Diagnóstico del documento digital desde la perspectiva del profesional de la archivología

Diagnóstico del documento digital desde la perspectiva del profesional de la archivología
Autor: Lic. Carmen Marin con apoyo de Grok

En el campo de la archivología (o archivística), el "diagnóstico" de un documento digital se refiere a un proceso sistemático de evaluación integral que busca determinar el estado actual de un documento o conjunto de documentos electrónicos, con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, preservación a largo plazo y utilidad como evidencia histórica, administrativa o cultural. Este enfoque no es solo técnico, sino que integra aspectos jurídicos, éticos y organizacionales, alineados con normativas como la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos en Colombia) y acuerdos del Archivo General de la Nación (AGN), como el Acuerdo 001 de 2024.

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Desde la perspectiva de un profesional archivólogo, el diagnóstico va más allá de una mera inspección; es una herramienta estratégica para identificar debilidades en la gestión documental, proponer mejoras y asegurar la cadena de custodia digital. A continuación, se detalla este proceso de manera estructurada, basada en prácticas estándar en archivística digital, considerando desafíos como la obsolescencia tecnológica, la volatilidad de los formatos y la necesidad de preservación activa.

1. Contexto Conceptual y Normativo

Definición de documento digital en archivística: Un documento digital es cualquier registro electrónico que sirve como evidencia de una transacción o actividad, incluyendo archivos en formatos como PDF, MSG, XML o bases de datos. No se limita a textos; abarca imágenes, audios, videos y datos estructurados. El archivista lo ve como un "activo de información" que debe mantener su valor probatorio a lo largo del tiempo, diferenciándolo de meros datos efímeros.

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Marco normativo: El diagnóstico se basa en estándares internacionales como ISO 15489 (Gestión de Documentos) y OAIS (Open Archival Information System), adaptados a contextos locales. En América Latina, especialmente en Colombia, se alinea con el Modelo de Gestión Documental del AGN, que enfatiza la preservación digital a largo plazo (PDLP). Aspectos clave incluyen autenticidad (¿es el documento lo que dice ser?), integridad (¿está completo y sin alteraciones?), fiabilidad (¿se puede confiar en su contenido?) e inalterabilidad (¿resiste manipulaciones?).

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Perspectiva del archivista: El profesional no solo evalúa el documento aislado, sino su ciclo de vida (creación, uso, disposición y archivo permanente). Se asume un enfoque proactivo para mitigar riesgos como la pérdida por fallos tecnológicos o ciberataques, priorizando la memoria institucional y el acceso público.

2. Etapas del Diagnóstico

El proceso se divide en fases iterativas, a menudo documentadas en un "Diagnóstico Integral de Gestión Documental y Administración de Archivos (DIGDAA)".

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Un archivista realiza esto mediante herramientas como encuestas, auditorías y software de análisis (e.g., DROID para identificación de formatos).

Fase 1: Recolección de Información y Muestreo

• Identificar el universo documental: Se mapean sistemas de captura (e.g., web, correos, SharePoint) y repositorios (e.g., OneDrive, servidores locales).

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• Para un documento específico, se verifica su origen: ¿fue creado digitalmente o digitalizado?

• Muestreo: Se selecciona una muestra representativa (e.g., 10-20% de documentos electrónicos) basada en series documentales de la Tabla de Retención Documental (TRD). Incluye análisis de metadatos (autor, fecha, versión) y trazas de auditoría.

• Perspectiva archivística: Aquí se detectan heterogeneidades, como el uso de firmas digitales vs. mecánicas (imágenes escaneadas), que comprometen la validez jurídica según la Ley 527 de 1999.

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Fase 2: Evaluación Técnica y de Contenido

• Autenticidad e Integridad: Verificar firmas digitales, hashes (e.g., MD5 o SHA-256) y cadenas de custodia. ¿Hay evidencias de alteraciones? Se usa software para detectar corrupciones.

• Formato y Accesibilidad: Analizar si el formato es abierto (e.g., PDF/A) y migrable, evitando obsolescencia. Evaluar accesibilidad (e.g., compatibilidad con lectores de pantalla para inclusión).

• Contenido y Valor Archivístico: Appraisal (valoración): ¿Tiene valor primario (administrativo/legal/fiscal) o secundario (histórico/investigativo)? Se aplica la TRD para decidir retención o eliminación.

