La Convergencia entre los Principios FAIR y la Ciencia Archivística
>> lunes, 23 de marzo de 2026
La Convergencia entre los Principios FAIR y la Ciencia Archivística: Un Marco de Gestión para la Era Digital
Por: Lic. Carmen Marín con el apoyo de Gemini
Resumen / Abstract
Resumen: El presente artículo analiza la convergencia entre los Principios FAIR (Localizabilidad, Accesibilidad, Interoperabilidad y Reutilización) y la ciencia archivística contemporánea, tomando como eje técnico el estándar ISO 23081 (Metadatos para la gestión de documentos). En el actual entorno de transformación digital, la gestión documental debe trascender el almacenamiento pasivo para convertirse en una infraestructura de datos dinámica y confiable. El estudio profundiza en cómo la correcta aplicación de esquemas de metadatos no solo garantiza la preservación a largo plazo, sino que posiciona al Archivólogo como el arquitecto crítico de la gobernanza de la información. Se concluye que la integración de la ISO 23081 es el habilitador indispensable para que los activos documentales cumplan con los requisitos de la economía del dato y la transparencia institucional.
Palabras clave: Archivología, Principios FAIR, ISO 23081, Metadatos, Gestión Documental, Gobernanza de la Información, Preservación Digital.
Abstract: This article analyzes the convergence between the FAIR Principles (Findability, Accessibility, Interoperability, and Reusability) and contemporary archival science, using the ISO 23081 standard (Metadata for records) as its technical core. In today's digital transformation environment, records management must transcend passive storage to become a dynamic and reliable data infrastructure. The study delves into how the correct application of metadata schemes not only guarantees long-term preservation but also positions the Archivist as the critical architect of information governance. It concludes that the integration of ISO 23081 is the essential enabler for documentary assets to meet the requirements of the data economy and institutional transparency.
Keywords: Archival Science, FAIR Principles, ISO 23081, Metadata, Records Management, Information Governance, Digital Preservation.
Introducción y Fundamentación
En el ecosistema actual de la producción documental intensiva, la gestión de activos digitales demanda marcos que trasciendan el almacenamiento pasivo y se orienten hacia la explotación inteligente de los datos. Los Principios FAIR, concebidos originalmente para optimizar la gestión de datos de investigación, encuentran un terreno de aplicación natural y crítico en el entorno archivístico de gestión documental. Estos principios no solo complementan los requisitos tradicionales de autenticidad, integridad y fiabilidad, sino que actúan como un catalizador para garantizar la explotación sistémica de la memoria institucional.
Desglose de Aplicación en el Entorno Archivístico
Resumen: El presente artículo analiza la convergencia entre los Principios FAIR (Localizabilidad, Accesibilidad, Interoperabilidad y Reutilización) y la ciencia archivística contemporánea, tomando como eje técnico el estándar ISO 23081 (Metadatos para la gestión de documentos). En el actual entorno de transformación digital, la gestión documental debe trascender el almacenamiento pasivo para convertirse en una infraestructura de datos dinámica y confiable. El estudio profundiza en cómo la correcta aplicación de esquemas de metadatos no solo garantiza la preservación a largo plazo, sino que posiciona al Archivólogo como el arquitecto crítico de la gobernanza de la información. Se concluye que la integración de la ISO 23081 es el habilitador indispensable para que los activos documentales cumplan con los requisitos de la economía del dato y la transparencia institucional.
Palabras clave: Archivología, Principios FAIR, ISO 23081, Metadatos, Gestión Documental, Gobernanza de la Información, Preservación Digital.
Abstract: This article analyzes the convergence between the FAIR Principles (Findability, Accessibility, Interoperability, and Reusability) and contemporary archival science, using the ISO 23081 standard (Metadata for records) as its technical core. In today's digital transformation environment, records management must transcend passive storage to become a dynamic and reliable data infrastructure. The study delves into how the correct application of metadata schemes not only guarantees long-term preservation but also positions the Archivist as the critical architect of information governance. It concludes that the integration of ISO 23081 is the essential enabler for documentary assets to meet the requirements of the data economy and institutional transparency.
