La gestión Documental en la Dirección General Marítima (Dimar) Autoridad Marítima de Colombia

Gestión documental
https://www.dimar.mil.co/

¿Qué es la Dirección General Marítima (Dimar)?

Es la Autoridad Marítima Colombiana encargada de ejecutar la política del gobierno en esta materia, contando con una estructura que contribuye al fortalecimiento del poder marítimo nacional, velando por la seguridad integral marítima, la protección de la vida humana en el mar, la promoción de las actividades marítimas y el desarrollo científico y tecnológico de la Nación.

Ejerce sus funciones a lo largo y ancho de la jurisdicción marítima colombiana: 928.660 km2, equivalentes al 44.85% de todo el territorio nacional, y en los 2.900 km de línea de costa (Litoral Pacífico y Caribe), además de los principales ríos ubicados en las zonas de frontera, y en el río Magdalena en los 27 kilómetros finales antes de su desembocadura al mar.

Complementariamente su jurisdicción va más allá de la Zona Económica Exclusiva (ZEE) respecto a sus actuaciones dentro del concepto de Estado de Abanderamiento.

La actual estructura organizacional de Dimar se encuentra establecida en el Decreto 5057 de 2009 y en la Resolución Ministerial 2143 de 2010. Dicha estructura tiene un enfoque basado en procesos, que representa el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, el cual se encuentra definido e implementado, bajo los requisitos de las Normas ISO 9001, NTC GP 1000, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 17025 en sus versiones vigentes.

Es el conjunto de actividades administrativas que planifica el manejo de la organización de la documentación producida y recibida por los usuarios o entidades y que su objetivo es facilitar su utilización y conservación a través de Instrumentos Archivísticos en cumplimiento de la ley 594 del 2000 "Ley General de Archivos" y demás disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación – AGN.

Por tal razón DIMAR pone a disposición la siguiente información, en cumplimiento a la ley 1712 de 2014 “Ley Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”.

Costos por Reproducción

De acuerdo con la Resolución Interna Número 0296 de 2017 MD-DIMAR-SUBAFIN-GFIN-AINGRE del 17 de mayo de 2017 “Por medio de la cual se establecen el cobro de los costos de reproducción de información pública que reposa en la Dirección General Marítima y el procedimiento de su expedición para las personas naturales o jurídicas externas”.

Guía del Sistema Integrado de Conservación – SIC

La guía del Sistema Integrado de Conservación – SIC, establecer los lineamientos necesarios para la conservación y preservación de la información en sus diferentes soportes, desde el momento de su producción, durante todo el periodo de gestión, hasta su disposición final, manteniendo los atributos de unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad.

Guía Sistema Integrado de Conservación - SIC

Guía de Preservación Digital a largo plazo

La guía de Preservación Digital a largo plazo sirve para definir estrategias e implementar acciones para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos de archivo, necesarias para garantizar las buenas prácticas con relación a la gestión y a la seguridad de la información electrónica. que asegure la perdurabilidad, accesibilidad y usabilidad de información auténtica, fiable e integra a largo plazo en concordancia con la normatividad vigente.

Guía Preservación Digital a largo plazo

Guía de Documentos Electrónicos en la Dirección General Marítima

La guía de Documentos Electrónicos en la Dirección General Marítima se elaboró con el propósito de lograr el mejoramiento de las políticas de gobierno en línea, así como para garantizar la existencia de compromiso por parte de los funcionarios en el uso de herramientas tecnológicas que permitan la racionalización, optimización y automatización de procesos y procedimientos al interior de la Entidad.

Guía de Gestión de Documentos Electrónicos

Plan Institucional de Archivos de la Dirección General Marítima – PINAR

El Plan Institucional de Archivos de la Dirección General Marítima – PINAR es un instrumento para la planeación para las labores archivísticas, el cual está debidamente articulado con los planes y proyectos estratégicos con el que cuenta la Entidad.

Plan institucional de archivos

Eliminación documental en la Dirección General Marítima

La eliminación documental en la Dirección General Marítima sigue la norma establecida en el Artículo 15 del acuerdo 04 de 2013, donde cada eliminación documental está basada en las tablas de retención documental o en tablas de valoración, aprobada previamente por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

2025
Verificación de Trabajos de Archivo eliminación_Grupo Informática-Grutic
Respuesta a Solicitud de Eliminación de Documentación Grupo Informática-Grutic
Solicitud de Autorización eliminación Documental -Grupo Informática -Grutic
FUID - Eliminación de Documentación 2025- Grupo Informática- Grutic
Acta de reunión - Eliminación de archivo- Grupo TIC
Concepto eliminación copias actas de visitas - Subdirección de Marina Mercante
Verificación archivo actas de arribo - Subdirección de Marina Mercante
Formato único de inventario documental - Subdirección de Marina Mercante
Respuesta a Expediente No. 6726/2025/OFINT – Eliminación Archivo Subdirección de Marina Mercante
Solicitud eliminación copias actas de visita - Subdirección de Marina Mercante

2024
Verificación de Trabajos de Archivo Grupo Legal Marítimo 12 de noviembre de 2024
Respuesta a Solicitud de Eliminación de Documentación - Archivo Grupo Legal Marítimo
Solicitud de Eliminación Documental Grupo Legal Marítimo
FUID - Eliminación de Documentación de Apoyo Grupo Legal Marítimo Noviembre 2024
2023
Acta eliminación archivo gestión - Grupo Legal Marítimo 23 enero 2024
Respuesta solicitud eliminación archivo Grupo Legal Marítimo
Solicitud autorización eliminación archivo de apoyo Grupo Legal Marítimo
FUID Formato único de inventario documental - Grupo Legal Marítimo
2021
Formato eliminación de documentos - Litorales
FUID Formato único de inventario documental - Área de Litorales y Áreas Marinas Barranquilla
Autorización eliminación documentos Cartagena
FUID Formato único de inventario documental - Cartagena
2020
Eliminación Cartagena
Estado de cuenta lockers Colombia
Acta de destrucción de materiales
Tiquete bascula
Acta de eliminación Dimar
Eliminación inventario Dimar
Acta de eliminación de archivos
Inventario eliminación - Grupo de Desarrollo Humano y Área de Servicio y Participación Ciudadana
FUID Formato único de inventario documental - Unidades Regionales
2019
Eliminación Área de Participación Ciudadana
Oficio Área de Participación Ciudadana
Eliminación Grupo de Desarrollo Humano
Oficio Grupo de Desarrollo Humano
Eliminación Cartagena
Oficio Cartagena
Eliminación Unidades Regionales
2016
Acta comite de archivo 2016
Acta situacion material el velero - Buenaventura
Concepto salud ocupacional archivo el velero - Buenaventura
Concepto Tecnico Empresa TQM archivo el velero - Buenaventura
Presentacion documentacion el velero

Diagnóstico

En este se presenta el diagnóstico detallado de las condiciones de las instalaciones, preservación de la documentación y las características de almacenamiento de los archivos de la Dirección General Marítima.

