Entrevista: La realidad archivística en Japón y Colombia

¿Sabes cómo se desarrolla la Archivística en Japón? Rihito Noritake nos cuenta.
https://youtu.be/h3bzdBIoV68

Para mejorar su lectura, se ha organizado el texto en párrafos estructurados según los turnos de la conversación, corrigiendo sutilmente las repeticiones propias de la oralidad y la transcripción automática, pero manteniendo intactas las palabras, el sentido original y el tono de ambos participantes.

Rihito Noritake

Resumen

En esta interesante entrevista Rihito Noritake de origen Japonés, nos comparte información relacionada con la formación, agremiación, normatividad y otros asuntos relacionados con la Archivística en este país asiático. Rihito es Licenciado en Lingüística con una Maestría en Lingüística en Portugués, actualmente está cursando un Doctorado en Archivística en Tokio Japón y la Maestría en Gestión de Información Documental de la Universidad de La Salle en Colombia, también, trabaja para una entidad Pública de Japón (Instituto de Desarrollo Económico - Institute of Developing Economies) como bibliotecario encargado de una colección de Latinoamérica .

Estos son los enlaces que él nos comparte por si desea ampliar información: Archivo Nacional de Japón:

https://www.archives.go.jp/english/ Carrera de archivística de la Universidad Gakushuin: https://www.arch-sci.gakushuin.ac.jp/en/ Institute of Developing Economies: https://www.ide.go.jp/English.html

Entrevista

Entrevistadora: Hoy estamos con Rihito Noritake quien tiene una licenciatura en lingüística, una maestría en lingüística del portugués también está haciendo un doctorado en archivística en Tokio Japón, está cursando la maestría en gestión de información documental de la Universidad de La Salle en Colombia, actualmente trabaja para una entidad pública de Japón que es el Instituto de Desarrollo Económico, él es el bibliotecario encargado de una colección de Latinoamérica.

Entonces primero que nada bienvenido Rihito por estar acá Me encantaría escuchar tu nombre en japonés porque estoy segura pues que no es como lo estoy pronunciando en español

Rihito: Bueno gracias por la invitación en la pronuncia de japonés mi idioma materno me llamo Rihito, pero no hay que llamarme así en la pronuncia de español

Entrevistadora: Bueno entonces Rihito hoy vamos a hablar un poco sobre la archivística en Japón porque obviamente es todo un misterio para nosotros en América saber cómo la conciben en esta parte del mundo.

Entonces si quieres empecemos con la primera pregunta y es justamente

¿Cómo se reconoce la archivística en Japón?

Rihito: En Japón, la archivística (ciencia y técnica de los archivos) se conoce comúnmente mediante el término compuesto 公文書管理 (kōbunsho kanri), que traduce literalmente como «administración/gestión de documentos públicos» o «gestión de registros oficiales»

En Japón también se considera que la archivística es una disciplina emergente, así como en Colombia pero es por veces Temporal y parcial por eso aún no se avanza un conocimiento general básicamente se presta atención solo cuando hay noticias de corrupción por causa de carencia de la gestión documental por eso se presta atención Solo cuando hay un caso de perder documentos importantes

Tradicionalmente en Japón los departamentos encargados acumulan documentos y editan la historia de entidad o empresa privada se ha tratado como un lugar a donde pertenecen los funcionarios que no trabajan bien así se han ignorado la importancia y prioridad de la gestión documental y en muchas entidades o empresas los documentos están algunos colombianos o latinoamericanos incluso algunos profesores pero no usted entienden mal que en Japón se desarrolla mucho la gestión documental y actividades archivísticas solo por una razón de que se desarrolla económicamente financieramente pero no está correcto y además me siento al contrario en Japón no se desarrolla la gestión documental porque es un país con demasiado alta prioridad económica financiera la gestión documental no es una actividad por la cual se puede ganar directamente sino una actividad de tipo infraestructura no en Japón la prioridad de este tipo de actividad es relativamente muy baja

