Entrevista: La realidad archivística en Japón y Colombia

>>  lunes, 8 de junio de 2026

¿Sabes cómo se desarrolla la Archivística en Japón? Rihito Noritake nos cuenta.
https://youtu.be/h3bzdBIoV68


Para mejorar su lectura, se ha organizado el texto en párrafos estructurados según los turnos de la conversación, corrigiendo sutilmente las repeticiones propias de la oralidad y la transcripción automática, pero manteniendo intactas las palabras, el sentido original y el tono de ambos participantes.


Rihito Noritake

Resumen

En esta interesante entrevista Rihito Noritake de origen Japonés, nos comparte información relacionada con la formación, agremiación, normatividad y otros asuntos relacionados con la Archivística en este país asiático. Rihito es Licenciado en Lingüística con una Maestría en Lingüística en Portugués, actualmente está cursando un Doctorado en Archivística en Tokio Japón y la Maestría en Gestión de Información Documental de la Universidad de La Salle en Colombia, también, trabaja para una entidad Pública de Japón (Instituto de Desarrollo Económico - Institute of Developing Economies) como bibliotecario encargado de una colección de Latinoamérica .

Estos son los enlaces que él nos comparte por si desea ampliar información: Archivo Nacional de Japón:

https://www.archives.go.jp/english/ Carrera de archivística de la Universidad Gakushuin: https://www.arch-sci.gakushuin.ac.jp/en/ Institute of Developing Economies: https://www.ide.go.jp/English.html

Entrevista

Entrevistadora: Hoy estamos con Rihito Noritake quien tiene una licenciatura en lingüística, una maestría en lingüística del portugués también está haciendo un doctorado en archivística en Tokio Japón, está cursando la maestría en gestión de información documental de la Universidad de La Salle en Colombia, actualmente trabaja para una entidad pública de Japón que es el Instituto de Desarrollo Económico, él es el bibliotecario encargado de una colección de Latinoamérica.

Entonces primero que nada bienvenido Rihito por estar acá Me encantaría escuchar tu nombre en japonés porque estoy segura pues que no es como lo estoy pronunciando en español

Rihito: Bueno gracias por la invitación en la pronuncia de japonés mi idioma materno me llamo Rihito, pero no hay que llamarme así en la pronuncia de español

Entrevistadora: Bueno entonces Rihito hoy vamos a hablar un poco sobre la archivística en Japón porque obviamente es todo un misterio para nosotros en América saber cómo la conciben en esta parte del mundo.

Entonces si quieres empecemos con la primera pregunta y es justamente

¿Cómo se reconoce la archivística en Japón?

Rihito: En Japón, la archivística (ciencia y técnica de los archivos) se conoce comúnmente mediante el término compuesto 公文書管理 (kōbunsho kanri), que traduce literalmente como «administración/gestión de documentos públicos» o «gestión de registros oficiales»

En Japón también se considera que la archivística es una disciplina emergente, así como en Colombia pero es por veces Temporal y parcial por eso aún no se avanza un conocimiento general básicamente se presta atención solo cuando hay noticias de corrupción por causa de carencia de la gestión documental por eso se presta atención Solo cuando hay un caso de perder documentos importantes

Tradicionalmente en Japón los departamentos encargados acumulan documentos y editan la historia de entidad o empresa privada se ha tratado como un lugar a donde pertenecen los funcionarios que no trabajan bien así se han ignorado la importancia y prioridad de la gestión documental y en muchas entidades o empresas los documentos están algunos colombianos o latinoamericanos incluso algunos profesores pero no usted entienden mal que en Japón se desarrolla mucho la gestión documental y actividades archivísticas solo por una razón de que se desarrolla económicamente financieramente pero no está correcto y además me siento al contrario en Japón no se desarrolla la gestión documental porque es un país con demasiado alta prioridad económica financiera la gestión documental no es una actividad por la cual se puede ganar directamente sino una actividad de tipo infraestructura no en Japón la prioridad de este tipo de actividad es relativamente muy baja

Ya que en Japón se han tenido en cuenta recientemente los aspectos con efecto indirecto pero importante, así como un cuidado con el medio ambiente, la responsabilidad social etcétera. La gestión documental también se puede tratar de mayor prioridad en futuro, pero lamentablemente hasta este momento no se considera en general como como un área emergente

Entrevistadora:
Bueno, muy interesante lo que estas mencionando porque digamos que eso es como una costumbre que tenemos muchos latinoamericanos, y yo me incluyo allí, porque en algún momento de la vida lo he pensado así con otras cosas, y es que consideramos que lo de afuera o lo que viene de otros países que no conocemos es mejor que lo que tenemos, o sea siempre tenemos la idea que afuera están haciendo las cosas mucho mejor porque hay más recursos porque hay más dinero porque hay más inversiones.