Diagnóstico producción documental 2023

Diagnóstico consolidado programa gestión documental 2017

Lineamientos internos sobre manejo de la gestión documental y de archivo

Lineamientos internos sobre manejo de la gestión documental y de archivo

Dependencia o funcionario encargados de la gestión documental y de archivo

Dependencia o funcionario encargados de la gestión documental y de archivo

Programa de gestión Documental

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La importancia de los documentos y archivos en Dimar, se refleja en el lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, mediante la participación ciudadana, apoyo decisivo para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos de los colombianos.

Programa de gestión documental

Tablas de retención documental

Instrumento archivístico el cual nos permite en listar los asuntos o series documentales a los cuales se les asignan un tiempo de permanencia y su disposición final y el cual ayuda la intervención de fondos acumulados.

La (TVD) de la Dirección General Marítima se aprobaron con la Resolución No 0278 del 2009 el 6 de noviembre de 2009.

Tablas de valoración documental

Instrumento archivístico el cual nos permite en listar los asuntos o series documentales a los cuales se les asignan un tiempo de permanencia y su disposición final y el cual ayuda la intervención de fondos acumulados.

La (TVD) de la Dirección General Marítima se aprobaron con la Resolución No 0278 del 2009 el 6 de noviembre de 2009.

Tablas de valoración documental

Tabla de control de Acceso 2025

Tabla de control de Acceso 2025

Índice de información clasificada y reservada

Índice de información clasificada y reservada

Esquema de publicación de la información

Esquema de Publicación de la Información

Registro de Activos de Información

Registro de activos de información

Aprobación de las tablas de retención documental

Aprobación de las tablas de retención documental

Herramientas de Archivo

Estadísticas solicitudes de información 2022
Estadísticas solicitudes de información 2021
Estadísticas solicitudes de información 2019
Estadísticas solicitudes de información 2018
Estadísticas solicitudes de información 2017
Informe de gestión 2016
Estadísticas solicitudes de información 2016
Informe de gestión Área de gestión documental 2015
Estadísticas solicitud información 2015

Cuadro de clasificación documental - CCD

Instrumento archivístico que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por la Dirección General Marítima, donde se refleja las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.

Cuadro clasificación documental

Política gestión documental y de contenido

La política define los lineamientos para la gestión documental en la Dirección General Marítima - DIMAR de los documentos que se producen en cualquier soporte, físico y/o electrónico, basados en la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación, para ordenar la producción de información desde su creación, gestión hasta su disposición final; garantizando en todo momento la integridad, autenticidad y veracidad de la información, bajo lineamientos técnicos de organización, trámite, gestión, conservación y disposición final, soportados en los principios Archivísticos. Esta política debe ser aplicada a todos los procesos generadores de documentos e información en cualquier soporte de la Dirección General Marítima – DIMAR.

Política gestión documental y de contenido

Read more...

Cursos virtuales autogestionables gratuitos del 6 al 10 de octubre de 2025, Archivo General de Colombia

Inscríbete a nuestros cursos virtuales autogestionables gratuitos del 6 al 10 de octubre de 2025

https://www.archivogeneral.gov.co/

El Archivo General de la Nación pone a disposición seis (6) cursos virtuales auto gestionables a realizarse del 27 octubre al 18 de noviembre de 2025. Conoce las características y requerimientos para acceder a ellos:Los cursos se desarrollarán a través de la plataforma https://cursosvirtuales.archivogeneral.gov.co/

• La modalidad es online y estarán dispuestos las 24 horas.
• Obtendrás certificado si consigues el puntaje mínimo requerido de 3.8
• No tienen costo.
• El material de estudio es descargable para revisarlo sin necesidad de conexión.
• Debes contar con conocimientos básicos en el manejo de herramientas ofimáticas e informáticas.
• Debes tener a disposición un equipo y conexión a internet para realizar las respectivas evaluaciones.
• Para participar de los cursos es necesario que realices el debido proceso de inscripción, el cual estará habilitado desde las 8:00am del 6 de octubre y hasta las 5:00 pm del 10 de octubre (hora Colombia).
• Para más información comunícate a los siguientes correos: elearning@archivogeneral.gov.co y/o capacitaciones@archivogeneral.gov.co

CURSO VIRTUAL: FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/zZn08G7ekv

CURSO VIRTUAL: METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/9LVKvEn34P

CUROS VIRTUAL: SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/krEXNVQmmK

CURSO VIRTUAL: REQUISITOS ESENCIALES PARA LA ADECUACIÓN, MODIFICACIÓN O CONSTRUCCIÓN DE ÁREAS DE CUSTODIA DOCUMENTAL

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/7w7r15VuPs

CURSO VIRTUAL: PROCESO DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

ENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/fZt0Mdkg36

CURSO VIRTUAL: REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN SEDES ELECTRÓNICAS, VENTANILLAS ÚNICAS Y PORTALES TRANSVERSALESENLACE FORMULARIO: https://forms.office.com/r/na0tZHRuLC

Read more...

VIII Concurso Restauremos Nuestro Patrimonio Documental

Convocatoria concurso “restauremos nuestro patrimonio documental”
https://www.archivogeneral.gov.co/

Convocatoria concurso “restauremos nuestro patrimonio documental”
Jue, 08/21/2025 - 18:27 /

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a través de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y del Grupo de Conservación y Restauración, invita a participar de la octava edición del concurso RESTAUREMOS NUESTRO PATRIMONIO DOCUMENTAL.

El objetivo de este concurso es contribuir con la conservación y restauración del patrimonio documental en riesgo de pérdida por deterioro, recuperar sus valores y lograr la apropiación social del patrimonio documental, a partir de su conocimiento y protección.

Para esto se pretende incentivar a las regiones a identificar y valorar su patrimonio documental, y favorecer la transmisión de los valores de estos documentos a las nuevas generaciones, sin ánimo de respaldar la desidia de quienes lo abandonan y propician su detrimento, sino estimular su cuidado y mantener viva la memoria local y nacional.

Bases del concurso

Primera: el certamen se declara abierto desde el día 17 de agosto a las 00:00 horas hasta el 31 de octubre de 2025 a las 23:59 horas.

Segunda: pueden participar todas las entidades inscritas en el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos (RENAHC), con excepción de aquellas que han ganado en la edición del año inmediatamente anterior a este concurso.

Tercera: las inscripciones se realizarán a través del correo electrónico convocatoriaconcursorestauracion@archivogeneral.gov.co, en donde se deberá adjuntar la siguiente información (Toda la información, incluido el registro fotográfico, deberá presentarse en un archivo PDF de una extensión máxima de 12 páginas, letra Arial, tamaño 11, a espacio 1.5):

1. Información del solicitante

a. Persona natural: nombre y fotocopia de la cédula de ciudadanía.

b. Persona jurídica: razón social, acta de posesión y fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la entidad.

c. Datos de ubicación: domicilio o dirección de ubicación, correo electrónico y número de teléfono fijo y celular, si lo hay.

d. Calidad en la que actúa: manifestación de ser propietario, poseedor, usufructuario o custodio.

2. Información del bien documental postulado:

a. Identificación: nombre con el que se conoce el bien.

b. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta donde se ubica el bien.

c. Descripción: soporte, técnica, autor, fecha o fechas extremas, dimensiones, número de folios, encuadernación, si la hay.

