Diagnóstico del documento digital desde la perspectiva del profesional de la archivología

Diagnóstico del documento digital desde la perspectiva del profesional de la archivología
Autor: Lic. Carmen Marin con apoyo de Grok

En el campo de la archivología (o archivística), el "diagnóstico" de un documento digital se refiere a un proceso sistemático de evaluación integral que busca determinar el estado actual de un documento o conjunto de documentos electrónicos, con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, preservación a largo plazo y utilidad como evidencia histórica, administrativa o cultural. Este enfoque no es solo técnico, sino que integra aspectos jurídicos, éticos y organizacionales, alineados con normativas como la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos en Colombia) y acuerdos del Archivo General de la Nación (AGN), como el Acuerdo 001 de 2024.

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Desde la perspectiva de un profesional archivólogo, el diagnóstico va más allá de una mera inspección; es una herramienta estratégica para identificar debilidades en la gestión documental, proponer mejoras y asegurar la cadena de custodia digital. A continuación, se detalla este proceso de manera estructurada, basada en prácticas estándar en archivística digital, considerando desafíos como la obsolescencia tecnológica, la volatilidad de los formatos y la necesidad de preservación activa.

1. Contexto Conceptual y Normativo

Definición de documento digital en archivística: Un documento digital es cualquier registro electrónico que sirve como evidencia de una transacción o actividad, incluyendo archivos en formatos como PDF, MSG, XML o bases de datos. No se limita a textos; abarca imágenes, audios, videos y datos estructurados. El archivista lo ve como un "activo de información" que debe mantener su valor probatorio a lo largo del tiempo, diferenciándolo de meros datos efímeros.

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Marco normativo: El diagnóstico se basa en estándares internacionales como ISO 15489 (Gestión de Documentos) y OAIS (Open Archival Information System), adaptados a contextos locales. En América Latina, especialmente en Colombia, se alinea con el Modelo de Gestión Documental del AGN, que enfatiza la preservación digital a largo plazo (PDLP). Aspectos clave incluyen autenticidad (¿es el documento lo que dice ser?), integridad (¿está completo y sin alteraciones?), fiabilidad (¿se puede confiar en su contenido?) e inalterabilidad (¿resiste manipulaciones?).

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Perspectiva del archivista: El profesional no solo evalúa el documento aislado, sino su ciclo de vida (creación, uso, disposición y archivo permanente). Se asume un enfoque proactivo para mitigar riesgos como la pérdida por fallos tecnológicos o ciberataques, priorizando la memoria institucional y el acceso público.

2. Etapas del Diagnóstico

El proceso se divide en fases iterativas, a menudo documentadas en un "Diagnóstico Integral de Gestión Documental y Administración de Archivos (DIGDAA)".

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Un archivista realiza esto mediante herramientas como encuestas, auditorías y software de análisis (e.g., DROID para identificación de formatos).

Fase 1: Recolección de Información y Muestreo

• Identificar el universo documental: Se mapean sistemas de captura (e.g., web, correos, SharePoint) y repositorios (e.g., OneDrive, servidores locales).

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• Para un documento específico, se verifica su origen: ¿fue creado digitalmente o digitalizado?

• Muestreo: Se selecciona una muestra representativa (e.g., 10-20% de documentos electrónicos) basada en series documentales de la Tabla de Retención Documental (TRD). Incluye análisis de metadatos (autor, fecha, versión) y trazas de auditoría.

• Perspectiva archivística: Aquí se detectan heterogeneidades, como el uso de firmas digitales vs. mecánicas (imágenes escaneadas), que comprometen la validez jurídica según la Ley 527 de 1999.

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Fase 2: Evaluación Técnica y de Contenido

• Autenticidad e Integridad: Verificar firmas digitales, hashes (e.g., MD5 o SHA-256) y cadenas de custodia. ¿Hay evidencias de alteraciones? Se usa software para detectar corrupciones.

