Diseña cuadros de clasificación de archivos con IA

Diseña cuadros de clasificación de archivos con IA
Por: Lic. Carmen Marín con la colaboración de IA de Google

Un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) diseñado con Inteligencia Artificial permite agilizar el trabajo del archivólogo en la gestión documental al automatizar la jerarquía de los archivos transformando documentos caóticos en estructuras lógicas. El uso de la IA optimiza el análisis de la estructura orgánica, las funciones de las unidades administrativas que forman la organización, empresa o institución para sugerir categorías, códigos y subseries de forma instantánea. [1, 2, 3]

A continuación, se presenta la guía paso a paso para estructurarlo, las herramientas clave y un ejemplo práctico.

Metodología para diseñar un CCD con Inteligencia Artificial

 
Recopilación y lectura masiva de datos

 
Acción: Sube las normativas, manuales de funciones y el organigrama de la empresa a un entorno de IA.
Beneficio: La IA procesa texto no estructurado rápidamente para identificar qué dependencias producen qué tipo de información. [4, 5, 6]

 
Identificación de Funciones y Series Documentales

 
Acción: Pide a la IA que extraiga las actividades clave y agrupe los tipos de documentos relacionados de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa
Prompt clave: "Analiza este manual de funciones y genera una lista jerárquica de actividades principales que den origen a documentos (ej. Contratación, Facturación)." [1]

 
Codificación y Estructuración Jerárquica

 
Acción: Solicita la creación del cuadro en formato de árbol jerárquico asignando códigos únicos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa (alfanuméricos o numéricos).
Formato: Exige que la salida sea una tabla estructurada limpia. [1, 2]


Ejemplo de Cuadro de Clasificación Generado por IA

Esta estructura refleja cómo un modelo de lenguaje clasifica los documentos corporativos comunes basándose en la jerarquía funcional: [1, 4]

Código [6]	Fondo / Sección (Departamento)	Serie Documental	Subserie / Tipo de Archivo
100	Dirección General	100.01 Actas de Junta	Actas ordinarias, Actas extraordinarias
		100.02 Políticas Internas	Manuales de cumplimiento, Reglamentos
200	Talento Humano	200.01 Historias Laborales	Contratos de trabajo, Hojas de vida, Afiliaciones
		200.02 Nómina	Desprendibles de pago, Planillas de seguridad social
300	Finanzas y Contabilidad	300.01 Facturación	Facturas de venta, Notas crédito
		300.02 Impuestos	Declaraciones de renta, Retenciones
400	Asesoría Jurídica	400.01 Contratos y Convenios	Contratos con proveedores, Alianzas comerciales

 

Herramientas recomendadas para la clasificación con IA

Puedes emplear plataformas de IA según la fase de diseño y ejecución en la que te encuentres:

• Modelos de Lenguaje Avanzados (como este chat): Ideales para la fase de concepción y diseño conceptual. Puedes pegar tus funciones operativas y pedirle que te genere la estructura en código Markdown o en tablas listas para exportar a Excel. [2, 7, 8]
• elDoc: Una solución corporativa excelente para aplicar la lógica del negocio de manera directa. Permite dar instrucciones como "Revisa el código de propiedad y archiva en residencial o comercial". [3]
• Dropbox DocSend: Su función "Organizar con IA" automatiza la creación física del árbol de carpetas basado en los archivos que vas subiendo. [9]
• ABBYY FlexiCapture: Especializada en procesar miles de documentos digitalizados (imágenes o PDFs desestructurados), reconociendo automáticamente el contexto para dividirlos y enviarlos a la categoría correcta del CCD. [6, 10, 11]

REFERENCIAS

[1] https://www.athento.com

[2] https://www.flowhunt.io

[3] https://eldoc.online

[4] https://www.youtube.com

[5] https://www.tiktok.com

[6] https://www.doxis.com

[7] https://www.tiktok.com

[8] https://www.instagram.com

[9] https://help.dropbox.com

[10] https://www.abbyy.com

[11] https://abbyy.mintlify.app


Utilizando Gemini 

Gemini puede hacerlo perfectamente, especialmente en las fases de análisis, diseño y estructuración conceptual del cuadro. Como modelo de lenguaje avanzado, es ideal para procesar grandes volúmenes de texto y transformarlos en estructuras archivísticas ordenadas. [1]

A continuación, se detalla qué puede hacer exactamente y cómo configurarlo para lograrlo.

¿Qué puede hacer Gemini en el diseño de un CCD?

