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Del papel a lo digital

>>  viernes, 25 de julio de 2025

Del papel a lo digital: la urgencia de formalizar nuestros documentos en Centroamérica
https://newsinamerica.com/
By Editor



La transformación digital ha dejado de ser una tendencia exclusiva de los países desarrollados. En Centroamérica y el Caribe, donde la informalidad laboral y la burocracia aún marcan la vida diaria de millones de personas, la digitalización representa algo más profundo: una herramienta para existir, organizarse y aspirar a una mejor calidad de vida.

Sin embargo, mientras los discursos sobre innovación llenan titulares, la realidad es más modesta. Miles de trámites aún se resuelven con fotografías borrosas de documentos, escaneos mal recortados, archivos que no abren o, en el peor de los casos, con la pérdida total de la información. La transición al entorno digital sigue siendo una deuda pendiente para ciudadanos que, con o sin recursos, intentan adaptarse a un mundo cada vez más exigente en forma y fondo.

Un problema cotidiano que nadie quiere admitir

Desde estudiantes que envían una fotografía de su título para aplicar a una beca, hasta emprendedores que entregan en WhatsApp la imagen de su cédula para abrir una cuenta digital, el caos visual de nuestros documentos improvisados se ha normalizado. Nadie se detiene a pensar cuánto nos cuesta esta informalidad: correos que no son respondidos, procesos que se caen, clientes que no vuelven, oportunidades que no se concretan.

La barrera no siempre es tecnológica. En la mayoría de los casos, las personas sí tienen acceso a un celular. El verdadero obstáculo es la falta de herramientas simples, gratuitas y comprensibles para organizar nuestra información personal o laboral de forma digna y presentable.

La digitalización no es un lujo, es una forma de legitimación

En países donde gran parte de la población trabaja sin contratos, no tiene cuentas bancarias ni historial crediticio, un documento digital bien presentado puede ser el primer paso hacia la legitimidad. Entregar tu información personal o profesional en un solo archivo, limpio, liviano y con formato universal como PDF, no es solo una cuestión estética: es una afirmación de orden, cuidado y respeto.

Por eso, contar con herramientas que faciliten esta transición no es menor. 

El convertidor de JPG a PDF de Canva permite hacer en segundos lo que muchos aún no saben cómo resolver: transformar una o varias imágenes en un documento PDF claro, listo para ser enviado por correo, cargado en una plataforma o archivado correctamente.

Sin necesidad de instalar nada, sin conocimientos técnicos y desde cualquier dispositivo móvil, esta herramienta ofrece una solución concreta a un problema real. Convertir una foto mal recortada de un documento en un archivo PDF bien presentado puede marcar la diferencia entre un trámite exitoso y otro que se pierde en la bandeja de entrada.

Un paso pequeño con impacto regional

A simple vista, convertir una imagen en PDF puede parecer un detalle. Pero en contextos donde la mayoría de la población aún sobrevive fuera del sistema formal, ese detalle puede tener un efecto multiplicador. Significa profesionalizarse sin gastar, adaptarse sin depender de otros, demostrar seriedad sin necesidad de experiencia previa.

Digitalizar correctamente nuestros documentos es una forma silenciosa de exigir que se nos tome en serio. En una región en constante búsqueda de oportunidades, es hora de dejar atrás las fotos desordenadas y asumir con responsabilidad nuestra imagen digital.

Y si existen herramientas gratuitas para lograrlo en segundos, ¿qué estamos esperando?

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"Todo puede ser digitalizado, pero hay que entender que hay documentos que se deben conservar en papel para efectos legales.

>>  domingo, 20 de marzo de 2016

Los pasos para deshacerse de los miles de papeles que se acumulan en la casa y el trabajo
http://www.economiaynegocios.cl/ 20/03/2016

Boletas, recibos, exámenes médicos, tarjetas de visita y hasta grandes documentos pueden dejar de ocupar espacio en la casa y convertirse en bits.

Pedir que las cuentas lleguen al correo electrónico es solo el primer paso para eliminar las rumas de papel que llegan a la casa. Existe una serie de aplicaciones y dispositivos que ayudan a reducir el espacio que estos ocupan.

