El Reglamento 211-QD/TW: Nueva normativa sobre la gestión de expedientes de personal en Vietnam
>> viernes, 21 de agosto de 2026
Nueva normativa sobre la gestión de expedientes de personal: unificada, digitalizada y con mayor rigor en la rendición de cuentas.
https://www.vietnam.vn
El Comité Central del Partido emitió el Reglamento n.º 211-QĐ/TW el 7 de agosto de 2026, sobre la gestión de los expedientes del personal, estableciendo requisitos de uniformidad y rigor en todo el proceso de creación, actualización, almacenamiento, acceso y uso de los registros; al tiempo que se realiza una transición gradual de los registros en papel a los registros electrónicos, garantizando la seguridad, la protección y la validez legal de los datos del personal.
El Reglamento n.º 211-QD/TW establece los principios, componentes de los expedientes, autoridad, responsabilidades y procedimientos para la creación, gestión, actualización, almacenamiento, explotación y uso de los registros de personal de funcionarios, empleados públicos y demás personas que trabajan en el sistema político . Se aplica a organismos, organizaciones y funcionarios del sistema político.
Cada funcionario dispone de un único archivo compartido en todo el sistema político.
Uno de los requisitos fundamentales del Reglamento es garantizar que los expedientes del personal sean completos, claros, precisos, estén actualizados y se gestionen de forma uniforme.
Por consiguiente, cada funcionario debe contar con un expediente personal completo. Al ser contratado por primera vez por una agencia o unidad, dicha agencia o unidad es responsable de crear el expediente original. Cada funcionario tendrá un único expediente personal que se utilizará en todo el sistema político, lo que limita la fragmentación y la falta de uniformidad de la información en el proceso de gestión.
La normativa también exige la identificación clara del organismo gestor, la persona responsable, el plazo de implementación y los resultados específicos, garantizando así que los expedientes del personal sirvan eficazmente a la gestión del personal y a la gestión de la plantilla.
Cabe destacar que los expedientes del personal incluyen archivos tanto en papel como electrónicos, ambos con igual validez legal. La gestión de estos dos tipos de registros se está implementando según una hoja de ruta, con el objetivo de reemplazar por completo los registros en papel por electrónicos una vez que se cumplan las condiciones técnicas y de infraestructura necesarias.
Estandarizar los registros y controlar rigurosamente cada dato.
El Reglamento n.º 211-QD/TW define el expediente de un funcionario como un documento legal que refleja de manera exhaustiva, completa y veraz la información básica sobre dicho funcionario, desde sus antecedentes, formación y desarrollo, historial laboral, circunstancias económicas , cualidades, cualificaciones, aptitudes y características políticas, hasta sus relaciones familiares; esta información se actualiza a lo largo del empleo del funcionario desde su contratación.
Se especifican los componentes requeridos del expediente personal, que incluyen:
Read more...
El Reglamento n.º 211-QD/TW establece los principios, componentes de los expedientes, autoridad, responsabilidades y procedimientos para la creación, gestión, actualización, almacenamiento, explotación y uso de los registros de personal de funcionarios, empleados públicos y demás personas que trabajan en el sistema político . Se aplica a organismos, organizaciones y funcionarios del sistema político.
Cada funcionario dispone de un único archivo compartido en todo el sistema político.
Uno de los requisitos fundamentales del Reglamento es garantizar que los expedientes del personal sean completos, claros, precisos, estén actualizados y se gestionen de forma uniforme.
Por consiguiente, cada funcionario debe contar con un expediente personal completo. Al ser contratado por primera vez por una agencia o unidad, dicha agencia o unidad es responsable de crear el expediente original. Cada funcionario tendrá un único expediente personal que se utilizará en todo el sistema político, lo que limita la fragmentación y la falta de uniformidad de la información en el proceso de gestión.
La normativa también exige la identificación clara del organismo gestor, la persona responsable, el plazo de implementación y los resultados específicos, garantizando así que los expedientes del personal sirvan eficazmente a la gestión del personal y a la gestión de la plantilla.
