Dale seguridad a tus documentos de Word o Excel, Cifralos

Cómo podemos cifrar documentos de Word o Excel

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La seguridad es algo primordial a la hora de navegar o utilizar cualquier recurso de nuestro ordenador. Si hay algo que utilizamos muy frecuentemente y que quizás no le damos tanta importancia a la seguridad, es Word y Excel, entre otros. Estos programas de ofimática son muy utilizados no solo a nivel de usuario, sino también en empresas. Por ello conviene tomarse en serio la seguridad. En este artículo vamos a explicar cómo cifrar documentos Word o Excel. Es algo sencillo pero que nos puede venir muy bien.

Cifrar documentos

Microsoft Office nos permite poner contraseña a los archivos. Esto nos permite protegerlos frente a otros usuarios. Es muy interesante cifrar documentos para quienes compartan ordenador con otras personas, por ejemplo. También puede venirnos bien cuando tengamos documentos de Excel o Word en un pendrive y vayamos a dejárselo a alguien.

Podemos, por tanto, cifrar los archivos para que nadie pueda abrirlos sin saber la contraseña. La operación es reversible. Es decir, podemos volver a abrir los documentos y que cualquiera pueda abrirlos.

Contraseña para archivo Word

En el caso de Word, tenemos que hacer los siguientes pasos:

• Lo primero es abrir el archivo que queramos proteger.
• Una vez abierto, vamos a Archivo. Pinchamos en Información y le damos aProteger documento, Cifrar contraseña.
• Acto seguido nos pide que pongamos una clave dos veces. En cuanto aceptemos, quedará registrada.

Si llegado el momento queremos revertir la situación, es muy sencillo. Para ello hay que seguir los pasos como antes. Una vez estemos en Cifrar contraseña, simplemente tendremos que borrarla y dar clic en aceptar. Nuestro archivo de Word quedará abierto nuevamente.

También podremos hacer que nuestro documento sea sólo de lectura, restringir la edición u otorgar permisos sólo a ciertos usuarios.

Contraseña para archivo Excel

Para quienes quieran poner una contraseña a documentos de Excel, el proceso es muy similar:
Tenemos que abrir el documento e ir a Archivo, Información.
Una vez aquí pinchar en permisos, proteger libro y cifrar con contraseña.
Lo mismo que con el documento Word, nos pedirá una clave por dos veces. A partir de aquí nuestro archivo estará cifrado con una contraseña.

Para revertir la situación debemos de realizar el mismo proceso. Borrar la clave que hemos puesto y pulsar en aceptar.

La importancia de las contraseñas

De esta manera tendremos nuestros documentos de Word y Excel protegidos por contraseña. Algo muy sencillo pero que puede ayudarnos a no perder trabajo importante realizado. Evitamos también que alguien ajeno pueda leer nuestra información.

Respecto a las contraseñas y claves hemos hablado en muchas ocasiones. Es muy importante contar con contraseñas fuertes y que sean difíciles de romper. Por ello debemos de utilizar letras, números y otros símbolos. Además hay que contar con mayúsculas y minúsculas. Un error común es poner números o palabras que nos relacionen. Por ejemplo nuestro nombre, fecha de nacimiento o número de teléfono.

Si contamos con una contraseña fuerte será más complicado de romper por parte de los usuarios, pero también de los programas informáticos.

Autor: Javier Jiménez

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¿Perdíste un documento de Word que no guardaste? Recuperalo así

¿Cómo recuperar un documento de Word que no guardaste?
http://www.unocero.com/ 25/01/2015

Hay una gran cantidad de personas usando Word diariamente para hacer desde una anotación casual a falta de papel y pluma hasta el documento más importante que hayan redactado en su vida, y ninguno de ellos está a salvo de un posible “mini infarto” en caso de que se pierda el trabajo que han estado realizando. Si esto pasa, ¿qué se puede hacer?

En realidad hay varias formas de recuperar un documento, unas más simples que otras, además hay una manera de prevenir cualquier accidente. Empecemos por la manera más usual de recuperar un documento:
Automáticamente

Microsoft Word suele tener activado por defecto la función de recuperación; de cualquier manera más adelante te decimos cómo comprobar si esta herramienta está configurada.

La manera automática puede que ya la conozcas en caso de que alguna vez hayas perdido un documento por un corte al suministro de electricidad o cualquier otro imprevisto; en caso de que se haya cerrado abruptamente Word y no hayas guardado tu documento, lo único que hay que hacer es volver a iniciar la PC y abrir Word.

Muy probablemente verás una barra del lado izquierdo de la ventana en la que se notifica que hay trabajos recuperados disponibles, de los cuales basta con abrir uno por uno para encontrar el que necesitas y guardarlo posteriormente de la manera habitual.

Recuperarlo manualmente

Si por alguna razón cerraste la ventana de Word y pulsaste en “No Guardar”, todo parece perdido, pero no es así. Lo único que debes hacer es volver a abrir el software e ingresar a la opción “Archivo” (en la barra superior) y pulsar en “Información”, después en “Recuperar documentos sin guardar”.

Hecho esto se abrirá la carpeta donde se almacenan los documentos recuperados de manera temporal; puede que haya más de uno, así que elige los que estén disponibles dando doble clic para que se abran con Word. Nota que el formato de estos archivos es “.ASD” en lugar de “.DOC”.

Recuperarlo usando una ruta de archivo

Si necesitas llegar a la carpeta donde se almacenan los archivos automáticamente de una manera más directa, sólo presiona la tecla de “Windows” y la tecla “R” al mismo tiempo para abrir el la ventana “Ejecutar”. Ahí puedes copiar y pegar alguna de estas rutas:

%APPDATA%\Microsoft\Word (para documentos recuperados automáticamente).

%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\UnsavedFiles (para documentos no guardados).

Aquí podrás encontrar cualquier archivo que pueda haberse salvado de manera automática; como ya lo mencionamos, los archivos se guardan en formato “.ASD” y se abren con Word, por lo que puedes iniciar dicha aplicación y simplemente arrastrar el archivo hacia esa ventana.
¿Cómo prevengo accidentes?

Finalmente, la manera más fácil de prevenir accidentes y asegurarte de que todos los documentos que crees en Word estén a salvo es activar la herramienta de auto recuperación y ajustar el lapso de tiempo que pasa cada vez que el programa guarda de manera automática el progreso en un documento.

Para hacer esto hay que ir a la pestaña “Archivo” en la parte superior de la ventana y luego pulsar en “Opciones”.

En la ventana que sigue, ve al apartado “Guardar” y marca (si no está activo) la opción “Guardar información de autorrecuperación cada…”. Aquí mismo se puede establecer cada cuántos minutos se almacenará el archivo; si usas todo el día Word y escribes mucho, tal vez desees cambiar este número al mínimo.

Como puedes ver, si pierdes un documento no es necesariamente el fin del mundo, sobre todo si ajustas los parámetros de recuperación de trabajo. ¿Has perdido documentos de Word permanentemente debido a un “accidente”?

Crédito imagen superior: BlueSkyImage/Shutterstock.com

Autor: Javier Bárcenas García

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