"Todo puede ser digitalizado, pero hay que entender que hay documentos que se deben conservar en papel para efectos legales. En ese caso, lo digital sirve como un respaldo o una forma de acceder fácilmente a ellos", dice Gabriel Vargas, especialista en soluciones y entrenamiento de Xerox, compañía especializada en el manejo de documentos.

Vargas dice que es una buena estrategia digitalizar el carnet del hijo o la pareja, certificados, escrituras, el título universitario y otros documentos que es bueno tener a mano, ya que se solicitan para trámites. En esos casos, además, es bueno respaldarlos en servicios en la "nube" como Google Drive o Dropbox, para que estén disponibles desde distintos dispositivos.

"Muchas personas también digitalizan las boletas, sobre todo cuando son de compras de electrodomésticos. Esto es de suma relevancia ya que las boletas de las multitiendas se borran y son ilegibles al momento de cobrar la garantía", aclara Vargas.

En ese sentido, el especialista aconseja digitalizar documentos extensos. "Cuando son de pocas hojas basta con un escáner manual, pero si se tienen muchos documentos y, además, estos son extensos, vale la pena adquirir uno con alimentación automática, que escanean más de 15 hojas cada vez que uno aprieta el botón".

En todos los casos, lo esencial es mantener bien ordenada la información y organizarla en carpetas con el año y luego el mes; después el archivo con un nombre descriptivo. Por nada del mundo nominarlo como "documento.jpg". Además, se aconseja archivar los documentos en formato PDF, de tal forma que su texto y contenido pueda ser indexado y luego buscado usando palabras claves.

Aplicaciones mágicas

Cada vez que se asiste a una reunión, una conferencia o un encuentro de profesionales se llega con decenas de tarjetas de visita que se van acumulando. Pero ahora hay aplicaciones que permiten deshacerse de ellas, sin perder la información del contacto.

Un ejemplo es CamCard (para iOS, Blackberry, Android y Windows, y con una versión gratuita), que utiliza la cámara del celular para capturar la imagen de la tarjeta de visita. El software resalta el texto y automáticamente lo transforma en información digital que es almacenada como un nuevo contacto en la agenda.

Algo similar hace Scannable, aplicación desarrollada por Evernote, y que digitaliza no solo las tarjetas, sino que boletas, facturas o exámenes médicos.

Basta con tomar una fotografía con la cámara y la aplicación automáticamente recorta la imagen, mejora los tonos y luego reconoce la escritura en ella, para que se pueda buscar por palabra clave dentro del archivo digital. Si se tiene una cuenta en Evernote, lo digitalizado queda disponible en la nube.

La aplicación "Salud" que viene incluida en iOS permite llevar registro digital de los parámetros fisiológicos y añadir en el celular datos de exámenes médicos que ya se han realizado. Esto es de suma utilidad en caso de emergencia, ya que la aplicación permite dejar público datos esenciales en caso de sufrir un accidente. Así, personal paramédico puede saber detalles vitales en estos casos.

Y para los que aún prefieren tomar apuntes en cuadernos y libretas, hay un dispositivo de Wacom -el mismo que fabrica tabletas digitalizadoras- que permite dibujar en una libreta de papel usando un lápiz en apariencia normal.

La "magia" ocurre cuando se aprieta un botón del dispositivo y las anotaciones son enviadas digitalmente al celular, donde se transforman en archivos JPG o PDF. El aparato se llama Bamboo Spark y se vende en Chile por $150 mil.

Autor: Alexis Ibarra O.

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Gestión de los documentos en papel es la mayor amenaza para la protección de la información

>>  jueves, 6 de noviembre de 2014

Dos tercios de las empresas europeas afirman que el papel es la mayor amenaza para la seguridad de su información
http://www.rrhhpress.com/ 06/11/2014