Cabe destacar que los expedientes del personal incluyen archivos tanto en papel como electrónicos, ambos con igual validez legal. La gestión de estos dos tipos de registros se está implementando según una hoja de ruta, con el objetivo de reemplazar por completo los registros en papel por electrónicos una vez que se cumplan las condiciones técnicas y de infraestructura necesarias.
Estandarizar los registros y controlar rigurosamente cada dato.
El Reglamento n.º 211-QD/TW define el expediente de un funcionario como un documento legal que refleja de manera exhaustiva, completa y veraz la información básica sobre dicho funcionario, desde sus antecedentes, formación y desarrollo, historial laboral, circunstancias económicas , cualidades, cualificaciones, aptitudes y características políticas, hasta sus relaciones familiares; esta información se actualiza a lo largo del empleo del funcionario desde su contratación.
Se especifican los componentes requeridos del expediente personal, que incluyen:
- el libro de registro personal,
- el resumen del currículum,
- el currículum vitae,
- el formulario de currículum complementario,
- las decisiones de personal, los documentos de evaluación del personal,
- las declaraciones de activos e ingresos (para los casos que requieran declaración),
- las conclusiones de las inspecciones, supervisiones, auditorías e investigaciones relacionadas con el personal, y otros documentos según lo prescrito.
Para las nuevas solicitudes, dentro de los 45 días hábiles siguientes a la fecha de la decisión inicial de contratación, la autoridad competente responsable de la gestión de personal orientará al solicitante para que complete los documentos de solicitud originales según lo prescrito.
Además, cualquier adición o corrección a los registros debe basarse en fundamentos válidos. Toda la información corregida debe verificarse y autenticarse de conformidad con la normativa de la Parte y las leyes del Estado, evitando así cambios arbitrarios o distorsiones en la información de los registros.
Promover la digitalización y crear archivos electrónicos seguros para el personal.
Un aspecto clave del Reglamento 211-QD/TW es la transición gradual de la gestión de registros de personal del formato en papel al electrónico.
Los registros electrónicos de personal deben digitalizarse de acuerdo con un estándar de datos unificado, almacenarse en un sistema seguro y confidencial, contar con derechos de acceso otorgados según la autoridad competente y estar conectados e integrados con otros sistemas de bases de datos que sirvan a la gestión de personal.
La normativa exige que los registros electrónicos se creen siguiendo un proceso unificado, estandarice el catálogo de registros, compruebe la calidad de las copias digitalizadas, asigne códigos de identificación, actualice los campos de datos obligatorios y verifique la situación jurídica, creando así una base para gestionar, buscar, agregar, analizar e interconectar los datos del personal en todo el sistema político.
Cuando la información cambia o aparecen nuevos documentos, los registros electrónicos deben actualizarse con prontitud. La agencia o unidad que gestiona los registros es responsable de revisar y comparar periódicamente los registros electrónicos y en papel para garantizar su integridad, coherencia y exactitud.
El acceso a los registros debe realizarse dentro de la autoridad competente y con el propósito correcto.
La normativa impone requisitos estrictos para la investigación y el acceso a los expedientes del personal. Las personas que deseen realizar investigaciones o acceder a estos expedientes deben contar con una carta de presentación de un organismo o unidad competente, que especifique claramente la dirección, el cargo, el propósito, el público objetivo y el contenido de la investigación.
La investigación solo podrá realizarse en el lugar designado para el archivo de documentos o en sistemas electrónicos autorizados; la copia y extracción de documentos deberán ser aprobadas por la autoridad competente y debidamente documentadas. Queda prohibida la marcación, el borrado, la corrección, la adición o la supresión no autorizadas de documentos, así como la alteración del contenido o el formato de los expedientes del personal.
En particular, en el caso de los registros electrónicos, la explotación, el uso, el intercambio y el suministro de información deben tener como finalidad correcta, estar dentro de la autoridad competente y servir a las tareas de gestión de personal y políticas según lo estipulado. Las actividades relacionadas con el acceso, la búsqueda y la extracción de información deben estar totalmente controladas y registradas.