3. Representatividad y contextualización sociocultural: significado cultural que el bien gráfico documental tiene para la comunidad, especificando valores, tales como*: (*ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”)

a. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la construcción de la memoria de una comunidad.

b. Valor estético: cualidad relacionada con la apreciación de las características formales y físicas del bien y con su materialidad, reconociendo atributos de calidad artística o de diseño, que reflejan una idea creativa en la técnica de elaboración de sus soportes y en las formas escriturales, así como en las huellas de utilización y uso dejadas por el paso del tiempo.

c. Valor sociocultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

4. Estado de conservación: descripción del estado en que se encuentran los documentos, manifestaciones, tipo y nivel de deterioro (físico, químico o biológico) y condiciones de almacenamiento o encuadernación.

5. Registro fotográfico que permita verificar las características y detalles del estado en el que se encuentran los documentos y su lugar de custodia. Incluir un máximo de 10 fotografías de buena calidad.

6. Volumen documental límite por cada propuesta seleccionada: el límite es de 500 folios (ya sean legajos, tomos, libros o folios sueltos organizados y foliados) o 5 folios de gran formato correspondientes a obra gráfica documental (incluye mapas y planos).

7. El Archivo General de Nación, a través del Comité Evaluador, seleccionará tres (3) propuestas en la modalidad de documentos manuscritos o impresos, (se excluyen técnicas fotográficas y soportes diferentes al papel). En esta oportunidad, se tendrá mayor interés y preferencia en los programas especiales que lidera el Archivo General de la Nación a través de sus estrategias territoriales, es decir, Archivos para la Paz, Archivos del Río, Archivos de Memoria y Reparación Histórica, y Archivos de las Artes los Oficios y los Saberes.

Los documentos favorecidos serán premiados con la restauración y la digitalización de los 500 folios postulados o las 5 obras gráficas documentales según corresponda. El acto administrativo con el veredicto de los ganadores se divulgará a través de los canales de comunicación del Archivo General de la Nación.

8. El Archivo General de la Nación entregará al beneficiario, los documentos restaurados y una (1) copia digital de los materiales intervenidos en la ejecución del concurso, quien a su vez autorizará al Archivo General de la Nación para disponer a consulta la información digital, bien sea para estudios académicos, investigaciones y demás usos que se le puedan dar al material con fines educativos, en cumplimiento de la misionalidad de la entidad.

9. Los custodios ganadores deberán entregar al AGN un texto donde se cuente brevemente su experiencia en la participación del concurso y los mecanismos de apropiación social que emplearán en su población, tras la restauración. Estos artículos se publicarán en la revista digital CONTACTO, del Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental.

10. Los gastos, tanto del traslado de los documentos a las instalaciones del Archivo General de la Nación, como de éstos ya intervenidos hacia su lugar de custodia, deberán ser asumidos por la entidad seleccionada, así como también será responsable de la integridad de los bienes durante los traslados, motivo por el cual, es esencial que un representante del archivo ganador sea quien entregue personalmente los documentos en las instalaciones del Archivo General de la Nación.

El Archivo General de la Nación no se hace responsable por daños o afectaciones que sufran los documentos fuera de sus instalaciones y dejará constancia del ingreso y la salida de ellos.

11. La participación en el Concurso presupone la aceptación de todas las bases aquí descritas.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO Y USO DE DATOS PERSONALES: los participantes declaran que, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013 y las normas que reglamenten o modifiquen, autorizan al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN para recopilar y usar los datos y la información que han entregado en el marco del presente concurso, la cual podrá ser utilizada para el desarrollo del mismo, respetando la normatividad sobre protección de datos personales. Esta información estará registrada en la base de datos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, quien es la entidad encargada de su administración. Los participantes se reservan el derecho a ejercer en cualquier momento la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de esta información cuando así lo estimen conveniente.



INSCRIPCIONES Del 17 de agosto de 2025 a las 00:00 horas, hasta el 31 de octubre de 2025 a las 23:59 horas.

EVALUACIÓN COMITÉ EVALUADOR DOCUMENTAL Del 1 noviembre al 14 de noviembre de 2025

PUBLICACIÓN DE RESULTADOS 18 de noviembre de 2025

RECEPCIÓN EN EL AGN DE LOS DOCUMENTOS SELECCIONADOS Hasta el 20 de enero de 2026

EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS DE RESTAURACIÓN EN EL AGN Vigencia 2026

ENTREGA DE RESULTADOS Diciembre de 2026



Cualquier inquietud será atendida a través del correo electrónico: convocatoriaconcursorestauracion@archivogeneral.gov.co  

Read more...

AI-VVAD: Inteligencia Artificial para Verificación y Valoración Automática de Documentos

AI-VVAD: Inteligencia Artificial para la Gestión Documental en El Archivo General De Colombia
https://www.tandemweb.com/

El Archivo General de Colombia da un paso histórico con AI-VVAD, un sistema de inteligencia artificial que automatiza la verificación y valoración de documentos, marcando el futuro de la gestión documental en el país.

El 15 de mayo de 2025, el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN) anunció un hito en su proceso de transformación digital. Su proyecto AI-VVAD (Inteligencia Artificial para Verificación y Valoración Automática de Documentos) fue reconocido como ganador en la I Convocatoria Iberoamérica Digital 2025, un programa de cooperación internacional enfocado en innovación tecnológica. Según la Secretaría General Iberoamericana, esta iniciativa “desarrollará un algoritmo de inteligencia artificial para optimizar la verificación y valoración automática de documentos en entornos digitales de archivo” . En otras palabras, el AGN implementará herramientas de automatización documental basadas en IA para agilizar la revisión de sus fondos documentales y determinar de forma autónoma el valor archivístico de cada documento.

Este logro marca un antes y un después en la gestión de archivos en Colombia. No solo posiciona al AGN como referente regional en la aplicación de inteligencia artificial, sino que demuestra el potencial de la gestión documental inteligente para preservar el patrimonio documental de la nación de manera más eficiente. A continuación, exploramos en profundidad el impacto de AI-VVAD en la gestión documental, la preservación digital y qué lecciones ofrece a empresas colombianas de sectores B2B con alto volumen de documentación electrónica.

IA-VVAD: innovación en verificación y valoración automática de documentos

En el mundo de los archivos, verificar un documento implica comprobar su integridad, autenticidad y calidad de metadatos, mientras que valorar un documento se refiere a decidir su importancia histórica, legal o administrativa para determinar cuánto tiempo debe conservarse (por ejemplo, aplicando la tabla de retención documental correspondiente). Estas tareas tradicionalmente requieren trabajo experto, análisis manual y cumplimiento de normativas archivísticas. El proyecto AI-VVAD surge para revolucionar este proceso: emplea algoritmos de inteligencia artificial para analizar documentos digitales masivamente y automatizar tanto la detección de posibles errores como la estimación del valor de conservación de cada archivo.

La aplicación de IA promete grandes ventajas en este contexto. Por ejemplo, una IA entrenada puede verificar inconsistencias o problemas de calidad en documentos digitales que pudieran pasar inadvertidos al ojo humano. Ya se han documentado casos donde “la IA puede usarse para verificar errores o inconsistencias en el contenido de los documentos, tales como errores de ortografía, campos de indexación vacíos o formatos incorrectos. Esto ayuda al personal de documentación a asegurarse de que el tratamiento documental sea preciso y consistente” . En el AGN, esto significará que AI-VVAD apoyará el control de calidad de cientos de miles de páginas digitalizadas, validando metadatos, detectando duplicados o faltantes, y garantizando que cada documento cumpla con estándares de archivo y gestión documental antes de ser preservado a largo plazo.