• Analizar normativas: Lee manuales de funciones completos para extraer series documentales de forma automática.
• Crear jerarquías: Diseña la estructura de Fondo, Sección, Subsección, Serie y Subserie.
• Generar codificación: Crea sistemas numéricos o alfanuméricos lógicos para tus carpetas.
• Exportar formatos: Entrega el cuadro en tablas tabuladas listas para copiar y pegar directamente en Excel.
• Sugerir tiempos de retención: Propone plazos de conservación basados en normativas estándar de archivo. [2]

Guía para diseñar tu cuadro usando Gemini

Para obtener el mejor resultado, se recomienda estructurar la interacción en tres pasos utilizando prompts (instrucciones) específicos: [3]

Paso 1: Alimentación de contexto

Sube o pega las funciones de tu empresa y dile:

"Actúa como un experto en archivística y gestión documental. Analiza el siguiente listado de departamentos y funciones de mi empresa. Identifica cuáles son las actividades clave que generan documentos de forma constante."

Paso 2: Generación del cuadro (Prompt Maestro)

Una vez que Gemini entienda tu empresa, pídele la estructura con este comando:

"Con base en el análisis anterior, diseña un Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Organízalo en una tabla con las siguientes columnas: Código, Sección (Departamento), Serie Documental, Subserie Documental y Tipos de Archivos incluidos. Usa una codificación numérica jerárquica (ej. 100, 100.1, 100.1.1)."

Paso 3: Definición de reglas de archivo

Para ir un paso más allá, puedes solicitarle criterios de organización:

"Agrega una columna a la tabla anterior que indique el criterio de ordenación recomendado para cada serie (alfabético, cronológico o numérico) y sugiere cuántos años debería guardarse cada documento en el archivo de gestión antes de ir al archivo central."

REFERENCIAS

[1] https://www.reddit.com

[2] https://marketplace.innovaciondespachos.com

[3] https://smartdata.com.pe

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¿Qué es un cuadro de clasificación documental?

Cuadro de clasificación documental: qué es y cómo se elabora

https://www.athento.com
Manuel Aguirre

En la gestión documental, la creación de un Cuadro de Clasificación Documental -CCD- es un paso clave hacia la organización eficiente de la información. En este artículo, explicamos qué es un cuadro de clasificación y por qué es esencial, al tiempo que proporcionamos una información práctica para su elaboración.

¿Qué es un cuadro de clasificación documental?

El concepto de “cuadro de clasificación documental” tiene sus raíces en la gestión documental y archivística. Este término se utiliza para describir un sistema estructurado que organiza y clasifica los documentos dentro de una organización. Su origen se encuentra en los principios de la archivística, la disciplina encargada de gestionar documentos de manera organizada y eficiente.

El cuadro de clasificación documental es esencialmente una herramienta que proporciona un marco para organizar documentos en categorías lógicas y coherentes. Esta clasificación facilita la recuperación eficiente de información, la toma de decisiones y el cumplimiento de requisitos legales y normativos.

La archivística moderna ha evolucionado para adaptarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones en la era digital. Con el avance de la tecnología, los cuadros de clasificación documental se han integrado en los sistemas de gestión documental, para ofrecer soluciones más ágiles y efectivas en la organización y recuperación de documentos. En esencia, el concepto proviene de la necesidad de estructurar y gestionar la información de manera eficiente en cualquier entorno organizacional.

¿Por qué es importante el Cuadro de Clasificación Documental?

El cuadro de clasificación documental desempeña un papel fundamental en la gestión eficiente de documentos dentro de una organización. Su importancia radica en la estructuración y organización efectiva de la información, brindando una serie de beneficios clave:

Organización efectiva

Reside en su capacidad para establecer un sistema organizado de disposición de documentos. Esto facilita la identificación y recuperación rápida de la información, reduciendo el tiempo dedicado a búsquedas tediosas.

Acceso rápido a la información

Al proporcionar una estructura lógica, el cuadro de clasificación permite un acceso rápido y eficiente a la información. 

Esto agiliza los procesos internos al garantizar que los usuarios puedan encontrar lo que necesitan.

Mejora de la toma de decisiones

Un cuadro de clasificación bien diseñado contribuye a una toma de decisiones más informada. La rápida disponibilidad de información relevante permite generar decisiones fundamentadas y acertadas.

Optimización de procesos internos

La importancia radica en la contribución a la eficiencia operativa. Al organizar documentos según los flujos de trabajo de la organización, se optimizan los procesos internos para un funcionamiento más coherente.

Cumplimiento normativo

El cuadro de clasificación documental es crucial para cumplir con los requisitos legales y normativos relacionados con la retención y gestión de documentos. Esto evita sanciones y garantiza la conformidad con regulaciones específicas.

Conservación de documentos relevantes

Facilita la identificación y conservación de documentos importantes para el negocio, asegurando que la información crítica se gestione adecuadamente a lo largo del tiempo.

Adaptabilidad a cambios

Su importancia se destaca en su capacidad para adaptarse a medida que evolucionan las necesidades y la estructura organizacional. Esta flexibilidad permite ajustar la clasificación a cambios en los procesos y requisitos comerciales.

