Proceso de expurgo documental con el objetivo de optimizar la gestión de archivos: Ayuntamiento de Ciudad Real

Ciudad Real avanza en la modernización de la Administración Electrónica con el expurgo de documentos administrativos

https://eldiadigital.es/

El Ayuntamiento de Ciudad Real continúa dando pasos firmes en su apuesta por una administración moderna, eficiente y digital y, en el marco del Plan de Modernización de la Administración Electrónica 2023-2027, se ha llevado a cabo un importante proceso de expurgo documental con el objetivo de optimizar la gestión de archivos y facilitar la digitalización de los servicios municipales.

Todo ello, tras la aprobación, en esta semana, de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha, quien dictaminó favorablemente el expediente de expurgo de determinados documentos municipales, aquellos de mayor antigüedad y carentes de valor.

Estas actuaciones se enmarcan dentro del proceso de modernización administrativa 2023-2027, que está ejecutándose por este equipo de Gobierno, ha informado el Consistorio en nota de prensa.

Así, acelerado, en el último año, el proceso de implantación de la administración electrónica en este Ayuntamiento, todos los documentos municipales ya se producen en formato electrónico y, en ese mismo formato, electrónico, se archivan en los servidores municipales habiéndose, por tanto, abandonado el documento en papel en esta administración.

Tal y como comenta la concejal de Administración Electrónica, Mar Sánchez, "procedía, llegados a este punto, el análisis de qué documentos históricos existentes en formato papel carecen de valor y, respecto a estos, la tramitación del expediente de expurgo y su destrucción material. En esos términos se ha actuado".

Este proceso ha consistido en la revisión, selección y eliminación controlada de documentos administrativos que han agotado su vigencia legal y administrativa, siguiendo estrictamente los criterios establecidos por la normativa archivística. El expurgo ha permitido liberar espacio físico en dependencias municipales, mejorar la organización de la documentación activa y avanzar hacia un modelo de archivo más ágil, sostenible y accesible.

Sánchez señala que "ello va a permitir recuperar, en torno a 100 metros cuadrados de dependencias municipales de la Casa Consistorial, que estaban ocupadas por estas cajas de documentos carentes de valor y su conversión en oficinas municipales para mejorar los servicios que se prestan a los ciudadanos".

Desde el área municipal se destaca que esta actuación se enmarca en la estrategia para implantar una Administración Electrónica moderna, centrada en la eficiencia interna y, en ofrecer una mejor atención a la ciudadanía. "Reducir el papel, facilitar el acceso digital a los expedientes y agilizar los trámites administrativos es fundamental para ofrecer un servicio público más transparente y cercano", declara la concejal de Administración Electrónica, Mar Sánchez.

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El Expurgo descongestiona los archivos

Xustiza liberará los archivos de los juzgados de Viveiro y Mondoñedo
https://www.lavozdegalicia.es/

Durante la Consellería de Xustiza liberará espacio en los archivos de los juzgados de Viveiro y de Mondoñedo. Son dos de los elegidos para continuar con el expurgo judicial, un procedimiento con el que se decide que documentos deben conservarse y cuales pueden destruirse. Así «desconxestiona as distintas instalacións xudiciais».

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Eliminados expedientes judiciales antiguos y sin valor por Consejería de Justicia e Interior de la Junta de Andalucía

La Junta ha eliminado 315.074 expedientes judiciales antiguos y sin valor en Córdoba
http://www.europapress.es/ 26/09/2015

La Consejería de Justicia e Interior de la Junta de Andalucía ha eliminado 315.074 expedientes judiciales antiguos en la provincia de Córdoba, guardados en un total de 4.786 cajas, con el objetivo de liberar espacio de los archivos de los juzgados y tribunales, retirando documentos carentes de valor jurídico o histórico y cuya destrucción ha sido aprobada por la Junta de Expurgo, de la que forman parte el Gobierno andaluz y el Tribunal Superior de Justicia de Andalucía (TSJA). Así lo ha destacado, en declaraciones a Europa Press, la delegada del Gobierno andaluz en Córdoba, Rafi Crespín, quien ha señalado que, además, Justicia e Interior va a proponer un nuevo expurgo de 2.368 cajas, con otros 137.669 documentos, para antes de final de año, lo que supondrá la destrucción de más de 452.000 expedientes desalojados de los archivos judiciales de esta provincia.

Con esta nueva acción, la Junta de Andalucía quiere seguir avanzando en el proyecto de eliminación de documentación judicial antigua y sin utilidad y que supone una mejora de los espacios en los archivos judiciales, en este caso de la provincia cordobesa. Estas actuaciones se incluyen en la primera destrucción masiva de esta documentación judicial sin valor, que corresponde a diligencias previas y juicios de faltas de entre 1945 y 1998 y que se inició en 2012.

El objetivo fundamental de esta iniciativa, según ha recordado Crespín, es liberar espacio en los archivos y tribunales, así como "profundizar en el proyecto de modernización que viene impulsando la Junta, para potenciar la progresiva eliminación de documentación que no tiene ningún valor y avanzar en el proceso de impulso de una Justicia digital y sin papeles. De esta forma, se logra un ahorro de costes y de tiempo y se contribuye a la protección del medio ambiente".

Este proyecto forma parte también de la definición de un modelo único de tratamiento y gestión documental, para el control y acceso a la documentación judicial, desde su creación hasta su eliminación o conservación por interés judicial o histórico.

La eliminación de expedientes judiciales antiguos es acordada por la Junta de Expurgo, un órgano creado por el Gobierno andaluz y el TSJA para impulsar la gestión de este proyecto, mediante el análisis y ordenación de toda la documentación susceptible de ser eliminada o conservada.

CRITERIOS DE SELECCIÓN

Uno de los criterios principales en la selección de los documentos judiciales que se van a eliminar o archivar, según ha precisado la delegada, "es su interés judicial e histórico. De esta forma, se garantiza la conservación de la documentación con valores históricos o bien de aquélla que posea un relieve social, económico, político o cultural".