Entonces es importante eso que tú que tú acabas de compartir allí porque, digamos que es desconocido y por eso justamente, estos espacios para que nos cuentes un poco sobre cómo se está desarrollando nuestra disciplina que digamos que tampoco es que en Colombia todo el mundo considere que es una disciplina emergente o una ciencia emergente, sino que justamente porque no hemos podido llegar a un acuerdo tan mínimo como el nombre

Cómo denominarla en diferentes partes de Latinoamérica algunos son archivólogos, archiveros, archivónomo, archivistas el nombre está tan variado. Entonces no hemos podido como llegar a un acuerdo en la forma como nombramos muchas cosas esa es una de las tantas entonces algunos autores dicen no podemos ser una ciencia, somos una ciencia emergente porque todavía no nos hemos consolidado como comunidad académica cierto. Pero puede que te encuentres personas colombianas o no que te digan si es una ciencia otros que es una técnica otros que es una disciplina puede ser muy variado

Pero bueno vamos a pasar entonces a una siguiente Pregunta Rihito y es eh qué tiene que ver con el archivo general de la nación o el archivo histórico nacional o lo que funcione allá como digamos que como la institución que compila documentos históricos o regula políticas para archivos que existe en Japón vale

Rihito: Sí, tenemos un archivo cuyo nombre oficial en inglés es National Archives of Japan el Archivo Nacional del Japón diferente de la mayoría de los archivos nacionales o archivos generales de la nación de los países latinoamericanos, el archivo Nacional del Japón no es una entidad bajo de un ministerio encargado la cultura sino bajo la oficina del gabinete del Japón encargada de apoyos del gabinete o gobierno y el Primer Ministro en cuanto a la función efectiva de la gestión documental el archivo nacional acumula y preserva los documentos del poder ejecutivo a nivel nacional principalmente además gestiona los documentos del poder judicial pero no todos parcialmente de acuerdo con una terminología iberoamericana se puede decir que es un archivo histórico porque se tratan básicamente los documentos inactivos y preservados y permanentemente el archivo nacional tiene funciones de capacitación y ayuda para otros archivos y las entidades públicas a nivel nacional pero comparando con las funciones de los archivos nacionales de diversos países latinoamericanos incluyendo Colombia no interviene tanto a la gestión de documentos corrientes

Por supuesto en Japón también se estudian los conceptos de record keeping y record continuum derivados de Australia y se ha entendido la importancia de la gestión de documentos desde su creación producción, pero siento que aún hay gran distinción o separación entre la gestión de documentos activos e inactivos.

Entrevistadora: Allí algo muy importante también e Rihito como haciendo la comparación entre los dos países. Bueno algunos autores dicen que la concepción de los documentos inactivos no existe porque así sean históricos pues se siguen consultando cierto alguien en algún momento los consulta por investigación o esto entonces eso le quita esa característica de inactivo lo que tú dices corriente en no nosotros en Colombia normalmente lo reconocemos como archivos administrativos que pueden estar en gestión o en central pero otros países de Latinoamérica lo reconocen como trámite corriente concentración bueno en fin son los que están activos

Entrevistadora: Administrativamente hablando, cierto. Entonces, digamos que si en Colombia lastimosamente o no hacemos parte del Ministerio de Cultura, esto hace que el archivo sea solamente visto como algo cultural, cuando el Archivo General realmente no es solo cultura, también es administrativo, lo que tú estás mencionando. Entonces, es muy interesante tener esta perspectiva de que, si bien el archivo de Japón es un archivo nacional que no depende del Ministerio de Cultura sino directamente del primer ministro, tampoco interviene en la gestión documental; o sea, no cumple esa función de intervenir en toda la parte administrativa de las instituciones que le corresponden, ¿cierto?

Bueno, interesante. La tercera pregunta va muy alineada con todo esto y tiene que ver con la legislación o la normatividad. Desde tu punto de vista, ¿es suficiente?, ¿es clara? 

¿Ustedes tienen alguna ley de transparencia y acceso a la información pública, o cómo funciona la normatividad archivística en Japón?

