Fortalecimiento de la gestión y conservación de registros, documentos y bases de datos de archivo dentro de la jurisdicción de las agencias y organizaciones
>> miércoles, 26 de agosto de 2026
Reforzar la gestión y la conservación de registros, documentos y bases de datos de archivo dentro del ámbito de competencia de las agencias y organizaciones.
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Los jefes de departamentos, agencias y sucursales; las unidades de servicio público dependientes del Comité Popular Provincial; las empresas estatales dependientes de la provincia; las agencias y organizaciones centrales organizadas y que operan verticalmente dentro de la provincia; y los presidentes de los Comités Populares de comunas y distritos tienen la instrucción de implementar estrictamente las siguientes tareas:
- Cumplir estrictamente con las responsabilidades del titular de la agencia u organización en la organización e implementación de la gestión de documentos de archivo y bases de datos de documentos de archivo de conformidad con la ley de archivos. Organizar la implementación seria y efectiva de la creación de expedientes de trabajo (incluidos los expedientes para la resolución de procedimientos administrativos) y la presentación de expedientes y documentos a los archivos actuales y al Archivo Histórico Provincial dentro de los plazos estipulados en la Ley de Archivos; y el Decreto Gubernamental N° 30/2020/ND-CP de fecha 5 de marzo de 2020 sobre gestión documental.
- Continuar comprendiendo, implementando y difundiendo a fondo la Ley de Archivos y otros documentos legales, directrices del Gobierno Central y directivas del Comité Popular Provincial sobre gestión documental y archivado en general, y la preservación de registros, documentos y bases de datos de archivo en particular, especialmente el Decreto Gubernamental N° 31/2026/ND-CP de fecha 21 de enero de 2026, que estipula sanciones administrativas por infracciones en el ámbito de los archivos, a los organismos y organizaciones bajo su autoridad de gestión y a todos los funcionarios y empleados del organismo, con el fin de aumentar la conciencia y el sentido de responsabilidad entre los funcionarios y empleados con respecto al trabajo de archivo.
- Invertir en, organizar y asignar espacio de almacenamiento y equiparlo con el equipo necesario para gestionar y preservar de forma segura todos los archivos en papel, documentos electrónicos y documentos en otros soportes generados durante el funcionamiento de la agencia u organización, así como los documentos recibidos después de la reorganización del aparato administrativo y las unidades bajo la autoridad de gestión de la agencia u organización. Implementar medidas para garantizar la seguridad de los archivos y las áreas de almacenamiento de archivos en papel, documentos electrónicos y documentos en otros soportes, cumpliendo con las normas legales sobre prevención y control de incendios, el uso de materiales y sustancias con riesgos inflamables o explosivos; reforzar los esfuerzos de prevención y control de desastres para garantizar la seguridad de los archivos.
La selección de registros y documentos de archivo para su digitalización, de acuerdo con la normativa vigente, tiene como objetivo mejorar la eficiencia de la gestión y explotación de la información, aumentar el valor de los documentos de archivo y atender las necesidades legítimas y los derechos de acceso de organismos, organizaciones e individuos, según lo estipulado. Esto implica la implementación de un sistema integral de software de gestión electrónica de documentos y digitalización de documentos de archivo, así como la utilización de empresas que presten servicios de archivo y que cumplan con los principios y requisitos de las soluciones tecnológicas para el suministro de equipos y servicios de archivo electrónico, según lo estipulado.
Garantizar la seguridad de los documentos electrónicos archivados, revisar periódicamente y realizar copias de seguridad de los documentos y bases de datos digitales archivados de conformidad con la ley para prevenir la pérdida de datos debido a incidentes técnicos u otras situaciones, garantizando la seguridad, la integridad, la accesibilidad y la protección de las bases de datos de documentos archivados respaldadas, así como la capacidad de restaurarlas en caso de fallo.
* La Inspección de la Provincia de Thai Nguyen ha emitido el Plan No. 1388/KH-TTR de fecha 6 de abril de 2026, sobre la implementación de la campaña de 100 días para digitalizar, limpiar y estandarizar los datos en la Inspección de la Provincia de Thai Nguyen; y la Decisión No. 138/QD-TTR de fecha 9 de abril de 2026, sobre el establecimiento de un grupo de trabajo para implementar la campaña de 100 días para digitalizar, limpiar y estandarizar los datos de la Inspección de la Provincia de Thai Nguyen.
Para el 8 de junio de 2026, la Inspección Provincial había completado la tarea de digitalización de documentos según lo previsto por el Comité Popular Provincial.
En cuanto a la creación de expedientes electrónicos: la Inspección Provincial ha organizado de forma proactiva capacitaciones y brindado orientación profesional a sus funcionarios sobre la actualización del catálogo de expedientes y los archivos electrónicos en el sistema operativo y de gestión documental de la provincia, con el fin de estandarizar los expedientes electrónicos desde agosto de 2023 hasta la fecha. Como resultado, 311 de los 311 expedientes electrónicos se han actualizado completamente en el sistema.
- Al 17 de junio de 2026, la Inspección Provincial ha completado el 100% de las tareas asignadas según el Plan No. 132/KH-UBND, incluyendo la actualización de 311/311 archivos electrónicos y la digitalización de 484/484 archivos archivados seleccionados según el plan.
Fuente:
https://thanhtra.thainguyen.gov.vn/tin-hoat-dong/tang-cuong-quan-ly-bao-quan-ho-so-tai-lieu-co-so-du-lieu-tai-lieu-luu-tru-theo-tham-quyen-tai-cac-c-285888
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