El enfoque resalta la vital importancia de organizarlos mediante procesos archivísticos especializados, y pone de manifiesto el error común de delegar esta responsabilidad exclusivamente a profesionales de sistemas de información o TI, sin tomar en cuenta al experto en archivología.
El "contenido fantasma" empresarial Por qué es vital organizar los datos no estructurados desde la archivología
En el entorno empresarial actual, se estima que aproximadamente el 90% de los datos generados por las organizaciones son no estructurados. Estos datos —que incluyen correos electrónicos, documentos en PDF o Word, presentaciones, informes, contratos, imágenes, videos, mensajes en plataformas colaborativas y otros formatos dispersos— carecen de una estructura predefinida, se encuentran en silos desconectados y resultan difíciles, cuando no imposibles, de localizar, recuperar o utilizar de manera eficaz.
Como bien se describe, representan el "contenido fantasma" de la organización: un vasto volumen de información valiosa que permanece invisible, infrautilizada y expuesta a riesgos.
Organizar estos datos no es un mero ejercicio técnico de almacenamiento o indexación informática; es una necesidad estratégica que garantiza la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de la información a lo largo del tiempo.
Desde la visión de la archivología, estos datos son documentos de archivo en sentido amplio: evidencias de las actividades, decisiones y obligaciones de la empresa.
Su desorganización genera
- pérdidas económicas (por duplicidad de esfuerzos,
- tiempos de búsqueda excesivos o decisiones basadas en información incompleta),
- riesgos legales (incumplimiento de normativas de retención, protección de datos o auditorías),
- vulnerabilidades de seguridad (exposición de información sensible) y, sobre todo,
- la imposibilidad de transformar ese "fantasma" en un activo real para la toma de decisiones, la innovación y la competitividad.
La mayoría de las empresas cometen un error conceptual grave al asumir que este problema corresponde exclusivamente a los profesionales de sistemas o tecnologías de la información. Si bien los expertos en TI son esenciales para la infraestructura técnica (almacenamiento en la nube, bases de datos no relacionales o herramientas de IA para procesamiento), la gestión eficaz de datos no estructurados requiere el enfoque archivístico profesional.
El archivólogo aporta el conocimiento teórico-metodológico específico para: - Clasificación archivística: Identificar las series documentales, funciones y actividades que generan estos datos, estableciendo esquemas de clasificación funcionales que reflejen el contexto orgánico de la empresa (no solo por tipo de archivo o fecha).
- Ordenación y descripción: Aplicar métodos de ordenación (cronológica, alfabética, numérica o combinada) y descripción normalizada, incorporando metadatos que capturen el contexto, contenido y estructura de los documentos, asegurando su trazabilidad y recuperación eficiente.
- Valoración y selección: Evaluar el valor administrativo, legal, fiscal y probatorio de los documentos para definir tablas de retención y disposición final, evitando la acumulación innecesaria y garantizando el cumplimiento normativo.
- Preservación y conservación: Implementar estrategias para mantener la autenticidad e integridad a largo plazo, incluyendo migración de formatos y planes de preservación digital.
- Gestión del ciclo de vida documental: Desde la creación/captura hasta la disposición, integrando los datos no estructurados en sistemas de gestión documental que respeten principios archivísticos.
Estos procesos están alineados con estándares internacionales como la ISO 15489 (Gestión de documentos de archivo), que enfatiza un control sistemático y responsable de la información como evidencia organizacional.
Delegar esta responsabilidad solo a TI suele resultar en soluciones parciales: repositorios masivos sin contexto archivístico, búsquedas ineficaces o falta de control sobre la vida útil de los documentos.
El archivólogo, como especialista en la gestión de la memoria organizacional, es el profesional idóneo para liderar o colaborar estrechamente en estas iniciativas, integrando la perspectiva técnica con la archivística. Solo así el "contenido fantasma" deja de ser un lastre y se convierte en un recurso estratégico, accesible y confiable.
En resumen, organizar los datos no estructurados no es un problema tecnológico puro, sino un desafío archivístico. Las empresas que reconozcan el rol central del archivólogo en esta tarea no solo mitigan riesgos, sino que liberan el verdadero valor oculto de su información.
Las diferencias entre archivología (o archivística, según el término usado en diferentes contextos hispanohablantes) y TI (Tecnologías de la Información) son fundamentales, especialmente en la gestión de documentos y datos en organizaciones. Aunque ambas disciplinas interactúan cada vez más en entornos digitales, sus enfoques, objetivos, principios y competencias son distintos. A continuación, se presenta una comparación clara y estructurada.
1. Definición y objeto de estudio Archivología / Archivística: Es la disciplina científica y profesional que estudia los archivos como conjuntos orgánicos de documentos generados por una persona, entidad o actividad (pública o privada). Se centra en la gestión del ciclo de vida documental completo: desde la creación, captura, clasificación, valoración, conservación, descripción, acceso y disposición final (incluyendo eliminación o transferencia a archivo histórico). El documento de archivo se entiende como evidencia y memoria de las actividades, con énfasis en su autenticidad, integridad, fiabilidad y contexto orgánico.
TI (Tecnologías de la Información): Es el conjunto de disciplinas y prácticas relacionadas con el desarrollo, implementación, mantenimiento y uso de sistemas informáticos, redes, software, hardware y datos. Se enfoca en la tecnología como herramienta para procesar, almacenar, transmitir y proteger información en general (datos estructurados, no estructurados, transaccionales, big data, etc.).
2. Enfoque principal Archivología:
Contextual y probatorio. Prioriza el porqué y el para qué de los documentos: su valor administrativo, legal, fiscal, probatorio e histórico. Busca preservar el contexto de creación (quién, cuándo, por qué y en qué función se generó el documento) para garantizar su valor como prueba.
TI: Técnico y operativo. Se centra en el cómo: eficiencia, rendimiento, escalabilidad, seguridad informática, accesibilidad rápida, automatización, análisis de datos y soporte tecnológico.
3. Principios y normas claves Archivología: Se rige por principios archivísticos como procedencia, orden original, ciclo de vida documental, valoración y estándares como ISO 15489 (Gestión de documentos), ISO 30300 (Sistemas de gestión de documentos) y normativas nacionales de archivos (ej. tablas de retención documental).
TI: Se basa en estándares técnicos como ISO/IEC 27001 (seguridad de la información), ITIL (gestión de servicios TI), frameworks de desarrollo (Agile, DevOps), ciberseguridad, cloud computing y bases de datos.
4. Competencias y roles típicos Archivólogo:
- Clasificación funcional y por series documentales.
- Valoración y elaboración de tablas de retención y disposición.
- Descripción archivística (metadatos contextuales, ISAD(G), NORMAS).
- Preservación a largo plazo (autenticidad digital, migración de formatos).
- Gestión de riesgos legales y cumplimiento normativo (acceso a información pública, protección de datos personales).
Profesional de TI:
Entradas