Keywords: Archival Science, FAIR Principles, ISO 23081, Metadata, Records Management, Information Governance, Digital Preservation.
Introducción y Fundamentación
En el ecosistema actual de la producción documental intensiva, la gestión de activos digitales demanda marcos que trasciendan el almacenamiento pasivo y se orienten hacia la explotación inteligente de los datos. Los Principios FAIR, concebidos originalmente para optimizar la gestión de datos de investigación, encuentran un terreno de aplicación natural y crítico en el entorno archivístico de gestión documental. Estos principios no solo complementan los requisitos tradicionales de autenticidad, integridad y fiabilidad, sino que actúan como un catalizador para garantizar la explotación sistémica de la memoria institucional.
Desglose de Aplicación en el Entorno Archivístico
Localizabilidad (Findability): La Evolución del Control Institucional Desde la praxis archivística, la localización no se limita a la búsqueda por palabras clave; implica la asignación de Identificadores Persistentes (PID) y una estructura de metadatos robusta que contextualice el documento. Un archivo es "localizable" cuando su descripción técnica y su procedencia están vinculadas de forma que el sistema de gestión pueda recuperar no solo el objeto, sino su trayectoria administrativa y su valor probatorio.
Accesibilidad (Accessibility): Protocolos de Disponibilidad y Seguridad La accesibilidad bajo el estándar FAIR en archivos requiere la implementación de protocolos de comunicación abiertos y estandarizados. Para el profesional archivólogo, esto significa asegurar que el acceso esté mediado por reglas de negocio claras, donde la autenticación y la autorización sean transparentes pero rigurosas, garantizando que el documento esté disponible a largo plazo, independientemente de la vigencia del software que lo generó.
Interoperabilidad (Interoperability): El Lenguaje Común de la Información Este principio representa el núcleo de la gestión documental moderna. La aplicación de vocabularios controlados, tesauros y esquemas de metadatos (como el estándar ISO 23081) * es lo que permite que los sistemas de archivo dialoguen con otros sistemas de la organización (ERP, CRM, plataformas de e-Administración). La interoperabilidad asegura que el contexto jurídico y administrativo del documento se mantenga intacto al transitar entre diferentes infraestructuras tecnológicas.
Reutilizabilidad (Reusability): El Valor del Documento como Activo de Conocimiento Un documento archivístico es reutilizable cuando su procedencia está nítidamente documentada y cumple con estándares de preservación digital. En este sentido, el archivólogo actúa como garante de la confiabilidad del dato, permitiendo que la información técnica o administrativa sea utilizada para la toma de decisiones futuras, auditorías o investigación, bajo licencias de uso claras y descripciones que expliquen el "por qué" de su creación.
Conclusión Profesional
La integración de los principios FAIR en la gestión documental no representa un cambio de paradigma, sino una sofisticación de la metodología archivística. Al adoptar estos criterios, el profesional de la archivología reafirma su rol como arquitecto de la información, transformando depósitos de documentos en activos dinámicos que garantizan la eficiencia operativa, la transparencia institucional y la preservación del patrimonio digital.
*El estándar ISO 23081 es, en esencia, la piedra angular de la gestión de metadatos para documentos de archivo (records). Mientras que la ISO 15489 establece los principios generales de la gestión documental, la ISO 23081 se adentra en la arquitectura técnica y funcional que permite que esos documentos sean auténticos, fiables y utilizables a lo largo del tiempo.
A continuación, una profundización técnica y académica sobre sus componentes clave:
Análisis Técnico del Estándar ISO 23081: Metadatos para la Gestión de Documentos
1. Definición Ontológica del Metadato
Para la ISO 23081, el metadato no es solo "datos sobre datos". Se define como información estructurada o semiestructurada que permite la creación, gestión y uso de documentos en el tiempo y a través de dominios.
Desde la perspectiva archivística, el estándar establece que los metadatos deben documentar no solo el contenido del documento, sino también su contexto, su estructura y su historia de gestión (trazabilidad).