Pero el aspecto más revolucionario es la valoración automática. En archivística, decidir qué conservar permanentemente (por su valor histórico o cultural) y qué eliminar tras cierto tiempo (según ley y cumplimiento normativo) es una labor crítica. AI-VVAD busca agilizar la identificación de documentos de valor permanente versus aquellos de descarte, basándose en patrones que aprende de decisiones archivísticas previas. Expertos del sector ya vislumbran este camino: “¿Cómo podemos facilitar la valoración de documentos en un fondo documental acumulado? ¿Cómo acelerar el análisis para la elaboración de Tablas de Retención Documental?… ¿De qué manera la IA puede apoyar la toma de decisiones para la preservación digital a largo plazo?” . Precisamente, el AGN pretende que su IA responda estas preguntas, convirtiendo años de experiencia archivística en modelos algorítmicos capaces de recomendar plazos de retención y detectar documentos con valor histórico para la preservación digital permanente. El resultado esperado es un archivo nacional más depurado, donde la documentación electrónica de alto valor esté identificada y bien protegida, mientras que los documentos con ciclo de vida cumplido puedan ser dispuestos de manera oportuna y conforme a la ley.

Impacto en la gestión documental y la preservación del patrimonio documental

La introducción de AI-VVAD en el Archivo General tendrá un impacto directo en la eficiencia y eficacia de la gestión documental diaria. Integrar sistemas de gestión documental con inteligencia artificial permite automatizar procesos que antes eran manuales y lentos. Por ejemplo, las tareas de clasificación e indexación de documentos –que consumen incontables horas de archivistas y gestores documentales– ahora pueden delegarse a la IA. Un algoritmo bien entrenado puede analizar y organizar documentos sin intervención manual, diferenciando tipos documentales y asignando las etiquetas o metadatos correctos en segundos. Tal como señala un estudio de OpenKM, “La IA permite la automatización de procesos mediante sistemas que pueden analizar y organizar documentos sin intervención manual. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también minimiza los errores humanos y reduce el tiempo empleado en la clasificación y el archivado de documentos” . En el AGN, esto se traducirá en una agilización drástica de la digitalización documental y procesamiento de nuevos ingresos documentales: los expedientes que ingresen en formato digital o sean escaneados podrán clasificarse automáticamente según su serie documental, asignándoles de inmediato su código archivístico y ubicándolos en la estructura adecuada del repositorio.

Otro beneficio clave es el fortalecimiento del cumplimiento normativo en materia de gestión de documentos. Colombia cuenta con un robusto marco legal (Ley General de Archivos 594 de 2000, entre otras normas) que obliga a las entidades a mantener archivos organizados, con sus respectivas Tablas de Retención Documental y procesos de conservación. Al incorporar IA, el Archivo General podrá asegurar con mayor rigor que cada documento siga su curso legal: la IA ayudará a aplicar las reglas de retención correctamente, alertando cuándo un documento está próximo a cumplir su tiempo de conservación en el archivo de gestión (archivo activo) para transferirlo al archivo central o histórico, o cuándo se debe eliminar información expirada. Esto aporta transparencia y trazabilidad, respaldando auditorías y evitando sanciones. Incluso en contextos de protección de datos personales, la IA puede identificar información sensible en documentos y facilitar su anonimización o eliminación conforme a leyes como ley 1581 de protección de datos –y en un contexto laboral cambiante con normativas como la Ley 2101 de 2023 sobre reducción de la jornada laboral, la automatización garantiza que el volumen de trabajo archivístico se pueda manejar eficientemente dentro de menores horas de trabajo semanales.

Asimismo, AI-VVAD impulsa la preservación digital del patrimonio documental de Colombia. Al optimizar la valoración documental, el AGN puede enfocar sus recursos en conservar adecuadamente los documentos realmente valiosos para la memoria histórica. La IA ayudará a identificar, entre millones de páginas, aquellos documentos únicos o de alto valor que ameritan preservación especial (migración a formatos duraderos, múltiples copias de seguridad, etc.). De igual forma, al mejorar la calidad de los metadatos y la organización, se facilita la preservación a largo plazo porque los documentos estarán mejor descritos, contextualizados y en formatos estandarizados. En resumen, el AGN estará más preparado para conservar la memoria institucional y nacional en la era digital, asegurando que las futuras generaciones accedan a documentos auténticos y bien cuidados.

Inspiración para sectores B2B con alto volumen documental

El caso de AI-VVAD no solo beneficia al sector público archivístico; es también un ejemplo inspirador para diversas industrias privadas en Colombia que manejan grandes volúmenes documentales. Sectores B2B como retail, manufactura, recursos humanos y salud (hospitales) se encuentran entre los más intensivos en documentación y pueden extraer lecciones valiosas de esta experiencia.

Retail (comercio minorista): Empresas de retail generan y archivan miles de facturas, recibos, órdenes de compra, documentos de inventario y correspondencia con proveedores. Implementando soluciones de automatización documental con IA, un retailer podría clasificar automáticamente facturas y comprobantes, extraer datos clave (monto, fecha, NIT, etc.) e integrarlos en su ERP sin digitación manual. Esto reduce errores contables y agiliza el ciclo de pago. Además, la IA puede aplicar la política de retención adecuada –por ejemplo, conservar facturas por el periodo exigido por DIAN (autoridad tributaria) y luego disponerlas– garantizando cumplimiento normativo fiscal y contable. Un ejemplo internacional ilustra el potencial: la compañía alemana Connox automatizó con IA la verificación y revisión de todos sus documentos de compra, logrando “reducir el tiempo dedicado a la tramitación de pedidos en un 70%” . Este tipo de mejora en eficiencia y productividad podría replicarse en retailers locales que adopten sistemas de gestión documental inteligentes.

Manufactura: Los fabricantes manejan documentación masiva: órdenes de producción, planos, manuales técnicos, registros de calidad, documentos de proveedores y logística, entre otros. La IA puede integrarse con los sistemas de gestión documental industriales para ordenar automáticamente planos y especificaciones según producto o línea de producción, o para extraer datos de guías de despacho y alimentar sistemas de seguimiento. Además, en manufactura es clave el cumplimiento de normas ISO de calidad y trazabilidad documental. Un motor de IA puede verificar que cada producto tenga sus documentos de calidad completos y firmados digitalmente, marcando aquellos expedientes incompletos para acción inmediata. También facilita la preservación digital de know-how: manuales antiguos en papel pueden digitalizarse y la IA reconocería su texto (OCR inteligente) para volverlos documentos electrónicos accesibles mediante búsquedas avanzadas.