Rihito: Vale. Sí, tenemos una ley de gestión documental y una ley de acceso a la información pública, pero no utilizamos la palabra "transparencia", solo se dice "ley de acceso a la información pública". Al contrario del caso colombiano y de algunos países latinoamericanos, antiguamente solo teníamos la ley de acceso a la información pública que se publicó en 1999, y fue diez años después que se creó la ley de gestión documental. Por eso, en la ley de acceso a la información pública se regulaba muy parcialmente la gestión de documentos corrientes, y luego se integró toda la gestión de documentos —sean activos o históricos— en la ley de gestión documental una vez publicada.

Estas leyes son a nivel nacional y no regulan con fuerza la gestión documental y el acceso a la información pública a nivel local o regional. Por eso hay una gran diferencia en el desarrollo de la gestión documental entre provincias y regiones; en algunas se avanza más que a nivel nacional y en otras se atrasa. Aunque Japón no es un país federal sino unitario, se descentraliza mucho, y en el aspecto de la gestión documental el Estado tampoco regula directamente a nivel local. Por lo tanto, aún existen provincias o regiones donde no tienen ninguna legislación archivística, mientras que algunos municipios (los más bajos de las provincias) ya tienen legislaciones de gestión documental. Hay una gran diferencia entre regiones.

Entrevistadora: Bueno, es algo muy similar también con lo que sucede en Colombia, que también somos unitarios y digamos que todo parte desde la capital, desde Bogotá. Pero algunas regiones muy apartadas del país pues no tienen todos los recursos, incluso el conocimiento o las intenciones para aplicar la normatividad archivística. Y es muy interesante que no incluya la palabra "transparencia", sino solo "acceso", ¿cierto?

Bueno, pasemos entonces a la siguiente, que tiene que ver con la formación archivística en el país, porque es bastante particular con lo que ya me habías contado: ¿Cómo se forman los archivistas en Japón?

Rihito: Vale. El archivo nacional cuenta con un título profesional de "archivista autorizado" y, según su criterio, se tiene que terminar una de determinadas carreras en archivística a nivel de posgrado. Por eso, para que se sea archivista, debe terminar una carrera de maestría. A diferencia de algunos casos latinoamericanos, no existen otras etapas profesionales en archivística como técnico, diplomado o tecnólogo universitario; en Japón solo existe una carrera profesional de archivista.

Sin embargo, así como le dije que se tiene que terminar una carrera en archivística a nivel de posgrado, no son necesariamente maestrías en archivística, sino que la mayoría de las carreras es un curso auxiliar en el que cualquier estudiante de posgrado puede participar. De acuerdo con el criterio del título profesional por el archivo nacional, el título académico de maestría no debe ser en archivística, sino cualquiera de maestría. En mi caso, por ejemplo, yo tengo un título de maestría en lingüística, así como la profesora mencionó, y terminé un curso adicional en archivística; en fin, se cumple el criterio y ya puedo solicitar el título profesional, pero de verdad aún no lo solicité porque nuestra entidad no me lo pide.

Entrevistadora: Bueno, entonces las carreras propias son independientes, pero efectivamente están asociadas a otras disciplinas.

Rihito: A pesar de dicha libertad de disciplina, la mayoría de los estudiantes formados es en historiografía, y la mayoría de los profesores es también en historiografía. Por eso el currículo es muy aproximado a los asuntos de historia —o sea, demasiado aproximado a los asuntos de historia— y faltan muchos aspectos de la ciencia de la información, comparando con las carreras en archivística en Latinoamérica. Y en cuanto a la modalidad, todas las carreras son presenciales y aún no existen las virtuales o a distancia.

Entrevistadora: Pensaría uno que sí, pues por ser Japón se imagina que de pronto están muy avanzados en ese tema. Entonces es muy interesante que no haya pregrados en archivística como tal, sino que sean cursos que se puedan tomar en un nivel de maestría. Bueno, pasemos a una siguiente pregunta, cuéntanos si existen agremiaciones profesionales de archivistas en Japón o cómo funciona el tema gremial.

Rihito: Okay. En el sentido estricto, no existen agremiaciones de archivistas profesionales, sino solo existen algunas asociaciones académicas de archivística a donde pertenecen los profesores, estudiantes y además archivistas. Desde el punto de vista del título profesional, antes de crear el título de archivista autorizado por el archivo nacional, solo existía un título de tipo privado por una asociación académica. Entonces, cuando se creó el título de archivista por el archivo nacional, también se discutió en dicha asociación, porque no hay otros lugares sino ella donde se reúnen muchos archivistas.

