Consulta ciudadana lineamientos para la anonimización de información en documentos de archivo: AGN Colombia

El Archivo General de la Nación somete a consulta ciudadana lineamientos para la anonimización de información en documentos de archivo
https://www.archivogeneral.gov.co/

Bogotá, 9 de marzo de 2026. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado abre la consulta ciudadana del documento “Lineamientos para la anonimización de información no estructurada en documentos de archivo en entidades públicas”, una propuesta que busca orientar a las entidades en la protección de datos personales y en el acceso responsable a la información pública: (Link al documento en página web)

Este instrumento ofrece criterios jurídicos, técnicos, conceptuales y metodológicos para la anonimización de documentos de archivo que contienen datos personales. Su propósito es fortalecer la protección de las personas, reducir riesgos de reidentificación y revictimización, y promover un equilibrio adecuado entre el derecho a la protección de datos personales y el derecho de acceso a la información pública.

Los lineamientos están dirigidos a entidades públicas de todos los niveles y ramas del poder público, así como a entidades privadas que cumplen funciones públicas y a los demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000. También se proyectan como una guía útil para servidores públicos, contratistas y equipos responsables de gestión documental, transparencia, protección de datos personales, seguridad de la información, tecnologías de la información, atención al ciudadano, áreas jurídicas y de control interno.

El documento desarrolla, en una primera parte, los fundamentos conceptuales, jurídicos y técnicos de la anonimización. Allí presenta definiciones clave, el marco normativo aplicable, las categorías de datos personales sujetas a protección, las características de los documentos no estructurados y las principales técnicas disponibles para su tratamiento, incluyendo la gestión de riesgos asociados a la reidentificación y al uso de inteligencia artificial.

En una segunda parte, plantea orientaciones operativas para aplicar estos procesos a lo largo del ciclo de vida documental, con criterios específicos para archivos de gestión, centrales e históricos. Además, propone metodologías para la intervención de soportes físicos, digitales, audiovisuales e híbridos, y define responsabilidades institucionales para consolidar una adecuada gobernanza de la anonimización.

Con esta consulta ciudadana, el Archivo General de la Nación invita a entidades, especialistas y ciudadanía interesada a aportar observaciones y recomendaciones que contribuyan al fortalecimiento de una herramienta orientada a ampliar el acceso a la información pública con responsabilidad, seguridad jurídica y respeto por los derechos fundamentales.

El plazo para recibir comentarios estará abierto hasta el lunes 23 de marzo.

Participe: https://forms.cloud.microsoft/r/qrk3tCQunU

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Anonimización de información en documentos de archivo

Anonimazión de la información en documentos de archivo
Por: Lic. Carmen Marín con el apoyo de Grok

 

La anonimización de información en documentos de archivo es el proceso mediante el cual se transforma o elimina de forma irreversible los datos personales o sensibles contenidos en documentos archivísticos (ya sean digitales o físicos), de manera que ya no sea posible identificar —ni directa ni indirectamente— a las personas involucradas, incluso combinando la información con otras fuentes.

El objetivo principal es:

• Proteger la privacidad y los derechos de las personas (cumpliendo normativas como RGPD en Europa, leyes de protección de datos en Latinoamérica, etc.). 
• Permitir que los documentos sigan siendo útiles para investigación histórica, estadística, transparencia o acceso público. 
• Reducir riesgos de reidentificación (que alguien pueda "reconstruir" quién es la persona a partir de datos cruzados).Principales técnicas de anonimización en documentos de archivoAquí van las más usadas en contextos archivísticos:Supresión / eliminación → Borrar nombres, DNI, direcciones, teléfonos, etc. 
• Generalización → Convertir datos precisos en rangos (ej: "edad 34 años" → "30-39 años"; "fecha exacta" → "año 1985"). 
• Enmascaramiento o pseudonimización (en algunos casos reversible) → Reemplazar nombres por códigos (ej: "Paciente A", "Entrevistado 023"). 
• Perturbación / aleatorización → Añadir "ruido" controlado a números (menos común en archivos históricos). 
• Agregación → Publicar solo promedios, totales o estadísticas por grupo en lugar de datos individuales.La anonimización debe ser irreversible para que los datos ya no se consideren "personales" según la mayoría de las leyes de protección de datos.

Ejemplos de instituciones que aplican o han desarrollado anonimización en documentos de archivo

• Archivo General de la Nación (Colombia) → Ha publicado guías específicas de anonimización de datos estructurados en documentos de archivo y anuncia líneas para documentos textuales y físicos. Muy activo en el tema para archivos públicos.
• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) → Ofrece guías detalladas de anonimización y orientaciones para procedimientos, usadas por muchos archivos y administraciones públicas en España.
• Portal datos.gob.es (España) → Publica casos prácticos y guías de anonimización para reutilización de información del sector público, incluyendo documentos históricos y administrativos.
• Timescapes Archive (Universidad de Leeds, Reino Unido) → Archivo cualitativo que anonimiza transcripciones de entrevistas longitudinales (ejemplo: reemplaza nombres por códigos como @
• @partner##, localiza ciudades como @
• @Northern city 1##) para preservar el acceso académico sin comprometer identidades.
• CONICET Digital (Argentina) → Repositorio que orienta sobre anonimización de datos de investigación (incluyendo supresión de nombres, generalización de edades y agregación) antes de archivarlos.
• Archivos públicos bajo RGPD (varios países UE) → Instituciones como archivos nacionales o municipales en Polonia, Finlandia o Reino Unido aplican anonimización (o acceso restringido) en grabaciones de reuniones públicas, documentos históricos con datos sensibles y registros que se digitalizan para acceso en línea.

En resumen, en archivos históricos la anonimización es especialmente delicada porque hay que balancear el valor histórico/científico con la protección de derechos fundamentales, y muchas instituciones están avanzando rápido gracias a las guías de autoridades de protección de datos y a herramientas de procesamiento automático de documentos.

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