Ya que en Japón se han tenido en cuenta recientemente los aspectos con efecto indirecto pero importante, así como un cuidado con el medio ambiente, la responsabilidad social etcétera. La gestión documental también se puede tratar de mayor prioridad en futuro, pero lamentablemente hasta este momento no se considera en general como como un área emergente

Entrevistadora: Bueno, muy interesante lo que estas mencionando porque digamos que eso es como una costumbre que tenemos muchos latinoamericanos, y yo me incluyo allí, porque en algún momento de la vida lo he pensado así con otras cosas, y es que consideramos que lo de afuera o lo que viene de otros países que no conocemos es mejor que lo que tenemos, o sea siempre tenemos la idea que afuera están haciendo las cosas mucho mejor porque hay más recursos porque hay más dinero porque hay más inversiones.

Entonces es importante eso que tú que tú acabas de compartir allí porque, digamos que es desconocido y por eso justamente, estos espacios para que nos cuentes un poco sobre cómo se está desarrollando nuestra disciplina que digamos que tampoco es que en Colombia todo el mundo considere que es una disciplina emergente o una ciencia emergente, sino que justamente porque no hemos podido llegar a un acuerdo tan mínimo como el nombre

Cómo denominarla en diferentes partes de Latinoamérica algunos son archivólogos, archiveros, archivónomo, archivistas el nombre está tan variado. Entonces no hemos podido como llegar a un acuerdo en la forma como nombramos muchas cosas esa es una de las tantas entonces algunos autores dicen no podemos ser una ciencia, somos una ciencia emergente porque todavía no nos hemos consolidado como comunidad académica cierto. Pero puede que te encuentres personas colombianas o no que te digan si es una ciencia otros que es una técnica otros que es una disciplina puede ser muy variado

Pero bueno vamos a pasar entonces a una siguiente Pregunta Rihito y es eh qué tiene que ver con el archivo general de la nación o el archivo histórico nacional o lo que funcione allá como digamos que como la institución que compila documentos históricos o regula políticas para archivos que existe en Japón vale

Rihito: Sí, tenemos un archivo cuyo nombre oficial en inglés es National Archives of Japan el Archivo Nacional del Japón diferente de la mayoría de los archivos nacionales o archivos generales de la nación de los países latinoamericanos, el archivo Nacional del Japón no es una entidad bajo de un ministerio encargado la cultura sino bajo la oficina del gabinete del Japón encargada de apoyos del gabinete o gobierno y el Primer Ministro en cuanto a la función efectiva de la gestión documental el archivo nacional acumula y preserva los documentos del poder ejecutivo a nivel nacional principalmente además gestiona los documentos del poder judicial pero no todos parcialmente de acuerdo con una terminología iberoamericana se puede decir que es un archivo histórico porque se tratan básicamente los documentos inactivos y preservados y permanentemente el archivo nacional tiene funciones de capacitación y ayuda para otros archivos y las entidades públicas a nivel nacional pero comparando con las funciones de los archivos nacionales de diversos países latinoamericanos incluyendo Colombia no interviene tanto a la gestión de documentos corrientes

Por supuesto en Japón también se estudian los conceptos de record keeping y record continuum derivados de Australia y se ha entendido la importancia de la gestión de documentos desde su creación producción, pero siento que aún hay gran distinción o separación entre la gestión de documentos activos e inactivos.