La Junta de Expurgo es un órgano colegiado de naturaleza administrativa presidido por una magistrada y que cuenta con el apoyo de un miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial, el jefe de servicio de Documentación y Publicaciones de la Consejería de Justicia e Interior, un funcionario archivero y otro funcionario que hace las veces de secretario.

Este órgano determina la exclusión o eliminación de expedientes procesales o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la administración competente en materia de patrimonio histórico

Autor: Europapress

Leer mas: http://www.europapress.es/esandalucia/cordoba/noticia-junta-eliminado-315074-expedientes-judiciales-antiguos-valor-cordoba-20150926111409.html

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¿Y en dónde esta la Junta Evaluadora de Documentos del Ayuntamiento de Toro?

El Ayuntamiento de Toro afirma que los documentos destruidos son "sin validez" y por procedimiento ordinario

http://zamoranews.com/ 11/06/2015

Un informe técnico verifica que en los últimos días se están destruyendo documentos antiguos sin validez a consecuencia de la renovación de los archivos de domiciliaciones bancarias".

El teniente de alcalde del Ayuntamiento de Toro, José Luis Prieto Calderón, afirma que los documentos destruidos objeto de una denuncia por un concejal socialista, "son documentos sin validez que se destruyen de forma ordinaria porque contienen datos de los toresanos". En este sentido, el concejal ha matizado que "todos los días se tiran papeles a la papelera y si tienen datos se pasan por la trituradora, como marca la ley". Además, los populares han emitido un comunicado en las redes sociales en el que piden a los socialistas que "dejen de manchar el nombre y la honorabilidad de los concejales del PP".

El concejal ha tachado de "denigrante" la actitud de los socialistas toresanos, que han socilitado colaboración ciudadana para esclarecer los hechos. "Esta mañana, tras conocer la denuncia -afirma José Luis Prieto- he preguntado en el Ayuntamiento, donde me informan que desde un departamento se han eliminado documentos sin validez. El jefe de ese departamento me dice que se han eliminado papeles como todos los días, con datos de personas que tienen que pasar por la trituradora. Y he pedido un informe para tener un respaldo técnico, ya que se trata de una información objeto de una especial protección, como son los datos personales, proveniente de documentos antiguos y sin validez".

En cuanto a los al menos cinco documentos originales íntegros con fecha de ayer, el teniente de alcalde del Ayuntamiento señala que "desconozco qué documentos pueden ser, cuando los vea lo diré" y tilda de "persecución" la actitud mantenida por el concejal del PSOE que efectuó la denuncia. "Cuando entren a gobernar que revisen todo lo que hay. No falta nada. A partir del 15 de junio seguirá todo ahí y nosotros ejerceremos la oposición y no vigilaremos papeleras ni contenedores por un principio de lealtad institucional que ellos desconocen".

En el informe técnico solicitado a requerimiento del concejal de Economía y Hacienda se verifica que "en los últimos días, a consecuencia de la renovación de los archivos de domiciliaciones bancarias, y dentro de la gestión administrativa ordinaria de esta oficina, teniendo en cuenta que se trata de información objeto de especial protección se han estado destruyendo lo documentos antiguos sin validez".

En cuanto a la reclamación presentada el 25 de mayo, José Luis Prieto matiza que "la denucia ha sido desestimada, ya que se trataba del traslado de expedientes desde el Ayuntamiento al Archivo Histórico Municipal, operación que se hizo bajo la custodia y supervisión de la secretaria, quien tuvo que acudir a declarar y explicar los hechos. La denuncia fue archivada y el PP no lo hizo público porque no ha querido entrar en esa guerra de acusaciones".

Respuesta en las redes sociales

Al igual que los socialistas hicieron pública su renuncia a través de las redes sociales, el PP de Toro publicaba ayer en su perfil de Facebook una nota aclaratoria que dice de forma textual:

"Ante la denuncia pública de los concejales socialistas de Toro sobre la supuesta destrucción de documentos del Ayuntamiento, queremos manifestar lo siguiente:

1.- Algunos socialistas siguen en la línea de la campaña de la basura de las pasadas elecciones, y están obsesionados con la destrucción de no se sabe que documentos. A este respecto queremos aclarar que la denuncia que han realizado sobre la bolsa con supuestos papeles destruidos, corresponde, de acuerdo con el informe que hemos pedido a los técnicos municipales, a la destrucción de documentos antiguos sin validez que contienen datos protegidos por la ley de protección de datos, que exige una destrucción total de aquellos papeles que contengan datos personales.

2.- Es evidente que en un órgano administrativo como un Ayuntamiento, se genera diariamente basura en forma de papel, por el propio funcionamiento de la institución. Es uno de los instrumentos de trabajo de los funcionarios, y por ello, lo que sobra, no tiene validez o no pertenece a un expediente, se destruye y se envía al contenedor para su reciclaje. Esto es fácil de entender para cualquiera que no tenga una obsesión compulsiva tan acusada.

3.- En caso de que hubiera una denuncia formal haremos entrega, de forma inmediata, del informe firmado por el técnico municipal en el día de hoy, y procederemos a pedir responsabilidades al denunciante. No podemos permitir que siga esta campaña de acoso, pues es la segunda vez que ocurre algo parecido en el plazo de dos semanas.

4.- Esperamos que esta situación se normalice cuanto antes y los socialistas dejen de intentar manchar el nombre y la honorabilidad de los concejales populares".

Autor: Ana Pedrero

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Reglamento de la Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia

Reglamento de la Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia

http://www.iustel.com/ 28/10/2014

Resolución del Rector de la Universidad de Murcia, R-698/2014, por la que se ordena la publicación del Reglamento de la Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia (BORM de 27 de octubre de 2014). Texto completo.

RESOLUCIÓN DEL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE MURCIA, R-698/2014, POR LA QUE SE ORDENA LA PUBLICACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DEL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE MURCIA.

Este Rectorado, en uso de las atribuciones que le confieren los artículos 20.1  de la Ley Orgánica 6/2001 de Universidades, modificada por la Ley Orgánica 4/2007, y 42 de los Estatutos de la Universidad de Murcia, aprobados por Decreto 85/2004 de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, resuelve ordenar la publicación en el Boletín oficial de la Región de Murcia del Reglamento de la Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia, aprobado en Consejo de Gobierno en su sesión de 3 de octubre de 2014.