Recursos Humanos: Los departamentos de RR.HH. acumulan expedientes laborales, contratos, hojas de vida, evaluaciones, documentos de seguridad social y más, año tras año. Migrar a un archivo digital potenciado con IA simplifica enormemente su gestión. Por ejemplo, al ingresar un nuevo empleado, un sistema inteligente puede crear su carpeta electrónica automáticamente, clasificando sus documentos personales, contrato, anexos, etc. según tipos documentales predefinidos. Puede extraer fechas clave (vencimiento de contratos, renovaciones, certificaciones) y programar alertas. En cuanto a retención documental, la IA ayudará a aplicar la legislación laboral y de protección de datos: por ejemplo, la normativa podría exigir conservar documentos laborales por cierto número de años tras el retiro del empleado y luego eliminarlos. Un algoritmo puede hacer seguimiento y asegurarse de que se cumpla ese ciclo de vida documental. Así, RR.HH. reduce el riesgo de guardar información obsoleta o, por el contrario, perder documentos que legalmente debía guardar. Todo esto, con menos esfuerzo manual, permitiendo al personal de talento humano enfocarse en tareas más estratégicas.

Salud (Hospitales y Clínicas): El sector salud es quizá el de archivo más voluminoso y crítico, con historiales clínicos, órdenes médicas, resultados, facturas y registros legales que deben gestionarse con rigurosidad. La digitalización documental en hospitales, apoyada por IA, transforma la atención: la IA puede indexar automáticamente cada nuevo documento en la historia clínica electrónica del paciente, reconocer textos escritos a mano de fórmulas médicas o anotaciones de especialistas, y alertar si faltan documentos requeridos (por ejemplo, consentimientos informados). Además, en un hospital es vital el cumplimiento normativo en archivos clínicos: la ley exige conservar historias clínicas por un mínimo de años determinado por las autoridades de salud. Un sistema inteligente no solo asegura que se retenga cada registro el tiempo debido, sino que también puede anonimizar datos para investigación sin violar privacidad o depurar registros expirados para liberar espacio, todo de forma controlada. Firmas especializadas señalan que “utilizando IA y visión artificial, los hospitales pueden escanear facturas, recibos y documentos… y extraer datos automáticamente” , integrando esa información en sus sistemas de gestión hospitalaria. Esto mejora la calidad del servicio al paciente (menos tiempo buscando papeles) y reduce costos operativos.

En todos estos ejemplos sectoriales, la inspiración central que brinda AI-VVAD es que la IA aplicada a la gestión de documentos aporta ventajas medibles: agiliza procesos internos, disminuye errores, asegura el cumplimiento de normativas (sean fiscales, laborales, sanitarias, etc.) y libera al talento humano de tareas repetitivas para concentrarse en actividades de mayor valor. Implementar soluciones similares en entornos empresariales colombianos podría traducirse en aumento de productividad y competitividad. Además, demuestra que la transformación digital no es exclusiva de las empresas de tecnología; también industrias tradicionales pueden adoptar IA en sus procesos documentales sin perder el control sobre su información.

Tendencias, beneficios y desafíos de la automatización documental con IA

La incorporación de inteligencia artificial en la gestión documental forma parte de una tendencia más amplia de automatización inteligente en las empresas. Cada vez más organizaciones, tanto en Latinoamérica como a nivel global, están implementando sistemas de gestión documental enriquecidos con capacidades de IA –también conocidos como IDP (Intelligent Document Processing) o procesamiento inteligente de documentos– para manejar el creciente volumen y velocidad de información en la era digital.

Beneficios principales: Las ventajas de estas tecnologías se reflejan en diversos niveles de la operación empresarial. Uno de los beneficios más destacados es la eficiencia y reducción de costes: al automatizar tareas manuales (clasificar, ingresar datos, archivar), se reducen significativamente los tiempos de procesamiento y los errores humanos, lo que a su vez disminuye costos operativos. Un informe destaca que la automatización con IA permite acortar ciclos de proceso y tomar decisiones más rápidas, mejorando incluso el servicio al cliente y generando mayores ingresos . También mejora la precisión de los datos: las IA modernas pueden extraer información relevante de documentos con altos niveles de exactitud, incluso desde documentos escaneados de baja calidad o texto manuscrito, elevando la calidad de los datos disponibles para la toma de decisiones. Otro beneficio es el cumplimiento y la seguridad: la IA puede aplicar controles para garantizar que se respeten políticas de seguridad de la información y regulaciones (por ejemplo, cifrado de datos sensibles, registro de auditorías automáticas de quién accede a qué documento, cumplimiento de normas como GDPR en contexto internacional) . Y no menos importante, estas soluciones escalan con el crecimiento del negocio: un sistema inteligente puede pasar de procesar cientos a miles de documentos diarios sin pérdida de rendimiento, algo que no es viable solo con personal humano.

Pese a estos retos, las tendencias indican que la automatización documental seguirá profundizándose. Herramientas de IA generativa, por ejemplo, comienzan a usarse para resumir documentos largos, traducir contenido automáticamente o incluso responder consultas de usuarios basadas en la información de los archivos corporativos. Las empresas que adopten tempranamente estas tecnologías tendrán ventaja en rapidez de acceso a la información y capacidad de reacción. En contraste, las organizaciones que se queden rezagadas enfrentan riesgos de eficiencia y de incumplimiento regulatorio al no poder gestionar adecuadamente la avalancha de datos y documentos que caracteriza al mundo actual.

Conclusión

La experiencia del Archivo General de la Nación con el proyecto AI-VVAD demuestra que incluso instituciones tradicionales, encargadas de custodiar nuestra historia, pueden reinventarse mediante la inteligencia artificial. Al automatizar la gestión documental –desde la digitalización documental hasta la valoración y archivo final– el AGN está protegiendo el patrimonio documental de Colombia de forma más efectiva y sentando un precedente para toda Iberoamérica en cómo aplicar IA con un enfoque cultural y de derechos (tal como promueve la Carta Iberoamericana de Entornos Digitales). Este caso de éxito envía un mensaje claro a las empresas colombianas: la transformación digital de los procesos documentales no es opcional, es estratégica.

Implementar soluciones de automatización documental con IA puede marcar la diferencia entre una organización ágil, cumplidora y orientada al cliente, y otra consumida por la burocracia y el papeleo. Los sectores de retail, manufactura, RR.HH., salud, entre otros, tienen ante sí la oportunidad de modernizar sus sistemas de gestión documental, inspirados en las mejores prácticas del AGN y de casos internacionales exitosos. Los resultados esperados –reducción de tiempos, costes optimizados, cumplimiento de la ley y mejor servicio– repercuten directamente en la competitividad del negocio.

En última instancia, adoptar la IA en la gestión de documentos significa liberar el potencial de la información: los datos atrapados en archivos físicos o en PDFs desorganizados pasan a ser conocimiento accesible y útil para la toma de decisiones. Al igual que el Archivo General ahora aprovecha la IA para preservar la memoria de la nación, las empresas pueden usarla para preservar y aprovechar su memoria corporativa (contratos, proyectos, investigaciones, conocimiento acumulado) en beneficio de su crecimiento. Es el momento de dar el paso hacia una gestión documental inteligente, donde cada documento cuente y sume valor, y donde la tecnología y la experiencia humana se combinen para lograr organizaciones más eficientes, seguras y preparadas para el futuro.

