Anonimización de información en documentos de archivo

Anonimazión de la información en documentos de archivo
Por: Lic. Carmen Marín con el apoyo de Grok

 

La anonimización de información en documentos de archivo es el proceso mediante el cual se transforma o elimina de forma irreversible los datos personales o sensibles contenidos en documentos archivísticos (ya sean digitales o físicos), de manera que ya no sea posible identificar —ni directa ni indirectamente— a las personas involucradas, incluso combinando la información con otras fuentes.

El objetivo principal es:

• Proteger la privacidad y los derechos de las personas (cumpliendo normativas como RGPD en Europa, leyes de protección de datos en Latinoamérica, etc.). 
• Permitir que los documentos sigan siendo útiles para investigación histórica, estadística, transparencia o acceso público. 
• Reducir riesgos de reidentificación (que alguien pueda "reconstruir" quién es la persona a partir de datos cruzados).Principales técnicas de anonimización en documentos de archivoAquí van las más usadas en contextos archivísticos:Supresión / eliminación → Borrar nombres, DNI, direcciones, teléfonos, etc. 
• Generalización → Convertir datos precisos en rangos (ej: "edad 34 años" → "30-39 años"; "fecha exacta" → "año 1985"). 
• Enmascaramiento o pseudonimización (en algunos casos reversible) → Reemplazar nombres por códigos (ej: "Paciente A", "Entrevistado 023"). 
• Perturbación / aleatorización → Añadir "ruido" controlado a números (menos común en archivos históricos). 
• Agregación → Publicar solo promedios, totales o estadísticas por grupo en lugar de datos individuales.La anonimización debe ser irreversible para que los datos ya no se consideren "personales" según la mayoría de las leyes de protección de datos.

Ejemplos de instituciones que aplican o han desarrollado anonimización en documentos de archivo

• Archivo General de la Nación (Colombia) → Ha publicado guías específicas de anonimización de datos estructurados en documentos de archivo y anuncia líneas para documentos textuales y físicos. Muy activo en el tema para archivos públicos.
• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) → Ofrece guías detalladas de anonimización y orientaciones para procedimientos, usadas por muchos archivos y administraciones públicas en España.
• Portal datos.gob.es (España) → Publica casos prácticos y guías de anonimización para reutilización de información del sector público, incluyendo documentos históricos y administrativos.
• Timescapes Archive (Universidad de Leeds, Reino Unido) → Archivo cualitativo que anonimiza transcripciones de entrevistas longitudinales (ejemplo: reemplaza nombres por códigos como @
• @partner##, localiza ciudades como @
• @Northern city 1##) para preservar el acceso académico sin comprometer identidades.
• CONICET Digital (Argentina) → Repositorio que orienta sobre anonimización de datos de investigación (incluyendo supresión de nombres, generalización de edades y agregación) antes de archivarlos.
• Archivos públicos bajo RGPD (varios países UE) → Instituciones como archivos nacionales o municipales en Polonia, Finlandia o Reino Unido aplican anonimización (o acceso restringido) en grabaciones de reuniones públicas, documentos históricos con datos sensibles y registros que se digitalizan para acceso en línea.

En resumen, en archivos históricos la anonimización es especialmente delicada porque hay que balancear el valor histórico/científico con la protección de derechos fundamentales, y muchas instituciones están avanzando rápido gracias a las guías de autoridades de protección de datos y a herramientas de procesamiento automático de documentos.