• Perspectiva archivística: El archivista prioriza la "preservación activa", como migraciones periódicas, para contrarrestar la degradación digital. En contextos gubernamentales, se evalúa el cumplimiento de planes de preservación digital (PPD), que incluyen backups y redundancia geográfica.

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Fase 3: Análisis de Riesgos y Aspectos Organizacionales

• Riesgos identificados: Obsolescencia de hardware/software, ciberseguridad (e.g., ransomware), falta de políticas para expedientes híbridos (físico-digital).

• Recursos humanos y tecnológicos: ¿Hay personal capacitado? ¿Existen sistemas como Poxta o Microsoft 365 integrados con herramientas archivísticas?

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Se evalúa si la entidad genera ~80% de documentos digitales, como en muchos casos institucionales.

• Perspectiva archivística: Se enfatiza la ética: el documento digital como patrimonio cultural. Se proponen indicadores de madurez (e.g., escala del AGN: bajo, medio, alto) para medir el nivel de gestión.

Fase 4: Recomendaciones y Plan de Acción

• Propuestas: Implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDEA), capacitar en firmas electrónicas cualificadas y elaborar un PPD con estrategias como emulación o encapsulación de datos.

• Monitoreo: Establecer revisiones periódicas (anuales) para actualizar el diagnóstico.

• Perspectiva archivística: El objetivo es transformar el diagnóstico en una "línea base" para fortalecer la función archivística, asegurando transparencia y responsabilidad institucional.

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3. Desafíos Contemporáneos en Archivística Digital (2026)

• Inteligencia Artificial y Big Data: Los archivistas deben diagnosticar documentos generados por IA, verificando su trazabilidad y sesgos.

• Sostenibilidad: Enfoque en preservación verde, minimizando el impacto ambiental de almacenamiento en la nube.

• Globalización: Armonizar con estándares como GDPR (Europa) o leyes locales, especialmente en entornos híbridos post-pandemia.

• Casos prácticos: En entidades como la Agencia Nacional de Contratación Pública (Colombia), diagnósticos revelan que el 80% de la información es digital, pero faltan programas integrales, lo que genera recomendaciones para expedientes electrónicos indexados.

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Este diagnóstico no es estático; requiere iteración continua. Si se refiere a un documento digital específico (e.g., un PDF adjunto), proporcione detalles para un análisis personalizado. Para profundizar, consulte guías del AGN o recursos como el diagnóstico de preservación digital del Distrito de Cartagena.

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MODELO DEL DIAGNÓSTICO DEL DOCUMENTO DIGITAL EN ARCHIVÍSTICA

El Modelo del Diagnóstico del Documento Digital en archivística (o archivología) se basa principalmente en marcos normativos y estándares internacionales adaptados al contexto colombiano, especialmente por el Archivo General de la Nación (AGN).

El enfoque más estructurado y utilizado para documentos digitales proviene de: El Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGDA) (versión 2.0 y actualizaciones post-2020, alineado con el Acuerdo 001 de 2024 del AGN), que incluye componentes estratégicos, administrativos, documentales, tecnológicos y de procesos.

La Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital del AGN, que integra un diagnóstico específico en su Fase 2.

Estándares internacionales como OAIS (Open Archival Information System - NTC-ISO 14721:2018), que sirve de referencia conceptual para la preservación digital a largo plazo.

El Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos (DIGDAA), obligatorio según el Acuerdo 001 de 2024, que evalúa documentos físicos y electrónicos de manera integrada.

Este modelo no es un "diagnóstico aislado" del documento digital, sino un proceso holístico que evalúa su ciclo de vida completo (creación → uso → disposición → preservación), asegurando atributos clave:

autenticidad, integridad, fiabilidad, inalterabilidad, disponibilidad, legibilidad y accesibilidad.

Estructura General del Modelo de Diagnóstico del Documento Digital

El diagnóstico se organiza en fases iterativas y componentes, con énfasis en el componente tecnológico y la preservación digital. A continuación, se detalla la estructura típica basada en la normativa AGN (MGDA + Guía de Preservación Digital + Acuerdo 001/2024):

1. Fase Preliminar: Establecer las Bases

· Definir objetivos del diagnóstico (e.g., identificar riesgos de obsolescencia, evaluar cumplimiento normativo).