Fuentes consultadas

Archivo General de la Nación. (2025, mayo 15). El Archivo General de la Nación gana convocatoria internacional con innovador proyecto de Inteligencia Artificial. https://archivogeneral.gov.co/el-archivo-general-de-la-nacion-gana-convocatoria-internacional-con-innovador-proyecto-de

OpenKM. (s.f.). Gestión documental con inteligencia artificial. Recuperado el 28 de mayo de 2025, de https://www.openkm.com/es/blog/gestion-documental-con-ia.html

Lexco. (2023). Automatización de la información documental: Soluciones para optimizar procesos críticos empresariales. Recuperado el 28 de mayo de 2025, de https://lexco.com.co/automatizacion-de-la-informacion-documental-soluciones-para-optimizar-procesos-criticos-empresariales

Estrategias Documentales. (2024). La inteligencia artificial en la gestión documental: Una nueva era para los archivos empresariales en Colombia. Recuperado el 28 de mayo de 2025, de https://www.estrategiasdocumentales.com/la-inteligencia-artificial/

Universidad de Antioquia. (2023). Curso: Inteligencia Artificial para la Gestión Documental. https://www.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/unidades-academicas/interamericana-bibliotecologia

Archivo General de la Nación. (2025). [@archivogeneral]. (15 de mayo). El archivogeneral ha sido reconocido en la I Convocatoria Iberoamérica Digital 2025… [Publicación en Instagram]. https://www.instagram.com/p/DJsHQ-pp0TL/

Facebook – Archivo General de la Nación. (2025). Reconocimiento internacional al proyecto AI-VVAD. https://www.facebook.com/ArchivoGeneral/posts/el-archivogeneral-ha-sido-reconocido-en-la-i-convocatoria-iberoam%C3%A9rica-digital-2/1115492607284648

Read more...

Agencia Nacional de Tierras puso a disposición 35.000 cajas de expedientes

La Comisión de la Verdad ahora tiene acceso a archivos sobre tierras
https://colombia2020.elespectador.com

La Agencia Nacional de Tierras puso a disposición 35.000 cajas de expedientes. Los comisionados deberán construir un relato sobre la relación entre las tierras y el conflicto armado.

El director de la Comisión de la Verdad, Francisco de Roux, y el director de la Agencia Nacional de Tierras, Miguel Samper, firmaron un convenio de intercambio de información. /Mauricio Alvarado.

La Comisión de la Verdad tiene vía libre para conocer la historia de las tierras en Colombia. Este miércoles la Agencia Nacional de Tierras (ANT), en el marco del primer punto del Acuerdo de Paz del Estado con las Farc, suscribió un convenio para que ese mecanismo extrajudicial pueda acceder a 35.000 cajas que contiene archivos oficiales y, de esta manera, establecer la relación de los predios del país con el conflicto armado.

“Este convenio va a permitir que la tierra cuente su versión sobre el conflicto. Lo que va a permitir es que se esclarezca la verdad y se le cuente al país sobre el papel de la tierra en el conflicto. Para nadie es un secreto que la disputa territorial genera efervescencia social y en no pocas oportunidades ha escalado hasta la violencia”, indicó Miguel Samper, director de la ANT.

Puede leer Los archivos de inteligencia para reconstruir la verdad

La información, que fue digitalizada, está dividida en adjudicación de baldíos, formalización de la propiedad privada y los procesos agrarios. Estos insumos le servirán a la Comisión de la Verdad para fijar los patrones de victimización, como el despojo de tierras, reclutamiento de menores, la desaparición forzada, el narcotráfico y el desplazamiento forzado, entre otros, cuyo eje ha sido la tierra.

Dentro de la información que queda disponible se encuentra el registro de 250.000 hectáreas de tierra que estaban bajo el dominio de la antigua guerrilla de las Farc y que ahora hacen parte del fondo de tierras. “Se encuentran en el sur de Bolívar. Allá tenemos tres grandes baldíos en donde hacían presencia y la Fiscalía inicia el proceso de extinción de dominio, pero cuando se cuenta que es territorio baldío nos lo entrega, lo caracterizamos rápidamente y lo incorporamos en el fondo de tierras para iniciar el proceso de adjudicación a campesinos con o sin tierras suficiente. También podemos evaluar si hay población campesina que cumpla con los requisitos para adjudicársela a ellos”, explica Samper.

“Esta cantidad de cosas será el horizonte en el que nos moveremos. Todas se articulan unas con otras. Si no hubiese pasado lo que pasó con la tierra posiblemente no hubiera pasado con el desplazamiento, con la desaparición forzada. Ver esa totalidad es nuestra responsabilidad”, explicó Francisco de Roux, presidente de la Comisión de la Verdad.

Le puede interesar: “La Comisión de la Verdad puede acceder a toda la información requerida para cumplir su mandato”: padre De Roux

Aunque el proceso metodológico para analizar la información está siendo objeto de debate al interior de la Comisión de la Verdad, De Roux explicó que la información proporcionada por las víctimas será fundamental para la construcción del relato final. “No solamente tendremos esta información, que es central, sino que vamos a escuchar a las víctimas de todos los lados: campesinas, indígenas, afro, ganaderas, empresarias. Vamos a escucharlos a todos (...) Tenemos la obligación de establecer responsabilidad, incluso en las instituciones el Estado”.

Lea también: “Vamos a buscar la verdad sin importar quién sea el presidente”: padre Francisco de Roux

El convenio establece que la Agencia Nacional de tierras le deberá facilitar a la Comisión de la Verdad información catastral, predial, cartográfica, geográfica, estadística y documental que sea requerida durante dos años. En caso de que se decida terminar con el convenio, se fijó una cláusula que permite hacerlo siempre y cuando sea tras llegar a un mutuo acuerdo.

“¿Por qué a los campesinos se les arrancó la tierra? ¿Por qué hubo problemas de tierras, no solo con los campesinos, sino también con los ganaderos y otro tipo de empresarios? ¿Por qué surgió el conflicto al interior de estas realidades? ¿Cómo explicarles a los colombianos lo que nos pasó? ¿Cómo explicarnos entre todos por qué trascendió hasta la guerra la realidad que estamos viviendo?”, fueron parte de las preguntas que se planteó el padre Francisco de Roux, y a las que busca darles respuesta para reconstruir la verdad de lo ocurrido en la guerra.

Read more...

Colombia: A propósito de la Tarjeta de Identidad

LA TARJETA DE IDENTIDAD EN COLOMBIA TIENE 42 AÑOS DE HISTORIA
http://www.registraduria.gov.co/La-tarjeta-de-identidad-en.html

Las niñas, niños y jóvenes menores de edad han recibido tres formatos diferentes de tarjeta de identidad en estas cuatro décadas. Actualmente, la Registraduría Nacional del Estado Civil, desarrolla el proyecto de modernización de la tarjeta de identidad con el propósito de unificar los últimos dos formatos vigentes.

Aunque el sistema de identificación de los colombianos tuvo su origen a mediados del siglo XIX, sólo hasta 1972 el Gobierno Nacional creó de manera oficial la tarjeta de identidad como mecanismo de identificación de los menores de edad entre los siete y los 17 años de edad.