Entrevistadora: Allí algo muy importante también e Rihito como haciendo la comparación entre los dos países. Bueno algunos autores dicen que la concepción de los documentos inactivos no existe porque así sean históricos pues se siguen consultando cierto alguien en algún momento los consulta por investigación o esto entonces eso le quita esa característica de inactivo lo que tú dices corriente en no nosotros en Colombia normalmente lo reconocemos como archivos administrativos que pueden estar en gestión o en central pero otros países de Latinoamérica lo reconocen como trámite corriente concentración bueno en fin son los que están activos

Entrevistadora: Administrativamente hablando, cierto. Entonces, digamos que si en Colombia lastimosamente o no hacemos parte del Ministerio de Cultura, esto hace que el archivo sea solamente visto como algo cultural, cuando el Archivo General realmente no es solo cultura, también es administrativo, lo que tú estás mencionando. Entonces, es muy interesante tener esta perspectiva de que, si bien el archivo de Japón es un archivo nacional que no depende del Ministerio de Cultura sino directamente del primer ministro, tampoco interviene en la gestión documental; o sea, no cumple esa función de intervenir en toda la parte administrativa de las instituciones que le corresponden, ¿cierto?

Bueno, interesante. La tercera pregunta va muy alineada con todo esto y tiene que ver con la legislación o la normatividad. Desde tu punto de vista, ¿es suficiente?, ¿es clara? 

¿Ustedes tienen alguna ley de transparencia y acceso a la información pública, o cómo funciona la normatividad archivística en Japón?

Rihito: Vale. Sí, tenemos una ley de gestión documental y una ley de acceso a la información pública, pero no utilizamos la palabra "transparencia", solo se dice "ley de acceso a la información pública". Al contrario del caso colombiano y de algunos países latinoamericanos, antiguamente solo teníamos la ley de acceso a la información pública que se publicó en 1999, y fue diez años después que se creó la ley de gestión documental. Por eso, en la ley de acceso a la información pública se regulaba muy parcialmente la gestión de documentos corrientes, y luego se integró toda la gestión de documentos —sean activos o históricos— en la ley de gestión documental una vez publicada.

Estas leyes son a nivel nacional y no regulan con fuerza la gestión documental y el acceso a la información pública a nivel local o regional. Por eso hay una gran diferencia en el desarrollo de la gestión documental entre provincias y regiones; en algunas se avanza más que a nivel nacional y en otras se atrasa. Aunque Japón no es un país federal sino unitario, se descentraliza mucho, y en el aspecto de la gestión documental el Estado tampoco regula directamente a nivel local. Por lo tanto, aún existen provincias o regiones donde no tienen ninguna legislación archivística, mientras que algunos municipios (los más bajos de las provincias) ya tienen legislaciones de gestión documental. Hay una gran diferencia entre regiones.

Entrevistadora: Bueno, es algo muy similar también con lo que sucede en Colombia, que también somos unitarios y digamos que todo parte desde la capital, desde Bogotá. Pero algunas regiones muy apartadas del país pues no tienen todos los recursos, incluso el conocimiento o las intenciones para aplicar la normatividad archivística. Y es muy interesante que no incluya la palabra "transparencia", sino solo "acceso", ¿cierto?

Bueno, pasemos entonces a la siguiente, que tiene que ver con la formación archivística en el país, porque es bastante particular con lo que ya me habías contado: ¿Cómo se forman los archivistas en Japón?

Rihito: Vale. El archivo nacional cuenta con un título profesional de "archivista autorizado" y, según su criterio, se tiene que terminar una de determinadas carreras en archivística a nivel de posgrado. Por eso, para que se sea archivista, debe terminar una carrera de maestría. A diferencia de algunos casos latinoamericanos, no existen otras etapas profesionales en archivística como técnico, diplomado o tecnólogo universitario; en Japón solo existe una carrera profesional de archivista.

Sin embargo, así como le dije que se tiene que terminar una carrera en archivística a nivel de posgrado, no son necesariamente maestrías en archivística, sino que la mayoría de las carreras es un curso auxiliar en el que cualquier estudiante de posgrado puede participar. De acuerdo con el criterio del título profesional por el archivo nacional, el título académico de maestría no debe ser en archivística, sino cualquiera de maestría. En mi caso, por ejemplo, yo tengo un título de maestría en lingüística, así como la profesora mencionó, y terminé un curso adicional en archivística; en fin, se cumple el criterio y ya puedo solicitar el título profesional, pero de verdad aún no lo solicité porque nuestra entidad no me lo pide.