La gestión de los documentos en papel es la mayor amenaza para la protección de la información, según un reciente estudio de la compañía de gestión y custodia de la información Iron Mountain y PwC.
Dos tercios (62%) de las empresas de tamaño medio en Europa y Norteamérica consideran que la información en papel es un serio riesgo de seguridad, más del doble que otras amenazas externas para los contenidos digitales, como el hacking o el malware.
El estudio revela que muchas empresas no están haciendo frente de forma efectiva el problema del papel. La mitad (51%) de los encuestados cuentan con políticas de monitorización que sirven de guía a los empleados para el almacenamiento y la destrucción de archivos digitales, pero solo un tercio (38%) tienen algo similar para los documentos en papel. Solo un 41% implementan restricciones monitorizadas de acceso a zonas en las que se archiva la información confidencial.
El 78% de las empresas confían en una persona o equipo para gestionar el riesgo de la información tanto digital como en papel, aunque el estudio descubre que las compañías que obtienen mejores resultados en la gestión del riesgo son aquellas que cuentan con equipos diferenciados para la información digital y la información en papel.
La mayoría de las empresas depositan la responsabilidad final sobre el riesgo de la información en los directivos de TI (73%), y solo un 4% en Europa y un 1% en Norteamérica creen que el director de archivos debería tener algún tipo de responsabilidad.
El estudio sugiere que otros retos a los que se enfrentan las empresas en relación a la seguridad del papel incluyen la existencia -ampliamente extendida- de archivos antiguos, la inseguridad respecto a la normativa de retención, lo que provoca que muchas empresas conserven todos los archivos por si acaso, y un creciente enfoque en la transformación digital.
Estos datos complementan los arrojados por otro estudio de Iron Mountain que reveló que un 62% de las empresas europeas tienen dificultades en integrar el papel en procesos automatizados de gestión de clientes.
Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain, señala que “toda información es vulnerable de una forma u otra, pero los archivos en papel y digitales se enfrentan a riesgos diferentes que las empresas tienen que entender y gestionar de forma apropiada. A falta de controles y políticas adecuados, el papel es susceptible de ser fotocopiado, compartido y eliminado, no solo una vez, sino muchas. Se puede olvidar en cualquier parte, o archivarlo de forma aleatoria o tirarlo en cualquier papelera”.
“Las empresas tienen que implementar y monitorizar procesos efectivos y asignar correctamente las responsabilidades para mantener el papel a salvo. Aunque nunca estaremos libres de papel, podemos reducir significativamente el riesgo asociado al mismo si informamos y facilitamos la implantación de proceso prácticos a la vez que monitorizamos que se cumple la normativa”, añade Chico.
Iron Mountain recomienda a las empresas que sigan tres pasos:
1. Sacar todo el partido posible de la gran cantidad de cursos y herramientas online disponibles y a un bajo coste para llegar a todos los empleados en todas las sedes y con el mismo mensaje -y expectativas- para gestionar la información.
2. Si las empresas aún no han pensado en digitalizar sus archivos en papel, deberían fomentar procesos de trabajo para determinar qué contenido es el que hay que guardar. Una vez un archivo físico es escaneado, se debería considerar la destrucción del papel, bien de forma inmediata o, con el fin de cumplir con controles de calidad, tras un corto periodo de tiempo.
3. Un día anual de limpieza puede ser un inicio para centrarse en el control de los archivos de papel y decidir cómo sacarlos del entorno de la empresa. Con unas directrices apropiadas, los empleados pueden ayudar a determinar si hay que destruir archivos o enviarlos a un enclave externo exclusivo para almacenamiento.
RRHHpress.com

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Consejos para proteger lo efímero

>>  viernes, 20 de junio de 2014

Papel requiere de cuidados especiales
http://www.columbiatribune.com/ 20/06/2014


¿Es usted un coleccionista de lo efímero? Probablemente eres y no lo sabes! "Ephemera" es un papel de término que significa que se ha guardado, comprado, recogido y disfrutado.

Escribí recientemente sobre el libro de cocina escrito a mano de mi abuela Nancy. Es un ejemplo perfecto de lo efímero. Así son la Biblia de la familia, diarios personales, cartas guardadas, listas de inventarios realizados en el momento de la muerte de una persona, y de San Valentín y otras tarjetas especiales; estos artículos de papel que se han guardado durante generaciones son lo efímero y traer un tesoro de información histórica. Incluso viejos, recortes de periódicos amarillentos, calendarios y revistas pueden ser destellos preciosos hacia el pasado.
Th_antiques_barrel_061914.jpeg

Me dieron esta vieja lata de galleta en una subasta. Cuando Abrí la tapa, que estaba lleno de recortes y recetas escritas a mano conocidas como "lo efímero"

Nuestros antepasados ​​se les enseñó técnicas de escritura a mano elegantes, y los fraseos que utilizaban eran exclusivos de cada época. Encontramos ejemplos y podemos ver cómo han cambiado las cosas en nuestras propias generaciones.Pero los objetos de recuerdo de papel a menudo se vuelve quebradizo y de color con el tiempo. ¿Qué se puede hacer para restaurar estas piezas de nuestro pasado?