• Formato y Accesibilidad: Analizar si el formato es abierto (e.g., PDF/A) y migrable, evitando obsolescencia. Evaluar accesibilidad (e.g., compatibilidad con lectores de pantalla para inclusión).

• Contenido y Valor Archivístico: Appraisal (valoración): ¿Tiene valor primario (administrativo/legal/fiscal) o secundario (histórico/investigativo)? Se aplica la TRD para decidir retención o eliminación.

• Perspectiva archivística: El archivista prioriza la "preservación activa", como migraciones periódicas, para contrarrestar la degradación digital. En contextos gubernamentales, se evalúa el cumplimiento de planes de preservación digital (PPD), que incluyen backups y redundancia geográfica.

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Fase 3: Análisis de Riesgos y Aspectos Organizacionales

• Riesgos identificados: Obsolescencia de hardware/software, ciberseguridad (e.g., ransomware), falta de políticas para expedientes híbridos (físico-digital).

• Recursos humanos y tecnológicos: ¿Hay personal capacitado? ¿Existen sistemas como Poxta o Microsoft 365 integrados con herramientas archivísticas?

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Se evalúa si la entidad genera ~80% de documentos digitales, como en muchos casos institucionales.

• Perspectiva archivística: Se enfatiza la ética: el documento digital como patrimonio cultural. Se proponen indicadores de madurez (e.g., escala del AGN: bajo, medio, alto) para medir el nivel de gestión.

Fase 4: Recomendaciones y Plan de Acción

• Propuestas: Implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDEA), capacitar en firmas electrónicas cualificadas y elaborar un PPD con estrategias como emulación o encapsulación de datos.

• Monitoreo: Establecer revisiones periódicas (anuales) para actualizar el diagnóstico.

• Perspectiva archivística: El objetivo es transformar el diagnóstico en una "línea base" para fortalecer la función archivística, asegurando transparencia y responsabilidad institucional.

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3. Desafíos Contemporáneos en Archivística Digital (2026)

• Inteligencia Artificial y Big Data: Los archivistas deben diagnosticar documentos generados por IA, verificando su trazabilidad y sesgos.

• Sostenibilidad: Enfoque en preservación verde, minimizando el impacto ambiental de almacenamiento en la nube.

• Globalización: Armonizar con estándares como GDPR (Europa) o leyes locales, especialmente en entornos híbridos post-pandemia.

• Casos prácticos: En entidades como la Agencia Nacional de Contratación Pública (Colombia), diagnósticos revelan que el 80% de la información es digital, pero faltan programas integrales, lo que genera recomendaciones para expedientes electrónicos indexados.

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Este diagnóstico no es estático; requiere iteración continua. Si se refiere a un documento digital específico (e.g., un PDF adjunto), proporcione detalles para un análisis personalizado. Para profundizar, consulte guías del AGN o recursos como el diagnóstico de preservación digital del Distrito de Cartagena.

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MODELO DEL DIAGNÓSTICO DEL DOCUMENTO DIGITAL EN ARCHIVÍSTICA

El Modelo del Diagnóstico del Documento Digital en archivística (o archivología) se basa principalmente en marcos normativos y estándares internacionales adaptados al contexto colombiano, especialmente por el Archivo General de la Nación (AGN).

El enfoque más estructurado y utilizado para documentos digitales proviene de: El Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGDA) (versión 2.0 y actualizaciones post-2020, alineado con el Acuerdo 001 de 2024 del AGN), que incluye componentes estratégicos, administrativos, documentales, tecnológicos y de procesos.

La Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital del AGN, que integra un diagnóstico específico en su Fase 2.

Estándares internacionales como OAIS (Open Archival Information System - NTC-ISO 14721:2018), que sirve de referencia conceptual para la preservación digital a largo plazo.

El Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos (DIGDAA), obligatorio según el Acuerdo 001 de 2024, que evalúa documentos físicos y electrónicos de manera integrada.

