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El registro de la memoria historica cotidiana amenazada por el registro electrónico o digital

>>  sábado, 16 de mayo de 2026

¿Cómo contarán los historiadores el siglo XXI? Lo digital amenaza el registro de la memoria cotidiana

https://www.publico.es/
Iratxe Martínez Iturgaiz
          Documentación conservada en el Archivo de Escrituras Cotidianas.Grupo de Investigación LEA, UAH

La desaparición de soportes físicos, la fragilidad de los archivos digitales y la dependencia de plataformas privadas amenazan su conservación.

"Estamos ante una transformación evidente de las fuentes históricas. Es indiscutible que la hegemonía de la comunicación digital está suponiendo una desaparición de una serie de testimonios personales que antes se manuscribían o mecanografiaban sobre papel", dice Antonio Castillo Gómez.

Hoy en día, gran parte de la vida cotidiana sucede a través de Internet. Tener conversaciones, informarse, hacer trámites administrativos o comprar son algunas de las acciones que se realizan cada vez más a través de formatos digitales. Este cambio supone una transformación en las fuentes que podrán utilizarse en un futuro para reconstruir la historia de la época presente. Esta realidad presenta lo que puede ser un problema: la pérdida de soportes físicos de fácil conservación para su consulta futura.

"Estamos ante una transformación evidente de las fuentes históricas. Es indiscutible que la hegemonía de la comunicación por este medio (digital) está suponiendo una desaparición de una serie de testimonios personales que antes se manuscribían o mecanografiaban sobre papel", dice Antonio Castillo Gómez, catedrático de Ciencias y Técnicas Historiográficas en la Universidad de Alcalá, donde dirige el Grupo de Investigación LEA (Lectura, Escritura y Alfabetización).

Los testimonios escritos personales a través de cartas, diarios o documentos introducen una perspectiva distinta y complementaria de la que podemos obtener de otro tipo de registros, como comenta Castillo: "Cada uno de estos documentos constituye una privilegiada mirilla desde la que asomarnos a la vida cotidiana, las historias familiares o la historia de los sentimientos, pero también a otros aspectos que incumben a los usos de la lengua escrita y de la competencia alfabética".

La Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE), dependiente de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes del Ministerio de Cultura, recalca la importancia de los documentos de archivo como fuente de información básica. Además, añade que su conservación a lo largo del tiempo permite reconocer cambios y rasgos sociales, culturales o políticos.

"En nuestros archivos y bibliotecas se encuentran documentos y libros copiados sobre pergamino o papel que han resistido el paso de los siglos. Me temo, sin embargo, que no podremos decir lo mismo de los mensajes en soportes digitales, víctimas de la obsolescencia programada de este tipo de dispositivos y de la práctica imposibilidad de establecer protocolos eficientes de conservación", asegura el catedrático Castillo Gómez.

La preocupación por la fragilidad de lo digital también se refleja en distintos estudios. Un informe de Pew Research Center indica que el 38% de las páginas web que existían en 2013 ya no están disponibles una década más tarde. Asimismo, la investigación también señala la facilidad con la que pueden desaparecer contenidos en redes sociales. Por ejemplo, casi el 25% de los posts publicados en X dejan de ser visibles unos meses después de publicarse.

Castillo también añade que el conocimiento del pasado se ha enriquecido con documentos físicos que se conservan tanto en archivos personales o familiares como los que podemos encontrar en archivos históricos. "Este tipo de testimonios complementan y matizan los registros oficiales. Nos acercan a una historia distinta, más inclusiva y democrática, que no escamotea el papel desempeñado por la gente corriente", explica el catedrático.

"Bastaría con repasar lo que se ha escrito y se está escribiendo en las últimas décadas acerca de la Guerra Civil y el franquismo para apreciar los matices que están aportando las cartas y diarios de los soldados o de los hombres y mujeres que penaron sus vidas en cárceles y campos de concentración", comenta Castillo.

Por su parte, la Biblioteca Nacional de España (BNE) lleva a cabo proyectos en el Área de Colecciones Digitales para garantizar el acceso y la conservación de patrimonio digital y digitalizado, coordinados por el Servicio de Preservación Digital.

El Archivo de la Web Española es el proyecto de la BNE que guarda sitios web (abarcando blogs, foros, documentos, imágenes, vídeos, etc.) con una perspectiva patrimonial.

