Control documental: clave combinar la eficiencia de la IA con la supervisión humana

La nueva era del control documental: cuando la IA hace el trabajo pesado

https://www.infobae.com/
Fernando Duce

El control de documentación dejó de ser una tarea puramente administrativa para convertirse en un punto crítico del cumplimiento legal y operativo de cualquier empresa

Durante años, el control documental fue sinónimo de carpetas, planillas y correos cruzados. En sectores como la logística o la construcción —donde se trabaja con una gran cantidad de contratistas, choferes, operarios, vehículos y maquinarias—, esa gestión se volvía un desafío cotidiano, a través de cientos de documentos que había que recibir, revisar, registrar y mantener actualizados. Cada demora o error podía, en algunos casos, traducirse en multas, sanciones o directamente en la paralización de actividades.

Lo cierto es que el control documental es mucho más que una buena práctica administrativa. Se trata de una obligación legal. En nuestro país, el artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo establece la responsabilidad solidaria de las empresas principales frente a los incumplimientos de sus contratistas.

O sea, si un proveedor no paga aportes o no cumple con la seguridad social, la empresa contratante puede ser judicialmente responsable. Por eso, auditar, reunir y conservar toda la documentación laboral, fiscal y técnica no es opcional, sino un requisito de sustentabilidad empresarial.

Bajar errores y costos

La cuestión es que se trata de un proceso costoso. Las empresas destinan cientos de horas mensuales a revisar vencimientos, cotejar datos y archivar documentos. A medida que las operaciones crecen, el volumen de información se multiplica y la probabilidad de cometer errores lo hace en proporciones similares. Es, por ello, un caso donde la aplicación de inteligencia artificial marca una diferencia real.

Los agentes de IA permiten automatizar gran parte del proceso. Mediante un correcto desarrollo, son capaces de recibir documentos por múltiples vías (plataformas, correo electrónico o incluso WhatsApp), clasificarlos correctamente, asignarlos al proveedor o vehículo correspondiente, detectar faltantes, identificar vencimientos y alertar antes de que se produzca un incumplimiento.

El cambio es profundo, ya que el trabajo manual o digital sin el uso de IA depende del tiempo y la atención humana que, como sabemos, son dos recursos escasos. En cambio, un sistema automatizado puede procesar miles de archivos simultáneamente, detectar errores, emitir alertas y mantener trazabilidad completa de cada acción. En ese sentido, no solo agiliza los tiempos, sino que aporta una capa de seguridad y confiabilidad que antes era imposible sostener.

Control y fiscalización

Claro que la automatización también exige control. Los sistemas deben ser auditados periódicamente para evitar fallos como la clasificación incorrecta de documentos, errores en la lectura de vencimientos o la omisión de registros. La clave está en combinar la eficiencia de la IA con la supervisión humana y una política de compliance sólida. Por eso decimos que el objetivo no es reemplazar la revisión, sino reforzarla con herramientas que reduzcan el margen de error.

Más allá de la logística o la construcción, donde la implementación es evidente, el control documental con IA tiene un enorme potencial transversal. Hoy se aplica en industrias tan diversas como la alimentaria, automotriz, metalúrgica, química, salud, energía o retail. También en barrios privados, clubes de campo y servicios de seguridad o mantenimiento, donde cada proveedor o empleado externo debe estar debidamente registrado y habilitado.

La IA permite, por lo que mencionamos, convertir un “costo de cumplimiento” en un proceso ágil, económico y seguro. Lo que antes era una carga administrativa ahora se transforma en un sistema inteligente que trabaja en segundo plano, garantizando que todo esté en regla y liberando al equipo para enfocarse en tareas de mayor valor. Convierte, por lo tanto, la obligación en oportunidad y el riesgo en ventaja competitiva.

Read more...