Si el papel ya se está desmoronando, hay muy poco que se puede detener el proceso. Por lo tanto, debemos aprender a conservar estas piezas preciadas de lo efímero antes de entrar en esta condición.

La mayoría del papel está hecho de pulpa de madera, y la madera es ácido. Papel de pulpa de madera es generalmente blanqueado con cloro, causando una reacción química, además, que hace que sea incluso menos duradero. Esto es especialmente cierto para el papel de bajo costo, tales como papel de periódico.Papeles con mejor calidad se hacen a partir de pulpa de tela, que dura mucho más tiempo.

El ácido no es el único culpable. El calor, la humedad, las plagas y la luz solar son las principales causas de daño a papel. ¿Alguna vez ha dejado una carta en la luz del sol y se dio cuenta de que en cuestión de unas pocas horas se ha desvanecido? Este es el efecto de la luz ultravioleta sobre el papel y la tinta. Una vez que el desvanecimiento ha sucedido, es muy poco lo que se puede hacer para traer de vuelta a la escritura.

Humedad provoca pasta de papel a hincharse. Una vez húmeda e hinchada, es difícil para aplanar una página de nuevo. La humedad puede oscurecer la tinta o hacer que migran a través de la página en páginas adyacentes. Si ve manchas o sombras sobre el papel, esta es la causa probable.

Las tintas también pueden ser altamente ácido. Tintas contemporáneos utilizados en marcadores o rotuladores son extremadamente inestables. Trate de elegir una tinta de pigmentos en lugar de colorantes al escribir sobre los documentos importantes, tales como los registros de la boda y del nacimiento o en su Biblia familiar. Las tintas pigmentadas son más caros, pero son menos propensos a desaparecer o causar daños.

Si desea recopilar y proteger lo efímero, he aquí algunos consejos:

  • Piezas Tienda plana - no dobladas - en, cajas de almacenaje sin lignina libres de ácido o en fundas de poliéster de archivo. No llene demasiado las cajas.
  • Si usted quiere enmarcar un documento especial, colchoneta con papel libre de ácido y el uso de vidrio que se hace para filtrar los dañinos rayos ultravioleta.Cuelga en un área que nunca llega directa o luz brillante.
  • Retire los sujetadores de metal, y asegurarse de que los documentos estén limpios y secos antes de guardarlos. Nunca almacene en un sótano, ático, garaje o cerca de una fuente de calor.
  • Maneje papeles viejos con los guantes quirúrgicos o de algodón para protegerlos de los aceites en la piel.
  • Revise sus documentos almacenados regularmente para asegurarse de que no hay ninguna actividad de plagas (pececillo de plata) o moho.
Espero que seas un coleccionista de lo efímero. Recuerde que debe ser inteligente a la hora de papel para las próximas generaciones.

Autor: Nancy Russell

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El papel sigue siendo utilizado y se mantiene en pie

>>  domingo, 27 de octubre de 2013

Cómo llevar tus archivos del mundo online al papel
http://www.lanacion.com.ar/ 27/10/2013

Las fotos y los documentos viven cada vez más en un sitio Web, pero varios servicios ofrecen transformarlos en algo palpable y no dependa de la electricidad para ser disfrutado

No siempre las cosas del mundo offline terminan por adaptarse al online. De hecho, pese a los pronósticos apocalípticos, el papel se sigue manteniendo de pie y comenzaron a surgir servicios para tener una copia física (impresa) de fotografías, documentosy otros recuerdos digitales.

IMPRIMIR DESDE CUALQUIER LADO

Google Cloud Print es uno de los servicios menos conocidos del buscador. Sin embargo, es uno de los más revolucionarios: permite imprimir un documento en cualquier parte del mundo. Este tipo de servicio gratuito funciona con cualquier tipo de impresora que tenga directa o indirectamente (a través de una PC) conexión a Internet. En algunos casos, como en tablets y smartphones, para utilizar el servicio es necesario tener una aplicación instalada ; y en otros, como desde la PC, hay que instalar el navegador Chrome y configurar el conector de Print .