Ese título tiene una regla de renovación en la que los archivistas tienen que acumular experiencias relacionadas cada 5 años; una de las opciones es participar en determinados cursos profesionales, y ellos se realizan básicamente por las asociaciones académicas o el archivo nacional. Así, las asociaciones académicas funcionan más o menos como agremiaciones de archivistas. No hace mucho tiempo que se creó ese título por el archivo nacional, fue en 2021, es muy recién creado. Por eso hay posibilidad de crear un grupo profesional separado de lo académico en el futuro, pero yo pienso que es un poco difícil porque la creación del título aún no funciona efectivamente en el empleo de archivistas.

Por eso, así como le dije, yo aún no solicité el título al archivo nacional, pues para hacer una actividad archivística todavía no es obligatorio tenerlo. En mi caso, menos mal, porque la entidad entiende la necesidad de las actividades archivísticas y también entiende que yo tengo capacidad para ellas. Pero en general, la sociedad japonesa aún no sabe qué es un archivista, qué es una actividad archivística y por qué se necesitan. Entonces, para que se realicen independientemente agremiaciones profesionales, sería necesario al principio bastante conocimiento por parte de la sociedad, yo creo.

Entrevistadora:
Total. Bueno, lamentablemente pues es la realidad de Japón y esperemos que sí, que en algún momento esto pueda cambiar un poco porque todo está relacionado: la academia, los gremios, el archivo general... Y bueno, de acuerdo con todo lo que nos ha contado, tiene mucho sentido que hoy en día funcione de esa forma.

Vamos para una pregunta que es la más importante para mí, porque tiene que ver con el ser, tiene que ver con Rihito, y es saber por qué Rihito eligió estudiar... bueno, lingüística estudiaste la licenciatura y la maestría, ¿y por qué estás haciendo un doctorado en archivística? ¿Por qué estás haciendo una maestría en Gestión de Información Documental en la Universidad de La Salle en Colombia, en un país de Latinoamérica? Cuéntanos tu historia.

Rihito: Vale. Voy a contarle por qué empecé a estudiar archivística. Pero recuerde de nuevo que mi caso es muy raro en Japón, pues la mayoría de los profesores y estudiantes en archivística, y los archivistas, estudiaron al principio historiografía, así como respondí en la otra pregunta.

Yo estudié en una universidad especializada en idiomas extranjeros; pertenecí a la carrera de portugués y estudié lingüística del portugués, teniendo en cuenta la historia lingüística desde la evolución del idioma latín a un idioma que se llama gallego-portugués. Su separación entre portugués y gallego fue en los siglos XII a XIV, más o menos, y por eso necesitaba consultar documentos antiguos. Ya que fue un estudio en lingüística, la manera de consultar, analizar y avanzar es un poco diferente de la historiografía, aunque hay similitudes. Además, así como usted ya entiende, en Japón el archivo no es tan popular como en Colombia o Latinoamérica, por eso en ese momento yo aún no conocía el archivo, sino que lo confundía con la biblioteca.

En 2011 y 2012 yo vivía en Lisboa, la capital de Portugal, y estudié lingüística en una universidad ahí. En las clases se trató mucho el archivo y por eso quería saber la diferencia entre las bibliotecas y los archivos. Entonces empecé a estudiar archivística en un curso realizado en una entidad de investigación en Japón después de regresar, porque sería difícil estudiar desde cero en Portugal en un idioma extranjero. En fin, también participé en un curso de bibliotecología y por ahora soy bibliotecario, porque en general hay pocas oportunidades de trabajar como archivista en Japón. Entonces yo seleccioné un trabajo muy similar, pero afortunadamente donde yo trabajo entienden y apoyan las actividades archivísticas, así como mencioné, y por ahora tengo un cargo aprovechando mi experiencia en archivística.

Entrevistadora: Qué interesante ese perfil, porque sí estás con dos idiomas diferentes a tu lengua materna que es el japonés: aprendiste portugués y ahorita estás estudiando en español. De hecho, cuando te tuve en el primer semestre, porque yo los acompaño en el primer semestre con la materia de Transparencia, sí se me hizo súper extraño: 

¿Qué hace una persona de Japón estudiando una maestría en Gestión de Información Documental en Colombia, cierto, y en español?