Reforzar la rendición de cuentas de los jefes de departamento y los funcionarios encargados de las declaraciones.
El Reglamento 211-QD/TW destaca el rol y la responsabilidad del jefe de la agencia con autoridad para administrar personal. El jefe es responsable de la gestión de los expedientes del personal dentro de la agencia o unidad; de la selección y asignación del personal encargado de gestionar directamente dichos expedientes; y de la organización de la declaración, verificación y confirmación de los mismos.
El responsable de la organización también se encarga de revisar, decidir o proponer soluciones a cuestiones relacionadas con la verificación de información, la corrección de documentos, la destrucción de documentos redundantes o duplicados, la gestión de infracciones en la declaración, administración y conservación de registros, y la aprobación de la investigación y explotación de los mismos. Asimismo, debe realizar periódicamente, anualmente o de forma puntual, inspecciones de la aplicación de la normativa sobre gestión de expedientes de personal.
Para los funcionarios responsables de presentar las declaraciones, la normativa exige que declaren sus registros de forma precisa, completa, clara y veraz. En un plazo de 30 días hábiles a partir de la fecha en que la agencia encargada del registro solicite la cumplimentación o complementación de los registros, los funcionarios deben cumplir con la normativa. Cuando se produzcan cambios en la información de los registros, los funcionarios deben declararlos proactivamente, aportar la documentación justificativa y responsabilizarse de la exactitud, la integridad y la veracidad de la información proporcionada.
Los expedientes del personal deben protegerse como datos de excepcional importancia.
La normativa prohíbe estrictamente el acceso no autorizado, la explotación, la copia, la divulgación, el intercambio, la modificación, la falsificación o la destrucción de registros y datos, así como su uso indebido. Los registros y datos del personal deben protegerse de conformidad con la normativa sobre protección de secretos de Estado, seguridad política interna, seguridad de la información en red y almacenamiento y gestión de datos.
En el caso de los registros electrónicos, el sistema de almacenamiento debe contar con medidas para garantizar la seguridad y prevenir el acceso no autorizado, la interferencia, la alteración o la destrucción; además, debe almacenar, realizar copias de seguridad y garantizar la capacidad de recuperar los datos en caso de incidentes, pérdidas o daños.
Responsabilidades claras, rendición de cuentas clara, hoja de ruta de implementación clara.
La normativa define claramente la autoridad del Departamento de Organización Central, los departamentos de organización de los comités provinciales y municipales del Partido, los organismos de asesoramiento en materia de personal y organización, y los organismos y unidades pertinentes en la gestión, actualización, acceso, transferencia y archivo de los expedientes del personal, de acuerdo con la estructura jerárquica.
Para los comités del Partido y los órganos de liderazgo colectivo de agencias, unidades y localidades, el Reglamento exige la emisión de planes de implementación y la revisión de los expedientes del personal; la asignación clara de la agencia principal, la persona responsable, el progreso y los resultados esperados; y la organización de la digitalización, estandarización y actualización de los datos de los expedientes del personal de acuerdo con una hoja de ruta adecuada a las condiciones reales.
El Reglamento n.º 211-QD/TW entra en vigor a partir de la fecha de su firma, derogando simultáneamente el Reglamento n.º 01-QCTC/TW, de fecha 7 de noviembre de 1997, del Comité Central de Organización, así como demás reglamentos y documentos relativos a los expedientes y registros de personal de los cuadros, funcionarios y empleados públicos que ya no se ajusten al nuevo Reglamento. Los expedientes de personal que hayan sido declarados y confirmados por las autoridades competentes antes de la promulgación de este Reglamento conservan su validez legal y no es necesario volver a declararlos en el libro de registro de personal, salvo en casos de nuevas contrataciones o cuando las autoridades competentes lo soliciten.
