- UNESCO / ICCROM. (2016). Patrimonio cultural en peligro: Guía de evacuación de emergencia para colecciones patrimoniales. París/Roma: UNESCO e ICCROM.
Nota: Un manual sumamente práctico que explica paso a paso cómo registrar, etiquetar, embalar y mantener la trazabilidad y cadena de custodia de fondos documentales y bienes culturales durante traslados forzosos por catástrofes.
- Society of American Archivists (SAA). (2020). Standard Operating Procedures for Emergency Salvage and Moving of Archival Collections. Chicago: SAA.
Nota: Detalla la creación de inventarios someros de emergencia, el uso de actas de traslado rápidas y la conciliación Inventarial post - desastre para evitar la dispersión de fondos.
Estas fuentes combinan el rigor de las ciencias de la computación (para el entorno digital) con la disciplina de la conservación y la diplomática archivística (para el entorno físico). Serán de gran utilidad para estructurar un plan de contingencia o un informe técnico.
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