Este modelo no es un "diagnóstico aislado" del documento digital, sino un proceso holístico que evalúa su ciclo de vida completo (creación → uso → disposición → preservación), asegurando atributos clave:

autenticidad, integridad, fiabilidad, inalterabilidad, disponibilidad, legibilidad y accesibilidad.

Estructura General del Modelo de Diagnóstico del Documento Digital

El diagnóstico se organiza en fases iterativas y componentes, con énfasis en el componente tecnológico y la preservación digital. A continuación, se detalla la estructura típica basada en la normativa AGN (MGDA + Guía de Preservación Digital + Acuerdo 001/2024):

1. Fase Preliminar: Establecer las Bases

· Definir objetivos del diagnóstico (e.g., identificar riesgos de obsolescencia, evaluar cumplimiento normativo).

· Determinar alcance: ¿Documentos electrónicos nativos, digitalizados, expedientes híbridos?

· Identificar roles y responsabilidades (Comité de Archivo, Oficina de Gestión Documental, áreas productoras).

· Articular con instrumentos existentes: Política de Gestión Documental, PINAR, PGD, TRD/TVD, SIC.

2. Fase Principal:

Diagnóstico (Fase 2 de la Guía de PPD del AGN). Esta es la etapa central para documentos digitales. Incluye sub etapas detalladas:

2.1 Identificación de los documentos electrónicos a preservar

· Mapear series/subseries documentales con disposición final "Conservación Total" (TRD).

· Clasificar tipos: nativos digitales (e.g., correos, bases de datos, PDF firmados), digitalizados, audiovisuales, etc.

2.2 Diagnóstico detallado de los documentos electrónicos

· Evaluar atributos archivísticos (autenticidad, integridad, etc.) mediante: Análisis de formatos (¿abiertos y sostenibles? e.g., PDF/A, XML vs. formatos propietarios).

· Verificación de metadatos (PREMIS para preservación, metadatos descriptivos, técnicos y administrativos).

· Comprobación de firmas electrónicas/cualificadas y cadena de custodia.

· Hashes (SHA-256) para integridad.

· Obsolescencia: riesgo de software/hardware obsoleto.



2.3 Análisis de riesgos

· Identificar amenazas: degradación de soportes, ciberataques, obsolescencia tecnológica, falta de backups, vulnerabilidades en almacenamiento.

· Usar matrices de riesgo (e.g., NTC-ISO/TR 18128:2016).

2.4 Evaluación de la capacidad de preservación digital de la entidad

· Aplicar modelos de madurez como DPCMM (Digital Preservation Capability Maturity Model) o el autodiagnóstico del MGDA (componente tecnológico).

· Niveles típicos: Inicial (bajo), Intermedio, Avanzado.

· Evaluar infraestructura: repositorios (e.g., SGDEA), backups redundantes, políticas de migración/emulación.

3. Fase de Evaluación de Estrategias (Fase 3)

· Caracterizar documentos (priorizar por valor, volumen, riesgo).

· Evaluar estrategias de preservación: migración (cambio de formato), emulación (simular entorno original), refreshing (copia a nuevos soportes), normalización.

· Seleccionar prioridades y definir acciones (e.g., adopción de PDF/A para textos).

4. Fase de Recomendaciones y Plan de Acción (Fase 4)

· Formular Plan de Preservación Digital (PPD) con cronograma, recursos y responsables.

· Integrar al Sistema Integrado de Conservación (SIC).

· Establecer monitoreo continuo (revisiones anuales) y actualización del diagnóstico.

Componentes Clave del MGDA Aplicados al Documento Digital

El MGDA estructura el diagnóstico en 5 componentes principales (con énfasis en tecnológico y procesos):

· Estratégico: Planeación, política y sostenibilidad.

· Administración de Archivos: Infraestructura física/tecnológica, organización.

· Documental: Valoración, TRD, clasificación.

· Tecnológico: SGDEA, interoperabilidad, seguridad, preservación digital (aquí se concentra el 80% del análisis de documentos digitales).