A los colombianos que hoy son mayores de 60 años y que en 1972 no habían cumplido los 21 años, para ingresar al campo laboral o abrir cuentas y realizar transacciones bancarias, les era exigida la expedición de un documento conocido como la Tarjeta de Identidad Postal. Para obtenerla debían acercarse a las oficinas de la de Administración Postal, adscrita al Ministerio de Comunicaciones, hoy Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

La Tarjeta de Identidad Postal era de color café o morado claro, con textos en español y francés y se doblaba en dos partes.

Aunque este documento se creó con la finalidad de brindar a los usuarios del correo una identificación para cobro de giros postales, su utilidad se extendió tanto que fue aceptada en Colombia como medio de identificación oficial para quienes no tenían la mayoría de edad.

Nacimiento de la tarjeta de identidad

La tarjeta de identidad en Colombia nació a partir del Decreto 1260 de 1970. Esta norma en su Artículo 109 facultó a la Registraduría Nacional del Estado Civil para expedir la tarjeta de identidad a los colombianos mayores de siete y menores de 21 años.

El documento fue reglamentado mediante el Decreto 1694 de 1971, en el cual se señala que “esta tarjeta será renovada cuando el interesado alcance la edad de catorce (14) años”, como consecuencia de los cambios morfológicos de los titulares.

En el mencionado Decreto 1260 se expide el estatuto del registro del estado civil, que indica que el registro civil de nacimiento es la base de la identidad de una persona, el cual contiene los datos biográficos como nombre, fecha, hora, lugar de nacimiento y nombre de los padres, entre otros, razón por la cual guardó estrecha relación con el sistema de identificación que mediante la tarjeta de identidad y la cédula de ciudadanía busca individualizar a cada colombiano. En cumplimiento del Decreto 1260, la Registraduría empezó a expedir la tarjeta de identidad a partir de enero de 1972. La primera tarjeta de identidad fue otorgada a la niña Teresita de Jesús Paba Lizarazo, bajo el número 621024-00017 de Pamplona, Norte de Santander.

Posteriormente, el Acto Legislativo 1 de 1975 modificó los artículos 14,15 y 171 de la Constitución de 1886 y se definió que los ciudadanos colombianos adquieren la mayoría de edad a los 18 años.

La primera tarjeta de identidad

Para solicitar en 1972 la expedición de la tarjeta de identidad, los menores de edad entre siete y 17 años debían presentarse con uno de sus padres a cualquier oficina de la Registraduría Nacional del Estado Civil con el registro civil de nacimiento y una fotografía de 5 cm x 4 cm.

El funcionario llenaba dos juegos de tarjetas: la alfabética y la decadactilar. Uno de ellos quedaba en el lugar de preparación para su archivo y el otro era enviado a la División de Identificación de Menores, en la Registraduría Nacional, para la producción del documento.

Una vez la tarjeta de identidad era expedida por la Registraduría, se enviaba a la oficina donde se solicitó, previamente firmada por el Registrador Nacional del Estado Civil. Este documento era de formato similar a la antigua cédula blanca laminada y contenía la foto a blanco y negro del menor de edad, los datos biográficos, la firma del niño o niña que solicitaba el documento y el escudo de Colombia de color verde. El proceso de expedición duraba aproximadamente ocho meses.

El número de la tarjeta de identidad de los niños y niñas en 1972 se asignaba con el sistema del Número de identidad personal, Nip, compuesto por 11 dígitos distribuidos en una parte básica y otra complementaria. La parte básica contenía 6 dígitos que constituyen la fecha de nacimiento en el orden de año, mes y día del nacimiento (AA.MM.DD), y la parte complementaria consistía en un número de cinco dígitos que era asignado por el sistema en el momento de grabar el registro de nacimiento.

Mediante Resolución 2009 del 2 de agosto de 1985, el Registrador Nacional dispuso que “a partir del 15 de agosto los funcionarios encargados de preparar el material para la expedición de las tarjetas de identidad, se abstuvieran de tomar en el reverso de la tarjeta decadactilar las impresiones de los dedos del menor de edad”.

El 1 de octubre de 1985 se suprimió el requisito de que el titular firmara la tarjeta de identidad.

Mediante la Resolución 2426 del 28 de octubre de 1987 se definió que a partir del 1 de diciembre de ese año se suprimiera la elaboración de la tarjeta alfabética. Todo lo anterior con el propósito de agilizar el proceso de expedición del documento de identidad para menores de edad.

Tarjeta de identidad rosada

El 27 de julio de 1989 mediante la expedición de la Resolución 1985 se determinó que a partir del 1 de noviembre de ese año el proceso de expedición de la tarjeta de identidad se descentralizaría y cada registrador municipal expediría y firmaría la tarjeta de identidad. Así mismo se definió su elaboración en un nuevo formato conocido hoy como la tarjeta de identidad rosada, así como los datos que serían incluidos en ella.

Desde 1989, el tamaño la tarjeta de identidad rosada sería de 5 cm x 9 cm impresa en un papel rosado con tinta fluorescente al que se adhiere la foto del niño o la niña que la solicita.

La cara anterior contiene la información del menor de edad: el número de identificación, nombres, apellidos, fecha, lugar de nacimiento, fecha de expedición y de vencimiento de la tarjeta.

En la cara posterior va adherida la fotografía del menor de edad de 2.5 cm x 2.5 cm, así como impresa la huella del dedo índice, la firma del registrador y el sello de la oficina que la expide.

El Decreto 1122 del 26 de junio de 1999, en su Artículo 50 eliminó la expedición de la tarjeta para los menores de edad, siendo suficiente como documento de identidad el registro civil de nacimiento para los menores de 18 años de edad.

Cinco meses después, mediante sentencia C-93 del 18 de noviembre de 1999, la Corte Constitucional declaró inexequible el Decreto 1122; en consecuencia, adquirieron nuevamente vigencia las normas de la tarjeta de identidad que se habían modificado por el mencionado Decreto.

Nuevamente, a través del Decreto 266 del 22 de febrero del 2000 se eliminó la expedición de las tarjetas de identidad, el cual también fue declarado inexequible, mediante la sentencia C-1316 del 26 de septiembre de 2000.

Número único de identificación, Nuip

A partir del 1 de febrero de 2000, mediante Resolución 0146 de enero de 2000, cambió el número que le era asignado a cada niño y se adoptó el Número único de identificación personal alfanumérico, Nuip.

El Nuip está compuesto por 10 caracteres: los tres primeros son alfanuméricos, e identifican la oficina donde se inscribe el nacimiento, la Dirección Nacional asigna estos códigos mediante la Resolución 0147 de 2000. Los siete siguientes números son un consecutivo asignado para cada oficina de registro.

Este procedimiento se modificó en marzo del 2004 mediante la Resolución 3571 de 2003 por el Número único de identificación personal, Nuip sólo numérico, el cual es el número de identificación del colombiano desde el momento de su nacimiento hasta obtener su cédula de ciudadanía.

Tarjeta de identidad azul

En agosto 22 de 2008 la Registraduría Nacional del Estado Civil, cambió el formato de la tarjeta de identidad para los jóvenes entre los 14 y 17 años, con el fin de incluir características similares a las de la cédula amarilla con hologramas.

