Las agencias federales estan usando la IA para la gestión de los datos debido al crecimiento de los registros digitales

Las agencias buscan la IA y la automatización en medio del crecimiento de los registros digitales

https://federalnewsnetwork.com/

Justin Doubleday

Los líderes federales ven la automatización y la inteligencia artificial como cruciales para combatir una marea cada vez mayor de registros digitales que está provocando retrasos en áreas como la FOIA.

Las agencias federales que se enfrentan a una explosión “en datos no estructurados están recurriendo a la inteligencia artificial y otras mejoras de procesos para ayudar a gestionar el crecimiento de los registros digitales.

Durante un panel de la Red Federal de Noticias patrocinado por Casepoint, funcionarios que representan agencias que van desde el Ejército hasta la Corporación Federal de Seguro de Depósitos describieron sus esfuerzos para modernizar la gestión de registros digitales.

“Lo que estamos viendo en todo el gobierno es que el volumen de información está creciendo más rápido de lo que las personas y los procesos tradicionales de gestión y divulgación de registros pueden mantenerse al día de manera realista,” Timothy Kootz, subsecretario adjunto de servicios de conocimiento compartido de la Oficina de Administración de la Departamento de Estado, dijo durante el panel. “Y además de eso, el público ahora espera que la información sea accesible, con capacidad de búsqueda y disponible rápidamente.”

Kootz señaló el del Departamento de Estado piloto exitoso de desclasificación de cables mediante IA.

“Ya estamos usando herramientas de inteligencia artificial que pueden realizar una revisión de desclasificación de manera más rápida y consistente que un equipo humano y, lo que es más importante, estas herramientas nos permiten escalar, dijo” Kootz. “Esperamos que nuestra carga de trabajo y desclasificación específicamente de cables se quintuplicen en los próximos años, y sin IA, simplemente no podemos seguir el ritmo. Entonces, con estas herramientas, podemos satisfacer el nuevo crecimiento de esa demanda sin tener que hacer crecer nuestro personal de la misma manera.”

Expertos integrados

Carrie McVicker, directora ejecutiva de la Agencia de Servicios Empresariales del Ejército, dijo que su oficina ve desafíos y oportunidades similares, incluso con la desclasificación y la automatización.

“Una de las cosas que también hemos hecho es incorporar un experto en gestión de registros dentro de nuestras instalaciones de desclasificación, porque descubrimos mientras realizamos parte de esta modernización, que a veces somos nuestro peor enemigo cuando se trata de extraer registros. y revisarlos mientras nos preparamos para la desclasificación, dijo” McVicker.

“Incrustar a una persona allí y fortalecer realmente esa relación entre la gestión de registros y la desclasificación ha sido realmente clave para algunos de los trabajos de modernización que estamos realizando, especialmente en torno a la arquitectura para la desclasificación y la preparación de cómo vamos a recibir y enviar datos a través de nuestro instalaciones de desclasificación,” continuó.

Superficie ‘conocimiento crítico’

Si bien la FDIC no tiene que preocuparse por los retrasos en la desclasificación, la agencia todavía está viendo una “explosión masiva de datos no estructurados, según Richard Huffine, subdirector de información empresarial y gestión de registros de la FDIC. Eso incluye correos electrónicos, chat, videos y otros medios administrados de acuerdo con los cronogramas federales de retención de registros.

“Hemos implementado un programa final que nos permite comprender, en función del rol de alguien, cuáles pueden ser sus registros en una terminación amplia. Pero también estamos analizando dentro de eso, cómo podemos sacar a la luz el conocimiento más crítico para que las personas no trabajen con 18 versiones diferentes de algo, sino con la versión más confiable que necesitamos mantener a largo plazo, versus archivos que deben revisarse o no valorarse tanto como aquellas cosas que realmente cuentan la historia y la toma de decisiones que se toman aquí en la FDIC.”

Desafíos de datos entre funciones

El crecimiento exponencial de los datos tiene implicaciones en múltiples mandatos dentro de una agencia, incluida la gestión de registros, la Ley de Libertad de Información, investigaciones y litigios, según Kelly Swank, vicepresidenta de desarrollo empresarial para el gobierno de Casepoint.

“Con la implementación de la IA en todo el gobierno, el volumen de datos sólo aumentará probablemente cinco veces más de lo que ya es hoy, dijo” Swank. “Así que realmente estamos viendo a las personas ver el desafío completo del ciclo de vida de los datos, porque muchos de estos conjuntos de datos en las diferentes funciones realmente se reproducen entre sí. Por eso es muy importante para ellos tener flujos de trabajo repetibles, automatizados y defendibles cuando manejan los datos en toda la agencia. Por supuesto, estamos integrando IA en nuestras herramientas para ayudar realmente a agilizar el proceso y automatizar muchas funciones para que las agencias aceleren las cosas de modo que el tiempo de revisión humana sea mucho menor que en el pasado.”

Agentes de IA

JD Dijo Smith, subdirector de la Dirección de Servicios Ejecutivos de la Sede de Servicios de Washington dentro del Departamento de Defensa su equipo busca alejarse del trabajo manual cuando se trata de muchos aspectos de la gestión de registros.

Los agentes de IA, dijo, pueden “poner en práctica nuestras políticas, nuestros planes de archivos, nuestros cronogramas de disposición de registros.”

“Queremos cambiar el enfoque humano hacia una mayor supervisión y administración de los programas, no en la maleza, el trabajo pesado [tareas], ser archivador y cosas similares, dijo” Smith.

Smith dijo que su equipo está examinando dos problemas relacionados. El primero es cómo gestionar mejor los registros existentes dentro de la oficina del secretario de defensa, al mismo tiempo que se busca mejorar la gestión de los registros “en el momento de la creación.”

Eso implica implementar personas de IA “en toda la empresa que se asignan a los cronogramas de disposición de registros, lo que operacionalizará nuestro proceso manual actual, dijo” Smith. “Eso es realizar el trabajo asociado con la identificación de registros, categorizarlos, clasificarlos, archivarlos, ejecutar congelaciones de preservación, [solicitudes de información], búsqueda, descubrimiento electrónico y también la incorporación de metadatos faltantes que es importante, no solo para nuestra necesidad comercial, pero también nuestras necesidades de aprovechamiento de datos para permitir y crear una ventaja de decisión para el secretario de guerra.”

Mientras tanto, WHS está abordando cómo mejorar los registros que se crean hoy.

“¿Cómo gestionamos los registros en el momento del origen, en lugar de después del hecho?” Dijo Smith. “Así que realmente estamos buscando administrar usando un conocimiento profundo, copilotos habilitados para IA configurados de manera similar a un archivador, un bot de IA y un RPA mejorado por IA, que pueda analizar el contenido a medida que se crea. Entonces, mientras escribe este archivo, aparecerá una ventana emergente, ‘Oye, parece que está llegando a un acuerdo legal internacional. Si es así, aquí están los números de archivo para seleccionar. Haga clic en esto y lo archivaremos.’ Insertaremos los metadatos y administraremos ese ciclo de vida en origination.”

Read more...