"Si analizamos la sociedad actual, pasamos mucho tiempo en Internet, que se ha convertido en una herramienta indispensable. Por tanto, si queremos estudiar el día a día de nuestra sociedad, debemos contar también con la información de Internet, que se convierte en un patrimonio valiosísimo para que, en el futuro, se pueda investigar sobre nuestro mundo actual", señala José Carlos Cerdán Medina, jefe del Servicio de Depósito de Publicaciones en Línea y coordinador del Archivo de la Web Española.

Cerdán Medina afirma que es totalmente falsa la creencia de que Internet es un espacio donde todo queda guardado: "Internet es muy efímero. Existen diversos estudios que analizan la pervivencia de un sitio web, situándola entre los cuatro meses y los dos años".

Además, el coordinador del Archivo de la Web Española añade que se pierde muchísima información debido a la gran cantidad generada cada día. "Nuestro objetivo es conservar una visión global que permita su estudio en el futuro", recalca.

La comunicación cotidiana actual entre personas es privada y no puede ser archivada. No obstante, María Isabel Cañas Plaza, jefa del Servicio de Preservación Digital, explica que la BNE está recibiendo donativos de archivos personales de autores, que incluyen emails entre otros documentos. Asimismo, Cerdán Medina comenta la previsión de incorporar también materiales donados como mensajes de WhatsApp o Telegram.

Cambios en los soportes y desafíos en lo digital

Por otro lado, el Servicio de Documentación del Instituto del Patrimonio Cultural de España (IPCE) expresa que "la progresiva digitalización y el aumento de documentos nacidos digitales (documentos creados originalmente en formato digital) han transformado de manera significativa los procesos de gestión documental".

"Uno de los principales desafíos es la obsolescencia de la tecnología. Garantizar la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo es el gran reto de la preservación digital", asegura el Servicio de Documentación del IPCE.

"El volumen de documentación generado en la actualidad es muy superior al de épocas anteriores. El problema no reside tanto en la escasez de fuentes como precisamente en su abundancia, la cual exige a las instituciones culturales destinar gran cantidad de recursos para organizar la información y conservarla en un entorno tecnológico continuamente cambiante", agrega el Servicio de Documentación del IPCE.

Cañas Plaza comenta las amenazas principales de lo digital en este contexto: "Uno de los principales riesgos son las migraciones de formatos o los cambios tecnológicos, debido a la posible pérdida de datos o de la calidad de los mismos, no hay que olvidar que los datos digitales son frágiles al ser modificables, de fácil borrado, y que en el paso se puede perder alguna propiedad".

Antes de la digitalización, la principal tarea era conservar los soportes en los que se encontraba la información. En cambio, ahora la preocupación por la preservación de los soportes pasa a ser secundaria, como dice la Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE): "En el mundo digital se es consciente de que el soporte deja de ser lo que necesariamente hay que preservar. Se debe preservar la información, en su contexto, sin perder la relación con su marco normativo y sus elementos identificativos".

Dependencia de las plataformas privadas

Por otra parte, uno de los grandes factores que puede dificultar la conservación de información de nuestra época es la dependencia de las plataformas privadas, como redes sociales o servicios en la nube.

José Carlos Cerdán Medina comenta cómo las plataformas no están, en muchos casos, sujetas a la legislación nacional, lo que dificulta la conservación de la información.

"Además, el auge de la inteligencia artificial y la extracción masiva de datos por parte del sector privado ha endurecido los sistemas de seguridad. No distinguen entre guardados automáticos con fines patrimoniales, respaldados por la Ley de depósito legal, y aquellos con fines comerciales o maliciosos", agrega el coordinador del Archivo de la Web Española.

"El control lo hemos perdido hace mucho tiempo", asegura Andoni Alonso Puelles, catedrático en la Universidad Carlos III de Madrid. Su trabajo de investigación se centra en la filosofía de la tecnología, con un análisis crítico del impacto social de las tecnologías de la información y la comunicación.

Alonso Puelles explica cómo ahora da la impresión de que una de las ventajas que podría tener lo digital es que se puede distribuir en muchos sitios y, por tanto, es prácticamente imposible que un control político lo pueda borrar. No obstante, también comenta la sensación de que el soporte digital es extremadamente frágil y lejano al ciudadano medio.