La publicación del Reglamento n.º 211-QD/TW representa un importante paso hacia la estandarización de la gestión de expedientes de personal, con el objetivo de lograr un sistema unificado, preciso, seguro y progresivamente digitalizado en todo el sistema político. Esto contribuye a mejorar la calidad de la gestión de personal, a optimizar el trabajo organizacional y de recursos humanos, y a cumplir con los requisitos para la construcción de un sistema administrativo y de gobernanza moderno, transparente y riguroso.Consulte aquí los detalles del Reglamento n.º 211-QD/TW de la Secretaría del Comité Central .
Fuente: https://ninhbinh.gov.vn/thong-tin-chi-dao-dieu-hanh/quy-dinh-moi-ve-quan-ly-ho-so-can-bo-thong-nhat-so-hoa-siet-chat-trach-nhiem-394485
Además, cualquier adición o corrección a los registros debe basarse en fundamentos válidos. Toda la información corregida debe verificarse y autenticarse de conformidad con la normativa de la Parte y las leyes del Estado, evitando así cambios arbitrarios o distorsiones en la información de los registros.
Promover la digitalización y crear archivos electrónicos seguros para el personal.
Un aspecto clave del Reglamento 211-QD/TW es la transición gradual de la gestión de registros de personal del formato en papel al electrónico.
Los registros electrónicos de personal deben digitalizarse de acuerdo con un estándar de datos unificado, almacenarse en un sistema seguro y confidencial, contar con derechos de acceso otorgados según la autoridad competente y estar conectados e integrados con otros sistemas de bases de datos que sirvan a la gestión de personal.
La normativa exige que los registros electrónicos se creen siguiendo un proceso unificado, estandarice el catálogo de registros, compruebe la calidad de las copias digitalizadas, asigne códigos de identificación, actualice los campos de datos obligatorios y verifique la situación jurídica, creando así una base para gestionar, buscar, agregar, analizar e interconectar los datos del personal en todo el sistema político.
Cuando la información cambia o aparecen nuevos documentos, los registros electrónicos deben actualizarse con prontitud. La agencia o unidad que gestiona los registros es responsable de revisar y comparar periódicamente los registros electrónicos y en papel para garantizar su integridad, coherencia y exactitud.
El acceso a los registros debe realizarse dentro de la autoridad competente y con el propósito correcto.
La normativa impone requisitos estrictos para la investigación y el acceso a los expedientes del personal. Las personas que deseen realizar investigaciones o acceder a estos expedientes deben contar con una carta de presentación de un organismo o unidad competente, que especifique claramente la dirección, el cargo, el propósito, el público objetivo y el contenido de la investigación.
La investigación solo podrá realizarse en el lugar designado para el archivo de documentos o en sistemas electrónicos autorizados; la copia y extracción de documentos deberán ser aprobadas por la autoridad competente y debidamente documentadas. Queda prohibida la marcación, el borrado, la corrección, la adición o la supresión no autorizadas de documentos, así como la alteración del contenido o el formato de los expedientes del personal.
En particular, en el caso de los registros electrónicos, la explotación, el uso, el intercambio y el suministro de información deben tener como finalidad correcta, estar dentro de la autoridad competente y servir a las tareas de gestión de personal y políticas según lo estipulado. Las actividades relacionadas con el acceso, la búsqueda y la extracción de información deben estar totalmente controladas y registradas.
Reforzar la rendición de cuentas de los jefes de departamento y los funcionarios encargados de las declaraciones.
El Reglamento 211-QD/TW destaca el rol y la responsabilidad del jefe de la agencia con autoridad para administrar personal. El jefe es responsable de la gestión de los expedientes del personal dentro de la agencia o unidad; de la selección y asignación del personal encargado de gestionar directamente dichos expedientes; y de la organización de la declaración, verificación y confirmación de los mismos.