Reglamento de la Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia

La Ley 16/1985, de 25 de junio , de Patrimonio Histórico Español y la Ley 6/1990, de 11 de abril , de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia, obligan a mantener organizada la documentación pública. Este proceso incluye tanto la fase de recopilación de documentos desde el mismo momento de su creación como el establecimiento de plazos concretos de transferencia de los mismos desde las diferentes oficinas al archivo, así como el protocolo mediante el cual se toman decisiones sobre su clasificación, acceso y, en su caso, expurgo.

Ello obliga a constituir una Comisión que, mediante la valoración, selección y expurgo de los documentos que obran en el Archivo de la Universidad de Murcia, establezca los plazos de vigencia administrativa, de acceso y de conservación o eliminación de los mismos, tanto si se trata de documentos en papel como de otros en formato electrónico o de cualquier otro tipo.

Asimismo, esta Comisión debe contemplar lo señalado en el esquema general de funcionamiento del Campus Sostenible referido a cuestiones sociales, ambientales y económicas, tal y como recoge la norma ISO 14001:2004, reduciendo sustancialmente el volumen del papel almacenado, evitando duplicidades en distintas áreas administrativas, mayor disponibilidad de espacios y ahorro de mantenimiento de instalaciones. Todo ello encaminado a una reducción de costes en la administración, paralela a las premisas de la Administración electrónica.

El sistema archivístico de la Universidad de Murcia debe contemplar los siguientes elementos:

1. Manual de Procedimiento de Archivo (normativa de funcionamiento)

2. Cuadro de Clasificación

3. Calendario de Conservación y Preservación de la documentación generada por la Universidad, en el ejercicio de sus funciones y actividades

4. Aplicación informática

5. Instrucciones Técnicas de Transferencias de Documentación

Para ello es necesario constituir una Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo.

Artículo 1. Definición

La Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia es un órgano colegiado interdisciplinar, con carácter asesor y dependiente de la Secretaría General, cuya función fundamental es el análisis de las series y tipos documentales producidos por todos los órganos y servicios de la Universidad, para determinar los plazos de conservación de los documentos en las diferentes etapas de sus ciclos de vida, su posible destrucción o conservación permanente, y su accesibilidad por parte de los usuarios.

Artículo 2. Composición.

La Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia estará compuesta por:

1. El Secretario o la Secretaria General o la persona en quien delegue, que la preside.

2. Un técnico de la unidad administrativa competente en materia de archivos, que actuará como secretario/a de la Comisión.

3. Un docente adscrito a la Facultad de Comunicación y Documentación designado por el Rector o Rectora.

4. Un técnico de la unidad administrativa competente en materia de administración electrónica.

Artículo 3. Sesiones

A las sesiones, que se celebrarán en convocatoria ordinaria al menos dos veces al año y extraordinaria cuando se considere necesario, se podrá invitar a los responsables de la unidad administrativa cuya documentación sea objeto de estudio en ese momento, así como a todas aquellas personas que puedan aportar información u opiniones de interés sobre la materia, con voz pero sin voto.

Artículo 4. Funciones

A la Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia le corresponden las siguientes funciones:

1. Identificar y analizar todas las series y tipologías documentales generadas por las diferentes unidades administrativas de la Universidad.

2. Emitir dictamen teniendo en cuenta criterios administrativos, jurídicos e históricos sobre el Cuadro de Clasificación y los Calendarios de Conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, en los que se fijan los plazos de conservación de los documentos y la permanencia en cada una de las fases del archivo, y determinar su accesibilidad. Para ello, la Comisión de Archivo se encargará de:

a) La identificación de las series documentales generadas por la Universidad de Murcia.

b) La identificación de los documentos con valor histórico o de investigación para los que se requiere una conservación permanente.

c) Facilitar, mediante la adecuada identificación, clasificación y ordenación la recuperación de la información.

d) La disminución del volumen de documentos por eliminación de los que ya no tienen valor probatorio o testimonial, previa aprobación del Procedimiento de Eliminación de la documentación.

e) Establecer los criterios de digitalización de las series documentales generadas por la Universidad de Murcia.

f) Evitar las decisiones administrativas erróneas resultantes de una falta de información así como la eliminación indiscriminada de documentos que deberían ser conservados.

g) Garantizar un uso racional de los equipos de almacenamiento, así como reducir el riesgo de deterioro y desaparición de documentos mediante su transferencia a los depósitos debidamente acondicionados del Archivo Universitario.

h) Elaborar protocolos o instrucciones sobre accesibilidad para cada serie documental atendiendo a la legislación vigente.

i) Proceder a la determinación de aquellos documentos generados en la Universidad de Murcia, que por su especial relevancia merecen ser calificados como Documentos esenciales, previa aprobación de un Procedimiento de Documentos Esenciales.

j) Aprobación de un Procedimiento de Transferencia que regule el proceso de conservación de la documentación en los distintos archivos.

k) Proponer sesiones formativas en materia de archivo dentro del Plan de Formación del PAS de la Universidad de Murcia.

l) Establecer un Plan General de Conservación de la documentación de la Universidad de Murcia.

3. Normalizar el proceso de expurgo y eliminar la documentación que, según la normativa vigente proceda destruir, diferenciando los tipos que es preciso conservar permanentemente en atención a su valor informativo, testimonial y/o histórico, de aquellos que se pueden destruir agotado su valor administrativo.

4. Asesorar a los órganos y estructuras de la Universidad de Murcia en materia archivística.

5. Aquellas otras funciones que le encomiende el Consejo de Gobierno.

Artículo 5. Ámbito de aplicación

Los acuerdos de la Comisión de Valoración y Expurgo serán de aplicación general en la Universidad de Murcia, y se recogerán en el Calendario de Conservación.