Entrevistadora: Bueno, entonces las carreras propias son independientes, pero efectivamente están asociadas a otras disciplinas.

Rihito: A pesar de dicha libertad de disciplina, la mayoría de los estudiantes formados es en historiografía, y la mayoría de los profesores es también en historiografía. Por eso el currículo es muy aproximado a los asuntos de historia —o sea, demasiado aproximado a los asuntos de historia— y faltan muchos aspectos de la ciencia de la información, comparando con las carreras en archivística en Latinoamérica. Y en cuanto a la modalidad, todas las carreras son presenciales y aún no existen las virtuales o a distancia.

Entrevistadora: Pensaría uno que sí, pues por ser Japón se imagina que de pronto están muy avanzados en ese tema. Entonces es muy interesante que no haya pregrados en archivística como tal, sino que sean cursos que se puedan tomar en un nivel de maestría. Bueno, pasemos a una siguiente pregunta, cuéntanos si existen agremiaciones profesionales de archivistas en Japón o cómo funciona el tema gremial.

Rihito: Okay. En el sentido estricto, no existen agremiaciones de archivistas profesionales, sino solo existen algunas asociaciones académicas de archivística a donde pertenecen los profesores, estudiantes y además archivistas. Desde el punto de vista del título profesional, antes de crear el título de archivista autorizado por el archivo nacional, solo existía un título de tipo privado por una asociación académica. Entonces, cuando se creó el título de archivista por el archivo nacional, también se discutió en dicha asociación, porque no hay otros lugares sino ella donde se reúnen muchos archivistas.

Ese título tiene una regla de renovación en la que los archivistas tienen que acumular experiencias relacionadas cada 5 años; una de las opciones es participar en determinados cursos profesionales, y ellos se realizan básicamente por las asociaciones académicas o el archivo nacional. Así, las asociaciones académicas funcionan más o menos como agremiaciones de archivistas. No hace mucho tiempo que se creó ese título por el archivo nacional, fue en 2021, es muy recién creado. Por eso hay posibilidad de crear un grupo profesional separado de lo académico en el futuro, pero yo pienso que es un poco difícil porque la creación del título aún no funciona efectivamente en el empleo de archivistas.

Por eso, así como le dije, yo aún no solicité el título al archivo nacional, pues para hacer una actividad archivística todavía no es obligatorio tenerlo. En mi caso, menos mal, porque la entidad entiende la necesidad de las actividades archivísticas y también entiende que yo tengo capacidad para ellas. Pero en general, la sociedad japonesa aún no sabe qué es un archivista, qué es una actividad archivística y por qué se necesitan. Entonces, para que se realicen independientemente agremiaciones profesionales, sería necesario al principio bastante conocimiento por parte de la sociedad, yo creo.

Entrevistadora: Total. Bueno, lamentablemente pues es la realidad de Japón y esperemos que sí, que en algún momento esto pueda cambiar un poco porque todo está relacionado: la academia, los gremios, el archivo general... Y bueno, de acuerdo con todo lo que nos ha contado, tiene mucho sentido que hoy en día funcione de esa forma.

Vamos para una pregunta que es la más importante para mí, porque tiene que ver con el ser, tiene que ver con Rihito, y es saber por qué Rihito eligió estudiar... bueno, lingüística estudiaste la licenciatura y la maestría, ¿y por qué estás haciendo un doctorado en archivística? ¿Por qué estás haciendo una maestría en Gestión de Información Documental en la Universidad de La Salle en Colombia, en un país de Latinoamérica? Cuéntanos tu historia.