2. El Modelo de Entidades (La Jerarquía de Contexto)
Uno de los aportes más significativos de este estándar es que propone que los metadatos no pertenecen únicamente al "objeto documental", sino que deben describir cinco entidades interrelacionadas:
Documento: Metadatos sobre la unidad documental (fondo, serie, expediente, tipo documental).
Agente: Metadatos sobre las personas, unidades administrativas o sistemas de IA/software que crean o interactúan con el documento.
Actividad/Proceso de Negocio: Metadatos que explican por qué y en el marco de qué función administrativa se generó el documento.
Regulación: El marco normativo, leyes o políticas que rigen la creación y disposición del documento.
Relaciones: Crucial para la Interoperabilidad (FAIR), ya que documenta cómo se vinculan las entidades anteriores entre sí.
3. Funciones Estratégicas del Estándar
El estándar se divide en varias partes (Principios, Elementos de Implementación y Guía de Autoevaluación) que buscan cumplir objetivos archivísticos críticos:
Garantía de Evidencia: Los metadatos sirven como prueba de que el documento es lo que dice ser (autenticidad).
Preservación Digital: Aseguran que, aunque el formato tecnológico cambie, la información contextual (quién lo hizo, cuándo, con qué permisos) sobreviva a la obsolescencia.
Gobernanza de Información: Permite automatizar procesos de disposición (transferencia o eliminación) mediante reglas preestablecidas en los metadatos de "Regulación" y "Actividad".
4. Relación con los Principios FAIR
La ISO 23081 es la herramienta que materializa los principios FAIR en un archivo:
Findability: Mediante esquemas de metadatos descriptivos únicos.
Accessibility: Definiendo metadatos de derechos y acceso.
Interoperability: Al estandarizar el lenguaje para que diferentes sistemas entiendan el contexto del documento.
Reusability: Al mantener la integridad del contexto original, permitiendo que un usuario futuro comprenda el valor probatorio de la información.
La ISO 23081 establece al profesional archivólogo como un "arquitecto de metadatos", ya que es esta norma la que permite que la lógica archivística gobierne sobre la infraestructura puramente informática.
Esta norma no define un conjunto obligatorio de metadatos, sino que proporciona un marco para que cada organización defina los suyos según sus necesidades, siendo coherente con la norma ISO 15489 de gestión documental.
(https://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/429/441#)
Nota del Autor: La ISO 23081 como habilitador de los Principios FAIR
"La implementación de los Principios FAIR en el ecosistema de la gestión documental no debe entenderse como una capa tecnológica adicional, sino como la evolución lógica de la descripción archivística tradicional. Mientras que los principios FAIR dictan el qué (que la información sea localizable, accesible, interoperable y reutilizable), el estándar ISO 23081 proporciona el cómo técnico y metodológico.
Es a través de la arquitectura de metadatos definida por esta norma que logramos capturar no solo el contenido, sino el contexto de creación y la trazabilidad de los documentos. Sin la estructura ontológica que propone la ISO 23081 —que vincula agentes, procesos y regulaciones—, la interoperabilidad sería una meta inalcanzable y la reutilización carecería de la garantía de autenticidad necesaria. En definitiva, el archivólogo actúa como el arquitecto de este puente, asegurando que el patrimonio documental de las organizaciones no solo se conserve, sino que permanezca vivo y funcional en la era de la inteligencia de datos."
"Para comprender la simbiosis entre la normativa archivística y la gestión de datos moderna, se presenta a continuación una matriz de correspondencia. En ella se evidencia cómo cada nivel de metadatos propuesto por la ISO 23081 actúa como el soporte técnico necesario para que un documento de archivo cumpla con los estándares internacionales de la economía del dato (FAIR)."
Cuadro comparativo que sintetiza conceptos complejos de la ISO 23081 y los traduce a la lógica de los Principios FAIR.
"La implementación de los Principios FAIR en el ecosistema de la gestión documental no debe entenderse como una capa tecnológica adicional, sino como la evolución lógica de la descripción archivística tradicional. Mientras que los principios FAIR dictan el qué (que la información sea localizable, accesible, interoperable y reutilizable), el estándar ISO 23081 proporciona el cómo técnico y metodológico.