Artículo 6. Calendario de Conservación

El Calendario de Conservación es el instrumento que recoge el conjunto de normas de conservación y acceso establecidas para cada uno de los expedientes y documentos en las diferentes fases de su ciclo de vida, permitiendo la consecución de una serie de objetivos:

1. La identificación de las series documentales generadas o gestionadas por las unidades administrativas.

2. La identificación de los documentos esenciales, para su correcta gestión y conservación.

3. La solución a problemas de espacio.

4. La aplicación de los plazos de accesibilidad establecidos específicamente para cada tipo documental.

5. La regulación de la eliminación de documentos tanto en los archivos de gestión como en el archivo intermedio.

6. El establecimiento de soportes para cada tipo documental que integra la serie.

7. La publicación en el Tablón Oficial de la Universidad de Murcia (TOUM) de un extracto de la serie documental valorada.

Artículo 7. Elementos que configuran el Calendario de Conservación

El Calendario de Conservación de documentos está integrado por los siguientes elementos:

1. El número de la norma de conservación, consistente en un código compuesto por número y año.

2. La denominación de la serie documental. Tiene tal consideración el conjunto de documentos que reflejan una función administrativa de manera continuada, como resultado de una actividad concreta y específica, regulado por la misma norma jurídica y/o procedimiento.

3. Clasificación, expresada mediante un código alfanumérico y el título de la serie documental, según el Cuadro de Clasificación establecido por el Archivo de la Universidad de Murcia. El cuadro de clasificación es un instrumento de referencia y control, resultado de agrupar las diferentes funciones y actividades de la Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los conceptos más generales hasta los más concretos.

4. Procedencia. Este es el nombre de la unidad administrativa principal que gestiona la serie documental en el ejercicio de sus funciones.

5. Fecha del acuerdo de la Comisión de Valoración y Expurgo.

6. Conservación. La conservación hace referencia a los periodos de permanencia de la documentación en función del ciclo de vida de los documentos, y comprende la evolución de los mismos desde que se crean o se reciben en las distintas unidades administrativas hasta que son transferidos para ser conservados o eliminados conforme a su valor administrativo, legal, fiscal o histórico.

El establecimiento de los plazos de conservación se realizará teniendo en cuenta lo previsto en la Ley 16/1985, de 25 de junio , del Patrimonio Histórico Español, la Ley 37/2007, de 16 de noviembre , sobre reutilización de la información del sector público y la Ley 6/1990, de 11 de abril  de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia.

De acuerdo con la mencionada normativa, el ciclo de vida de los documentos se concreta en tres fases:

a) Archivos de gestión o de oficina: son aquellos que reúnen la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa. Están formados por los documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de sus funciones y actividades. La duración o permanencia de la documentación es de 5 años.

b) Archivo Intermedio: es el que reúne la documentación que transfieren los distintos archivos de gestión o de oficina, cuando ésta ya está tramitada y su consulta es esporádica. La duración o permanencia de la documentación es de hasta 25 años, hasta su eliminación total, conservación parcial o conservación total.

c) Archivo histórico: es aquel que reúne la documentación transferida desde el Archivo Intermedio al ser considerada de conservación permanente por su valor histórico e informativo, y teniendo más de 25 años de antigüedad.

El Archivo de la Universidad de Murcia está integrado por el Archivo Intermedio y el Histórico.

7. Documentos esenciales. Tienen tal consideración los que contienen valores jurídicos e informativos permanentes, siendo básicos para el análisis de la evolución de la institución y su ámbito de influencia.

8. Soporte de sustitución. Consiste en la realización de una copia del original en papel en otros soportes, en aquellos casos en que sea necesario.

9. Acceso. El acceso a los documentos en la fase activa, correspondiente a los Archivos de Gestión o de oficina es determinado por los Jefes/as de Área y de Servicio (conforme a las directrices generales dictadas por el/la Secretario/a General), quienes deberán dictar los criterios de acceso a las unidades documentales de aquellos procedimientos y servicios de los que son responsables, de acuerdo a la legislación vigente, teniendo en cuenta las posibilidades, en su caso, de reutilización de la información y del ejercicio del derecho de acceso a los mismos.

En las fases semiactivas e inactivas, correspondiente al Archivo intermedio e histórico, el acceso será establecido por la Comisión de Valoración y Expurgo del Archivo de la Universidad de Murcia, según los establecido en la ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español, en la Ley 30/1992  de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en la ley 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.

Los niveles de acceso son los siguientes:

a) Libre acceso.

b) Restringido, mediante perfil de acceso.

c) Acceso condicionado a la existencia de un informe previo.

d) Situación especial referida a la documentación que contenga datos de carácter personal: esta documentación no podrá ser públicamente consultada sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años, a partir de la fecha de los documentos.

La trazabilidad de los accesos quedará garantizada en el modelo de cada procedimiento implantado electrónicamente. Asimismo, quedará garantizado el cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre , de Protección de Datos de Carácter Personal y de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre , de transparencia, acceso a la información pública y Buen Gobierno.

En relación con el acceso a los documentos y expedientes electrónicos, también le son aplicables las medidas de protección de la información previstas en el anexo II del ENS, en particular, “datos de carácter personal [mp.info.1]” y “calificación de la información [mp.info.2]”, sin perjuicio de otras medidas que puedan ser de aplicación.

10. Informe de Autorización de la Consejería de Educación, Cultura y Universidades, según lo establecido en la Disposición Transitoria cuarta de la Ley 6/1990 de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia .

Disposición Final:

El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación

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También en México hay expurgo de expedientes judiciales de los últimos 50 años

Destruirá Corte expedientes de los últimos 50 años
http://www.elgolfo.info/ 16/08/2014

Los expedientes susceptibles a ser destruidos serán anunciados en el portal de internet de la Corte y del Consejo de la Judicatura Federal. Hasta el momento, se han publicado tres avisos con la relación de 42 mil 812 documentos para depuración y 2 mil 802 para destrucción, especificando número de expediente y el año

México, DF.- A partir del 15 de septiembre, la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) comenzará con la depuración y destrucción de expedientes que almacena desde los últimos 50 años, en materia penal, civil y administrativa.

“Los interesados debidamente acreditados, de así constar en autos, podrán solicitar la devolución de los documentos originales que obren en aquéllos; en el entendido de que transcurrido dicho término sin que se solicite su devolución, dichos documentos serán destruidos” informó la SCJN en un aviso publicado en el Diario Oficial de la Federación.