Pero afortunadamente pues eres muy inteligente, porque yo sí tenía mucho temor: ¿Será que sí entiende de pronto el lenguaje si hablo muy rápido?, porque también son clases muy técnicas y, sobre todo, la clase mía también es muy enfocada a Latinoamérica y a Colombia. Pero definitivamente algo que los caracteriza a ustedes los asiáticos es la disciplina; ustedes son muy disciplinados y eso hace que puedan aprender fácilmente muchas cosas. Y pues ni qué decir de los trabajos que presentabas, que también eran muy dignos de eso que los caracteriza a ustedes: muy organizado y cumpliendo con todo.

Entonces, muchísimas gracias Rihito por compartir hoy con nosotros todo sobre la archivística en Japón. Digamos que es muy interesante; no voy a entrar a poner un adjetivo de si es buena o no, porque así les ha funcionado, así ha funcionado el país. Lo importante es también que ustedes puedan tener acceso a la información, que puedan conocer la historia, que tengan fuentes de información; y de la forma como lo hagan y consideren, pues obviamente no somos quienes estamos al otro lado del mundo para decir si es bueno o no cómo se hace. Entonces, muchísimas gracias, Rihito.

Rihito: Con mucho gusto, con mucho gusto. Muchas gracias a usted. Espero que este video sea una oportunidad para que los hispanohablantes encuentren la situación archivística del Japón muy rara y les interese. Le agradezco de nuevo por esta oportunidad. Muchísimas gracias a todos.

Entrevistadora: Gracias a ti, y gracias por hacer el esfuerzo, en serio, de hablar español, hablarlo tan bien y compartir con nosotros esto, porque de otra forma no hubiera sido posible, te lo aseguro. Gracias, chao.

Rihito: Gracias, chao.

 

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Se debe conservar toda intervención que la IA haga en los archivos desde producción del documento hasta su conservación o eliminación

Trujillo propone que cada uso de IA deje rastro en los archivos
https://www.elpueblodeceuta.es/

Por J.I.M

El responsable de OBINAR plantea en Ceuta un nuevo sistema de metadatos para saber qué herramienta ha intervenido en un documento, cuándo lo ha hecho y con qué supervisión
Daniel A. Jorge Trujillo durante su ponencia | J.I.M.


Daniel A. Jorge Trujillo defendió este lunes en las jornadas Archiv-IA la necesidad de que los documentos y expedientes administrativos incorporen información específica sobre cualquier intervención realizada mediante inteligencia artificial. La propuesta de OBINAR plantea registrar el sistema utilizado, la fecha de actuación, el proceso afectado, el nivel de riesgo y la existencia o no de supervisión humana.

El ponente presentó las líneas de trabajo y resultados del Observatorio de Inteligencia Artificial en Archivos (OBINAR), centrados en una propuesta de metadatos que permita reflejar cuándo y cómo ha actuado un sistema de IA sobre un documento o expediente. Su planteamiento parte de una premisa clara: cada vez será “más raro” encontrar documentación administrativa que no haya sido tratada de alguna forma mediante inteligencia artificial.

Trujillo defendió que esa intervención debe quedar registrada en la descripción documental. No basta con saber que un expediente existe, quién lo produjo o en qué procedimiento se generó. Si una herramienta ha intervenido en su creación, clasificación, anonimización, traducción o eliminación, el archivo debe poder explicarlo.

La propuesta de OBINAR se articula en torno a un metadato general de inteligencia artificial y una serie de subcampos asociados. Entre ellos figuran el sistema utilizado, su versión, el modelo aplicado, la técnica empleada, el tipo de producto —generativo, predictivo o perceptivo—, el proceso tratado, la fecha de intervención, el nivel de riesgo, la existencia o no de supervisión humana, el responsable del tratamiento y la posible política interna vinculada al uso de esa tecnología.

Trujillo puso varios ejemplos para aterrizar la idea. Un sistema de IA puede funcionar como anonimizador de documentos, traductor o apoyo para elaborar informes. También puede intervenir más tarde en la clasificación archivística o en la descripción de una unidad documental. Si esas actuaciones se producen en momentos distintos, cada una debería quedar reflejada de forma individualizada.

La clave, explicó, está en la repetición del bloque de metadatos cada vez que haya una nueva intervención. Un mismo documento puede haber sido generado con ayuda de IA, clasificado posteriormente por otro sistema, completado con nuevos datos y valorado más adelante para su conservación o eliminación. En ese caso, no habría una única huella tecnológica, sino varias actuaciones que deben quedar asociadas a su fecha y contexto.

El nivel de riesgo fue otro de los puntos centrales de la exposición. OBINAR plantea que el esquema recoja si el uso de IA entra en categorías como riesgo inaceptable, alto, limitado o mínimo, siguiendo la lógica del marco europeo. Trujillo insistió además en la importancia de la supervisión humana, incluso cuando no sea estrictamente obligatoria.

