Digitalizar un despacho sin perder el control
>> jueves, 16 de julio de 2026
Del papel al algoritmo: cómo empezar a digitalizar un despacho sin perder el control
https://www.legaltoday.com
La pregunta flotaba en el ambiente incluso antes de que comenzara la mesa redonda. Se intuía en las conversaciones previas, en las libretas abiertas y en los móviles apoyados sobre las rodillas: ¿por dónde empieza, de verdad, un despacho de abogados a trabajar con inteligencia artificial? No se trataba de hablar de futuro, sino de resolver el presente: plazos, clientes, gestión de cobros y un correo electrónico con una bandeja de entrada a rebosar.
Ese fue el telón de fondo de la mesa redonda Despacho digital en la práctica: productividad, automatización e IA con seguridad, celebrada el lunes en el Ilustre Colegio de la Abogacía de Madrid (ICAM), dentro del programa “Digitaliza tu Despacho”. Una iniciativa impulsada por la Fundación ICAM Cortina, junto a la Cámara de Comercio de Madrid, con el objetivo de acompañar a pequeños y medianos despachos en un proceso de modernización digital que, a estas alturas, ya no admite aplazamientos.
En el acto participaron Cristina Retana, directora de Contenidos e Innovación de Aranzadi LA LEY, María de la O Martínez, directora de Estrategia e Innovación de Lefebvre y Ana Vives, directora de Contenidos e Innovación de Tirant Lo Blanch. El debate lo moderó Elena Pérez, coordinadora de Emprendimiento de la Cámara de Comercio.
La apertura del evento dejó claro el contexto en el que se mueve el sector jurídico. “Hoy ya no es una cuestión accesoria, ni una opción a futuro: es una necesidad presente para la sostenibilidad, la competitividad y la eficiencia de los despachos”, resumió Mabel Klimt, diputada responsable de Tecnología, Digitalización y Cultura del ICAM. En la misma línea, Joaquín Cartagena, coordinador del programa “Digitaliza tu Despacho”, subrayó el cambio de mentalidad que exige este proceso: “Digitalizar es una forma de trabajar, una filosofía y requiere una metodología. Se trata de romper la barrera que tiene nuestra profesión que es el papel”.
Durante el debate, Cristina Retana abordó unas de las cuestiones que más inquietan a los bufetes: cómo empezar a trabajar con inteligencia artificial de forma realista y segura. La experta arrancó con una idea clara. “El abogado que digitaliza tiene más control, más tiempo y ofrece mejor servicio”. En despachos con un número reducido de abogados, explicó, el primer paso consiste en identificar las actividades que se repiten de forma constante, que requieren mucho esfuerzo y que, sin embargo, aportan poco valor directo al cliente. “Son precisamente esas tareas las que ofrecen mayor margen de automatización”, subrayó.
A partir de ese diagnóstico, Retana recomendó apoyarse en un software de gestión, como Aranzadi Fusión, que permita llevar optimizar todos los casos, controlar los plazos y, en definitiva, disponer de una agenda realmente organizada para ganar eficiencia. “Hay que trabajar de una forma menos personal y más colaborativa”, subrayó. Para la experta, uno de los elementos fundamentales de ese ecosistema digital es el gestor documental, que debe convertirse en la columna vertebral del trabajo diario. “Las ventajas son indudables”, afirmó. “Te permite gestionar en una única plataforma los expedientes, acceder a información jurídica fiable, utilizar modelos estandarizados de demandas, contestaciones, recursos o poderes o controlar de forma integrada la facturación”, ejemplificó.
Retana recordó, además, que el abogado crea y revisa constantemente documentos en su actividad diaria, una labor que consume una parte muy significativa del tiempo sin aportar valor diferencial. En ese contexto, la inteligencia artificial está llamada a desempeñar un papel relevante. Según apuntó la experta, especialmente en tareas “como la revisión, la comprobación de datos y la generación de borradores”.
Automatizar lo recurrente
A la hora de concretar qué tareas pueden automatizarse, se matizó que no existe una respuesta única, ya que depende del tipo de despacho, de sus clientes y de su especialización. No obstante, se identificaron varios ámbitos donde el impacto suele ser inmediato. “Se trata de automatizar lo más frecuente y no lo más complejo”, señaló. Uno de esos campos es la relación con el cliente, “especialmente a través de portales que permiten gestionar de forma online citas, agendas y comunicaciones con clientes”, explicó. Otro es el correo electrónico, donde ya existen agentes “capaces de priorizar mensajes, clasificar lo urgente y detectar correos pendientes de respuesta que te ayudan a ser mucho más productivo”, apostilló Retana.
Para ilustrar este proceso de transformación, se compartieron ejemplos habituales detectados entre los clientes de todas las compañías participantes en la mesa. Antes de implantar un software de gestión, los abogados trabajaban con la información dispersa en archivos de Word y Excel, con estructuras diferentes según cada profesional, duplicidades de trabajo y un elevado estrés asociado al control de plazos. Con estas soluciones, el despacho dispone ahora de documentación organizada y accesible desde cualquier puesto, plazos y tareas claramente definidos con alertas automáticas, acceso integrado a jurisprudencia y doctrina desde el mismo entorno de trabajo. Asimismo, hay campos, como la automatización de las notificaciones judiciales, donde hay un antes y un después muy significativo.
Al final de su intervención, se remarcó la importancia de medir las herramientas implantadas para comprobar que funcionan realmente. Entre los indicadores posibles, hay uno sencillo pero eficaz, que todo abogado debe tener presente: realizar pequeñas encuestas a los propios clientes para conocer su grado de satisfacción y comprobar si la tecnología se traduce en una mejora real del servicio. En un sector que acelera, se cerró la mesa con una frase que sonó a cambio de época: “Digitalizar un despacho no se trata de estar al día, sino de no quedarse atrás”.