Los expedientes susceptibles a ser destruidos serán anunciados en el portal de internet de la Corte y del Consejo de la Judicatura Federal. Hasta el momento, se han publicado tres avisos con la relación de 42 mil 812 documentos para depuración y 2 mil 802 para destrucción, especificando número de expediente y el año.
Estos archivos pertenecen a seis Juzgados de Distrito de Puebla y el Juzgado Primero en Materia Mixta en Jalapa Veracruz, y fueron integrados de 1951 a 2003, todos corresponden a amparos indirectos en materia penal, civil y administrativa.

En el Acuerdo General Conjunto 1/2009, relativo a la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de expedientes, se establece que los Jueces de Distrito deberán desincorporar y destruir los expedientes que cuenten con más de seis meses de haberse dictado sentencia o una resolución y que no se hayan recogido por los interesados.

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Archivos de juzgados de Vigo por el suelo, en pasillos, baños, oficinas y despachos

Colapso en los archivos judiciales de Vigo
http://www.lavozdegalicia.es/ 14/08/2014

El Tribunal Superior reconoce el problema, pero asegura que tramita con la Xunta una propuesta para el expurgo de miles de expedientes antiguos que carecen de valor

Los juzgados de Vigo desbordan papeles y pruebas de juicios que los funcionarios ya no saben donde meter. Los archivos están desbordados y miles de expedientes se agolpan en pasillos, cuartos de baño, oficinas judiciales y despachos. El sindicato Alternativas na Xustiza-CUT ha elaborado un informe sobre el colapso en todos los edificios judiciales de Galicia y concluye que es necesario habilitar una nave industrial donde poder almacenar y documentar todo un material que va aumentado cada semana, habiendo llegado ya a un límite que consideran intolerable.

En Vigo este problema afecta a todos los órganos judiciales, tanto de primera instancia, social, instrucción y penal. Hay cajas con documentación en los corredores, los expedientes en curso se agolpan encima de las mesas y armarios de los funcionarios e incluso despachos de secretarios judiciales se utilizan como archivos.

El portavoz sindical Pablo Valeiras alerta de que, en caso de incendio, el riesgo sería doble, puesto que se entorpecerían las vías de evacuación de emergencia y todos los papeles acumulados constituirían otro foco de fuego, incumpliendo de esta forma las medidas de seguridad. Por otra parte, considera que con el caos existente en la actualidad también se estaría violando la Ley de Protección de Datos, dado que cientos de expedientes se encuentran en lugares de paso al alcance de cualquiera.

El proceso de expurgo de expedientes antiguos permitirá liberar espacio en los juzgados. Fuentes del TSXG afirman que este plan se encuentra en la actualidad bastante adelantado en los juzgados vigueses. Donde más se ha avanzado es en las depenencias del social. Concretamente, en el número 2 se han remitido propuestas para la destrucción de más de 5.000 registros.

En primera instancia también ha comenzado el plan de expurgo. En el juzgado número 10, por ejemplo, ya se ha propuesto la destrucción de 2.500 expedientes. La sección quinta de la Audiencia de Pontevedra, con sede en Vigo, cuenta ya con las herramientas informáticas necesarias para la eliminación de los expedientes antiguos sin valor histórico.

Alternativas na Xustiza reclama que sean funcionarios especializados los que lleven a cabo esta tarea y que no recaiga sobre los propios trabajadores de los juzgagos, sin una preparación específica, quienes se verían obligados a realizar esta labor durante su jornada laboral, sin retribución alguna.

De lo contrario, afirman que repercutiría negativamente sobre la atención que se presta a los ciudadanos, puesto que el tiempo dedicado al expurgo se deja de emplear en la tramitación de procedimientos ordinarios que se encuentran en curso y que sufrirían retrasos.

Autor: ALEJANDRO MARTÍNEZ

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En Chetumal ciudad mexicana la PGJE no guarda el protocolo para la eliminación de documentos

Desechan expedientes en la Procuraduría
http://sipse.com/ 07/06/2014

CHETUMAL, Q. Roo.- La Procuraduría General de Justicia del Estado desechó cientos de documentos oficiales entre averiguaciones previas, órdenes de aprehensión, oficios del Poder Judicial de la Federación, copias de credencial de elector, presupuestos y adquisiciones que estaban siendo sacados por elementos de la propia corporación.

La mañana de ayer, personal de la Procuraduría estuvo realizando la limpieza de sus oficinas, como parte de las acciones que realizan rumbo al Nuevo Sistema de Justicia Penal.

Entre la basura

Sin embargo, dentro de las grandes bolsas de basura y cajas de archivo muerto además de botellas y desperdicios de comida, se observaron diferentes documentos, algunos en copia y otros con las firmas muy claras de su autenticidad, solo cortados por mitad. Muchos de esos papeles terminaron regados en la calle porque las bolsas, que contenían restos de alimentos fueron rasgados por los perros.

Documentos

Algunos de los papeles, quizá copias, eran de la Fiscalía Especializada en Delitos Sexuales y contra la Moral Pública, en el que se leía con claridad datos sobre los abusos cometidos en agravio de infantes. Otros eran copias de averiguaciones completas con firmas y rubricas a los costados, así como solicitudes de vigilancia vecinal.

Protocolo

De acuerdo con el protocolo de protección de datos personales de la PGJE, publicado en la página oficial de la Secretaría de la Gestión Pública, el director de Ministerios Públicosdebe encargarse de eso proceso, pero Julio César Duarte, titular de la dirección para este caso, se encontraba en la ciudad de Chihuahua en un curso, por lo que nadie proporcionó información al respecto.

El procurador del Estado, Gaspar Armando García Torres, tampoco pudo aportar información al respecto, toda vez que se encontraba en reuniones con su personal para la aplicación del nuevo sistema de Justicia Penal que entra en vigor la próxima semana.