· Procesos de Gestión Documental: Incluye subcomponente específico de Preservación a Largo Plazo (Plan de Preservación Digital, migraciones, etc.).

Herramientas y Métodos Prácticos Utilizados en el Diagnóstico

· Encuestas y recorridos a dependencias.

· Autodiagnósticos (MGDA, MOREQ2 para requisitos funcionales).

· Software de análisis (e.g., DROID para formatos, checksums).

· Observación directa, registro fotográfico y análisis de muestras representativas.

Este modelo asegura que el documento digital mantenga su valor probatorio y cultural en el tiempo, alineado con la Ley 594/2000, Decreto 1080/2015 y Acuerdo 001/2024. En la práctica, entidades como Colombia Compra Eficiente o MinTIC publican diagnósticos anuales siguiendo esta estructura, alcanzando niveles intermedios en preservación digital, pero con debilidades recurrentes en madurez tecnológica.

 

 

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El Documento Digital de Archivo

¿Qué es un documento digital de archivo?, 

Lic. Carmen Marín

En el contexto actual, la información se articula y reside en el documento digital, un soporte diseñado intrínsecamente para la gestión electrónica. Esta transición no solo optimiza y dinamiza los flujos operativos de manejo de datos, sino que también garantiza la integración funcional de los procesos administrativos y organizacionales, insertándolos de lleno en la acelerada dinámica del ecosistema tecnológico global. 

A continuación expondremos algunos puntos importantes para la comprensión del tema: 

Documento Digital vs. Documento Electrónico

La diferencia principal radica en el origen y el propósito de su existencia dentro de un proceso:

Concepto	Documento Digital	Documento Electrónico
Definición General	Un archivo en formato legible por computadora. Es una representación digital de información.	Un documento que participa de manera activa en un proceso o flujo de trabajo automatizado.
Origen Común	Puede ser un documento que nace en digital (creado en Word), o un documento digitalizado (escaneado de un original en papel).	Nace y se gestiona exclusivamente en el entorno electrónico (ej. un formulario web, un email de confirmación, una factura generada automáticamente).
Énfasis Archivístico	Énfasis en el soporte y la lectura. Es el formato de la información.	Énfasis en el proceso y la funcionalidad. Es la evidencia de la actividad.
Ejemplo	La imagen (PDF o JPEG) de una antigua acta de nacimiento (que fue escaneada).	Una solicitud de vacaciones enviada y aprobada a través de un sistema de RR.HH. (que lleva metadatos de aprobación, tiempo, y firma electrónica).

Digital y Electrónico describen el soporte y los medios que permiten su existencia ("producido, tratado, y conservado por medios electrónicos o informáticos").

El término Documento Electrónico de Archivo (DEA) o Documento Digital de Archivo (DDA) se refiere, por lo general, a aquel que cumple con la condición de ser evidencia de una actividad y que ha sido gestionado dentro de un sistema para garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo.

En la práctica, muchos profesionales usan Documento Electrónico para enfatizar que el documento no solo está en formato de computadora, sino que está integrado en los sistemas de gestión y cumple con los requisitos legales y funcionales de un documento de archivo.

El Documento Digital de Archivo

Un documento digital de archivo es aquel producido, tratado, y conservado por medios electrónicos o informáticos a lo largo de su ciclo de vida, que ha sido recibido o creado por una entidad o persona en el ejercicio de sus funciones o actividad, y que es considerado evidencia e información de valor para la organización.

Es fundamental que este documento cumpla con los principios archivísticos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad para ser considerado un verdadero documento de archivo.