“Supervisad todo lo que podáis”, recomendó, al considerar que la tecnología todavía no permite dejar determinados resultados sin control posterior.

La propuesta también contempla que las administraciones puedan enlazar cada sistema de IA con una ficha o página corporativa donde se explique qué herramienta se utiliza, con qué finalidad y bajo qué condiciones. Trujillo apuntó que algunas instituciones ya están publicando los algoritmos que emplean y vaticinó que esa práctica terminará extendiéndose por obligación normativa.

El trabajo de OBINAR, según detalló, busca encajar en el marco actual de gestión documental y servir de base para futuras actualizaciones del esquema de metadatos. La idea de fondo es sencilla, aunque técnicamente compleja: si la inteligencia artificial empieza a formar parte de la vida administrativa de los documentos, los archivos no pueden limitarse a conservar el resultado. También deben conservar la huella del proceso.

 

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Lineamientos para el análisis del contenido interno de un documento

Lineamientos para el análisis del contenido interno de un documento
Por la Lic. Carmen Marín con la colaboración de la IA Gemini


Estos lineamientos permiten su descripción exacta, priorizando la extracción de palabras claves contenidas en el mismo.



El análisis del contenido interno de un documento para su descripción exacta y la extracción de palabras clave —lo que formalmente conocemos en nuestra disciplina como análisis documental de contenido e indización— requiere de una metodología sistemática. Este proceso trata de garantizar que la representación conceptual sea lo menos subjetiva posible, deseando con el mismo obtener un reflejo fiel del texto.

A continuación, se presentan los lineamientos estructurados para abordar este análisis de manera precisa, priorizando el criterio archivístico sobre cualquier automatización:

1. Fase de Examen Inicial (Lectura Crítica)

Antes de extraer términos, es fundamental comprender el documento en su totalidad y en su contexto institucional.
 
Lectura técnica y selectiva: Enfóquese en los puntos más destacados del documento: el título, la introducción, las conclusiones, los resúmenes (si los hay) y los encabezados de sección.
 
Identificación de la tipología documental: Determinar la naturaleza del documento (un informe técnico, una resolución, una directriz) ayuda a entender la estructura y la relevancia de los conceptos tratados.
 
Análisis contextual: Identificar el productor, la función o unidad administrativa que generó el documento y la fecha. El contexto define el significado real de las palabras.

2. Fase de Selección de Conceptos (Aislamiento Temático)


En esta etapa se identifican las ideas principales y secundarias, separando la "paja" del "trigo".
 
Criterio de Exhaustividad: Decidir el nivel de profundidad del análisis. Para documentos de archivo, se recomienda identificar entre 3 y 5 conceptos principales que capturen la esencia del documento.
 
Criterio de Especificidad: Seleccionar el concepto más preciso disponible. Si el documento habla explícitamente de "Preservación Digital de Archivos Fotográficos", se debe extraer ese concepto completo y no solo "Conservación".
 
Preguntas de control: Para validar si un concepto es clave, aplique el filtro:
 
¿De qué trata principalmente este documento?
¿Bajo qué términos un usuario buscaría legítimamente esta información?

3. Fase de Extracción y Formulación de Palabras Clave (Indización)

Para que las palabras clave sean exactas y funcionales en un sistema de recuperación, la extracción debe seguir reglas normativas:
 
Aislamiento de nociones: Divida las ideas complejas en conceptos simples. Preferiblemente, utilice sustantivos o sintagmas nominales (evite verbos conjugados y adjetivos sueltos).
 
Categorización de los términos: Clasifique las palabras clave extraídas en cuatro categorías fundamentales para garantizar una descripción multidimensional:

Categoría

Descripción

Ejemplo

Temática

El asunto o materia principal del documento.

Auditoría de algoritmos, Seguridad de la información

Onomástica

Personas, instituciones o dependencias involucradas.

Comité de Ética, Dirección de Tecnología

Geográfica

Ámbito espacial o territorial donde tiene validez.

Venezuela, Región Capital

Cronológica

Período temporal específico al que se refiere el contenido.

Segundo Trimestre 2026, Período fiscal 2025



4. Control de Calidad y Normalización (El Filtro Archivístico)

Una vez extraídas las palabras clave, deben pasar por un proceso de normalización para evitar la dispersión terminológica:
 
Uso de Lenguajes Documentales: Siempre que sea posible, contraste los términos extraídos con el cuadro de clasificación de la institución, una lista de autoridades o un tesauro especializado.
 