Autor: Claudia Martín/SIPSE

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Junta de Expurgo a cargo de eliminacion selectiva de documentos judiciales en Almeria

La Junta comienza en Almería la eliminación selectiva de documentos judiciales antiguos y sin valor
http://www.teleprensa.es/ 08/05/2013

La Consejería de Justicia e Interior destruye 11.500 expedientes judiciales de la provincia y conserva aquellos que tienen un especial valor judicial o histórico

Destrucción de material

ALMERÍA.- La Consejería de Justicia e Interior ha iniciado en Almería la destrucción de expedientes judiciales antiguos y sin valor con el objetivo de liberar espacio en los archivos de los tribunales andaluces, según el acuerdo adoptado por la Junta y el Tribunal Superior de Justicia de Andalucía (TSJA) para la eliminación y conservación selectivas de aquella documentación de los órganos judiciales de la comunidad.

La primera eliminación masiva de documentos judiciales ha comenzado en la Ciudad de la Justicia de Almería y afecta en una primera fase a 350.000 procedimientos de seis provincias correspondientes a diligencias previas y juicios de faltas de las décadas de los 70, 80 y 90.

A esta primera destrucción documental, seguirá una segunda fase que desechará otros 300.000 expedientes, por lo que se elevará a 650.000 los expedientes judiciales destruidos en toda Andalucía en este proyecto destinado a rebajar la saturación de los archivos de los tribunales.

En la provincia de Almería se ha iniciado la eliminación selectiva de 11.500 expedientes judiciales almacenados en 316 cajas. La documentación que será destruida procede del Juzgado de Primera Instancia e Instrucción nº1 de Huércal-Overa. Además, se han enviado 34 cajas y 1.255 expedientes al Archivo Histórico Provincial de Almería para guardarlos como documentación permanente de acuerdo con la tabla de valoración aprobada por el interés que contienen estos procedimientos para su conservación.

300 kilómetros lineales

El volumen de la documentación judicial en Andalucía, tanto de archivos de gestión como susceptibles de ser destruidos, es de tal magnitud que alcanzaría una distancia de 300 kilómetros si se alinearan todas las cajas que contienen los citados documentos. Esta acción pionera de eliminación de documentos se realizará, además de realizarse en los juzgados Huércal-Overa, se procederá también a desarrolar en los archivos judiciales de las ciudades de Málaga, Sevilla y Cádiz, así como en los municipios de Arcos de la Frontera (Cádiz), Motril (Granada) y Coín (Málaga).

La eliminación de estos expedientes está gestionada por la Junta de Expurgo, un órgano puesto en marcha por el Gobierno andaluz y el TSJA para ordenar y analizar la documentación susceptible de ser destruida o conservada. Uno de los criterios principales en esta selección estriba en determinar el interés judicial e histórico de los documentos, contando para ello con la colaboración de la Consejería de Cultura y Deporte que tiene un papel relevante en la aprobación de las correspondientes tablas de valoración, esenciales para determinar las muestras de cada tipo de expedientes que tienen acceso a los correspondientes archivos históricos provinciales. De esta forma, se garantiza la conservación de la documentación con valores históricos.

La Junta de Expurgo es un órgano colegiado de naturaleza administrativa presidida por una magistrada y que cuenta con el apoyo de un miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial, el jefe de servicio de Documentación y Publicaciones de la Consejería de Justicia e Interior, un funcionario archivero y otro funcionario que hace las veces de secretario. Este órgano determina la exclusión o eliminación de expedientes procesales o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

La Junta ha dado un plazo de dos meses a los interesados en las actuaciones judiciales para que puedan recuperar aquellos documentos aportados en su día a los procesos que van a ser destruidos y cuyas referencias se han publicado ya en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía (BOJA).

Selección de otros 2,2 millones de documentos

El objetivo de esta iniciativa es liberar espacio en los archivos y tribunales y profundizar al mismo tiempo en el proyecto de modernización que viene impulsando la Junta para potenciar la progresiva eliminación de documentación que no tiene ningún sentido conservar y avanzar en el camino hacia una Justicia digital y sin papeles. Con esta finalidad se trabaja en la actualidad en el análisis de 2,2 millones de casos judiciales de toda la comunidad para seguir seleccionando documentación sin interés y proceder a su eliminación.

Entre los documentos que la Junta de Expurgo que conservará estarán aquellos documentos judiciales de interés histórico y social, por tener un valor por ser un caso especial y destacado o bien por ser representativo de la realidad social, económica, cultural o política de ese instante.

El TSJA ha valorado positivamente la destrucción de documentos judiciales en su última memoria en la que ha puesto de relieve la necesidad de seguir potenciando esta iniciativa del Gobierno andaluz. La Junta de Andalucía, por su parte, subraya la labor realizada por los secretarios judiciales y los funcionarios de auxilio judicial que colaboran de forma decidida con los técnicos de archivo de la Consejería de Justicia e Interior.

Estas actuaciones en archivos judiciales van encaminadas también a la definición de un modelo único de tratamiento y gestión documental, haciendo posible el control y acceso a la documentación judicial hasta su eliminación o conservación por interés judicial o histórico.

Este proyecto se inserta en la apuesta por la modernización y desarrollo de las nuevas tecnologías que está realizando la Junta, para seguir dando pasos hacia una Justicia más ágil y eficaz basada en los avances tecnológicos y la progresiva eliminación del papel, lo que supondrá un ahorro medioambiental, de costes y de tiempo.

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PROYECTO DE LEY PARA DESTRUIR EXPEDIENTES JUDICIALES

La Justicia quiere destruir expedientes

http://www.ushuaianoticias.com/ 25/09/2012 


Los miembros del Superior Tribunal de Justicia, María del Carmen Battaini, Gonzalo Sagastume y Darío Muchnik, presentaron un proyecto de ley ante la Legislatura fueguina con el objeto de obtener autorización para la destrucción de archivos.

La moción busca establecer un régimen de destrucción de expedientes archivados del Poder Judicial. Contempla plazos máximos de conservación según se trate de causas penales o civiles y comerciales. En materia penal, por ejemplo, pretende normar que se destruyan los expedientes archivados transcurridos diez años cuando la causa hubiera terminado por absolución, sobreseimiento o desestimación; transcurridos diez años de extinguida la pena en aquellos casos en que haya recaído condena y noventa y nueve años a contar de la fecha de nacimiento del condenado, en los supuestos de pena de prisión o reclusión perpetua o por tiempo indeterminado. En este último caso se especifica que si la condena variase por disminución de la pena, el plazo de destrucción de la causa sea de diez años. También se contempla que las actuaciones referidas a recursos de queja, pedidos de informe de indultos, conmutación o reducción de pena, sean destruidas simultáneamente con la causa principal.