El formato biométrico de tarjeta de identidad trae en su anverso un código de barras bidimensional con la información biométrica del titular, lo cual imposibilita la falsificación del documento, incluye fotografía a color, firma, huella dactilar, lugar y fecha de nacimiento y lugar y fecha de expedición.

Por lo anterior, los menores de edad tienen en la actualidad dos formatos de tarjeta de identidad: la rosada para las niñas y niños entre siete y 14 años de edad, y la azul para los jóvenes entre los 14 y 17 años de edad. Adicionalmente, la Registraduría Nacional del Estado Civil desarrolla el proyecto de modernización de tarjeta de identidad con el propósito de unificar los formatos vigentes y garantizar que todos los niños, desde los siete años, puedan acceder a las ventajas de la tarjeta de identidad biométrica o azul.

Read more...

A la verdad también se llega buscando en los archivos

Archivos expiatorios
http://www.elespectador.com/ 15/01/2016

Casi todo el mundo conoce el aforismo del filósofo Jorge Santayana sobre la condena a repetir el pasado que cae sobre aquellos que ignoran la historia.

Pero no tantos sabemos el contexto: Santayana estudia la razón y en la frase alude a que para él, el progreso depende más de la retentiva que del cambio. En un mundo que evoluciona, la longevidad está en la readaptación que se basa en el recuerdo de las experiencias pasadas, en aprender de los errores. Esta es parte de la clave que nos impulsa a querer conocer la verdad del conflicto y acceder a los archivos que la contienen en este país de mala memoria.

Por esto, los acuerdos de paz de La Habana crean la Comisión para el esclarecimiento de la verdad, la convivencia y la no repetición. Un mecanismo extrajudicial: no impartirá justicia. La verdad que allí se diga en versiones o testimonios tendrá que volverse a producir ante los tribunales porque los acuerdos de paz, en una regla controvertida, le han restado valor probatorio a esa verdad para autoridades judiciales. Los documentos que reciba esta Comisión, en cambio, no perderán su valor probatorio y sí podrán servir ante la justicia.

A la verdad también se llega buscando en los archivos. Podemos hacerlo los ciudadanos o la Comisión. Pero ambos, según los acuerdos, debemos consultar la información de conformidad “con las leyes existentes”. Y lo haremos analizando archivos de políticas tan disímiles como la agraria, la militar y la fiscal que pueden haber contribuido al origen del conflicto.

Las herramientas para la apertura de archivos de todas las entidades involucradas se encuentran principalmente en dos normas estatutarias: la ley de inteligencia y la ley de transparencia y acceso a la información pública. El reto es que estas dos leyes tienen principios opuestos pues la primera quiere reservar el máximo de información y la segunda divulgarla.

Algunos elementos a tener en cuenta para resolver la tensión normativa que se genera: primero, no se pueden hacer reservas amplias y generales de la información de seguridad o de orden público, pues ya la Corte declaró inconstitucionales las reservas que no eran específicas. Segundo, las reservas de la ley de inteligencia exigen unos requisitos equivalentes a los de la ley de transparencia para acceder a cierta información. pero son más laxas en otros casos. Así, será más difícil acceder a los archivos relativos a los agentes y métodos de inteligencia que a otros elementos técnicos más generales como pueden ser los manuales de inteligencia.

En la práctica, en los archivos de la Fiscalía debe haber muchas pruebas documentales especialmente contra la guerrilla que servirán para la Comisión y para los juicios. Habrá menos de la fuerza pública y de otros participantes del mundo empresarial que tengan verdades que contar. Esta situación fáctica implica otro gran reto.

A pesar de que las normas y las comisiones son un avance, no son en sí mismas la solución al acceso a la verdad y a los años de secreto que han rodeado al conflicto. A la hora de la verdad, debemos tener en cuenta elementos como la institucionalidad democrática, el interés ciudadano y la voluntad política que ojalá sirvan para que haya retentiva, progreso y aprendamos de nuestros errores.

Autor: Vivian Newman

* Subdirectora de Dejusticia (www.dejusticia.org)

Read more...

UNESCO: "...su misión es proteger ese histórico hallazgo, no decidir quién es el propietario"

Unesco no decidirá a quién pertenece el galeón San José
http://www.elcolombiano.com/ 08/12/2015

La responsable de la Convención sobre la Protección del Patrimonio Subacuático de la Unesco, Ulrike Guérin, subrayó este lunes a Efe, en relación con el valioso galeón San José, hundido en 1708 y recién hallado en aguas colombianas, que su misión es proteger ese histórico hallazgo, no decidir quién es el propietario.

Las cuestiones de propiedad dependen de otras instancias, recalcó Guérin, quien se dijo convencida de que la Unesco comparte con España la voluntad protectora del patrimonio, y lamentó la reciente adopción de una ley en Colombia que permite comercializar ciertas piezas históricas a condición de que haya varias similares.

La responsable lamentó, igualmente, que Colombia no sea uno de los 18 países latinoamericanos que ya ratificaron la convención de la Organización de la ONU para la Educación, la Ciencia y la Cultura que prohíbe todo comercio con el fruto de yacimientos subacuáticos, pero expresó su esperanza de que lo haga pronto.

El galeón español San José naufragó con una valiosa carga, entre escudos de oro y plata, metales y esmeraldas, hundido por piratas ingleses ante las costas de Cartagena.

“Me sorprendería mucho” que el interés español por ese navío -hallado el 27 de noviembre pasado, según anunció el sábado anterior el presidente Juan Manuel Santos- “fuese una cuestión de propiedad”, resaltó Guérin en una entrevista telefónica.

“Esperamos que se haga una investigación con todo el rigor científico necesario” de ese patrimonio, que hay que proteger para tratarlo científicamente. “Para nosotros -insistió- no es cuestión de quién es el propietario, sino de ofrecer ayuda y asistencia a Colombia para que se haga el mejor trabajo posible”.

Al igual que Madrid, “también deseamos que se llegue a una solución amistosa”, explicó.

Guérin agregó que la Unesco está en contacto con las autoridades de Colombia y Españadesde hace años en relación con este caso, “muy atractivo”, en particular para los cazadores de tesoros, dado el contenido que transportaba.

De todas formas, abundó, “su valor es por el momento imaginario”, entre otras razones porque hacer un trabajo real de conservación e investigación patrimonial “es muy caro”, a diferencia de lo fácil que resulta extraer piezas de valor, como monedas de oro y joyas.

De hecho, añadió, parece que, por desgracia, según las fotos publicadas en la prensa, algunos arqueólogos creen que ya ha habido “trabajos hechos en el naufragio, pues se ve que algunas sedimentaciones fueron ya retiradas”.

El ministro de Asuntos Exteriores, José Manuel García-Margallo, dijo este lunes que el Gobierno español buscará un acuerdo “amistoso” con Bogotá, argumentará que la Unescole ampara ya que se trata de un “barco de Estado”, y le pedirá información “de lo que ha pasado”.

En cualquier caso, aseguró, Madrid no renunciará al galeón porque se trata de un barco de Estado con “un significado histórico muy serio”.

Por su parte, el presidente colombiano afirmó que la operación de hallazgo del San José es “patrimonio de todos los colombianos y protegerlo debe ser un propósito nacional”
.

Read more...