"Al final, si tú tienes una comunicación digital, por ejemplo, con una institución o con una empresa ¿a quién le pertenece esa comunicación? A ti no, a la empresa. No está en tus manos", expresa el crítico de la tecnología.

Estrategias para un reto importante

Es evidente que la comunicación cotidiana es cada vez más digital, lo que plantea retos para los historiadores que tendrán mayores dificultades para rastrear estas interacciones, como dice Cerdán Medina.

La desaparición de los soportes en papel supone la pérdida del carácter tangible y, para muchas personas, de su valor sentimental. "Confiamos en que, en el futuro, alguien pueda emocionarse al consultar un sitio web de nuestra época, del mismo modo que hoy lo hacemos al contemplar un documento del siglo XVI", recalca el coordinador del Archivo de la Web Española.

Las instituciones trabajan ya en estrategias de preservación. "El IPCE es plenamente consciente de la importancia de la preservación digital como una línea estratégica fundamental y, en este sentido, está trabajando activamente para avanzar en este ámbito", explica su Servicio de Documentación.

Asimismo, a nivel de Administración General del Estado, desde el Ministerio de Cultura se están gestionando iniciativas como el Subgrupo de Trabajo de Archivo Electrónico Único. "Tiene como objetivo plantear la reflexión sobre los repositorios de archivo electrónico, sus requisitos, implantación y especialmente la puesta en común de las experiencias sobre estas plataformas y aplicaciones en los archivos centrales de los ministerios", comenta la Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE).

Por otro lado, el Servicio de Preservación Digital de la Biblioteca Nacional de España trabaja con extensiones o ficheros estándares para facilitar su conservación y futuras consultas, y en el caso que no sea posible, que sea ampliamente usado en la comunidad tecnológica y de la preservación. "A día de hoy la tecnología está en continuo cambio, por lo que tenemos que adaptarnos", señala María Isabel Cañas Plaza.

Sin embargo, Cañas Plaza también advierte de las dificultades de este trabajo: "Cuesta mucho conseguir financiación y hacer ver la importancia que tiene la prevención si queremos que la información esté disponible a lo largo del tiempo".

"A nivel personal, cada uno de nosotros deberíamos ser conscientes del valor que tienen los documentos. A nivel de sociedad, sería conveniente que las instituciones públicas tomaran cartas en el asunto. Es un reto importante salvo que asumamos como irremediable la pérdida de una parte sustancial de nuestra memoria" concluye el catedrático Antonio Gómez Castillo.

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Métodos para conservar los datos de transacciones electrónicas (Japón)

>>  viernes, 20 de junio de 2025

Japón: Ley de Preservación de Libros y Documentos Electrónicos (Julio de 2023)
Métodos para conservar los datos de transacciones electrónicas
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0023006-081_03.pdf





RESUMEN

A partir de enero de 2024, en Japón las personas que tienen la obligación de conservar libros y documentos para el impuesto sobre la renta y el impuesto de sociedades deben guardar los datos de transacciones electrónicas, como pedidos, contratos, albaranes, recibos, presupuestos y facturas, cuando los intercambian de forma electrónica. Esto aplica tanto a los datos enviados como a los recibidos. No es necesario convertir a formato digital los documentos que se manejan en papel.

Para la conservación de estos datos, se deben tomar medidas para prevenir su alteración. También debe ser posible buscar la información por "fecha, importe y socio comercial". Es indispensable disponer de una pantalla o impresora para visualizar los datos. El formato del archivo no es un problema; se pueden guardar como PDF o incluso como capturas de pantalla.

Para prevenir la alteración, se puede establecer y seguir un reglamento de procesamiento administrativo, cuyos modelos están disponibles en la página web de la Agencia Tributaria Nacional. Otros métodos incluyen la aplicación de sellos de tiempo o el uso de sistemas que registren el historial de correcciones y eliminaciones.

Para cumplir con los requisitos de búsqueda, existen métodos sencillos que no requieren un sistema dedicado. Uno de ellos es crear un índice en una hoja de cálculo, utilizando sus funciones para la búsqueda. Otra opción es nombrar los archivos de forma regular, incluyendo la "fecha, importe y socio comercial" en el nombre del archivo y agrupándolos en una carpeta específica para aprovechar la función de búsqueda de la carpeta.

Durante una auditoría fiscal, si un funcionario solicita los datos de transacciones electrónicas, estos deben ser presentados.