En materia civil, comercial, laboral, de familia, electoral y administrativa, prevé diez años contados desde la sentencia o resolución que ponga fin al proceso. Desde la última actuación tratándose de causas paralizadas. Diez años cuando se trate de actuaciones tramitadas ante los ministerios públicos, órganos administrativos y de superintendencia.

En la Acordada 69, del 7 de septiembre del corriente, los jueces fundamentaron su pedido aduciendo que en el Poder Judicial existen expedientes que tienen más de tres décadas de terminados y no presentan motivo para su conservación. Consideraron que es preciso regular las condiciones de eliminación de los mismos respectando los derechos individuales y el interés social de los involucrados, procurando obtener espacio para la guarda de otros expedientes terminados, evitando mayores erogaciones y permitiendo una mejor labor de los tribunales y juzgados.

Los jueces explicaron que la Ley Provincial 714, aún sin reglamentar, que regula el sistema provincial de administración documental y de archivos, incluye en ese régimen al Poder Judicial de Tierra del Fuego. Para los magistrados “es inconveniente que dicha norma contemple el archivo del Poder Judicial ya que este difiere considerablemente del de otros organismos públicos pues tiene presente de manera principal el interés privado de las partes que intervienen en el proceso, que preponderantemente es de carácter reservado o la condición de quienes han sido sometidos a juicio penal, poseyendo características distintas el proceso judicial y el administrativo. Los archivos judiciales no pueden funcionar interrelacionados y con disponibilidad recíproca con los de otros poderes del Estado, ni depender de autoridad ajena al Poder Judicial, no pudiendo tampoco delegarse su actividad operativa”.

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CUANDO NO SE CUMPLEN NORMATIVAS DE EXPURGO

Expedientes de Corte Apelación amontonados como basura

http://www.hoy.com.do 
Copias y originales de expedientes, sentencias y recursos de apelación estaban amontonados como basura ayer en la intersección de las calles Hipólito Herrera Billini y Juan de Dios Ventura Simó próximo al Colegio Dominicano de Periodistas.

La Procuraduría General de la Corte de Apelación fue quien botó los documentos en unas cinco cajas.

Los expedientes procedentes de las salas que integran la Corte de Apelación tienen firma de jueces, fiscales y abogados, además los datos personales de las partes implicadas en los procesos.

Estos papeles generaron la curiosidad de los periodistas de la fuente jurídica, quienes de inmediato acudieron donde el presidente de la Cámara Penal, Julio César Canó Alfau.

Canó Alfau informó que fueron arrojados a la vía pública por empleados de la Procuraduría General. Tan pronto como se le notificó José del Carmen Sepúlveda, Procurador de la Corte de Apelación, se presentó en el lugar y aclaró: “Estos archivos no son originales, son copias de expedientes que ya tienen sentencias y no tienen ninguna validez jurídica”.

Apuntó que esos documentos no debieron ser tirados a la calle por lo que ordenó que fueran recogidos de la acera donde estaban para proceder a triturarlos, como reconoció se debió hacer desde un principio.

Las claves

1. El procurador
Explicó que la Procuraduría adquirió un mobiliario de archivo valorado en 50 mil pesos y se inició la limpieza, por lo que copias de varios documentos se eliminaron y se guardaron los originales.

2. Procedencia
Los expedientes fechados 2011 y 2012 procedían de la Primera, Segunda y Cuarta Sala de la Corte de Apelación. Estaban en cinco cajas y organizados cronológicamente en carpetas.

Escrito por: CYNTHIA ABREU Y L. SALCEDO (c.abreu@hoy.com.do)

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XUNTA EXPURGARA SUS ARCHIVOS JUDICIALES EN 5 AÑOS

Xunta se da 5 años para recuperar el 75% de espacio en Archivos Judiciales
http://www.abc.es/ 21/06/2012
El Gobierno gallego ha aprobado la puesta en marcha de un plan por el que prevé recuperar en un plazo máximo de cinco años el 75 % del espacio en los archivos judiciales mediante el expurgo de la documentación existente.

El presidente de la Xunta, Alberto Núñez Feijóo, ha explicado tras la reunión semanal de su gobierno que se trata de una "demanda desde hace años".

"Se trata de inventariar los ingentes fondos documentales de los juzgados y determinar cuáles son dignos de conservar y cuáles hay que eliminar", ha dicho.

En Galicia hay 50 archivos judiciales con tres millones de expedientes y más de 150 millones de folios, algunos de ellos desde principios del siglo XX.

Según ha explicado, con esta actuación se prevé que solo haya en los archivos expedientes con menos de cinco años, otros que tengan especial interés y también los que contengan algún tipo de valor histórico o patrimonial.

Los trabajos comenzarán con una experiencia piloto en el archivo de la Audiencia Provincial de Pontevedra, lo que supone que Galicia se anticipa a una tarea "útil, necesaria y adecuada", ha finalizado el presidente gallego.

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LA XUNTA EXPULGARAN MILES DE ARCHIVOS JUDICIALES

La Xunta destruirá miles de expedientes judiciales hasta 2017 para ganar espacio
http://www.laopinioncoruna.es/ 30/04/2012
Montañas de papeles y expedientes se amontonan en las mesas, los pasillos e incluso los sótanos de los juzgados gallegos. Las sedes judiciales de la comunidad hace tiempo que se han quedado pequeñas y aunque la progresiva informatización de la Justicia ha ayudado a frenar la acumulación de documentos, funcionarios, secretarios y jueces siguen trabajando básicamente con papel. Para buscar una solución, la Xunta iniciará antes del verano la expurgación de los 50 archivos judiciales que hay Galicia, cuyos fondos no se sometían a revisión desde 1962. Será un proceso largo y complejo que la Xunta espera completar en 5 años, ya que requerirá una catalogación previa de tres millones de expedientes y más de 150 millones de folios almacenados.