Dropbox usa HoneyDocs, servicio que crea un log que muestra cuándo y dónde se abrió un documento

Dropbox revisa los archivos
http://cioperu.pe/ 17/09/2013

Dropbox revisa algunos tipos de archivos subidos. Eso es normal, señala el servicio de almacenamiento web.
La revelación se produce luego de que una evaluación del servicio encontrara que varios archivos “.doc” fueran abiertos luego de haber sido subidos a Dropbox.

El comportamiento de Dropbox fue detectado usando HoneyDocs, un nuevo servicio web que crea un log que muestra cuándo y dónde se abrió un documento, de acuerdo a un post de WNC InfoSec.

El experimento involucró subir a Dropbox carpetas “.zip” de HoneyDocs que contenían archivos “.doc”. HoneyDocs permite que los usuarios configuren un “sting”, una notificación que se envía por SMS o correo electrónico cuando un archivo ha sido visto. El lugar donde ha sido visto se presenta en un mapa.

El aviso, o como HoneyDocs lo llama un “buzz”, es un HTTP Get request con identificadores únicos asignados al sting. Los datos sobre dónde y cuándo se vio el archivo son enviados por el puerto SSL 443, de acuerdo a HoneyDocs.

WNC InfoSec escribió que el primer buzz llegó dentro de los 10 minutos siguientes luego de que el archivo fue abierto con la dirección IP de una instancia Amazon EC2 en Seattle. Dropbox utiliza la infraestructura de nube de Amazon.

De los archivos enviados, solo los archivos “.doc” fueron abiertos, escribió WNC Infosec. HoneyDocs también jaló información del tipo de aplicación que accedió al documento, que en este caso fue la suite de productividad de código abierto LibreOffice.

“Ahora me da curiosidad”, escribió WNC InfoSec. “¿Se está accediendo a los archivos con propósitos de deduplicación o escaneo de malware? Y si es así, entonces ¿por qué no se han abierto los otros tipos de archivos?”.

A pesar del extraño comportamiento, la explicación es directa. Lo que WNC InfoSec descubrió al usar HoneyDocs es un proceso automático de backend que Dropbox utiliza en ciertos tipos de archivos.

Dropbox permite que los usuarios vean vistas previas de algunos tipos de documentos, incluyendo los “.doc”, pero para ello debe construir una vista previa de estos documentos, de acuerdo a un vocero de Dropbox. Para hacerlo, se debe abrir el documento.

De acuerdo al sitio web de Dropbox, los usuarios pueden abrir archivos de Word, PowerPoint, PDF y archivos de texto directamente desde dentro del navegador, lo cual les ahorra la necesidad de tener instalados ciertos tipos de programas en sus computadoras.

Aun así, este comportamiento podría poner nerviosas a algunas personas. Los expertos en seguridad generalmente recomiendan que para tener una mayor privacidad, los usuarios encripten los documentos antes de transmitirlos a proveedores de almacenamiento web.

Dropbox solo permite a un pequeño número de empleados acceder a los datos de los usuarios. Su personal de soporte técnico podría en algunos casos tener acceso a los metadatos de los archivos, o a los datos que identifican a un archivo más que a su contenido.

“Tenemos una política estricta y controles de acceso técnico que prohíben a los empleados acceder excepto en contadas circunstancias”, de acuerdo a su política.

Autor: Jeremy Kirk, IDG News Service

Read more...

Estados Unidos retira archivos de la web porque podrían violar Ley de exportacion

EEUU retira de Mega los archivos para poder crear la pistola con una impresora 3D
http://www.eleconomista.es/ 10/05/2013

El Gobierno de EEUU ha retirado los archivos online que permitían fabricar la pistola Liberator, la cual podía crearse a partir de cualquier impresora 3D y disparaba balas de verdad. En total sólo han pasado cuatro días desde que su creador, Cody Wilson, publicará estos archivos en el servicio Mega de Kim Dotcom.

Cody Wilson disparando el arma 3D.Imagen: Youtube. 

Wilson recibió una carta del Departamento de Estado de EEUU en el que se le pedía que retirase los documentos para proceder a su revisión, ya que pueden violar las leyes de exportación de armas e información técnica. "Tenga en cuenta que revelar o transferir información técnica a una persona extranjera, sea en EEUU o fuera, es considerado como una exportación", explicaba la carta.