Existe un flujo para verificar si se están guardando los datos de transacciones electrónicas de acuerdo con las reglas:
 
  • Medidas de prevención de alteración: ¿Se han tomado medidas para prevenir la alteración?
  • Disponibilidad de visualización: ¿Se dispone de pantalla o impresora para visualizar los datos solicitados?
  • Capacidad de búsqueda: ¿Se puede buscar por "fecha, importe y socio comercial" de la transacción?
  • Requisitos de búsqueda avanzados: ¿Se cumplen los requisitos de poder buscar por rangos de fecha o importe, y combinar al menos dos elementos de búsqueda ("fecha, importe y socio comercial")?
Si se cumplen todos estos puntos, el almacenamiento cumple con las reglas básicas. Si no se cumplen, se pueden aplicar medidas provisionales bajo ciertas condiciones, como:

  • Ingresos por ventas en los dos años fiscales anteriores de 50 millones de yenes o menos, o la capacidad de presentar documentos impresos organizados por fecha y socio comercial.
  • Poder cumplir con la solicitud de descarga de datos por parte de los funcionarios fiscales.

Si no se puede cumplir con las reglas básicas y existe una razón considerable (por ejemplo, falta de tiempo para implementar un sistema), y se puede presentar documentos impresos y cumplir con la solicitud de descarga de datos, se puede aplicar la medida provisional. En caso contrario, se debe actuar rápidamente para cumplir con la normativa.

MÉTODOS PARA CONSERVAR LOS DATOS DE TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS
Traducción: Gemini


Las personas obligadas a conservar libros y documentos para el impuesto sobre la renta de las personas físicas y el impuesto de sociedades deben guardar los datos electrónicos (datos de transacciones electrónicas) correspondientes a pedidos, contratos, albaranes, recibos, presupuestos, facturas, etc., cuando los intercambien electrónicamente.

¿Qué tipo de datos deben guardarse?
 
  • Es necesario guardar los datos equivalentes a los documentos que debían guardarse cuando se intercambiaban en papel (pedidos, contratos, albaranes, recibos, presupuestos, facturas, etc.).
  • Esto solo se aplica a los datos intercambiados electrónicamente; no es necesario digitalizar los documentos intercambiados en papel.
  • Es necesario guardar tanto los datos recibidos como los enviados.

¿Cómo deben guardarse?
 
  • Deben tomarse medidas para evitar la alteración.
  • Debe ser posible buscar por "fecha, importe, y socio comercial".
  • Debe disponerse de una pantalla o impresora, etc.
  • No importa el formato del archivo que se guarde; los archivos convertidos a PDF o las capturas de pantalla son aceptables.

¿Dónde puedo obtener más información?

Las notificaciones de manejo de la Ley de Preservación de Libros y Documentos Electrónicos, preguntas y respuestas, y videos explicativos están disponibles en el "Sitio Especial del Sistema de Preservación de Libros y Documentos Electrónicos" en la página web de la Agencia Tributaria Nacional.

Puede acceder al sitio especial desde aquí.

Para obtener más información sobre las "medidas para prevenir la alteración" y los "métodos sencillos para la búsqueda", consulte la página siguiente.

Agencia Tributaria Nacional (Número de corporación 7000012050002)

¿Qué son las medidas para prevenir la alteración?

Existen métodos que se pueden introducir sin incurrir en costos de sistema, como "establecer y seguir un reglamento de procesamiento de procedimientos administrativos para prevenir la alteración".
En la página web de la Agencia Tributaria Nacional se publica un modelo de reglamento de procesamiento de Procedimientos administrativos para prevenir la alteración.

Además de lo anterior, existen métodos como "añadir sellos de tiempo" y "recibir y guardar en sistemas que registren el historial de correcciones y eliminaciones".

¿Qué son los métodos sencillos para cumplir los requisitos de búsqueda?

Incluso si no se dispone de un sistema dedicado, se puede cumplir con cualquiera de los siguientes métodos:

① Método de creación de un índice en una hoja de cálculo, etc.

Este método consiste en crear un índice en una hoja de cálculo, etc., y utilizar las funciones de la hoja de cálculo para buscar.

Un modelo de índice se publica en la página web de la Agencia Tributaria Nacional.