¿Cómo elaborar un Cuadro de clasificación documental?

Aquí te proporcionamos una guía paso a paso sobre cómo elaborar un cuadro de clasificación documental efectivo:

Paso 1: Definir objetivos y alcance

Antes de comenzar, es esencial entender los objetivos específicos de la clasificación documental. Define el alcance del cuadro, identificando las categorías de documentos que se incluirán y el propósito de su clasificación.

Paso 2: Analizar documentos existentes

Realiza un inventario de los documentos existentes. Clasifica y agrupa documentos similares para identificar patrones y determinar las categorías principales que necesitarás en tu cuadro de clasificación.

Paso 3: Establecer categorías y subcategorías

Basándote en el análisis de documentos, crea categorías principales que reflejan las funciones y actividades clave de tu organización. Divide estas categorías en subcategorías más específicas para una organización detallada.

Paso 4: Asignar Códigos o números de identificación

Asigna códigos o números únicos a cada categoría y subcategoría. Este sistema de codificación facilitará la referencia y recuperación de documentos en el futuro.

Paso 5: Crear una jerarquía lógica
Organiza las categorías y subcategorías en una estructura jerárquica lógica. Esto refleja la relación entre
diferentes tipos de documentos y simplificará la navegación en el sistema de clasificación.

Paso 6: Documentar el cuadro de clasificación
Elabora una documentación clara que explique la estructura del cuadro de clasificación, los criterios de
inclusión en cada categoría y cualquier otro detalle relevante. Esto será útil para la formación y referencia futura. Puedes consultar un ejemplo de cómo se documenta el cuadro de clasificación aquí.

Paso 7: Implementar y comunicar
Implementa el cuadro de clasificación documental y comunica los cambios a los empleados. Proporciona capacitación sobre cómo utilizar el sistema y asegúrate de que todos estén familiarizados con la nueva estructura.

Paso 8: Revisar y ajustar regularmente
La gestión documental es un proceso dinámico. Programa revisiones periódicas del cuadro de
clasificación documental para asegurarte de que siga siendo relevante y eficiente. Es oportuno realizar
ajustes según sea necesario.

Al seguir estos pasos, podrás desarrollar un cuadro de clasificación documental que optimice la
organización y accesibilidad de tus documentos, contribuyendo a una gestión documental eficaz en tu
organización.

Estructura de niveles de los cuadros de clasificación documentales

Los niveles de clasificación documental proporcionan una estructura organizada y sistemática para la
gestión eficiente de los documentos dentro de una organización. 

A continuación, se detallan los principales niveles de clasificación: 

Fondo 

Representa los documentos producidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones. Este nivel abarca la totalidad de la documentación generada por la entidad y constituye el punto de
partida para la clasificación.

Sección o Subsección

 
Se refiere a la subdivisión del fondo en áreas más específicas, identificadas con la producción
documental de una división o departamento dentro de la organización. Cada sección o subsección puede
contener documentos relacionados con actividades o funciones específicas.

Serie Documental 

Corresponde a unidades documentales de estructura y contenido homogéneos que
emanan del mismo sujeto productor. Ejemplos de series documentales incluyen historias laborales,
contratos, informes financieros, entre otros. La serie documental agrupa documentos relacionados por
su temática o tipo.

Subserie Documental 

Son unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de forma
separada debido a sus características específicas. Por ejemplo, dentro de la serie de contratos, podría
existir una subserie de contratos de arrendamiento o una subserie de contratos de compraventa.

Unidad Documental Simple 

Representa la mínima unidad de información dentro del sistema de clasificación. Se trata de documentos individuales o unidades discretas que pueden ser identificadas y gestionadas de forma independiente. Ejemplos de unidades documentales incluyen cartas, facturas, informes, etc.

Unidad Documental Compleja (Expedientes) 

Este nivel corresponde a documentos organizados y agrupados por el productor de la documentación para un propósito específico. Los expedientes puedenvcontener una variedad de documentos relacionados con un tema o proceso particular, y su estructura puede variar según las necesidades de la organización.

Cuadro de clasificación mixto: 

Esta estrategia combina la potencia de la explotación de los campos del primer método y el beneficio de limitar el acceso a nivel se series documentales (del segundo método).


El cuadro de clasificación documental ofrece una distribución única que abarca todos los documentos de la empresa, facilitando la búsqueda y recuperación de información. Al proporcionar un contexto para la creación de series y su relación con otras, el cuadro de clasificación evita duplicidades y promueve una gestión documental eficaz y organizada.

En conclusión, la elaboración de un cuadro de clasificación documental es un paso fundamental para optimizar la gestión de documentos en cualquier organización. Proporciona orden, accesibilidad y eficiencia en la manipulación de información vital. Al seguir este proceso, se establece una base sólida para mejorar los procesos internos, la toma de decisiones y cumplir con los requisitos normativos.

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