Es a través de la arquitectura de metadatos definida por esta norma que logramos capturar no solo el contenido, sino el contexto de creación y la trazabilidad de los documentos. Sin la estructura ontológica que propone la ISO 23081 —que vincula agentes, procesos y regulaciones—, la interoperabilidad sería una meta inalcanzable y la reutilización carecería de la garantía de autenticidad necesaria. En definitiva, el archivólogo actúa como el arquitecto de este puente, asegurando que el patrimonio documental de las organizaciones no solo se conserve, sino que permanezca vivo y funcional en la era de la inteligencia de datos."
"Para comprender la simbiosis entre la normativa archivística y la gestión de datos moderna, se presenta a continuación una matriz de correspondencia. En ella se evidencia cómo cada nivel de metadatos propuesto por la ISO 23081 actúa como el soporte técnico necesario para que un documento de archivo cumpla con los estándares internacionales de la economía del dato (FAIR)."
Cuadro comparativo que sintetiza conceptos complejos de la ISO 23081 y los traduce a la lógica de los Principios FAIR.
|
Nivel
de Metadatos (ISO 23081) |
Función
Archivística Principal |
Relación
con Principio FAIR |
Beneficio
Estratégico para la Organización |
|
Entidad
Documento |
Identificación
única, estructura y contenido del registro. |
Findability
(F) |
Garantiza
que el activo sea localizable mediante Identificadores Persistentes (PID). |
|
Entidad
Agente |
Registro
de creadores, custodios y sistemas (humanos o IA). |
Accessibility
(A) |
Define
quién y bajo qué protocolos de seguridad se puede acceder al documento. |
|
Entidad
Proceso / Actividad |
Contexto
de negocio y función administrativa que originó el dato. |
Reusability
(R) |
Permite
que futuros usuarios comprendan el propósito original y la validez del
documento. |
|
Entidad
Regulación |
Marco
legal, plazos de conservación y esquemas de disposición. |
Accessibility
(A) / Reusability (R) |
Gestiona
derechos de autor, privacidad (GDPR/Leyes locales) y la integridad legal para
su reúso. |
|
Entidad
Relación |
Vinculación
lógica entre documentos, agentes y procesos. |
Interoperability
(I) |
Permite
que el contexto migre íntegro entre diferentes sistemas (ERP, Archivo
Digital, Cloud). |
NOTA IMPORTANTE: Dado que los estándares ISO son documentos protegidos por derechos de autor se han seleccionado referencias que incluyen guías de implementación abierta, repositorios académicos y sitios oficiales donde cualquier lector puede consultar los fundamentos de forma gratuita.
· FORCE11 (2016). The FAIR Data Principles. Recuperado de:
https://www.force11.org/group/fairgroup/fairprinciples
Referencia matriz que define los principios de Localizabilidad, Accesibilidad, Interoperabilidad y Reutilización.
· GO FAIR Initiative. FAIR Principles: Detailed explanations and resources for implementation.
https://www.go-fair.org/fair-principles/
Portal esencial para comprender la aplicación técnica de los principios en diversos dominios de datos.
· International Organization for Standardization (ISO). ISO 23081: Information and documentation — Metadata for records. Resumen y estructura técnica disponibles en:
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:23081:-1:ed-2:v1:en
Plataforma de Navegación en Línea (OBP) de ISO, que permite visualizar los términos, definiciones y la estructura del estándar de forma gratuita.
· Ministerio de Cultura y Deporte de España. Directrices para la Elaboración de Metadatos en la Gestión de Documentos. Recuperado de:
https://www.cultura.gob.es/cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas.html
Guías prácticas en español basadas en la norma ISO 23081, accesibles para cualquier profesional iberoamericano.
· Wilkinson, M. D., et al. (2016). The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. Scientific Data, 3, 160018. DOI:
10.1038/sdata.2016.18
Artículo académico original de libre acceso (Open Access) que fundamenta la necesidad de los principios FAIR en la era digital.
· InterPARES Trust. Recursos sobre Preservación Digital y Autenticidad de Documentos.
https://interparestrust.org/
Repositorio de investigación internacional con documentación abierta sobre la gestión de documentos electrónicos y metadatos.