② Método de nombrar archivos de forma regular

Este método consiste en nombrar los archivos de datos de forma regular, introduciendo "fecha, importe y socio comercial" en el nombre del archivo, y agrupándolos en una carpeta específica para poder utilizar la función de búsqueda de la carpeta.

【Imagen de ①】

Número

Fecha

Importe

Socio comercial

Notas

1

20240331

110000

Kasumi Shoten Co., Ltd.

Factura

2

20240210

330000

Agencia Tributaria Nacional Co., Ltd.

Pedido

3

20240228

330000

Agencia Tributaria Nacional Co., Ltd.

Recibo

49

20241217

220000

Kasumi Shoten Co., Ltd.

Factura

Exportar a Hojas de cálculo

| | | | | | |---|---|---|---|---| | 50 | 20241227 | 55000 | Agencia Tributaria Nacional Co., Ltd.| Recibo |

【Imagen de ②】

  • 20240331_110000_Kasumi Shoten Co., Ltd. .pdf
  • 20240210_330000_ Compañía Kokuzei Komuten, Ltd. msg
  • 20240228_330000_ Compañía Kokuzei Komuten, Ltd. pdf
  • 20241217_220000_Kasumi Shoten Co., Ltd. .pdf

Si un funcionario solicita la descarga de datos de transacciones electrónicas durante una auditoría fiscal, presente dichos datos.

Puede consultar los modelos de reglamento de procesamiento de Procedimientos administrativos para la prevención de la alteración y los modelos de índices aquí.

¿Está guardando los datos de transacciones electrónicas de acuerdo con las reglas? 【Para datos de transacciones electrónicas intercambiados a partir del 1 de enero de 2024】
 
¿Ha tomado medidas para prevenir la alteración?

Existen métodos como añadir sellos de tiempo, recibir y guardar datos en sistemas que registren el historial de correcciones y eliminaciones, o establecer y seguir un reglamento de procesamiento para la prevención de la alteración.
SÍ ↓
 
¿Dispone de una pantalla, impresora, etc., para poder imprimir rápidamente los datos solicitados por los funcionarios fiscales?
SÍ ↓
 
¿Puede buscar por "fecha, importe y socio comercial" de la transacción?
SÍ ↓
 
¿Cumple todos los siguientes requisitos?
 
Puede buscar por un rango de fechas o importes.
Puede buscar combinando dos o más elementos arbitrarios entre "fecha, importe y socio comercial".

SÍ ↓ Puede guardar de acuerdo con las reglas básicas.

NO (en cualquiera de los puntos 1-4) ↓ ① ¿Se aplica alguna de las siguientes condiciones?
Los ingresos por ventas durante el período base (2 años fiscales anteriores) son de 50 millones de yenes o menos.
 
Puede presentar y entregar documentos impresos de datos de transacciones electrónicas organizados por fecha y socio comercial.

SÍ ↓ ② ¿Puede cumplir con la solicitud de descarga de datos de transacciones electrónicas (solicitud de presentación y entrega de datos por parte de funcionarios fiscales)?

SÍ ↓ Compruebe si es elegible para las medidas provisionales.

¿Hay una razón considerable por la que no pudo cumplir con los puntos 1 a 4 (incluidos ① y ②)?

Por ejemplo, esto se aplica a los casos en los que no se dispone de un entorno para guardar datos de transacciones electrónicas de acuerdo con las reglas básicas, como cuando la preparación del sistema no se ha completado a tiempo. Sin embargo, si la preparación del sistema está completa y es posible guardar datos de transacciones electrónicas de acuerdo con las reglas básicas, pero no se guardan de acuerdo con las reglas sin circunstancias especiales como problemas de flujo de caja o escasez de personal, no se considerará que exista una razón considerable y no se aplicarán las medidas provisionales.

SÍ ↓ ¿Puede presentar y entregar documentos impresos de datos de transacciones electrónicas durante una auditoría fiscal, etc.?

SÍ ↓ ¿Puede cumplir con la solicitud de descarga de datos de transacciones electrónicas (solicitud de presentación y entrega de datos por parte de funcionarios fiscales)?

SÍ ↓ Puede acogerse a las medidas provisionales.

NO (en cualquier punto del flujo anterior) ↓ No ha guardado de acuerdo con las reglas, incluidas las medidas provisionales, así que tome medidas rápidamente.

Trabajo de busqueda, transferencia de formato y resumen: Lic. carmen Marín

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