El Gobierno de Feijóo retoma así un proyecto del bipartito, que a principios de 2009 encargó a una Junta de Expurgación la catalogación de los fondos judiciales. Tras las elecciones, el expurgo quedó en el aire pero ayer el conselleiro de Presidencia, Alfonso Rueda, anunció que en mayo la Xunta aprobará la orden que regula este proceso y antes del verano se iniciará la revisión de los archivos de la Audiencia de Pontevedra. Una vez terminado este proceso el expurgo se extenderá a las otras tres audiencias y al TSXG, aproximadamente hasta finales de 2013, y a continuación se catalogarán los archivos del resto de juzgados, lo que llevará otros cuatro años.

El objetivo es triple: ahorrar espacio, hacer más fácil y ágil el acceso a la información almacenada y conservar adecuadamente aquellos documentos que por su valor histórico forman parte del patrimonio gallego. Tras la criba, miles de documentos prescritos y sin valor serán destruidos lo que permitirá ganar un 75% de espacio en los archivos, que solo conservarán los expedientes de los últimos cinco años, los que tengan un interés especial y los de gran valor, que se trasladarán a un archivo histórico.

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NUEVA LEY PERMITIRÍA AL GOBIERNO FEDERAL PARA DESTRUIR SU PATRIMONIO DOCUMENTAL PROPIO

Nuevo proyecto de ley elimina arma documentos de archivo

http://www.edmontonjournal.com/ 30/12/2011

Bill C-19, la legislación federal la abolición del registro a largo arma de fuego, sienta un peligroso precedente para la futura legislación, sino que es un ataque a la Biblioteca y Archivos de Canadá y la Ley de la Declaración Universal de Archivos aprobada recientemente por la UNESCO.

La nueva ley permitiría al gobierno federal para destruir su patrimonio documental propio, porque los miembros electos del gobierno lo estime conveniente para hacerlo. Sin embargo, los registros creados por el gobierno pertenecen a la sociedad que eligió a la misma.

El gobierno federal creó una legislación como la Biblioteca y Archivos de Canadá Ley para asegurar la rendición de cuentas y la transparencia en lo que respecta a los registros federales. La Declaración Universal sobre los Archivos se creó para proteger los derechos de los ciudadanos y apoyar la responsabilidad colectiva de todos - ciudadanos, administradores públicos, a los decisores, los propietarios y titulares de archivos públicos y privados - en la gestión de registros.

En Canadá, la ley de archivos proporciona directrices para la gestión de los registros federales. Esto significa que hay un proceso democrático en lugar de profesionales capacitados para tratar con ellos. Estos profesionales son los administradores de registros y archiveros que sirven al país. Los miembros elegidos en un gobierno transparente y responsable deben seguir la legislación o, al menos, estar abiertos a descartarla.

La legislación actual asegura que los registros creados por el gobierno se manejen de manera que se garantice su autenticidad, fiabilidad, integridad y facilidad de uso. Bill C-19 requiere que dicho registro sea destruida tan pronto como sea posible. La Biblioteca y Archivos de Canadá ley establece que:

No hay ningún registro gubernamental o ministerial, si es o no bienes sobrantes de una institución gubernamental, se eliminarán, incluso siendo destruidos, sin el consentimiento por escrito del Bibliotecario y Archivero o de una persona a la que el bibliotecario y archivero tiene, en por escrito, delegar el poder de dar consentimientos.

Que C-19 proyecto de ley hace caso omiso de esto debe ser dado a conocer claramente a los canadienses durante el debate sobre la destrucción del registro de armas.

En nuestro actual proceso de gestión de registros, el Registro de Armas de Fuego está previsto para la destrucción de 10 años después de la actuación administrativa anterior. Si esto no es un período de retención adecuados para el Departamento de Justicia, el departamento debe seguir los procedimientos en su lugar para permitir que una fecha de la disposición anterior.

Anulación de la legislación vigente no es un signo de un proceso democrático. La destrucción de los registros por motivos políticos y sin tener en cuenta la legislación vigente es un precedente peligroso.

Claude Roberto es el secretario general de la Oficina de Archiveros de Canadá.

dmontonjournal.com / ideascafe

Registro de armas de archivos, la sostenibilidad del negocio, la protección de los derechos de las niñas: Los tres artículos en este espacio son extractos de piezas nuevas que encontramos hoy en el blog de El Diario de opinión Ideas Café. Siga la dirección web para leer el artículo completo y comentarios de los lectores, añadir sus propios pensamientos a la conversación y echa un vistazo a principios de publicaciones en una variedad de temas de actualidad.

edmontonjournal.com / letras

En la página web de la Revista Letras, echa un vistazo a los tributos de los lectores a los extraños amables que han tocado sus vidas este año.

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¿Y LA HISTORÍA QUÉ? SR. CONTRALOR CASTILLO

Depuran documentación archivada desde hace dos trienios

http://www.enlineadirecta.info / 21/06/2011/ Cynthia Gallardo Guerrero/

Altamira, Tamaulipas.- Esta mañana, en la parte posterior del Ayuntamiento se observaba una gran cantidad de cajas con documentación diversa y equipo de cómputo que era revisado por personal de la Contraloría; cuestionado al respecto, el titular de esa dependencia, José Luis Castillo explicó que se realiza una depuración de archivos sobre todo de proyectos de Obras Públicas que datan de aproximadamente 2 trienios, mismos que serán destruidos:

“Estamos haciendo una limpieza general de todo eso y la vamos a destruir, para esto se va a levantar un acta, más bien un inventario de toda la documentación que se va a destruir que ya no tiene razón de estar”

Descartó que para desechar la documentación se requiera de un permiso por parte del Congreso del Estado, al tratarse de archivos que son obsoletos y no de bienes inmuebles; mientras monitores de computadoras serán enviados al área de servicios públicos.

Por otro lado, el Contralor Municipal reiteró que cada trimestre, en base al artículo 72 del Código Municipal, los directores de departamento deben rendir un informe a dicha dependencia, sin que hasta el momento se hayan detectado irregularidades por parte de los servidores públicos.

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