Control de sinonimia y polisemia: Si el documento utiliza el término "Criptoactivo", pero el sistema institucional está normalizado con "Blockchain", se debe registrar el término preferente del sistema, o mantener ambos vinculados para asegurar la recuperación.
 
Consistencia formal: Establezca que los términos se registren preferiblemente en minúsculas, en plural (cuando representen conceptos contables o genéricos, ej: manuales) o en singular para propiedades o ciencias (ej: archivología), de acuerdo con las políticas de descripción de su unidad.

Nota de control: La descripción exacta no consiste en hacer un resumen libre, sino en traducir el contenido del documento a un lenguaje condensado y altamente recuperable. Las palabras clave son el puente entre la intención de quien produce o genera el documento y la necesidad del futuro usuario.


Apliquemos estos lineamientos a un ejemplo práctico de tipología documental electrónica

Llevar la teoría a la práctica es la mejor forma de validar la rigurosidad del método.

Ejemplo práctico  

Para este ejercicio, supongamos que nos enfrentamos a un documento electrónico complejo y muy común en la gestión pública o corporativa actual.

Documento de estudio (Hipotético):
 
Título en el archivo: Informe_Tecnico_Auditoria_Algoritmos_Firmado_2026.pdf
Contenido sintético: Un informe emitido por la Dirección de Tecnología que detalla la auditoría realizada al sistema de asignación automatizada de bonos institucionales, detectando sesgos de género en el código, validado mediante firma electrónica y sellado de tiempo.

Apliquemos el método paso a paso a este recurso digital:

Aplicación Práctica del Método

1.Examen Inicial y Validación de la Tipología: Extracción del contexto nativo digital.

No nos quedamos solo con el texto visible; cruzamos los datos con las propiedades del documento.
 
Tipología exacta: Informe técnico de auditoría (asociado a la serie Informes de Control Interno).
Puntos importantes o destacados: El resumen ejecutivo revela que el núcleo del documento es la evaluación del sesgo de un algoritmo específico.
Entorno digital: Se verifica que cuenta con firmas electrónicas válidas y un timestamp (sellado de tiempo) integrado que garantiza su inalterabilidad.

2.Aislamiento Temático (Separación conceptual): Filtro de ideas esenciales.

Al leer el cuerpo del informe, identificamos conceptos recurrentes. Evitamos palabras vacías como "procesos", "mejora" o "sistema".

Nos quedamos con el núcleo duro:

El documento evalúa el comportamiento ético del código. -> Auditoría de algoritmos
El problema detectado es una disparidad no justificada en la asignación a mujeres. -> Sesgo de género
El mecanismo técnico de validación es una firma digital con sellado cronológico. -> Diplomática digital / Sellado de tiempo

3.Categorización de Palabras Clave: Estructuración multidimensional.

Clasificamos los conceptos aislados en la matriz de cuatro ejes para asegurar que el documento sea localizable desde cualquier punto de acceso archivístico.

Matriz de Descriptores Extraídos

Categoría

Términos en bruto (Extraídos del texto)

Justificación Archivística

Temática

Auditoría de algoritmos; Sesgo de género; Inteligencia artificial; Sellado de tiempo

Son los conceptos centrales que explican qué es y qué evalúa el documento.

Onomástica

Dirección de Tecnología de la Información; Comité de Ética Algorítmica

Identifica al productor del documento y al órgano de control que solicitó la revisión.

Geográfica

Venezuela

Delimita el marco institucional y la jurisdicción de aplicación de la auditoría.

Cronológica

Año 2026; Primer Trimestre

Define el periodo en el cual se ejecutó la evaluación del sistema.



Como se observa en el esquema superior, la descripción exacta de un documento electrónico requiere conectar la tipología (Types) con los productores (Actor) y la acción administrativa (Research activity / Acción). Esto es lo que acabamos de estructurar en nuestra matriz.

4. El Filtro Archivístico: Normalización de los Descriptores

Los términos en bruto de la matriz no pueden ingresar directamente al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) sin pasar por un lenguaje controlado (Tesauro o Lista de Autoridades).

Hacemos el control de calidad:

Control de Sinonimia (Garantía literaria):
El informe usa la palabra "Código informático automatizado". Si en la Institución hemos creado nuestro tesauro, el término preferente es Inteligencia artificial. Reemplazamos para evitar la dispersión.
 