La pistola es muy fácil de fabricar ya que está hecha prácticamente en su totalidad con plástico ABS, únicamente la aguja percutora es de otro material. Cuenta con un total de 15 piezas que llevan un acabado de acetona vaporizada para reducir la fricción generada con el uso. Esto implica que una sola arma puede realizar varios disparos, pero si la bala es demasiado potente podría destruirse, debido a la fragilidad de los materiales.

Mediante esta restricción gubernamental se intenta generalmente controlar que partes de armas e información sobre cómo fabricarlas no lleguen a países que figuran en las listas negras de EEUU En la web de Defense Distributed, grupo de activistas criptoanarquistas del que Wilson es miembro, han explicado los motivos de la retirada de los archivos.

"Este archivo ha sido retirado a petición de la unidad de Control de Comercio del Departamento de Estado de EEUU. Hasta nueva orden, el gobierno de EEUU tiene control sobre esa información", dice el aviso en la web.

Read more...

CONTROLARAN ARCHIVOS MUNICIPALES CON LEY DE ARCHIVOS

Exigirán transparencia a munícipales con Ley de Archivoshttp://www.elporvenir.com.mx/

Una de las prioridades para el nuevo presidente de la Comisión de Transparencia y Acceso de la Información del estado de Nuevo León es la creación de una Ley de Archivos.
Monterrey, NL.- Guillermo Mijares Torres señalo que esta iniciativa se debe a que no existe un control en este rubro en ninguno de los municipios y los archivos al término de las administraciones están desapareciendo “La ley de Transparencia nos dice que nosotros somos los responsables de decirle a la autoridad como debe de archivar las cosas y cuanto tiempo debe de estar archivado, y no tenemos esa capacidad suficiente porque no tenemos presupuesto y la ley es muy corta en ese punto”.

“Vamos a trabajar en una nueva ley, cada vez que cambian alcaldes se han dado casos en algunos municipios rurales, pues  que se llevan todo el archivo o lo queman, entonces esto no debiera de ser porque el archivo debe de aparecer ahí, para que los ciudadanos puedan accesar a él en cualquier momento y tengan todo lo referente al municipio”, expresó el presidente del Ctainl.

Esto provocara que los municipios se hagan responsable de los archivos para que no desaparezcan y en caso de que hagan caso omiso en la misma ley se establecerán los tipos de sanciones a los que estos se harían acreedores.

“No puede ser posible que salga un municipio que diga se me quemo un clima y varias facturas se perdieron, pues bien para evitar eso, esta ley contemplaría también sanciones porque se obligara a las autoridades municipales su responsabilidad en caso de que se desaparezca cualquier informe de las administraciones”.

Indicó. Loa anterior se refirió al municipio de Guadalupe cuando el pasado siete de octubre un incendio en las oficinas de la Dirección de Egresos destruyo parte de la papelería que ahí se facturaba.

“Queremos que sea como en la Ley Bancaria, esta ley obliga a todos los bancos a guardar su información hasta por 10 años, o a digitalizarla por ese periodo de años, bueno ya después de 10 años es más que suficiente, pero aquí en Nuevo León no hay nadie que nos exigua cuanto tiempo deberíamos de guardar nuestros archivos”.

“Me parece que es muy importante esta situación para que se deje de presentar los antiguos vicios”, recalcó Mejía Torres.

¿Y PLANCARTE? Este miércoles, la Ctainl sostendrá una sesión más de trabajo sobre denuncias de inconformidad por parte de la ciudadanía.

Pese a la invitación que le hizo el presidente de este organismo a Rodrigo Plancarte de acercarse para dialogar y seguir trabajando en equipo, este comisionado sigue en su postura de no presentarse.

Por tal motivo ya fue notificado sobre las actividades que se llevarán a cabo, la pregunta que todos se haces es ver si se presentara o faltara por tercera ocasión consecutiva.

Read more...