Las impresoras se pueden compartir con amigos o familiares mediante invitaciones que se envían por correo electrónico. También hay otras impresoras con Wi-Fi de marcas como Brother, Canon, Kodak, Dell, Epson, HP y Lexmark que pueden conectarse a dispositivos iOS y Android; sólo hay que buscar las aplicaciones en las respectivas tiendas que permiten imprimir un documento por Wi-Fi.

LIKEBOOK: UN LIBRO DE TU MURO DE FACEBOOK
 


 
Si bien existen varios servicios para imprimir una parte de la biografía del Facebook, uno de los más exitosos es Likebook.me . Allí se puede crear un álbum propio, el de una pareja o de un amigo en un libro de 36 páginas. Entre las elecciones de contenido se pueden poner actualizaciones de estado, lugares visitados, fotos y mensajes en el muro. Es posible obtener sin costo una previsualización para ver cómo queda el producto. Los precios dependen de la cantidad de páginas por imprimir.

A LA CASA DE FOTOGRAFÍA
 
Una HP Officejet 8600+. 

Para mandar a imprimir las fotografías ya no es necesario acercarse a una sucursal. Hay muchos sitios online Imagena , Rapifotos ,Imprimídondequieras , Kodak , entre otros) que permiten subir las imágenes desde la Web o utilizar las de Picasa o Facebook, y luego obtener las imágenes impresas hasta en un fotolibro de tapa dura.

Un álbum de diez páginas con varias fotografías tiene un precio que va de 200 a 300 pesos (por ejemplo, en Imagena o en Kodak , aunque no son los únicos). También, sacar muchas fotos y mandarlas a "revelar" desde cualquier smartphone ya es posible con algunas aplicaciones como la KODAK Kiosk Connect (iOS y Android) que permite enviar directamente las imágenes a un kiosko de impresión y llevarlas en el momento.


UNA POSTAL DESDE EL CELU
La aplicación Postagram (iOS y Android) permite obtener una foto desde el celular y enviarlo en formato de postal a cualquier domicilio. Es muy simple: hay que subir una imagen (se puede, también, desde la PC) y luego indicar cuáles serán las coordenadas a donde se enviará la postal. Por supuesto no hay que olvidarse de completar con un texto al costado. El precio puede variar, pero empieza en los 1,99 dólares. Apple tenía un servicio similar (Cards) que discontinuó recientemente, aunque aún se puede solicitar la impresión de cuadernos o albums pero desde iPhoto en la Mac .

EL SUEÑO DEL LIBRO PROPIO
 


 
Lulu es un servicio español de auto publicación bajo demanda de libros que nació en el 2002. El proceso es muy simple: el sitio requiere un registro previo, luego subir el archivo (acepta distintos formatos) y empezar la edición, ideal para los que quieren llevar al papel las ideas que desarrollaron en un blog, un trabajo académico o, simplemente, algo que escribieron por placer.

Se puede maquetar en distintos tamaños y sólo pide que, como mínimo, el futuro best-seller tenga al menos 24 páginas. Luego, se puede pasar a armar la portada. Lo más importante es que en este caso no hay costos de edición: sólo se cobra por el envío. El sitio brinda la posibilidad de hacer el libro privado, donde el usuario es el único que ve lo que manda a imprimir, o que sea público y que cualquiera que desee lo pueda pedir también para tener en papel y que el autor obtenga un beneficio de ello. Los pedidos se envían a través del servicio internacional FedEx y el precio, en euros, varía dependiendo la cantidad de páginas y el peso.

LA UNIÓN HACE LA FUERZA

Lo cierto es que si bien existen opciones para facilitar la impresión desde dispositivos móviles, aún resulta complicado el proceso comparado con la PC. Eso mismo, de hecho, piensan los principales fabricantes de impresoras que se unieron en Mopria , una organización sin ánimo de lucro compuesta por varios fabricantes (Hewlett-Packard, Canon, Samsung y Xerox) cuyo principal objetivo es facilitar la impresión desde dispositivos móviles. El objetivo es que este estándar pueda funcionar en los principales sistemas operativos y así poder imprimir desde tablets o smartphones sin configuraciones previas ni instalación de software adicional.

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