Características Esenciales

Las características que definen a un documento digital desde la perspectiva archivística son:

• Autenticidad: Garantía de que el documento es lo que dice ser y que fue creado o enviado por quien afirma haberlo hecho. Se mantiene mediante metadatos y firmas electrónicas.
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• Fiabilidad (o Confiabilidad): Capacidad del documento para ser prueba fidedigna de la operación o actividad que documenta. Su contenido es completo y preciso.
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• Integridad: El documento está completo e inalterado. No ha sufrido modificaciones no autorizadas desde su creación.
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• Disponibilidad: El documento puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado por el usuario autorizado a lo largo del tiempo, independientemente de los cambios tecnológicos.
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• Interrelación: El documento está vinculado a su contexto de creación (función, actividad, procedimiento) y a otros documentos relacionados a través de metadatos.

 Tipos de Formatos Digitales

Para la conservación a largo plazo, la Archivística prefiere formatos que aseguren la preservación y la accesibilidad futura. Se clasifican generalmente en:

1. Formatos Abiertos y Estándares (Ideales para Archivo)

Son aquellos cuyas especificaciones son de dominio público y que no dependen de un software o proveedor específico, facilitando la migración y la preservación.

Formato	Tipo de Contenido	Uso en Archivística
PDF/A (ISO 19005)	Texto, Gráficos	Estándar de facto para la preservación de documentos de texto e imagen estática.
ODT, ODS, ODP	Texto, Hoja de cálculo, Presentación	Formatos abiertos de la Open Document Format (ODF), alternativa a los formatos propietarios.
XML, JSON	Datos estructurados	Cruciales para la preservación de metadatos y bases de datos.
TIFF (sin compresión), JPEG 2000	Imagen	Usados para la digitalización de originales y conservación de imágenes de alta calidad.

2. Formatos Propietarios (Riesgo para Archivo)

Requieren software o licencias específicas, lo que puede complicar su acceso futuro (obsolescencia tecnológica).

• docx, .xlsx, .pptx: De Microsoft Office. Requieren software específico o conversores para su acceso futuro.
• .dwg, .psd: Formatos específicos para dibujo asistido por ordenador (CAD) y diseño gráfico.

Expediente Digital

El expediente digital (o electrónico) es la unidad documental compuesta por excelencia. Es un conjunto orgánico de documentos digitales relacionados entre sí que responden a un mismo trámite,  procedimiento o actividad administrativa, y que han sido generados y gestionados de forma electrónica desde su origen.

Sus características claves son:

• Unidad Funcional: Aunque los documentos están separados físicamente, el expediente mantiene su cohesión lógica a través de metadatos que definen su estructura, orden y relaciones.
• Metadatos de Expediente: Posee metadatos que describen el expediente en su conjunto (título, fechas de apertura y cierre, responsable, estado del trámite, etc.).
• Foliado Digital: Para mantener el orden y la integridad, se utiliza un índice electrónico o un sistema de sellado de tiempo que garantiza la inmutabilidad y la secuencia de los documentos.

Archivo Digital

El archivo digital (o archivo electrónico) es el conjunto organizado de documentos digitales de archivo, reunido por una institución en el ejercicio de sus funciones.

El concepto de "archivo digital" tiene dos acepciones complementarias:

• El Conjunto de Documentos: El fondo documental en sí mismo, compuesto por la totalidad de los documentos y expedientes digitales generados, recibidos y conservados por la organización.
• El Sistema de Gestión (SGA): La infraestructura tecnológica y las políticas y procedimientos necesarios para la gestión, administración, conservación y acceso de esos documentos digitales a lo largo del tiempo. Este sistema es conocido en Archivística como Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

Objetivos del SGDEA:

• Asegurar la Cadena de Custodia: Garantizar que el documento se gestiona de forma controlada desde su creación hasta su disposición final.
• Aplicar las Tablas de Retención Documental: Ejecutar la transferencia, valoración y eliminación de los documentos de forma automática y reglementada.
• Garantizar la Preservación Digital: Mantener la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos a largo plazo a pesar de la obsolescencia tecnológica.