Rihito: Vale. Voy a contarle por qué empecé a estudiar archivística. Pero recuerde de nuevo que mi caso es muy raro en Japón, pues la mayoría de los profesores y estudiantes en archivística, y los archivistas, estudiaron al principio historiografía, así como respondí en la otra pregunta.

Yo estudié en una universidad especializada en idiomas extranjeros; pertenecí a la carrera de portugués y estudié lingüística del portugués, teniendo en cuenta la historia lingüística desde la evolución del idioma latín a un idioma que se llama gallego-portugués. Su separación entre portugués y gallego fue en los siglos XII a XIV, más o menos, y por eso necesitaba consultar documentos antiguos. Ya que fue un estudio en lingüística, la manera de consultar, analizar y avanzar es un poco diferente de la historiografía, aunque hay similitudes. Además, así como usted ya entiende, en Japón el archivo no es tan popular como en Colombia o Latinoamérica, por eso en ese momento yo aún no conocía el archivo, sino que lo confundía con la biblioteca.

En 2011 y 2012 yo vivía en Lisboa, la capital de Portugal, y estudié lingüística en una universidad ahí. En las clases se trató mucho el archivo y por eso quería saber la diferencia entre las bibliotecas y los archivos. Entonces empecé a estudiar archivística en un curso realizado en una entidad de investigación en Japón después de regresar, porque sería difícil estudiar desde cero en Portugal en un idioma extranjero. En fin, también participé en un curso de bibliotecología y por ahora soy bibliotecario, porque en general hay pocas oportunidades de trabajar como archivista en Japón. Entonces yo seleccioné un trabajo muy similar, pero afortunadamente donde yo trabajo entienden y apoyan las actividades archivísticas, así como mencioné, y por ahora tengo un cargo aprovechando mi experiencia en archivística.

Entrevistadora: Qué interesante ese perfil, porque sí estás con dos idiomas diferentes a tu lengua materna que es el japonés: aprendiste portugués y ahorita estás estudiando en español. De hecho, cuando te tuve en el primer semestre, porque yo los acompaño en el primer semestre con la materia de Transparencia, sí se me hizo súper extraño: 

¿Qué hace una persona de Japón estudiando una maestría en Gestión de Información Documental en Colombia, cierto, y en español?

Pero afortunadamente pues eres muy inteligente, porque yo sí tenía mucho temor: ¿Será que sí entiende de pronto el lenguaje si hablo muy rápido?, porque también son clases muy técnicas y, sobre todo, la clase mía también es muy enfocada a Latinoamérica y a Colombia. Pero definitivamente algo que los caracteriza a ustedes los asiáticos es la disciplina; ustedes son muy disciplinados y eso hace que puedan aprender fácilmente muchas cosas. Y pues ni qué decir de los trabajos que presentabas, que también eran muy dignos de eso que los caracteriza a ustedes: muy organizado y cumpliendo con todo.

Entonces, muchísimas gracias Rihito por compartir hoy con nosotros todo sobre la archivística en Japón. Digamos que es muy interesante; no voy a entrar a poner un adjetivo de si es buena o no, porque así les ha funcionado, así ha funcionado el país. Lo importante es también que ustedes puedan tener acceso a la información, que puedan conocer la historia, que tengan fuentes de información; y de la forma como lo hagan y consideren, pues obviamente no somos quienes estamos al otro lado del mundo para decir si es bueno o no cómo se hace. Entonces, muchísimas gracias, Rihito.

Rihito: Con mucho gusto, con mucho gusto. Muchas gracias a usted. Espero que este video sea una oportunidad para que los hispanohablantes encuentren la situación archivística del Japón muy rara y les interese. Le agradezco de nuevo por esta oportunidad. Muchísimas gracias a todos.

Entrevistadora: Gracias a ti, y gracias por hacer el esfuerzo, en serio, de hablar español, hablarlo tan bien y compartir con nosotros esto, porque de otra forma no hubiera sido posible, te lo aseguro. Gracias, chao.

Rihito: Gracias, chao.