· Determinar alcance: ¿Documentos electrónicos nativos, digitalizados, expedientes híbridos?

· Identificar roles y responsabilidades (Comité de Archivo, Oficina de Gestión Documental, áreas productoras).

· Articular con instrumentos existentes: Política de Gestión Documental, PINAR, PGD, TRD/TVD, SIC.

2. Fase Principal:

Diagnóstico (Fase 2 de la Guía de PPD del AGN). Esta es la etapa central para documentos digitales. Incluye sub etapas detalladas:

2.1 Identificación de los documentos electrónicos a preservar

· Mapear series/subseries documentales con disposición final "Conservación Total" (TRD).

· Clasificar tipos: nativos digitales (e.g., correos, bases de datos, PDF firmados), digitalizados, audiovisuales, etc.

2.2 Diagnóstico detallado de los documentos electrónicos

· Evaluar atributos archivísticos (autenticidad, integridad, etc.) mediante: Análisis de formatos (¿abiertos y sostenibles? e.g., PDF/A, XML vs. formatos propietarios).

· Verificación de metadatos (PREMIS para preservación, metadatos descriptivos, técnicos y administrativos).

· Comprobación de firmas electrónicas/cualificadas y cadena de custodia.

· Hashes (SHA-256) para integridad.

· Obsolescencia: riesgo de software/hardware obsoleto.



2.3 Análisis de riesgos

· Identificar amenazas: degradación de soportes, ciberataques, obsolescencia tecnológica, falta de backups, vulnerabilidades en almacenamiento.

· Usar matrices de riesgo (e.g., NTC-ISO/TR 18128:2016).

2.4 Evaluación de la capacidad de preservación digital de la entidad

· Aplicar modelos de madurez como DPCMM (Digital Preservation Capability Maturity Model) o el autodiagnóstico del MGDA (componente tecnológico).

· Niveles típicos: Inicial (bajo), Intermedio, Avanzado.

· Evaluar infraestructura: repositorios (e.g., SGDEA), backups redundantes, políticas de migración/emulación.

3. Fase de Evaluación de Estrategias (Fase 3)

· Caracterizar documentos (priorizar por valor, volumen, riesgo).

· Evaluar estrategias de preservación: migración (cambio de formato), emulación (simular entorno original), refreshing (copia a nuevos soportes), normalización.

· Seleccionar prioridades y definir acciones (e.g., adopción de PDF/A para textos).

4. Fase de Recomendaciones y Plan de Acción (Fase 4)

· Formular Plan de Preservación Digital (PPD) con cronograma, recursos y responsables.

· Integrar al Sistema Integrado de Conservación (SIC).

· Establecer monitoreo continuo (revisiones anuales) y actualización del diagnóstico.

Componentes Clave del MGDA Aplicados al Documento Digital

El MGDA estructura el diagnóstico en 5 componentes principales (con énfasis en tecnológico y procesos):

· Estratégico: Planeación, política y sostenibilidad.

· Administración de Archivos: Infraestructura física/tecnológica, organización.

· Documental: Valoración, TRD, clasificación.

· Tecnológico: SGDEA, interoperabilidad, seguridad, preservación digital (aquí se concentra el 80% del análisis de documentos digitales).

· Procesos de Gestión Documental: Incluye subcomponente específico de Preservación a Largo Plazo (Plan de Preservación Digital, migraciones, etc.).

Herramientas y Métodos Prácticos Utilizados en el Diagnóstico

· Encuestas y recorridos a dependencias.

· Autodiagnósticos (MGDA, MOREQ2 para requisitos funcionales).

· Software de análisis (e.g., DROID para formatos, checksums).

· Observación directa, registro fotográfico y análisis de muestras representativas.

Este modelo asegura que el documento digital mantenga su valor probatorio y cultural en el tiempo, alineado con la Ley 594/2000, Decreto 1080/2015 y Acuerdo 001/2024. En la práctica, entidades como Colombia Compra Eficiente o MinTIC publican diagnósticos anuales siguiendo esta estructura, alcanzando niveles intermedios en preservación digital, pero con debilidades recurrentes en madurez tecnológica.