El responsable de la organización también se encarga de revisar, decidir o proponer soluciones a cuestiones relacionadas con la verificación de información, la corrección de documentos, la destrucción de documentos redundantes o duplicados, la gestión de infracciones en la declaración, administración y conservación de registros, y la aprobación de la investigación y explotación de los mismos. Asimismo, debe realizar periódicamente, anualmente o de forma puntual, inspecciones de la aplicación de la normativa sobre gestión de expedientes de personal.
Para los funcionarios responsables de presentar las declaraciones, la normativa exige que declaren sus registros de forma precisa, completa, clara y veraz. En un plazo de 30 días hábiles a partir de la fecha en que la agencia encargada del registro solicite la cumplimentación o complementación de los registros, los funcionarios deben cumplir con la normativa. Cuando se produzcan cambios en la información de los registros, los funcionarios deben declararlos proactivamente, aportar la documentación justificativa y responsabilizarse de la exactitud, la integridad y la veracidad de la información proporcionada.
Los expedientes del personal deben protegerse como datos de excepcional importancia.
La normativa prohíbe estrictamente el acceso no autorizado, la explotación, la copia, la divulgación, el intercambio, la modificación, la falsificación o la destrucción de registros y datos, así como su uso indebido. Los registros y datos del personal deben protegerse de conformidad con la normativa sobre protección de secretos de Estado, seguridad política interna, seguridad de la información en red y almacenamiento y gestión de datos.
En el caso de los registros electrónicos, el sistema de almacenamiento debe contar con medidas para garantizar la seguridad y prevenir el acceso no autorizado, la interferencia, la alteración o la destrucción; además, debe almacenar, realizar copias de seguridad y garantizar la capacidad de recuperar los datos en caso de incidentes, pérdidas o daños.
Responsabilidades claras, rendición de cuentas clara, hoja de ruta de implementación clara.
La normativa define claramente la autoridad del Departamento de Organización Central, los departamentos de organización de los comités provinciales y municipales del Partido, los organismos de asesoramiento en materia de personal y organización, y los organismos y unidades pertinentes en la gestión, actualización, acceso, transferencia y archivo de los expedientes del personal, de acuerdo con la estructura jerárquica.
Para los comités del Partido y los órganos de liderazgo colectivo de agencias, unidades y localidades, el Reglamento exige la emisión de planes de implementación y la revisión de los expedientes del personal; la asignación clara de la agencia principal, la persona responsable, el progreso y los resultados esperados; y la organización de la digitalización, estandarización y actualización de los datos de los expedientes del personal de acuerdo con una hoja de ruta adecuada a las condiciones reales.
El Reglamento n.º 211-QD/TW entra en vigor a partir de la fecha de su firma, derogando simultáneamente el Reglamento n.º 01-QCTC/TW, de fecha 7 de noviembre de 1997, del Comité Central de Organización, así como demás reglamentos y documentos relativos a los expedientes y registros de personal de los cuadros, funcionarios y empleados públicos que ya no se ajusten al nuevo Reglamento. Los expedientes de personal que hayan sido declarados y confirmados por las autoridades competentes antes de la promulgación de este Reglamento conservan su validez legal y no es necesario volver a declararlos en el libro de registro de personal, salvo en casos de nuevas contrataciones o cuando las autoridades competentes lo soliciten.
La publicación del Reglamento n.º 211-QD/TW representa un importante paso hacia la estandarización de la gestión de expedientes de personal, con el objetivo de lograr un sistema unificado, preciso, seguro y progresivamente digitalizado en todo el sistema político. Esto contribuye a mejorar la calidad de la gestión de personal, a optimizar el trabajo organizacional y de recursos humanos, y a cumplir con los requisitos para la construcción de un sistema administrativo y de gobernanza moderno, transparente y riguroso.Consulte aquí los detalles del Reglamento n.º 211-QD/TW de la Secretaría del Comité Central .
Fuente: https://ninhbinh.gov.vn/thong-tin-chi-dao-dieu-hanh/quy-dinh-moi-ve-quan-ly-ho-so-can-bo-thong-nhat-so-hoa-siet-chat-trach-nhiem-394485