Control de Sintaxis (Consistencia formal): El texto menciona "el algoritmo fue auditado". Lo normalizamos a un sintagma nominal en singular para la disciplina: Auditoría de algoritmos.
 
Validación de la Diplomática Digital: Dado que el documento es nativo electrónico y su valor legal radica en su firma, incluimos el descriptor Sellado de tiempo (anteponiéndolo a términos genéricos como "fechado"), garantizando que, si en el futuro se busca evidencia de documentos con integridad criptográfica, este sea recuperado.

Resultado Final:
Descriptores Listos para el Metadato Subject (Asunto)

[Temáticos]: Auditoría de algoritmos // Inteligencia artificial // Sesgo de género // Sellado de tiempo

[Onomásticos]: Venezuela. Dirección de Tecnología de la Información // Venezuela. Comité de Ética Algorítmica

[Geográfico]: Venezuela

[Cronológico]: 2026

Con este resultado, el documento no solo está "guardado", sino descrito con exactitud. Cualquier auditor, archivista o usuario del futuro podrá recuperarlo indexando por el problema técnico (sesgo), la tecnología aplicada (IA) o la garantía de su preservación (sellado de tiempo).

Estructura técnica de la plantilla de metadatos basada en el estándar internacional Dublin Core (ISO 15836)  

A continuación, se peresenta la estructura técnica de la plantilla de metadatos basada en el estándar internacional Dublin Core (ISO 15836). Esta plantilla ha sido codificada en formato XML, el lenguaje estándar que emplean los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) para la ingesta y el intercambio interoperable de información.

Para su diseño se ha utilizado el esquema calificado de Dublin Core, el cual permite refinar los elementos para reflejar con precisión los criterios archivísticos y de diplomática digital que analizamos en el ejemplo anterior.

XML

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<metadata

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xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/"

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<dc:identifier>URN:UUID:9b1deb4d-3b7d-4bad-9bdd-2b0d7b3dcb6d</dc:identifier>

<dc:title>Informe Técnico de Auditoría de Algoritmos y Validación de Integridad 2026</dc:title>

<dc:creator>Ministerio del Poder Popular para la Ciencia y Tecnología. Dirección de Tecnología de la Información</dc:creator>

<dc:subject>Auditoría de algoritmos</dc:subject>

<dc:subject>Inteligencia artificial</dc:subject>

<dc:subject>Sesgo de género</dc:subject>

<dc:subject>Sellado de tiempo</dc:subject>

<dc:description>Informe técnico detallado sobre la evaluación realizada al sistema automatizado de asignación de bonos institucionales. El documento expone el hallazgo de sesgos de género en las líneas de código del algoritmo y describe el procedimiento criptográfico de validación mediante firma electrónica y marcas cronológicas.</dc:description>

<dc:date>2026-05-15</dc:date>

<dcterms:temporal>2026-Q1</dcterms:temporal> <dc:type>Informe de Control Interno</dc:type>

<dc:format>application/pdf</dc:format>

<dcterms:extent>4.2 MB</dcterms:extent>

<dc:coverage>Venezuela</dc:coverage>

<dc:rights>Clasificado - Uso Interno Institucional</dc:rights>

<dcterms:provenance>Validado criptográficamente mediante firma electrónica avanzada y Sellado de Tiempo (Timestamping) por la Autoridad de Certificación del Estado.</dcterms:provenance>

<dc:language>spa</dc:language>

</metadata>

Instrucciones de Integración para el Archivista:
 
Automatización de campos fijados: 

Elementos como el dc:format, dc:language y dc:identifier (UUID) deben ser generados automáticamente por el SGDEA en el momento de la captura del documento.
Carga de los descriptores (dc:subject): Al mapear este XML en su base de datos, asegúrese de que el campo Asunto admita múltiples instancias (repetibilidad del elemento), tal como se muestra en el ejemplo, para evitar condensar todas las palabras clave en una sola línea de texto, lo que afectaría las futuras consultas en el motor de búsqueda.
 
Preservación a Largo Plazo: 

Este bloque de metadatos XML puede incrustarse directamente dentro del archivo PDF (en sus metadatos XMP de cabecera) o guardarse en un archivo lateral (sidecar). Esto garantiza que el contenido interno y su descripción exacta permanezcan unidos a lo largo del ciclo de vida del documento, de acuerdo con el Modelo Operativo del Continuo Digital.

Se considera, que esta estructura cubre los requerimientos técnicos de una serie documental sencilla. Si lo desea, puede incorporar alguna etiqueta específica de control de plazos de conservación (retención documental)



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