¿Qué son los Metadatos? (El "Dato sobre el Dato")

Para entenderlo fácilmente, usemos una analogía:

Metadatos son como el Pasaporte del Documento

Piensa en un pasaporte o en un carné de identidad. El pasaporte no es la persona, pero contiene la información esencial sobre la persona:

Si el documento es la Persona...	El Pasaporte (Metadato) es la información sobre...
El contenido (el cuerpo de la carta)	Quién lo hizo (el autor/creador).
El formato (PDF, Word)	Cuándo se hizo (la fecha y hora de creación).
El documento en sí	Para qué se hizo (el trámite o la función a la que pertenece).
La foto y los sellos	Si es auténtico (la firma electrónica que lo valida).

En Archivística, los metadatos son las etiquetas obligatorias que acompañan a un documento digital para garantizar que se comporte como un documento de archivo real.

Las Funciones Vitales de los Metadatos en el Archivo

Los metadatos cumplen cuatro funciones esenciales, respondiendo a las necesidades fundamentales del archivista:

1. Garantizar la Autenticidad y Fiabilidad (La Prueba Legal)

• El metadato es lo que le dice a un juez o a un auditor que el documento es legítimo y no ha sido alterado.
• Ejemplo de Metadato: La firma electrónica y el sello de tiempo (que registra la hora exacta de creación).
• Función: Prueban quién creó el documento, cuándo y aseguran que no se ha modificado desde ese momento. Sin estos metadatos, cualquier archivo digital podría ser una falsificación, perdiendo su valor legal.

2. Ordenar y Contextualizar (Saber de Dónde Viene)

• Un documento de archivo no puede estar "suelto". Debe estar vinculado a la función o el trámite que lo generó.
• Ejemplo de Metadato: El código del Expediente Digital al que pertenece, el nombre del procedimiento administrativo (ej: "Convocatoria de Subvenciones 2024").
• Función: Mantiene la cohesión lógica del archivo. Permite saber por qué existe ese documento y cuál fue el contexto de la actividad que lo originó, incluso si la información se mueve de un sistema a otro.

3. Preservación a Largo Plazo (Vencer la Obsolescencia)

• Los programas y formatos cambian constantemente. Un archivo creado hoy podría ser ilegible en 20 años.
• Ejemplo de Metadato: La descripción del formato original (ej: application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document - Word DOCX) y el historial de migraciones (ej: "Migrado de DOCX a PDF/A el 15/05/2030").
• Función: Informan al sistema de archivo sobre cómo abrir y leer el documento en el futuro. Permiten planificar las acciones de conservación (como las conversiones de formato), garantizando que el documento siga siendo accesible dentro de 50 años.

4. Facilitar la Recuperación y Acceso (El Índice de Búsqueda)

• Sin metadatos, sería como tener millones de documentos digitales sin índice; no podrías encontrar nada.
• Ejemplo de Metadato: El título, el asunto, el autor y las palabras clave (o tesauros).
• Función: Hacen posible la búsqueda precisa. Permiten que un usuario autorizado encuentre el documento buscando por "Asunto: Pago de nóminas", "Autor: Juan Pérez" o "Fecha: 2023", sin tener que leer el contenido de cada archivo.

Tipos de Metadatos (Para Archivistas)

Aunque para el usuario final solo ve el resultado, los metadatos se organizan en tres grandes grupos dentro del SGDEA:

• Metadatos Descriptivos: Son los que usamos para identificar y buscar (Título, Asunto, Fechas, Palabras clave, Autor). Son como la ficha de un libro en una biblioteca.
• Metadatos Estructurales: Muestran la relación entre las partes del documento. Por ejemplo, indican qué páginas o anexos pertenecen a un documento, o cómo se ensamblan varios documentos para formar un Expediente Digital.
• Metadatos Administrativos/de Preservación: Detallan la gestión y la custodia del documento (Formato del archivo, Seguridad, Derechos de acceso, Tablas de Retención Documental, Historial de cambios y migraciones).

En resumen, los metadatos son la columna vertebral de todo archivo digital. Son los datos invisibles que transforman una simple colección de bits y bytes en un fondo documental oficial, legal y perdurable en el tiempo.

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